QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH ĐỀ ÁN THỰC HIỆN MÔ HÌNH MỘT CỬA TẬP TRUNG CẤP TỈNH CỦA TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020;

Căn cứ Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2013 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ ban hành chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020;

Căn cứ Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Xét đề nghị của Sở Nội vụ tại Tờ trình số 160/TTr-SNV ngày 22 tháng 4 năm 2015 về việc ban hành đề án thực hiện mô hình một cửa tập trung cấp tỉnh của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1.Ban hành kèm theo Quyết định này đề án thực hiện mô hình một cửa tập trung cấp tỉnh của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

Điều 2.Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan tham mưu triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện đề án.

Điều 3.Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày kỷ.

Điều 4.Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các Sở: Nội vụ, Xây dựng, Tư pháp, Thông tin - Truyền thông, Tài chính, Kế hoạch và Đầu tư; Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh và các cơ quan liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

ĐỀ ÁN

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN MÔ HÌNH MỘT CỬA TẬP TRUNG CẤP TỈNH CỦA TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU
(Ban hành theo Quyết định số 935/QĐ-UBND ngày 08 tháng 5 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu)

I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

1. Cơ sở pháp lý:

- Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003.

- Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020; Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 13/6/2013 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020.

- Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 6 năm 2010 của Chính phủ về kiểm soát thủ tục hành chính; Nghị định số 48/2013/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2013 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính.

- Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương (thay thế Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22 tháng 6 năm 2007).

2. Sơ lược quá trình nghiên cứu, triển khai thực hiện mô hình một cửa, một cửa liên thông tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu:

- Từ năm 1994 -2003 - Giai đoạn bước đầu thực hiện mô hình “một cửa”: Thực hiện Nghị quyết số 38/CP ngày 04 tháng 5 năm 1994 của Chính phủ về cải cách một bước thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc cho công dân và các tổ chức, các sở, ngành, địa phương rà soát và niêm yết công khai thủ tục hành chính, phí, lệ phí, từng bước đơn giản hóa một số thủ tục, giấy tờ; mẫu hoá một số biểu mẫu, hồ sơ. Năm 1997 Đề án thí điểm mô hình “một cửa” đã được thực hiện tại 04 đơn vị, trong đó có 02 Sở (Sở Xây dựng; Sở Du lịch) với các thủ tục về nhà đất, xây dựng cơ bản, cấp các loại giấy phép. Đến năm 1999 mô hình “một cửa” đã được mở rộng thực hiện tại 07/07 Ủy ban nhân dân cấp huyện; 21/21 sở, ban, ngành; 73/73 Ủy ban nhân dân cấp xã theo Đề án do Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt theo hướng tập trung đầu mối, đơn giản giấy tờ, rút ngắn thời gian giải quyết theo quy định. Đề án thực hiện mô hình “một cửa” cấp huyện, cấp xã được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt thống nhất thay thế các Đề án riêng lẻ trước đây.

- Từ 2004-2007 - Giai đoạn củng cố cơ chế “một cửa”: Thực hiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 04 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương trên cơ sở hoàn thiện mô hình “một cửa” trước đây tại 08/08 Ủy ban nhân dân cấp huyện, 82/82 Ủy ban nhân dân cấp xã; 25/25 cơ quan hành chính cấp tỉnh. Bộ phận một cửa được bố trí cán bộ, công chức chuyên trách có năng lực, đạo đức, kỹ năng giao tiếp để thực hiện nhiệm vụ; quy trình thủ tục hành chính được Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành thay thế các Đề án trước đây.

- Từ 2007 - đến nay - Giai đoạn tiếp tục củng cố, hoàn thiện cơ chế một cửa và triển khai cơ chế một cửa liên thông: thực hiện Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22 tháng 6 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ, cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại tỉnh đã có sự đột phá, thay đổi mạnh mẽ về chất thông qua việc hoàn thiện quy trình, tăng cường ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin trong tiếp nhận, giải quyết hồ sơ. Bộ phận một cửa cấp huyện, cấp xã được đầu tư xây dựng rộng rãi, thoáng mát với các tiện ích phục vụ người dân; có sự tham gia của cán bộ, công chức do các phòng, bộ phận chuyên môn cử đến nhằm nâng cao chất lượng tư vấn, hướng dẫn, góp phần đẩy nhanh tiến độ giải quyết hồ sơ cho người dân. Đặc biệt cuối năm 2010 tỉnh đã hoàn tất công tác rà soát, đơn giản hóa và công bố công khai Bộ thủ tục hành chính tại các cấp chính quyền theo đúng quy định của Trung ương làm cơ sở thực hiện một cách thống nhất trên địa bàn tỉnh.

3. Tính cấp thiết của việc xây dựng và triển khai Đề án:

- Trung tâm Hành chính - Chính trị tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đã được đầu tư xây dựng đồng bộ, tập trung, thuận lợi cho việc liên hệ giải quyết công việc của người dân, doanh nghiệp và tăng cường cơ chế phối hợp giữa các sở, ngành cấp tỉnh là xu thế tất yếu theo lộ trình cải cách hành chính của Trung ương và của tỉnh.

- Để việc đầu tư ứng dụng hạ tầng trang thiết bị công nghệ thông tin hiện đại trong tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính được hiệu quả, cần thiết phải có sự tập trung đầu mối giao dịch, tránh dàn trải, lãng phí do khối lượng giao dịch không đồng đều giữa các sở, ngành của tỉnh.

- Cần thiết phải có sự kiểm soát chặt chẽ các hoạt động tiếp nhận, luân chuyển, xử lý hồ sơ hành chính một cách hiệu quả, hình thành môi trường tiếp xúc với người dân, doanh nghiệp đảm bảo tính công khai, chuyên nghiệp. Thực hiện việc đo lường sự hài lòng của người dân, doanh nghiệp một cách thường xuyên, hiệu quả.

- Phải hình thành một đầu mối cung cấp các thông tin liên quan đến thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp một cách kịp thời. Qua việc cập nhật thông tin giải quyết thủ tục hành chính giúp xây dựng hệ thống dữ liệu chung phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của tỉnh.

- Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương cho phép các tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương đã xây dựng Trung tâm hành chính tập trung được thành lập Bộ phận một cửa tập trung cấp tỉnh.

Vì vậy, việc xây dựng Đề án mô hình một cửa tập trung cấp tỉnh là nhiệm vụ nghiên cứu hết sức cần thiết trong bối cảnh hiện nay của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

4. Mục tiêu Đề án:

4.1. Mục tiêu tổng quát:

Xây dựng mô hình một cửa tập trung cấp tỉnh của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đảm bảo tính chuyên nghiệp, hiện đại; đầy đủ các trang thiết bị công nghệ thông tin truyền thông; có hệ thống phần mềm một cửa điện tử hỗ trợ phù hợp với cơ chế tổ chức, hoạt động và quy trình tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính tập trung của các cơ quan, đơn vị.

4.2. Mục tiêu cụ thể:

- Tổ chức mô hình một cửa tập trung cấp tỉnh hoạt động ổn định; thông suốt, phối hợp nhịp nhàng; đảm bảo cơ chế một cửa, một cửa liên thông được thực hiện đối với tất cả thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các sở, ban, ngành;

- Hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm một cửa điện tử được được thiết kế với tính năng phù hợp với mô hình tổ chức và hoạt động, kết hợp với trang thiết bị công nghệ thông tin truyền thông đầy đủ, hiện đại.

- Về lâu dài, tổ chức mô hình một cửa tập trung cấp tỉnh sẽ đầu mối tương tác đối với người dân, doanh nghiệp; nơi cung cấp và kiểm soát đối với toàn bộ hoạt động cung cấp dịch vụ công của các sở, ngành cấp tỉnh theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại.

- Cung cấp số liệu thống kê cùa tỉnh trong việc giải quyết công việc cho tổ chức, công dân qua cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

- Xây dựng đội ngũ công chức tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính chuyên nghiệp.

5. Sản phẩm của đề án:

Đề án triển khai mô hình một cửa tập trung cấp tỉnh của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu gồm:

- Quy định về cơ chế tổ chức, hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả: vị trí, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cơ cấu tổ chức, quy chế hoạt động, điều phối; cơ chế điều hành, phối hợp trong quá trình giải quyết tất cả thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của các sở, ban, ngành.

- Quy định về các thủ tục hành chính tiếp nhận, giải quyết theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung.

- Quy định về các tính năng cơ bản của hệ thống một cửa điện tử tập trung: cung cấp thông tin, cơ sở dữ liệu, quy trình xử lý các giao dịch hành chính tại bộ phận một cửa tập trung của tỉnh; danh mục trang thiết bị công nghệ thông tin và truyền thông.

