THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN CƠ CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH HỢP PHẦN NGÂN SÁCH PHÁT TRIỂN XÃ CỦA DỰ ÁN “GIẢM NGHÈO CÁC TỈNH MIỀN NÚI PHÍA BẮC”

Căn cứ:

Hiệp định vay vốn số IDA 3572-VN giữa nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và Hiệp hội phát triển quốc tế cho Dự án “Giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc” ký ngày 6/11/2001;

Nghị định số 77/2003/NĐ-CP ngày 1/7/2003 của Chính phủ quy định về chức năng, nhiệm vụ, và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Nghị định số 17/2001/NĐ-CP ngày 4/5/2001 của Chính phủ quy định về việc ban hành Quy chế Quản lý và Sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức;

- Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/07/1999 của Chính phủ về việc ban hành Quy chế Quản lý Đầu tư và Xây dựng; Nghị định số 12/2001/NĐ-CP ngày 5/5/2000 bổ sung một số điều của Nghị định số 52/1999/NĐ-CP; Nghị định số 07/2003/NĐ-CP ngày 30/01/2003 của Chính phủ về việc sửa đổi bổ sung một số điều của Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/07/1999 và Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ngày 05/05/2000

- Quyết định số 612/TTg ngày 21/5/2001 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi Dự án “Giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc”

- Thông tư liên tịch 666/2001 TTLT/BKH-UBDTMN-TC-XD ngày 23/8/2001 liên Bộ Kế hoạch và Đầu tư – UB dân tộc và miền núi – Tài chính – Xây dựng hướng dẫn quản lý đầu tư và xây dựng công trình hạ tầng thuộc chương trình 135.

- Thông tư 57/2002/TT-BTC ngày 28/6/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý tài chính cho Dự án giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc.

- Văn bản số 547/CP-HTQT ngày 5/5/2003 của Thủ tướng Chính phủ về cơ chế quản lý và sử dụng vốn Ngân sách phát triển xã của dự án vay vốn WB

Sau khi thống nhất với Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý tài chính cho hợp phần Ngân sách phát triển xã - Dự án Giảm nghèo các tỉnh miền núi Phía Bắc như sau:

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG:

1. Giải thích từ ngữ: Các khái niệm, thuật ngữ sau đây được sử dụng trong Thông tư này có cùng ý nghĩa như trong Hiệp định vay vốn, cụ thể như sau:

Tổ chức Tài chính Quốc tế tài trợ cho Dự án là Hiệp hội Phát triển Quốc tế.

Chủ Dự án là Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Uỷ ban Nhân dân tỉnh Hòa Bình , Sơn La, Lào Cai, Yên Bái, Phú Thọ và Bắc Giang. Để triển khai dự án và phối hợp hoạt động trong Dự án, các chủ dự án thành lập Ban Quản lý dự án Trung ương và Ban Quản lý dự án tỉnh.

Ban Quản lý Dự án Trung ương của dự án là đơn vị được thành lập theo Quyết định của Bộ Kế hoạch và Đầu tư có quyền hạn và trách nhiệm quy định trong quyết định thành lập.

Ban Quản lý Dự án tỉnh là đơn vị được thành lập theo quyết định của Uỷ ban Nhân dân Tỉnh có trách nhiệm và quyền hạn được quy định trong các quyết định thành lập.

Ban Quản lý dự án huyện và Ban Phát triển Xã là đơn vị được thành lập theo quyết định của Uỷ ban Nhân dân các tỉnh thuộc dự án trên cơ sở hướng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Uỷ ban Nhân dân các tỉnh Dự án, có quyền hạn và trách nhiệm được quy định trong các quyết định thành lập.

Ngân hàng phục vụ Dự án là Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn theo Quyết định số 179/QĐ - NHNN ngày 12/3/2002 của Ngân hàng Nhà nước.

