THÔNG TƯ

Căn cứ Pháp lệnh hải quan ngày 20/2/1990;
Căn cứ Nghị định số 57/1998/NĐ-CP ngày 31 tháng 7 năm 1998 quy định chi tiết thi hành Luật thương mại về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, gia công và đại lý mua bán hàng hoá với nước ngoài.
Căn cứ Nghị định số 44/2001/NĐ-CP ngày 02/08/2001 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 57/1998/NĐ-CP ngày 31 tháng 7 năm 1998 quy định chi tiết thi hành Luật thương mại về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, gia công và đại lý mua bán hàng hoá với nước ngoài;
Căn cứ Quyết định số 75/1998/QĐ-TTg ngày 04/04/1998 của Thủ tướng Chính phủ quy định về mã số đối tượng nộp thuế;
Tổng cục Hải quan hướng dẫn cụ thể việc đăng ký, quản lý và sử dụng mã số xuất nhập khẩu như sau:

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Thương nhân trước khi tiến hành các hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu (trừ xuất nhập khẩu hàng hóa tại khu vực biên giới với các nước láng giềng, hàng phi mậu dịch, hành lý xách tay của hành khách xuất nhập cảnh) đều phải đăng ký với cơ quan Hải quan.

2. Việc đăng ký mã xuất nhập khẩu với cơ quan Hải quan được thực hiện một lần và giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu đó được sử dụng cho các lần làm thủ tục hải quan tiếp theo trong phạm vi toàn quốc.

3. Hệ thống mã số xuất nhập khẩu của cơ quan Hải quan có cấu trúc thống nhất về nguyên tắc với hệ thống mã số thuế theo Quyết định số 75/1998/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ và Thông tư hướng dẫn số 79/1998/TT-BTC của Bộ Tài chính.

II. THỦ TỤC ĐĂNG KÝ MÃ SỐ XUẤT NHẬP KHẨU

1. Trách nhiệm của Thương nhân:

1.1. Thương nhân có trụ sở chính đóng trên địa bàn tỉnh, thành phố nào thì đăng ký mã số xuất nhập khẩu tại Cục Hải quan tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm quản lý địa bàn đó.

1.2. Các loại giấy tờ phải nộp khi đăng ký mã số xuất nhập khẩu với cơ quan Hải quan

Bản sao có xác nhận sao y bản chính:

- Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế do cơ quan thuế Bộ Tài chính cấp.

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với thương nhân trong nước

(Giấy phép dầu tư đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài).

Tờ khai đăng ký mã số (Mẫu số 1 đính kèm Thông tư này).

1.3. Trong thời hạn tối đa là ba ngày làm việc kể từ khi cơ quan Hải quan tiếp nhận đầy đủ các giấy tờ hợp lệ, Thương nhân sẽ được xác nhận bằng "Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu" (mẫu đính kèm Thông tư này).

2. Trách nhiệm của cơ quan Hải quan:

2.1. Cục Hải quan các tỉnh, thành phố tổ chức tiếp nhận hồ sơ đăng ký mã số của Thương nhân, kiểm tra nếu đúng đối tượng và đủ các loại giấy tờ theo quy định tại mục 1 phần I và mục 1.1, 1.2 phần II của Thông tư thì tiến hành:

- Kiểm tra các chỉ tiêu khai báo trên tờ khai đăng ký mã số đảm bảo đầy đủ, rõ ràng và phù hợp với các nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế. Cán bộ Hải quan tiếp nhận bộ hồ sơ đăng ký mã số của Thương nhân, ký tên vào tờ khai đăng ký mã số và vào sổ theo dõi.

- Cuối ngày lập danh sách các Thương nhân đăng ký mã số trong ngày theo mẫu số 2 đính kèm Thông tư và Fax về Tổng cục Hải quan (Cục Công nghệ Thông tin và Thống kê Hải quan) để kiểm tra và xác nhận mã số đăng ký. Đơn vị nào có trang bị máy tính và phần mềm quản lý mã số xuất nhập khẩu thì tổ chức nhập số liệu đăng ký mã số vào máy và truyền về Tổng cục Hải quan cùng danh sách.

- Khi nhận dược danh sách xác nhận của Tổng cục Hải quan, căn cứ vào nội dung trong danh sách trả lời, cán bộ Hải quan làm nhiệm vụ đăng ký mã số ghi đầy đủ các chỉ tiêu thông tin vào "Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu", ghi số, trình Lãnh đạo Cục ký, đóng dấu và cấp bản chính cho Thương nhân.

Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu được lập thành một bản chính cấp cho Thương nhân, Cục Hải quan tỉnh, thành phố có trách nhiệm sao Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu lưu trữ cùng bộ hồ sơ đăng ký mã số của Thương nhân phục vụ công tác kiểm tra phúc tập sau này.

Cục Hải quan tỉnh, thành phố mở sổ theo dõi việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký mã số và cấp giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu. Sổ theo dõi phải thể hiện được các nội dung sau: Ngày tiếp nhận hồ sơ đăng ký, cán bộ Hải quan tiếp nhận, số giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu, ký nhận của Thương nhân hoặc đại diện của Thương nhân, cán bộ Hải quan cấp giấy chứng nhận, ngày cấp giấy chứng nhận.

2.2. Cục Công nghệ Thông tin và Thống kê Hải quan có trách nhiệm tiếp nhận danh sách đăng ký mã số xuất nhập khẩu do các Cục Hải quan gửi về, trao đổi thông tin với cơ sở dữ liệu mã số thuế của Bộ Tài chính theo thoả thuận giữa Bộ Tài chính và Tổng cục Hải quan. Đồng thời tạo lập cơ sở dữ liệu cập nhật các doanh nghiệp đã bị thu hồi hoặc giải thể để kiểm tra và xác nhận tính chính xác, hợp lệ của số liệu đăng ký mã số. Trong thời hạn hai ngày làm việc từ khi nhận được danh sách đăng ký mã số do Cục Hải quan tỉnh, thành phố gửi về, Cục Công nghệ Thông tin và thống kê Hải quan có trách nhiệm gửi danh sách xác nhận mã số cho đơn vị yêu cầu để cấp "Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu".

