CÔNG VĂN

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 353 TC/QLCS NGÀY 15 THÁNG 12 NĂM 1999 VỀ VIỆC GIẢI ĐÁPNHỮNG VƯỚNG MẮC TRONG VIỆC THỰC HIỆN KÊ KHAI ĐĂNG KÝ VÀ CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NHÀ ĐẤT THUỘC TRỤ SỞ LÀM VIỆC TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH
CHÍNH SỰ NGHIỆP

Bộ Tài chính đã nhận được Công văn của một số Bộ, ngành, địa phương đề nghị giải thích cụ thể về việc kê khai đăng ký trụ sở làm việc thuộc sở hữu Nhà nước tại các cơ quan HCSN theo quy định tại Quy chế quản lý, sử dụng trụ sở làm việc tại các cơ quan HCSN ban hành kèm theo Quyết định số 20/1999/QĐ-BTC ngày 25/02/1999 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 122/1999/TT-BTC ngày 13/10/1999 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn việc kê khai đăng ký trụ sở làm việc thuộc sở hữu Nhà nước tại các cơ quan hành chính sự nghiệp. Về vấn đề này, Bộ Tài chính có ý kiến như sau:

1. Về phạm vi và đối tượng kê khai đăng ký nhà đất thuộc trụ sở làm việc đã được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư số 122/1999/TT-BTC ngày 13/10/1999 của Bộ Tài chính bao gồm cả nhà đất thuộc trụ sở làm việc của cấp xã, phường, thị trấn và trụ sở làm việc của các cơ quan như: Trung tâm xúc tiến việc làm, Trung tâm điều dưỡng thương binh, Trung tâm phục hồi sức khoẻ, Trạm chỉnh hình, Trung tâm nuôi dậy trẻ mồ côi, Trung tâm văn hóa thông tin, các hạt kiểm lâm, đội kiểm soát lâm sản. Văn phòng của các hội và một số cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp khác được Bộ, ngành, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương giao nhà đất thuộc sở hữu Nhà nước để các cơ quan này quản lý, sử dụng làm trụ sở làm việc.

Trong trường hợp trong một khuôn viên trụ sở làm việc có nhiều cơ quan cùng sử dụng nhưng một cơ quan được cấp có thẩm quyền giao quản lý thì cơ quan được giao đó chịu trách nhiệm kê khai đăng ký. Đối với một số cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp sử dụng trụ sở làm việc chung với Văn phòng Uỷ ban nhân dân các cấp thì văn phòng Uỷ ban nhân dân thực hiện việc kê khai đăng ký.

2. Về hồ sơ kê khai đăng ký nhà đất thuộc trụ sở làm việc của các cơ quan hành chính sự nghiệp đã được quy định cụ thể tại Điều 15, Điều 16 Quy chế quản lý, sử dụng trụ sở làm việc tại các cơ quan hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 20/1999/QĐ-BTC ngày 25/02/1999 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và hướng dẫn tại Mục II Thông tư số 122/1999/TT-BTC ngày 13/10/1999 của Bộ Tài chính. Đây là những hồ sơ cần thiết cho việc cấp giấy chứng nhận quyền quản lý, sử dụng nhà đất thuộc trụ sở làm việc của các cơ quan hành chính sự nghiệp. Về lâu dài các cơ quan hành chính sự nghiệp phải xác lập đầy đủ các loại hồ sơ này. Trước mắt nếu chưa có đủ hồ sơ về nhà đất thuộc trụ sở làm việc, cơ quan cấp giấy chứng nhận vẫn cấp giấy chứng nhận quyền quản lý, sử dụng nhà đất thuộc trụ sở làm việc cho các cơ quan HCSN sau khi kiểm tra, xác minh đúng số liệu trong tờ kê khai đăng ký để quản lý tài sản. Song cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp được cấp giấy chứng nhận phải hoàn tất các hồ sơ về nhà đất thuộc trụ sở làm việc theo thời hạn quy định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Việc lưu trữ hồ sơ kê khai đăng ký trụ sở làm việc của các cơ quan hành chính sự nghiệp thực hiện theo Điểm 1 Phần III Thông tư số 122/1999/TT-BTC ngày 13/10/1999 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn việc kê khai đăng ký trụ sở làm việc thuộc sở hữu Nhà nước tại các cơ quan hành chính sự nghiệp. Cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận vào hồ sơ kê khai đăng ký của cơ quan hành chính sự nghiệp trực tiếp quản lý, sử dụng trụ sở làm việc có thể lưu 01 bộ hồ sơ (bản photocopy) đã xác nhận để theo dõi quản lý.