- Quy định về trụ sở làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung với những yêu cầu đảm bảo cho hoạt động được thông suốt, hiệu quả.

- Giải pháp tổ chức triển khai thực hiện Đề án có hiệu quả trên thực tế.

6. Đối tượng áp dụng

- Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu;

- Sở, ban, ngành; cơ quan, đơn vị có liên quan đến hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tỉnh.

- Các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh (có giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến các quy định của Đề án).

- Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, UBND xã, phường, thị trấn.

- Khách hàng (công dân, tổ chức thực hiện giao dịch hành chính).

II. THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG TẠI CÁC SỞ, BAN, NGÀNH HIỆN NAY CỦA TỈNH

1. Về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông:

a) Ưu điểm: Hiện nay cơ chế một cửa được thực hiện tại 19 cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ban Quản lý các khu công nghiệp tỉnh và các cơ quan thuộc hệ thống ngành dọc: Cục thuế, Kho bạc Nhà nước, Hải quan, Công an tỉnh, Bảo hiểm Xã hội tỉnh. Mô hình thực hiện theo hướng từng Sở thành lập Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, có quy chế làm việc cụ thể do Thủ trưởng các sở, ngành ban hành và thực hiện.

- Biên chế công chức làm việc tại Bộ phận này từ 01-03 người (chuyên trách) có tiêu chuẩn tốt nghiệp từ Đại học trở lên, do 01 Lãnh đạo Văn phòng Sở phụ trách, theo dõi, một số đơn vị ít thủ tục hành chính thì bố trí Văn thư kiêm nhiệm. Do điều kiện thực tế của trụ sở (tập trung thống nhất tại Trung tâm Hành chính - Chính trị tỉnh), Bộ phận một cửa được bố trí tại tầng trệt của các sở, ngành với diện tích, điều kiện làm việc đảm bảo yêu cầu. Thực hiện niêm yết thủ tục hành chính theo mẫu thống nhất phù hợp với hướng dẫn của Trung ương và thực tế của tỉnh.

- Về ứng dụng công nghệ thông tin: các sở, ngành sử dụng hệ thống Văn phòng điện tử eoffice để thực hiện việc tiếp nhận, luân chuyển và xử lý hồ sơ hành chính. Riêng lĩnh vực Đăng ký kinh doanh (thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư) có hệ thống dữ liệu quốc gia để thực hiện. Các sở, ngành đều được đầu tư Trang thông tin điện tử để thực hiện công khai thủ tục hành chính (trừ Ban Dân tộc đang triển khai xây dựng). Một số Sở có thủ tục hành chính, số lượng giao dịch nhiều như Sở Giao thông - vận tải có trang bị máy xếp hàng tự động.

- Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính được rà soát công bố, niêm yết và thực hiện theo Đề án 30 cho từng sở, ngành (với khoảng 1569 thủ tục), theo hướng: Công chức tiếp nhận hồ sơ, ghi biên nhận hồ sơ và chuyển cho các phòng, ban chuyên môn giải quyết theo quy định và chuyển lại Bộ phận tiếp nhận để trả kết quả hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ.

- Chính sách hỗ trợ: Đội ngũ công chức chuyên trách tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả tại các sở, ngành được hỗ trợ 400.000đ/ người/ tháng theo hướng dẫn của Bộ Tài chính; được hỗ trợ đồng phục làm việc; được tập huấn kỹ năng giao tiếp, ứng xử, đạo đức công vụ.

Ngoài ra còn có các thủ tục hành chính thực hiện theo cơ chế một cửa liên thông đang được thực hiện liên quan đến đầu tư ngoài các khu công nghiệp, khu chế xuất; thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp đầu mối Sở Kế hoạch - Đầu tư; các thủ tục do Sở Ngoại vụ; Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tiếp nhận ....

b) Khó khăn, hạn chế:

- Đầu mối tiếp nhận hồ sơ phân tán tại các sở, ngành theo chức năng, thẩm quyền, do đó có khó khăn nhất định khi xác định nơi liên hệ, nhất là đối với những đối tượng không thường xuyên liên hệ cơ quan nhà nước, những người ít am hiểu về thủ tục hành chính. Một số cơ quan chưa thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông đối với một số các thủ tục hành chính bắt buộc theo quy định.

- Việc công bố thủ tục hành chính, niêm yết công khai thủ tục hành chính tại các sở, ngành có lúc còn chậm, hình thức niêm yết chưa thực sự thiết thực phục vụ người dân, doanh nghiệp.

- Việc thống kê, theo dõi và báo cáo chung về tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ của các đơn vị cấp tỉnh gặp khó khăn, do các đơn vị báo cáo không đầy đủ.

- Việc theo dõi tiếp nhận hồ sơ để đôn đốc giải quyết theo quy định còn hạn chế do chưa có sư kiểm soát chặt chẽ với đội ngũ tiếp nhận hồ sơ, cập nhật trên phần mềm, trên sổ theo dõi theo quy định.

- Việc thông báo bằng văn bản cho người dân, doanh nghiệp về hồ sơ trễ hạn rất ít được thực hiện. Nhiều trường hợp cán bộ, công chức tự ý liên hệ với người dân, doanh nghiệp (không có sự kiểm soát của người có thẩm quyền) dẫn đến những bức xúc phát sinh.

- Việc ứng dụng các trang thiết bị hiện đại khó thực hiện do từng cơ quan với quy mô, số lượng hồ sơ ít, không đồng đều, có thể dẫn đến lãng phí khi áp dụng ví dụ: hệ thống camera quan sát, máy bốc số (xếp hàng tự động), màn hình tra cứu thủ tục hành chính, hệ thống lấy ý kiến người dân bằng máy điện tử...

- Có tình trạng các sở, ngành không tuyển dụng hoặc tuyển dụng, bố trí công chức không đủ tiêu chuẩn đáp ứng yêu cầu tiếp nhận hồ sơ. Bố trí kiêm nhiệm các công việc khác nhau, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

III. MÔ HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIÉP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ TẬP TRUNG

1. Thành lập Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại tập trung:

1.1. Tên gọi: “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại tập trung cấp tỉnh tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu”: thống nhất theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương.

1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại tập trung:

a) Vị trí: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại tập trung cấp tỉnh tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu là một bộ phận do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập, đặt tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và chịu sự quản lý, chỉ đạo của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh theo 02 giai đoạn:

- Giai đoạn 1 (từ 2015 đến 2018): Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại tập trung được thành lập trên cơ sở công chức của các sở, ngành cử đến làm việc, do Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý về mặt nội quy, quy chế; có kết hợp một số lĩnh vực hồ sơ ít để tránh lãng phí nhân lực.

- Giai đoạn 2 (từ 2018 đến 2020): Sau khi sơ kết giai đoạn 1 sẽ hình thành Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo hướng công chức được điều chuyển từ các sở, ngành về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để quản lý toàn diện.

b) Chức năng, nhiệm vụ:

- Hướng dẫn, tư vấn công dân, tổ chức đến giao dịch thủ tục hành chính;

- Tiếp nhận hồ sơ;

- Luân chuyển hồ sơ đến các bộ phận chuyên môn thuộc các sở, ban, ngành và cơ quan, đơn vị liên quan có trách nhiệm xử lý theo quy định tại bộ thủ tục hành chính để xử lý theo thẩm quyền;

- Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ để đôn đốc và trả lời, cung cấp thông tin cho khách hàng, cơ quan liên quan khi được yêu cầu;

- Nhận kết quả giải quyết từ các sở, ban, ngành;

- Trả kết quả và thu phí, lệ phí theo quy định;

- Tổ chức khảo sát ý kiến của khách hàng đối với các dịch vụ hành chính đã được cung cấp;

- Tiếp nhận và phối hợp giải đáp các ý kiến đóng góp của khách hàng liên quan đến chất lượng giải quyết dịch vụ hành chính công của các sở, ban, ngành; phản ánh góp ý đơn giản hóa thủ tục hành chính;

- Phục vụ các dịch vụ hỗ trợ quá trình giao dịch thủ tục hành chính của công dân, tổ chức; cung ứng dịch vụ hành chính công của cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành.

- Từng bước liên kết tối đa các giao dịch hành chính từ các huyện, thành phố và xã, phường, thị trấn.

- Quản lý nhân sự, tài chính, tài sản tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại tập trung cấp tỉnh theo quy định của pháp luật.

