HƯỚNG DẪN

THỰC HIỆN CÔNG TÁC BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Pháp lệnh số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28 tháng 12 năm 2000 Bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Quyết định số 49/2013/QĐ-UBND ngày 18 tháng 10 năm 2013 của Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh.

Thực hiện Kế hoạch số 2414/KH-UBND ngày 23 tháng 5 năm 2012 của Ủy ban nhân dân Thành phố về triển khai thực hiện Chỉ thị số 05/CT-TTg ngày 21 tháng 02 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong tình hình mới, Sở Nội vụ hướng dẫn thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố như sau:

Phần I

PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG VÀ GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

I. PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

Văn bản này hướng dẫn về thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố.

II. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

Trong Hướng dẫn này, các từ ngữ sau đây được hiểu:

1. Bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ là văn bản mật, vật mang bí mật nhà nước có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác mà Nhà nước không công bố hoặc chưa công bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

2. Cơ quan, tổ chức và cơ quan, tổ chức trực thuộc là một pháp nhân độc lập.

3. Đơn vị là cơ cấu bên trong của cơ quan, tổ chức, không là pháp nhân có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc lãnh đạo của cơ quan, tổ chức.

4. Văn thư cơ quan là tổ chức hoặc bộ phận thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.

5. Văn thư đơn vị là cá nhân trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được người đứng đầu đơn vị giao thực hiện một số nhiệm vụ của công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

6. Lưu trữ cơ quan là bộ phận trực thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính - Tổng hợp của cơ quan, là Lưu trữ hiện hành, tổ chức thực hiện các mặt hoạt động của công tác lưu trữ tài liệu trong quá trình hình thành và hoạt động của cơ quan.

Phần II

TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN CÔNG TÁC BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

I. TRÁCH NHIỆM NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Các hoạt động công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, áp dụng các biện pháp và có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ như sau:

1. Căn cứ vào các quy định, hướng dẫn liên quan công tác bảo vệ bí mật nhà nước, tổ chức tuyên truyền phổ biến và thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong đó có lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

2. Tổ chức chỉ đạo xây dựng và ban hành các văn bản quy định, nội quy về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

Phân công, bố trí và xác định trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đối với việc bảo vệ bí mật nhà nước. Thực hiện việc ký cam kết với cán bộ, công chức, viên chức có liên quan đến công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại cơ quan.

3. Căn cứ vào Danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết định, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng và ban hành văn bản quy định các mức độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) của từng loại tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc cơ quan, tổ chức quản lý.

4. Khắc đủ các con dấu theo quy định của công tác bảo vệ bí mật nhà nước. Thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra việc đóng dấu các mức độ mật của Văn thư cơ quan trong văn bản, bì văn bản.

Quan tâm đầu tư kinh phí, mua sắm trang thiết bị cần thiết như máy vi tính, máy photocopy, tủ, két sắt... phục vụ công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

5. Chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.

II. TRÁCH NHIỆM CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG, TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH HOẶC NGƯỜI PHỤ TRÁCH CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN

Trực tiếp tham mưu, đề xuất các biện pháp và giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.

III. TRÁCH NHIỆM CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU ĐƠN VỊ CỦA CƠ QUAN

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện các chế độ quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý. Cụ thể:

1. Phân công, bố trí cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý là nhiệm vụ văn thư đơn vị, tổ chức thực hiện tốt các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị.

2. Trong tham mưu xây dựng văn bản: Phân công cho các cá nhân trong đơn vị xây dựng văn bản có chứa đựng và đề xuất các mức độ mật theo quy định, đảm bảo không để lộ, lọt các thông tin liên quan đến bí mật nhà nước.

3. Chỉ đạo, quản lý việc lập hồ sơ, bảo quản hồ sơ, tài liệu thuộc Danh mục bí mật nhà nước đang ở giai đoạn văn thư và đảm bảo an toàn theo quy định.

