THÔNG TƯ

Việc giữ gìn bí mật của Nhà nước đã được Sắc lệnh số 69-SL ngày 10-12-1951 quy định. Nghị định số 136-TTg ngày 10-12-1951 đã ấn định phạm vi bí mật và quy mô tổ chức việc giữ gìn bí mật của Nhà nước. Thi hành sắc lệnh và Nghị định trên, việc giữ gìn bí mật của Nhà nước trong các cơ quan, xí nghiệp, đơn vị quân đội đã bước đầu được coi trọng, có cơ quan, đơn vị đã có chế độ, nội quy về giữ gìn bí mật tương đối chặt chẽ; nhưng nhìn chung thì việc giữ gìn bí mật của Nhà nước còn nhiều sơ hở, thiếu sót, việc mất tài liệu mật vẫn thường xảy ra, có trường hợp rất nghiêm trọng, thậm chí có trường hợp tài liệu bí mật đã bị mất mà cơ quan sở quan cũng không biết.

Để bổ khuyết tình hình trên đây, Hội đồng Chính phủ đã ra Nghị định số 69/CP ngày 14-6-1962 quy định cụ thể những vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Nhà nước và quy định trách nhiệm trong việc giữ gìn bí mật của Nhà nước. Thông tư này quy định cụ thể biện pháp và tổ chức để thi hành Nghị định trên như sau:

1- Căn cứ vào những quy định về phạm vi bí mật của Nhà nước nói trong Nghị định số 69/CP ngày 14-6-1962 của Hội đồng Chính phủ, mỗi cơ quan, đơn vị thuộc các ngành, các cấp trong phạm vi trách nhiệm công tác của mình, cần quy định cụ thể và ghi thành danh mục những vấn đề thuộc bí mật nghiệp vụ. Danh mục những vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Nhà nước do Hội đồng Chính phủ phê duyệt; danh mục những vấn đề thuộc phạm vi bí mật nghiệp vụ do Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ phê duyệt. Những danh mục này phải được thông tri cho tất cả các Bộ phụ trách có trách nhiệm và cán bộ có liên quan để biết và giữ gìn bí mật.

2- Những công văn, tài liệu, sách báo có nội dung bí mật tuỳ theo mức độ quan trọng, cần được chia làm ba loại "Tuyệt mật", "Tối mật", "Mật".

- Loại "Tuyệt mật" thì chỉ cá nhân người có trách nhiệm được biết.

- Loại "Tối mật" thì chỉ phổ biến đến những người, những đơn vị có trách nhiệm được biết.

- Loại "Mật" được phổ biến đến những người, những đơn vị có quan hệ công tác được biết.

Người có trách nhiệm ký công văn, tài liệu thuộc ba loại trên hoặc người có trách nhiệm quyết định cho phát hành tài liệu bí mật, cần xác định mức độ bí mật của công văn, tài liệu và quy định phạm vi, hình thức phổ biến công văn, tài liệu trước khi đưa đánh máy hay đưa in. Đối với công văn, tài liệu bí mật cần phải thu hồi khi dùng, thì cần ghi rõ thời hạn phải trả lại lên trang đầu của công văn, tài liệu đó, để người nhận biết và trả lại đúng thời gian quy định.

3- Bất cứ người được biết những điều bí mật, hoặc được giữ những công văn, tài liệu bí mật, đều phải nghiêm chỉnh tuân theo những điều dưới đây:

- Chỉ được phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách nhiệm được biết. Nhất thiết không được cho người khác biết khi chưa được thủ trưởng cơ quan, đơn vị cho phép.

- Không được đem công văn, tài liệu bí mật về nhà ở, chỉ được đem nội san, tập san về nhà ở, nhưng sau khi dùng phải bỏ vào tủ và khoá lại cẩn thận, hoặc phải có chỗ giữ kín.

- Cán bộ, khi đi công tác xa, không được mang theo tài liệu bí mật không có liên quan đến công tác, trong trường hợp phải mang theo tài liệu "Tuyệt mật" hoặc "Tối mật" thì phải được thủ trưởng cơ quan , đơn vị đồng ý và phải đăng ký ở tổ "Bảo mật" nói ở Điều 9 dưới đây. Khi đi công tác xa có mang theo tài liệu bí mật, cán bộ phải lấy giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị để được cấc đồn công an hoặc công an xã sắp xếp cho nơi ăn, ngủ trong những trường hợp phải tạm trú ở dọc đường. (Các đồn công an và công an xã có trách nhiệm sắp xếp chỗ ăn, ngủ chu đáo cho những cán bộ này).

