Kính gửi: Các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn Thành phố

Thực hiện Quyết định số 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc sửa đổi, bổ sung một số điều Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 và sửa đổi, bổ sung Điều 1 của Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020. Quyết định số 490/QĐ-BHXH được đăng tải tại Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh (https://tphcm.baohiemxahoi.gov.vn/), đề nghị các đơn vị sử dụng lao động tải toàn văn nội dung quy trình và mẫu biểu để tham khảo và thực hiện.

Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn một số nghiệp vụ thu bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp (BH TNLĐ-BNN); cấp sổ BHXH, cấp thẻ BHYT và một số lưu ý khi thực hiện Quyết định số 490/QĐ-BHXH như sau:

1. Phân cấp quản lý thu:

- Đơn vị mới thành lập đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ- BNN lần đầu tại BHXH quận, huyện (gọi chung là BHXH quận) nơi đơn vị đăng ký kinh doanh.

- Chi nhánh của doanh nghiệp hoạt động tại địa bàn nào thì đóng BHXH tại địa bàn đó hoặc đóng tại Công ty mẹ.

- Khi đơn vị thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh sang địa bàn khác (quận/huyện/tỉnh/thành phố): chậm nhất 3 tháng kể từ ngày đăng ký thay đổi trụ sở kinh doanh phải thông báo với BHXH quận nơi đang tham gia để chuyển địa bàn theo quy định, trường hợp đơn vị không thông báo chuyển địa bàn thì BHXH quận nơi đơn vị đang tham gia sẽ tạm dừng thu BHXH và phối hợp với BHXH quận nơi đơn vị có địa chỉ trú đóng theo Giấy phép đăng ký kinh doanh mới để lập thủ tục chuyển nơi tham gia.

2. Đối tượng, mức đóng:

Theo phụ lục đính kèm văn bản này, trong đó lưu ý một số nội dung:

2.1. Người lao động không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc thực hiện theo đúng quy định tại Khoản 4 Điều 4 Văn bản hợp nhất số 922/VBHN-BHXH Quyết định Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ BHXH, BHYT.

2.2. Người lao động đồng thời có từ 02 hợp đồng lao động (HĐLĐ) trở lên với nhiều đơn vị khác nhau thì đóng BHXH, BHTN theo HĐLĐ giao kết đầu tiên, đóng BHYT theo HĐLĐ có mức tiền lương cao nhất, đóng BHTNLĐ, BNN theo từng HĐLĐ.

2.3. Trường hợp người lao động giao kết HĐLĐ với nhiều người sử dụng lao động thì người sử dụng lao động phải đóng BHTNLĐ, BNN theo từng HĐLĐ đã giao kết nếu người lao động thuộc đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc.

2.4. Người lao động ngừng việc theo quy định của pháp luật về lao động mà vẫn được hưởng tiền lương thì người lao động và đơn vị thực hiện đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mức tiền lương người lao động được hưởng trong thời gian ngừng việc.

3. Tiền lương tháng làm căn cứ đóng:

3.1. Tiền lương do Nhà nước quy định:

a) Người lao động thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định thì tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc là tiền lương theo ngạch, bậc, cấp bậc quân hàm và các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thâm niên nghề (nếu có). Tiền lương này tính trên mức lương cơ sở.

Tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc quy định tại Điểm này bao gồm cả hệ số chênh lệch bảo lưu theo quy định của pháp luật về tiền lương.

b) Người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn thì tiền lương tháng đóng BHXH là mức lương cơ sở.

3.2. Tiền lương do đơn vị quyết định:

a) Tiền lương làm căn cứ đóng của người lao động, bao gồm:

- Mức lương ghi trong HĐLĐ.

- Phụ cấp lương: phụ cấp chức vụ, chức danh; phụ cấp trách nhiệm; phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; phụ cấp thâm niên; phụ cấp khu vực; phụ cấp lưu động; phụ cấp thu hút và các phụ cấp có tính chất tương tự.

- Các khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận trong HĐLĐ và trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương thực hiện từ 01/01/2018.

b) Tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc không bao gồm: Tiền thưởng sáng kiến; tiền ăn giữa ca; các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ; hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác ghi thành mục riêng trong HĐLĐ.

c) Tiền lương tháng làm căn cứ đóng đối với người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương là tiền lương do doanh nghiệp quyết định; đối với người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương là tiền lương do đại hội thành viên quyết định, trừ viên chức quản lý chuyên trách trong công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do nhà nước làm chủ sở hữu.

d) Mức tiền lương tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng đối với người lao động làm công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường.

