Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg ngày 22/7/2020 về mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương. Thực hiện nhiệm vụ được giao theo Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg, Bộ Thông tin và Truyền thông hướng dẫn chi tiết việc xây dựng, ban hành và kết nối, chia sẻ mã định danh điện tử giữa các cơ quan, tổ chức trên quy mô toàn quốc tại văn bản kèm theo.

Trân trọng./.

HƯỚNG DẪN CHI TIẾT XÂY DỰNG, BAN HÀNH, CẬP NHẬT MÃ ĐỊNH DANH ĐIỆN TỬ CỦA CÁC BỘ, NGÀNH, ĐỊA PHƯƠNG VÀ VIỆC KẾT NỐI, CHIA SẺ MÃ ĐỊNH DANH ĐIỆN TỬ

(Kèm theo Công văn số 1018/BTTTT-THH ngày 07/4/2021 của Bộ Thông tin và Truyền thông)

1. Xây dựng, ban hành và cập nhật mã định danh điện tử của các bộ, ngành, địa phương

1.1. Xây dựng mã định danh điện tử của cơ quan, đơn vị các cấp

Các cơ quan, tổ chức cấp 1 xây dựng và cấp mã định danh điện tử cho các cơ quan, đơn vị từ cấp 2 trở đi theo cấu trúc, mã định danh điện tử quy định tại Điều 4 Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg. Cụ thể như sau:

- Độ dài tối đa của chuỗi ký tự biểu diễn mã định danh điện tử (bao gồm cả Mã cấp 1) là 35 ký tự. Các ký tự gồm: dấu chấm (.), các chữ số từ 0 đến 9 và các chữ cái từ A đến Z (dạng viết hoa trong bảng chữ cái tiếng Anh);

- Các nhóm ký tự xác định cơ quan, tổ chức các cấp được phát triển từ trái qua phải và được phân tách với nhau bằng dấu chấm. Mỗi nhóm ký tự sau Mã cấp 1 có thể quy định độ dài cố định hoặc không theo đặc thù cơ quan. Số lượng nhóm ký tự tùy thuộc vào đặc thù phân cấp của cơ quan;

- Mã định danh điện tử của cơ quan, đơn vị các cấp cần có các thông tin cơ bản kèm theo để xác định được danh tính cơ quan, đơn vị, bao gồm: Tên cơ quan, đơn vị; Địa chỉ cơ quan, đơn vị; Địa chỉ thư điện tử, số điện thoại, địa chỉ trang/cổng thông tin điện tử (nếu có); Mã định danh tham gia trao đổi văn bản điện tử theo QCVN 102:2016/BTTTT (nếu đã được cấp).

1.2. Nguyên tắc đánh mã định danh điện tử

a) Nguyên tắc chung

- Bộ Thông tin và Truyền thông quản lý thống nhất, bổ sung, sửa đổi Mã cấp 1 của các cơ quan, đơn vị đã được quy định tại Phụ lục I Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg để đáp ứng nhu cầu sử dụng thực tế;

- Mã định danh điện tử đã được cấp cho một cơ quan, đơn vị thì không được cấp cho cơ quan, đơn vị khác trừ trường hợp chia tách, sáp nhập hoặc đổi tên cơ quan, đơn vị được quy định tại điểm b, c và d;

- Mã định danh điện tử đã cấp cho một cơ quan, đơn vị nhưng không còn được sử dụng thì phải đóng mã và không sử dụng mã này để cấp lại cho cơ quan, đơn vị khác.

b) Trường hợp chia tách đơn vị

Nếu trong các đơn vị mới (đơn vị được tách ra) có một đơn vị có tên không thay đổi so với trước khi tách, thì đơn vị đó sử dụng mã định danh điện tử đã được cấp cho đơn vị cũ cùng tên. Các đơn vị còn lại được cấp mã định danh điện tử mới theo quy định.

Nếu trong các đơn vị mới (đơn vị được tách ra) không có đơn vị nào trùng tên với đơn vị trước khi tách, thì cấp mới mã định danh điện tử cho các đơn vị này; Mã định danh điện tử của đơn vị trước khi tách sẽ bị đóng và không cấp lại cho các đơn vị khác.

c) Trường hợp sáp nhập đơn vị

Trong trường hợp một số đơn vị được sáp nhập thành một đơn vị mới mà tên đơn vị mới trùng với một trong những đơn vị trước khi sáp nhập, thì mã định danh điện tử cho đơn vị mới sẽ sử dụng mã định danh điện tử của đơn vị trước khi sáp nhập trùng tên. Mã định danh điện tử của các đơn vị trước khi sáp nhập còn lại sẽ bị đóng và không được sử dụng lại.

