QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC: BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN THUẾ XUẤT KHẨU, THUẾ NHẬP KHẨU

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN

- Căn cứ Luật Hải quan ngày 29 tháng 06 năm 2001;
- Căn cứ Nghị định số 96/2002/NĐ-CP ngày 19/11/2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan;
- Xét đề nghị của Cục trưởng cục Công nghệ thông tin và Thống kê Hải quan.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này Quy chế quản lý và sử dụng hệ thống thông tin kế toán thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu trong ngành Hải quan.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc bộ máy giúp việc Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm tổ chức thi hành quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN THUẾ XUẤT KHẨU, THUẾ NHẬP KHẨU

(Ban hành kèm theo Quyết định số 780/TCHQ/QĐ/CNTT ngày 29 tháng 7 năm 2004 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Định nghĩa

Hệ thống thông tin kế toán thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu (sau đây gọi tắt là hệ thống KT559) là hệ thống chương trình ứng dụng công nghệ thông tin được quản lý, sử dụng thống nhất trong ngành Hải quan phục vụ công tác quản lý, theo dõi tình hình thu thuế và các khoản thu khác đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu. Hệ thống được thiết kế, xây dựng và vận hành dựa trên những quy định hiện hành của chế độ kế toán thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu.

Điều 2: Chế độ vận hành:

1. Hệ thống KT559 được vận hành và khai thác tuân thủ các quy định về quản lý công nghệ thông tin thống nhất trong ngành Hải quan, những quy định khác có liên quan, những quy định chi tiết tại quy chế này;

2. Thống nhất vận hành hệ thống KT559 thay thế cho các hệ thống quản lý thông tin cưỡng chế hiện tại.

3. Nghiêm cấm việc khai thác thông tin của Hệ thống vào mục đích cá nhân và các mục đích khác ngoài quy định của Quy chế này;

Điều 3. Phạm vi triển khai:

1. Hệ thống KT559 được triển khai đồng bộ và có sự trao đổi thông tin hai chiều tại ba cấp của ngành Hải quan: Tổng cục Hải quan; Cục Hải quan Tỉnh, thành phố; Chi cục Hải quan.

2. Hệ thống được vận hành đồng bộ, thống nhất với các hệ thống thông tin khác trong quy trình nghiệp vụ Hải quan.

Điều 4. Thông tin đầu vào của hệ thống KT559:

1. Gồm tất cả các loại chứng từ kế toán được quy định tại chế độ kế toán thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu hiện hành. Chi tiết về thông tin đầu vào của hệ thống quy định tại phụ lục của quy chế này.

2. Thông tin đầu vào của hệ thống phải được thu thập, cập nhật đầy đủ, kịp thời, chính xác ngay trong ngày theo một hệ thống thống nhất và được khai thác, sử dụng, lưu trữ theo quy định.

Điều 5. Đối tượng sử dụng hệ thống:

Tại Chi cục Hải quan:

1. Công chức Hải quan thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Tiếp nhận, đăng ký tờ khai;

- Tính thuế;

- Kế toán xuất nhập quỹ; Kế toán kho bạc; Kế toán hoàn thuế, khấu trừ thuế; Kế toán theo dõi nợ thuế; Kế toán tổng hợp.

- Phúc tập hồ sơ;

- Cán bộ được phân công phụ trách công nghệ thông tin (CNTT).

2. Các đối tượng sử dụng khác theo sự phân công của Chi cục trưởng Chi cục Hải quan

Tại Cục Hải quan tỉnh, thành phố

1. Phòng Nghiệp vụ;

2. Phòng Tham mưu Điều tra Chống buôn lậu;

3. Phòng Kiểm tra sau thông quan;

4. Trung tâm Dữ liệu và Công nghệ thông tin hoặc bộ phận phụ trách CNTT;

5. Các đối tượng sử dụng khác theo sự phân công của Cục trưởng.

Tại Tổng cục Hải quan

1. Vụ kiểm tra thu thuế xuất nhập khẩu;

2. Cục Điều tra chống buôn lậu;

3. Cục Kiểm tra sau thông quan;

4. Cục Công nghệ thông tin và Thống kê (CNTT&TK);

5. Các Vụ, Cục nghiệp vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo của Tổng cục.

Điều 6. Sử dụng sổ kế toán điện tử:

