QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ GIAO BAN ĐIỆN TỬ ĐA PHƯƠNG TIỆN TỈNH YÊN BÁI

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH YÊN BÁI

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/06/2015;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19/11/2015;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 1643/QĐ-UBND ngày 11/9/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái về việc phê duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Yên Bái giai đoạn 2017 - 2020;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 304/TTr-STTTT ngày 22/3/2019 về việc đề nghị phê duyệt Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị giao ban điện tử đa phương tiện tỉnh Yên Bái,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị Giao ban điện tử đa phương tiện tỉnh Yên Bái.

Điều 2. Giao Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị liên quan thực hiện Quyết định này.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các sở, ban, ngành của tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; Giám đốc Viễn thông Yên Bái, Giám đốc Công ty Điện lực Yên Bái và các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ GIAO BAN ĐIỆN TỬ ĐA PHƯƠNG TIỆN TỈNH YÊN BÁI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 758/QĐ-UBND ngày 06/5/2019 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định công tác quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị Giao ban điện tử đa phương tiện tỉnh Yên Bái.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Quy chế này áp dụng đối với các sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan, đơn vị có liên quan (sau đây gọi tắt là các cơ quan, đơn vị) trên địa bàn tỉnh Yên Bái.

2. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức không thuộc khoản 1 Điều này liên quan đến công tác quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị Giao ban điện tử đa phương tiện tỉnh Yên Bái, nếu đáp ứng hạ tầng kỹ thuật, công nghệ để áp dụng, được thực hiện theo Quy chế này.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Hệ thống Hội nghị Giao ban điện tử đa phương tiện (HNTH): Là một hệ thống thông tin đa phương tiện thời gian thực, cho phép người sử dụng từ nhiều điểm cầu khác nhau, cách xa về địa lý có thể trao đổi thông tin, hình ảnh, âm thanh, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, giao ban, tập huấn. Các tín hiệu âm thanh và hình ảnh được truyền trực tiếp trong cùng một thời điểm diễn ra sự kiện và không bị hạn chế trong việc truyền đạt thông tin theo cả hai chiều.

1. Bố trí hệ thống HNTH

a) Điểm cầu trung tâm (Trung tâm điều khiển - MCU): Viễn thông Yên Bái.

b) Điểm cầu chủ tọa (Điểm cầu chủ trì cuộc họp): Là một điểm cầu cuối nhưng được sử dụng để chủ trì, điều khiển cuộc họp trực tuyến cụ thể.

c) Điểm cầu cuối: Là nơi lắp đặt các thiết bị hệ thống HNTH để kết nối với điểm cầu trung tâm và các điểm cầu khác thuộc hệ thống.

2. Giải thích từ ngữ thiết bị

Trong quy định này các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

a) MCU (Multipoint Control Unit): Là thiết bị quản lý và xử lý đa điểm, giúp kết nối các đầu, cuối và tạo lập cuộc gọi, truyền/nhận hình ảnh giữa các điểm cầu với nhau.

b) Điểm cầu trung tâm - MCU: Là nơi lắp đặt các thiết bị trung tâm điều khiển (Thiết bị quản lý đa điểm MCU) để điều khiển các điểm cầu cuối nhằm mục đích thực hiện các cuộc họp HNTH của tỉnh. Điểm cầu trung tâm được đặt tại Viễn thông Yên Bái.

c) Điểm cầu chủ tọa: Là điểm cầu chủ trì cuộc họp HNTH trực tuyến. Điểm cầu chủ tọa được kết nối trực tiếp với điểm cầu trung tâm, được đặt tại Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh.

d) Điểm cầu cuối: Là nơi lắp đặt các thiết bị HNTH để kết nối với điểm cầu trung tâm. Điểm cầu này được đặt tại UBND các huyện, thị xã, thành phố...

Chương II

CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 4. Yêu cầu khi sử dụng Hệ thống HNTH

1. Không để các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng, hóa chất gần các thiết bị của hệ thống.

2. Bảo đảm các điều kiện về phòng cháy, chữa cháy.

3. Bảo đảm các điều kiện về âm thanh, ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện ổn định cho hệ thống HNTH.

4. Không được tự ý di chuyển, sử dụng thiết bị vào mục đích khác hoặc thay đổi các tham số cấu hình hệ thống.

5. Giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống.

6. Không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính camera hoặc xoay camera.

7. Bật, tắt, vận hành hệ thống phải đúng quy trình kỹ thuật.

8. Ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không sử dụng.