- Khi mang tài liệu bí mật, không được giao cho người không có trách nhiệm giữ hộ, không được để tài liệu ở bất cứ nơi nào mà không có người có trách nhiệm coi giữ cẩn thận.

- Không được ghi những điều bí mật vào giấy rời hay vào sổ tay chưa được cơ quan sở quan đăng ký và đánh số. (Sổ tay trong đó có ghi những điều bí mật cũng xem như tài liệu bí mật cần được cất, giữ như những tài liệu bí mật khác).

- Phải sắp xếp, lưu trữ công văn, tài liệu bí mật cho có hệ thống, có thứ tự để dễ tìm, khi mất dễ biết.

- Phải cất giữ tài liệu bí mật trong tủ sắt hay tủ gỗ chắc chắn, có khoá tốt.

- Không được nói chuyện với nhau bằng điện thoại những điều "Tuyệt mật" và "Tối mật" nếu không có điều kiện bảo đảm bí mật; không được đánh điện tín rõ những điều bí mật.

- Không được bàn công việc bí mật trong lúc có mặt người không có trách nhiệm được biết.

4- Việc tiếp phát và chuyển giao công văn, tài liệu bí mật phải làm theo đúng những quy định dưới đây:

- Phong bì đựng công văn, tài liệu "Tuyệt mật" và "Tối mật" phải làm bằng giấy không thấm nước, không nhìn qua được, dán bằng hồ tốt, khó bóc, ngoài phong bì phải đề rõ tên, chức vụ người nhận phong bì, phải gắn xi và đóng dấu trên xi.

- Việc chuyển vận các công văn, tài liệu "Tối mật" và "Tuyệt mật" phải được chuyển bằng đường dây liên lạc riêng sẽ quy định sau.

- Khi gửi công văn, tài liệu bí mật, phải gửi kèm theo phiếu chuyển; trên sổ chuyển giao công văn và trong phiếu chuyển phải ghi rõ số và ngày của công văn, tài liệu; người nhận công văn, tài liệu phải ký rõ tên; người mở phong bì và xem công văn tài liệu phải ký nhận vào phiếu chuyển và gửi trả lại phiếu chuyển để người gửi kiểm tra việc chuyển giao, và truy xét kịp thời tài liệu bị thất lạc.

5- Công văn, tài liệu bí mật chỉ được đánh máy và in ở bộ phận đánh máy và in đã được quy định của cơ quan, đơn vị; tuyệt đối không được thuê hoặc nhờ người ngoài đánh máy; trong trường hợp thật cần thiết phải thuê in ở nơi khác, thì phải được thủ trưỏng cơ quan, đơn vị từ cấp tỉnh hoặc đương đương cấp tỉnh trở lên cho phép và phải có kế hoạch để bảo đảm giữ bí mật tài liệu đưa in. Chỉ được đánh máy, in đúng số bản đã quy định; trên bản đánh máy phải ghi rõ số bản và tên người đánh máy; khi đánh máy, in xong phải giao hết bản đã in, đánh máy và cả bản thảo cho người đã giao. Những giấy nến, khuôn in tài liệu mật, những giấy than đánh máy tài liệu "Tuyệt mật" "Tối mật" sau khi in hoặc đánh máy xong phải được huỷ ngay trước mặt người nhận những bản đã in hoặc đánh máy.

6- Không được tự tiện huỷ công văn, tài liệu bí mật. Đối với những công văn, tài liệu bí mật có tính chất nhất thời đã hết tác dụng thì có thể huỷ, nhưng phải được thủ trưỏng cơ quan, đơn vị từ cấp tỉnh hoặc cấp tương đương cấp tỉnh trở lên cho phép, khi huỷ phải có ít nhất hai ngưòi (trong số đó có cán bộ phụ trách công tác lưu trữ) chứng kiến và phải ký vào sổ huỷ công văn, tài liêụ bí mật.