- Mức lương tối thiểu là mức lương thấp nhất được trả cho người lao động làm công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường nhằm bảo đảm mức sống tối thiểu của người lao động và gia đình họ, phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế - xã hội.

- Người sử dụng lao động hoạt động trên địa bàn thuộc vùng nào thì áp dụng mức lương tối thiểu quy định đối với địa bàn đó; Đơn vị, chi nhánh hoạt động trên các địa bàn có mức lương tối thiểu khác nhau thì đơn vị, chi nhánh hoạt động ở địa bàn nào, áp dụng mức lương tối thiểu quy định đối với địa bàn đó; Đơn vị hoạt động trong khu công nghiệp, khu chế xuất nằm trên các địa bàn có mức lương tối thiểu khác nhau thì áp dụng theo địa bàn có mức lương tối thiểu cao nhất.

- Đối với người lao động đang hưởng lương theo hình thức trả lương khác (theo tuần, theo ngày, theo sản phẩm, lương khoán) thì mức lương đang trả theo các hình thức trả lương này quy đổi theo tháng hoặc theo giờ không được thấp hơn mức lương tối thiểu tháng hoặc mức lương tối thiểu giờ do Chính phủ quy định.

- Rà soát lại các thỏa thuận trong HĐLĐ, thỏa ước lao động tập thể và các quy chế, quy định của người sử dụng lao động để điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp; không được xóa bỏ hoặc cắt giảm các chế độ tiền lương khi người lao động làm thêm giờ, làm thêm vào ban đêm, chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật và các chế độ khác theo quy định của pháp luật lao động.

- Đối với các nội dung đã thỏa thuận, cam kết trong HĐLĐ, thỏa ước lao động hoặc các thỏa thuận hợp pháp khác có lợi hơn cho người lao động so với quy định tại Nghị định 38/2022/NĐ-CP thì tiếp tục được thực hiện, trong đó có chế độ tiền lương trả cho người lao động làm công việc hoặc chức danh đã qua học nghề, đào tạo nghề cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu thì tiếp tục thực hiện, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác theo quy định của pháp luật.

e) Mức tiền lương tháng đóng BHXH, BHYT, BH TNLĐ-BNN cao hơn 20 tháng lương cơ sở thì mức tiền lương tháng đóng BHXH, BHYT, BH TNLĐ- BNN bằng 20 tháng lương cơ sở. Trường hợp mức tiền lương tháng của người lao động cao hơn 20 tháng lương tối thiểu vùng thì mức tiền lương tháng đóng BHTN bằng 20 tháng lương tối thiểu vùng.

4. Phương thức đóng:

Hằng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, đơn vị trích tiền đóng BHXH, BH TNLĐ-BNN, BHYT, BHTN trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia đồng thời trích từ tiền lương tháng đóng BHXH, BH TNLĐ-BNN, BHYT, BHTN của từng người lao động theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.

Đơn vị là doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả lương theo sản phẩm, theo khoán đăng ký phương thức đóng hàng tháng, 03 tháng hoặc 6 tháng một lần: chậm nhất đến ngày cuối cùng của phương thức đóng, đơn vị phải chuyển đủ tiền vào quỹ BHXH.

Lưu ý: Khi lập ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền đơn vị phải ghi đầy đủ 3 tiêu chí gồm tên đơn vị, mã đơn vị tham gia BHXH và nội dung nộp tiền.

5. Tính lãi chậm đóng, truy thu:

5.1. Lãi chậm đóng:

Đơn vị chậm đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN từ 30 ngày trở lên thì phải đóng số tiền lãi tính trên số tiền BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN chưa đóng. Tiền lãi chậm đóng được tính vào ngày đầu hằng tháng.

