ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI ---------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 70/2007/QĐ-UBND	Lào Cai, ngày 09 tháng 10 năm 2007

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CHỦ TỊCH Nguyễn Hữu Vạn

QUY CHẾ

QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC NHÀ NƯỚC THUỘC TỈNH LÀO CAI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 70/2007/QĐ – UBND ngày 9 tháng 10 năm 2007 của UBND tỉnh Lào Cai)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định nguyên tắc xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức chức; thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; chế độ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; trách nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Những người được quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 và khoản 2 Điều 2 Nghị định số 114/2003/NĐ - CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn.

2. Những người được quy định tại khoản 6, khoản 8 Điều 2 Nghị định số 115/2003/NĐ - CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về chế độ công chức dự bị.

3. Những người được quy định tại Điều 2 của Nghị định số 116/2003/NĐ - CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước.

4. Những người được quy định tại khoản 3 Điều 2 của Nghị định số 117/2003/NĐ - CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các cơ quan Nhà nước.

Điều 3. Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức

1. Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu quan trọng có tính chất pháp lý phản ánh trung thực các thông tin cơ bản nhất về cán bộ, công chức bao gồm: Nguồn gốc xuất thân, quá trình trưởng thành, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, năng lực trình độ, mối quan hệ gia đình, mối quan hệ xã hội và một số nội dung có liên quan khác của cán bộ, công chức.

2. Hồ sơ gốc là hồ sơ của cán bộ, công chức do cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển dụng theo quy định của pháp luật.

Điều 4. Nguyên tắc xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

1. Xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là nhiệm vụ quan trọng trong công tác quản lý cán bộ, công chức; là trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức.

2. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức được thực hiện thống nhất, khoa học để quản lý được đầy đủ, chính xác thông tin của từng cán bộ, công chức từ khi được tuyển dụng vào cơ quan, đơn vị Nhà nước đến khi ra khỏi cơ quan, đơn vị Nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu công tác nghiên cứu, thống kê, đánh giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, bố trí sử dụng, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu và thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức.

3. Hồ sơ cán bộ, công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật, chỉ những người được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ, cán bộ, công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, khai thác hồ sơ của cán bộ, công chức.

4. Mỗi cán bộ , công chức làm việc tại các cơ quan, đơn vị hành chính, sự nghiệp trong tỉnh đều phải có hồ sơ cá nhân, có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Những tài liệu do cán bộ, công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức hoặc cơ quan có thẩm quyền xác minh và chứng nhận.

Điều 5. Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức

1. Quyển lý lịch cán bộ, công chức (theo mẫu 01a - BNV/2007) là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức để phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của cán bộ, công chức. Quyển lý lịch do cán bộ, công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền thẩm tra, xác minh, chứng nhận.

2. Bản Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức (theo mẫu 02a - BNV/2007) là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân cán bộ, công chức và các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức. Bản sơ yếu lý lịch do cán bộ, công chức tự kê khai và có xác minh, chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền.

3. Bản Tiểu sử tóm tắt (theo mẫu 03a - BNV/2007) là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức tóm tắt từ Quyển lý lịch của cán bộ, công chức quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ cho bầu cử, bổ nhiệm khi có yêu cầu.

4. Phiếu Bổ sung lý lịch cán bộ, công chức (theo mẫu 04a - BNV/2007) là tài liệu do cán bộ, công chức khai bổ sung theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức. Phiếu bổ sung lý lịch được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận.

5. Bản sao Giấy khai sinh; Giấy chứng nhận sức khoẻ do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp và các văn bản có liên quan đến nhân thân của cán bộ, công chức; các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của cán bộ, công chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận... Trường hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt Nam theo quy định của pháp luật.

6. Các quyết định về việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật,... của cán bộ, công chức.

7. Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ, công chức theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền; các văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và quan hệ xã hội của cán bộ, công chức.

8. Bản kê khai tài sản theo quy định của pháp luật.

9. Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến cán bộ, công chức và gia đình cán bộ, công chức được phản ánh trong đơn thư. Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh; đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền.