3. Về thẩm quyền cấp giấy chứng nhận hướng dẫn cụ thể tại Điểm 2 Mục III Thông tư số 122/1999/TT-BTC ngày 13/10/1999 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc kê khai đăng ký trụ sở làm việc thuộc sở hữu Nhà nước tại các cơ quan hành chính sự nghiệp nhằm đơn giản hoá thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền quản lý, sử dụng trụ sở làm việc; còn thẩm quyền điều chuyển, thu hồi, thanh lý nhà đất thuộc trụ sở làm việc của các cơ quan hành chính sự nghiệp vẫn thực hiện theo đúng các quy định tại Nghị định số 14/1998/NĐ-CP ngày 6/3/1998 của Chính phủ về quản lý tài sản Nhà nước và văn bản hướng dẫn hiện hành của Bộ Tài chính.

4. Tờ kê khai đăng ký quyền quản lý, sử dụng nhà đất thuộc trụ sở làm việc theo mẫu số 01 ban hành theo Quy chế quản lý, sử dụng trụ sở làm việc tại các cơ quan hành chính sự nghiệp dùng cho cơ quan hành chính sự nghiệp trực tiếp quản lý, sử dụng trụ sở làm việc để kê khai đăng ký. Việc kê khai đăng ký được thực hiện đối với các trường hợp sau: trụ sở làm việc độc lập do một cơ quan quản lý, sử dụng; trụ sở làm việc có nhiều cơ quan cùng sử dụng nhưng do một cơ quan chịu trách nhiệm kê khai đăng ký hoặc đã được cơ quan có thẩm quyền quyết định phân chia cụ thể diện tích nhà đất cho từng cơ quan hoặc các cơ quan đã thoả thuận thống nhất phân chia. Đối với trụ sở làm việc có nhiều cơ quan cùng sử dụng, nhưng chưa được phân chia diện tích nhà đất thì các cơ quan phải báo cáo cơ quan có thẩm quyền quyết định hoặc thống nhất thoả thuận phân chia diện tích nhà đất; sau đó mới thực hiện kê khai đăng ký.

Mỗi trụ sở làm việc đóng tại một địa điểm kê khai một bộ hồ sơ (02 tờ khai). Cách ghi tờ kê khai đăng ký như sau:

MỤC I. NHU CẦU ĐĂNG KÝ:

Căn cứ vào yêu cầu đề nghị cấp mới, thay đổi hoặc cấp lại giấy chứng nhận quyền quản lý, sử dụng nhà đất thuộc trụ sở làm việc của cơ quan hành chính sự nghiệp để đánh dấu (+) vào ô tương ứng.

MỤC II CƠ QUAN TRỰC TIẾP QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NHÀ ĐẤT THUỘC TRỤ SỞ LÀM VIỆC:

Tên cơ quan: Ghi rõ tên cơ quan đang trực tiếp quản lý, sử dụng nhà đất thuộc trụ sở làm việc (không viết tắt).

Địa chỉ cơ quan: Ghi rõ địa chỉ trụ sở chính cơ quan với đầy đủ các thông số: Số nhà; tên đường phố; tên xã, phường; quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; số điện thoại của cơ quan.