IV. TRÁCH NHIỆM CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC THỰC HIỆN BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Thường xuyên nghiên cứu, học tập, quán triệt đầy đủ các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

2. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có hồ sơ, tài liệu liên quan đến phạm vi bí mật nhà nước, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ và có trách nhiệm đảm bảo thực hiện đúng theo các quy định và hướng dẫn của công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

3. Cán bộ, công chức, viên chức liên quan đến tài liệu mật khi chuyển công tác, nghỉ hưu, thôi việc tuyệt đối tuân thủ các quy định của pháp luật về công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

V. ĐIỀU KIỆN, TRÁCH NHIỆM CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TRỰC TIẾP LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ HOẶC LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC BÍ MẬT NHÀ NƯỚC

1. Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ và công tác bảo vệ bí mật nhà nước và theo tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức, thủ trưởng cơ quan xác định biên chế, bố trí, phân và thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ liên quan đến công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ hoặc liên quan đến công tác bảo vệ bí mật nhà nước phải đáp ứng các điều kiện và có trách nhiệm sau đây:

a) Có lý lịch rõ ràng, phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật nhà nước; có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và năng lực hoàn thành nhiệm vụ được giao.

b) Phải ký cam kết với người đứng đầu cơ quan, tổ chức về bảo vệ bí mật nhà nước bằng văn bản; văn bản cam kết nộp cho bộ phận bảo mật của cơ quan, tổ chức lưu giữ (Phụ lục I).

Phần III

CÔNG TÁC BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

I. CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN

1. Quản lý văn bản mật, vật mang bí mật nhà nước đến

a) Tiếp nhận văn bản mật, vật mang bí mật nhà nước đến

- Mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến từ các nguồn đều phải qua văn thư vào sổ đăng ký văn bản mật đến để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.

- Trường hợp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đến mà bì trong có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư vào sổ số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Văn thư không được bóc bì.

- Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ lọt bí mật nhà nước hoặc tài liệu, vật bị trao đổi, mất, hư hỏng ... thì người nhận phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.

b) Đăng ký văn bản mật đến

Văn bản mật đến được vào sổ đăng ký riêng (Phụ lục II). Trường hợp sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng nội bộ (mạng LAN) hoặc mạng Internet.

c) Chuyển giao văn bản mật đến

Việc chuyển giao văn bản mật đến phải được lập sổ thực hiện việc ký nhận (Phụ lục III).

2. Quản lý văn bản mật đi

a) Công tác soạn thảo, nhân bản văn bản mật

Việc soạn thảo, đánh máy, in các văn bản; sao chụp hồ sơ, tài liệu... có liên quan đến bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ phải theo đúng các quy định sau:

- Khi soạn thảo văn bản có nội dung bí mật nhà nước, người được phân công soạn thảo văn bản phải đề xuất với Thủ trưởng trực tiếp về mức độ mật của từng tài liệu; người duyệt ký văn bản chịu trách nhiệm quyết định việc đóng dấu mức độ mật và phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật nhà nước. Đối với vật mang bí mật nhà nước (băng, đĩa đã ghi âm, ghi hình; phim đã chụp, ảnh... có bí mật nhà nước) phải có văn bản ghi rõ tên của vật lưu kèm theo và đóng dấu mức độ mật vào văn bản này.

- Việc soạn thảo, đánh máy, in, sao chụp các văn bản, hồ sơ, tài liệu... có nội dung bí mật nhà nước phải được tiến hành ở noi đảm bảo bí mật an toàn do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu mật quy định. Trường hợp đặc biệt, khi có yêu cầu phải được soạn thảo trên hệ thống trang thiết bị đã qua kiểm tra và đủ điều kiện về đảm bảo an toàn, bảo mật. Không được sử dụng máy tính, máy chuyên dùng đã kết nối mạng Internet, hoặc sử dụng các thiết bị lưu giữ tài liệu (USB, thẻ nhớ,...) để đánh máy, in, sao các loại tài liệu mật.

