THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ THU, CHI TIỀN MẶT QUA HỆ THỐNG KHO BẠC NHÀ NƯỚC

Căn cứ Nghị định số 77/2003/NĐ-CP ngày 1/7/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;
Căn cứ Quyết định số 235/2003/QĐ-TTg ngày 13/11/2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Kho bạc Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính;
Để tăng cường quản lý quỹ ngân sách nhà nước và thực hiện chính sách quản lý tiền tệ của Nhà nước, Bộ Tài chính hướng dẫn công tác quản lý tiền mặt qua Kho bạc Nhà nước như sau:

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Các khoản thu, chi bằng tiền mặt qua Kho bạc Nhà nước đều phải được kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ nhằm quản lý thu, chi ngân sách có hiệu quả; đồng thời, từng bước giảm dần tỷ trọng thanh toán bằng tiền mặt qua hệ thống Kho bạc Nhà nước để giảm chi phí về nghiệp vụ ngân quỹ.

2. Tất cả các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, đơn vị giao dịch với Kho bạc Nhà nước, các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là đơn vị giao dịch) có thanh toán bằng tiền mặt phải tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý tiền mặt và những nội dung hướng dẫn tại Thông tư này.

3. Kho bạc Nhà nước thực hiện quản lý tiền mặt trong nội bộ hệ thống Kho bạc Nhà nước để đảm bảo nhu cầu thanh toán, chi trả bằng tiền mặt cho các đơn vị giao dịch; đồng thời, chủ động phối hợp với Ngân hàng Nhà nước, ngân hàng thương mại nhà nước nơi mở tài khoản để đáp ứng tiền mặt cho Kho bạc Nhà nước.

4. Căn cứ vào định mức tồn quỹ tiền mặt được quy định, các Kho bạc Nhà nước được giữ lại các khoản thu tiền mặt trực tiếp để đáp ứng nhu cầu thanh toán chi trả tiền mặt cho các đơn vị giao dịch; đồng thời, thỏa thuận với ngân hàng nơi mở tài khoản để các đơn vị có giao dịch với Kho bạc Nhà nước được rút tiền mặt trực tiếp tại ngân hàng.

II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ

1. Nội dung chi bằng tiền mặt:

Các đơn vị giao dịch được phép chi bằng tiền mặt những khoản chi sau:

1.1. Các khoản chi thanh toán cá nhân như: tiền lương, tiền công; phụ cấp lương, học bổng học sinh, sinh viên; tiền thưởng; phúc lợi tập thể; chi cho cán bộ xã, thôn, bản đương chức; chi về công tác người có công cách mạng và xã hội; chi lương hưu và trợ cấp bảo hiểm xã hội; chi trả bảo hiểm cho các cá nhân; các khoản thanh toán khác cho cá nhân.

1.2. Chi xây dựng cơ bản bằng tiền mặt, bao gồm: chi giải phóng mặt bằng trực tiếp cho dân, chi mua sắm một số vật tư do nhân dân khai thác và cung ứng được chính quyền địa phương và chủ đầu tư chấp thuận (bao gồm các khoản chi do chủ đầu tư mua để cấp cho đơn vị thi công); chi xây dựng các công trình do dân tự làm của xã; cho cho Ban quản lý công trình (chi lương, phụ cấp lương, công tác phí, chi đào tạo, chi hội nghị, tiếp khác, chi thưởng và một số khoản chi đột xuất do thiên tai, địch họa).

Trường hợp đặc biệt, nhà thầu có mở tài khoản tiền gửi tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của cấp có thẩm quyền, đơn vị được thanh toán bằng tiền mặt đối với các khoản chi lương; mua sắm vật tư và một số khoản chi nhỏ khác có giá trị dưới 5 triệu đồng đối với một khoản chi.

1.3. Chi một số nhiệm vụ cho các đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an và Ban Cơ yếu Chính phủ bao gồm: mật phí, chi nuôi phạm nhân, can phạm và các nhu cầu chi thường xuyên khác bằng tiền mặt.

