QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ CỦA CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH TỈNH KHÁNH HÒA

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 03/12/2004;

Căn cứ Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg, ngày 25/7/2001 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án Tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001 - 2005;

Căn cứ Quyết định số 83/2002/QĐ-UB ngày 13/6/2002 của UBND tỉnh Khánh Hòa về việc phê duyệt Đề án tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước tỉnh Khánh Hòa, giai đoạn 2001 - 2005;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định việc quản lý, sử dụng hệ thống thư tín điện tử của các tổ chức, cá nhân trong các cơ quan hành chính thuộc tỉnh tham gia các hệ thống mạng Khanhhoanet, CPNET và Internet.

Điều 2. Giao Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng triển khai thực hiện quy định về việc quản lý, sử dụng hệ thống thư tín điện tử của các tổ chức, cá nhân trong các cơ quan hành chính thuộc tỉnh.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc các Sở; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; Thủ trưởng các Ban, Ngành cấp tỉnh và các đơn vị, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký.

QUY ĐỊNH

VỀ VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ CỦA CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH TỈNH KHÁNH HÒA
(Ban hành kèm theo Quyết định sống 78/2005/QĐ-UBND, ngày 28 tháng 9 năm 2005 của UBND tỉnh Khánh Hòa)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Quy định này áp dụng cho tất cả các cơ quan, đơn vị và cá nhân tham gia sử dụng và khai thác Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Khánh Hòa.

Điều 2. Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Khánh Hòa là một bộ phận của hệ thống thông tin điện tử tỉnh Khánh Hòa; là công cụ để cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh sử dụng để trao đổi thông tin dưới dạng thư tín điện tử thông qua mạng tin học diện rộng UBND tỉnh (Khanhhoanet), phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng nhiệm vụ được phân công.

Điều 3. Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức quản lý khai thác sử dụng Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Khánh Hòa; chịu trách nhiệm về quản lý kỹ thuật hệ thống thư tín điện tử và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thông tin điện tử của tỉnh Khánh Hòa.

Chương II

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 4. Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của tỉnh bao gồm: Trung tâm Tích hợp dữ liệu, hệ thống mạng LAN của các Sở, Ban, Ngành và UBND các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh được đặt tên duy nhất có dạng: ten_sd@KHANHHOA.GOV.VN (Trong đó: ten_sd: Là tên hộp thư của đơn vị, hộp thư của cá nhân) và được chia làm các loại:

- Hộp thư cá nhân: Dành cho cán bộ, công chức của tỉnh.

- Hộp thư của đơn vị (hộp thư công): Được quy định đánh tên theo hướng dẫn tại Công văn số 309/CV-BĐH112, ngày 13/9/2004 của Ban Điều hành Đề án 112 Chính phủ về quy định địa chỉ IP và tên miền của mạng tin học Chính phủ.

Mọi cá nhân, tổ chức khi đăng ký sử dụng hộp thư tín điện tử của tỉnh được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu của tỉnh - gọi là Danh bạ điện tử của tỉnh.

Chương III

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 5. Trách nhiệm của các đơn vị tham gia quản lý thư điện tử của tỉnh Khánh Hòa.

1. Văn phòng UBND tinh Khánh Hòa:

a) Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý kỹ thuật Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Khánh Hòa và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, cá nhân khai thác, sử dụng đúng quy trình, đúng mục đích.

b) Có quyền và chịu trách nhiệm quản lý Danh bạ điện tử của tỉnh, cho phép đăng nhập, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư thuộc hệ thống thư tín điện tử của tỉnh; cập nhật các thông tin thay đổi vào Danh bạ điện tử của tỉnh. Cụ thể:

- Cấp cho từng cán bộ, công chức viên chức của các cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh địa chỉ thư tín điện tử và mật khẩu ban đầu để sử dụng khai thác thư điện tử; cập nhật các thông tin vào hệ thống thư điện tử của tỉnh khi nhận được quyết định của các cấp có thẩm quyền. Trong quá trình sử dụng, người dùng có thể thay đổi mật khẩu phù hợp để tự quản lý.

- Quản trị Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh bảo đảm hoạt động thông suốt, liên tục.

- Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh theo chế độ mật; quản lý quyền truy cập của các cơ quan, đơn vị, của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh.

- Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học, ngăn chặn các thư rác và các thư có nội dung không phù hợp trên Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.

- Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin.

c) Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức viên chức của các cơ quan, đơn vị trong tỉnh về khai thác sử dụng Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Khánh Hòa.

d) Căn cứ kế hoạch hàng năm lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và phát triển Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh, trình UBND tỉnh Khánh Hòa phê duyệt.

2. Các Sở, Ban, Ngành cấp tỉnh; Các huyện, thị xã, thành phố:

Khi có thay đổi thông tin về cá nhân, tổ chức tham gia hệ thống thư tín điện tử của tỉnh phải có văn bản đề nghị Văn phòng UBND tỉnh cập nhật kịp thời vào Danh bạ điện tử của tỉnh.