Khi hệ thống KT559 vận hành ổn định, căn cứ vào điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật, đội ngũ cán bộ nghiệp vụ, cán bộ kỹ thuật, Cục trưởng cục Hải quan tỉnh, thành phố quyết định việc sử dụng sổ kế toán điện tử thay thế cho sổ kế toán giấy. Tuy nhiên phải đảm bảo được an ninh, an toàn cho dữ liệu và khả năng sẵn sàng in sổ điện tử ra máy in.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ TẠI CHI CỤC HẢI QUAN

Điều 7. Trách nhiệm của Chi cục Hải quan:

1. Chi cục trưởng Chi cục Hải quan chịu trách nhiệm:

- Tổ chức, phân công, kiểm tra, đôn đốc các bộ phận nghiệp vụ và kỹ thuật của đơn vị mình thực hiện những quy định tại quy chế này;

- Chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về toàn bộ công tác vận hành, mức độ an ninh, an toàn của hệ thống; tính đầy đủ, chính xác, kịp thời của số liệu kế toán tại Chi cục;

- Phân công cán bộ cập nhật các chứng từ kế toán chưa được nêu tại quy chế này vào hệ thống trên cơ sở xem xét tình hình thực tế của đơn vị.

2. Lãnh đạo Chi cục Hải quan phụ trách công tác kế toán thuế phải có khả năng khai thác và sử dụng hệ thống để phục vụ công tác chỉ đạo điều hành.

3. Tại mỗi khâu nghiệp vụ Công chức Hải quan có trách nhiệm:

- Cập nhật dữ liệu đầy đủ, chính xác, kịp thời theo các chức năng của hệ thống;

- Hàng ngày phải kiểm tra tính chính xác của dữ liệu đã cập nhật vào hệ thống và hiệu chỉnh trong trường hợp có sai sót.

4. Mỗi Chi cục Hải quan phải phân công cán bộ đầu mối về nghiệp vụ và kỹ thuật để quản lý và bảo trì hệ thống.

Điều 8. Trách nhiệm của công chức Hải quan thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký tờ khai:

1. Sử dụng hệ thống KT559 để tra cứu danh sách cưỡng chế theo quy định hiện hành về thủ tục Hải quan.

2. Cập nhật thông tin chi tiết tính thuế và in thông báo thuế từ hệ thống đối với những lô hàng ra thông báo tại khâu tiếp nhận, đăng ký tờ khai Hải quan.

Điều 9. Trách nhiệm của công chức Hải quan thực hiện nhiệm vụ tính thuế:

1. Cập nhật thông tin tính thuế và in thông báo thuế từ hệ thống khi cán bộ tiếp nhận, đăng ký tờ khai chưa ra thông báo thuế;

2. Cập nhật thông tin điều chỉnh thuế và in quyết định điều chỉnh trong trường hợp điều chỉnh thuế.

Điều 10. Trách nhiệm của công chức Hải quan thực hiện nhiệm vụ kế toán xuất nhập quỹ:

1. Nhập máy các chỉ tiêu của biên lai tiền mặt và in biên lai trong trường hợp sử dụng biên lai in từ máy tính;

2. In thông báo phạt chậm nộp thuế nếu doanh nghiệp nộp tiền mặt cho những tờ khai đã quá hạn nộp thuế.

3. Nhập máy và in các chứng từ ghi sổ phản ánh nghiệp vụ thu, chi tiền mặt.

Điều 11. Trách nhiệm của công chức Hải quan thực hiện nhiệm vụ kế toán kho bạc:

1. Căn cứ vào thông tin nhận được từ kho bạc về các khoản thanh toán của doanh nghiệp dưới dạng chứng từ hoặc điện tử thực hiện các bước:

- Kiểm tra tính chính xác của thông tin;

- Nhập máy chứng từ nộp tiền bằng chuyển khoản nếu thông tin nhận được ở dạng chứng từ hoặc cập nhật thông tin vào hệ thống thông tin ở dạng điện tử.

2. Nhập máy biên lai chuyển khoản nếu phải viết biên lai hoặc in biên lai từ hệ thống nếu sử dụng biên lai in từ máy tính.

3. In thông báo phạt chậm nộp thuế khi doanh nghiệp nộp tiền cho những tờ khai đã quá hạn nộp thuế;

4. Định kỳ in bảng đối chiếu số nộp kho bạc từ hệ thống để đối chiếu với số liệu tổng hợp của kho bạc, hiệu chỉnh kịp thời khi số liệu hai bên không thống nhất.

