KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LAI CHÂU NĂM 2021

Thực hiện Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18/12/2020 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021, Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Lai Châu ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

Tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh theo đúng quy định của pháp luật; nâng cao nhận thức của các cấp, các ngành về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện nhiệm vụ được giao, là tiêu chí để đánh giá, phân loại các cơ quan, tổ chức và cán bộ, công chức, viên chức hàng năm.

Là cơ sở để các sở, ban, ngành tỉnh, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội nghề nghiệp, các doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn tỉnh, UBND các huyện, thành phố xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị năm 2021, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

2. Yêu cầu

Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố tăng cường công tác chỉ đạo, điều hành, triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với tình hình thực tế. Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện đúng quy định của pháp luật; đồng thời hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện nghiêm túc các nội dung kế hoạch đề ra.

II. NỘI DUNG

1. Quản lý, chỉ đạo, thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ

a) Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, đơn vị, UBND các huyện, thành phố tiếp tục tăng cường tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành, văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (sau đây gọi là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP); Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 3/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025” (sau đây gọi là Quyết định số 458/QĐ-TTg).

b) Xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ

Chỉ đạo các cơ quan, tổ chức rà soát xây dựng, sửa đổi, bổ sung: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với Nghị định số 30/2020/NĐ-CP (nhất là nội dung quản lý và lưu trữ văn bản điện tử); Danh mục hồ sơ cơ quan năm 2021; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Quy định về tổ chức, khai thác và sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan; Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu); lựa chọn tài liệu lưu trữ để số hóa (đối với các đơn vị đã ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử).

- Chỉ đạo xây dựng, ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021; quyết định thu tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2021; ban hành văn bản chỉ đạo thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước về văn thư, lưu trữ.

- Chỉ đạo các cơ quan, đơn vị, UBND các huyện, thành phố triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg; Kế hoạch số 1339/KH-UBND ngày 03/7/2020 của UBND tỉnh Lai Châu về Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Lai Châu giai đoạn 2020-2025.

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Sắp xếp tổ chức bộ máy về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

- Chỉ đạo các cơ quan, đơn vị, UBND các huyện, thành phố tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn, bố trí nhân sự làm văn thư, lưu trữ trong tổng biên chế được giao theo quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức ngành lưu trữ; Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư;

- Các cơ quan, đơn vị, các huyện, thành phố chủ động xây dựng kế hoạch tổ chức tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ. Trong đó tập trung vào các nội dung: Soạn thảo văn bản; quản lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; số hóa tài liệu lưu trữ; triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Quyết định số 458/QĐ- TTg.

- Thực hiện các chế độ chính sách tiền lương, phụ cấp độc hại, bồi dưỡng hiện vật, bảo hộ lao động cho công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.

d) Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

Sở Nội vụ, UBND các huyện, thành phố xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện trên địa bàn, tập trung trọng tâm vào các vấn đề sau:

- Công tác văn thư: Soạn thảo, ký ban hành văn bản giấy, điện tử, quản lý văn bản giấy, điện tử, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật; phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

- Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Thực hiện thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu; tạo lập và quản lý dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ (bao gồm dữ liệu đặc tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ và văn bản, tài liệu) bảo đảm theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

- Thực hiện việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

e) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

- Chỉ đạo các chủ đầu tư xây dựng công trình, chủ quản lý sử dụng công trình trên địa bàn tỉnh thực hiện thu thập, chỉnh lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu dự án, công trình thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh theo Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD ngày 21/8/2014 của Bộ Nội vụ và Bộ Xây dựng hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

- Thực hiện thẩm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh.

- Thực hiện cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 24/11/2014 của Bộ Nội vụ.

- Tổ chức trao “Kỷ niệm chương vì sự nghiệp văn thư, lưu trữ” cho các cá nhân của các cơ quan, đơn vị, huyện, thành phố đã dược Bộ Nội vụ xét tặng.

- Chỉ đạo các cơ quan, đơn vị đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2020; xây dựng phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2021.

