BỘ QUỐC PHÒNG
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Hà Nội, ngày 21 tháng 02 năm 2012

Nơi nhận:
- Bộ trưởng BQP (để báo cáo);
- Các cơ quan, đơn vị trực thuộc BQP;
- Vụ Pháp chế BQP;
- Lưu: VT,BMLT,H90.

KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG




Thượng tướng Lê Hữu Đức

SỐ TT

TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU

THỜI HẠN BẢO QUẢN

1. Tài liệu chung

1.

Tập văn bản đến của các cơ quan, đơn vị

- Chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước về quân sự, quốc phòng và văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng quy phạm pháp luật (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn riêng (quyết định, chỉ thị những vấn đề cụ thể của cơ quan, đơn vị)

Vĩnh viễn

- Thông báo để biết (như: Thông báo đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, con dấu, chữ ký,...)

5 năm

2.

Hồ sơ nghiên cứu, xây dựng chủ trương, đường lối, chiến lược về lĩnh vực quân sự, quốc phòng

- Cơ quan, đơn vị chủ trì

- Cơ quan, đơn vị phối hợp

Vĩnh viễn

10 năm

3.

Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật

- Cơ quan, đơn vị chủ trì

- Cơ quan, đơn vị phối hợp

Vĩnh viễn

10 năm

4.

Chỉ thị, quyết định, quy chế, quy định, điều lệ, thông báo, hướng dẫn

- Cơ quan, đơn vị ban hành

- Cơ quan, đơn vị nhận

Vĩnh viễn

Đến khi văn bản hết hiệu lưc thi hành

5.

Hồ sơ đất, quy hoạch, kế hoạch, sử dụng đất

Vĩnh viễn

6.

Hồ sơ quản lý doanh trại, kho tàng, công trình chiến đấu đặc biệt quan trọng

Vĩnh viễn

7.

Hồ sơ tổ chức kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng

- Cơ quan, đơn vị chủ trì

- Cơ quan, đơn vị phối hợp

Vĩnh viễn

5 năm

8.

Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết của cơ quan, đơn vị

- Tổng kết năm và nhiều năm

- Sơ kết

Vĩnh viễn

5 năm

9.

Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm, nhiều năm của cơ quan, đơn vị

Vĩnh viễn

10.

Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác dưới 01 năm và đột xuất của cơ quan, đơn vị

5 năm

11.

Tài liệu về hoạt động của lãnh đạo, chỉ huy

- Bài viết, bài phát biểu, sổ ghi chép, sổ ghi biên bản các cuộc họp, giao ban của Quân ủy Trung ương, Thủ trưởng Bộ Quốc phòng và lãnh đạo, chỉ huy các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ

Vĩnh viễn

- Sổ ghi biên bản các cuộc họp, giao ban của cơ quan, đơn vị cấp sư đoàn, trung đoàn và tương đương

20 năm

12.

Tập lưu văn bản đi; sổ, dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản đi, đến của các cơ quan, đơn vị

- Thông tư, chỉ thị, chỉ lệnh, mệnh lệnh, nghị quyết, quyết tâm, quyết định, quy định, quy chế, thông báo, hướng dẫn và kế hoạch, báo cáo năm, nhiều năm

Vĩnh viễn

- Các loại văn bản khác

- Sổ, dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản đi

- Sổ, dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản đến

50 năm

Vĩnh viễn

20 năm

2. Tài liệu tổ chức, biên chế, xây dựng lực lượng

13.

Chỉ thị, chỉ lệnh, mệnh lệnh, quyết định, hướng dẫn

- Cơ quan, đơn vị ban hành

- Cơ quan, đơn vị nhận

Vĩnh viễn

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

14.

Kế hoạch, báo cáo hàng năm và nhiều năm

- Cơ quan, đơn vị ban hành

- Cơ quan, đơn vị nhận

Vĩnh viễn

10 năm

15.

Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

- Cơ quan, đơn vị ban hành

- Cơ quan, đơn vị nhận

10 năm

5 năm

16.