Ngân sách Phát triển xã là một hợp phần nằm trong dự án Giảm nghèo các tỉnh miền Núi phía Bắc có số vốn bằng 15% tổng vốn vay của Dự án. Tất cả các xã nằm trong Dự án giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc đều được đầu tư bằng hợp phần ngân sách phát triển xã. Ngân sách phát triển xã đầu tư cho tiểu dự án bao gồm các hoạt động xây dựng, mua sắm hàng hoá qui mô nhỏ, lẻ, phân tán tại các thôn bản; do người dân đề xuất nhằm cải thiện cơ sở vật chất có tính chất cấp bách, cải thiện đời sống xã hội, sản xuất cho các hộ gia đình nghèo trong thôn bản và chưa được đưa vào danh mục đầu tư của 3 hợp phần chính trong dự án Giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc và các dự án khác. Các hạng mục được đầu tư từ Ngân sách Phát triển xã bao gồm:

* Đầu tư mới và phục hồi về cơ sở hạ tầng quy mô nhỏ ở thôn bản (đường mòn, cầu cống, thuỷ lợi, nước sinh hoạt, sửa chữa lớp học)

* Cải thiện điều kiện sản xuất (công cụ thủ công, dịch vụ tư vấn, khuyến nông - lâm - ngư)

* Cải thiện điều kiện về y tế, giáo dục cho cộng đồng thôn bản.

* Nâng cao phúc lợi xã hội, tăng thu nhập cho những hộ gia đình nghèo trong thôn bản

2. Nguyên tắc quản lý:

- Ngân sách phát triển xã được tài trợ bằng 100% nguồn vốn vay Hiệp hội Phát triển Quốc tế.

- Uỷ ban Nhân dân xã thông qua Ban Phát triển xã chịu trách nhiệm quản lý có hiệu quả, đúng mục đích nguồn vốn Ngân sách Phát triển xã phân bổ cho xã mình.

- Ban PT xã chịu trách nhiệm quản lý tài khoản của Ban Phát triển Xã mở tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện cho hoạt động trong Hợp phần Ngân sách Phát triển xã của xã mình

- Kho bạc Nhà nước huyện có trách nhiệm thực hiện việc quản lý tài chính, kiểm soát chi cho Hợp phần Ngân sách Phát triển xã.

- Việc phân bổ vốn Ngân sách Phát triển xã cho các xã được thực hiện theo nguyên tắc bằng 15% tổng số vốn vay Hiệp hội Phát triển Quốc tế của dự án đầu tư cho xã đó.

- Tất cả các thôn bản trong xã dự án đều được đầu tư bằng nguồn Ngân sách Phát triển xã ( không bình quân). Căn cứ để phân chia nguồn vốn cho các thôn bản là (i) các thôn bản trong xã dự án có nhu cầu đều được phân bổ vốn đầu tư; (ii) ưu tiên các thôn bản nghèo nhất; (iii) quan tâm hơn đến các thôn bản xa xôi, hẻo lánh trong xã.

- Tất cả các xã thuộc dự án đều sẽ được thực hiện hợp phần Ngân sách Phát triển xã, bắt đầu từ Năm thứ hai của Dự án. Hợp phần Ngân sách Phát triển xã được thực hiện trước mắt tại các xã được đánh giá là có đủ năng lực với các tiêu chí cơ bản sau đây: (i) Xã đã được huyện phân cấp thực hiện các chương trình thuộc chương trình 135 hoặc các công trình tương tự từ nguồn kinh phí khác mà có; (ii) Kế toán Ngân sách xã có trình độ trung cấp hoặc sơ cấp có từ 3 năm công tác liên tục trở lên; (iii) Ban Phát triển xã, Kế toán ngân sách đã được tập huấn về quản lý tài chính của dự án Giảm nghèo các tỉnh Miền Núi phía Bắc. Những xã chưa thực hiện hợp phần Ngân sách Phát triển xã được bảo lưu số vốn và sử dụng cho những năm tiếp theo.

II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ

1. Chuẩn bị đầu tư phần ngân sách phát triển xã.

a. Lập kế hoạch đầu tư các tiểu dự án tại thôn bản và trình lên Ban Phát triển xã

Từng thôn bản tổ chức họp dân với đầy đủ các thành phần, đặc biệt quan tâm đến phụ nữ, người nghèo và các đối tượng dễ bị tổn thương để người dân đề xuất và lựa chọn các tiểu dự án thực hiện bằng nguồn Ngân sách Phát triển xã trong năm của thôn bản mình, chia thành 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm.

Các tiểu dự án này phải được sự thống nhất của thôn bản về cả nội dung và danh mục ưu tiên. Trưởng thôn, bản lập đề xuất tiểu dự án, trình lên Ban Phát triển xã với 5 nội dung chủ yếu:

Ước tính số người hưởng lợi;

Dự trù chi phí đầu tư tiểu dự án;

Chỉ rõ họ tên người trong thôn bản sẽ chịu trách nhiệm giám sát thực thi tiểu dự án (cá nhân hoặc nhóm người).

