THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 239/QĐ-NH.1 NGÀY 02-11-1992 CỦA THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VỀ VIỆC BAN HÀNH THỂ LỆ PHÁT HÀNH VÀ SỬ DỤNG NGÂN PHIẾU THANH TOÁN CỦA NGÂN HÀNG

Ngày 01-11-1992 Thống đốc Ngân hàng Nhà nước đã ký quyết định số 239/QĐ-NH.1 ban hành thể lệ phát hành và sử dụng Ngân phiếu thanh toán của Ngân hàng, Ngân hàng Nhà nước trung ương hướng dẫn thủ tục giao nhận, bảo quản, sử dụng, thanh toán và hạch toán Ngân phiếu thanh toán như sau :

I. Mục đích

1. Đáp ứng nhu cầu thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng phát triển của nền kinh tế, tạo điều kiện thuận lợi và dễ dàng cho khách hàng trong thanh toán tiền hàng hoá và dịch vụ.

2. Tiết kiệm nhu cầu tiền mặt trong lĩnh vực thanh toán, chung tiền, nâng cao tỷ trọng thanh toán không dùng tiền mặt, góp phần ổn định thị trường, giá cả, củng cố sức mua của đồng tiền góp phần kìm chế lạm phát.

3. Tiết kiệm chi phí và thời gian trong khâu lưu thông và thanh toán.

II. Đối tượng và phạm vi sử dụng

1. Tất cả các khách hàng có tài khoản tiền gửi kinh doanh, kinh phí (tiền gửi không kỳ hạn hay có kỳ hạn) ở Ngân hàng. Tổ chức Tín dụng hoặc Kho bạc Nhà nước được rút vốn từ tài khoản tiền gửi bằng Ngân phiếu thanh toán để chi trả tiền hàng hoá, dịch vụ, nộp Ngân sách Nhà nước, trả nợ vay ngân hàng và Tổ chức Tín dụng.

Các khách hàng cũng có thể nộp tiền mặt vào Ngân hàng, Tổ chức Tín dụng, Kho bạc Nhà nước để nhận Ngân phiếu thanh toán sử dụng vào mục đích thanh toán, chi trả tiền hàng hoá, dịch vụ...

Trường hợp các đơn vị không còn tiền, nhưng có nhu cầu chi trả bằng Ngân phiếu thanh toán , khách hàng có thể xin vay vốn của Ngân hàng, Tổ chức tín dụng và nhận vốn vay bằng Ngân phiếu thanh toán để sử dụng trong thanh toán và chi trả tiền hàng hoá, dịch vụ.

Ngân hàng, các Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước khuyến khích và tạo mọi điều kiện cho các doanh nghiệp tư nhân và cá nhân sử dụng Ngân phiếu thanh toán để giao dịch thanh toán chi trả phục vụ nhu cầu hoạt động của mình.

2. Khi sử dụng Ngân phiếu thanh toán để thanh toán tiền vật tư, hàng hoá, dịch vụ hoặc để chuyển đổi lấy tiền mặt, thì phải thực hiện ngang giá. Khi thanh toán bằng Ngân phiếu thanh toán, nếu có chênh lệch giữa số tiền phải trả và số tiền đã trả bằng Ngân phiếu thanh toán người bán hàng có thể trả lại Ngân phiếu thanh toán có mệnh giá nhỏ hơn và tiền mặt , nhưng tiền mặt tối đa không quá 100.000 đồng.

3. Để có Ngân phiếu thanh toán phục vụ khách hàng, các tổ chức tín dụng và Kho bạc nhà nước làm thủ tục lĩnh Ngân phiếu thanh toán từ tài khoản tiền gửi ở Ngân hàng nơi mình mở tài khoản (ở Sở Giao dịch của Ngân hàng Nhà nước Trung ương, hay tại chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố hoặc ở các Ngân hàng Thương mại mà đơn vị mình mở tài khoản tiền gửi). Khi khách hàng sử dụng Ngân phiếu thanh toán để trả nợ vay Ngân hàng, tổ chức Tín dụng hoặc để nộp thuế nộp các khoản khác cho Ngân sách vào Kho bạc Nhà nước thì Ngân hàng, tổ chức Tín dụng và Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm thu nhận số Ngân phiếu thanh toán một cách kịp thời cho khách hàng. Khi có số lượng Ngân phiếu thanh toán tại quỹ lớn, xét không sử dụng hết, các tổ chức Tín dụng, Kho bạc Nhà nước được nộp Ngân phiếu thanh toán vào Ngân hàng Nhà nước hoặc Ngân hàng Thương mại (nơi đơn vị mở tài khoản tiền gửi) để được ghi Có vào tài khoản tiền gửi của mình.