- Quản lý về chấp hành nội quy, quy chế, quy trình, thời gian làm việc, mối quan hệ phối hợp phục vụ phục vụ công dân, tổ chức đối với công chức trưng tập từ các sở, ban, ngành làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại tập trung.

1.3. Cơ cấu tổ chức:

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh do 01 Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh làm Trưởng bộ phận; Trưởng phòng Kiểm soát thủ tục hành chính Sở Tư pháp làm Phó trưởng Bộ phận; Trưởng phòng CCHC Sở Nội vụ làm Phó Trưởng bộ phận, về cơ cấu tổ chức được hình thành theo từng giai đoạn:

a) Giai đoạn 1 gồm 03 Tổ:

- Tổ tư vấn, hướng dẫn khách hàng và luân chuyển hồ sơ (sau đây gọi tắt là Tổ tư vấn, hướng dẫn): Từ 01 đến 02 người có nhiệm vụ sau: Hướng dẫn chung về quy trình hoạt động tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung; giúp công dân, tổ chức xác định cơ quan, đơn vị và bộ phận cần liên hệ để giải quyết thủ tục hành chính. Tổ chức khảo sát ý kiến của khách hàng đối với các dịch vụ hành chính đã được cung cấp. Tư vấn hướng dẫn qua điện thoại, email đối với tổ chức, công dân liên quan đến thủ tục hành chính. Thực hiện luân chuyển hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung đến các sở, ban, ngành chuyên môn; phối hợp với Tổ tiếp nhận hồ sơ để nhận hồ sơ chuyển bổ sung, hồ sơ trả lại do không đủ điều kiện, chuyển trả kết quả giải quyết từ các sở, ban, ngành khi có yêu cầu (theo sự phân công của phụ trách Bộ phận).

- Tổ tiếp nhận hồ sơ (kiêm tư vấn, hướng dẫn thủ tục hành chính): Từ 18 đến 20 người có nhiệm vụ sau: Hướng dẫn, giải đáp cho tổ chức, công dân về thủ tục hành chính. Tiếp nhận hồ sơ đầu vào của tất cả thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các sở, ban, ngành. Trực tiếp tiếp nhận hồ sơ chuyên trả bổ sung, hồ sơ trả lại do không đủ điều kiện, nhận kết quả giải quyết từ các sở, ban, ngành để chuyển cho Tổ trả kết quả. Tổ tiếp nhận hồ sơ gồm có 20 quầy giao dịch tương ứng với mỗi cơ quan sử dụng 1 quầy; số cửa tiếp nhận hồ sơ của các sở, ban, ngành, cơ quan Trung ương tương ứng với số lượng người làm nhiệm vụ tiếp nhận.

Tất cả thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh do các sở, ban, ngành tiếp nhận và tham mưu xử lý: tập trung đầu mối luân chuyển và trình Ủy ban nhân dân tỉnh thông qua quầy giao dịch của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tại Bộ phận này để theo dõi và kiểm soát chung.

- Tổ trả kết quả (kiêm thu phí, lệ phí): Từ 01 đến 02 người, có nhiệm vụ sau: Tiếp nhận kết quả giải quyết, hồ sơ trả lại để bổ sung, hồ sơ trả lại do không đủ yêu cầu từ Tổ tiếp nhận hồ sơ, Tổ tư vấn, hướng dẫn khách hàng để trả cho tổ chức, công dân. Thực hiện thu và nộp tất cả các loại phí, lệ phí liên quan đến quá trình tiếp nhận, giải quyết TTHC tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung để phân phối lại cho các sở, ban, ngành chuyên môn. Theo dõi, thống kê chung về tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung.

- Phương án bố trí biên chế cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh như sau: sử dụng 24 biên chế hành chính làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung, cụ thể:

Biệt phái 22 công chức chuyên trách tiếp nhận hồ sơ đã được Ủy ban nhân dân tỉnh phân bổ cho các sở, ban, ngành đến làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung. Những cơ quan đã phân bổ biên chế nhưng chưa có nhân sự, có trách nhiệm bổ sung nhân sự đủ tiêu chuẩn để biệt phái đến làm nhiệm vụ. Riêng Thanh tra tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chưa được phân bổ biên chế có trách nhiệm tụ cân đối biên chế và nhân lực để cử đến thực hiện nhiệm vụ tại Tổ tiếp nhận hồ sơ (mỗi đơn vị 01 người).

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm cân đối để phân công thực hiện nhiệm vụ tại 03 Tổ theo hướng: công chức của sở, ban, ngành chuyên môn nào sẽ trực tiếp tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đó, riêng 04 cơ quan có số lượng hồ sơ ít và chưa được bố trí công chức chuyên trách sẽ bố trí như sau: 04 cơ quan có số lượng hồ sơ ít gồm Sở Ngoại vụ, Sở Khoa học - Công nghệ, Ban Dân tộc, Sở Thông tin - Truyền thông: bố trí công chức của các cơ quan có tính chất công việc tương đối tương đồng để kiêm nhiệm tiếp nhận. Cân đối trong số lượng biên chế để bố trí công chức vào làm việc tại 02 Tổ còn lại.

Ngoài ra, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phân công 01 công chức quản trị mạng để kiêm thực hiện nhiệm vụ duy trì hoạt động của hệ thống công nghệ thông tin tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung.

Chi tiết về phương án bố trí biên chế, nhân sự cụ thể:

b) Giai đoạn 2: Trên cơ sở đánh giá, rút kinh nghiệm trong giai đoạn 1, tiếp tục hình thành 06 Tổ chuyên trách:

- Tổ tư vấn, hướng dẫn khách hàng: tiếp tục duy trì thực hiện nhiệm vụ như giai đoạn 1, trường hợp cần thiết Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định bổ sung thêm nhiệm vụ, nhân sự. Tiến tới thực hiện việc tư vấn, hướng dẫn sâu về hồ sơ, thủ tục hành chính các lĩnh vực.

- Tổ tiếp nhận hồ sơ: Tiếp tục duy trì và củng cố nhân sự, nhiệm vụ chuyên trách trên cơ sở đánh giá hiệu quả của giai đoạn 1. Trong đó bổ sung một số thủ tục hành chính cần thiết khác theo quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Tổ luân chuyển hồ sơ: chuyên trách thực hiện nhiệm vụ chuyển hồ sơ giữa Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung với các sở, ban, ngành chuyên môn và ngược lại.

- Tổ trả kết quả giải quyết hồ sơ, thu phí, lệ phí: chuyên trách thực hiện nhiệm vụ trả kết quả; tham mưu thông báo, đôn đốc về tình trạng xử lý hồ sơ.

- Tổ hành chính, tổng hợp: chuyên trách thực hiện nhiệm vụ về công tác điều hành, kiểm soát nội bộ, hành chính, tổng hợp; kiểm soát trang thiết bị, công nghệ thông tin tại Bộ phận 01 cửa; thực hiện điều tra xã hội học.

- Dịch vụ hỗ trợ: để thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ truy cập internet và đăng ký dịch vụ trực tuyến; dịch vụ hỗ trợ có thu tiền về in ấn, photocopy... ; bưu điện.

1.4. Chế độ phụ cấp đối với công chức người lao động làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh: Công chức, viên chức, người lao động làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tỉnh được hưởng lương, phụ cấp theo quy định hiện hành.

IV. QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ TẬP TRUNG

1. Danh mục TTHC được tiếp nhận tại Bộ phận một cửa tập trung

a) Giai đoạn 1: thực hiện đối với TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của các sở, ban, ngành (theo Nghị định số 63/2010/NĐ-CP của Chính phủ về kiểm soát thủ tục hành chính). Thực hiện cơ chế một cửa liên thông đối với TTHC theo Quyết định số 23/2007/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh quy định về trình tự, thủ tục giải quyết các thủ tục hành chính về lĩnh vực đầu tư bên ngoài các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao trên địa bàn tỉnh. Thực hiện cơ chế một cửa liên thông đối với TTHC thuộc lĩnh vực đăng ký thành lập doanh nghiệp.

b) Giai đoạn 2: Tiếp tục thực hiện đối với các thủ tục theo giai đoạn 1 và bổ sung các thủ tục hành chính, công việc cần thiết khác của các sở, ban, ngành, các cơ quan thuộc hệ thống ngành dọc theo quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Quy trình và mối quan hệ phối hợp trong quá trình tiếp nhận, luân chuyển, giải quyết và trả kết quả hồ sơ

2.1. Giai đoạn 1:

a) Tư vấn TTHC (do công chức ở Tổ tiếp nhận thực hiện):

Công dân, tổ chức có yêu cầu giải quyết công việc liên hệ trực tuyến (thông qua điện thoại hoặc internet) hoặc trực tiếp với công chức tiếp nhận hồ sơ để được tư vấn, hướng dẫn về thủ tục hành chính. Sau khi hoàn chỉnh hồ sơ, công dân, tổ chức nộp hồ sơ tại Tổ tiếp nhận.

b) Tiếp nhận hồ sơ (do công chức ở Tổ tiếp nhận thực hiện):

- Hướng dẫn tổ chức, công dân lựa chọn, đăng ký hình thức nhận kết quả (trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung, qua đường bưu điện; hình thức thông báo tình trạng hồ sơ qua điện thoại, email.