Phương thức thực hiện dự án (nhóm cộng đồng có kỹ thuật hay nhóm hộ gia đình ....)

Thôn bản sẽ đóng góp bằng hình thức gì (công lao động, vật liệu hay đóng góp bằng tiền mặt) và giá trị ước tính là bao nhiêu;

b. Phê duỵệt các tiểu dự án tại cấp xã

Trên cơ sở báo cáo của thôn bản, Ban Phát triển xã tóm tắt các tiểu dự án đủ tiêu chuẩn, trình Hội đồng nhân dân xã thông qua, Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân xã phê duyệt, sau đó lập thành báo cáo “Tổng hợp đề xuất tiểu dự án của xã” trong năm bao gồm cả dự toán chi phí quản lý hành chính (chia thành chu kỳ đầu tư 6 tháng/ lần) và gửi Ban Quản lý Dự án huyện.

c. Thủ tục phê duyệt tại cấp huyện.

Ban Quản lý Dự án huyện tổng hợp các tiểu dự án thoả mãn tiêu chí của hợp phần Ngân sách Phát triển xã vào kế hoạch sử dụng vốn vay Hiệp hội Phát triển Quốc tế trình Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân huyện ra quyết định phê duyệt nội dung kế hoạch đầu tư hợp phần Ngân sách Phát triển xã trong năm (chia làm 2 chu kỳ đầu tư/ năm). Thời gian ra quyết định phê duyệt không quá 15 ngày kể từ ngày Ban Quản lý Dự án huyện nhận được đề xuất của xã. Ban Quản lý Dự án huyện có trách nhiệm thông báo danh mục các tiểu dự án từng năm được phê duyệt cho các xã dự án và hướng dẫn các xã thực hiện 6 tháng/lần. Nếu có các tiểu dự án không được phê duyệt thì phải nêu rõ lý do.

Khi nhận được Quyết định của Uỷ ban Nhân dân huyện, Uỷ ban Nhân dân xã và Ban Phát triển xã thông báo bằng văn bản cho lãnh đạo thôn bản có liên quan biết về việc phê duyệt các tiểu dự án và lý do các tiểu dự án không được phê duyệt (nếu có)

Quyết định của Uỷ ban Nhân dân huyện và các kế hoạch thực hiện các tiểu dự án trong năm phải được treo công khai tại Trụ sở Uỷ ban Nhân dân xã, và thôn bản để mọi người dân bản nắm được đầy đủ các thông tin.

2. Thủ tục Thực hiện các dự án đầu tư tại thôn bản

a. Khảo sát, thiết kế và lập dự toán:

Đối với các tiểu dự án đòi hỏi thiết kế cụ thể (ví dụ như làm cống nước, cầu đi bộ, xây nhà vệ sinh...) thì thiết kế giản đơn, có thể tham khảo các công trình đã thi công trên địa bàn hoặc từ thiết kế mẫu. Biện pháp thi công đơn giản để thôn bản tự thực hiện được và phải tận dụng nguyên vật liệu có thể khai thác tại địa phương. Đối với tiểu dự án rất đơn giản , Ban Quản lý Dự án Huyện cử cán bộ kỹ thuật hướng dẫn Ban Phát triển xã tự lập các bản vẽ để thi công (nếu Ban Phát triển xã có đủ khả năng.)

Dự toán được lập tính toán đầy đủ các khoản chi phí theo mặt bằng giá tại địa phương, trong đó chia ra các khoản chi phí dân đóng góp và chi phí được thanh toán 100% từ nguồn vốn vay Hiệp hội Phát triển Quốc tế.

b. Thủ tục thẩm định, phê duyệt các bản vẽ và dự toán:

(i). Thủ tục thẩm định:

Các tiểu dự án “ có xây dựng” thì các bản vẽ và dự toán đều phải được thẩm định. Đối với các tiểu dự án không cần bản vẽ thi công thì chỉ cần phê duyệt dự toán. Các phòng chức năng của Huyện chủ trì tổ chức thẩm định.

