Điều 1. – Việc cung cấp và sử dụng vật tư phải thực hiện phương châm tận dụng khả năng địa phương, vật tư trong nước sản xuất ra, vật tư tồn kho phải theo đúng chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và tiêu chuẩn kỹ thuật, đảm bảo chính sách tiết kiệm vật tư tránh ứ động kho tàng, hạ thấp chi phí lưu thông.

Điều 2. – Việc cung cấp vật tư phải có kế hoạch đã được duyệt trước. Giữa đơn vị cung cấp và đơn vị sử dụng phải ký hợp đồng kinh tế.

Đối với các kế hoạch công tác đột xuất, Cục Cung cấp vật tư có trách nhiệm cùng các ngành bảo đảm hoàn thành. Các đơn vị cũng phải lập kế hoạch vật tư và cũng theo nguyên tắc ký hợp đồng kinh tế.

Các nhu cầu ngoài kế hoạch, Cục Cung cấp vật tư sẽ giải quyết theo khả năng cố gắng của mình.

Điều 3. – Cục Cung cấp vật tư phải đảm bảo tổ chức mua sắm cung cấp các loại vật tư chủ yếu, những vật tư chuyên dụng và những vật tư kỹ thuật khác mà các cơ sở cung cấp địa phương chưa có khả năng cung cấp, các công trường, xí nghiệp và Khu Ty, không giải quyết được, (sẽ có danh mục cụ thể).

II. LẬP KẾ HOẠCH, XÉT DUYỆT KẾ HOẠCH VÀ KÝ HỢP ĐỒNG KINH TẾ

Điều 4. – Việc lập kế hoạch vật tư quy định như sau:

Điều. 5. – Sau khi kế hoạch vật tư hàng năm đã được Bộ và Nhà nước duyệt, chậm nhất là 20 ngày Cục Cung cấp vật tư của Bộ và Tổng cục đường sắt phải thông báo cho các Cục chủ quản và các địa phương biết.

Sau ngày thông báo chậm nhất là một tháng, các Cục chủ quản, các công ty và các địa phương phải ký hợp đồng nguyên tắc về bảo đảm cung cấp và tiêu thụ với Cục Cung cấp vật tư.

Việc ký hợp đồng cụ thể thì tùy theo điều kiện cụ thể hoặc là theo tiến độ thi công công trình, hoặc là theo kế hoạch từng quý, các Cục hướng dẫn cho các xí nghiệp, công trường, các khu, ty và xưởng, kho vật liệu tiến hành ký kết với nhau; chậm nhất là 20 ngày trước ngày thực hiện kế hoạch phải ký kết xong hợp đồng cụ thể.

III. MUA SẮM VÀ CUNG CẤP

Điều 6. – Cục Cung cấp vật tư thuộc Bộ đảm nhận mua sắm cung cấp vật tư cho các xí nghiệp, công trường thuộc các Cục và các đơn vị trực thuộc Bộ (theo danh mục phân loại vật tư).

- Đối với các Khu, Sở, Ty, Cục Cung cấp vật tư đảm nhận cung cấp những mặt hàng chuyên dùng do Cục trực tiếp quản lý như đã nói ở điều 4 (tiết 1).

- Cục Cung cấp vật tư thuộc Tổng cục đường sắt đảm nhận mua sắm, cung cấp cho các đơn vị trong ngành đường sắt (theo danh mục phân loại vật tư do Tổng cục ban hành).

- Việc cung cấp vật tư cho các công trường kiến thiết cơ bản mà Bộ giao nhận thầu với các Bộ khác phải theo đúng thông tư 139-TTg ngày 28-06-1960 của Phủ Thủ tướng (thể lệ tạm thời về hợp đồng giao nhận thi công xây dựng cơ bản).

Điều 7. – Cục Cung cấp vật tư đảm nhận vận chuyển những vật tư quản lý qua kho, cung cấp đến tận công trường.

Các xí nghiệp, nhà máy, Khu, Sở, Ty, Đoạn… nhân vật tư trực tiếp tại kho, xưởng vật liệu theo khu vực quy định.