- Xem xét kỹ hồ sơ của công dân, tổ chức, tiếp nhận hồ sơ, in phiếu biên nhận hồ sơ, giao cho công dân, tổ chức. Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đầy đủ theo quy định thì hướng dẫn bằng phiếu hướng dẫn (in ra từ phần mềm) để tổ chức, công dân bổ sung, hoàn chỉnh.

Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, nếu thủ tục còn vướng mắc, chưa rõ ràng thì các Tổ tiếp nhận hồ sơ trực tiếp trao đổi ngay với sở chuyên ngành (điện thoại, hệ thống phần mềm một cửa điện tử, hoặc mời công chức có liên quan trực tiếp cùng phối hợp để xem xét nội dung hồ sơ...) để thống nhất trước khi nhận hồ sơ hoặc hướng dẫn chi tiết khác.

Thủ trưởng các sở, ban, ngành, cơ quan Trung ương có trách nhiệm phân công, lập danh sách công chức chuyên môn có trách nhiệm giải quyết hồ sơ; thông báo về Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tỉnh để phối hợp thông suốt trong quá trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả hồ sơ.

- Tất cả thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh do các sở, ban, ngành tham mưu xử lý: Hồ sơ trình Ủy ban nhân dân tỉnh được tiếp nhận tập trung tại quầy giao dịch của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để thực hiện theo cơ chế một cửa.

Việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả được thực hiện như đối với thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của các sở, ban, ngành. Trong đó, đối tượng nộp hồ sơ là sở, ban, ngành. Cơ quan giải quyết là Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Những hồ sơ thuộc các thủ tục hành chính theo danh mục tiếp nhận tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tỉnh được chuyển đến các sở, ban, ngành qua đường bưu điện thì văn thư các sở, ban, ngành có trách nhiệm luân chuyển cho công chức phụ trách quầy giao dịch tương ứng để thực hiện thủ tục tiếp nhận, quản lý hồ sơ như hồ sơ nộp trực tiếp.

- Những thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền quyết định của các sở chuyên ngành do các đơn vị trực thuộc sở tiếp nhận, tham mưu xử lý: Hồ sơ trình lãnh đạo sở được tiếp nhận trực tiếp tại sở chuyên ngành hoặc qua đường văn thư.

c) Luân chuyển hồ sơ (do công chức ở tổ tư vấn, hướng dẫn thực hiện):

- Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Tổ tiếp nhận lưu chuyển theo phần mềm cho sở chuyên ngành có thẩm quyền giải quyết, đồng thời trích xuất phiếu lưu chuyển (hoặc danh sách lưu chuyển) từ phần mềm đính kèm hồ sơ để ký nhận khi bàn giao hồ sơ.

- Tổ tư vấn hướng dẫn thực hiện luân chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên ngành giải quyết.

Thời gian lưu chuyển hồ sơ là 30 phút cuối mỗi buổi làm việc, vào lúc 10h30 và 14h30 hằng ngày (02 lần/ngày). Trường hợp hồ sơ được tiếp nhận trong 30 phút cuối buổi làm việc thì chuyển hồ sơ cho sở chuyên ngành vào đầu giờ của buổi làm việc kế tiếp. Chuyển ngay sau khi nhận bàn giao từ Tổ tiếp nhận hồ sơ trong trường hợp hồ sơ cần giải quyết nhanh.

- Sở chuyên ngành có thẩm quyền xử lý, giải quyết hồ sơ có trách nhiệm: Tiếp nhận hồ sơ được luân chuyển. Nếu hồ sơ do công chức tiếp nhận hồ sơ chuyển đến mà sở chuyên ngành kiểm tra không đúng theo quy định thì sở chuyên ngành chuyển trả lại Tổ tiếp nhận, không trực tiếp yêu cầu công dân, tổ chức bổ sung hồ sơ. Phụ trách Bộ phận tiếp nhận có trách nhiệm liên hệ xin lỗi và đề nghị bổ sung hồ sơ (thông qua Tổ trả kết quả để thông báo cho tổ chức, công dân).

d) Xử lý, giải quyết hồ sơ của cơ quan chuyên ngành:

- Sở chuyên ngành thẩm định, xử lý hồ sơ theo quy định hiện hành, chuyển trả kết quả giải quyết hồ sơ theo thời hạn quy định.

- Riêng đối với thủ tục hành chính liên thông hoặc cần phối hợp thông tin để giải quyết, Sở chuyên ngành chủ động phối hợp với các sở, ban, ngành khác có liên quan cùng xử lý hồ sơ.

Việc luân chuyển hồ sơ giữa các cơ quan, đơn vị trong quá trình giải quyết hồ sơ phải đảm bảo đúng thời hạn giải quyết tại từng đơn vị theo quy định. Thời gian công chức chuyên môn chuyển giao hồ sơ cho cơ quan, đơn vị khác và thời gian công chức chuyên môn nhận lại kết quả giải quyết từ cơ quan, đơn vị đó phải được thể hiện rõ trong phiếu lưu chuyển hồ sơ (hoặc danh sách lưu chuyển).

Trường hợp hồ sơ do cơ quan, đơn vị giao hồ sơ chuyển đến chưa hợp lệ theo quy định, cơ quan, đơn vị nhận hồ sơ yêu cầu đơn vị giao hồ sơ bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ bằng phiếu hướng dẫn, theo nguyên tắc cụ thể, một lần, đầy đủ. Cơ quan, đơn vị giao hồ sơ có trách nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.

đ) Trả kết quả giải quyết và thu phí, lệ phí (do Tổ trả kết quả thực hiện):

- Các sở, ban, ngành chuyển trả kết quả giải quyết hồ sơ cho Tổ tiếp nhận hồ sơ theo đúng thời gian quy định để chuyển cho Tổ trả kết quả trả cho tổ chức, công dân. Tổ trả kết quả thực hiện trả kết quả cho tổ chức, công dân, thu phí, lệ phí theo quy định. Trường hợp nhận được kết quả giải quyết hồ sơ sớm hơn thời gian hẹn trả hồ sơ thì chủ động gọi điện thoại, hoặc gửi tin nhắn (theo yêu cầu của tổ chức công dân khi nộp hồ sơ) để thông báo cho công dân, tổ chức đến nhận hồ sơ.

Trường hợp sở, ban, ngành giải quyết hồ sơ chậm hơn thời gian quy định: Trước thời gian hẹn trả kết quả ít nhất 4 giờ, các sở, ban, ngành chuyên môn thông báo cho Tổ tiếp nhận hồ sơ, kèm theo văn bản xin lỗi, giải thích để thông báo cho công dân, tổ chức, không để công dân, tổ chức phải đi lại nhiều lần.

- Riêng đối với những thủ tục hành chính không xác định được thời gian giải quyết hồ sơ thì ngay sau khi nhận hồ sơ đã giải quyết từ sở chuyên ngành, Tổ tiếp nhận hồ sơ chủ động điện thoại (hoặc email) thông báo cho công dân, tổ chức đến nhận kết quả.

- Đối với các TTHC có tính chất đặc thù, theo quy định pháp luật phải do sở chuyên ngành trực tiếp trao trả kết quả giải quyết cho công dân, tổ chức thì sau khi có kết quả giải quyết, sở chuyên ngành thông báo cho Tổ tiếp nhận hồ sơ để biết (luân chuyển theo phần mềm), đồng thời chủ động trả kết quả trực tiếp cho công dân, tổ chức và thực hiện thu phí, lệ phí theo quy định pháp luật.

2.2. Giai đoạn 2: Quy trình tiếp nhận, luân chuyển, giải quyết hồ sơ và trả kết quả được thực hiện chuyên trách theo nhiệm vụ của các Tổ. Quy trình cụ thể được xây dựng trên cơ sở sơ kết, rút kinh nghiệm sau khi sơ kết giai đoạn 1.