- Người có trách nhiệm in, sao chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước chỉ được in, sao chụp đúng số lượng văn bản đã được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy quyền phê duyệt, tuyệt đối không được đánh máy thừa hoặc sao, chụp, in thừa. Sau khi đánh máy, in, sao chụp xong phải kiểm tra lại, hủy ngay bản dư thừa và những bản đánh máy, in, sao, chụp hỏng.

- Khi đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu mức độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, soát, sao, chụp tài liệu. Đối với tài liệu mật sao, chụp ở dạng băng, đĩa phải niêm phong và đóng dấu độ mật, ghi rõ tên người sao, chụp ở bì niêm phong.

- Những văn bản, tài liệu thuộc các loại “Tuyệt Mật”, “Tối Mật” nếu có yêu cầu sao chụp hoặc chuyển sang dạng tin khác phải được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị nơi ban hành tài liệu gốc đồng ý bằng văn bản và phải ghi rõ số lượng được phép sao chụp hoặc chuyển dạng tin.

- Khi tổ chức lấy ý kiến tham gia để xây dựng dự thảo văn bản, cơ quan chủ trì soạn thảo phải xác định cụ thể phạm vi, đối tượng (các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan) cần xin ý kiến hoặc tham khảo ý kiến, phải đóng dấu xác định mức độ mật cần thiết vào dự thảo trước khi gửi xin ý kiến. Cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận được dự thảo phải thực hiện việc quản lý, sử dụng theo đúng độ mật đã ghi trên dự thảo.

- Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, cần sử dụng các chỉ dẫn lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.

Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV và chỉ dẫn này được trình bày tại ô số 11 tại Phụ lục II - Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản ban hành kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

b) Đăng ký văn bản mật đi

- Văn bản mật đi được cho số, ký hiệu và mở sổ đăng ký riêng được thực hiện theo mẫu (Phụ lục IV). Trường hợp sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng nội bộ (mạng LAN) hoặc mạng Internet.

- Vào sổ: Tài liệu mật trước khi gửi đi văn thư vào sổ đăng ký văn bản mật đi, phải ghi đầy đủ các cột, mục sau: số thứ tự, ngày tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người nhận (ký tên, ghi rõ họ tên).

- Việc ghi số, ký hiệu của văn bản mật đi thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 8 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

c) Đóng dấu mức độ mật trong văn mật đi

- Mẫu dấu chỉ mức độ mật: (“TUYỆT MẬT”, “TỐI MẬT”, “MẬT”) dấu “TÀI LIỆU THU HỒI” và “Chỉ người có tên mới được bóc bì” được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

- Dấu chỉ mức độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11 tại Phụ lục II sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản ban hành kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

3. Phát hành, chuyển phát, giao nhận tài liệu mật

Khi vận chuyển, giao nhận, lưu giữ tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải đảm bảo tuyệt đối an toàn và thực hiện theo quy định sau:

a) Giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước

Mọi trường hợp giao nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước giữa các khâu (cá nhân soạn thảo, đánh máy, in, văn thư, giao liên, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản...) đều phải vào sổ có ký nhận giữa hai bên giao, nhận. Việc giao, nhận tài liệu mật phải được thực hiện trực tiếp tại nơi làm việc theo quy định của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có tài liệu mật (Phụ lục V).

b) Tài liệu mật gửi đi

- Trường hợp tài liệu mật gửi đi phải kèm theo Phiếu gửi và phải bỏ chung vào bì cùng với tài liệu. Phiếu gửi phải ghi rõ nơi gửi, số phiếu, nơi nhận, số ký hiệu từng tài liệu gửi đi, đóng dấu độ mật, độ khẩn của tài liệu vào góc phải phía trên của Phiếu gửi (Phụ lục VI).

