(INVENTORY)
Mục lục hồ sơ lưư trữ là một trong những công cụ tra cứu cơ bản trong lưu trữ, dùng để thống kê các hồ sơ, cố định trật tự các hồ sơ theo phương án hệ thống hoá và phản ánh thành phần, nội dung các hồ sơ trong phông lưu trữ. Mục lục hồ sơ giúp cho việc quản lý chặt chẽ, tra tìm tài liệu lưu trữ sau khi đã chỉnh lý.
3- Phần trình bầy mẫu (Mục lục hồ sơ):
Thành phần "Mục lục hồ sơ " gồm có:
1) Tờ bìa
2) Tờ nhan đề
3) Tờ mục lục
4) Lời nói đầu
5) Bảng chữ viết tắt
6) Bảng kê các hồ sơ
7) Bảng chỉ dẫn
8) Phần kết thúc
3.1- Tờ bìa: Mẫu trình bầy các yếu tố thông tin trên tờ bìa được quy định theo Hình 1
3.1.1- Tên cơ quan hay tổ chức lưu trữ
(nếu dùng cho các Trung tâm lưu trữ Quốc gia thì ghi trực tiếp "Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I", "Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II"... Nếu dùng cho lưu trữ các bộ, các cơ quan thì đề tên bộ, tên cơ quan, UBND tỉnh, huyện).
Tên cơ quan được in bằng kiểu chữ in đậm, thân cao 5cm cách mép trên của tờ bìa 25mm và cách đều hai mép trái, phải.
3.1.2- Tên "Mục lục hồ sơ " được in đậm thành một dòng thân cao 9mm cách mép trên của tờ bìa 125mm và cách đều hai mép trái, phải.
3.1.3 Chữ "Phông" cách "Mục lục hồ sơ " 20mm và 2 dòng kẻ sẵn ở chính giữa tờ bìa để ghi tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông.
3.1.4 "Từ năm...đến năm..." in thành một dòng cách hai dòng tên phông 10mm. Ghi thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của các hồ sơ có trong "Mục lục hồ sơ ". Cả hai mục 3.1.3 và 3.1.4 in bằng chữ in thường.
Nội dung thông tin trên tờ nhan đề được trình bầy trong khung viền 2 nét đậm rộng 1mm cách mép phải 20mm, cách mép trái 25mm, mép trên và mép dưới 20mm.
(Mẫu trình bầy xem Hình 2)
Tờ nhan đề gồm các yếu tố:
3.2.1 Tên cơ quan hay tổ chức lưu trữ
3.2.2 "Mục lục hồ sơ "
3.2.3 Tên phông lưu trữ
3.2.4 Từ hồ sơ số....đến hồ sơ số....
3.2.5 Phông số...
3.2.6 Mục lục số (Quyển số)
3.2.7 Số trang
3.2.8 Thời hạn bảo quản
3.2.1 "Tên cơ quan hay tổ chức lưu trữ" được in đậm thân cao 5mm thành một dòng cách mép bìa trên 35mm và cách đều hai mép trái, phải của tờ giấy.
3.2.2 "Mục lục hồ sơ " được in thành một dòng, thân đứng cao 7mm cách mép trên 100mm và cách đều hai mép trái, phải của tờ giấy.
3.2.3 "Tên phông lưu trữ" : Viết đầy đủ tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông bằng chữ viết thường, rõ ràng, bằng mực khó phai trên 3 dòng kẻ sẵn ở chính giữa tờ giấy, mỗi dòng cách nhau 10mm. (Nếu đơn vị hình thành phông đổi tên, đổi cấp trực thuộc thì những lần đổi đó được viết ở phía dưới tên gọi chính thức bằng chữ in thường theo trình tự trước sau với thời gian tồn tại của từng tên gọi và để vào trong ngoặc đơn). Ví dụ:
Tên phông: Trọng tài kinh tế Nhà nước
(Hội đồng trọng tài kinh tế TW: 1960-1965
Để xem đầy đủ nội dung Tiêu chuẩn/Quy chuẩn và sử dụng toàn bộ tiện ích của Hệ Thống Pháp Luật vui lòng lựa chọn và đăng ký gói cước.
Nếu bạn là thành viên. Vui lòng ĐĂNG NHẬP để tiếp tục.
- 1Tiêu chuẩn ngành TCN 01:2002 về bìa hồ sơ do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành
- 2Tiêu chuẩn ngành TCN 05:1997 về sổ đăng ký - Mục lục hồ sơ do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành
- 3Tiêu chuẩn ngành TCN 2:1992 về mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành
- 4Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9253:2012 về Giá bảo quản tài liệu lưu trữ
- 5Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9252:2012 về Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ
- 6Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 về Bìa hồ sơ lưu trữ
- 1Quyết định 72/QĐ-KHKT năm 1997 về tiêu chuẩn ngành "Mục lục hồ sơ" do Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành
- 2Tiêu chuẩn ngành TCN 01:2002 về bìa hồ sơ do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành
- 3Tiêu chuẩn ngành TCN 05:1997 về sổ đăng ký - Mục lục hồ sơ do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành
- 4Tiêu chuẩn ngành TCN 2:1992 về mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành
- 5Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9253:2012 về Giá bảo quản tài liệu lưu trữ
- 6Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9252:2012 về Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ
- 7Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 về Bìa hồ sơ lưu trữ
Tiêu chuẩn ngành TCN 04:1997 về mục lục hồ sơ do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành
- Số hiệu: TCN04:1997
- Loại văn bản: Tiêu chuẩn ngành
- Ngày ban hành: 02/03/1997
- Nơi ban hành: Cục Lưu trữ Nhà nước
- Người ký: ***
- Ngày công báo: Đang cập nhật
- Số công báo: Đang cập nhật
- Ngày hiệu lực: 05/11/2024
- Tình trạng hiệu lực: Chưa xác định