Hồ sơ xây dựng, ban hành điều lệ, quy chế, quy định về tổ chức, biên chế của các ngành và các cơ quan, đơn vị

- Cơ quan, đơn vị chủ trì

- Cơ quan, đơn vị phối hợp

Vĩnh viễn

10 năm

17.

Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức, biên chế của ngành và các cơ quan, đơn vị

- Cơ quan, đơn vị chủ trì

- Cơ quan, đơn vị phối hợp

Vĩnh viễn

10 năm

18.

Hồ sơ về thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan, đơn vị

- Cơ quan, đơn vị chủ trì

- Cơ quan, đơn vị phối hợp

Vĩnh viễn

10 năm

19.

Hồ sơ về sáp nhập, chia tách, giải thể của các cơ quan, đơn vị

- Cơ quan, đơn vị chủ trì

- Cơ quan, đơn vị phối hợp

Vĩnh viễn

10 năm

20.

Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế

- Cơ quan, đơn vị chủ trì

- Cơ quan, đơn vị phối hợp

Vĩnh viễn

10 năm

21.

Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh

- Cơ quan, đơn vị chủ trì

- Cơ quan, đơn vị phối hợp

Vĩnh viễn

10 năm

22.

Thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ, nhân viên hàng năm và nhiều năm

Vĩnh viễn

23.

Tài liệu quy hoạch, kế hoạch đề bạt, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, thăng quân hàm, nâng lương, chuyển nhóm, ngạch, bậc lương,...

70 năm

24.

Hồ sơ về hội thao, hội thi, thi tuyển, thi nâng bậc

- Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển

- Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi

20 năm

5 năm

25.

Hồ sơ kỷ luật cán bộ, nhân viên

70 năm

26.

Hồ sơ giải quyết chế độ, chính sách (hưu trí, tử tuất,...)

70 năm

27.

Hồ sơ gốc của cán bộ, nhân viên, học viên các học viện, nhà trường

Vĩnh viễn

28.

Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên

70 năm

29.

Văn kiện tác chiến (mệnh lệnh, chỉ lệnh, quyết tâm, kế hoạch,...)

Vĩnh viễn

30.

Hồ sơ các lớp huấn luyện, đào tạo cán bộ, nhân viên

- Các lớp đào tạo từ trung cấp và tương đương trở lên

- Các lớp tập huấn, ngắn hạn

Vĩnh viễn

10 năm

31.

Hồ sơ công tác tuyển sinh

10 năm

32.

Luận văn, luận án cử nhân, kỹ sư, thạc sĩ, tiến sĩ

- Được ứng dụng trong thực tế

- Không được ứng dụng

Vĩnh viễn

20 năm

33.

Hồ sơ, tài liệu về hoạt động của hội đồng xét, công nhận các chức vụ khoa học, tốt nghiệp sĩ quan

10 năm

34.

Công văn trao đổi

10 năm

3. Tài liệu kế hoạch, thống kê

35.

Tập văn bản đến các cơ quan, đơn vị

- Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung cho các cơ quan, đơn vị (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

- Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn riêng cho cơ quan, đơn vị

- Tài liệu thông báo để biết, để phối hợp thực hiện

Vĩnh viễn

10 năm

36.

Chỉ thị, quy định, thông tư, thông báo và các chỉ tiêu kế hoạch phát triển của ngành, lĩnh vực

- Cơ quan, đơn vị chủ trì xây dựng và thực hiện

- Cơ quan, đơn vị phối hợp

Vĩnh viễn

5 năm

37.

Báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch; thống kê tổng hợp, thống kê điều tra cơ bản, thống kê chuyên đề,... của ngành, lĩnh vực do cơ quan, đơn vị quản lý

- Hàng năm và nhiều năm

- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

5 năm

38.

Hồ sơ kiểm tra, thanh tra và các văn bản chỉ đạo hướng dẫn thực hiện kế hoạch

Vĩnh viễn

39.

Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, hướng dẫn

- Cơ quan, đơn vị chủ trì

- Cơ quan, đơn vị phối hợp

Vĩnh viễn

5 năm

40.

Công văn trao đổi

10 năm

4. Tài liệu đối ngoại, hợp tác quân sự với nước ngoài

41.