(ii). Thủ tục phê duyệt:

Căn cứ vào Biên bản thẩm định của các phòng ban chức năng, sau khi đã điều chỉnh, sửa đổi lại bản vẽ, dự toán (nếu cần), Uỷ ban Nhân dân xã ra quyết định phê duyệt bản vẽ và dự toán. Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân xã chịu trách nhiệm về nội dung của Quyết định phê duyệt trước Uỷ ban Nhân dân huyện.

c. Thủ tục mua sắm:

Giá trị của các hợp đồng mua sắm rất nhỏ, thông thường từ 3- 15 triệu đồng. Các hoạt động mua sắm trong Hợp phần sẽ được quản lý và thực hiện bởi Ban Phát triển xã. Ban Quản lý Dự án huyện có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể cho các Ban Phát triển xã về cách thức tiến hành mua sắm.

Sau khi chủ tịch Uỷ ban Nhân dân xã phê duyệt dự toán, Ban Phát triển xã là “Chủ đầu tư” và chịu trách nhiệm toàn diện về công tác mua sắm và thanh toán. Các hình thức mua sắm bao gồm:

a. Chào giá cạnh tranh;

b. Mua sắm trực tiếp và Lựa chọn từ một nguồn duy nhất;

c. Cộng đồng tự thực hiện;

Ban Quản lý Dự án Trung ương chịu trách nhiệm hướng dẫn về các thủ tục mua sắm chi tiết cho hợp phần Ngân sách Phát triển Ngân sách Xã tại Sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án được Bộ Kế hoạch và Đầu tư phê duyệt tại công văn số 1318/BKH-NN ngày 5/3/2002.

d. Ký kết hợp đồng, thi công và giám sát thi công công trình:

Ban Phát triển xã, trên cơ sở Kế hoạch đã được huyện phê duyệt và các quyết định phê duyệt bản vẽ, dự toán của Uỷ ban Nhân dân xã để tổ chức ký kết hợp đồng.

Tiểu dự án được thực hiện có sự giám sát trực tiếp của Người giám sát (cá nhân/nhóm người) đã được các thôn bản đề xuất trong quá trình lập kế hoạch, ngoài ra việc thực thi tiểu dự án còn chịu sự giám sát của cộng đồng tại địa phương.

e. Nghiệm thu, bàn giao, khai thác, vận hành tiểu dự án

(i). Nghiệm thu, bàn giao

Sau khi tiểu dự án hoàn thành việc thi công, tổ chức tiến hành nghiệm thu, bàn giao công trình

Thành phần: Ban Phát triển xã (chủ trì), lãnh đạo thôn bản, Người giám sát (cá nhân/nhóm người), bên hưởng lợi và đại diện bên thi công công trình (đối với các tiểu dự án “có xây dựng”).

Tiểu dự án được chính thức bàn giao “tay ba” (Chủ đầu tư- Bên thi công- đại diện Người hưởng lợi) ngay tại buổi nghiệm thu. Biên bản nghiệm thu-bàn giao được các bên ký kết với sự chứng kiến của những người tham gia.

(ii). Quản lý, vận hành và bảo dưỡng công trình

Đại diện Người hưởng lợi tiếp nhận tiểu dự án có trách nhiệm:

Quản lý, vận hành, bảo dưỡng.

Xây dựng quy chế sử dụng, vận hành cụ thể đối với từng loại công trình (thuỷ lợi, nước sinh hoạt, công trình vệ sinh...)

Qui định đóng góp hàng năm về lao động, vật liệu hoặc bằng tiền.

Bồi thường đền bù khi có hành động làm thiệt hại đến tài sản của cộng đồng.

Quản lý thu chi cho những trường hợp có thu và chi phí cho những người quản lý.

3. Thủ tục giải ngân và thanh toán

a. Mở Tài khoản

Mỗi Ban Phát triển xã mở 01 tài khoản tiền gửi bằng VNĐ tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện để tiếp nhận và giải ngân phần vốn do Hiệp hội Phát triển Quốc tế tài trợ. Ban Phát triển xã là chủ tài khoản.

b. Cơ quan kiểm soát chi và thủ tục kiểm soát chi áp dụng

Đối với các tiểu dự án của Hợp phần Ngân sách Phát triển xã thì Kho bạc Nhà nước huyện chịu trách nhiệm kiểm soát trực tiếp các khoản chi bao gồm: Chi phí đầu tư và chi phí quản lý, hành chính. Thủ tục kiểm soát chi áp dụng là hình thức: Kiểm soát trước. Sau khi Kho bạc Nhà nước huyện kiểm tra và xác nhận thì Ban Phát triển xã mới được làm thủ tục rút tiền mặt hoặc chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện.

