a) Chi phí thuê phòng khách sạn, phần Chính phủ Việt Nam đài thọ cho các đoàn đại biểu, thực hiện theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.

b) Chi phí thuê phòng khách sạn phục vụ hoạt động của Ban Tổ chức, chỉ được thanh toán tối đa 05 phòng hạng chuẩn (Standard) tại mỗi khách sạn có đại biểu dự các Hội nghị ở.

Đơn giá thanh toán theo hồ sơ, chứng từ thực tế.

a) Tại Hội nghị SOM là 800.000 đồng/người/bữa;

b) Tại Hội nghị Bộ trưởng Ngoại giao là 1.200.000 đồng/người/bữa;

c) Tại các Hội nghị cấp cao và Hội nghị WEF - Mê Công là 1.500.000 đồng/người/bữa.

Mức chi nêu trên là tối đa bao gồm cả đồ uống (sản xuất tại Việt Nam), chưa bao gồm thuế, phí dịch vụ.

a) Tại Hội nghị SOM là 1.000.000 đồng/người;

b) Tại Hội nghị Bộ trưởng Ngoại giao là 1.500.000 đồng/người;

c) Tại các Hội nghị cấp cao và Hội nghị WEF - Mê Công là 2.500.000 đồng/người.

Mức chi nêu trên là tối đa bao gồm cả đồ uống (sản xuất tại Việt Nam), chưa bao gồm thuế, phí dịch vụ.

a) Tại Hội nghị SOM là 150.000 đồng/người/buổi, ngày 2 buổi;

b) Tại Hội nghị Bộ trưởng Ngoại giao là 220.000 đồng/người/buổi, ngày 2 buổi;

c) Tại các Hội nghị cấp cao và Hội nghị WEF - Mê Công là 330.000 đồng/người/buổi, ngày 2 buổi.

Mức chi nêu trên là tối đa (chưa bao gồm thuế, phí dịch vụ).

a) Tại sân bay được chi thuê phòng trực cho Ban Tổ chức để đón, tiễn đại biểu theo hóa đơn thực tế; chi tổ chức ăn trưa/ăn tối tập trung cho Ban Tổ chức (cán bộ đón tiễn, tình nguyện viên, lái xe, an ninh, y tế...), mức chi ăn là 100.000 đồng/người/bữa (chưa bao gồm thuế, phí dịch vụ theo quy định).

b) Mua hoa tặng các đại biểu theo đề án lễ tân hội nghị.

c) Mua nước uống (nước khoáng, nước tinh khiết) cho các lực lượng trực tiếp tham gia đón, tiễn đại biểu.

a) Đối tượng được nhận tặng phẩm tại các Hội nghị là: Trưởng đoàn cấp cao và Phu nhân/Phu quân, Bộ trưởng Ngoại giao, Tổng Thư ký ASEAN và các thành viên khác;

b) Mức chi tối đa cho các Trưởng đoàn cấp cao và Phu nhân/Phu quân là 3.000.000 đồng/người;

c) Mức chi tối đa cho các Bộ trưởng và Tổng Thư ký ASEAN là 1.500.000 đồng/người;

d) Mức chi tối đa cho các Trưởng SOM là 1.000.000 đồng/người;

đ) Mức chi tối đa cho các thành viên khác là 500.000 đồng/người.

a) Ban Tổ chức được thanh toán các chi phí bố trí lắp đặt thiết bị tại phòng dùng chung, Trung tâm báo chí, phòng họp báo và các phòng chức năng tại địa điểm diễn ra các Hội nghị với các thiết bị: máy tính kết nối Internet tốc độ cao, wifi tốc độ cao, máy in, máy sao chụp, máy fax (miễn cước nội địa), máy điện thoại (miễn cước nội địa) và các ngăn tủ chia tài liệu.

Việc bố trí, mua hoặc thuê thiết bị, số lượng, chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật... theo Đề án hậu cần hội nghị.

b) Việc trang bị tài sản phục vụ công tác chuẩn bị và tổ chức các Hội nghị thực hiện theo thứ tự ưu tiên, như sau:

- Sắp xếp, bố trí trong tài sản hiện có của cơ quan được giao nhiệm vụ chủ trì các hoạt động chuẩn bị và tổ chức các Hội nghị.

- Trường hợp không thể sắp xếp, bố trí được trong tài sản hiện có, cơ quan được giao nhiệm vụ chủ trì các hoạt động chuẩn bị và tổ chức các Hội nghị thực hiện thuê tài sản.

- Mua sắm tài sản trong trường hợp thực sự cần thiết.

a) Cán bộ, nhân viên trực tiếp tham gia phục vụ các Hội nghị (kể cả ngày lễ, thứ bảy và chủ nhật) được hưởng tiền bồi dưỡng làm nhiệm vụ theo các mức sau:

- Các thành viên Ban Tổ chức, Trưởng các Tiểu ban, Trưởng Ban Thư ký: 300.000 đồng/ngày/người;

- Thành viên các Tiểu ban, Ban Thư ký: 250.000 đồng/ngày/người;

- Thành viên các tổ, nhóm, ban công tác trực thuộc các Tiểu ban do các Trưởng Tiểu ban huy động phục vụ bằng văn bản: 200.000 đồng/ngày/người;

- Nhân viên phục vụ (lực lượng bảo vệ, lái xe, lễ tân, tình nguyện viên, y tế, liên lạc viên ...) do Trưởng các Tiểu ban phê duyệt danh sách: 150.000 đồng/ngày/người.

Trường hợp một người làm nhiều nhiệm vụ khác nhau trong một ngày, chỉ được hưởng một mức bồi dưỡng cao nhất.