4. Thời hạn hiệu lực thanh toán (lưu hành, của Ngân phiếu thanh toán được in sẵn ở trên tờ Ngân phiếu thanh toán. Trong thời hạn hiệu lực của Ngân hàng, tổ chức Tín dụng, Kho bạc Nhà nước được tiếp tục sử dụng Ngân phiếu thanh toán tại quỹ để trả tiền hoặc cho khách hàng vay dùng làm phương tiện thanh toán.

Đến hạn thanh toán, khách hàng có các Ngân phiếu thanh toán phải làm thủ tục nộp vào Ngân hàng, Tổ chức Tín dụng hoặc Kho bạc Nhà nước, nơi khách hàng đến hạn đã in trên tờ Ngân phiếu thanh toán để được ghi Có ngay vào tài khoản tiền gửi của khách hàng.

Đối với những người chưa có tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng, tổ chức tín dụng thì tiến hành mở tài khoản tiền gửi Ngân phiếu thanh toán tại Ngân hàng, tổ chức Tín dụng để khi nộp Ngân phiếu thanh toán vào Ngân hàng, Tổ chức tín dụng sẽ ghi Có vào tài khoản tiền gửi này.

Ngân hàng, tổ chức Tín dụng mở một tài khoản phân tích tiền gửi Ngân phiếu thanh toán trong tài khoản tiền gửi tư nhân cá thể số 303. Tiểu khoản mở cho từng người gửi Ngân phiếu thanh toán.

Tài khoản tiền gửi Ngân phiếu thanh toán này, khi thanh toán bằng chuyển khoản thì không hạn chế, nhưng nếu rút bằng tiền mặt thì mỗi ngày chỉ được rút tiền mặt một lần và mức tối đa không quá 200.000 đồng. Trong phạm vi tối đa 15 ngày, kể từ ngày Ngân phiếu thanh toán hết hạn lưu hành, các Ngân hàng, tổ chức Tín dụng và Kho bạc Nhà nước phải nộp hết số Ngân phiếu thanh toán vào Ngân hàng Nhà nước nơi mình mở tài khoản để thanh toán với Ngân hàng Nhà nước. Đối với các đơn vị Kho bạc Nhà nước, Tổ chức Tín dụng không mở tài khoản tại Ngân hàng Nhà nước thì phải nộp Ngân phiếu thanh toán vào Ngân hàng Thương mại nơi đơn vị mở tài khoản trước thời hạn trên tối thiểu 5 ngày.

Trong phạm vi tối đa 01 tháng, kể từ ngày Ngân phiếu thanh toán hết hạn lưu hành các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước (kể cả Sở giao dịch NHNN) phải nộp hết số Ngân phiếu thanh toán về các kho tiền của Ngân hàng Nhà nước Trung ương.

5. Các Ngân hàng, tổ chức Tín dụng và Kho bạc Nhà nước phải tổ chức nhận và thanh toán các Ngân phiếu thanh toán do khách hàng nộp vào khi đến hạn cho khách hàng.

Nếu nhận và thanh toán chậm, Ngân hàng, tổ chức tín dụng hoặc Kho bạc Nhà nước sẽ bị phạt theo mức chậm trả trong thanh toán (theo quyết định số 101/NH-QĐ ngày 30-7-1991 và thông tư số 110/NH-Trung tâm ngày 20-8-1991 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước).

III. Thủ tục giao nhận, bảo quản ngân phiếu thanh toán

Việc giao nhận, vận chuyển và bảo quản Ngân phiếu thanh toán thực hiện chặt chẽ đầy đủ và đúng thủ tục như giao, nhận, vận chuyển và bảo quản tiền mặt.

