QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

BỘ TRƯỞNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

Căn cứ Nghị định số 186/2007/NĐ-CP ngày 25 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội;

Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm Thông tin,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế sử dụng Thư điện tử của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Giám đốc Trung tâm Thông tin và Thủ trưởng các đơn vị; cán bộ, công chức, viên chức của các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ
Ban hành kèm theo Quyết định số 935/QĐ-LĐTBXH ngày 22 tháng 7 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý và sử dụng thư điện tử của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Quy chế này được áp dụng đối với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, các đơn vị tham gia khai thác, sử dụng Hệ thống thư điện tử của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Đơn vị là Văn phòng Bộ, các Vụ, Tổng cục, Cục, Thanh tra Bộ và các đơn vị sự nghiệp có tên trong Nghị định của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

2. Hệ thống thư điện tử của Bộ bao gồm hạ tầng phần cứng, phần mềm thư điện tử chạy trên máy chủ, có tên miền trên Internet là @molisa.gov.vn.

3. Hộp thư đơn vị là hộp thư điện tử trên Hệ thống thư điện tử của Bộ, được cấp cho đơn vị, dùng để giao dịch với tư cách của đơn vị.

4. Hộp thư cá nhân là hộp thư điện tử trên Hệ thống thư điện tử của Bộ, được cấp và dùng riêng cho cán bộ, công chức, viên chức.

Điều 4. Hệ thống thư điện tử của Bộ

1. Hệ thống thư điện tử của Bộ được xây dựng và sử dụng để gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng tin học phục vụ công tác quản lý chỉ đạo, điều hành của Bộ và các đơn vị.

2. Các thông tin trao đổi qua Hệ thống thư điện tử của Bộ được coi là thông tin chính thức trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, cá nhân thuộc Bộ.

3. Hệ thống thư điện tử của Bộ được kết nối với mạng Internet, thiết lập tuân theo chuẩn chung để kết nối với các hệ thống thư điện tử của Chính phủ, các bộ, ngành và các hệ thống thư điện tử phổ dụng khác.

Chương II

TẠO LẬP, THU HỒI HỘP THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 5. Chuẩn kỹ thuật của Hệ thống thư điện tử và hộp thư

1. Hệ thống thư điện tử của Bộ phải được xây dựng đảm bảo các yêu cầu sau:

a) Cho phép tích hợp với dịch vụ thư mục LDAP để quản lý thông tin và tài khoản của người sử dụng;

b) Cho phép người sử dụng truy cập máy chủ để đọc, lấy thư về qua các giao thức POP3 hoặc IMAP4;

c) Cho phép người gửi gửi thư cho người nhận qua máy chủ thư điện tử qua giao thức SMTP.

2. Chuẩn ký tự dùng trong quá trình sử dụng hộp thư điện tử của đơn vị, cá nhân là bộ mã ký tự tiếng Việt, tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Unicode).

Điều 6. Tạo lập hộp thư điện tử

1. Mỗi đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức được cấp 01 hộp thư điện tử trên Hệ thống thư điện tử của Bộ để giao dịch.

2. Trung tâm Thông tin có trách nhiệm tạo lập hộp thư điện tử cho các đơn vị và thông báo bằng văn bản cho các đơn vị. Các đơn vị chịu trách nhiệm về hộp thư của đơn vị mình kể từ ngày nhận được thông báo của Trung tâm Thông tin.

3. Đối với các đơn vị không có tên trong Nghị định của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Trung tâm Thông tin báo cáo Lãnh đạo Bộ để tạo lập hộp thư cho đơn vị và các cán bộ thuộc đơn vị đó.

4. Các đơn vị có trách nhiệm gửi danh sách cán bộ thuộc quyền quản lý của đơn vị mình về Trung tâm Thông tin. Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của đơn vị, Trung tâm Thông tin có trách nhiệm tạo lập hộp thư điện tử cho các cá nhân và thông báo lại cho đơn vị biết bằng văn bản.

Điều 7. Quy tắc đặt tên hộp thư

1. Hộp thư điện tử của Bộ được đặt thống nhất, có dạng xxx@molisa.gov.vn, trong đó phần xxx (phần đầu hộp thư) được quy định chi tiết tại khoản 2, 3 của Điều này.

2. Đối với đơn vị, phần đầu hộp thư được đặt bằng cách lấy tên đơn vị viết tắt bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.

