TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 12199-1:2018

ĐẶC TẢ DỮ LIỆU CỦA ĐỐI TƯỢNG TRONG QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ - PHẦN 1: ĐỐI TƯỢNG VÀ HỒ SƠ

Recordkeeping metadata standard - Part 1: Agent and record

Lời nói đầu

TCVN 12199-1:2018 được xây dựng trên cơ sở các tiêu chuẩn ISO 23081-1:2006 và ISO 23081-2:2009.

TCVN 12199-1:2018 do Viện Công nghệ thông tin, Đại học Quốc gia Hà nội biên soạn, Bộ Thông tin và Truyền thông đề nghị, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Bộ tiêu chuẩn quốc gia TCVN 12199 gồm 02 phần:

- TCVN 12199-1:2018, Đặc tả dữ liệu của đối tượng trong quy trình lưu trữ hồ sơ - Phần 1: Đối tượng và hồ sơ.

- TCVN 12199-1:2018, Đặc tả dữ liệu của đối tượng trong quy trình lưu trữ hồ sơ - Phần 2: Các quy trình quản lý.

ĐẶC TẢ DỮ LIỆU CỦA ĐỐI TƯỢNG TRONG QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ - PHẦN 1: ĐỐI TƯỢNG VÀ HỒ SƠ

Recordkeeping metadata standard - Part 1: Agent and Record

1  Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này quy định các dữ liệu đặc tả trong quy trình lưu trữ hồ sơ. Tiêu chuẩn nêu cụ thể các phần tử đặc tả cho đối tượng (con người, tổ chức, đơn vị cơ quan) vào hồ sơ dữ liệu.

Tiêu chuẩn kỹ thuật này có thể áp dụng cho việc truy cập; cập nhật, chỉnh sửa và trao đổi các hồ sơ không phụ thuộc vào định dạng.

Tiêu chuẩn này có thể áp dụng trong quá trình thiết kế và triển khai hệ thống thông tin quản lý hồ sơ, bao gồm cả hệ thống quản lý hồ sơ và tài liệu điện tử.

2  Tài liệu viện dẫn

Các tài liệu viện dẫn sau là rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi.

ISO 8601:2004, Data elements and interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times (Phần tử dữ liệu và dạng thức trao đổi - Trao đổi thông tin - Biểu diễn thời gian).

3  Thuật ngữ và định nghĩa

Tiêu chuẩn này áp dụng các thuật ngữ và định nghĩa sau đây.

3.1  Đối tượng (agent)

Cá nhân, nhóm làm việc hoặc tổ chức, cơ quan chịu trách nhiệm hoặc tham gia vào việc tạo ra, ghi chụp, số hóa lại hồ sơ và/hoặc các quy trình quản lý hồ sơ.

3.2  Hồ sơ (record)

Trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ hồ sơ được dùng thay thế cho thuật ngữ hồ sơ điện tử. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

3.3  Dữ liệu đặc tả (metadata)

Là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.

3.4  Thực thể (entity)

Bất kì một đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng đang tồn tại, đã tồn tại và có thể tồn tại. Trong tiêu chuẩn này, thực thể là chỉ đối tượng và hồ sơ.

3.5  Thành phần dữ liệu (element)

Đơn vị dữ liệu cung cấp thông tin về thực thể. Mỗi thành phần dữ liệu cung cấp một thành phần thông tin trong dữ liệu đặc tả của thực thể. Mỗi thành phần dữ liệu đơn được miêu tả thông qua tên và các đặc tính.

3.6  Thành phần dữ liệu chi tiết (element qualifier)

Thành phần dữ liệu chi tiết dùng thể hiện các chi tiết cho thành phần dữ liệu nhằm cung cấp thêm thông tin về các thành phần dữ liệu.

3.7  Thực thể quan hệ (Related entity)