5.2. Truy thu:

a) Truy thu do trốn đóng: Trường hợp đơn vị trốn đóng, đóng không đủ số người thuộc diện bắt buộc tham gia, đóng không đủ số tiền phải đóng theo quy định, chiếm dụng tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (sau đây gọi là trốn đóng) do cơ quan BHXH kết luận thanh tra chuyên ngành đóng BHXH, BHYT, BHTN, cơ quan thanh tra nhà nước có thẩm quyền kết luận từ ngày 01/01/2016 thì ngoài việc truy thu số tiền phải đóng theo quy định, còn phải truy thu số tiền lãi tính trên số tiền, thời gian trốn đóng và mức lãi suất chậm đóng như sau:

- Toàn bộ thời gian trốn đóng trước ngày 01/01/2016, được tính theo mức lãi suất chậm đóng áp dụng đối với năm 2016;

- Đối với thời gian trốn đóng từ ngày 01/01/2016 trở đi, được tính theo mức lãi suất chậm đóng áp dụng đối với từng năm áp dụng tại thời điểm phát hiện trốn đóng.

b) Truy thu đối với người lao động sau khi chấm dứt HĐLĐ về nước truy đóng BHXH cho thời gian đi làm việc ở nước ngoài theo HĐLĐ chưa đóng: trường hợp sau 06 tháng kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ về nước mới thực hiện truy đóng BHXH thì số tiền truy thu BHXH được tính bao gồm: số tiền phải đóng BHXH theo quy định và tiền lãi truy thu tính trên số tiền phải đóng.

c) Truy thu do điều chỉnh tăng tiền lương đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN cho người lao động: trường hợp sau 06 tháng kể từ ngày người có thẩm quyền ký quyết định hoặc HĐLĐ (phụ lục HĐLĐ) nâng bậc lương, nâng ngạch lương, điều chỉnh tăng tiền lương, phụ cấp tháng đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN cho người lao động mới thực hiện truy đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN thì số tiền truy thu BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN được tính bao gồm: số tiền phải đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo quy định và tiền lãi truy thu tính trên số tiền phải đóng.

5.3. Lãi suất tính lãi chậm đóng tại thời điểm tính lãi (%):

- Đối với BHXH bắt buộc, BHTN, BHTNLĐ, BNN, tính bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân năm trước liền kề theo tháng do BHXH Việt Nam công bố.

- Đối với BHYT, tính bằng 02 lần mức lãi suất thị trường liên ngân hàng kỳ hạn 9 tháng tính theo tháng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố trên Cổng Thông tin điện tử của Ngân hàng nhà nước Việt Nam của năm trước liền kề. Trường hợp lãi suất liên ngân hàng năm trước liền kề không có kỳ hạn 9 tháng thì áp dụng theo mức lãi suất của kỳ hạn liền trước kỳ hạn 9 tháng.

5.4. Phương pháp xác định tiền lãi chậm đóng, truy thu được quy định tại Điều 37 và Điều 38 của Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của BHXH Việt Nam.

6. Quy định quản lý thu:

6.1. Người lao động làm việc theo chế độ 26 ngày công hoặc 24 ngày công hoặc 22 ngày công mà có thời gian không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không thuộc đối tượng tham gia BHXH. Thời gian này không được tính để hưởng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN.

6.2. Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng theo quy định của pháp luật về BHXH thì không phải đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN nhưng vẫn được hưởng quyền lợi BHYT.

6.3. Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì đơn vị và người lao động không phải đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, thời gian này được tính là thời gian đóng BHXH, không được tính là thời gian đóng BHTN, BHTN, BHTNLĐ, BNN và được cơ quan BHXH đóng BHYT cho người lao động;

- Thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản được ghi trên sổ BHXH theo mức tiền lương đóng BHXH của tháng trước khi nghỉ việc hưởng chế độ thai sản. Trường hợp trong thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản người lao động được nâng lương thì được ghi theo mức tiền lương mới của người lao động từ thời điểm được nâng lương.

- Người lao động đang làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thuộc danh mục do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ Y tế ban hành hoặc làm việc ở nơi có phụ cấp khu vực hệ số 0,7 trở lên nghỉ việc hưởng chế độ thai sản thì thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản được tính là thời gian làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc làm việc ở nơi có phụ cấp khu vực hệ số 0,7 trở lên.

6.4. Trường hợp HĐLĐ hết thời hạn trong thời gian người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản thì thời gian hưởng chế độ thai sản từ khi nghỉ việc hưởng chế độ thai sản đến khi HĐLĐ hết thời hạn được tính là thời gian đóng BHXH; thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản sau khi HĐLĐ hết thời hạn không được tính là thời gian đóng BHXH.

6.5. Thời gian hưởng chế độ thai sản của người lao động chấm dứt HĐLĐ, HĐLV hoặc thôi việc trước thời điểm sinh con hoặc nhận con nuôi dưới 06 tháng tuổi không được tính là thời gian đóng BHXH.