Thuộc Bộ, ngành địa phương: Ghi rõ tên Bộ, ngành, địa phương mà cơ quan hành chính sự nghiệp chịu sự quản lý.

Địa chỉ cơ sở nhà đất thuộc trụ sở làm việc phải kê khai đăng ký: ghi rõ đầy đủ các thông số như đã nêu trên. Trường hợp cơ quan hành chính sự nghiệp chỉ có một nơi làm việc thì địa chỉ của cơ sở nhà đất thuộc trụ sở làm việc được cấp giấy chứng nhận trùng với địa chỉ cơ quan.

MỤC III. VỀ NHÀ:

Mục này được ghi chép như sau:

Điểm 1. Tổng số ngôi nhà: Ghi tổng số ngôi nhà độc lập hiện có trong khuôn viên đất trụ sở làm việc. Trường hợp trụ sở làm việc giao cho nhiều cơ quan quản lý, sử dụng mà chỉ có 01 ngôi nhà thì từng cơ quan kê khai đăng ký ghi vào chỉ tiêu này là số phòng (buồng làm việc) trên tổng số phòng của ngôi nhà do các cơ quan đang quản lý, sử dụng (đồng thời ghi chú là sử dụng chung).

Điểm 2. Tổng diện tích xây dựng nhà: Ghi tổng diện tích sàn xây dựng của tất cả các ngôi nhà hiện có trong khuôn viên trụ sở làm việc. Trường hợp cơ quan chỉ được giao quản lý, sử dụng một phần của ngôi nhà thì kê khai tổng diện tích xây dựng được giao.

Điểm 3. Tổng diện tích sử dụng nhà: Ghi tổng diện tích thực tế được sử dụng của tất cả các ngôi nhà hiện có trong khuôn viên trụ sở làm việc. Trường hợp cơ quan chỉ được giao quản lý, sử dụng một phần của ngôi nhà thì kê khai tổng diện tích sử dụng được giao.

Diện tích sử dụng chính: Ghi diện tích sử dụng chính của tất cả các ngôi nhà hiện có trong khuôn viên trụ sở làm việc.

Diện tích sử dụng phụ: Ghi diện tích sử dụng phụ của tất cả các ngôi nhà hiện có trong khuôn viên trụ sở làm việc.

Điểm 4. Tổng giá trị theo sổ sách kế toán:

Tổng nguyên giá: Ghi tổng nguyên giá theo sổ sách kế toán của trụ sở làm việc thuộc khuôn viên nhà đất kê khai đăng ký (gồm cả giá trị nhà, vật kiến trúc) tại thời điểm kê khai đăng ký. Trường hợp có nhiều cơ quan cùng sử dụng chung một ngôi nhà thì các cơ quan căn cứ vào giá trị nguyên giá đang theo dõi trên sổ sách kế toán (nếu có) để ghi; nếu chỉ có một cơ quan được giao quản lý thì cơ quan đó kê khai.

Giá trị còn lại: Ghi tổng giá trị còn lại theo sổ sách kế toán tương ứng với % còn lại của nguyên giá nêu trên.

Điểm 5. Chi tiết từng ngôi nhà

Mỗi ngôi nhà được ghi một hàng, ký hiệu của từng ngôi nhà ghi theo ký hiệu do đơn vị tự đặt ra như nhà A hoặc nhà B...

Cấp hạng nhà, số tầng ghi theo hồ sơ thiết kế xây dựng. Trường hợp đơn vị không có hồ sơ về nhà thì căn cứ vào cách phân loại cấp, hạng nhà theo quy định của Bộ Xây dựng để ghi.