1.4. Chi trả nợ dân (chỉ bao gồm các khoản chi trả trái phiếu, công trái bán lẻ trong hệ thống Kho bạc Nhà nước cho các cá nhân, chi trả bằng tiền mặt đối với vàng bạc, đá quý, tư trang tạm giữ cho các nguyên chủ).

1.5. Chi mua lương thực dự trữ (chỉ bao gồm phần do cơ quan Dự trữ Quốc gia thu mua trực tiếp của dân; không bao gồm phần mua qua các Tổng công ty, công ty lương thực được thanh toán bằng chuyển khoản).

1.6. Các khoản chi bằng tiền mặt khác của ngân sách nhà nước và chi từ tài khoản tiền gửi của các đơn vị giao dịch cho các đơn vị, cá nhân không mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng.

Trường hợp các đơn vị giao dịch có nhu cầu, Kho bạc Nhà nước thực hiện thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt đối với các khoản chi quy định tại khoản 1 mục II Thông tư này.

2. Đăng ký rút tiền mặt tại Kho bạc Nhà nước:

2.1. Mức rút tiền mặt phải đăng ký trước: Các đơn vị giao dịch với Kho bạc Nhà nước có nhu cầu rút tiền mặt tại Kho bạc Nhà nước trong một ngày (một hoặc nhiều giao dịch) vượt mức quy định dưới đây phải đăng ký bằng văn bản với Kho bạc Nhà nước nơi mở tài khoản trước 1 ngày về số lượng và thời điểm rút tiền để Kho bạc Nhà nước có kế hoạch chuẩn bị và cung ứng tiền mặt đầy đủ, kịp thời cho đơn vị.

Mức rút tiền mặt phải đăng ký trước với Kho bạc Nhà nước được quy định cụ thể như sau:

- 200 triệu đồng trở lên đối với các đơn vị giao dịch Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là Kho bạc Nhà nước tỉnh).

- 100 triệu đồng trở lên đối với các đơn vị giao dịch với Kho bạc Nhà nước quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Kho bạc Nhà nước huyện).

Các đơn vị giao dịch đăng ký nhu cầu rút tiền mặt cho từng ngày thanh toán hoặc đăng ký cho nhiều ngày thanh toán khác nhau, song phải nêu rõ số lượng và thời điểm rút tiền mặt tại từng ngày thanh toán.

Trường hợp đột xuất mà đơn vị giao dịch có nhu cầu rút tiền mặt tại Kho bạc Nhà nước ngay trong ngày vượt mức quy định, đơn vị giao dịch được đăng ký qua điện thoại với cán bộ có thẩm quyền của Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch (Giám đốc hoặc trưởng phòng Kho quỹ đối với Kho bạc Nhà nước tỉnh hoặc thủ quỹ trưởng đối với Kho bạc Nhà nước huyện) để được xem xét giải quyết; sau đó, đơn vị phải đăng ký chính thức bằng văn bản.

2.2. Bộ trưởng Bộ Tài chính ủy quyền cho Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước được điều chỉnh mức giá trị giao dịch tiền mặt phải đăng ký trước với Kho bạc Nhà nước được quy định tại điểm 2.1 khoản 2 mục II của Thông tư này cho phù hợp với tình hình phát triển kinh tế - xã hội theo từng thời kỳ.

3. Định mức tồn quỹ tiền mặt tại đơn vị Kho bạc Nhà nước:

3.1. Định mức tồn quỹ tiền mặt là mức tồn quỹ tiền mặt cần thiết để đảm bảo các nhu cầu thanh toán, chi trả bằng tiền mặt trong một khoảng thời gian nhất định tại mỗi đơn vị Kho bạc Nhà nước.

3.2. Định mức tồn quỹ tiền mặt của các Kho bạc Nhà nước được xác định theo công thức sau:

Trong đó:

- Số ngày làm việc trong quý kế hoạch được quy định là 65 ngày.

- Số ngày định mức do Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh quy định tùy thuộc vào nhiệm vụ chi bằng tiền mặt trong quý và số lần giao dịch về nộp, rút tiền mặt giữa Kho bạc Nhà nước và ngân hàng nơi mở tài khoản.