6.6. Trường hợp lao động nữ đi làm trước khi hết thời hạn nghỉ sinh con theo quy định thì thời gian hưởng chế độ thai sản từ khi nghỉ việc đến khi đi làm trước khi hết thời hạn nghỉ sinh được tính là thời gian đóng BHXH, kể từ thời điểm đi làm trước khi hết thời hạn nghỉ sinh con thì lao động nữ và đơn vị phải đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.

6.7. Trường hợp người cha hoặc người trực tiếp nuôi dưỡng, người mẹ nhờ mang thai hộ, người cha nhờ mang thai hộ hoặc người trực tiếp nuôi dưỡng hưởng chế độ thai sản mà không nghỉ việc thì người lao động và đơn vị vẫn phải đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.

6.8. Đơn vị được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất vẫn phải đóng vào quỹ ốm đau và thai sản, quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, quỹ BHYT, quỹ BHTN. Hết thời hạn được tạm dừng đóng, đơn vị tiếp tục đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo phương thức đã đăng ký và đóng bù cho thời gian tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất. Tiền đóng bù không bị tính lãi chậm đóng.

Trong thời gian được tạm dừng đóng, nếu có người lao động nghỉ việc, di chuyển hoặc giải quyết chế độ BHXH thì đơn vị đóng đủ tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN và tiền lãi chậm đóng (nếu có) đối với người lao động đó để xác nhận sổ BHXH.

7. Quy định về cấp và quản lý sổ BHXH:

7.1. Mỗi người lao động chỉ được cấp một sổ BHXH với mã số BHXH duy nhất trong toàn bộ quá trình tham gia để theo dõi việc đóng và giải quyết chế độ BHXH, BHTN theo quy định của pháp luật.

Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên thì phải chuyển toàn bộ sổ cho cơ quan BHXH nơi người lao động đang làm việc (nộp hồ sơ thông qua đơn vị) hoặc cơ quan BHXH nơi đang sinh sống nếu tất cả các sổ đã được bảo lưu quá trình (cá nhân tự nộp hồ sơ).

Trường hợp các sổ BHXH có quá trình trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.

7.2. Người lao động có trách nhiệm bảo quản sổ BHXH, thẻ BHYT, tờ rời sổ BHXH theo quy định của Luật BHXH năm 2014.

Khi người lao động nghỉ việc, dừng đóng, đơn vị có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN và lập hồ sơ báo giảm theo hồ sơ điện tử 600.

- Trường hợp sổ BHXH đã rà soát và trả sổ cho người lao động, cơ quan BHXH căn cứ hồ sơ báo giảm thực hiện xác nhận và in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN chuyển về đơn vị để trả cho người lao động.

- Trường hợp sổ BHXH chưa được cơ quan BHXH rà soát và trả sổ thì cơ quan BHXH không xác nhận quá trình BHXH, BHTN theo hồ sơ điện tử 600 đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ giấy theo phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) 626 kèm sổ BHXH nộp cho cơ quan BHXH qua bưu điện để được rà soát, cập nhật dữ liệu, xác nhận và in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN, chuyển về đơn vị để trả cho người lao động.

- Trường hợp đơn vị nợ tại thời điểm nộp hồ sơ báo giảm, sau khi được cơ quan BHXH xác nhận, in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng đủ tiền BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN, đơn vị có trách nhiệm nộp đủ số tiền nợ và lập Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN cho người lao động (không cần nộp sổ BHXH) gửi theo PGNHS 620 cho cơ quan BHXH để in tờ rời sổ BHXH xác nhận bổ sung.

Đối với hồ sơ điều chỉnh quá trình đóng BHXH, BHTN: đơn vị chỉ nộp hồ sơ 600 điện tử với các trường hợp đang tham gia tại đơn vị và cơ quan BHXH chỉ điều chỉnh dữ liệu không thực hiện in tờ rời xác nhận quá trình điều chỉnh, các trường hợp nghỉ việc đã chốt sổ và in tờ rời phải nộp theo hồ sơ 609 giấy kèm sổ BHXH để thực hiện in tờ rời xác nhận lại quá trình đóng theo đúng dữ liệu đã điều chỉnh.