c. Thủ tục giải ngân cho Hợp phần Ngân sách Phát triển xã

(i) Tạm ứng vốn cho xã

Ban Quản lý Dự án huyện căn cứ kế hoạch vốn Ngân sách Phát triển xã hàng năm (6 tháng/lần) của các xã đã được Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân huyện phê duyệt, báo cáo lên Ban Quản lý Dự án tỉnh để cân đối vốn cho chu kỳ đầu tư. Hồ sơ bao gồm: Kế hoạch tổng hợp thực hiện hợp phần Ngân sách Phát triển xã của toàn huyện và bản sao các quyết định của Uỷ ban Nhân dân huyện phê duyệt kế hoạch thực hiện hợp phần Ngân sách Phát triển xã của từng xã dự án.

Ban Quản lý Dự án tỉnh, căn cứ hồ sơ xin tạm ứng của Ban Quản lý Dự án huyện, chuyển số tiền của Hợp phần Ngân sách Phát triển xã vào tài khoản đặc biệt cấp hai của Ban Quản lý Dự án huyện tại Ngân hàng phục vụ huyện.

Lần đầu Ban Quản lý Dự án tỉnh sẽ tạm ứng vốn cho tài khoản của xã bằng 100 % tổng mức đầu tư của các tiểu dự án được duyệt theo kế hoạch 6 tháng kèm theo chi phí quản lý và hành chính theo đúng tỷ lệ quy định. Các lần tiếp theo được ứng vốn trên cơ sở kế hoạch 6 tháng tiếp theo và bù trừ số dư trên tài khoản của phần tạm ứng lần trước

Căn cứ vào kế hoạch chi tiết thực hiện Hợp phần Ngân sách Phát triển xã 6 tháng của từng xã trong huyện đã được huyện phê duyệt, Ban Quản lý Dự án huyện chuyển toàn bộ số tiền của từng xã vào tài khoản của xã mở tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện. Chi tiết các bước chuyển tiền cho ngân sách phát triển xã sẽ được hướng dẫn cụ thể trong Sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án.

(ii) Thủ tục rút vốn chi tiêu của Ban phát triển xã

(1) Thủ tục tạm ứng vốn đầu tư và chi phí quản lý và hành chính

Đối với các tiểu dự án xây dựng cơ sở vật chất công cộng, sau khi đã ký kết hợp đồng với bên thi công (cộng đồng hoặc nhóm người) và đối với các tiểu dự án khác (mua sắm thiết bị, đào tạo, cải thiện sản xuất, tài nguyên thiên nhiên ...), sau khi dự toán đã được Uỷ ban Nhân dân xã phê duyệt, cần được tạm ứng tiền cho bên thi công theo tiến độ trong hợp đồng đã ký kết hoặc tạm ứng tiền để mua sắm và chi trả cho các hoạt động của các tiểu dự án, thủ tục tạm ứng tiền như sau:

a. Tạm ứng tiền cho bên thi công các tiểu dự án xây dựng cơ sở vật chất công cộng: Bên thi công được tạm ứng 50% giá trị hợp đồng ngay sau khi ký kết hợp đồng.

b. Đối với các tiểu dự án khác (mua sắm thiết bị, đào tạo, cải thiện sản xuất, tài nguyên thiên nhiên...) thì Ban Phát triển xã tạm ứng tiền đúng theo tiến độ thanh toán nêu trong hợp đồng đã ký kết. Riêng đối với các tiểu dự án khi thực hiện không có hợp đồng, ví dụ mua hàng hoá, thiết bị nhỏ..., phải căn cứ vào yêu cầu thanh toán của người cung cấp để tạm ứng tiền cho phù hợp, không cho phép tạm ứng quá nhu cầu thanh toán.

c. Tạm ứng tiền chi phí cho quản lý và hành chính: Cho phép tạm ứng tối đa tới 70 % giá trị đã được phê duyệt theo kế hoạch.

Bộ tài liệu để tạm ứng gồm:

Hợp đồng thi công, mua sắm, dịch vụ đối với các tiểu dự án có ký kết hợp đồng.

Các Hợp đồng mua sắm theo hình thức “chào giá” phải có thêm Biên bản đánh giá các báo giá đã được Uỷ ban Nhân dân xã ký phê duyệt.

Quyết định phê duyệt kế hoạch 6 tháng Hợp phần Ngân sách Phát triển xã của Uỷ ban Nhân dân huyện.