- Tham dự các Hội nghị, chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ do Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức.

f) Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

- Chỉ đạo việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu lưu trữ; thường xuyên sao lưu dữ liệu bảo đảm lưu trữ an toàn tài liệu lưu trữ điện tử;

- Chỉ đạo tiếp tục chỉnh sửa, bổ sung các tính năng của phần mềm Hệ thống quản lý văn bản điều hành phù hợp với Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ. Bảo đảm việc lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, kết nối liên thông để trích xuất nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Tiếp tục chỉ đạo việc thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, các đề án, dự án, hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.

2. Quản lý tài liệu lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

a) Sở Nội vụ ban hành kế hoạch thu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng, lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ.

b) Chỉ đạo các cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ; thu tài liệu giấy và dữ liệu đã số hóa của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2021.

c) Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.

d) Tiếp tục chỉ đạo việc thực hiện vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy (theo Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011 của Bộ Nội vụ); bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh.

e) Chỉ đạo các cơ quan, đơn vị, huyện, thành phố, bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; thực hiện nghiêm túc công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ; tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ thông qua các hình thức: Trưng bày, triển lãm, viết bài trên trang thông tin điện tử...

f) Chỉ đạo các cơ quan, đơn vị, huyện, thành phố thực hiện Báo cáo thống kê về văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ; các chế độ thông tin, báo cáo khác theo quy định.

3. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức, các huyện, thành phố tăng cường bố trí kinh phí cho công tác văn thư và hoạt động lưu trữ theo quy định của pháp luật, đặc biệt là kinh phí đầu tư thiết bị phục vụ quản lý tài liệu điện tử và kinh phí chỉnh lý để giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng, bó gói, tích đống. Đồng thời, căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương bố trí kinh phí xây dựng mới, nâng cấp, cải tạo mở rộng kho lưu trữ đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định tại khoản 3, Mục III Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng.

III. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM

1. Sở Nội vụ

- Tiếp tục quán triệt, tổ chức thực hiện nghiêm Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

- Phối hợp với các cơ quan, tổ chức, các huyện, thành phố tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan, đơn vị.

- Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các đơn vị liên quan hoàn chỉnh hệ thống quản lý văn bản VNPT - IOffice đảm bảo đạt yêu cầu về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Hoàn thiện hệ thống quản lý tài liệu điện tử đảm bảo các chức năng chính để thực hiện việc công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc trên giấy và trên môi trường điện tử.

- Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Công an tỉnh trong việc thực hiện các giải pháp đảm bảo xác thực, an toàn và bảo mật thông tin tài liệu lưu trữ điện tử. Kiểm tra, giám sát việc số hóa tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

- Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra chuyên môn để kịp thời hướng dẫn, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.

- Kiểm tra, giám sát việc sử dụng dịch vụ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, trên địa bàn tỉnh; thẩm định năng lực chuyên môn, báo cáo kịp thời số lượng, chất lượng việc sử dụng dịch vụ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh theo đúng quy định của pháp luật.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

- Tiếp tục chuẩn hóa quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử và hoàn thiện các chức năng nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ trên hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

- Phối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

- Xây dựng hạ tầng kỹ thuật đáp ứng yêu cầu tạo lập, chuyển giao, thu thập phân phối sử dụng, bảo quản, lưu trữ và loại hủy (khi hết giá trị) tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đề xuất trang bị hệ thống may chủ, theo dõi, vận hành, hướng dẫn sử dụng, bảo trì toàn hệ thống.

3. Các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh

Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021; ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ hàng năm; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức...

Tăng cường chỉ đạo việc lập hồ sơ công việc của công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc (hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử) và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định. Đưa nội dung công tác lập hồ sơ công việc vào một trong các tiêu chí để đánh giá, phân loại công chức, viên chức.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Căn cứ nội dung Kế hoạch, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố chỉ đạo xây dựng kế hoạch cụ thể và tổ chức triển khai thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ năm 2021. Báo cáo kết quả thực hiện về Sở Nội vụ qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ trước ngày 15/6/2021 (đối với báo cáo 6 tháng) và trước ngày 15/12/2021 (đối với báo cáo năm).

2. Giao Sở Nội vụ hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch và tổng hợp kết quả thực hiện báo cáo UBND tỉnh, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước theo quy định.

Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở Nội vụ tỉnh Lai Châu (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ), điện thoại 3877.181 để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.