7.3. Trường hợp đơn vị di chuyển trong địa bàn Thành phố, đơn vị thay đổi tên không thực hiện xác nhận sổ BHXH.

8. Quy định về cấp và quản lý thẻ BHYT:

8.1. Thẻ BHYT có giá trị sử dụng tương ứng số tiền đóng BHYT, thời điểm thẻ BHYT có giá trị sử dụng kể từ ngày đóng BHYT. Các cơ sở KCB khi tiếp nhận thẻ BHYT của người tham gia đến khám bệnh thực hiện tra cứu thông tin về dữ liệu thẻ BHYT trên cổng tiếp nhận dữ liệu hệ thống thông tin giám định BHYT để xác định giá trị sử dụng của thẻ BHYT.

8.2. Đơn vị chậm đóng BHYT từ 30 ngày trở lên thì đơn vị phải chịu trách nhiệm theo quy định tại Điều 49 Luật BHYT sửa đổi, bổ sung.

8.3. Người tham gia BHYT được đăng ký khám chữa bệnh BHYT ban đầu theo danh sách cơ sở khám chữa bệnh nhận đăng ký khám chữa bệnh BHYT ban đầu được cơ quan BHXH thông báo hằng quý tại trang thông tin điện tử https://tphcm.baohiemxahoi.gov.vn/. Người tham gia BHYT được thay đổi cơ sở đăng ký khám chữa bệnh BHYT ban đầu vào tháng đầu quý.

Lưu ý: từ ngày 01/01/2016 người tham gia BHYT đăng ký KCB ban đầu trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh tại các cơ sở khám chữa bệnh tuyến quận, huyện, phòng khám đa khoa tư nhân được quyền khám, chữa bệnh BHYT tại các Bệnh viện quận, huyện, phòng khám đa khoa tư nhân trong cùng địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh mà không cần giấy chuyển tuyến KCB, được đảm bảo quyền lợi BHYT như đối với các trường hợp KCB đúng tuyến và không cần phải đổi nơi đăng ký KCB ban đầu.

8.4. Người lao động hưởng chế độ ốm đau, thai sản tiếp tục sử dụng thẻ BHYT đã cấp, không thực hiện đổi thẻ BHYT. Đối với người lao động nghỉ không lương mà trong thời gian đó đơn vị lập hồ sơ nghỉ hưởng chế độ thai sản thì ghi giá trị sử dụng từ tháng nghỉ thai sản đến hết giá trị sử dụng của thẻ BHYT đã cấp.

8.5. Người lao động nghỉ ốm đau dài ngày hoặc nghỉ hưởng chế độ hưu trí, thẻ BHYT đã cấp tiếp tục được sử dụng đến hết tháng đơn vị có báo giảm. Cơ quan BHXH căn cứ danh sách báo giảm để lập Danh sách người chỉ tham gia BHYT (Mẫu D03-TS) theo đối tượng ốm đau dài ngày hoặc đối tượng hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng. Thẻ BHYT mới có giá trị sử dụng từ ngày đầu của tháng kế tiếp của tháng báo giảm.

8.6. Người lao động mà bị tạm giam, tạm giữ hoặc tạm đình chỉ công tác để điều tra, xem xét kết luận có vi phạm hay không vi phạm pháp luật thì người lao động và đơn vị được tạm dừng đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN nhưng vẫn phải đóng BHYT hằng tháng bằng 4,5% của 50% mức tiền lương tháng mà người lao động được hưởng theo quy định của pháp luật.

Sau thời gian tạm giam, tạm giữ hoặc tạm đình chỉ công tác nếu được cơ quan có thẩm quyền xác định bị oan, sai, không vi phạm pháp luật thì thực hiện việc đóng bù BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN trên tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc và truy đóng BHYT trên số tiền lương được truy lĩnh, không tính lãi đối với số tiền truy đóng; trường hợp cơ quan có thẩm quyền xác định người lao động là có tội thì không thực hiện việc đóng bù BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN và không phải truy đóng BHYT cho thời gian bị tạm giam.

8.7. Cơ quan BHXH chỉ thực hiện cấp mới, gia hạn giá trị sử dụng, điều chỉnh thông tin trên thẻ BHYT trên cơ sở dữ liệu quản lý, không thực hiện in đổi thẻ BHYT (trừ trường hợp không sử dụng điện thoại thông minh hoặc chưa có căn cước công dân có gắn chíp thì đề nghị cơ quan BHXH cấp thẻ BHYT giấy). Người tham gia BHYT sử dụng hình ảnh thẻ BHYT trên ứng dụng VssID hoặc thẻ căn cước công dân có gắn chíp để khám chữa bệnh BHYT.