Đối với các Kho bạc Nhà nước thường xuyên có nhu cầu chi tiêu tiền mặt lớn, điều kiện đi lại, giao dịch nộp, rút tiền mặt với ngân hàng khó khăn, định mức tồn quỹ tiền mặt được quy định ở mức phù hợp với điều kiện thực tế tại địa phương.

3.3. Định mức tồn quỹ tiền mặt của Kho bạc Nhà nước huyện và Văn phòng Kho bạc Nhà nước tỉnh do Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh hoặc người được ủy quyền (Phó Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh) xác định và thông báo.

4. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt:

4.1. Trách nhiệm của các đơn vị giao dịch:

4.1.1. Khi có phát sinh các khoản thu ngân sách nhà nước bằng tiền mặt (như phí, lệ phí,…), các đơn vị giao dịch phải có trách nhiệm nộp đầy đủ, kịp thời số tiền mặt đã thu vào Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị giao dịch theo chế độ quy định; đơn vị giao dịch không được toạ chi tiền mặt, trừ trường hợp được để lại chi theo chế độ quy định.

4.1.2. Các đơn vị giao dịch thực hiện các khoản chi bằng tiền mặt theo đúng nội dung chi được quy định tại khoản 1 mục II Thông tư này. Trường hợp thanh toán cho các đơn vị, cá nhân cung cấp hàng hóa, dịch vụ không có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước, thì đơn vị phải xác nhận rõ trên chứng từ đề nghị thanh toán bằng tiền mặt (như giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt; lệnh chi tiền ngân sách xã kiêm lĩnh tiền mặt; séc,…); đồng thời, chịu trách nhiệm về tính chính xác của các nội dung ghi trên chứng từ.

4.1.3. Khi thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ với các đơn vị, tổ chức, cá nhân khác có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước, các đơn vị giao dịch phải thanh toán bằng các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt trừ trường hợp thanh toán nhỏ có giá trị không vượt quá 5 triệu đồng đối với một khoản chi thì được thanh toán bằng tiền mặt.

4.2. Trách nhiệm của Kho bạc Nhà nước:

4.2.1. Các đơn vị Kho bạc Nhà nước (Kho bạc Nhà nước huyện và Văn phòng Kho bạc Nhà nước tỉnh) phải chấp hành nghiêm định mức tồn quỹ tiền mặt đã được thông báo. Trường hợp tồn quỹ tiền mặt thực tế vượt định mức đã được thông báo, các đơn vị Kho bạc Nhà nước phải có trách nhiệm nộp số tiền mặt vượt định mức vào ngân hàng nơi mở tài khoản vào đầu giờ làm việc của ngày hôm sau, trừ trường hợp được sự chấp thuận bằng văn bản của Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh hoặc người được ủy quyền.

Thủ trưởng các đơn vị Kho bạc Nhà nước chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc chấp hành tồn quỹ tiền mặt của đơn vị; chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng Kho bạc nhà nước cấp trên nếu để xảy ra tình trạng để tồn quỹ tiền mặt vượt định mức hoặc xảy ra thất thoát tiền mặt tại quỹ của đơn vị.

4.2.2. Các đơn vị Kho bạc Nhà nước phối hợp chặt chẽ với các cơ quan thu, cơ quan tài chính để tổ chức tập trung đầy đủ, kịp thời các khoản thu ngân sách nhà nước bằng tiền mặt vào Kho bạc Nhà nước.

4.2.3. Kho bạc Nhà nước thực hiện kiểm soát và thanh toán chi trả tiền mặt cho các đơn vị giao dịch cùng với quá trình kiểm soát chi ngân sách nhà nước và trên cơ sở nội dung được phép chi bằng tiền mặt, nhu cầu rút tiền mặt của các đơn vị đã đăng ký (đối với các đơn vị có nhu cầu rút tiền mặt với khối lượng lớn trong 1 ngày), chứng từ chi hợp pháp, hợp lệ của đơn vị, đảm bảo đúng chế độ quy định.