- Khi nhận tài liệu mật, nơi nhận phải hoàn ngay Phiếu gửi cho nơi đã gửi tài liệu mật.

- Làm bì: Tài liệu mật gửi đi không được gửi chung trong một bì với tài liệu thường. Giấy làm bì phải là loại giấy dai, khó bóc, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được. Gấp bì theo mối chéo, hồ dán phải dính, khó bóc.

Việc đóng dấu ký hiệu các “độ mật” ngoài bì thực hiện như sau:

- Văn bản mật gửi đi phải làm bì riêng. Mẫu con dấu A, B, C thực hiện theo quy định tại Điểm b.1, Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

- Văn bản mật độ “Mật” ngoài bì đóng dấu chữ

- Văn bản mật độ “Tối mật” ngoài bì đóng dấu chữ

- Văn bản mật độ “Tuyệt mật” gửi bằng hai bì:

+ Bì trong: Ghi rõ số ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật”. Nếu là văn bản mật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ có người có tên mới được bóc bì”.

+ Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ

c) Chuyển phát tài liệu mật:

Tài liệu mật khi chuyển phát (vận chuyển, giao nhận) phải đảm bảo an toàn tuyệt đối theo quy định sau:

- Việc vận chuyển, giao nhận tài liệu mật ở trong nước do cán bộ làm công tác bảo mật hoặc cán bộ giao liên riêng của cơ quan, tổ chức thực hiện. Nếu vận chuyển, giao nhận theo đường bưu điện phải thực hiện theo quy định riêng của ngành Bưu chính Viễn thông.

- Vận chuyển, giao nhận tài liệu mật giữa các cơ quan, tổ chức trong nước với các cơ quan, tổ chức ở nước ngoài do người làm giao liên ngoại giao thực hiện.

- Trường hợp truyền đưa tài liệu mật bằng phương tiện viễn thông và máy tính thì phải được mã hóa theo quy định của pháp luật về cơ yếu.

- Khi vận chuyển tài liệu mật phải có đủ phương tiện bảo quản và lực lượng bảo vệ để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Các tài liệu mật phải được đựng trong hòm sắt, cặp có khóa chắc chắn.

- Phương tiện vận chuyển do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có tài liệu mật quyết định và phải chịu trách nhiệm nếu để xảy ra mất an toàn; Trong mọi trường hợp phải có người có trách nhiệm coi giữ cẩn thận, bảo đảm an toàn tuyệt đối các loại tài liệu mật.

Nơi gửi và nơi nhận tài liệu mật phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu thường xuyên nhằm phát hiện những sai sót, mất mát để xử lý kịp thời.

d) Thu hồi tài liệu mật

Những tài liệu mật có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng kỳ hạn. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu, theo dõi trong sổ sách bảo đảm tài liệu không bị thất lạc.

II. LƯU TRỮ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU MẬT

1. Tất cả văn bản mật, sổ quản lý và giao nhận văn bản mật phải được bảo quản theo chế độ mật; việc lưu giữ, bảo quản chặt chẽ và sử dụng đúng mục đích. Văn bản mật sau khi xử lý xong phải được sắp xếp, lập hồ sơ, cất vào tủ, hòm hoặc két sắt, không được tự động mang ra khỏi cơ quan.

Khi xử lý văn bản, tài liệu mật, người được giao tài liệu mật không được tự ý mang tài liệu về nhà riêng. Nếu phải xử lý gấp, phải báo cáo thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét, quyết định và làm thủ tục đăng ký làm việc ngoài giờ với văn phòng cơ quan hoặc bảo vệ cơ quan theo quy định.

Trường hợp cần thiết phải mang tài liệu, vật mang bí mật nhà nước ra khỏi cơ quan, mang về nhà riêng, đi công tác hoặc cho mượn thì phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị, phải đăng ký với bộ phận bảo mật và có phương án bảo mật chặt chẽ.