8.8. Khi có phát sinh giảm người lao động, đơn vị phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng đó). Nếu báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì phải đóng hết giá trị thẻ BHYT của tháng kế tiếp và thẻ có giá trị sử dụng hết tháng đó. Cơ quan BHXH không thu hồi thẻ các trường hợp báo giảm.

Ví dụ: Người lao động thôi việc 28/01/2023, đơn vị báo giảm vào ngày 01/02/2023 thì đóng BHYT hết tháng 2/2023; không đóng BHXH, BHTN tháng 2/2023.

8.9. Đơn vị thông báo cho người lao động thôi việc nếu không thuộc đối tượng tham gia BHYT bắt buộc khác thì đăng ký tham gia BHYT hộ gia đình để được khám chữa bệnh và đảm bảo quyền lợi tham gia 5 năm liên tục theo quy định của Luật BHYT.

Lưu ý: Nếu đăng ký gia hạn thẻ trước 10 ngày khi thẻ cũ hết giá trị sử dụng thì thẻ BHYT hộ gia đình có giá trị tiếp theo thẻ cũ, trường hợp thẻ cũ hết hạn không quá 3 tháng mới đăng ký tham gia thì thẻ BHYT hộ gia đình có giá trị từ ngày đóng tiền.

9. Thời hạn khai báo hồ sơ:

9.1. Khi có phát sinh tăng lao động đơn vị phải kịp thời khai báo tăng và thẻ BHYT có giá trị từ ngày khai báo hồ sơ qua hệ thống giao dịch điện tử.

9.2. Đơn vị nộp hồ sơ phát sinh điều chỉnh lương, tăng/giảm lao động hàng tháng kịp thời, không để dồn vào những ngày cuối cùng của tháng và đề nghị đơn vị thực hiện nộp không quá 03 bộ hồ sơ/tháng (trừ trường hợp cần thiết khác), chuyển nộp tiền chậm nhất ngày cuối cùng của tháng.

- Đối với hồ sơ giảm lao động của tháng sau, đơn vị có thể nộp ngay khi có Quyết định thôi việc, Quyết định chấm dứt HĐLĐ (không cần chờ đến ngày 28 hàng tháng), sau đó, đơn vị vẫn tiếp tục được nộp hồ sơ tăng/giảm, điều chỉnh lương trong tháng khi có phát sinh.

Ví dụ: Đối với người lao động thôi việc ngày 31/8/2022, ngày 25/8/2022 đơn vị ra quyết định chấm dứt HĐLĐ thì lập hồ sơ giảm nghỉ việc tháng 9/2022 gửi qua hồ sơ giao dịch điện tử, đồng thời nộp tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN của tháng 8/2022 ngay trong ngày 25/8/2022 thì khi cơ quan BHXH xử lý hồ sơ giảm sẽ in tờ rời đóng đủ tiền BHXH, BHTN đến hết tháng 8/2022 để đơn vị chuyển trả cho người lao động kịp thời hưởng các chế độ BHXH, BHTN.

10. Biểu mẫu tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN

10.1. Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH,BHYT(Mẫu TK1-TS)

- Do người lao động lập: kê khai đầy đủ thông tin của người tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (gọi tắt là người tham gia) khi tra cứu không thấy mã số BHXH hoặc kê khai thông tin của người tham gia đề nghị điều chỉnh thông tin cá nhân, chức danh công việc, phương thức đóng BHXH tự nguyện, nơi đăng ký khám, chữa bệnh ban đầu,...

- Mã số BHXH: tra cứu tại https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx.

Sau khi tra cứu tìm thấy mã số BHXH, người lao động đối chiếu thông tin cá nhân, sổ BHXH, thẻ BHYT, tài khoản VSSID đã được cấp:

Nếu trùng khớp họ tên, ngày sinh, giới tính, số ĐDCN/CCCD/CMND thì ghi mã số BHXH vào Mẫu TK1-TS.

Nếu thông tin không trùng khớp: không ghi mã số BHXH vào Mẫu TK1- TS, cung cấp đầy đủ hồ sơ theo quy định cho đơn vị.

- Thời gian lập: Khi người tham gia đăng ký tham gia không tìm thấy mã số BHXH hoặc có đề nghị điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT

10.2. Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS)

- Do đơn vị lập: kê khai các thông tin của đơn vị khi đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN và khi thay đổi thông tin của đơn vị.