Diện tích xây dựng, tổng diện tích sử dụng, diện tích sử dụng chính, diện tích sử dụng phụ: đơn vị căn cứ vào hồ sơ thiết kế đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc giấy phép xây dựng để ghi. Trong trường hợp không có các hồ sơ giấy tờ nêu trên thì căn cứ vào quy định tại Quyết định số 439/BXD-CSXD ngày 25/9/1997 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng về việc ban hành quy chuẩn xây dựng tập II và tập III để ghi, cụ thể:

Diện tích sàn xây dựng của các phòng, bộ phận được tính theo kích thước từ bề ngoài lớp trát bên ngoài.

Diện tích sử dụng là tổng diện tích làm việc và diện tích phục vụ.

Diện tích sử dụng chính: ghi diện tích làm việc gồm: diện tích các phòng làm việc chính và phòng làm việc phụ trợ.

Diện tích sử dụng phụ: ghi diện tích phục vụ gồm diện tích buồng thang, hành lang, buồng đệm, các phòng kỹ thuật.

Nguyên giá theo sổ sách kế toán, tỷ lệ chất lượng còn lại (bằng tỷ lệ 100% trừ đi tỷ lệ hao mòn luỹ kế theo dõi trên sổ kế toán" và ghi giá trị còn lại, đơn vị căn cứ vào sổ sách kế toán tại thời điểm kê khai đăng ký để ghi. Trường hợp cơ quan, đơn vị không theo dõi chi tiết được về giá trị của từng ngôi nhà mà chỉ theo dõi về tổng giá trị chung của tất cả các ngôi nhà trong khuôn viên trụ sở làm việc thì không kê khai vào phần này.

Trường hợp có nhiều cơ quan cùng sử dụng chung một ngôi nhà thì các cơ quan căn cứ vào giá trị đang theo dõi trên sổ sách kế toán để ghi. Nếu một cơ quan được giao theo dõi, quản lý toàn bộ ngôi nhà thì cơ quan đó kê khai.

MỤC IV. VỀ ĐẤT:

Thửa đất số, tờ bản đồ số: Ghi theo số hiệu của thửa đất và tờ bản đồ đất theo đúng hồ sơ cấp đất của cơ quan có thẩm quyền.

Tổng diện tích khuôn viên: Ghi tổng diện tích khuôn viên đất thuộc trụ sở làm việc. Đơn vị căn cứ vào hồ sơ, giấy tờ về đất để ghi. Trường hợp đơn vị không có hồ sơ về đất thì căn cứ vào kết quả xử lý đất được hướng dẫn tại Tiết b, Điểm 3, Mục I Thông tư số 122/1999/TT-BTC ngày 13/10/1999 của Bộ Tài chính để ghi.

Hình thức sử dụng: Trường hợp chỉ có một cơ quan hành chính sự nghiệp sử dụng khuôn viên đất thì ghi diện tích khuôn viên đất vào ô sử dụng riêng.

Trường hợp trong một khuôn viên đất có nhiều cơ quan cùng sử dụng chung thì phần diện tích đất đã được quyết định hoặc thoả thuận phân chia cụ thể cho từng cơ quan, đơn vị ghi vào ô sử dụng riêng, phần diện tích đất không phân chia mà sử dụng chung thì ghi vào ô sử dụng chung;

Nguồn gốc thửa đất: Ghi rõ về nguồn gốc sử dụng đất như được Nhà nước giao, tiếp quản, tiếp nhận... (theo hồ sơ quản lý đất).

Giá trị khuôn viên đất: Ghi theo giá trị khuôn viên đất đang theo dõi trên sổ sách kế toán tại thời điểm kê khai đăng ký; trường hợp trong một khuôn viên đất có nhiều cơ quan cùng sử dụng thì cơ quan nào được Nhà nước giao quản lý thì cơ quan đó kê khai. Trường hợp các cơ quan cùng quản lý thì từng cơ quan kê khai theo giá trị theo dõi trên sổ sách kế toán tại thời điểm kê khai đăng ký của cơ quan mình.