3. Đối với cá nhân, phần đầu hộp thư được lấy theo nguyên tắc Tên người sử dụng viết bằng tiếng Việt không dấu + chữ cái đầu của Họ + chữ cái đầu của tên đệm. Trong trường hợp hộp thư của người sử dụng trùng với hộp thư của người khác đã được tạo lập trước đó thì người được tạo hộp thư sau được đặt theo quy tắc Tên người sử dụng viết bằng tiếng Việt không dấu + 02 chữ cái đầu của họ + 02 chữ cái đầu của tên đệm. Nếu không đặt được tên hộp thư theo hai trường hợp nêu trên, hộp thư điện tử của người sử dụng sẽ được thêm số thứ tự vào cuối của hộp thư.

Điều 8. Thu hồi hộp thư điện tử

1. Hộp thư điện tử của đơn vị, cá nhân sẽ bị thu hồi trong các trường hợp sau:

a) Các đơn vị đổi tên theo chức năng, nhiệm vụ mới; các đơn vị giải thể, sáp nhập;

b) Cá nhân khi nghỉ việc, chuyển công tác sang đơn vị khác không phải là đơn vị thuộc Bộ;

c) Đơn vị hoặc cá nhân vi phạm Quy chế sử dụng hộp thư.

2. Hộp thư điện tử sẽ bị thu hồi sau 2 ngày kể từ thời điểm Trung tâm Thông tin nhận được thông báo của đơn vị bằng văn bản về việc vi phạm các nội dung tại khoản 1 Điều này.

3. Các đơn vị, cá nhân liên quan có trách nhiệm thông báo về Trung tâm Thông tin các cá nhân nghỉ việc, chuyển công tác sang đơn vị khác, vi phạm quy chế sử dụng thư điện tử trong vòng 10 ngày kể từ khi có Quyết định của Bộ để Trung tâm Thông tin kịp thời xử lý.

Điều 9. Công khai hộp thư điện tử

Trung tâm Thông tin có trách nhiệm phối hợp với Vụ Tổ chức Cán bộ và các đơn vị liên quan đăng công khai danh sách hộp thư điện tử của các đơn vị, cá nhân trên trang thông tin điện tử của Bộ.

Chương III

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỘP THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 10. Quản lý hộp thư điện tử đơn vị

1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm

a) Phân công cán bộ chuyên trách quản trị và kiểm tra nội dung hộp thư của đơn vị, báo cáo Lãnh đạo đơn vị xử lý; chịu trách nhiệm về nội dung thư điện tử gửi đi từ hộp thư của đơn vị mình;

b) Xử lý thư điện tử nhận được có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị như một văn bản đến của đơn vị theo Quy chế làm việc của Bộ.

c) Thông báo cho Trung tâm Thông tin việc thay đổi thông tin liên quan đến tổ chức của đơn vị mình để Trung tâm kịp thời cập nhật vào danh bạ thư điện tử của Bộ;

d) Bàn giao địa chỉ hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư đơn vị mình cho Thủ trưởng mới trong trường hợp thay đổi Thủ trưởng đơn vị.

2. Đối với các đơn vị không có tên trong Nghị định của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ thì chủ động xây dựng kế hoạch thiết lập hộp thư điện tử với tên miền riêng, phối hợp với Trung tâm Thông tin để hỗ trợ về kỹ thuật.

Điều 11. Quản lý hộp thư điện tử cá nhân

Cá nhân sử dụng hộp thư điện tử có trách nhiệm:

1. Kiểm tra hộp thư thường xuyên và giải quyết công việc cụ thể được phân công trong hộp thư điện tử;

2. Chịu trách nhiệm đổi mật khẩu hộp thư trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được thông báo đã tạo lập hộp thư điện tử của mình; tự bảo vệ mật khẩu của mình và định kỳ thay đổi mật khẩu; trường hợp cá nhân quên mật khẩu hộp thư điện tử thì liên hệ với Trung tâm Thông tin để được hỗ trợ;

3. Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin được gửi, nhận từ hộp thư điện tử của mình.

Điều 12. Sử dụng hộp thư điện tử

1. Đơn vị, cá nhân chỉ sử dụng hộp thư điện tử để giao dịch công việc và chịu trách nhiệm về nội dung thư điện tử của mình. Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử có nội dung không phù hợp thông qua địa chỉ hộp thư của mình.