2. Tài liệu, vật thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi mang ra nước ngoài phải có văn bản xin phép và được người đứng đầu hoặc người được ủy quyền của cơ quan, tổ chức ở Trung ương, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố đồng ý; văn bản xin phép phải nêu rõ người mang tài liệu, vật thuộc phạm vi bí mật nhà nước ra nước ngoài; tài liệu, vật sẽ mang đi; phạm vi, mục đích sử dụng. Khi xuất cảnh phải trình văn bản xin phép có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh tại cửa khẩu.

Trong hoạt động văn thư, lưu trữ: Việc phát ngôn, trao đổi thông tin, trong hội thảo, trao đổi tài liệu khoa học, mẫu vật trong quá trình hợp tác, tiếp xúc với tổ chức, cá nhân thuộc phạm vi bí mật nhà nước, cơ quan, tổ chức phải xin phép bằng văn bản cấp có thẩm quyền duyệt cho phép cung cấp tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước. Trong đó, nêu rõ người hoặc tổ chức cung cấp tin; loại tin thuộc bí mật nhà nước sẽ cung cấp; tổ chức, cá nhân nước ngoài sẽ nhận tin; phạm vi, mục đích sử dụng tin.

3. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước trong phạm vi quyền hạn của mình phải thường xuyên kiểm tra, chỉ đạo việc lưu giữ, bảo quản và thực hiện báo cáo thống kê tài liệu mật theo quy định. Tài liệu mật độ Tuyệt mật, Tối mật phải được lưu giữ riêng, có phương tiện (tủ, két sắt...) bảo quản, bảo vệ bảo đảm an toàn.

III. TỔ CHỨC TIÊU HỦY TÀI LIỆU MẬT

1. Cơ quan, tổ chức thực hiện việc tiêu hủy tài liệu mật thuộc độ Tuyệt mật, Tối mật và Mật khi đã được thực hiện giải mật theo quy định tại Điều 28 Luật Lưu trữ và Điều 21 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.

2. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có tài liệu mật có trách nhiệm xem xét, xác định giá trị tài liệu mật trong phạm vi quản lý của mình. Việc xác định giá trị tài liệu mật phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu mật, thực hiện theo quy định tại Điều 18 Luật Lưu trữ.

3. Trong quá trình tiêu hủy tài liệu mật phải bảo đảm yêu cầu không để lộ, lọt bí mật nhà nước. Tiêu hủy tài liệu mật phải đốt, xén, nghiền nhỏ đảm bảo hủy hết thông tin trong tài liệu, không thể phục hồi được và phải được lập thành biên bản.

IV. BẢO VỆ BÍ MẬT VỀ ĐỊA ĐIỂM, KHO LƯU TRỮ

1. Cán bộ, công chức, viên chức không được tiết lộ cho cá nhân hoặc cơ quan không có trách nhiệm biết:

a) Địa điểm đặt kho tàng, nơi để hồ sơ, tài liệu mật.

b) Kế hoạch, phương án bảo vệ phòng cháy, chữa cháy, địa điểm kho tàng, nơi để hồ sơ, tài liệu mật.

c) Sao chụp sơ đồ, mạng lưới kho tàng và địa danh của các vùng kho, tổng kho, nơi cất giữ hồ sơ, tài liệu mật.

2. Không được cho người không có trách nhiệm đến thăm, khảo sát hoặc chụp ảnh, quay phim các vùng kho, tổng kho, nơi cất giữ hồ sơ, tài liệu mật khi chưa được phép của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý địa điểm đó.

V. VỀ CUNG CẤP THÔNG TIN TÀI LIỆU MẬT

1. Cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Điều 18 và Điều 19 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.

2. Việc nghiên cứu, sao chụp hồ sơ tài liệu mật chỉ được thực hiện khi có ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức.