10. Đối với cán bộ, công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của cán bộ, công chức đó.

Điều 6. Biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

1. Sổ giao, nhận hồ sơ cán bộ, công chức: Là sổ theo dõi hồ sơ cán bộ, công chức do cơ quan, đơn vị khác chuyển đến hoặc do cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức chuyển giao cho cơ quan, đơn vị khác tiếp tục quản lý (theo mẫu 02b - BNV/2007).

2. Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ, công chức: Là phiếu liệt kê đầy đủ thành phần, số lượng các tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức khi chuyển giao hồ sơ cho các cơ quan, đơn vị khác quản lý (theo mẫu 03b - BNV/2007).

3. Phiếu yêu cầu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức: Là phiếu dùng cho người đến nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức. Phiếu yêu cầu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức nào thì được lưu trong thành phần hồ sơ của cán bộ, công chức đó (theo mẫu 04b - BNV/2007).

4. Sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức: Là sổ theo dõi người đến nghiên cứu khai thác hồ sơ cán bộ công chức (theo mẫu 05b - BNV/2007).

5. Mục lục tài liệu: Là bảng ghi danh mục các thành phần tài liệu có trong hồ sơ cán bộ, công chức. Mục lục tài liệu được lưu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức (theo mẫu: 01b - BNV/2007, 06b - BNV/2007).

6. Bì hồ sơ: Là túi chứa tất cả các tài liệu trong hồ sơ của một cán bộ, công chức (theo 5 loại mẫu có độ dầy khác nhau: B01 - BNV/2007, B02 - BNV/2007, B03 - BNV/2007, B04 - BNV/2007 và B05 - BNV/2007).

7. Niêm phong hồ sơ: Là tem dán ngoài bì hồ sơ cán bộ, công chức dùng để bảo mật hồ sơ cán bộ, công chức trong quá trình vận chuyển.

8. Sổ đăng ký hồ sơ cán bộ, công chức: Là sổ ghi các tiêu chí cơ quan theo hồ sơ gốc của cán bộ, công chức phục vụ công tác quản lý.

9. Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ về lập hồ sơ, quy trình sử dụng, khai thác hồ sơ; tra cứu, giải thích nội dung các tiêu chí dùng trong hồ sơ cán bộ, công chức.

Chương II

CHẾ ĐỘ, TRÁCH NHIỆM VÀ THẨM QUYỀN QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

Mục 1. CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

Điều 7. Quy trình lập hồ sơ cán bộ, công chức ban đầu

1. Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu, cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ, công chức kê khai lý lịch, hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 5 và khoản 6 Điều 5 của Quy chế này.

2. Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức có trách nhiệm tổ chức thẩm tra và xác minh tính trung thực của các tiêu chí thông tin do cán bộ, công chức tự kê khai và đóng dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức, đơn vị đó để đưa vào quản lý.

Điều 8. Bổ sung, xác minh hồ sơ cán bộ, công chức

1. Định kỳ hàng năm, chậm nhất vào ngày 15 tháng 01 năm sau hoặc theo yêu cầu quản lý đội ngũ cán bộ, công chức. Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức hướng dẫn cán bộ, công chức kê khai những thông tin phát sinh có liên quan đến bản thân để bổ sung vào hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định tại khoản 4 Điều 5 của Quy chế này.

2. Cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức có trách nhiệm sưu tầm, thu thập những tài liệu có liên quan đến cán bộ, công chức thuộc đối tượng quản lý để bổ sung vào hồ sơ của cán bộ, công chức. Các tài liệu thu thập được phải bảo đảm tính trung thực như ghi rõ họ và tên, đơn vị của người cung cấp tài liệu; họ và tên người trích sao, nguồn gốc trích sao, ngày trích sao... và phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức xác nhận.

3. Hồ sơ cán bộ, công chức bị hư hỏng, thất lạc thì việc lập lại hồ sơ mới thay thế phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức quyết định thực hiện.