Nếu đơn vị mới (đơn vị hình thành sau khi sáp nhập) không trùng tên với bất kỳ đơn vị nào trước khi sáp nhập vào đơn vị này, thì cấp mới mã định danh điện tử cho đơn vị mới. Mã định danh điện tử của các đơn vị bị sáp nhập sẽ bị đóng và không được sử dụng lại.

d) Trường hợp chỉ đổi tên đơn vị, mã định danh điện tử vẫn được giữ nguyên.

1.3. Ban hành mã định danh điện tử của các bộ, ngành, địa phương

a) Cơ quan, tổ chức cấp 1 có trách nhiệm xây dựng và có văn bản ban hành mã định danh điện tử cho các cơ quan, đơn vị đến cấp thấp nhất của mình theo quy định, gửi về Bộ Thông tin và Truyền thông để tổng hợp.

b) Trong vòng 30 ngày kể từ khi thành lập mới, sáp nhập, chia tách hoặc giải thể các cơ quan, đơn vị có mã định danh điện tử do cơ quan cấp 1 quản lý, cơ quan cấp 1 phải ban hành văn bản sửa đổi, bổ sung mã định danh điện tử và gửi về Bộ Thông tin và Truyền thông để tổng hợp. Văn bản thay đổi mã định danh điện tử chỉ thể hiện thông tin về sự thay đổi mã định danh điện tử, không lặp lại thông tin về các mã định danh điện tử không thay đổi. Văn bản thay đổi mã định danh điện tử phải chỉ rõ trạng thái thay đổi của mã định danh điện tử, các trạng thái gồm có: Cấp mới - trường hợp cấp mới mã định danh điện tử; Đổi tên - trường hợp đơn vị được đổi tên, giữ nguyên mã định danh điện tử; Thay đổi thông tin - trường hợp chỉ thay đổi các thông tin về địa chỉ cơ quan, đơn vị, địa chỉ thư điện tử, số điện thoại, địa chỉ trang/cổng thông tin điện tử; Đóng mã - trường hợp đóng mã định danh điện tử không còn sử dụng.

c) Đối với các thông tin kèm theo mã định danh điện tử gồm: Địa chỉ cơ quan, đơn vị, địa chỉ thư điện tử, số điện thoại, địa chỉ trang/cổng thông tin điện tử; cơ quan, tổ chức cấp 1 có thể cập nhật ngay khi có sự thay đổi mà không bắt buộc phải ban hành văn bản sửa đổi.

1.4. Cập nhật mã định danh điện tử của các bộ, ngành, địa phương vào Hệ thống thông tin quản lý Danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước phục vụ phát triển Chính phủ điện tử của Việt Nam

a) Cơ quan, tổ chức cấp 1 tổ chức cập nhật (thêm mới, sửa đổi, bổ sung) mã định danh điện tử (gồm đầy đủ các thông tin như quy định tại mục 1.1) trong hệ thống mã định danh điện tử của cơ quan mình vào Hệ thống thông tin quản lý Danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước phục vụ phát triển Chính phủ điện tử của Việt Nam (địa chỉ truy cập là http://dmdc.ngsp.gov.vn) và chịu trách nhiệm về sự chính xác, toàn vẹn của dữ liệu nhập vào Hệ thống.

b) Trong vòng 07 (bảy) ngày kể từ ngày có văn bản ban hành mã định danh điện tử, dữ liệu phải được cập nhật vào Hệ thống thông tin quản lý Danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước phục vụ phát triển Chính phủ điện tử của Việt Nam để bảo đảm việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu không bị gián đoạn.

e) Mỗi cơ quan, tổ chức cấp 1 được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp 01 (một) tài khoản của Hệ thống thông tin quản lý Danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước phục vụ phát triển Chính phủ điện tử của Việt Nam để truy cập, cập nhật dữ liệu và tra cứu thông tin về mã định danh điện tử. Các cơ quan, tổ chức cấp 1 có trách nhiệm quản lý, bảo vệ tài khoản được cấp, sử dụng đúng mục đích và bảo đảm an toàn thông tin.