- Thời gian lập: đơn vị BHXH, BHYT tham gia lần đầu, đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến; khi có thay đổi thông tin của đơn vị.

10.3. Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT):

- Do đơn vị lập: để đơn vị, doanh nghiệp đăng ký; truy thu, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT và khai báo tình hình sử dụng lao động đối với người lao động thuộc đơn vị.

Đối với hồ sơ tăng mới, gia hạn thẻ BHYT: đơn vị yêu cầu người tham gia kê khai số định danh cá nhân hoặc căn cước công dân trên Mẫu TK1-TS để tập hợp vào Mẫu D02-LT; Người tham gia có mã số BHXH lập thành danh sách riêng; người tham gia không có mã số BHXH lập thành danh sách riêng đính kèm Mẫu TK1-TS, phụ lục thành viên hộ gia đình, thẻ CCCD, giấy thông báo số ĐDCN… để cơ quan BHXH rà soát mã số BHXH.

Đối với người đang tham gia BHXH, BHYT khi có phát sinh điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT; cấp lại sổ, điều chỉnh thông tin trên sổ......: đơn vị quản lý yêu cầu người tham gia kê khai số định danh cá nhân hoặc căn cước công dân trên Mẫu TK1-TS để bổ sung hoặc điều chỉnh.

Đối với người đang bảo lưu BHXH khi có phát sinh giải quyết chế độ BHXH, cấp lại sổ BHXH, điều chỉnh thông tin trên sổ.....: kê khai số định danh cá nhân/căn cước công dân trên Mẫu TK1-TS gửi trực tiếp tại cơ quan BHXH để bổ sung hoặc điều chỉnh.

Trường hợp chưa có mã số định danh cá nhân/thẻ căn cước công dân người tham gia liên hệ với Công an cấp xã nơi đăng ký thường trú để được cấp thông báo về mã số định danh cá nhân hoặc có thể tra cứu số định danh cá nhân trực tuyến tại Cổng dịch vụ công quản lý cư trú https://dichvucong.dancuquocgia.gov.vn.

Đối với người lao động là người nước ngoài: đơn vị kê khai họ tên theo đúng thứ tự trên hộ chiếu.

Ví dụ: trên hộ chiếu là Janet Damita Jackson thì kê khai họ tên trên các mẫu biểu cũng theo thứ tự là Janet Damita Jackson.

- Thời gian lập: khi có phát sinh về lao động, tiền lương và truy thu đối với người lao động thuộc đơn vị.

10.4. Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN (Mẫu C12-TS)

- Do Cơ quan BHXH lập: căn cứ số liệu Mẫu D02-LT, Mẫu C12-TS tháng trước liền kề, dữ liệu trong phần mềm quản lý và các chứng từ nộp tiền trong tháng của đơn vị để lập Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN (Mẫu C12-TS).

- Thời gian lập:

Mẫu C12-TS ký số: trước ngày mùng 6 hằng tháng, cung cấp tại Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam (https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn).

Mẫu C12-TS bản giấy ký, đóng dấu: khi đơn vị phục vụ thanh tra, kiểm toán thì liên hệ cơ quan BHXH để được cung cấp.

Mẫu C12-TS tạm tính: ngày 25 hàng tháng, gửi Mẫu C12-TS tạm tính qua hộp thư điện tử (email) của đơn vị đã đăng ký với cơ quan BHXH để đối chiếu, chuyển tiền cho cơ quan BHXH chậm nhất ngày cuối cùng của tháng.

Khi nhận được Mẫu C12-TS đơn vị kiểm tra, đối chiếu nếu phát hiện chưa đúng thì phối hợp cùng cơ quan BHXH đối chiếu số liệu, điều chỉnh (nếu có).

10.5. Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN của người lao động (Mẫu C13-TS)

Trước ngày 31/3 hằng năm, cơ quan BHXH gửi Mẫu C13-TS theo hình thức đơn vị đăng ký để công khai tại đơn vị.

Đề nghị các đơn vị sử dụng lao động thực hiện theo đúng nội dung hướng dẫn trên, trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, liên hệ cơ quan BHXH quản lý để được giải quyết. Văn bản này có hiệu lực từ ngày ký, các quy định trước đây trái văn bản đều bị bãi bỏ (Đính kèm các biểu mẫu)./.