Điều 8. – Đối với thiết bị hàng chuyên dùng nhập khẩu, Cục Cung cấp vật tư phải báo cho đơn vị đặt hàng biết kế hoạch hàng về trong năm, quý để các đơn vị bố trí kế hoạch, sử dụng và khi hàng về phải báo ngay để đơn vị chuẩn bị kinh phí thanh toán và nhận hàng.

Nếu khi hàng về, đơn vị thay đổi kế hoạch không nhận hàng nữa nhưng chỉ tiêu kế hoạch vẫn còn thì đơn vị vẫn phải xin kinh phí để thanh toán, Cục Cung cấp sẽ nhận bảo quản và nghiên cứu điều động cho đơn vị khác sử dụng để tránh ứ đọng.

Nếu việc thay đổi kế hoạch do Bộ và Nhà nước quyết định, các đơn vị đặt hàng kịp thời báo cho Cục Cung cấp vật tư để điều chỉnh hợp đồng đã ký với Ngoại thương hay với các xí nghiệp sản xuất trong nước.

Điều 9. – Khi đặt hàng các đơn vị phải cung cấp đủ quy cách, bản vẽ hoặc tài liệu kỹ thuật cho Cục Cung cấp vật tư.

Điều 10. – Đối với những vật tư do các Bộ khác phụ trách cung cấp (như gỗ, gạch, ngói, ciment, than đá v.v… Cục Cung cấp vật tư quản lý và phân phối trên kế hoạch, các đơn vị sử dụng ký hợp đồng bảo đảm cung cấp và tiêu thụ với các cơ quan cung cấp địa phương, tự tổ chức lấy việc vận chuyển và thanh toán trực tiếp với đơn vị giao hàng. Tuy nhiên đối với những công trường đặc biệt, khi có chỉ thị của Bộ, Cục Cung cấp vật tư đảm nhận cung cấp đến nơi cho công trường một số loại vật tư mà công trường không đảm đang được.

Đối với Tổng cục đường sắt cũng thực hiện như trên, riêng việc cung cấp gỗ do Cục Cung cấp vật tư thuộc Tổng cục đảm nhiệm và việc cung cấp than đá do Cục đầu máy toa xe đảm nhận.

Điều 11. – Đối với nhu cầu vật tư thuộc kế hoạch địa phương (kể cả công tư hợp doanh và hợp tác xã) của các Khu, Sở, Ty Giao thông vận tải do Ủy ban kế hoạch địa phương giải quyết, xem như một bộ phận kế hoạch của địa phương. Trường hợp những vật tư chuyên dụng về giao thông vận tải nếu gặp khó khăn địa phương không khắc phục được, Cục Cung cấp vật tư sẽ giải quyết.

Điều 12. – Việc cung cấp phụ tùng ô-tô thực hiện theo quyết định số 567 ngày 13-06-1961 của Bộ (do Cục Vận tải đường bộ phụ trách).

Điều 13. – Việc quản lý và cho thuê máy móc công trình do công ty thi công cơ giới đảm nhận.

Điều 14. – Mọi trường hợp thực hiện không đúng hợp đồng cung cấp vật tư đã ký kết, gây thiệt hại cho Nhà nước, đều phải lập biên bản đầy đủ, bên nào làm sai, bên đó chịu trách nhiệm trước Bộ và chịu mọi phí tổn đã gây ra.

IV. THU HỒI, ĐIỀU PHỐI VÀ SỬ DỤNG VẬT TƯ

Điều 15. – Sau khi công trường hoàn thành, còn lại những vật tư thừa, những phế liệu, phế phẩm, đơn vị thi công phải thu dọn tập trung ở những địa điểm tiện lợi cho việc giao nhận, vận chuyển và sẽ giải quyết theo quy định như sau:

a) Nếu là vật tư còn dùng được mà đơn vị không có kế hoạch hay không thể chuyển đi được thì giao lại cho Cục Cung cấp vật tư trị giá theo chất lượng còn lại của vật tư (trên cơ sở giá xuất kho của Cục Cung cấp vật tư). Cục Cung cấp vật tư sẽ hoàn lại vốn cho đơn vị sau khi giải quyết cấp phát được số vật tư trên, sau khi trừ mọi khoản chi phí về nghiệp vụ.

b) Nếu là vật tư không dùng được nữa, do Cục Cung cấp vật tư xác nhận thì đơn vị phải thành lập hội đồng được tổ chức bán tại chỗ cho cơ quan Mậu dịch (theo thông tư số 63-CP ngày 14-11-1960 của Hội đồng Chính phủ).