4. Việc sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ cán bộ, công chức phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức quyết định sau khi đã có kết quả thẩm tra, xác minh theo đúng quy định của pháp luật. Trường hợp các thông tin trong hồ sơ của cán bộ, công chức không thống nhất giữa các tài liệu, thì căn cứ vào hồ sơ lập lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển dụng vào cơ quan, đơn vị của Nhà nước để xác định.

Điều 9. Chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức

1. Cán bộ, công chức được điều động, luân chuyển đến cơ quan, tổ chức, đơn vị khác hoặc được bổ nhiệm chức vụ thuộc cơ quan khác quản lý thì hồ sơ của cán bộ, công chức đó được chuyển cho cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ mới quản lý. Cán bộ, công chức được biệt phái đến cơ quan, tổ chức, đơn vị khác thì cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức sao chụp 01 bộ hồ sơ của cán bộ, công chức đó để cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức mới theo dõi.

4. Việc chuyển giao hồ sơ đó phải do cán bộ, công chức được phân công làm công tác tổ chức cán bộ thuộc cơ quan, đơn vị tiếp nhận cán bộ, công chức thực hiện. Trường hợp khoảng cách quá xa nơi tiếp nhận thì hồ sơ cán bộ, công chức được chuyển theo đường bưu điện.

Điều 10. Tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức

1. Quy trình tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức thực hiện như sau:

a) Cán bộ, công chức được điều động, luân chuyển hoặc bổ nhiệm chức vụ thuộc cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức khác thì cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức mới khi tiếp nhận cán bộ, công chức phải yêu cầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ của cán bộ, công chức đó;

b) Cán bộ, công chức được biệt phái đến cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức khác thì cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức mới yêu cầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ của cán bộ, công chức đó gửi một bộ hồ sơ là bản sao để theo dõi.

2. Thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30 ngày kể từ ngày cán bộ, công chức có quyết định điều động, luân chuyển, biệt phái hoặc bổ nhiệm chức vụ ở cơ quan, đơn vị khác. Khi tiếp nhận hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu: Kiểm tra niêm phong, dấu bưu điện (nếu gửi qua đường bưu điện) và xác nhận tình trạng tài liệu nhận được vào phiếu chuyển hồ sơ và gửi trả phiếu này cho nơi giao hồ sơ; vào sổ nhận hồ sơ; lập số hồ sơ; phân loại tài liệu; lập phiếu liệt kê tài liệu; lập phiếu kiểm soát hồ sơ; vào sổ đăng ký hồ sơ; lập biên bản giao nhận.

Điều 11. Nghiên cứu, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức

1. Đối tượng nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức:

a) Cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức được nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức để phục vụ yêu cầu công tác;

b) Trong trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thì cán bộ, công chức được nghiên cứu toàn bộ hoặc một phần hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cung cấp bản sao sơ yếu lý lịch của mình để phục vụ cho việc giao dịch hành chính của bản thân;

c) Người được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giao nhiệm vụ nghiên cứu hồ sơ của cán bộ, công chức phải có mục đích cụ thể, rõ ràng và bảo đảm các thủ tục theo quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Các quy định khi nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức:

a) Có Giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ghi rõ địa chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì. Các yêu cầu phải được ghi cụ thể trong Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức quy định tại khoản 3 Điều 6 của Quy chế này và phải được người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đồng ý;

b) Chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức;

c) Chỉ được xem những tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công cụ được giao;

d) Không được làm sai lệch nội dung và hình thức hồ sơ cán bộ, công chức như: đánh dấu, tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có trong hồ sơ;

đ) Được sao chụp lại những tài liệu liên quan trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức khi được người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cho phép.

3. Nhiệm vụ của cán bộ, công chức làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức:

a) Cung cấp đúng và đầy đủ các tài liệu cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức theo Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức đã được người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phê duyệt;

b) Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả phải đảm bảo đúng như khi cho mượn và vào sổ theo dõi nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định tại khoản 4 Điều 6 của Quy chế này;

c) Sao lục hồ sơ cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức đã được người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phê duyệt.

Điều 12. Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức

1. Việc lưu giữ hồ sơ gốc của cán bộ, công chức phải thực hiện đầy đủ các bước; lập số hồ sơ, phân loại tài liệu, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ, vào sổ đăng ký hồ sơ và lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.

2. Quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức đảm bảo các yêu cầu:

a) Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc thất lạc hồ sơ;

b) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin về cán bộ, công chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như họ và tên, các bí danh, quê quán, số hồ sơ.

c) Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý;

d) Tài liệu trong mỗi hồ sơ cán bộ, công chức phải được xếp riêng thành từng nhóm theo thứ tự thời gian để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ;

đ) Loại bỏ những tài liệu trùng, thừa chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản. Những tài liệu hư hỏng (tài liệu bị phai mờ, rách, nát...) thì phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ; Trường hợp cần huỷ tài liệu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức phải thành lập Hội đồng huỷ hồ sơ cán bộ, công chức và Biên bản huỷ phải lưu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức.

Điều 13. Bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức

1. Hồ sơ là tài liệu được lưu trữ lâu dài, phải được bảo quản một cách khoa học, sắp xếp có trật tự để dễ tìm kiếm và thuận tiện trong bảo quản; khu vực bảo quản hồ sơ phải bảo đảm đủ diện tích; khô ráo, thoáng khí, sạch sẽ, không để bụi bặm, úng ngập, xa nơi các chất dễ cháy...; trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ gồm; tủ, giá, kệ hồ sơ, máy điều hoà...

2. Định kỳ hoặc đột xuất tiến hành kiểm tra và làm vệ sinh toàn diện khu vực bảo quản hồ sơ; phun thuốc chống mối, mọt, làm vệ sinh hồ sơ; báo cáo kiểm tra chất lượng, tình trạng hồ sơ và các vấn đề có liên quan đến hồ sơ cán bộ, công chức.

Điều 14. Chế độ bảo mật hồ sơ cán bộ, công chức

1. Hồ sơ cán bộ, công chức được bảo quản theo chế độ quản lý tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức bảo đảm đúng các quy định về chế độ bảo mật tài liệu.

Điều 15. Chế độ báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

1. Báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức quy định như sau;

a) Định kỳ hàng năm các sở, ban, ngành tỉnh và UBND huyện, thành phố có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức theo phân cấp quản lý cán bộ, công chức hai lần; 6 tháng đầu năm và báo cáo cả năm gửi về UBND tỉnh thông qua Sở Nội vụ. Thời hạn gửi báo cáo trước ngày 15 tháng 7 đối với báo cáo 6 tháng đầu năm và trước ngày 15 tháng 01 năm sau đối với báo cáo cả năm.

b) Định kỳ hàng năm, Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp báo cáo UBND tỉnh và Bộ Nội vụ về tình hình và thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức trong toàn tỉnh.

2. Nội dung báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức gồm:

a) Đánh giá việc thực hiện Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của cơ quan, đơn vị;

b) Báo cáo thực trạng số lượng, chất lượng hồ sơ cán bộ, công chức của cơ quan, đơn vị và đánh giá kết quả việc nghiên cứu, sử dụng hồ sơ phục vụ cho công tác quản lý đội ngũ cán bộ, công chức của cơ quan, đơn vị;

c) Tình trạng trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;

d) Số lượng, chất lượng của đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;

đ) Kinh phí bảo đảm thực hiện công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;

e) Kiến nghị và đề xuất giải pháp đổi mới nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức những năm tiếp theo.

Điều 16. Chế độ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức áp dụng bằng công nghệ thông tin

1. Xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin về cán bộ, công chức làm cơ sơ để quản lý hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức. Sở Nội vụ có trách nhiệm triển khai cài đặt phần mềm cho các cơ quan, đơn vị trong tỉnh (phần mềm quản lý cán bộ, công chức do Bộ Nội vụ thống nhất trong phạm vi toàn quốc).