3. Cơ quan, đơn vị và người thực hiện chỉ được cung cấp theo đúng nội dung đã được duyệt. Bên nhận tin không được làm lộ thông tin và không được cung cấp thông tin đã nhận cho bên khác. Nội dung buổi làm việc về cung cấp thông tin phải được thể hiện chi tiết bằng biên bản để báo cáo với người đã duyệt cung cấp thông tin và nộp lại bộ phận bảo mật của cơ quan, đơn vị.

4. Trường hợp hồ sơ, tài liệu mật được người có thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng, bộ phận quản lý tài liệu mật phải mở sổ riêng để theo dõi.

VI. KHU VỰC, ĐỊA ĐIỂM THUỘC PHẠM VI BÍ MẬT NHÀ NƯỚC

Tại Điều 13 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và Khoản 7 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11), quy định cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định không được tiết lộ cho cá nhân hoặc cơ quan không có trách nhiệm biết:

- Khu vực, địa điểm đặt kho tàng, nơi để hồ sơ, tài liệu mật.

- Kế hoạch, phương án bảo vệ phòng cháy, chữa cháy, địa điểm kho tàng, nơi để hồ sơ, tài liệu mật.

- Sao chụp sơ đồ, mạng lưới kho tàng và địa danh của các vùng kho, tổng kho, nơi cất giữ hồ sơ, tài liệu mật.

Phần IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

I. CHẾ ĐỘ THÔNG TIN BÁO CÁO

Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo về công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ trong báo cáo định kỳ công tác văn thư, lưu trữ theo hướng dẫn của Sở Nội vụ tại Công văn số 1195/SNV-CCVTLT ngày 16 tháng 8 năm 2011 về việc hướng dẫn chế độ thông tin báo cáo công tác văn thư, lưu trữ.

II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Trên cơ sở nội dung Hướng dẫn này, thủ trưởng các cơ quan, tổ chức triển khai, hướng dẫn đến các cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.

Trên đây là hướng dẫn của Sở Nội vụ về công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức kịp thời phản ảnh về Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Tầng 6 Tòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, Quận 7; điện thoại 37.760.692) để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, giải quyết./.

PHỤ LỤC I

MẪU BẢN CAM KẾT BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC
(Kèm theo Hướng dẫn số 1865/HD-SNV ngày 18 tháng 11 năm 2013 của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)

BẢN CAM KẾT

Về việc bảo vệ bí mật nhà nước

Họ và tên: ............................................................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh: .........................................................................................................

Quê quán: ............................................................................................................................

Chức vụ: ...............................................................................................................................

Đơn vị công tác: ...................................................................................................................

Được phân công làm công tác: ....................................từ ngày ....... tháng ....... năm ..........

Tôi hiểu rằng việc giữ gìn bí mật nhà nước là để bảo vệ an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội, bảo vệ lợi ích của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Tôi đã được nghiên cứu các văn bản pháp luật liên quan đến công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

Tôi xin cam kết như sau:

1. Thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Không để lộ, lọt những bí mật nhà nước mà tôi được giao xử lý, bảo quản, lưu giữ.

3. Khi không làm công tác này nữa tôi cam kết không tiết lộ bí mật nhà nước.

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước cơ quan nếu có sai phạm./.

PHỤ LỤC II

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐẾN
(Kèm theo Hướng dẫn số 1865/HD-SNV ngày 18 tháng 11 năm 2013 của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)

1. Mẫu Sổ Đăng ký văn bản mật

Sổ Đăng ký văn bản mật đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của Sổ Đăng ký văn bản mật đến được trình bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây.

Ghi chú:

(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản mật đến;

(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản mật trong quyển sổ;

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản mật đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;

(6): Số thứ tự của quyển sổ.

Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa Từ số... đến số... và Quyển số.

b) Phần đăng ký văn bản mật đến

Phần đăng ký văn bản mật đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 10 cột theo mẫu dưới đây:

2. Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7.

Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.

Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản mật.

Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản mật đến.

Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản mật đến. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/12, 31/12/12.

Cột 6: Ghi tên loại của văn bản mật đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản đó.