Tập văn bản đến của các cơ quan, đơn vị

- Chỉ đạo, hướng dẫn chung cho các cơ quan, đơn vị (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

- Chỉ đạo, hướng dẫn riêng cho cơ quan, đơn vị

- Văn bản thông báo để biết

Vĩnh viễn

10 năm

42.

Hồ sơ hội nghị, hội thảo về công tác đối ngoại, hợp tác quân sự do cơ quan, đơn vị chủ trì

Vĩnh viễn

43.

Kế hoạch, báo cáo về công tác đối ngoại, hợp tác quân sự

- Hàng năm và nhiều năm

- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

44.

Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quân sự, quốc phòng của cơ quan, đơn vị

Vĩnh viễn

45.

Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức quân sự nước ngoài

Vĩnh viễn

46.

Hồ sơ gia nhập các hiệp hội, tổ chức quân sự

Vĩnh viễn

47.

Hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quân sự (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát,...)

Vĩnh viễn

48.

Hồ sơ các đoàn ra, đoàn vào

- Ký kết hợp tác

- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát,...

Vĩnh viễn

10 năm

49.

Thư, điện, thiếp chúc mừng của các nước, cơ quan, tổ chức quân sự nước ngoài

10 năm

50.

Công hàm, công thư, công văn trao đổi về quan hệ đối ngoại quốc phòng, hợp tác quân sự với nước ngoài

20 năm

51.

Văn kiện ngoại giao

Vĩnh viễn

52.

Công văn trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị

10 năm

5. Tài liệu thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo

53.

Tập văn bản đến các cơ quan, đơn vị

- Gửi để chỉ đạo, hướng dẫn chung cho các cơ quan, đơn vị (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

- Gửi để chỉ đạo, hướng dẫn những vấn đề cụ thể của cơ quan, đơn vị

- Văn bản thông báo để biết

Vĩnh viễn

10 năm

54.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế, quy định, hướng dẫn về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo

Vĩnh viễn

55.

Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

- Hàng năm và nhiều năm

- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

56.

Báo cáo công tác phòng, chống tham nhũng

- Hàng năm

- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

20 năm

10 năm

57.

Hồ sơ thanh tra các vụ việc

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

15 năm

58.

Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

15 năm

59.

Công văn trao đổi

10 năm

6. Tài liệu pháp chế

60.

Tập văn bản đến các cơ quan, đơn vị

- Gửi đến các cơ quan, đơn vị để chỉ đạo, hướng dẫn chung về công tác pháp chế (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

- Văn bản thông báo để biết

10 năm

61.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế do cơ quan, đơn vị chủ trì

Vĩnh viễn

62.

Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn bản quy phạm pháp luật

10 năm

63.

Kế hoạch, báo cáo về công tác pháp chế

- Hàng năm và nhiều năm

- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

20 năm

64.

Hồ sơ thẩm định, kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật

- Xử lý văn bản quy phạm pháp luật

- Thẩm định, kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật

Vĩnh viễn

10 năm

65.

Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan khác chủ trì

10 năm

66.

Hồ sơ rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật và pháp điển hệ thống quy phạm pháp luật

- Rà soát, hệ thống hóa và pháp điển hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực quân sự, quốc phòng

Vĩnh viễn

- Rà soát, hệ thống hóa và pháp điển hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực khác

10 năm

67.

Hồ sơ phổ biến, giáo dục pháp luật

10 năm

68.

Hồ sơ theo dõi, kiểm tra việc thi hành pháp luật

10 năm

69.

Hồ sơ về công tác bồi thường của nhà nước

Vĩnh viễn

70.

Hồ sơ về hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp

10 năm

71.

Hồ sơ về các vấn đề pháp lý và tham gia tố tụng

- Bảo vệ lợi ích hợp pháp và xử lý các vấn đề thuộc trách nhiệm của Bộ

- Đề xuất, kiến nghị các biện pháp phòng ngừa, khắc phục hậu quả các vi phạm pháp luật

Vĩnh viễn

10 năm

72.

Công văn trao đổi về công tác pháp chế

10 năm

7. Tài liệu điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án

73.

