Kính gửi: Ủy ban nhân dân các huyện.

Ngày 20 tháng 5 năm 2011, Ủy ban nhân dân Thành phố đã ban hành Quyết định số 31/2011/QĐ-UBND về thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 6 năm 2011.

Để thực hiện có hiệu quả việc chuyển giao thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, Sở Tư pháp đề nghị Ủy ban nhân dân các huyện quán triệt Quyết định số 31/2011/QĐ-UBND đến Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thuộc địa phương mình và chỉ đạo Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất địa phương mình triển khai thực hiện các nội dung sau:

1. Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn thực hiện nghiêm túc việc chuyển giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch sang tổ chức hành nghề công chứng; từ ngày Quyết định 31/2011/QĐ-UBND có hiệu lực thì không thực hiện chứng thực các hợp đồng, giao dịch đã được chuyển giao.

2. Đối với các văn bản khai nhận, phân chia di sản thừa kế mà Ủy ban nhân dân huyện (Phòng Tư pháp), Ủy ban nhân dân xã, thị trấn đã tiếp nhận và thực hiện việc niêm yết trước ngày 01 tháng 6 năm 2011, nhưng đến ngày 31 tháng 5 năm 2011 chưa hết thời hạn niêm yết thì hướng dẫn người dân đến thực hiện việc công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng, kèm văn bản xác nhận việc tiếp nhận hồ sơ, việc niêm yết và các giấy tờ có liên quan khác (như phiếu yêu cầu chứng thực, dự thảo văn bản khai nhận, phân chia di sản thừa kế…). Để tạo thuận lợi cho người dân thì Công chứng viên sẽ không yêu cầu thực hiện niêm yết lại nếu việc niêm yết trước đây đã thực hiện đúng quy định.

- Đối với việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt các hợp đồng, giao dịch đã được Ủy ban nhân dân huyện (Phòng Tư pháp), Ủy ban nhân dân xã, thị trấn chứng thực trước ngày 01 tháng 6 năm 2011 thì hướng dẫn người dân liên hệ với tổ chức hành nghề công chứng để được giải quyết.

- Việc sửa lỗi kỹ thuật trên các văn bản đã được chứng thực trước ngày 01 tháng 6 năm 2011 sẽ do Ủy ban nhân dân huyện (Phòng Tư pháp), xã, thị trấn nơi đã chứng thực trước đây thực hiện (lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn mà việc sửa các lỗi này không làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của người tham gia hợp đồng, giao dịch). Đối với các nội dung sửa đổi làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của người tham gia hợp đồng, giao dịch thì hướng dẫn người dân đến các tổ chức hành nghề công chứng để được giải quyết.

- Khi các tổ chức hành nghề công chứng hoặc người dân có yêu cầu xác minh, sao văn bản chứng thực do Ủy ban nhân dân huyện, xã, thị trấn đã chứng thực, hoặc xác minh việc niêm yết (đối với văn bản khai nhận, phân chia di sản thừa kết), đề nghị Phòng Tư pháp các huyện, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các huyện, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn hỗ trợ các tổ chức hành nghề công chứng và người dân.

Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vướng mắc, đề nghị các đơn vị kịp thời phản ánh, trao đổi với Sở Tư pháp./.