Số ngày được hưởng tiền bồi dưỡng là số ngày chính thức diễn ra các Hội nghị. Trường hợp công việc phải triển khai sớm hoặc kết thúc muộn hơn so với số ngày hội nghị chính thức thì tổng số ngày được thanh toán tối đa không quá 07 ngày. Khi đã hưởng tiền bồi dưỡng thì không thanh toán tiền làm thêm giờ (nếu có).

- Trường hợp cần thiết, Ban Tổ chức hội nghị bố trí ăn, nghỉ tập trung cho các lực lượng an ninh, y tế, phục vụ (bảo vệ, lái xe, lễ tân, tình nguyện viên, sỹ quan liên lạc...) thì mức chi ăn là 200.000 đồng/người/ngày (đã bao gồm đồ uống, chưa bao gồm thuế, phí dịch vụ) ngoài tiền bồi dưỡng theo chế độ. Trường hợp phải thuê phòng nghỉ thì thanh toán theo hóa đơn thực tế. Không phát tiền nếu không ăn, nghỉ tập trung.

b) Chi hỗ trợ cước điện thoại di động cho cán bộ, nhân viên áp dụng mức khoán trong thời gian tổ chức các Hội nghị như sau:

- Các thành viên Ban Tổ chức, Trưởng các Tiểu ban, Trưởng Ban Thư ký: 500.000 đồng/người;

- Thành viên các Tiểu ban, Ban Thư ký: 300.000 đồng/người;

- Trường hợp cần thiết, Trưởng các Tiểu ban quyết định danh sách cán bộ được thanh toán cước điện thoại di động hoặc được thuê máy điện thoại di động, khoán mức cước tối đa không quá 200.000 đồng/người.

a) Lập dự toán:

- Căn cứ vào các nội dung công việc liên quan đến tổ chức các Hội nghị đã được Trưởng Ban Tổ chức, Trưởng các Tiểu ban phê duyệt; Căn cứ định mức chi tiêu theo quy định hiện hành và các mức chi quy định tại Thông tư này; các Tiểu ban, các cơ quan chủ trì tổ chức các hoạt động xây dựng dự toán kinh phí trình lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng cơ quan phê duyệt và gửi về Tiểu ban Vật chất - Hậu cần (Văn phòng Chính phủ).

Trường hợp các Bộ, cơ quan Trung ương và địa phương được giao chủ trì thực hiện các nhiệm vụ khác (không thuộc nhiệm vụ của các Tiểu ban) thì các Bộ, cơ quan Trung ương và địa phương chủ trì lập dự toán kinh phí cần thiết gửi về Tiểu ban Vật chất - Hậu cần (Văn phòng Chính phủ). Trong trường hợp sử dụng phương tiện, thiết bị của cơ quan, đơn vị thì không tổng hợp vào chi phí phục vụ cho các Hội nghị.

- Tiểu ban Vật chất - Hậu cần thẩm tra các nội dung chi và mức chi theo đúng đề án tổ chức các hoạt động trong khuôn khổ Hội nghị; căn cứ chức năng, nhiệm vụ của từng Tiểu ban, Bộ, cơ quan trung ương và địa phương được giao chủ trì thực hiện các nhiệm vụ khác (không thuộc nhiệm vụ của các Tiểu ban) và các định mức chi theo quy định; tổng hợp dự toán kinh phí tổ chức các Hội nghị (chi tiết theo từng Tiểu ban, cơ quan thực hiện), trình Trưởng Ban Tổ chức ký gửi Bộ Tài chính.

- Bộ Tài chính chủ trì thẩm định tổng dự toán, trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

b) Phân bổ và giao dự toán:

Căn cứ tổng dự toán kinh phí đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Bộ Tài chính thông báo dự toán kinh phí đến từng Bộ, cơ quan và địa phương thực hiện.

c) Sử dụng, quản lý và quyết toán kinh phí:

- Các Bộ, cơ quan Trung ương và địa phương được giao nhiệm vụ thực hiện có trách nhiệm quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí đối với phần kinh phí tổ chức các hoạt động của các Hội nghị được giao theo quy định.

- Kinh phí tổ chức các Hội nghị được theo dõi riêng, hạch toán vào loại chi quản lý hành chính theo các mục tương ứng của mục lục Ngân sách nhà nước.

- Kết thúc các hoạt động của các Hội nghị; chậm nhất trong vòng 30 ngày, các Bộ, cơ quan Trung ương và địa phương được giao chủ trì thực hiện các nhiệm vụ có trách nhiệm báo cáo quyết toán kinh phí tổ chức hội nghị, báo cáo kiểm kê danh mục tài sản đã mua sắm phục vụ cho tổ chức các Hội nghị, gửi về Tiểu ban Vật chất - Hậu cần (Văn phòng Chính phủ) và Bộ Tài chính. Trong vòng 20 ngày kể từ ngày nhận được đầy đủ báo cáo của các Bộ, cơ quan, đơn vị, Tiểu ban Vật chất - Hậu cần tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng kinh phí chuẩn bị, tổ chức các Hội nghị và đề xuất hướng xử lý số tài sản đã mua sắm phục vụ các Hội nghị theo quy định tại Thông tư số 198/2013/TT-BTC ngày 20/12/2013 của Bộ Tài chính quy định việc quản lý, sử dụng, xử lý tài sản của các dự án sử dụng vốn Nhà nước gửi Bộ Tài chính tổng hợp.

- Cuối năm, các Bộ, cơ quan Trung ương và địa phương được giao kinh phí thực hiện nhiệm vụ tổng hợp quyết toán kinh phí tổ chức các Hội nghị vào quyết toán ngân sách hàng năm của Bộ, cơ quan Trung ương và địa phương theo quy định.