Tập văn bản đến các cơ quan, đơn vị

- Gửi để chỉ đạo, hướng dẫn chung về công tác điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

- Văn bản thông báo để biết

10 năm

74.

Hồ sơ các vụ án khởi tố

- Hồ sơ vụ án có đối tượng phạm tội đặc biệt nghiêm trọng (mức án trên 15 năm tù, tù chung thân, tử hình)

Vĩnh viễn

- Hồ sơ vụ án phức tạp, có khiếu kiện, phải điều tra xét xử nhiều lần

Vĩnh viễn

- Hồ sơ vụ án có đối tượng phạm tội nghiêm trọng, rất nghiêm trọng (mức án đến 15 năm tù)

70 năm

- Hồ sơ vụ án có đối tượng phạm tội ít nghiêm trọng (mức án dưới 3 năm tù)

50 năm

- Hồ sơ vụ án đình chỉ điều tra

- Hồ sơ vụ án tạm đình chỉ điều tra

50 năm

Theo quy định của pháp luật

75.

Hồ sơ vụ việc (không khởi tố vụ án hình sự)

50 năm

76.

Hồ sơ phạm nhân

- Hồ sơ phạm nhân bị tòa án xử mức 20 năm tù, tù chung thân hoặc tử hình

Vĩnh viễn

- Hồ sơ phạm nhân đã bị tòa án xử tù, đã vào trại chấp hành án nhưng sau đó được xác định không phạm tội

Vĩnh viễn

- Hồ sơ phạm nhân bị chết trong quá trình chấp hành án phạt tù

70 năm

- Hồ sơ phạm nhân trốn khỏi nơi giam giữ phải truy nã

70 năm

- Hồ sơ phạm nhân phạm tội bị tòa án xử mức án từ 7 năm tù đến dưới 20 năm tù

70 năm

- Hồ sơ phạm nhân bị tòa án xử mức án dưới 7 năm tù

50 năm

- Hồ sơ phạm nhân chết trong khi trốn hoặc khi đang tạm đình chỉ thi hành án

50 năm

77.

Hồ sơ nghiệp vụ trinh sát biên phòng, phòng chống tội phạm ma túy

- Hồ sơ chuyên án; hồ sơ các vụ án hình sự; hồ sơ nhân viên mạng lưới bí mật; hồ sơ nhà an toàn; hồ sơ hộp thư bí mật; hồ sơ nghiệp vụ tình báo biên phòng

Vĩnh viễn

- Hồ sơ cá nhân đối tượng quản lý nghiệp vụ, kiểm tra nghiệp vụ, đối tượng trong chuyên án; hồ sơ theo dõi; hồ sơ nghiệp vụ biên phòng

50 năm

- Hồ sơ điều tra cơ bản; hồ sơ xử lý, xác minh tin ban đầu; hồ sơ truy xét

30 năm

78.

Tài liệu quản lý đối tượng xuất, nhập cảnh

- Cơ quan, đơn vị ban hành

- Cơ quan, đơn vị nhận

Vĩnh viễn

20 năm

8. Tài liệu tổ chức Đảng

79.

Tập văn bản đến của các cơ quan Đảng

- Tập văn bản gửi đến để chỉ đạo, hướng dẫn chung cho các cơ quan, đơn vị (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

- Tài liệu gửi riêng để chỉ đạo, cho ý kiến về những vấn đề cụ thể của cơ quan, đơn vị

Vĩnh viễn

- Tài liệu thông báo để biết, để phối hợp thực hiện

5 năm

80.

Hồ sơ Đại hội Đảng

- Đại hội Đảng bộ Quân đội và các Đảng bộ trực thuộc Quân ủy Trung ương

Vĩnh viễn

- Đại hội các Đảng bộ khác

- Đại hội cấp Chi bộ

20 năm

10 năm

81.

Nghị quyết, chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác

- Hàng năm và nhiệm kỳ

- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

82.

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của cấp ủy Đảng

Vĩnh viễn

83.

Hồ sơ về thành lập, sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng

Vĩnh viễn

84.

Hồ sơ về tiếp nhận, bàn giao công tác đảng

10 năm

85.

Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát

20 năm

86.

Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở đảng, đảng viên

70 năm

87.

Hồ sơ đảng viên

70 năm

88.

Sổ đăng ký đảng viên, đảng phí, ghi biên bản

20 năm

89.

Công văn trao đổi về công tác đảng

10 năm

9. Tài liệu thi đua, khen thưởng và tuyên truyền giáo dục chính trị

90.

Tập văn bản đến các cơ quan, đơn vị

- Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung cho các cơ quan, đơn vị (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

- Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn những vấn đề cụ thể của cơ quan, đơn vị

- Văn bản thông báo để biết

Vĩnh viễn

10 năm

91.

Chỉ thị, quyết định, quy chế, quy định, hướng dẫn và các tài liệu về thi đua, khen thưởng, tuyên truyền giáo dục chính trị của các cơ quan, đơn vị

- Cơ quan, đơn vị ban hành

- Cơ quan, đơn vị thực hiện

Vĩnh viễn

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

92.

Hồ sơ hội nghị phổ biến, tuyên truyền giáo dục chính trị và thi đua, khen thưởng

- Cơ quan, đơn vị chủ trì

- Cơ quan, đơn vị phối hợp

Vĩnh viễn

10 năm

93.

Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng và tuyên truyền giáo dục chính trị hàng năm và nhiều năm

- Cơ quan, đơn vị ban hành

- Cơ quan, đơn vị nhận được

Vĩnh viễn

10 năm

94.

Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng và tuyên truyền giáo dục chính trị tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

- Cơ quan, đơn vị ban hành

- Cơ quan, đơn vị nhận được

10 năm

5 năm

95.

Tài liệu tổ chức thi đua chào mừng các sự kiện trọng đại, ngày lễ lớn

10 năm

96.

Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân

- Các hình thức khen thưởng của Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ

- Các hình thức khen thưởng của Bộ trưởng

- Các hình thức khen thưởng khác

Vĩnh viễn

20 năm

10 năm

97.

Hồ sơ khen thưởng đối với cá nhân, tổ chức quân sự nước ngoài

Vĩnh viễn

98.

Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hàng năm và nhiều năm

Vĩnh viễn

99.

Hồ sơ chỉ đạo xây dựng điểm, xây dựng điển hình

Vĩnh viễn

100.

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ của ngành, lĩnh vực

101.

Hồ sơ về các vụ việc thuộc nội bộ quân đội

- Vụ việc quan trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

20 năm

102.

Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề

Vĩnh viễn

103.

Sổ, mẫu biểu quản lý nghiệp vụ

20 năm

104.

Công văn trao đổi về nghiệp vụ

10 năm

10. Tài liệu tổ chức quần chúng

105.

Tập văn bản đến của các cơ quan, tổ chức

- Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung cho các cơ quan, đơn vị (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

- Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn riêng cho cơ quan, đơn vị

- Tài liệu thông báo để biết, để phối hợp

Vĩnh viễn

5 năm

106.

Hồ sơ đại hội của các tổ chức Đoàn thanh niên, Công đoàn, Phụ nữ

Vĩnh viễn

107.

Chương trình, kế hoạch, báo cáo tình hình hoạt động của các tổ chức

- Hàng năm và nhiệm kỳ

- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

108.

Hồ sơ tổ chức thực hiện các chỉ thị, nghị quyết, quyết định của Đảng và cơ quan, đơn vị cấp trên

Vĩnh viễn

109.

Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của tổ chức Đoàn thanh niên, Công đoàn, Phụ nữ

Vĩnh viễn

110.

Số ghi chép các loại

20 năm

111.

Công văn trao đổi

10 năm

11. Tài liệu tài chính, kế toán

112.

Tập văn bản đến của các cơ quan, đơn vị

- Chỉ đạo, hướng dẫn chung về tài chính, kế toán cho các cơ quan, đơn vị (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

- Chỉ đạo, hướng dẫn riêng cho cơ quan, đơn vị

- Thông báo để biết

Vĩnh viễn

10 năm

113.

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ, quy định về tài chính, kế toán

Vĩnh viễn

114.

Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán

- Hàng năm và nhiều năm

- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

20 năm

115.