Trường hợp giá trị khuôn viên đất chưa được xác định và theo dõi trên sổ sách kế toán thì nay phải xác định lại theo cách sau:

Giá trị thửa đất = Đơn giá 1m² đất do Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quy định theo khung giá đất hiện hành của Chính phủ x Tổng diện tích khuôn viên đất.

MỤC V. THỰC TẾ ĐANG QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NHÀ ĐẤT:

Cột nhà, cột đất (m²): căn cứ vào diện tích nhà, đất thuộc trụ sở làm việc tại thời điểm kê khai đăng ký đang sử dụng vào các mục đích tương ứng trong tờ kê khai để ghi.

MỤC VI. BẢN SAO CÁC GIẤY TỜ CÓ LIÊN QUAN VỀ NHÀ ĐẤT:

Ghi rõ từng loại giấy tờ liên quan đến nhà đất đã được photo đính kèm trong bộ hồ sơ kê khai đăng ký trụ sở làm việc.

MỤC VII. CƠ QUAN CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN:

Phần này do cơ quan cấp giấy chứng nhận ghi sau khi thực hiện kiểm tra hồ sơ kê khai đăng ký trụ sở làm việc của các cơ quan hành chính sự nghiệp đảm bảo đủ các điều kiện để cấp giấy chứng nhận quyền quản lý, sử dụng nhà đất thuộc trụ sở làm việc:

Tên cơ quan: Ghi rõ tên cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận.

Ngày cấp giấy chứng nhận: Ghi ngày thực hiện cấp giấy chứng nhận quyền quản lý, sử dụng nhà đất thuộc trụ sở làm việc cho cơ quan hành chính sự nghiệp trực tiếp quản lý, sử dụng trụ sở làm việc.

Hồ sơ gốc: Ghi số bộ hố sơ kê khai đăng ký, quản lý nhà đất thuộc trụ sở làm việc thuộc sở hữu Nhà nước tại các cơ quan hành chính sự nghiệp được lưu tại cơ quan cấp giấy chứng nhận.

5. Giấy chứng nhận quyền quản lý, sử dụng nhà đất thuộc sở hữu Nhà nước tại các cơ quan hành chính sự nghiệp theo mẫu số 02a và 02b ban hành kèm theo Quy chế quản lý, sử dụng trụ sở làm việc tại các cơ quan hành chính sự nghiệp do cơ quan cấp giấy chứng nhận ghi và cấp cho các cơ quan hành chính sự nghiệp, không thay thế giấy chứng nhận quyền sử dụng đất do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp theo quy định của pháp luật về đất đai.

Việc ghi chép vào giấy chứng nhận do cơ quan cấp giấy chứng nhận được thực hiện, có thể đánh máy hoặc ghi bằng tay, khi hoàn thành cấp 01 giấy chứng nhận cho cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp trực tiếp quản lý, sử dụng trụ sở làm việc và lưu giữ 01 giấy chứng nhận tại cơ quan mình để theo dõi quản lý, khi thay đổi hoặc cấp lại giấy chứng nhận, cơ quan cấp giấy chứng nhận thu hồi lại giấy chứng nhận đã cấp trước đây và giao giấy chứng nhận mới cho cơ quan hành chính sự nghiệp trực tiếp quản lý, sử dụng trụ sở làm việc.

Mặt ngoài tờ bìa giấy chứng nhận: Ngoài bìa của giấy chứng nhận có xê ri và số nhảy để theo dõi giấy chứng nhận đã cấp cho các Bộ, ngành và địa phương.

Trang 2 của tờ bìa dòng số... ghi như sau: các số đầu ghi mã đơn vị của cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp trực tiếp quản lý, sử dụng trụ sở làm việc theo mã số kiểm kê tài sản có đến 0h ngày 01/01/1998 theo Quyết định 466/TTg ngày 02/7/1997 của Thủ tướng Chính phủ được hướng dẫn tại Công văn số 04/KK/TW ngày 15/01/1998 của Ban chỉ đạo kiểm kê Trung ương, sau đó gạch chéo (/) và ghi số giấy chứng nhận. Số giấy chứng nhận được đánh theo thứ tự từ nhỏ đến lớn theo thời gian.