9. Thường xuyên vệ sinh hệ thống theo đúng quy trình, đặc biệt đối với thiết bị camera phải dùng khăn lau mềm tiêu chuẩn và chất tẩy rửa chuyên dụng.

10. Nghiêm chỉnh chấp hành và thực hiện cuộc họp HNTH theo đúng kịch bản, nội dung do điểm cầu chủ tọa yêu cầu.

Điều 5. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp trên hệ thống HNTH

1. Nguyên tắc chung: Hệ thống HNTH của tỉnh được sử dụng trong các cuộc họp, tập huấn thường xuyên hoặc đột xuất theo yêu cầu triệu tập của đơn vị tổ chức hội nghị.

2. Các cuộc họp được tổ chức trên hệ thống HNTH trực tuyến của tỉnh:

- Tỉnh ủy tổ chức;

- Hội đồng nhân dân tỉnh tổ chức;

- Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức;

- Tập huấn theo chuyên đề, chuyên ngành do các sở, ban, ngành tổ chức;

- Hội nghị, sơ kết, tổng kết do các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố tổ chức;

- Cuộc họp giữa các sở, ban, ngành; giữa các huyện, thị xã, thành phố; giữa các sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố tổ chức.

3. Mục đích, yêu cầu, thành phần tham dự và thời gian tổ chức cuộc họp: Do cơ quan, đơn vị tổ chức cuộc họp xác định dựa trên nội dung công việc phải giải quyết.

Điều 6. Đăng ký sử dụng Hệ thống HNTH

1. Đơn vị chủ trì cuộc họp phải thông báo bằng văn bản cho Viễn thông Yên Bái ít nhất 02 ngày trước khi tiến hành họp chính thức để chuẩn bị bố trí phòng họp và các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp; đồng thời thông báo cho Công ty Điện lực Yên Bái trước 02 ngày để có kế hoạch bảo đảm nguồn điện tại các điểm cầu.

2. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp (như lụt bão, thiên tai, hỏa hoạn,...) đơn vị chủ trì chủ động thông báo bằng văn bản qua Fax, Email, điện thoại cho Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông và các điểm cầu để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

3. Các sở, ban, ngành tổ chức họp trực tuyến phải thống nhất thời gian sử dụng phòng họp trực tuyến với Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và đăng ký với Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh trước khi phát hành giấy mời họp để tránh sự trùng lặp.

Điều 7. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp HNTH

1. Trung tâm điều khiển là đơn vị đầu mối chuẩn bị đảm bảo các điều kiện kỹ thuật trước cuộc họp:

a) Trung tâm điều khiển có trách nhiệm phối hợp với đơn vị chủ trì cuộc họp để thông báo thời gian chuẩn bị và giờ họp chính thức cho cán bộ kỹ thuật của Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố có liên quan;

b) Viễn thông Yên Bái cung cấp đường truyền, có trách nhiệm thông báo thời gian chuẩn bị và giờ họp chính thức cho cán bộ kỹ thuật của các Trung tâm trực thuộc đơn vị mình;

c) Trước giờ khai mạc cuộc họp 30 phút, hoàn thành việc kiểm tra, chạy thử các thiết bị đầu cuối, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh;

d) Thiết lập các thông số kỹ thuật, điều khiển thiết bị hệ thống HNTH phục vụ cuộc họp được đảm bảo hoạt động thông suốt.

2. Các cơ quan, đơn vị được trang bị Hệ thống HNTH chỉ đạo, bố trí cán bộ được giao nhiệm vụ vận hành hệ thống thực hiện các công việc:

a) Kiểm tra thiết bị hệ thống, nguồn điện và điện dự phòng khi có sự cố mất điện đột xuất xảy ra, điều chỉnh âm thanh, ánh sáng, hình ảnh tại điểm cầu;

b) Liên hệ với cán bộ chuyên môn tại Trung tâm điều khiển các điểm cầu chính để kết nối vào hệ thống;

c) Thiết lập các vị trí khung hình cần thiết phù hợp với sơ đồ vị trí các thành phần tham dự cuộc họp.