Cột 7: Mức độ mật phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản mật đến; đối với văn bản mật đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền.

Cột 8: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản mật đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.

Cột 9: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản mật.

Cột 10: Ghi những điểm cần thiết về văn bản mật đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...)./.

PHỤ LỤC III

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN MẬT ĐẾN
(Kèm theo Hướng dẫn số 1865/HD-SNV ngày 18 tháng 11 năm 2013 của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)

1. Mẫu Sổ Chuyển giao văn bản mật đến

Sổ Chuyển giao văn bản mật đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm.

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của Sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản mật đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ Chuyển giao văn bản mật đến” và không có dòng chữ “Từ số ... đến số ...”

b) Phần chuyển giao văn bản mật đến

Phần chuyển giao văn bản mật đến có thể được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 06 cột theo mẫu sau:

2. Hướng dẫn ghi

Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển giao văn bản mật đến cho các đơn vị, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 27/7, 31/12.

Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.

Cột 3: Mức độ mật, phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản mật đến.

Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản mật căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.

Cột 5: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản mật.

Cột 6: Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản...)./.

PHỤ LỤC IV

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐI
(Kèm theo Hướng dẫn số 1865/HD-SNV ngày 18 tháng 11 năm 2013 của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)

1. Mẫu Sổ Đăng ký văn bản mật đi

Sổ Đăng ký văn bản mật đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của Sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản mật đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ Đăng ký văn bản mật đi”.

b) Phần đăng ký văn bản mật đi

Phần đăng ký văn bản mật đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu sau:

2. Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản mật.

Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản mật; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12.

Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản mật.

Cột 4: Mức độ mật, phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền.

Cột 5: Ghi tên của người ký văn bản mật.

Cột 6: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản mật như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản mật.

Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.

Cột 8: Ghi số lượng bản phát hành.

Cột 9: Ghi những điểm cần thiết khác./.

PHỤ LỤC V

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN MẬT ĐI
(Kèm theo Hướng dẫn số 1865/HD-SNV ngày 18 tháng 11 năm 2013 của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)

1. Mẫu sổ

Sổ chuyển giao văn bản mật đi cho các cơ quan khác hoặc cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản mật đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản mật đi”.

b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản mật đi

Phần đăng ký chuyển giao văn bản mật đi được trình bày trên trang giấy khố A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau:

2. Hướng dẫn ghi

Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản mật đi; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.

Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản mật.

Cột 3: Ghi mức độ mật của văn bản.

Cột 4: Nơi nhận văn bản.

- Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản mật trong trường hợp chuyển giao văn bản mật trong nội bộ cơ quan, tổ chức;

- Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản mật trong trường hợp chuyển giao văn bản mật cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân khác.

Cột 5: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản mật.

Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì./.

PHỤ LỤC VI

PHIẾU GỬI VĂN BẢN MẬT
(Kèm theo Hướng dẫn số 1865/HD-SNV ngày 18 tháng 11 năm 2013 của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)

PHIẾU GỬI

...................................

........................................................................ (2) .................................... gửi kèm theo phiếu này các văn bản, tài liệu mật sau:

1 .........................................................................(5) ...................................................................

2 ...................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

Sau khi nhận được, đề nghị ....................................(6) ................................... gửi lại phiếu này cho ........................................................................(2) ......................................................................./.

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu gửi.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu gửi.

(4) Địa danh

(5) Liệt kê cụ thể các văn bản, tài liệu được gửi kèm theo phiếu gửi.

(6) Tên cơ quan tổ chức nhận phiếu gửi và văn bản, tài liệu.

(7) Phiếu gửi không cần lưu nhưng phải được gửi vào sổ đăng ký tại VT cơ quan, tổ chức để theo dõi.

(8) Địa danh nơi cơ quan, tổ chức nhận phiếu gửi và văn bản