7- Các cơ quan, xí nghiệp của Nhà nước, các đoàn thể nhân dân có công tác giao dịch với người nước ngoài, hoặc với cơ quan đoàn thể của người nước ngoài, cần đặt chế độ giao dịch cho cán bộ có trách nhiệm theo nguyên tắc thống nhất quản lý công tác đối ngoại của Nhà nước và theo các điều quy định dưới đây:

a) Người nào không có trách nhiệm thì không được phép giao dịch.

b) Khi giao dịch phải theo đúng chế độ đã được quy định.

Trong khi giao dịch chỉ được trao đổi tin tức, tài liệu hoặc bàn bạc công việc trong phạm vi thủ trưởng cơ quan, đơn vị đã giao phó; gặp trường hợp người mà mình giao dịch đề cập đến những vấn đề quan trọng mà chưa có ý kiến của thủ trưởng cơ quan, đơn vị thì chưa được phát biểu ý kiến .

c) Việc trao đổi tin tức, tài liệu thuộc phạm vi bí mật của Nhà nước phải được Bộ trưỏng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ cho phép.

8- Cán bộ, nhân viên, chiến sĩ làm công tác "bảo mật" hoặc làm công tác bí mật hay có liên quan đến tài liệu bí mật phải được thẩm tra lý lịch trước khi tuyển dụng hoặc phân công; những cán bộ này phải có lý lịch tốt, có tư cách đạo đức tốt, tác phong ngăn nắp, kín đáo; cần tránh thay đổi những người làm công tác bí mật. Việc chọn người làm những công tác này ở trong các cơ quan, xí nghiệp của Nhà nước phải được sự đồng ý của cơ quan công an có trách nhiệm; trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, thì phải được sự đồng ý của cơ quan bảo vệ quân đội.

9- Trừ những cơ quan đặc biệt có hệ thống "bảo mật" chuyên trách riêng, còn nói chung trong mỗi cơ quan, đơn vị tuỳ theo công tác có liên quan nhiều hay ít đến những việc bí mật, thủ trưởng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tổ chức một tổ "bảo mật" hay chỉ định một cán bộ phụ trách "bảo mật" để giúp mình trong việc quy định chế độ, nội quy giữ gìn bí mật của từng bộ phận công tác, trong việc đôn đốc kiểm tra sự thực hiện chế độ, nội dung ấy. Cán bộ trong "tổ bảo mật" hay cán bộ phụ trách "bảo mật" trên đây đều là cán bộ làm công tác kiêm nhiệm như cán bộ bảo vệ cơ quan, cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ ...

10- Trong mỗi cơ quan, đơn vị, việc kiểm tra công tác giữ gìn bí mật phải đặt thành chế độ thường xuyên; khi thấy mất tài liệu bí mật phải báo cáo ngay lên thủ trưởng cơ quan cấp trên trực tiếp, đồng thời phải báo ngay cơ quan công an có trách nhiệm để kịp thời truy xét.

11- Các Bộ, các ngành ở Trung ương, các Uỷ ban hành chính khu, thành phố trực thuộc Trung ương, tỉnh và các cơ quan lãnh đạo của các đoàn thể nhân dân có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện chế độ giữ gìn bí mật của Nhà nước trong các cơ quan, đơn vị thuộc ngành mình, địa phương mình.

12- Cơ quan Công an các cấp có trách nhiệm giúp đỡ, hướng dẫn việc xây dựng chế độ, nội quy và tổ chức giữ gìn bí mật của Nhà nước trong các cơ quan, đơn vị thuộc các ngành, các cấp tương đương và có nhiệm vụ kiểm tra việc giữ gìn bí mật của Nhà nước trong các cơ quan, đơn vị thuộc các ngành, các cấp ấy.

13- Trong khi chờ đợi việc tổ chức một hệ thống để chuyển các công văn, tài liệu "Tối mật" và "Tuyệt mật" nói ở Điều 4 trên đây. Tổng cục bưu điện có trách nhiệm chấn chỉnh đường dây bưu chính đặc biệt chuyển các công văn tài liệu bí mật từ cơ quan này đến cơ quan khác, từ địa phương này đến địa phương khác, đảm bảo không để mất tài liệu, không để tiết lộ bí mật.

14- Ông Bộ trưởng Phủ Thủ tướng có trách nhiệm quy định chế độ chung về hồ sơ, lưu trữ, bảo quản tài liệu trong các cơ quan Nhà nước.