Điều 8. Điều khiển hệ thống trong cuộc họp trực tuyến

1. Cán bộ kỹ thuật tại Trung tâm điều khiển:

a) Trực tiếp điều chỉnh khung hình hiển thị hình ảnh, âm thanh, ánh sáng cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp và điều chỉnh ánh sáng bên ngoài không chiếu trực tiếp vào màn hình làm ảnh hưởng chất lượng hình ảnh trong việc theo dõi cuộc họp;

- Khi điểm cầu trung tâm đang có người phát biểu, cán bộ phụ trách kỹ thuật phòng họp HNTH tại đó sẽ tắt toàn bộ Micro của các điểm cầu cuối thông qua thiết bị điều khiển để âm thanh đạt chất lượng tốt nhất;

- Khi ở điểm cầu nào có người phát biểu, cán bộ phụ trách vận hành tại các điểm cầu trung tâm sẽ điều chỉnh hình ảnh, âm lượng cho phù hợp tại điểm cầu hội nghị đó;

b) Phối hợp với cán bộ phụ trách vận hành hệ thống ở các điểm cầu khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh để kịp thời khắc phục, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn cuộc họp;

c) Gửi các yêu cầu phát biểu tại các điểm cầu cho người chủ trì cuộc họp.

2. Cán bộ phụ trách vận hành tại điểm cầu chủ tọa và điểm cầu cuối:

a) Cán bộ phụ trách vận hành tại các điểm cầu chủ tọa và điểm cầu cuối có trách nhiệm phối hợp với các cán bộ phụ trách điều khiển tại điểm cầu trung tâm điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng trong phòng họp đảm bảo chất lượng phục vụ cuộc họp;

b) Kiểm tra và điều chỉnh ánh sáng bên ngoài không chiếu trực tiếp vào màn hình làm ảnh hưởng chất lượng hình ảnh trong việc theo dõi cuộc họp;

c) Vận hành hệ thống trong toàn bộ quá trình diễn ra cuộc họp, chỉ được bật micro khi có yêu cầu phát biểu của người chủ trì cuộc họp;

d) Điều chỉnh camera phù hợp với vị trí đại biểu ở điểm cầu đang phát biểu;

đ) Không được tự ý quay số tới bất kỳ điểm cầu nào trong hệ thống khi chưa có yêu cầu của cán bộ kỹ thuật Trung tâm điều khiển Hệ thống HNTH;

e) Khi mất kết nối, phải phối hợp với cán bộ kỹ thuật của Viễn thông Yên Bái tại Trung tâm điều khiển để khắc phục và thông báo kịp thời cho cán bộ kỹ thuật của đơn vị cung cấp đường truyền về nguyên nhân, giải pháp, xác định thời gian khắc phục sự cố; báo cáo chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách điều chỉnh nội dung, thời gian cho phù hợp với thực tế;

g) Tiếp nhận đăng ký phát biểu của chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách và gửi cho cán bộ kỹ thuật tại Trung tâm điều khiển bằng Email, điện thoại.

3. Kết thúc cuộc họp: Cán bộ kỹ thuật ở các trung tâm điều khiển và các điểm cầu kiểm tra lại toàn bộ hệ thống, tắt thiết bị trước và sau đó ngắt nguồn điện cung cấp theo đúng quy trình.

Chương III

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, VẬN HÀNH HỆ THỐNG HỘI NGHỊ BAN ĐIỆN TỬ ĐA PHƯƠNG TIỆN TỈNH YÊN BÁI GIAO BAN ĐIỆN TỬ ĐA PHƯƠNG TIỆN TỈNH YÊN BÁI

Điều 9. Các cơ quan, đơn vị được trang bị Hệ thống HNTH

1. Các cơ quan, đơn vị được trang bị hệ thống HNTH có trách nhiệm quản lý, vận hành, sử dụng, bảo quản các thiết bị đầu cuối HNTH, phối hợp kịp thời với Điểm cầu chủ tọa trong quá trình chuẩn bị cũng như khi diễn ra HNTH.

2. Ban hành và niêm yết nội quy phòng họp trực tuyến bảo đảm các điều kiện quy định trong Quy chế này.

3. Phối hợp với Viễn thông Yên Bái, Công ty Điện lực Yên Bái đảm bảo chất lượng đường truyền, nguồn điện phục vụ hệ thống HNTH tốt nhất.

4. Bố trí ổn định và cử cán bộ tham gia đào tạo, hướng dẫn công tác quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống HNTH (tối thiểu mỗi đơn vị 1 - 2 cán bộ). Cung cấp thông tin cán bộ kỹ thuật (họ tên, chức vụ, đơn vị, số điện thoại, email) gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp. Khi có yêu cầu thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ khác thay thế và thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông biết để có kế hoạch đào tạo vận hành và sử dụng hệ thống.

5. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp (như lụt bão, thiên tai, hỏa hoạn,...) đơn vị chủ trì chủ động thông báo bằng văn bản qua Fax, Email, điện thoại cho Văn phòng HĐND, Đoàn ĐBQH, UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông và các điểm cầu để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

Điều 10. Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh

Quản lý trang thiết bị HNTH tại điểm cầu chủ tọa đặt tại Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh. Khi có yêu cầu tổ chức HNTH, thông báo bằng văn bản cho Sở Thông tin và Truyền thông, Viễn thông Yên Bái và đơn vị liên quan ít nhất 02 ngày trước khi tiến hành họp chính thức để chuẩn bị bố trí phòng họp và các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp; đồng thời thông báo Công ty Điện lực Yên Bái trước 02 ngày để có kế hoạch bảo đảm nguồn điện tại các điểm cầu.

Điều 11. Sở Thông tin và Truyền thông

1. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý, duy trì, giám sát toàn bộ mọi hoạt động và trang thiết bị của hệ thống HNTH; Kiểm tra, đôn đốc và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng có hiệu quả Hệ thống HNTH.

2. Hàng năm rà soát Hệ thống HNTH, tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu đưa ra các giải pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống; đề xuất các kế hoạch bảo đảm về nguồn nhân lực, kế hoạch đào tạo các kiến thức mới về công nghệ và kỹ thuật cho cán bộ vận hành.

3. Là cơ quan tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch đầu tư, nâng cấp, bảo trì Hệ thống HNTH cho các cơ quan liên quan trên địa bàn.

4. Tổng hợp danh sách các cán bộ kỹ thuật tham gia quản lý, vận hành Hệ thống HNTH và thông báo cho các điểm cầu và đơn vị liên quan biết liên hệ.

Điều 12. Các cơ quan liên quan

1. Viễn thông Yên Bái

- Chủ động phối hợp với các điểm cầu trong công tác chuẩn bị, bảo đảm cho các cuộc họp trực tuyến HNTH.

- Trước giờ khai mạc cuộc họp 30 phút, hoàn thành việc kiểm tra, chạy thử các thiết bị đầu cuối, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh;

- Thiết lập các thông số kỹ thuật, điều khiển thiết bị hệ thống HNTH phục vụ cuộc họp được hoạt động thông suốt.

- Bảo đảm các chỉ tiêu kỹ thuật và chất lượng đường truyền dẫn cho Hệ thống HNTH theo đúng quy định.

- Cung cấp cho Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông địa chỉ liên hệ và cử cán bộ kỹ thuật phối hợp với các điểm cầu thường trực xử lý sự cố trong thời gian chạy thử hệ thống HNTH và toàn bộ thời gian diễn ra cuộc họp chính thức.

- Có trách nhiệm bảo mật thông tin các cuộc họp theo các quy định của pháp luật hiện hành.

2. Công ty Điện lực Yên Bái

- Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc có kế hoạch đảm bảo cung cấp ổn định nguồn điện cho Trung tâm điều khiển và các điểm cầu của Hệ thống HNTH theo kế hoạch do đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo.

- Cử cán bộ và cung cấp cho Trung tâm điều khiển, các điểm cầu địa chỉ liên hệ của cán bộ kỹ thuật thường trực xử lý sự cố điện trong thời gian chạy thử đường truyền và trong thời gian diễn ra cuộc họp.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Phân công trách nhiệm

1. Sở Thông tin và Truyền thông

Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quy chế này, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan cấp trên có thẩm quyền.

2. Viễn thông Yên Bái

Thực hiện các công việc bảo trì hệ thống, bảo dưỡng thường xuyên, sửa chữa định kỳ và sửa chữa đột xuất khi có yêu cầu của chủ đầu tư và theo kế hoạch bảo trì như nhà thầu đã nêu trong hồ sơ dự thầu.

Cung cấp đường truyền đảm bảo an toàn chất lượng, hiệu quả và liên tục theo đúng quy định.

3. Căn cứ vào Quy chế này, các cơ quan, đơn vị quản lý thiết bị hệ thống HNTH có trách nhiệm triển khai, áp dụng vào công tác quản lý và vận hành hệ thống HNTH tại cơ quan, đơn vị mình đảm bảo an toàn và phát huy được hiệu quả thiết bị.

Điều 14. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc, phát sinh, các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Thông tin và Truyền thông) để xem xét, điều chỉnh cho phù hợp./.