Hồ sơ về ngân sách hàng năm của cơ quan, đơn vị

Vĩnh viễn

116.

Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán

- Hàng năm, nhiều năm

- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

20 năm

117.

Hồ sơ xây dựng chế độ, quy định về giá

Vĩnh viễn

118.

Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh toán công nợ

20 năm

119.

Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định

- Nhà đất

- Tài sản khác

Vĩnh viễn

20 năm

120.

Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

10 năm

121.

Hồ sơ kiểm toán tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

10 năm

122.

Sổ sách kế toán

- Sổ tổng hợp

- Sổ chi tiết

20 năm

20 năm

123.

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

20 năm

124.

Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

5 năm

125.

Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán

10 năm

12. Tài liệu bảo đảm hậu cần, kỹ thuật

126.

Tập văn bản đến các cơ quan, đơn vị

- Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung cho các cơ quan, đơn vị (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

- Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn riêng cho cơ quan, đơn vị

- Văn bản thông báo để biết

Vĩnh viễn

10 năm

127.

Chỉ thị, mệnh lệnh, quy định, quyết định, hướng dẫn về sản xuất, sửa chữa, xuất, nhập, quản lý, bảo quản, niêm cất vũ khí, trang bị kỹ thuật, quân lương, quân trang, thuốc chữa bệnh, xăng, dầu,...

Vĩnh viễn

128.

Kế hoạch, báo cáo về dự trữ, sản xuất, sửa chữa, xuất, nhập, bảo quản, niêm cất vũ khí, trang bị kỹ thuật, quân lương, quân trang, thuốc chữa bệnh, xăng, dầu,...

- Hàng năm và nhiều năm

- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

20 năm

129.

Hồ sơ thanh, xử lý vũ khí, trang bị kỹ thuật, quân lương, quân trang, thuốc chữa bệnh, xăng, dầu,...

- Được cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Chưa được cấp có thẩm quyền phê duyệt

Vĩnh viễn

10 năm

130.

Sổ xuất, nhập vũ khí, trang bị kỹ thuật, quân lương, quân trang, thuốc chữa bệnh, xăng, dầu,...

50 năm

131.

Phiếu xuất, nhập vũ khí, trang bị kỹ thuật, quân lương, quân trang, thuốc chữa bệnh, xăng, dầu,...

20 năm

132.

Công văn trao đổi

10 năm

133.

Sửa chữa nhỏ và công văn trao đổi

10 năm

13. Tài liệu xây dựng cơ bản

134.

Tập văn bản đến của các cơ quan, đơn vị

- Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung cho cơ quan, đơn vị (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

- Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn những vấn đề cụ thể của cơ quan, đơn vị

- Văn bản thông báo để biết

Vĩnh viễn

10 năm

135.

Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ, quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan, đơn vị

Vĩnh viễn

136.

Kế hoạch, báo cáo hàng năm và nhiều năm

- Cơ quan, đơn vị ban hành

- Cơ quan, đơn vị nhận

Vĩnh viễn

10 năm

137.

Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

- Cơ quan, đơn vị ban hành

- Cơ quan, đơn vị nhận

10 năm

5 năm

138.

Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản

- Công trình nhóm A; công trình áp dụng giải pháp kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt; công trình xếp hạng di tích lịch sử văn hóa; công trình bắt buộc thi tuyển thiết kế kiến trúc có quy mô cấp I, cấp đặc biệt

Vĩnh viễn

- Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn

Theo tuổi thọ công trình

14. Tài liệu đề án, dự án, chương trình trọng điểm

139.

Tập văn bản đến của các cơ quan, đơn vị

- Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung cho các cơ quan, đơn vị (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

- Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn trực tiếp đề án, dự án

- Tài liệu thông báo để biết, để phối hợp thực hiện

Vĩnh viễn

10 năm

140.

Hồ sơ xây dựng đề án, dự án, chương trình trọng điểm và các đề án, dự án

- Cơ quan, đơn vị chủ trì nghiên cứu, xây dựng

- Cơ quan, đơn vị phối hợp

Vĩnh viễn

10 năm

141.