1. Tổ chức giao, nhận.

Việc giao, nhận Ngân phiếu thanh toán phải căn cứ vào các giấy tờ, biên bản hay chứng từ hợp pháp như giao, nhận tiền mặt.

- Nhà in và Vụ Phát hành và Kho quỹ khi giao, nhận Ngân phiếu thanh toán mới in, phải thực hiện giao nhận nguyên bó do Nhà in đã niêm phong, biên bản phải kèm theo bảng kê số lượng, xêri và số của từng loại.

- Khi giao, nhận Ngân phiếu thanh toán giữa Kho tiền của Ngân hàng Nhà nước Trung ương với các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố (kể cả với Sở giao dịch Ngân hàng Nhà nước) :

+ Đối với các bó đủ 10 thiếp còn nguyên niêm phong thì giao, nhận kiểm đếm theo bó và thếp, biên bản có ghi số lượng, thếp, xêri và số của từng loại Ngân phiếu thanh toán giao nhận.

+ Đối với các bó không đủ 10 thếp, hoặc đủ 10 thếp nhưng bị rách niêm phong và các tờ lẻ (nếu có thì kiểm đếm tờ, biên bản giao, nhận có kèm theo bảng kê ghi số lượng, xêri và số của từng tờ Ngân phiếu thanh toán.

- Khi giao, nhận Ngân phiếu thanh toán giữa Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước (kể cả Sở giao dịch Ngân hàng Nhà nước) với các Ngân hàng, tổ chức Tín dụng, Kho bạc Nhà nước với khách hàng ; hoặc giữa các khách hàng với nhau, phải kiểm tra thật, giả, phải kiểm đếm từng tờ theo từng loại Ngân phiếu thanh toán (theo từng loại mệnh giá) để xác định số lượng tờ, giá trị tiền theo từng loại mệnh giá và tổng giá trị Ngân phiếu thanh toán đã giao, nhận.

Sau khi kiểm đếm phải đối chiếu giá trị Ngân phiếu thanh toán thực nhận với số liệu trên chứng từ kế toán. Người giao và người nhận phải ký vào vị trí quy định trên chứng từ.

Để xác định trách nhiệm, khi phát hiện có Ngân phiếu thanh toán giả, nghi giả hay bị phá hoại... trong quỹ hay đang cầm giữ, trên chứng tử giao, nhận phải ghi xêri và số của từng tờ Ngân phiếu thanh toán.

2. Tổ chức bảo quản :

Tất cả Ngân phiếu thanh toán còn hoặc hết giá trị lưu hành phải được quản lý và bảo quản chu đáo chặt chẽ như tiền mặt.

Định kỳ (tháng, ngày, cuối tháng) phải tổ chức kiểm kê, đối chiếu với sổ sách kế toán, bảo đảm sự khớp đúng giữa số liệu kế toán với số liệu của thủ quỹ (hay thủ kho) và giá trị của Ngân phiếu thanh toán thực tế còn tại đơn vị. Ngoài sổ kho sổ quỹ để ghi chép theo dõi về Ngân phiếu thanh toán (dùng sổ kho, sổ quỹ tiền mặt) thủ kho thủ quỹ phải mở sổ theo dõi chi tiết theo từng loại Ngân phiếu thanh toán và theo thời hạn thanh toán.

3. Tổ chức vận chuyển :

Việc vận chuyển các Ngân phiếu thanh toán phải tổ chức thực hiện như vận chuyển tiền mặt. Phải bảo đảm an toàn tài sản.

4. Tổ chức tiêu huỷ : Các Ngân phiếu thanh toán đã hết thời hạn lưu hành (thanh toán) phải tổ chức tiêu huỷ theo chế độ tiêu huỷ giấy bạc rách nát, hư hỏng được đã hết giá trị lưu hành.

5. Báo cáo, điện báo định kỳ về Ngân phiếu thanh toán thực hiện như báo cáo thu, chi, tồn quỹ tiền mặt quy định hiện hành.

IV. thủ tục hạch toán tại khách hàng

1. Để thuận tiện trong việc chuyển tiền và chi trả, thanh toán, khách hàng có thể nhận tiền từ tài khoản tiền gửi ở tổ chức Tín dụng, Kho bạc Nhà nước bằng Ngân phiếu thanh toán.