3. Quy định công nhận giá trị pháp lý về thông tin khách hàng thông qua xác thực dữ liệu điện tử:

- Trong quá trình giải quyết hồ sơ, dữ liệu thông tin ban đầu về công dân, tổ chức đã tiến hành giao dịch thủ tục hành chính (họ tên, địa chỉ thường trú, số CMND, số điện thoại, ID khách hàng ...) được lưu giữ trên phần mềm một cửa điện tử hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành, cơ sở dữ liệu dân cư đã được tích hợp. Dữ liệu này được sử dụng là dữ liệu xác thực pháp lý khi tiếp nhận, giải quyết các thủ tục hành chính kể từ lần giao dịch thứ 2.

- Cơ quan tiếp nhận, giải quyết hồ sơ lần đầu có trách nhiệm bảo đảm tính pháp lý của các dữ liệu đầu vào khi tiếp nhận, giải quyết hồ sơ ban đầu.

- Cơ quan giải quyết hồ sơ kể từ lần giao dịch thứ 2 không được yêu cầu công dân, tổ chức xuất trình các thông tin ban đầu đã được lưu trữ điện tử trên hệ thống các phần mềm được tích hợp theo yêu cầu nêu trên.

V. HỆ THỐNG PHẦN MỀM MỘT CỬA TẬP TRUNG VÀ TRANG THIẾT BỊ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - TRUYỀN THÔNG

1. Hệ thống phần mềm:

1.1. Yêu cầu chung: phần mềm được xây dựng đáp ứng các yêu cầu cho việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông hiện đại theo quy định của Bộ, ngành, Trung ương và đáp ứng các yêu cầu sau:

a) Khả năng tích hợp dễ dàng với các phần mềm hiện có của các sở, ngành, địa phương (quản lý đăng ký kinh doanh, quản lý đất đai, quản lý cấp phép xây dựng, quản lý hộ tịch, phần mềm một cửa cấp huyện, cấp xã...).

b) Giúp kết nối các cơ quan công quyền của tỉnh vào một hệ thống cùng chia sẻ các nguồn tài nguyên, cơ sở dữ liệu, chia sẻ các yêu cầu mà tổ chức và công dân đòi hỏi để phối hợp xử lý một cách nhanh chóng, chính xác và minh bạch.

c) Dễ dàng mở rộng, nâng cấp, có khả năng tùy biến cao, đảm bảo khả năng phát triển sau này.

đ) Tiết kiệm chi phí triển khai.

1.2. Đối tượng sử dụng, vận hành phần mềm

a) Tổ hướng dẫn, hỗ trợ tư vấn;

b) Tổ tiếp nhận hồ sơ TTHC;

c) Tổ trả kết quả giải quyết hồ sơ và thu phí, lệ phí;

d) Tổ hành chính, tổng hợp;

đ) Công dân và tổ chức có giao dịch TTHC;

e) Lãnh đạo Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tỉnh;

g) Lãnh đạo các sở, ban, ngành xem số liệu tổng hợp, theo dõi, chỉ đạo, điều hành quá trình xử hồ sơ;

h) Công chức chuyên môn tại các sở, ban, ngành được phân quyền truy cập xử lý hồ sơ.

1.3. Các tương tác với hệ thống (phụ lục số 1 kèm theo Đề án);

1.4. Mô tả các phân hệ (phụ lục số 1 kèm theo Đề án);

1.5. Xây dựng mã số hồ sơ: Thực hiện theo quy định hiện hành.

2. Hệ thống thiết bị công nghệ thông tin và thiết bị điện tử chuyên dụng:

Chi tiết tại Phụ lục số 02. Trong đó trang bị 02 máy chủ (đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu) phục vụ cho hoạt động của hệ thống được thông suốt.

VI. QUY ĐỊNH VỀ TRỤ SỞ LÀM VIỆC, CƠ SỞ VẬT CHẤT CẦN THIẾT CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ TẬP TRUNG:

1. Trụ sở làm việc:

Trụ sở làm việc được xây dựng mới đảm bảo về diện tích để phục vụ cho làm việc, có tính đến việc dự phòng mở rộng, bổ sung lĩnh vực hoạt động, trong đó dành tối thiểu 50% diện tích để phục vụ cho người dân, tổ chức khi giao dịch thủ tục hành chính. Vị trí thuận tiện, gần Trung tâm Hành chính - Chính trị tỉnh để thuận lợi cho công tác phối hợp, giải quyết hồ sơ.

2. Các trang thiết bị cần thiết:

- Các quầy làm việc của công chức, tương ứng với các sở, ban, ngành.

- Có lối đi đành riêng cho công chức khi làm việc.

- Có đầy đủ bàn, ghế làm việc; ghế ngồi chờ của người dân, tổ chức;

- Trang bị hệ thống máy điều hòa nhiệt độ, có hệ thống máy phát điện dự phòng;

- Có chỗ trông giữ xe miễn phí; nhà vệ sinh dành riêng cho tổ chức, công dân;

- Có phòng phục vụ cho quản lý, điều hành; quầy hỗ trợ điện thoại, photocopy .v.v.

Sơ đồ bố trí theo mô hình tại phụ lục số 03.

VII. TIẾN ĐỘ VÀ KINH PHÍ THỰC HIỆN

1. Tiến độ thực hiện

- Quý II/2015: trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt Đề án.

- Từ tháng 5/2015 đến Quý III/2015: Tổ chức triển khai Đề án.

- Quý IV/2015: vận hành mô hình một cửa hiện đại tập trung cấp tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

2. Về kinh phí thực hiện

a) Giao Sở Xây dựng chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ lập dự toán, đề xuất phương án thiết kế, xây dựng và trang bị các trang thiết bị làm việc và phục vụ nhân dân tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tỉnh theo yêu cầu của Đề án từ nguồn ngân sách tỉnh.

b) Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan liên quan xây dựng dự toán đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm một cửa điện tử tập trung từ nguồn ngân sách tỉnh.

VIII. TRÁCH NHIỆM TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

1. Sở Nội vụ

- Chủ trì triển khai Đề án;

- Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quy định về tổ chức bộ máy, biên chế, chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ;

- Chủ trì, phối hợp với các sở, ngành liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quy định việc tuyển dụng công chức, nhân sự cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung theo hướng: Các sở, ngành chuyên môn có trách nhiệm tạo nguồn nhân lực chuyên ngành, cung cấp nhân lực có chất lượng cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để bổ sung vào những vị trí cần thiết phục vụ cho việc tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung.

- Phối hợp với các cơ quan liên quan, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt phương án chuẩn bị nhân sự cụ thể; chế độ chính sách đối với công chức, người lao động làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tỉnh;

- Chủ trì, theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức triển khai thực hiện Đề án sau khi được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

2. Sở Tư pháp: chủ trì phối hợp với Sở Nội vụ, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, các cơ quan liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh công bố danh mục, quy trình tiếp nhận, giải quyết các TTHC thuộc thẩm quyền tiếp nhận và trả kết quả của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tỉnh.

3. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:

- Phối hợp chặt chẽ với Sở Nội vụ để hình thành Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tỉnh theo các nội dung được phê duyệt tại Đề án.

- Chịu trách nhiệm với chất lượng hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh, kịp thời đề xuất bổ sung nhân lực, nhất là đối với những vị trí yêu cầu cao về chuyên ngành từ các sở, ngành đến làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung.

- Chủ trì tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy chế làm việc phối hợp trong giữa Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tỉnh và các sở, ban, ngành trong quá trình giải quyết TTHC; Quy chế phối hợp trong việc đánh giá, phân loại công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung.

- Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tỉnh; tổ chức quản lý, điều hành có hiệu quả Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tỉnh theo Đề án được phê duyệt và theo quy định của pháp luật.

- Tham mưu tổ chức tập huấn sâu về nghiệp vụ tiếp nhận hồ sơ, luân chuyển, trả kết quả cho đội ngũ công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung. Trang bị thẻ tên cho công chức khi làm việc để đảm bảo quản lý được chặt chẽ; trang bị đồng phục khi làm việc cho công chức.

- Lập dự toán kinh phí đảm bảo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh khi vận hành.

4. Sở Tài chính:

- Có trách nhiệm cân đối và trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét quyết định kinh phí phục vụ việc đầu tư triển khai mô hình một cửa hiện đại tập trung cấp tỉnh.

- Cân đối và tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét phân bổ kinh phí hoạt động phục vụ cho việc triển khai mô hình một cửa hiện đại tập trung cấp tỉnh;

- Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc đề xuất cơ chế thu, quản lý, sử dụng tiền phí, lệ phí thực hiện thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.

