Thông tư 02/2018/TT-BTP do Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết việc sử dụng một số biểu mẫu về tổ chức và hoạt động hòa giải thương mại tại Việt Nam.

Phạm vi điều chỉnh và Đối tượng áp dụng

Thông tư này quy định về việc ban hành và hướng dẫn sử dụng các biểu mẫu liên quan đến tổ chức và hoạt động hòa giải thương mại. Đối tượng áp dụng bao gồm:

• Hòa giải viên thương mại.
• Trung tâm hòa giải thương mại, chi nhánh và văn phòng đại diện của Trung tâm hòa giải thương mại.
• Trung tâm trọng tài thực hiện hoạt động hòa giải thương mại.
• Tổ chức hòa giải thương mại nước ngoài thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện tại Việt Nam; chi nhánh và văn phòng đại diện của tổ chức hòa giải thương mại nước ngoài tại Việt Nam.
• Các cơ quan quản lý nhà nước về hòa giải thương mại cùng các tổ chức, cá nhân khác có liên quan.

Hệ thống biểu mẫu ban hành kèm theo Thông tư

Thông tư ban hành tổng cộng 24 biểu mẫu nghiệp vụ (ký hiệu từ Mẫu số 01/TP-HGTM đến Mẫu số 24/TP-HGTM) phục vụ cho các thủ tục hành chính và hoạt động nghiệp vụ, bao gồm:

• Các giấy đề nghị đăng ký làm hòa giải viên thương mại vụ việc, thành lập Trung tâm hòa giải thương mại, bổ sung hoạt động hòa giải cho Trung tâm trọng tài.
• Các giấy đăng ký hoạt động, thay đổi thông tin (tên gọi, địa chỉ, Trưởng chi nhánh), cấp lại giấy phép hoặc giấy đăng ký hoạt động của các tổ chức hòa giải thương mại trong nước và nước ngoài tại Việt Nam.
• Các mẫu báo cáo định kỳ về tổ chức và hoạt động hòa giải thương mại.
• Các thông báo chấm dứt hoạt động của Trung tâm hòa giải thương mại, chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Danh sách hòa giải viên thương mại gửi Bộ Tư pháp công bố.
• Các loại sổ theo dõi nghiệp vụ bao gồm: Sổ theo dõi hoạt động hòa giải thương mại, Sổ theo dõi hòa giải viên thương mại, và Sổ theo dõi thù lao hòa giải thương mại.
• Quy cách thiết kế: Các biểu mẫu được thiết kế sử dụng trên khổ giấy A4, riêng các loại sổ theo dõi có thể được thiết kế trên khổ giấy A3.

Nguyên tắc sử dụng, ghi chép và lưu trữ sổ sách

Việc quản lý và ghi chép các biểu mẫu, sổ sách phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau:

• Yêu cầu chung: Sử dụng đúng quy cách, ghi đầy đủ, rõ ràng và chính xác mọi nội dung yêu cầu trong biểu mẫu.
• Nguyên tắc mở và khóa sổ: Các loại sổ theo dõi phải được mở theo từng năm. Khi kết thúc năm, phải thực hiện khóa sổ; người đứng đầu tổ chức hòa giải thương mại ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu xác nhận.
• Quy cách ghi chép: Sổ phải được ghi liên tiếp theo thứ tự từng trang, có đánh số trang, không được bỏ trống và phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối.
• Đánh số thứ tự: Số thứ tự ghi trong sổ phải liên tục từ số 01 đến hết năm. Trường hợp chuyển sang sổ mới khi chưa hết năm, phải viết tiếp số thứ tự cuối cùng của sổ trước đó, không được bắt đầu lại từ số 01.
• Sổ điện tử: Cho phép ghi sổ bằng phương tiện điện tử nhưng phải đảm bảo tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc ghi chép thông thường và phải bảo đảm khả năng tra cứu dữ liệu dễ dàng.
• Lưu trữ: Việc lưu trữ báo cáo, hồ sơ, sổ sách thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và các quy định pháp luật liên quan khác.

Chế độ báo cáo định kỳ hàng năm

Các tổ chức hòa giải thương mại và tổ chức hòa giải thương mại nước ngoài tại Việt Nam phải thực hiện nghĩa vụ báo cáo định kỳ:

• Cơ quan nhận báo cáo: Sở Tư pháp nơi tổ chức, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện đặt trụ sở.
• Mẫu báo cáo sử dụng: Mẫu số 17/TP-HGTM (đối với tổ chức trong nước) và Mẫu số 18/TP-HGTM (đối với tổ chức nước ngoài).
• Thời hạn gửi báo cáo: Trước ngày 15 tháng 11 hàng năm.
• Thời gian chốt số liệu: Báo cáo năm được tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. Trong đó, số liệu thực tế được lấy từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/10; số liệu ước tính được lấy từ ngày 01/11 đến hết ngày 31/12 hàng năm.

Hiệu lực thi hành

Thông tư 02/2018/TT-BTP có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20 tháng 4 năm 2018. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp, Giám đốc các Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, các cơ quan, tổ chức, cá nhân cần phản ánh kịp thời bằng văn bản về Bộ Tư pháp để được nghiên cứu, hướng dẫn bổ sung.