3. Thủ tục thay đổi, cấp lại, thu hồi giấy chứng nhận đãng ký mã số xuất nhập khẩu.

Trường hợp Thương nhân có quyết định chia tách, sát nhập hoặc thay đổi các chỉ tiêu trên "Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu" cần nộp lại giấy chứng nhận mã số xuất nhập khẩu cũ và làm đơn đề nghị cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu mới tại cơ quan Hải quan nơi cấp giấy chứng nhận lần đầu.

3.1 Trường hợp thương nhân thay đổi một trong các chỉ tiêu:

- Mã số (10 số đầu của bộ mã 13 số).

- Tên Thương nhân.

- Tên giao dịch.

- Số đăng ký kinh doanh.

Thì tiến hành như với thủ tục cấp mới.

3.2 Trường hợp thương nhân thay đổi một trong các chỉ tiêu:

- Địa chỉ.

- Điện thoại.

- Cơ quan cấp đăng ký kinh doanh.

Cục Hải quan Tỉnh, Thành phố căn cứ vào đơn đề nghị của Thương nhân và sổ đăng ký để cấp lại "giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu" mới cho Thương nhân, đồng thời thông báo bằng văn bản cho Cục Công nghệ thông tin và Thống kê để cập nhật những thay đổi vào cơ sở dữ liệu của Ngành.

3.3. Trường hợp Thương nhân bị mất, làm hư hỏng "Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu".

Cục Hải quan Tỉnh, Thành phố căn cứ vào đơn đề nghị của Thương nhân và sổ đăng ký để cấp lại "Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu", thu hồi những giấy chứng nhận bị hư hỏng, đồng thời thông báo bằng văn bản cho Cục Công nghệ thông tin và Thống kê.

3.4 Trường hợp Thương nhân có quyết định giải thể phải nộp lại "Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu" cho cơ quan Hải quan và tiến hành thủ tục huỷ bỏ giấy chứng nhận đăng ký này.

III. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG MÃ SỐ XUẤT NHẬP KHẨU

1. Đối với Thương nhân:

Các Thương nhân có trách nhiệm ghi mã số xuất nhập khẩu của mình (kể cả mã số thuế của doanh nghiệp uỷ thác nếu là trường hợp xuất nhập khẩu uỷ thác) trên tờ khai hải quan và các giấy tờ, sổ sách, chứng từ có liên quan khi nộp cho cơ quan Hải quan. Đối với các loại giấy tờ, sổ sách, chứng từ chưa có thiết kế phần ghi mã số thì Thương nhân phải ghi mã số vào góc trên, bên phải của các loại giấy tờ đó.

2. Đối với cơ quan Hải quan.

2.1. Cơ quan Hải quan có trách nhiệm kiểm tra việc ghi mã số xuất nhập khẩu của Thương nhân khi làm thủ tục hải quan và sử dụng hệ thống mã số thống nhất trong tất cả các khâu nghiệp vụ hải quan.

2.2. Các Cục Hải quan Tỉnh, Thành phố có trách nhiệm liên hệ thường xuyên với các cơ quan quản lý chức năng của Nhà nước ở địa phương, định kỳ hàng tháng thông báo bằng văn bản cho Tổng cục Hải quan về tình hình sát nhập, giải thể hoặc tạm thời đình chỉ hoạt động xuất nhập khẩu của các Thương nhân được Cục Hải quan Tỉnh, Thành phố đó cấp "Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu" và quản lý. Tổng cục Hải quan trên cơ sở thông báo của Cục Hải quan Tỉnh, Thành phố ra quyết định huỷ bỏ hoặc đình chỉ hiệu lực của giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu của các Thương nhân đó.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các "Giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu" đã được cấp theo Thông tư 06/1998/TT-TCHQ vẫn tiếp tục có hiệu lực.

Các Thương nhân (không thuộc đối tượng cấp mã của Thông tư 06/1998/TT-TCHQ) đã được cấp mã theo phần 4 công văn số 91/TCHQ-THTK ngày 6 tháng 01 năm 1999 được cấp lại mã số xuất nhập khẩu theo nội dung của Thông tư này.

2. Cục Hải quan các Tỉnh, Thành phố chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện đăng ký mã số xuất nhập khẩu.

3. Văn phòng Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm in ấn chỉ (Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu, tờ khai đăng ký mã số) và cấp phát cho các Cục hải quan Tỉnh, Thành phố để phục vụ cho việc đăng ký mã số xuất nhập khẩu.

4. Cục Công nghệ Thông tin và Thống kê Hải quan chịu trách nhiệm chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu; quản lý mã số xuất nhập khẩu, thương nhân đã đăng ký mã số xuất nhập khẩu giải thể, sát nhập và cập nhật cho các Cục Hải quan Tỉnh, Thành phố sử dụng trong các mặt công tác nghiệp vụ Hải quan; quản lý, theo dõi, giám sát hệ thống mã số xuất nhập khẩu qua thủ tục hải quan, đảm bảo thống nhất trong toàn ngành, chặt chẽ và tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu.

5. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Các văn bản quy định về việc cấp mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong ngành Hải quan trước đây đều bãi bỏ.

Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn vướng mắc, đề nghị các đơn vị phản ánh về Tổng cục Hải quan để nghiên cứu giải quyết.