Muốn rút tiền bằng Ngân phiếu thanh toán khách hàng lập séc lĩnh Ngân phiếu thanh toán (sử dụng sẽ lĩnh tiền mặt hiện hành) đưa đến Ngân hàng, tổ chức Tín dụng, Kho bạc Nhà nước nơi mở tài khoản, trong đó ghi rõ tổng số tiền cần rút bằng Ngân phiếu thanh toán.

Căn cứ vào số tiền ghi trên séc này, tổ chức Tín dụng hoặc Kho bạc Nhà nước giao Ngân phiếu thanh toán cho khách hàng (thủ tục trả Ngân phiếu thanh toán cho khách hàng thực hiện như thủ tục trả tiền mặt).

Khi nhận Ngân phiếu thanh toán về nhập quỹ, khách hàng hạch toán :

Nợ : TK 50 Tiền mặt (TK 502)

Có : TK 51 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước (TK 511)

2. Khi nhận các Ngân phiếu thanh toán, khách hàng cần kiểm tra kỹ để phát hiện và không chấp nhận thanh toán đối với các tờ Ngân phiếu thanh toán giả, Ngân phiếu thanh toán bị phá huỷ (bị cắt, xén, sửa chữa, tẩy xoá, viết vẽ), rách nát hoặc đã hết hạn.

Để phát hiện Ngân phiếu thanh toán giả khách hàng có thể sử dụng các biện pháp sau đây :

- Thứ nhất : nắm vững tên và địa chỉ của người trả Ngân phiếu thanh toán. Khi bán hàng hoặc cung ứng các dịch vụ có giá trị lớn, cần ký kết hợp đồng kinh tế. Khi nhận Ngân phiếu thanh toán phải lập bảng kê ghi xêri, số của từng tờ theo từng loại Ngân phiếu thanh toán, họ tên, địa chỉ của người nộp, để phát hiện có Ngân phiếu thanh toán giả, còn có cơ sở để truy cứu.

- Thứ hai : nên sử dụng đèn cực tím (do ngân hàng nhượng bán và hướng dẫn cách dùng) để kiểm tra các đặc điểm cơ bản của Ngân phiếu thanh toán, đã được Ngân hàng thông báo.

- Thứ ba : Đưa Ngân phiếu thanh toán đến ngân hàng để kiểm tra.

3. Khi nộp Ngân phiếu thanh toán vào tổ chức Tín dụng, hoặc Kho bạc Nhà nước khách hàng lập Giấy nộp Ngân phiếu thanh toán (dùng giấy nộp tiền mặt) kèm bảng kê xêri, số của từng tờ của từng loại Ngân phiếu thanh toán. Căn cứ vào giấy báo Có của Tổ chức Tín dụng, Kho bạc Nhà nước để hạch toán :

Nợ TK 51 hoặc Tài khoản thích hợp

Có TK 50 (TK 502)

V. Xử lý Ngân phiếu thanh toán giả, bị phá huỷ

Theo điều 8 của thể lệ phát hành và sử dụng Ngân phiếu thanh toán quy định : nghiêm cấm việc làm giả, tẩy xoá, sửa chữa, phá hoại (cắt xén, bôi nhoè, viết vẽ...) Ngân phiếu thanh toán cũng như lưu hành các tờ Ngân phiếu thanh toán đó. Ai vi phạm sẽ bị xử lý như làm, lưu hành tiền giả hoặc phá hoại tiền. Vì vậy :

Ngân hàng, các tổ chức Tín dụng, Kho bạc Nhà nước và khách hàng không thanh toán các tờ Ngân phiếu thanh toán giả, bị tầy xoá, sửa chữa, cắt xén, bôi nhoè, viết vẽ...

Khi phát hiện (hoặc nghi vấn) Ngân phiếu thanh toán giả, bị phá hoại... thì phải lập biên bản, giữ tang vật, đồng thời báo cho cơ quan Công an gần nhất đến xác minh xử lý người vi phạm. Ngân phiếu thanh toán thu giữ kèm theo biên bản phải nộp vào Ngân hàng.

Trong quá trình thực hiện thông tư này có gì khó khăn, vướng mắc yêu cầu phản ánh kịp thời cho Ngân hàng Nhà nước Trung ương để có biện pháp giải quyết.