Mục I, Mục II và Mục III được ghi theo đúng các số liệu của tờ kê khai đăng ký quyền quản lý, sử dụng nhà đất thuộc trụ sở làm việc do cơ quan hành chính sự nghiệp trực tiếp quản lý, sử dụng nhà đất thuộc trụ sở làm việc kê khai sau khi đã được kiểm tra (các mục này được ghi cho tất cả các trường hợp: cấp mới giấy chứng nhận, thay đổi giấy chứng nhận và cấp lại giấy chứng nhận). Trường hợp cùng một trụ sở làm việc nhưng có nhiều cơ quan thực hiện kê khai đăng ký và được cấp giấy chứng nhận thì đối với diện tích nhà, đất các cơ quan sử dụng chung thì phải ghi chú vào giấy chứng nhận là (sử dụng chung). Trường hợp diện tích nhà và đất sử dụng chung mà giao cho một cơ quan đứng ra kê khai đăng ký thì cũng phải ghi theo hướng dẫn nêu trên.

Hồ sơ gốc số ghi theo số đã ghi ở tờ kê khai đăng ký.

Ngày tháng năm ghi ngày tháng năm thực hiện cấp giấy chứng nhận.

Cách ghi thẩm quyền cấp giấy chứng nhận:

- Đối với giấy chứng nhận của các cơ quan hành chính sự nghiệp Trung ương:

Trường hợp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh cấp giấy chứng nhận thì ghi:

TUQ/Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh...

Trường hợp Giám đốc Sở Tài chính - Vật giá cấp giấy chứng nhận thì ghi:

TUQ/Bộ trưởng Bộ Tài chính

Giám đốc Sở Tài chính - Vật giá

- Đối với giấy chứng nhận của các cơ quan hành chính sự nghiệp địa phương:

Trường hợp Giám đốc Sở Tài chính - Vật giá cấp giấy chứng nhận thì ghi:

TUQ/Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh

Giám đốc Sở Tài chính - Vật giá

Trường hợp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện cấp giấy chứng nhận cho các cơ quan hành chính sự nghiệp cấp quận, huyện, thị xã thì ghi:

TUQ/Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh

Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã

MỤC IV. Chỉ ghi vào giấy chứng nhận quyền quản lý, sử dụng nhà đất thuộc trụ sở làm việc cho các trường hợp thay đổi giấy chứng nhận khi có sự thay đổi về cơ quan quản lý, sử dụng trụ sở làm việc để lưu hồ sơ theo dõi quản lý ở cơ quan cấp giấy chứng nhận:

Ngày, tháng, năm: Ghi rõ ngày tháng năm có thay đổi về cơ quan quản lý, sử dụng.

Nội dung thay đổi: Ghi cụ thể nội dung những thay đổi về cơ quan quản lý, sử dụng trụ sở làm việc.

Xác nhận của cơ quan Quản lý công sản: Ghi xác nhận sự thay đổi sau khi kiểm tra của cơ quan Quản lý công sản.

MỤC V. Chỉ ghi vào giấy chứng nhận quyền quản lý, sử dụng nhà đất thuộc trụ sở làm việc khi có sự thay đổi về nhà đất thuộc trụ sở làm việc như: cải tạo, sửa chữa, thanh lý, chuyển giao, tiếp nhận... để lưu vào hồ sơ theo dõi quản lý ở cơ quan cấp giấy chứng nhận. Cách ghi chép giống như hướng dẫn ở Mục IV.

Trên đây là một số ý kiến giải đáp của Bộ Tài chính (Cục Quản lý công sản) để các Bộ, ngành, cơ quan đoàn thể Trung ương và Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thống nhất chỉ đạo thực hiện.