2. Kết nối, chia sẻ dữ liệu mã định danh điện tử

2.1. Phương thức, mô hình kết nối, chia sẻ dữ liệu mã định danh điện tử

a) Các bộ, ngành, địa phương và các cơ quan, tổ chức khác khi kết nối, cập nhật dữ liệu mã định danh điện tử vào Hệ thống thông tin quản lý Danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước phục vụ phát triển Chính phủ điện tử của Việt Nam thì kết nối, chia sẻ dữ liệu trực tuyến trên môi trường mạng giữa các hệ thống thông tin thông qua các dịch vụ chia sẻ dữ liệu.

b) Các bộ, ngành, địa phương và các cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu khai thác, sử dụng dữ liệu mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức thì phải khai thác, sử dụng dữ liệu cập nhật trên Hệ thống thông tin quản lý Danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước phục vụ phát triển Chính phủ điện tử của Việt Nam để việc kết nối, chia sẻ dữ liệu được đồng bộ, thống nhất trên quy mô toàn quốc. Việc khai thác, sử dụng dữ liệu từ Hệ thống có thể thực hiện thông qua giao diện trang web hoặc qua các dịch vụ chia sẻ dữ liệu của Hệ thống.

c) Hệ thống thông tin danh mục điện tử dùng chung của các bộ, ngành, địa phương (theo Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam) cần được kết nối, chia sẻ dữ liệu với Hệ thống thông tin quản lý Danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước phục vụ phát triển Chính phủ điện tử của Việt Nam để việc kết nối, chia sẻ dữ liệu được đồng bộ và hiệu quả trên quy mô toàn quốc.

Cơ quan, tổ chức cấp 1 ban hành quy định cập nhật, chia sẻ, sử dụng mã định danh điện tử để đảm bảo mã định danh điện tử được sử dụng thống nhất, đồng bộ khi kết nối với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của mình.

Bộ Thông tin và Truyền thông sẽ cung cấp nền tảng quản lý danh mục dùng chung như một dịch vụ cho các bộ, ngành, địa phương chưa có hệ thống thông tin danh mục điện tử dùng chung để các cơ quan này có thể quản lý, sử dụng mã định danh điện tử và danh mục điện tử dùng chung khác của mình.

d) Việc kết nối, chia sẻ dữ liệu với Hệ thống thông tin quản lý Danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước phục vụ phát triển Chính phủ điện tử của Việt Nam thực hiện thông qua Nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia, bảo đảm tuân thủ Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam.

Các hướng dẫn kỹ thuật được đăng tải tại địa chỉ https://ngsp.gov.vn (mục Tài liệu).

2.2. Kết nối, chia sẻ dữ liệu mã số doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh

Bộ Kế hoạch và Đầu tư xây dựng, lưu trữ, quản lý mã định danh điện tử của doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh và cập nhật, chia sẻ dữ liệu với Bộ Thông tin và Truyền thông nhằm bảo đảm việc kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương.

2.3. Kết nối, chia sẻ dữ liệu lược đồ định danh và mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức khác

a) Các cơ quan, tổ chức phát hành lược đồ định danh (theo Điều 6 của Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg) có trách nhiệm chia sẻ dữ liệu mã định danh điện tử của các đơn vị thuộc lược đồ định danh với Bộ Thông tin và Truyền thông theo phương thức, mô hình kết nối, chia sẻ dữ liệu mã định danh điện tử tại mục 2.1.

b) Danh sách mã xác định lược đồ định danh đã sử dụng và lược đồ định danh được Bộ Thông tin và Truyền thông đăng tải, cung cấp thông qua Hệ thống thông tin quản lý Danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước phục vụ phát triển Chính phủ điện tử của Việt Nam tại địa chỉ http://dmdc.ngsp.gov.vn.

3. Lộ trình triển khai mã định danh điện tử theo Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg

a) Các cơ quan, tổ chức cấp 1 theo hướng dẫn này xây dựng, ban hành Mã định danh điện tử cho cơ quan, đơn vị đến cấp thấp nhất của mình, hoàn thành trước ngày 31/12/2021.

b) Các cơ quan, tổ chức cấp 1 tổ chức cập nhật dữ liệu mã định danh điện tử vào Hệ thống thông tin quản lý Danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước phục vụ phát triển Chính phủ điện tử của Việt Nam theo hướng dẫn tại mục 1.4.

c) Trước ngày 15/9/2022, mã định danh điện tử phải được sử dụng thống nhất khi kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương theo quy định tại Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg, trong đó bao gồm cả việc trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Danh sách các tổ chức chính trị - xã hội cấp Trung ương; các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp Trung ương

(để gửi văn bản)