Trường hợp tiền mặt có khó khăn, các đơn vị Kho bạc Nhà nước được áp dụng chế độ ưu tiên trong thanh toán tiền mặt; trước hết đảm bảo các khoản chi lương, phụ cấp lương, chi quốc phòng an ninh, chi bảo hiểm xã hội, trợ cấp xã hội, chi trả nợ dân và một số khoản chi tối thiểu cần thiết bằng tiền mặt của đơn vị giao dịch.

4.2.4. Kho bạc Nhà nước có quyền từ chối thanh toán, chi trả các khoản chi bằng tiền mặt và thông báo cho các đơn vị giao dịch biết; đồng thời, chịu trách nhiệm về quyết định của mình trong các trường hợp sau:

- Chi trả, thanh toán bằng tiền mặt cho các đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước, kể cả các khoản thuộc nội dung chi được quy định tại khoản 1 mục II Thông tư này; trừ trường hợp thanh toán nhỏ có giá trị không vượt quá 5 triệu đồng đối với một khoản chi cho các đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước thì được phép thanh toán bằng tiền mặt.

- Chi trả, thanh toán bằng tiền mặt cho các khoản chi không thuộc các nội dung chi đã được quy định tại khoản 1 mục II của Thông tư này.

- Chi trả, thanh toán bằng tiền mặt với số lượng lớn vượt quá mức đã đăng ký trước với Kho bạc Nhà nước (chênh lệch giữa số đề nghị thanh toán với số đã đăng ký chi bằng tiền mặt).

4.2.5. Các đơn vị Kho bạc Nhà nước phải chủ động phối hợp với Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh hoặc các chi nhánh ngân hàng thương mại nhà nước nơi mở tài khoản để cung cấp đầy đủ và kịp thời tiền mặt.

Trường hợp đặc biệt, Kho bạc Nhà nước tỉnh có thực hiện điều chuyển vốn bằng tiền mặt với các Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc, thì cần phải xác định chính xác các nhu cầu thanh toán, chi trả bằng tiền mặt, chuyển khoản và mức tồn quỹ tiền mặt cần thiết để có kế hoạch điều chuyển tiền mặt sát đúng với yêu cầu thực tế, đảm bảo không đọng vốn và không làm mất khả năng thanh toán của từng đơn vị Kho bạc Nhà nước. Việc điều chuyển tiền mặt giữa Kho bạc Nhà nước tỉnh và Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc được thực hiện theo cơ chế điều chuyển vốn trong hệ thống Kho bạc Nhà nước.

5. Kiểm tra và xử lý vi phạm:

5.1. Các đơn vị Kho bạc Nhà nước tỉnh, huyện có trách nhiệm kiểm tra tình hình quản lý và chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt tại đơn vị mình.

Kho bạc Nhà nước cấp trên kiểm tra tình hình quản lý và chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt của các đơn vị Kho bạc Nhà nước cấp dưới trực thuộc.

5.2. Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện các hiện tượng vi phạm chế độ quản lý, sử dụng tiền mặt như vi phạm định mức tồn quỹ tiền mặt; chi trả bằng tiền mặt cho các khoản chi không thuộc các nội dung chi đã được quy định tại khoản 1 mục II Thông tư này; thanh toán, chi trả bằng tiền mặt cho các đơn vị có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước,… Thủ trưởng các đơn vị Kho bạc Nhà nước có biện pháp xử lý theo thẩm quyền và báo cáo Kho bạc Nhà nước cấp trên.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo; thay thế Thông tư số 21/1999/TT-BTC ngày 24/2/1999 của Bộ Tài chính. Các quy định về quản lý thu, chi tiền mặt qua hệ thống Kho bạc Nhà nước trong các văn bản được ban hành trước đây trái với quy định tại Thông tư này không còn hiệu lực thi hành.

2. Các đơn vị thuộc hệ thống Kho bạc Nhà nước, các đơn vị giao dịch với Kho bạc Nhà nước chịu trách nhiệm thực hiện Thông tư này.