Điều 12. Trách nhiệm của công chức Hải quan thực hiện nhiệm vụ kế toán hoàn thuế, khấu trừ thuế:

1. Nhập máy quyết định hoàn thuế, hoàn phạt sau khi số liệu về tiền thừa của doanh nghiệp trên hệ thống đã chính xác;

2. Nếu doanh nghiệp đề nghị khấu trừ số tiền được hoàn thực hiện:

- Nhập máy quyết định khấu trừ trong trường hợp khấu trừ nội bộ, khấu trừ chuyển đến;

- Nhập máy giấy xác nhận chuyển tiền đi khấu trừ và quyết định khấu trừ do đơn vị Hải quan khác gửi về trong trường hợp chuyển đi khấu trừ;

3. Nếu doanh nghiệp đề nghị nhận lại số tiền được hoàn thì nhập máy quyết định thoái thuế, thoái phạt hoặc lệnh thoái thu ngân sách và in chứng từ ghi sổ sau khi nhận được thông tin từ kho bạc xác nhận về việc đã thoái trả tiền cho doanh nghiệp.

Điều 13. Trách nhiệm của công chức Hải quan thực hiện nhiệm vụ kế toán theo dõi nợ thuế:

1. Hàng ngày tổng hợp số liệu, lập danh sách cưỡng chế (DSCC) tại Chi cục, kiểm tra tính chính xác và chịu trách nhiệm về tính chính xác của danh sách này.

2. Truyền, nhận dữ liệu, DSCC với Cục Hải quan tỉnh, thành phố và cập nhật vào hệ thống theo quy định.

3. Định kỳ cuối tháng, phối hợp với kế toán tổng hợp kiểm tra, đối chiếu số liệu nợ thuế  trên hệ thống. In báo cáo danh sách đơn vị nợ thuế, báo cáo phân tích nợ và các loại báo cáo theo dõi nợ thuế khác.

Điều 14. Trách nhiệm của công chức Hải quan thực hiện nhiệm vụ kế toán tổng hợp:

1. Hàng ngày kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc nhập dữ liệu của các bộ phận vào hệ thống.

2. Nhập máy và in các chứng từ ghi sổ phản ánh những nghiệp vụ phát sinh ngoài những nghiệp vụ đã nêu tại các phần trên (miễn thuế, miễn phạt, không thu thuế, truy thu thuế, không thu phạt, ghi thu ghi chi tiền thuế, kết chuyển số dư của các tài khoản...);

3. Cuối tháng kiểm tra, đối chiếu, lập và in bảng cân đối tài khoản kế toán và các loại báo cáo kế toán khác. Thực hiện khoá sổ kế toán trên hệ thống.

Điều 15. Trách nhiệm của công chức Hải quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nghiệp vụ và quản lý kỹ thuật của hệ thống:

1. Cán bộ quản lý nghiệp vụ của hệ thống:

- Quản lý người sử dụng hệ thống, cấp mã thẩm quyền sử dụng chương trình theo chức năng, nhiệm vụ đã được lãnh đạo Chi cục phân công;

- Hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng cho các đối tượng sử dụng hệ thống tại Chi cục;

- Là đầu mỗi tổng hợp, xử lý, phản ánh những vướng mắc phát sinh trong quá trình vận hành hệ thống.

2. Cán bộ quản lý kỹ thuật của hệ thống:

- Thường xuyên thực hiện công tác sao lưu và đảm bảo an toàn cho dữ liệu;

- Hỗ trợ kỹ thuật cho cán bộ nghiệp vụ thực hiện các chức năng của hệ thống;

- Phối hợp với cán bộ quản lý nghiệp vụ của hệ thống tổng hợp, xử lý, phản ánh những vướng mắc phát sinh.

Chương III

QUY ĐỊNH CỤ THỂ TẠI CỤC HẢI QUAN

Điều 16. Trách nhiệm của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh, thành phố:

1. Chỉ đạo, tổ chức, phân công, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trực thuộc Cục Hải quan tỉnh, thành phố thực hiện những quy định tại quy chế này.