- Thực hiện kiểm tra tài chính trong việc thực hiện Đề án; tổng hợp tình hình cấp phát kinh phí và duyệt quyết toán kinh phí theo quy định khi Đề án kết thúc.

- Thực hiện chức năng quản lý tài chính nhà nước đối với hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.

5. Sở Thông tin và Truyền thông

- Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan liên quan tiến hành rà soát hiện trạng hạ tầng công nghệ thông tin hiện có của tỉnh. Trên cơ sở đó tiến hành tư vấn, thiết kế và triển khai phần mềm điện tử và các trang thiết bị công nghệ thông tin, truyền thông phục vụ hoạt động của Bộ phận tiếp nhận vả trả kết quả tỉnh đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả.

- Thẩm định về thiết kế kỹ thuật hệ thống trang thiết bị công nghệ thông tin và phần mềm một cửa điện tử tập trung.

- Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai chữ ký điện tử phục vụ cho quy trình giải quyết hồ sơ TTHC của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

6. Sở Xây dựng

Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh lập dự toán; thiết kế; giám sát thi công, lắp đặt trang thiết bị làm việc và phục vụ nhân dân tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tỉnh theo yêu cầu của Đề án.

7. Thủ trưởng các sở, ban, ngành

- Đánh giá lại đầy đủ, chính xác tình hình giải quyết TTHC của cơ quan, đơn vị, phục vụ cho việc triển khai Đề án thông suốt;

- Phối hợp với Sở Nội vụ, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện Đề án, đề xuất công chức có đủ trình độ, năng lực và kinh nghiệm chuyên môn đến làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tỉnh. Kịp thời có sự phân công công chức thay thế trong trường hợp đột xuất để đảm bảo hoạt động được thông suốt.

- Xây dựng quy chế làm việc nội bộ; phân công rõ đầu mối chịu trách nhiệm trong quá trình giải quyết TTHC và phối hợp làm việc với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tỉnh; hướng dẫn chuyên môn, theo dõi, kiểm tra và chịu trách nhiệm cao nhất đối với tình hình giải quyết TTHC trên lĩnh vực chuyên môn thuộc thẩm quyền.

- Chủ động phối hợp chặt chẽ với các sở, ban, ngành khác trong việc thực hiện các phương án liên thông, liên kết trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính cho công dân, tổ chức; không để xảy ra tình trạng trễ, sai sót hồ sơ TTHC vì nguyên nhân không thực hiện tốt mối quan hệ phối hợp trong thực hiện Đề án.

8. Thủ trưởng các cơ quan Trung ương có nội dung TTHC liên quan đến hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tỉnh

- Bố trí cán bộ làm việc tập trung tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung để hướng dẫn, tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính được thực hiện liên thông, liên kết với thủ tục hành chính các sở, ban, ngành.

- Tăng cường giám sát, kiểm tra việc thực hiện quy trình giải quyết thủ tục hành chính của cán bộ trực thuộc trong quá trình cùng tham gia với Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc triển khai mô hình một cửa hiện đại của tỉnh.

9. Truyền thông về Đề án

Các cơ quan báo Bà Rịa - Vũng Tàu, Đài Phát thanh - Truyền hình tỉnh thường xuyên phát sóng tuyên truyền, giới thiệu về mô hình một cửa hiện đại tập trung của tỉnh để đông đảo nhân dân được biết.

Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, phát sinh, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân có liên quan kịp thời phản ánh về Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Nội vụ) để xem xét sửa đổi, bổ sung, hoàn chỉnh Đề án cho phù hợp./.

PHỤ LỤC 01:

CÁC TÍNH NĂNG CỦA PHẦN MỀM MỘT CỬA HIỆN ĐẠI TẬP TRUNG

(Các tương tác với hệ thống; Mô tả các phân hệ);

I. Các tương tác với hệ thống

1. Đối với Tổ tiếp nhận:

a) Dữ liệu phải cập nhật trên hệ thống:

- Nội dung tiếp nhận hồ sơ (nội dung đơn, các tài liệu kèm theo hồ sơ, thời gian tiếp nhận, thời gian hẹn trả kết quả...);

- Yêu cầu bổ sung hồ sơ trong trường hợp hồ sung không hợp lệ hoặc thiếu;

- Cập nhật các nội dung bổ sung hồ sơ do khách hàng cung cấp;

- Luân chuyển hồ sơ tới các phòng chuyên môn tại các đơn vị có liên quan để xử lý hồ sơ;

- Chọn thứ tự các đơn vị thực hiện xử lý hồ sơ trong trường hợp nhiều cơ quan cùng phối hợp xử lý hồ sơ (tự hệ thống phải tự định nghĩa không cần cán bộ tiếp nhận hồ sơ cập nhật tiến độ).

- Chọn đơn vị liên thông và chuyển hồ sơ đến đơn vị được liên thông trong trường hợp nhận yêu cầu liên thông hồ sơ từ đơn vị thụ lý ban đầu (tự hệ thống phải tự định nghĩa không cần cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải chọn đơn vị).

- Cập nhật kết quả phối hợp giải quyết hồ sơ của các đơn vị (tự hệ thống phải tự định nghĩa không cần cán bộ tiếp nhận hồ sơ cập nhật tiến độ).

b) Các thông tin được cung cấp từ hệ thống:

- Kết xuất được các biên nhận, các loại sổ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả;

- Tra cứu thông tin các hồ sơ đang giải quyết, kết quả giải quyết hồ sơ của các đơn vị;

- Xem danh sách các hồ sơ tiếp nhận theo đơn vị đang chịu trách nhiệm giải quyết, in sổ theo dõi tiếp nhận hồ sơ;

- Xem quá trình xử lý và kết quả xử lý hồ sơ của các đơn vị chuyên môn;

- Thống kê các hồ sơ hợp lệ và không hợp lệ.

2. Đối với tổ tư vấn, hướng dẫn

a) Dữ liệu phải cập nhật trên hệ thống:

- Bộ TTHC, các bước thực hiện một hồ sơ TTHC theo từng lĩnh vực;

- Nội dung các câu hỏi khảo sát ý kiến của công dân đối với dịch vụ hành chính công.

b) Các thông tin được cung cấp từ hệ thống:

- Thông tin chi tiết về quá trình giải quyết TTHC để trả lời cho công dân;

- Thông tin hướng dẫn về trình tự, biểu mẫu của các thủ tục hành chính;

- Tra cứu thông tin các hồ sơ đã giải quyết để trả lời công dân khi có yêu cầu;

- Tra cứu được các thông tin hướng dẫn về trình tự, biểu mẫu của các thủ tục hành chính.

3. Đối với Tổ trả kết quả và thu phí, lệ phí:

a) Dữ liệu phải cập nhật trên hệ thống phục vụ cho trả kết quả:

- Cập nhật nội dung giải quyết hồ sơ;

- Dữ liệu trả kết quả cho công dân (ngày trả, người nhận);

- Cập nhật các ý kiến chỉ đạo, trao đổi trong quá trình giải quyết hồ sơ;

- Cập nhật trạng thái xử lý của hồ sơ (đúng, sớm, trễ hẹn).

- Cập nhật lý do trễ hẹn hồ sơ.

b) Các thông tin được cung cấp từ hệ thống:

- Thông tin chi tiết về quá trình giải quyết một hồ sơ;

- Tra cứu thông tin trạng thái hồ sơ TTHC theo số biên nhận, theo ngày tiếp nhận, theo tên của chủ hồ sơ...

c) Dữ liệu phải cập nhật trên hệ thống phục vụ cho thu phí, lệ phí:

- Cập nhật tất cả các thông tin liên quan đến các loại phí, lệ phí liên quan đến quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ TTHC;

- Cập nhật dữ liệu về phí, lệ phí của các hồ sơ.

- Các thông tin được cung cấp từ hệ thống:

+ Tra cứu thông tin về các khoản phí lệ phí theo TTHC;

+ Tra cứu thông tin về các hồ sơ TTHC.

4. Đối với Tổ hành chính, tổng hợp

a) Dữ liệu phải cập nhật trên hệ thống:

- Cập nhật thông tin liên quan đến cán bộ công chức;

- Cập nhật danh mục các thủ tục hành chính.

b) Các thông tin được cung cấp từ hệ thống:

- Danh sách cán bộ công chức và các nhiệm vụ đảm trách;

- Tra cứu thông tin của các cán bộ công chức;

- Danh sách các thủ tục hành chính có thể được phân theo lĩnh vực;

- Tra cứu thông tin thủ tục hành chính.