2. Trang bị và sử dụng các công cụ tin học để quản lý, khai thác hồ sơ phục vụ công tác xây dựng và quản lý đội ngũ cán bộ, công chức bao gồm:

a) Máy vi tính, mạng máy vi tính cùng với phần mềm quản lý thống nhất để khai thác cơ sở dữ liệu về cán bộ, công chức phục vụ công tác thống kê và yêu cầu quản lý đội ngũ cán bộ, công chức;

b) Máy ảnh kỹ thuật số, máy quét... để đưa các hình ảnh, văn bản tài liệu về hồ sơ cán bộ, công chức vào các phương tiện, thiết bị lưu trữ, bảo quản phục vụ công tác nghiên cứu và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức; từng bước nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức thông qua mạng máy vi tính và các công cụ khác để tránh tiếp xúc trực tiếp với hồ sơ gốc.

Mục 2. TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

Điều 17. Cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức

1. Người đứng đầu chịu trách nhiệm về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền quản lý của đơn vị mình.

2. Người đứng đầu có trách nhiệm xem xét và quyết định những nội dung:

a) Lựa chọn người đủ tiêu chuẩn để bố trí làm chuyên trách về công tác hồ sơ cán bộ, công chức; có phẩm chất chính trị tốt, lịch sử gia đình và bản thân rõ ràng; có ý thức tổ chức kỷ luật, trung thành, trung thực, tin cậy; có tinh thần trách nhiệm cao, nhiệt tình công tác, phong cách làm việc khoa học, trình độ học vấn và chuyên môn nghiệp vụ phù hợp.

b) Tổ chức cho cán bộ, công chức kê khai, thẩm tra và làm thủ tục xác nhận hồ sơ gốc; hồ sơ cán bộ, công chức được xây dựng lại do bị thất lạc hoặc hư hỏng và các tài liệu khác theo quy định của pháp luật;

c) Đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xác định lại, sửa chữa lại những tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức;

d) Thông báo cho cán bộ, công chức biết kết luận xác minh về thông tin trong hồ sơ cán bộ, công chức tự khai không thống nhất hoặc không chính xác;

đ) Huỷ bỏ những tài liệu thừa, trùng lặp, không có nội dung liên quan trong hồ sơ;

e) Xử lý kỷ luật hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý kỷ luật tổ chức, đơn vị và cá nhân có sai phạm trong kê khai, quản lý và bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức.

3. Người đứng đầu định kỳ hàng năm (hoặc đột xuất) tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức quy định tại Quy chế này và báo cáo với cơ quan cấp trên trực tiếp.

Điều 18. Cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

1. Thực hiện quản lý hồ sơ theo quy định và sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác hồ sơ cán bộ, công chức của cơ quan cấp trên; đồng thời hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc công tác hồ sơ cán bộ, công chức ở các đơn vị trực thuộc.

2. Tổ chức thực hiện các quy định về bổ sung, chuyển giao, tiếp nhận, nghiên cứu, sử dụng, lưu trữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định tại các Điều 8, Điều 9, Điều 10, Điều 11, Điều 12, Điều 13 và Điều 14 của Quy chế này.

3. Thường xuyên cung cấp kịp thời, đầy đủ những tài liệu, sự thay đổi liên quan đến cán bộ, công chức diện cấp trên quản lý hiện đang công tác ở cơ quan mình.

Điều 19. Trách nhiệm của cán bộ, công chức làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại các cơ quan, đơn vị.

1. Chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý và khai thác hồ sơ; xây dựng các mẫu hồ sơ, biểu báo cáo, thiết kế các phương tiện quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.

2. Tổ chức tốt việc bổ sung các tài liệu vào hồ sơ; sắp xếp, bảo quản hồ sơ; phục vụ nghiên cứu, khai thác hồ sơ; cung cấp số liệu, tư liệu nhanh chóng, bảo đảm kịp thời, chính xác.

3. Nghiên cứu, phát hiện các vấn đề chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ cán bộ, công chức và những vấn đề nảy sinh trong công tác quản lý hồ sơ, báo cáo người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức xem xét, xử lý.

4. Kiểm tra, đôn đốc, thu thập đầy đủ các thành phần tài liệu trong hồ sơ thuộc thẩm quyền quản lý; hướng dẫn nghiệp vụ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cho các đơn vị trực thuộc.