Điều 6. Cấp mới và quản lý thư tín điện tử:

1. Đối với trường hợp công chức tuyển mới. Sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ mới, Thủ trưởng cơ quan chủ quản phải có văn bản đề xuất cấp mới hộp thư điện tử cho cán bộ, công chức; Văn phòng UBND tỉnh tổ chức tạo lập hộp thư mới cho cán bộ đó để tham gia hệ thống thư điện tử.

2. Đối với trường hợp công chức thay đổi vị trí công tác. Sau khi có quyết định thay đổi vị trí của cán bộ, công chức, Thủ trưởng cơ quan tiếp nhận phải có văn bản đề xuất Văn phòng UBND tỉnh tổ chức cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh để đảm bảo tính thống nhất quản lý người sử dụng trong hệ thống thông tin của tỉnh.

3. Đối với trường hợp công chức chuyển công tác ra ngoài tỉnh Khánh Hòa hoặc nghỉ hưu: Sau khi có quyết định cho công chức nghỉ hưu hoặc chuyển công tác ra ngoài tỉnh Khánh Hòa, Thủ trưởng cơ quan quản lý công chức đó phải có văn bản thông báo với Văn phòng UBND tỉnh tổ chức cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh và loại hộp thư điện tử của công chức này ra khỏi hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.

Điều 7. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư cá nhân:

Các cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh khi tham gia sử dụng và khai thác hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Khánh Hòa có trách nhiệm:

1. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân.

2. Sử dụng đúng quy trình và mục đích của Hệ thống thư tín điện tử tỉnh Khánh Hòa; thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bí mật thư tín, chịu trách nhiệm về thông tin của mình gửi lên mạng.

3. Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.

4. Tự bảo quản mật khẩu để đảm bảo an toàn cho hộp thư đã đăng ký. Nghiêm cấm việc cung cấp, để lộ mật khẩu sử dụng thư tín điện tử. Trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu phải báo cáo ngay cho Thủ trưởng cơ quan và Văn phòng UBND tỉnh để được đổi lại mật khẩu mới.

5. Nghiêm cấm sử dụng hệ thống thư tín điện tử để gửi, nhận các nội dung thông tin trái với các quy định tại Điều 2 của Quy định này. Không được sử dụng các kỹ thuật tin học để phát tán virus tin học thông qua địa chỉ sử dụng của mình trên Hệ thống thư tín điện tử tỉnh Khánh Hòa.

6. Khi phát hiện những thư điện tử không đúng mục đích, thư điện tử có Virus, thư rác phải xóa bỏ và báo cáo Thủ trưởng cơ quan, Văn phòng UNND tỉnh để phối hợp xử lý.

7. Khi phát hiện có lỗi hoặc gặp sự cố về Hệ thống thư tín điện tử phải báo cho Quản trị mạng Văn phòng UBND tỉnh để khôi phục, sửa chữa.

Điều 8. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư đơn vị:

1. Hộp thư của đơn vị là hộp thư đặc biệt để đơn vị trao đổi công tác của đơn vị

2. Hộp thư của đơn vị do Thủ trưởng đơn vị (Giám đốc, Thủ trưởng các ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố) quản lý, thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho một số người trong đơn vị sử dụng (nội dung ủy quyền được quy định tại điều 10 của bản quy định này).

3. Khi thay đổi Thủ trưởng đơn vị, phải bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu có trong hộp thư của đơn vị cho Thủ trưởng đơn vị mới.

4. Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư của đơn vị thì Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được Thủ trưởng đơn vị ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý và tổ chức thực hiện.

Thủ trưởng đơn vị ban hành quy chế sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư của đơn vị và phải coi đó như là phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng đơn vị.

Điều 9. Các Sở, UBND các huyện, thị xã, Thành phố Nha Trang không tự tổ chức Hệ thống thư tín điện tử riêng, cụ thể là:

1. Không sử dụng các hộp thư cá nhân dạng như yahoo, hotmail,.. để trao đổi công việc trên mạng Khanhhoanet, CPNET.

2. Không tự tổ chức mạng riêng với địa chỉ IP và tên miền (Domain) riêng

Điều 10. Nội dung ủy quyền của Thủ trưởng cơ quan ngang Sở, của Chủ tịch UBND Huyện, Thị xã, Thành phố đối với việc quản lý hộp thư của đơn vị được nêu cụ thể trong quy chế sử dụng thông tin của đơn vị và chỉ được phép:

1.Chủ tịch UBND được ủy quyền cho Chánh hoặc Phó Chánh Văn phòng UBND;

2.Giám đốc Sở được ủy quyền cho Trưởng phòng.

Chương III.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 11. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc các Sở; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; Thủ trưởng các Ban, Ngành cấp tỉnh và Thủ trưởng các đơn vị tham gia vào hệ thống thư tín điện tử tỉnh Khánh Hòa có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quy định trên trong đơn vị mình quản lý. Đơn vị, cá nhân nào vi phạm quy định này phải chịu trách nhiệm theo quy định của Pháp luật hiện hành.

Điều 12. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần phải điều chỉnh, bổ sung yêu cầu các đơn vị gửi về UBND tỉnh (qua Văn phòng UBND tỉnh) để xem xét, giải quyết.