Đối với những vật tư cũ tháo ra trong các công trình trung, đại tu (như ray, tà vẹt tháo ra để thay mới) cũng giải quyết theo như đã nói trên.

Điều 16. – Đối với những vật tư chủ yếu do Nhà nước và Bộ quản lý, Cục Cung cấp vật tư phải nắm vững tình hình sử dụng, tình hình tồn kho mà thực hiện điều phối hoặc đề nghị điều phối khi cần thiết. Khi chưa có ý kiến của Cục Cung cấp vật tư, các Cục, Công ty, xí nghiệp, công trường không được bán nhượng hoặc cho các cơ quan khác mượn. Trong trường hợp thuận tiện vận chuyển các Cục, Công ty chỉ có thể điều phối trong phạm vi Cục, Công ty mình. Việc điều phối ra ngoài Tổng cục đường sắt do Cục Cung cấp vật tư Bộ đảm nhận.

Điều 17. – Cục Cung cấp vật tư phải cung cấp những tài liệu về vật tư tồn kho, ứ đọng, và những vật tư thế phẩm mới trong nước sản xuất ra cho các cơ quan thiết kế, kỹ thuật.

Các cơ quan kỹ thuật, thiết kế phải căn cứ vào các loại vật tư trên mà nghiên cứu kỹ thuật thiết bị, quy định sử dụng vật tư cho thích hợp, đảm bảo chính sách sử dụng vật tư nói ở điều 1.

Các đơn vị sử dụng vật tư phải tính toán việc sử dụng vật tư cho sát, theo đúng chính sách tiết kiệm và chế độ sử dụng vật tư của Nhà nước, không được dùng ít xin nhiều, lấy dài cắt ngắn, lấy to xé nhỏ…

V. THỂ THỨC THANH TOÁN

Điều 18. – Việc cung cấp vật tư phải nhất thiết theo nguyên tắc, nhận hàng phải thanh toán ngay. Đơn vị xin hàng phải có dự trù kinh phí trước để đảm bảo cho việc thanh toán.

Điều 19. – Việc thanh toán, mua bán vật tư phải qua Ngân hàng Nhà nước hay ngân hàng kiến thiết theo các hình thức “Chi mua chuyển khoản” hoặc “nhờ thu nhận trả” trên cơ sở hợp đồng kinh tế và phiếu giao nhận hàng đã ký kết.

Điều 20. – Giá cả thanh toán theo giá của Nhà nước và Thương nghiệp đã ban hành.

Nếu chưa có giá chính thức thì áp dụng theo giá danh điểm của Bộ.

Điều 21. – Khi thanh toán, ngoài áp dụng giá cả theo quy định trên, Cục Cung cấp vật tư được tính thêm một khoản phí lưu thông theo chỉ tiêu đã được duyệt. Đối với phế liệu, phế phẩm kể cả sắt thép cũ phải bán đúng theo giá của Nhà nước và Nội thương quy định; các phí tổn về nghiệp vụ được trích ở giá bán ra (trước khi trả lại cho đơn vị chủ quản).

VI. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 22. – Thông tư này thi hành kể từ ngày ký, Cục Cung cấp vật tư thuộc Bộ và Tổng cục đường sắt sẽ căn cứ thông tư này quy định danh mục, thể thức cụ thể và các biểu mẫu để hướng dẫn các đơn vị thi hành.

Trong lúc thi hành có gì khó khăn hoặc có những chỗ nào chưa hợp lý các đơn vị phát hiện, báo cáo về Bộ để hướng dẫn thêm hoặc sửa đổi cho thích hợp.