- Tổng hợp tình hình xử lý hồ sơ của các đơn vị

5. Đối với khách hàng (công dân, tổ chức):

a) Các thao tác trên hệ thống:

- Tra cứu thông tin trên trang thông tin thủ tục hành chính, trên hệ thống màn hình cảm ứng;

- Tra cứu trạng thái xử lý hồ sơ trên hệ thống màn hình cảm ứng hoặc trên trang thông tin điện tử bằng cách cung cấp mã số biên nhận;

- Gửi câu hỏi đề nghị tư vấn về thủ tục giải quyết hồ sơ TTHC qua mạng;

- Tạo lập hồ sơ TTHC điện tử và gửi qua mạng.

b) Các thông tin được cung cấp:

- Thông tin hướng dẫn về hồ sơ, trình tự, biểu mẫu của các TTHC;

- Thông tin tư vấn về hồ sơ, trình tự, biểu mẫu của các TTHC (dưới dạng các câu hỏi - đáp);

- Thông tin về trạng thái giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính;

- Thông tin yêu cầu bổ sung các hồ sơ trong trường hợp cần bổ sung hồ sơ.

II. Mô tả các phân hệ:

1. Phân hệ tiếp nhận hồ sơ:

a) Đối tượng: Công chức thuộc Tổ tiếp nhận hồ sơ.

b) Chức năng:

- Tiếp nhận hồ sơ, cập nhật thông tin hồ sơ (nội dung đơn, các tài liệu kèm theo hồ sơ, thời gian tiếp nhận, thời gian hẹn trả kết quả.

- Cập nhật danh mục tài liệu của hồ sơ;

- Yêu cầu bổ sung hồ sơ trong trường hợp hồ sung không hợp lệ hoặc thiếu;

- Cập nhật các nội dung bổ sung hồ sơ do khách hàng cung cấp;

- Luân chuyển hồ sơ tới các đơn vị có liên quan để xử lý hồ sơ;

- In phiếu biên nhận cho khách hàng

- In lại phiếu biên nhận cho khách hàng khi khách hàng bổ sung lại hồ sơ, tự động tính lại ngày hẹn trả.

- Cập nhật lệ phí cho khách hàng.

2. Phân hệ giải quyết hồ sơ:

a) Đối tượng: Công chức thuộc bộ phận chuyên môn tại các cơ quan, đơn vị.

b) Chức năng:

- Xem danh sách hồ sơ đã tiếp nhận;

- Phân luồng hồ sơ tiếp nhận theo đơn vị thụ lý;

- Phân luồng hồ sơ theo lĩnh vực hồ sơ tiếp nhận;

- Phân luồng hồ sơ theo loại hình tiếp nhận

- Phân luồng hồ sơ theo đối tượng nộp hồ sơ;

- Xác định loại hồ sơ và đơn vị chịu trách nhiệm xử lý hồ sơ;

- Phân công các đơn vị phối hợp xử lý và xác định thứ tự quy trình xử lý cho các đơn vị trong trường hợp hồ sơ liên quan nhiều đơn vị;

- Tra cứu thông tin hồ sơ đã tiếp nhận: theo tên, theo loại hình tiếp nhận, theo lĩnh vực tiếp nhận, theo đơn vị tiếp nhận...

3. Phân hệ quản lý danh mục thủ tục, hồ sơ, biểu mẫu:

a) Đối tượng: Quản trị hệ thống, thành viên được phân quyền.

b) Chức năng:

- Quản trị thông tin các danh mục bao gồm các chức năng cập nhật, thêm, sửa, xóa, tìm kiếm. Cụ thể gồm:

+ Danh mục thông tin lĩnh vực TTHC, nội dung các quy định về hồ sơ thủ tục hành chính.

+ Danh mục đơn vị, tổ chức.

+ Danh mục các bộ phận thuộc Trung tâm Hành chính - Chính trị tập trung.

+ Danh mục chức vụ.

+ Danh mục trình độ.

+ Danh mục cấp xử lý.

+ Danh mục nhóm công việc.

+ Danh mục công việc.

+ Danh mục loại hình hồ sơ.

+ Danh mục hỏi đáp.

+ Danh mục quản trị liên thông.

+ Các danh mục khác.

+ Đính kèm / Tải các biểu mẫu, hồ sơ lên hệ thống.

4. Phân hệ liên thông - liên kết giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính:

a) Đối tượng: Cán bộ quản lý hệ thống một cửa tập trung

b) Chức năng:

- Trao đổi thông tin dữ liệu giữa các đơn vị.

- Xem danh sách các hồ sơ đã được tiếp nhận và phân luồng.

- Tìm kiếm hồ sơ theo trạng thái hồ sơ: hồ sơ chờ liên thông - liên kết.

- Xem danh sách hồ sơ đang chờ luân chuyển để xử lý.

- Chọn đơn vị luân chuyển hồ sơ.

- Xem danh sách các hồ sơ đang chờ liên thông xử lý.

- Chọn đơn vị cần liên thông hồ sơ để chuyển hồ sơ xử lý.

- Xem danh sách hồ sơ và các đơn vị được phân công phối hợp giải quyết.

- Chọn các đơn vị phối hợp xử lý hồ sơ.

- Cập nhật các kết quả phối hợp xử lý hồ sơ.

- In phiếu bàn giao hồ sơ cho bộ phận chuyên môn liên quan của các đơn vị.

- Theo dõi tình trạng giải quyết hồ sơ của các đơn vị.

- Cập nhật các ý kiến chỉ đạo, trao đổi trong quá trình giải quyết hồ sơ.

- Lưu trữ nội dung chi tiết kết quả giải quyết hồ sơ, liên thông và phối hợp giải quyết hồ sơ của các đơn vị.

- Tra cứu thông tin các hồ sơ đang giải quyết.

5. Phân hệ xử lý hồ sơ thủ tục hành chính:

a) Đối tượng: Công chức thuộc đơn vị được phân công tiếp nhận và xử lý hồ sơ.

b) Chức năng:

- Xem danh sách hồ sơ chờ giải quyết.

- Tiếp nhận hoặc từ chối tiếp nhận xử lý hồ sơ.

- Lọc danh sách hồ sơ theo lĩnh vực TTHC.

- Tra cứu thông tin các hồ sơ đang chờ giải quyết (thuộc đơn vị thụ lý).

- Cập nhật nội dung chi tiết về kết quả giải quyết hồ sơ.

- Lưu trữ nội dung chi tiết công việc giải quyết hồ sơ.

- In nội dung giải quyết hồ sơ trình lãnh đạo ký.

- Chọn các đơn vị để liên thông xử lý hồ sơ trong trường hợp hồ sơ liên thông - liên kết.

- Xem các kết quả xử lý của hồ sơ liên thông - liên kết do đơn vị được liên thông.

- Liên kết xử lý chuyển về.

- Xem các ý kiến chỉ đạo, trao đổi trong quá trình giải quyết hồ sơ liên thông - liên kết.

- Phối hợp giải quyết hồ sơ trong trường hợp hồ sơ liên quan đến nhiều đơn vị.

- Xem các kết quả phối hợp xử lý hồ sơ.

- Lưu trữ nội dung chi tiết kết quả giải quyết hồ sơ, liên thông – liên kết và phối hợp giải quyết hồ sơ của các đơn vị.

- Cập nhật lý do trễ hẹn hồ sơ.

- Theo dõi tình trạng giải quyết hồ sơ của các đơn vị liên thông - liên kết, phối hợp xử lý.

- In sổ theo dõi hồ sơ liên thông - liên kết, hồ sơ phối hợp xử lý.

6. Phân hệ trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính:

a) Đối tượng: Công chức thuộc Tổ trả kết quả hồ sơ.

b) Chức năng:

- Xem danh sách hồ sơ chờ trả kết quả;

- Cập nhật thông tin trả kết quả cho công dân (Người nhận, thời gian trả..);

- Tra cứu thông tin các hồ sơ đã giải quyết, kết quả giải quyết hồ sơ của các đơn vị;

- Xem kết quả giải quyết các hồ sơ TTHC của các đơn vị;

- Cập nhật lý do trễ hẹn hồ sơ;

- In sổ theo dõi tình hình giải quyết hồ sơ theo đơn vị thụ lý;

- Tra cứu thông tin trạng thái hồ sơ TTHC theo số biên nhận, theo ngày tiếp nhận, theo tên của chủ hồ sơ...

7. Phân hệ thanh toán phí, lệ phí:

a) Đối tượng: Công chức thuộc Tổ trả kết quả và thu phí, lệ phí.

b) Chức năng:

- Xem danh sách hồ sơ đã được xử lý;

- Cập nhật thông tin về các khoản phí, lệ phí và xác nhận thanh toán trước khi cập nhật trạng thái trả kết quả cho công dân;

- Tra cứu thông tin về các khoản phí, lệ phí;

- Tra cứu thông tin về các hồ sơ đã được xử lý xong.