2. Không mở và trả lời thư điện tử từ các địa chỉ thư điện tử mà mình không biết rõ hoặc không tin tưởng.

3. Thường xuyên sao lưu thư điện tử về máy tính cá nhân của đơn vị, cá nhân, định kỳ xoá bỏ các thư cũ không còn dùng đến trên hệ thống máy chủ.

4. Khi gặp sự cố về Hệ thống thư điện tử, các đơn vị, cá nhân báo ngay cho Trung tâm Thông tin để kịp thời khắc phục, sửa chữa.

5. Khi phát hành văn bản giấy, trừ những văn bản mật, ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan có tên trong phần nơi nhận hoặc cung cấp địa chỉ để có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử.

Chương IV

QUẢN LÝ VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 13. Quản lý hệ thống thư điện tử

1. Hệ thống thư điện tử của Bộ được quản lý thống nhất, bao gồm các nội dung:

a) Trang bị, nâng cấp hạ tầng phần cứng đáp ứng nhu cầu sử dụng thư điện tử của các đơn vị, cá nhân;

b) Trang bị, nâng cấp phần mềm thư điện tử trên máy chủ; xây dựng và triển khai các giải pháp công nghệ mới cho hệ thống thư điện tử;

c) Cấp phát, thu hồi hộp thư điện tử của các đơn vị, cá nhân; xử lý sự cố kỹ thuật khi hệ thống thư điện tử hoặc các hộp thư điện tử gặp trục trặc;

d) Định kỳ sao lưu dữ liệu về người dùng, nội dung thư điện tử hiện có trên máy chủ sang các phương tiện lưu trữ thích hợp.

2. Trung tâm Thông tin có trách nhiệm là đầu mối giúp Bộ quản lý hệ thống thư điện tử của Bộ.

Điều 14. Vận hành hệ thống thư điện tử

Trung tâm Thông tin có trách nhiệm:

1. Quản lý về hạ tầng phần cứng, phần mềm thư điện tử và các ứng dụng tiện ích khác liên quan đồng thời tổ chức hướng dẫn khai thác sử dụng Hệ thống thư điện tử của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội;

2. Quản trị kỹ thuật Hệ thống thư điện tử, bảo đảm cho Hệ thống thư điện tử của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hoạt động thông suốt, liên tục;

3. Thiết lập hệ thống danh bạ thư điện tử Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, thông tin về danh bạ thư điện tử trong Bộ;

4. Cấp cho từng đơn vị, cá nhân trong Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội địa chỉ thư điện tử và mật khẩu ban đầu để sử dụng, khai thác hộp thư điện tử.

Điều 15. Đảm bảo an toàn, bảo mật hệ thống

1. Hệ thống thư điện tử của Bộ phải được đảm bảo an toàn, bảo mật, xác thực, hạn chế tấn công từ bên ngoài, giảm thiểu thư rác và các thư có chữa virus, mã độc.

2. Trung tâm Thông tin có trách nhiệm đảm bảo an toàn, bảo mật cho hệ thống thư điện tử của Bộ; kịp thời thông báo cho các đơn vị, cá nhân biết khi hệ thống bị tấn công; định kỳ tập huấn cho cán bộ về kỹ năng đảm bảo an toàn, bảo mật cho hộp thư điện tử.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 16. Tổ chức thực hiện

1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm triển khai, tổ chức thực hiện Quy chế này cho các tổ chức, cá nhân trực thuộc đơn vị mình.

2. Trung tâm Thông tin chịu trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện Quy chế này trong toàn Bộ, ngành, định kỳ báo cáo Bộ về việc chấp hành Quy chế của các đơn vị trực thuộc Bộ, ngành.

3. Văn phòng Bộ cung cấp danh sách hộp thư điện tử của các đơn vị, cá nhân trên danh bạ điện thoại của Bộ. Trung tâm Thông tin công khai danh sách này trên trang thông tin điện tử của Bộ.

4. Vụ Tổ chức Cán bộ có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với Trung tâm Thông tin xây dựng và triển khai Kế hoạch tập huấn, đào tạo và đào tạo lại cho các đơn vị, cá nhân sử dụng hộp thư điện tử của Bộ.

5. Vụ Kế hoạch - Tài chính có trách nhiệm phối hợp với Trung tâm Thông tin bố trí kinh phí hàng năm đảm bảo hoạt động cho hệ thống thư điện tử của Bộ.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, các đơn vị phản ánh kịp thời về Bộ (Trung tâm Thông tin) để hướng dẫn thêm hoặc nghiên cứu, điều chỉnh cho phù hợp./.