2. Chịu trách nhiệm trước Tổng cục Hải quan về hiệu quả hoạt động của hệ thống trong phạm vi đơn vị mình quản lý.

Điều 17. Trách nhiệm của Phòng nghiệp vụ:

1. Tham mưu cho Lãnh đạo Cục trong việc chỉ đạo thực hiện hệ thống KT559 thống nhất về mặt nghiệp vụ trên phạm vi toàn Cục;

2. Chủ trì triển khai, hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện hệ thống KT559 tại các Chi cục Hải quan;

3. Cử 01 cán bộ có kiến thức, kinh nghiệm trong công tác theo dõi nợ thuế, kế toán thuế quản lý hệ thống tại Cục về mặt nghiệp vụ. Cán bộ nêu trên có trách nhiệm:

- Quản lý người sử dụng hệ thống, cấp mã thẩm quyền sử dụng chương trình theo chức năng, nhiệm vụ đã được phân công;

- Hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng cho các đối tượng sử dụng hệ thống tại Cục;

- Là đầu mối tổng hợp, xử lý, phản ánh những vướng mắc về mặt nghiệp vụ phát sinh trong quá trình vận hành hệ thống trên phạm vi toàn Cục.

4. Hàng ngày thực hiện:

- Kiểm tra, cập nhật dữ liệu, DSCC từ các Chi cục Hải quan truyền lên;

- Tổng hợp dữ liệu, DSCC trên phạm vi toàn Cục;

- Truyền, nhận dữ liệu, DSCC với Tổng cục Hải quan theo quy định;

- Kết xuất danh sách cưỡng chế toàn quốc cho các Chi cục theo quy định.

5. Đề xuất những thay đổi quy trình nghiệp vụ, sửa đổi chế độ kế toán để thuận lợi cho việc áp dụng CNTT và sửa đổi hệ thống cho phù hợp với thực tế nghiệp vụ.

Điều 18. Trách nhiệm của Trung tâm Dữ liệu và Công nghệ thông tin hoặc Bộ phận chuyên trách về CNTT:

1. Cử cán bộ tiếp nhận về mặt kỹ thuật của Hệ thống từ Tổng cục Hải quan để chủ động triển khai và bảo trì hệ thống trên phạm vi Cục Hải quan;

2. Duy trì, đảm bảo kỹ thuật để hệ thống hoạt động liên tục, thông suốt;

3. Đảm bảo an ninh, an toàn và sao lưu dữ liệu của hệ thống trên phạm vi toàn Cục;

4. Phối hợp với Phòng nghiệp vụ xử lý vướng mắc phát sinh trong quá trình vận hành hệ thống tại các Chi cục và tại Cục;

5. Là đầu mối tổng hợp, xử lý, phản ánh những vướng mắc về mặt kỹ thuật phát sinh trong quá trình vận hành hệ thống. Báo cáo những vướng mắc vượt quá thẩm quyền xử lý lên Tổng cục Hải quan (qua Cục CNTT&TK Hải quan).

Chương IV

QUY ĐỊNH CỤ THỂ TẠI TỔNG CỤC HẢI QUAN

Điều 19. Trách nhiệm của Vụ Kiểm tra thu thuế xuất nhập khẩu:

1. Tham mưu cho Lãnh đạo Tổng cục Hải quan trong việc cải tiến, hoàn thiện chế độ kế toán phù hợp với xu hướng cải cách áp dụng công nghệ thông tin;

2. Chỉ đạo các đơn vị Hải quan thực hiện hệ thống KT559 thống nhất về mặt nghiệp vụ trên phạm vi toàn Ngành;

3. Vận hành hệ thống KT559 phục vụ công tác tại đơn vị:

4. Phối hợp với Cục CNTT & TK Hải quan xử lý những vấn đề vướng mắc phát sinh về nghiệp vụ trong quá trình vận hành hệ thống.

Điều 20. Trách nhiệm của Cục CNTT & KT Hải quan:

1. Chủ trì phối hợp với Vụ Kiểm tra thu thuế xuất nhập khẩu duy trì, hoàn thiện và phát triển hệ thống KT559;

2. Tổ chức triển khai hệ thống cho các Cục Hải quan tỉnh, thành phố trên cơ sở kế hoạch do Lãnh đạo Tổng cục Hải quan phê duyệt;

3. Đảm bảo kỹ thuật cho hệ thống hoạt động liên tục, thông suốt với mức độ an ninh và an toàn cao trên phạm vi toàn Ngành;

4. Tổ chức đào tạo hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn bảo trì hệ thống cho các Cục Hải quan địa phương.

Điều 21. Trách nhiệm của các Vụ, Cục chức năng thuộc Cơ quan Tổng cục Hải quan:

1. Khi điều chỉnh, bổ sung các quy định trong quy trình nghiệp vụ Hải quan có liên quan đến sự vận hành của hệ thống cần phối hợp và thông báo trước cho Cục CNTT & TK Hải quan để điều chỉnh hệ thống cho phù hợp.