Dự toán chi tiết thực hiện các tiểu dự án kèm theo Quyết định phê duyệt bản vẽ, dự toán của Uỷ ban Nhân dân xã.

Dự toán chi phí Quản lý và hành chính đã được Uỷ ban Nhân dân xã phê duyệt.

Giấy đề nghị tạm ứng.

Bộ tài liệu này được trình cho Kho bạc Nhà nước huyện. Trong vòng 5 ngày, Kho bạc Nhà nước huyện kiểm tra và xác nhận cho tạm ứng. Xác nhận của Kho bạc Nhà nước Huyện là cơ sở để Ban Phát triển xã viết séc rút tiền mặt từ tài khoản của mình tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện. Nếu bên thi công có tài khoản tại ngân hàng, có thể chuyển tiền tạm ứng cho họ bằng hình thức chuyển khoản.

(2) Thanh toán khối lượng hoàn thành:

Thủ tục thanh toán khối lượng đầu tư hoàn thành tương tự như thủ tục tạm ứng vốn. Khi có khối lượng đầu tư hoàn thành (xây lắp, mua sắm, dịch vụ), Ban Phát triển xã làm thủ tục thanh toán khối lượng đầu tư đã hoàn thành với Kho bạc Nhà nước huyện. Hồ sơ thanh toán gồm có các tài liệu dưới đây được nộp cho Kho bạc Nhà nước huyện làm thủ tục kiểm tra trước khi thanh toán.

Bảng kê thanh toán.

Biên bản nghiệm thu bàn giao đã được các bên có liên quan ký xác nhận.

Các tài liệu hỗ trợ khác như: Bảng thanh toán tiền công cho cộng đồng có đầy đủ chữ ký của người nhận tiền; Biên bản đánh giá các báo giá đã được Uỷ ban Nhân dân xã ký phê duyệt (nếu phải mua sắm theo hình thức “chào giá”)

Giấy đề nghị thanh toán.

Tổng số vốn thanh toán cho từng tiểu dự án không được vượt quá kế hoạch đã được Uỷ ban Nhân dân huyện phê duyệt. Mỗi tiểu dự án chỉ có một lần tạm ứng và một lần thanh toán khi hoàn thành.

Bộ tài liệu này được trình cho Kho bạc Nhà nước huyện. Trong vòng 5 ngày, Kho bạc Nhà nước huyện sẽ xác nhận khối lượng hoàn thành. Trên cơ sở xác nhận của Kho bạc Nhà nước Huyện, Ban Phát triển xã làm thủ tục chuyển tiền cho bên thi công tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện.

(3) Thanh toán Chi phí quản lý và hành chính

Khoản Chi phí dành cho quản lý và hành chính được quyết toán trên cơ sở giá trị thực tế thực hiện các tiểu dự án trong kế hoạch 6 tháng. Sau khi hoàn thành việc đầu tư tất cả các tiểu dự án theo kế hoạch 6 tháng và đã có giá trị thực tế thực thi các tiểu dự án này, Ban Phát triển xã tính toán lại giá trị thực tế phần Chi phí quản lý và hành chính được hưởng theo công thức:

Chi phí Quản lý và Hành chính bao gồm chi phí tổ chức hội họp thôn bản, chi phí giám sát công trình xây dựng cơ bản, phụ cấp cho cán bộ Ban Phát triển xã, văn phòng phẩm, và các chi phí văn phòng khác. Định mức chi quản lý và hành chính sẽ áp dụng theo quy định cụ thể của từng địa phương thực hiện dự án.

Hồ sơ thanh toán được gửi lên Kho bạc Nhà nước huyện để làm thủ tục kiểm soát chi bao gồm các tài liệu sau đây:

Bảng kê thanh toán liệt kê chi tiết các khoản đề nghị thanh toán.

Giấy đề nghị tạm ứng/ thanh toán chi phí quản lý và hành chính.

Trong vòng 5 ngày, Kho bạc Nhà nước huyện kiểm tra, xác nhận đủ điều kiện thanh toán, Ban Phát triển xã viết séc và rút tiền mặt từ Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện.

4. Công tác kế toán tại Ban phát triển xã

Kế toán xã có thể sử dụng hệ thống kế toán đơn với các sổ sách, biểu mẫu và quy trình hạch toán được hướng dẫn trong Sổ tay Hướng dẫn thực hiện dự án do Ban Quản lý Dự án Trung ương biên soạn.