5. Thực hiện nguyên tắc bảo mật hồ sơ, phát hiện và kiến nghị với người có thẩm quyền về những vấn đề phát sinh trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức để có biện pháp giải quyết kịp thời.

6. Thường xuyên học tập, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.

Điều 20. Trách nhiệm của cán bộ, công chức đối với hồ sơ cá nhân

1. Tất cả cán bộ, công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực hồ sơ của mình theo hướng dẫn hoặc theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức.

2. Cán bộ, công chức được quyền nghiên cứu hồ sơ của mình tại cơ quan, tổ chức, đơn vị lưu giữ hồ sơ trừ các tài liệu quy định tại khoản 9 Điều 5 của Quy chế này. Nếu có kiến nghị, điều chỉnh, bổ sung những thông tin trong hồ sơ của mình

phải báo cáo với người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức xem xét, giải quyết hoặc báo cáo người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức xem xét, quyết định.

Mục 3 .THẨM QUYỀN QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

Điều 21. Thẩm quyền của Sở Nội vụ trong việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức:

1. Thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.

2. Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đối với cán bộ, công chức viên chức sau:

a) Trưởng các đơn vị sự nghiệp, đơn vị quản lý nhà nước chuyên ngành (Giám đốc Trung tâm, Chi cục trưởng...) trực thuộc sở, ban, ngành tỉnh.

b) Chủ tịch Hội đồng quản trị, Phó chủ tịch Hội đồng quản trị (Giám đốc, Phó giám đốc), kế toán trưởng doanh nghiệp nhà nước hạng III; Phó chủ tịch Hội đồng quản trị (Phó giám đốc), kế toán trưởng doanh nghiệp nhà nước hạng I, II thuộc tỉnh quản lý.

c) Công chức, viên chức chuyên môn nghiệp vụ ở ngạch chuyên viên chính và tương đương có mức lương bậc 5 trở lên, thạc sĩ và bác sĩ chuyên khoa cấp I, cấp II có mức lương bậc 6 chuyên viên, viên chức trở lên.

3. Hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc phạm vi quản lý của tỉnh.

Điều 22. Thẩm quyền của các sở, ban, ngành tỉnh và UBND các huyện thành phố trong việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

1. Các sở, ban, ngành tỉnh quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đối với cán bộ, công chức, viên chức từ trưởng phòng, phóng trưởng phòng chuyên môn nghiệp vụ, cấp phó thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp, cấp phó thủ trưởng các đơn vị quản lý nhà nước chuyên ngành trực thuộc sở, ban, ngành trở xuống.

2. Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đối với cán bộ, công chức, viên chức từ cấp trưởng, cấp phó các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc trở xuống.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 23. Các sở, ban, ngành tỉnh và UBND các huyện, thành phố

1. Tổ chức rà soát lại hồ sơ cán bộ, công chức đang quản lý để có kế hoạch tiến hành bổ sung đầy đủ nội dung hồ sơ theo quy định tại Chương II của bản Quy chế này;

2. Triển khai quán triệt nội dung Quy chế này đến cán bộ, công chức của cơ quan, đơn vị mình được biết để thực hiện; tổ chức lập lại hồ sơ gửi về cơ quan chức năng và trực tiếp quản lý theo phân cấp nêu tại Điều 21 và Điều 22 quy chế này.

3. Bố trí nhân sự quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của cơ quan, đơn vị đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định nêu tại điểm a khoản 2 Điều 17 quy chế này.

Điều 24. Trách nhiệm của Sở Nội vụ.

1. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các sở, ban, ngành tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố triển khai thực hiện Quy chế Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thống nhất trong toàn tỉnh.

2. Hằng năm lập kế hoạch kiểm tra việc xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan, đơn vị; tổng hợp, báo cáo kết quả với Bộ Nội vụ và UBND tỉnh theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 15 Quy chế này.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề gì vướng mắc, phát sinh cần sửa đổi đề nghị các sở, ban, ngành tỉnh và UBND các huyện, thành phố phản ánh về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) để báo cáo UBND tỉnh xem xét, sửa đổi và bổ sung cho phù hợp./.