8. Phân hệ báo cáo, thống kê:

a) Đối tượng: Tất cả công chức, lãnh đạo.

- Chuyên viên: chỉ xem được báo cáo hồ sơ lĩnh vực mà chuyên viên đó phụ trách.

- Trường bộ phận: chỉ xem các hồ sơ lĩnh vực thuộc bộ phận mình phụ trách.

- Lãnh đạo Bộ phận TN&TKQ tỉnh: xem tất cả các hồ sơ.

- Lãnh đạo các đơn vị: Xem tất cả các hồ sơ TTHC do cơ quan, đơn vị tiếp nhận và xử lý theo nhiều tiêu chí: theo tên chủ hồ sơ, theo lĩnh vực hồ sơ.

b) Chức năng:

- Kết xuất các loại sổ, báo cáo thống kê, ví dụ:

+ Số tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ TTHC.

+ Sổ luân chuyển, liên thông hồ sơ TTHC.

+ Sổ theo dõi phối hợp xử lý hồ sơ.

+ Thống kê tổng hợp về tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ TTHC (số hồ sơ đã tiếp nhận, sổ hồ sơ đã giải quyết, số hồ sơ đang giải quyết, số hồ sơ chậm giải quyết)

+ Thống kê tổng hợp về lệ phí đã thu...

- Kết xuất báo cáo tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ TTHC để báo cáo lên cho cấp trên.

- Kết xuất báo cáo tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của từng đơn vị (bao gồm hồ sơ tiếp nhận qua mạng tại các đơn vị) để báo cáo cấp trên.

9. Phân hệ phục vụ chỉ đạo, điều hành:

a) Đối tượng: Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị.

b) Chức năng:

- Kiểm tra tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa và đề ra các ý kiến chỉ đạo, điều hành công tác giải quyết hồ sơ;

- Kiểm tra tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính tại các đơn vị, đề ra các ý kiến chỉ đạo, điều hành công tác giải quyết hồ sơ tại các đơn vị,...

- Xem báo cáo thống kê về tình hình giải quyết các hồ sơ về thủ tục hành chính của các đơn vị.

10. Phân hệ tra cứu hồ sơ

a) Đối tượng: Tất các các đối tượng tham gia hệ thống.

b) Chức năng:

- Đối với cán bộ, công chức:

+ Tra cứu thông tin của hồ sơ đang giải quyết theo đơn vị thụ lý.

+ Tra cứu thông các hồ sơ đã giải quyết và trả kết quả cho công dân theo đơn vị thụ lý.

+ Tra cứu hồ sơ không được giải quyết,...

+ Tra cứu trạng thái hồ sơ đã tiếp nhận.

- Đối với khách hàng:

+ Phục vụ công dân, tổ chức mang hồ sơ đến bộ phận một cửa và tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ bằng máy quét mã vạch, bằng màn hình cảm ứng.

+ Phục vụ công dân, tổ chức tra cứu các thủ tục hành chính bằng màn hình cảm ứng.

+ Phục vụ công dân, tổ chức tra cứu thủ tục hành chính, trạng thái hồ sơ TTHC tại trang website chuyên ngành.

11. Phân hệ giao tiếp khách hàng:

a) Đối tượng: Công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

b) Chức năng:

- Đối với cán bộ hướng dẫn, tư vấn:

+ Cập nhật thông tin lĩnh vực hồ sơ TTHC.

+ Cập nhật nội dung các bộ thủ tục hành chính, các bước thực hiện một hồ sơ TTHC theo lĩnh vực;

+ Cập nhật nội dung các câu hỏi khảo sát ý kiến của công dân, tổ chức đối với dịch vụ hành chính.

+ Xem thông tin chi tiết về quá trình giải quyết thủ tục hành chính để trả lời cho công dân, tổ chức khi có yêu cầu;

+ Xem thông tin hướng dẫn về trình tự, biểu mẫu của các thủ tục hành chính;

+ In nội dung hướng dẫn, thủ tục giải quyết hồ sơ cho công dân, tổ chức khi có yêu cầu;

+ Tra cứu thông tin các hồ sơ đã giải quyết để trả lời công dân, tổ chức khi có yêu cầu;

+ Tra cứu được các thông tin hướng dẫn về trình tự, biểu mẫu của các thủ tục hành chính.

- Đối với khách hàng:

+ Xem thông tin chi tiết về quá trình giải quyết thủ tục hành chính trên màn hình cảm ứng, hoặc các website chuyên ngành...

+ Tra cứu thông tin hồ sơ TTHC theo lĩnh vực yêu cầu;

+ Bổ sung hồ sơ nếu đang trong tiến trình xử lý mà thiếu sót;

+ Công dân, tổ chức có thể xem tình trạng hồ sơ trên mạng (Internet) nếu đăng nhập mã hồ sơ vào hệ thống.

12. Phân hệ tra cứu hồ sơ:

a) Đối tượng: Tất các các đối tượng tham gia hệ thống.

b) Chức năng:

- Đối với công chức:

+ Tra cứu thông tin của hồ sơ đang giải quyết theo đơn vị thụ lý;

+ Tra cứu thông các hồ sơ đã giải quyết và trả kết quả cho công dân theo đơn vị thụ lý;

+ Tra cứu hồ sơ không được giải quyết;

+ Tra cứu tổ/quầy giao dịch;

+ Tra cứu trạng thái hồ sơ đã tiếp nhận.

- Đối với khách hàng:

+ Phục vụ công dân, tổ chức mang hồ sơ đến bộ phận một cửa và tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ bằng máy quét mã vạch, bằng màn hình cảm ứng;

+ Phục vụ công dân, tổ chức tra cứu các thủ tục hành chính bằng màn hình cảm ứng;

+ Phục vụ công dân, tổ chức tra cứu thông tin hồ sơ trên website chuyên ngành.

13. Phân hệ trao đổi thông tin với các hệ thống khác:

a) Đối tượng: Quản trị hệ thống.

b) Chức năng: Giao tiếp, tích hợp, tương tác và đồng bộ dữ liệu với các hệ thống sau:

- Liên thông hồ sơ giữa các đơn vị.

- Liên thông tiến độ giải quyết hồ sơ, tình trạng xử lý hồ sơ, thời hạn xử lý, bộ phận nào đang thụ lý, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.

- Liên thông kết quả giải quyết công việc.

- Giao tiếp với hệ thống nhắn tin SMS, cho phép tra cứu tình trạng giải quyết hồ sơ thông qua hệ thống tin nhắn SMS/ điện thoại;

- Tích hợp phần mềm quản lý hệ thống văn bản;

- Tích hợp hệ thống đánh giá cán bộ công chức;

- Tích hợp dữ liệu với website chuyên ngành của đơn vị, cho phép tra cứu thủ tục hành chính, đăng ký trực tuyến hồ sơ trên trang thông tin điện tử;

- Giao tiếp và trao đổi thông tin với hệ thống một cửa hiện tại của các đơn vị;

- Hệ thống xếp hàng tự động.

14. Phân hệ phục vụ khảo sát lấy ý kiến khách hàng

a) Đối tượng: Khách hàng, lãnh đạo bộ phận tiếp nhận.

b) Chức năng:

- Đánh giá sự hài lòng, không hài lòng của người dân.

- Tổng hợp kết quả lấy ý kiến người dân thông qua công cụ thống kê của hệ thống.

- Cập nhật thông tin các vấn đề cần xin ý kiến người dân.

- Cập nhật thông tin cán bộ tiếp nhận.

- Đánh giá giải quyết theo từng hồ sơ thủ tục hành chính.

15. Phân hệ quản trị hệ thống

a) Đối tượng: Quản trị hệ thống.

b) Chức năng:

- Quản trị người sử dụng.

- Quản trị nhóm người sử dụng.

- Phân quyền người dùng.

- Sao lưu phục hồi dữ liệu.

- Phục hồi hệ thống.

- Ủy quyền tài khoản người dùng.

- Ghi nhật kí lỗi hệ thống.

- Cấu hình hỗ trợ nhập liệu tự động.

- Cấu hình (thêm xóa sửa ..) các loại thủ tục hành chính.

- Cấu hình (thêm xóa sửa ..) liên thông giữa các đơn vị.

- Các chức năng quản trị khác.

PHỤ LỤC 02:

DANH MỤC TRANG THIẾT BỊ CNTT