Tất cả các chứng từ, hoá đơn, biên nhận, hợp đồng... có liên quan đến các khoản chi phí cho đầu tư và chi phí quản lý và hành chính thuộc phạm vi hợp phần Ngân sách Phát triển xã phải được lưu tại Ban Phát triển xã để kiểm tra, đối chiếu hoặc kiểm toán khi cần.

Các vấn đề khác có liên quan đến công tác kế toán thực hiện theo các quy định hiện hành.

5. Báo cáo thực hiện tiểu dự án, thực hiện Hợp phần

a. Báo cáo của Thôn, bản:

Hàng quý, thôn bản thực hiên tiểu dự án báo cáo với Ban Phát triển xã về tiến độ các tiểu dự án của mình, bao gồm báo cáo hoàn thành các tiểu dự án. Những người giám sát do thôn bản cử ra chịu trách nhiệm chuẩn bị các Báo cáo tiến độ tiểu dự án hàng quý.

Lãnh đạo thôn bản xem xét các Báo cáo tiến độ tiểu dự án hàng quý, ký tên và trình lên Ban Phát triển xã.

b. Báo cáo của Ban phát triển xã:

Cuối mỗi quý, Ban Phát triển xã lập Báo cáo tiến độ hàng quý về việc thực thi tất cả các tiểu dự án trong xã. Các báo cáo này được tổng hợp từ các báo cáo thôn bản đưa lên và sẽ được chuyển tới Ban Quản lý Dự án huyện.

Cuối mỗi chu kỳ đầu tư, Ban Phát triển xã lập các Báo cáo kết thúc chu kỳ đầu tư gửi Ban Quản lý Dự án huyện. Nội dung Báo cáo kết thúc chu kỳ đầu tư nêu cụ thể về các hoạt động của hợp phần đã thực hiện trong chu kỳ, so sánh các kết quả thực hiện với kế hoạch được duyệt và trình bày các vấn đề còn vướng mắc cần giải quyết

Ngoài Báo cáo Kết thúc chu kỳ về hoạt động của hợp phần đã thực hiện trong chu kỳ đầu tư, cuối mỗi chu kỳ, Ban Phát triển xã lập Báo cáo tài chính kết thúc chu kỳ đầu tư gửi Phòng Tài chính và Kế hoạch huyện.

6. Lập và phê duyệt Báo cáo quyết toán

Căn cứ vào Thông tư liên tịch 666/2001/TTLT/BKH-UBDTMN-TC-XD ngày 23/8/2001 liên Bộ Kế hoạch và Đầu tư – UB dân tộc và miền núi – Tài chính – Xây dựng hướng dẫn quản lý đầu tư và xây dựng công trình hạ tầng thuộc chương trình 135, Ban Quản lý Dự án huyện hướng dẫn cho Ban Phát triển xã lập Báo cáo quyết toán từng tiểu dự án cụ thể. Mẫu Báo cáo quyết toán được hướng dẫn tại Sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án. Báo cáo quyết toán được Phòng Tài chính và Kế hoạch huyện thẩm định, trình Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân huyện ký Quyết định phê duyệt. Thời gian thẩm định một Báo cáo quyết toán tiểu dự án không quá 15 ngày làm việc.

7. Kiểm toán Nội bộ

Phòng Tài chính và Kế hoạch huyện thực hiện kiểm toán nội bộ đối với Hợp phần Ngân sách Phát triển xã theo chu kỳ 6 tháng 1 lần. Thủ tục thực hiện việc kiểm toán nội bộ hướng dẫn cụ thể trong Sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án.

8. Kiểm toán dự án:

Hợp phần Ngân sách Phát triển xã được kiểm toán chung khi kiểm toán Ban Quản lý Dự án Huyện. Ban Phát triển xã có trách nhiệm cung cấp đầy đủ hồ sơ chứng từ cho cơ quan kiểm toán thực hiện kiểm toán.

9. Kiểm tra

Định kỳ và đột xuất, Ban Quản lý Dự án huyện, tỉnh và Trung ương, Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính sẽ kiểm tra tình hình thực hiện dự án và việc sử dụng vốn hợp phần Ngân sách Phát triển xã. Nếu phát hiện trường hợp sử dụng vốn không đúng quy định, các cơ quan có thẩm quyền sẽ đình chỉ chuyển vốn và xử lý vi phạm theo quy định hiện hành.

III. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các cơ quan cần phản ánh kịp thời để Bộ Tài chính nghiên cứu sửa đổi, bổ sung.