2. Phối hợp với Cục CNTT & TK Hải quan kiểm tra việc áp dụng Hệ thống KT559 trên quy trình thủ tục hải quan tại các cục Hải quan tỉnh, thành phố.

Chương V

CÔNG TÁC ĐẢM BẢO TRIỂN KHAI VÀ THỰC HIỆN

Điều 22. Trách nhiệm của Cục CNTT & TK Hải quan:

Cục CNTT & TK Hải quan căn cứ vào tình hình thực tế về cơ sở vật chất kỹ thuật và lực lượng cán bộ nghiệp vụ, kỹ thuật của các đơn vị Hải quan:

1. Lập kế hoạch triển khai, trình Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt.

2. Hướng dẫn các Cục Hải quan tỉnh, thành phố chuẩn bị điều kiện đảm bảo để tiếp nhận triển khai và vận hành hệ thống.

Điều 23. Trách nhiệm của các Cục Hải quan Tỉnh, thành phố:

Các Cục Hải quan tỉnh, thành phố triển khai hệ thống KT559 phải đảm bảo những điều kiện sau:

1. Chuẩn bị đội ngũ cán bộ:

- Cử cán bộ có kiến thức, kinh nghiệm về lĩnh vực quản lý nợ thuế, kế toán thuế 559 tại Cục và các Chi cục Hải quan để quản lý và vận hành hệ thống;

- Mỗi cục Hải quan cần cử ít nhất 01 cán bộ chuyên trách về CNTT để tiếp nhận và bảo trì hệ thống;

2. Tổ chức kiểm tra, hiệu chỉnh số liệu nợ thuế, số liệu kế toán trên sổ trước khi chuyển dữ liệu từ sổ vào máy tính;

3. Chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất kỹ thuật về mạng cục bộ, trang thiết bị phần cứng để hệ thống hoạt động liên tục, thông suốt. Đảm bảo chế độ an ninh an toàn, chống “virus” và các thiết bị lưu trữ và phục hồi dữ liệu.

4. Vận hành hệ thống thông tin Quản lý tờ khai hải quan trên quy trình nghiệp vụ theo hướng dẫn tại Quy chế quản lý và sử dụng hệ thống thông tin quản lý tờ khai Hải quan. Dùng hệ thống cấp số tờ khai tự động và thực hiện bỏ sổ đăng ký tờ khai trên giấy, áp dụng quản lý sổ trên máy tính.

Chương VI

ĐIỂU KHOẢN THI HÀNH

Điều 24. Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân sử dụng và khai thác hệ thống KT559:

Các đơn vị Hải quan và cá nhân được trang bị máy móc, thiết bị để quản lý và sử dụng Hệ thống KT559 có trách nhiệm bảo quản và tuân thủ những quy định của Quy chế này.

Điều 25. Xử lý vi phạm:

Đơn vị, cá nhân vi phạm các quy định về cung cấp, khai thác thông tin của Hệ thống KT559 và các quy định về sử dụng máy móc thiết bị sẽ chịu trách nhiệm về hành vi vi phạm của mình theo quy định của pháp luật.

Điều 26. Sửa đổi, bổ sung quy chế:

Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu phát sinh những vấn đề cần sửa đổi, bổ sung, Cục CNTT & TK Hải quan chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan đề xuất trình Lãnh đạo Tổng cục Hải quan xem xét, quyết định./.

PHỤ LỤC

DANH MỤC DỮ CHUẨN VÀ CÁC CHỈ TIÊU THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA HỆ THỐNG KT559

I- DANH MỤC DỮ LIỆU CHUẨN

II- CÁC CHỈ TIÊU THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA HỆ THỐNG KT559

1. Các chỉ tiêu thông tin trên tờ khai (TK)

2. Các chỉ tiêu thông tin trên thông báo thuế (TBT)

3. Các chỉ tiêu thông tin trên quyết định điều chỉnh (QĐĐC)

4. Các chỉ tiêu thông tin trên thông báo phạt chậm nộp thuế (TBP)

5. Các chỉ tiêu thông tin trên biên lai (BL)

6. Các chỉ tiêu thông tin trên giấy nộp tiền vào kho bạc (GNT)       

7. Các chỉ tiêu thông tin trên chứng từ ghi sổ (CTGS)

8. Các chỉ tiêu thông tin trên chứng từ xác định loại nợ của TK (CTXĐLN)

9. Các chỉ tiêu thông tin trên quyết định truy thu thuế (QĐTT)

10. Các chỉ tiêu thông tin trên chứng từ ký quỹ (CTKQ)