Hồ sơ thẩm định các đề án, dự án, chương trình trọng điểm

- Đề án, dự án, chương trình trọng điểm được phê duyệt

- Không được phê duyệt

Vĩnh viễn

10 năm

142.

Hồ sơ tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình trọng điểm

Vĩnh viễn

143.

Báo cáo đánh giá kết quả thực hiện các đề án, dự án, chương trình trọng điểm

- Tổng kết

- Sơ kết

Vĩnh viễn

10 năm

15. Tài liệu khoa học và công nghệ quân sự

144.

Tập văn bản đến của các cơ quan, đơn vị

- Chỉ đạo, hướng dẫn chung cho các cơ quan, đơn vị (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

- Chỉ đạo, hướng dẫn riêng cho cơ quan, đơn vị

- Văn bản thông báo để biết

Vĩnh viễn

5 năm

145.

Hồ sơ xây dựng quy chế, quy định hoạt động khoa học kỹ thuật và công nghệ quân sự của Bộ, cơ quan, đơn vị

Vĩnh viễn

146.

Hồ sơ về hội nghị, hội thảo do cơ quan, đơn vị tổ chức

Vĩnh viễn

147.

Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học kỹ thuật và công nghệ quân sự

- Hàng năm và nhiều năm

- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

148.

Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng khoa học các cơ quan, đơn vị

Vĩnh viễn

149.

Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học

- Cấp nhà nước và cấp bộ, ngành

- Cấp cơ sở

Vĩnh viễn

20 năm

150.

Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình kỹ thuật, sửa chữa, hiệu chuẩn hoặc giải pháp hữu ích được công nhận

- Cấp nhà nước và cấp bộ, ngành

- Cấp cơ sở

Vĩnh viễn

10 năm

151.

Hồ sơ xây dựng các tiêu chuẩn trong lĩnh vực quân sự, quốc phòng

Vĩnh viễn

152.

Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ của Bộ, ngành, cơ quan, đơn vị

Vĩnh viễn

153.

Các báo cáo khoa học chuyên đề do cơ quan, đơn vị thực hiện để tham gia các hội thảo khoa học

20 năm

154.

Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu của ngành, cơ quan, đơn vị

Vĩnh viễn

155.

Công văn trao đổi

10 năm

16. Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn khác

156.

Tập văn bản đến các cơ quan, đơn vị

- Chỉ đạo, hướng dẫn chung cho các cơ quan, đơn vị (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

- Chỉ đạo, hướng dẫn riêng cho cơ quan, đơn vị

- Văn bản thông báo để biết

Vĩnh viễn

10 năm

157.

Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý về ngành, lĩnh vực do cơ quan, đơn vị quản lý

Vĩnh viễn

158.

Hồ sơ Hội nghị tổng kết hàng năm và nhiều năm về ngành, lĩnh vực do cơ quan, đơn vị quản lý

Vĩnh viễn

159.

Chỉ thị, quyết định của các ngành, lĩnh vực do cơ quan, đơn vị quản lý

Vĩnh viễn

160.

Kế hoạch, báo cáo

- Hàng năm và nhiều năm

- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

20 năm

161.

Hồ sơ tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực cơ quan, đơn vị quản lý

Vĩnh viễn

162.

Hồ sơ xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các mục tiêu, dự án của ngành, lĩnh vực do cơ quan, đơn vị quản lý

Vĩnh viễn

163.

Hồ sơ chỉ đạo xây dựng điểm, xây dựng điển hình của ngành, lĩnh vực do cơ quan, đơn vị quản lý

Vĩnh viễn

164.

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ thuộc ngành, lĩnh vực do cơ quan, đơn vị quản lý

Vĩnh viễn

165.

Hồ sơ giải quyết các vụ việc trong hoạt động quản lý về lĩnh vực cơ quan, đơn vị quản lý

- Vụ việc quan trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

20 năm

166.

Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề

Vĩnh viễn

167.

Sổ, mẫu biểu quản lý nghiệp vụ thuộc lĩnh vực cơ quan, đơn vị quản lý

20 năm

168.

Công văn trao đổi về nghiệp vụ thuộc lĩnh vực cơ quan, đơn vị quản lý

10 năm