QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TẠM THỜI VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI CỦA NGÀNH THUỶ SẢN

BỘ TRƯỞNG BỘ THUỶ SẢN

- Căn cứ Nghị định 50/CP ngày 21/6/1994 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Thuỷ sản;
- Căn cứ Nghị định số 87/CP ngày 5/8/1997 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn Hỗ trợ Phát triển chính thức;
- Căn cứ Nghị định số 24/CP ngày 24/3/1995 của Chính phủ về thủ tục xuất cảnh, nhập cảnh và Nghị định 76/CP ngày 06/11/1995 của Chính phủ về việc bổ sung một số điều của Nghị định số 24/CP ngày 24/3/1995;
Xét đề nghị của ông Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế và ông Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ Lao động,

QUYẾT ĐỊNH :

Điều 1.- Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tạm thời về quản lý hoạt động đối ngoại của Ngành thuỷ sản.

Điều 2.- Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký. Các quy định trước đây trái với Quyết định này đều bãi bỏ.

Điều 3.- Các ông Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các Vụ, Cục, Thanh tra Bộ, các đơn vị trực thuộc Bộ, Giám đốc các Sở Thuỷ sản, Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (có quản lý thuỷ sản) các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

QUY CHẾ TẠM THỜI

VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI CỦA NGÀNH THUỶ SẢN

(Ban hành kèm theo Quyết định số : 677/1999/QÐ-BTS ngày 1 tháng 10 năm 1999 của Bộ trưởng Bộ Thuỷ sản)

Chương I

NGUYÊN TẮC CHUNG

Điều 1.

Quy chế này quy định nguyên tắc chung và các điều khoản chi tiết về xây dựng và tổ chứuc thực hiênj kế hoạch hoạt động đối ngoại và hợp tác quốc tế; quản lý đoàn ra, đoàn vào, đón tiếp khách, quản lý chuyên gia, quản lý và cung cấp thông tin tài liệu liên quan với nước ngoài của ngành thuỷ sản.

Hoạt động đối ngoại nói chung Quy chế này là các hoạt động làm việc, tiếp xúc với khách hàng nước ngoài, tham gia các tổ chức quốc tế, các dự án, đi công tác, hội thảo, hội họp, tham quan, khảo sát, học tập tại nước ngoài nhằm phục vụ cho nhiệm vụ hợp tác quốc tế của ngành thuỷ sản.

Chương II

PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM

Điều 2.- Trách nhiệm cụ thể của các đơn vị.

1. Vụ Hợp tác Quốc tế tham mưu cho Bộ trưởng trong việc xây dựng và thực hiện các chương trình, kế hoạch hợp tác quốc tế và hoạt động đối ngoại và là đơn vị trực tiếp quản lý việc thực hiện thủ tục hành chính và nội dung công việc đối ngoại, các hoạt động đối ngoại của các đơn vị và cá nhân, các cán bộ được cử tham gia các tổ chức quốc tế, các hoạt động đối ngoại song phương khác cũng như các đoàn được Bộ cử ra nước ngoài và các đoàn chuyên gia nước ngoài vào làm việc với Bộ hoặc các đơn vị trực thuộc Bộ.

2. Vụ Tổ chức Cán bộ - Lao động tham mưu cho Bộ trưởng về việc đề cử và quản lý nhân sự với những người được cử tham gia các hoạt động đối ngoại như ra nước ngoài dự họp, tham quan khảo sát, học tập, đào tạo nghề, làm việc cho các tổ chức quốc tế trong và ngoài nước hoặc được Bộ trưởng cử làm đại diện thường trú của các doanh nghiệp, các tổ chức thuộc Bộ, Vụ Tổ chứuc - Cán bộ - Lao động phối hợp với Vụ Hợp tác Quốc tế và Thủ trưởng đơn vị có cán bộ được cử làm công tác đối ngoại để đánh giá nhận xét cán bộ. Vụ Tổ chức Cán bộ - Lao động quản lý hộ chiếu của các cán bộ, công chức, nghiên cứu viên thuộc diện quản lý trực tiếp của Bộ Thuỷ sản.

3. Văn phòng Bộ căn cứ chương trình đã duyệt để thực hiện công tác lễ tân phục vụ cho các hoạt động đối ngoại; quản lý lưu trữ các hồ sơ tài liệu dự án của ngành thuỷ sản có kinh phí từ nước ngoài sau khi dự án kết thúc, bao gồm văn kiện dự án, các báo cáo tài chính, báo cáo kết thúc dự án và các tài liệu khác.

4. Trung tâm Thông tin KHKT và Kinh tế thuỷ sản quản lý các tài liệu chuyên môn kỹ thuật của các dự án thuộc ngành thuỷ sản có kinh phí từ nước ngoài sau khi dự án kết thúc và các tài liệu nêu ở Điều 4 khoản 6.2 của quy chế này. Các tài liệu này phải đườc bảo quản và sử dụng trong thư viện của Trung tâm để làm tài liệu tham khảo chung của ngành.

5. Vụ Kế hoạch và Ðầu tư chịu trách nhiệm cung cấp các số liệu thống kê của ngành khi Bộ trưởng và các đơn vị được bộ trưởng giao nhiệm vụ cần có số liệu để làm việc với các cơ quan nước ngoài hoặc các Tổ chức quốc tế.

6. Các Vụ, Cục và đơn vị chức năng khác có trách nhiệm tham mưu cho Bộ trưởng về nội dung quan hệ đối ngoại có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình, đồng thời có trách nhiệm quản lý các hoạt động đối ngoại của đơn vị.

Chương III

NỘI DUNG QUẢN LÝ

Điều 3.- Lập kế hoạch công tác đối ngoại.

Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ, Giám đốc các dự án có kinh phí từ bên nước ngoài do Bộ quản lý, các Tổ chức Ðoàn thể, Hội nghề nghiệp, các cán bộ do Bộ trưởng cử làm đại diện tham gia các tổ chứuc quốc tế phải lập kế hoạch hoạt động đối ngoại cho từng năm và gửi cho Vụ Hợp tác Quốc tế trước ngày 31 tháng 8 hằng năm. Vụ Hợp tác Quốc tế có trách nhiệm tổng hợp và trình Bộ trưởng kế hoạch hoạt động đối ngoại hằng năm trước ngày 30 tháng 9. Các đơn vị có trách nhiệm tổ chức thực hiện kế hoạch đã được Bộ trưởng duyệt và phải có báo cáo định kỳ 6 tháng 1 năm (không kể các báo cáo đột xuất).

2. Giám đốc các Sở Thuỷ sản, Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (có quản lý thuỷ sản) và Giám đốc các Công ty Liên doanh với nước ngoài phải lập kế hoạch hoạt động đối ngoại đối với những hoạt động liên quan đến thẩm quyền quản lý của Bộ Thuỷ sản và gửi cho Vụ Hợp tác Quốc tế của Bộ trước ngày 31 tháng 8 hằng năm.

3. Trường hợp các đoàn ra, đoàn vào nằm ngoài kế hoạch, thủ trưởng các đơn vị có liên quan và Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế phải báo cáo kịp thời và chỉ được thực hiện sau khi được Bộ trưởng phê duyệt.

Điều 4.- Quản lý các đoàn ra.

Ðối với các đoàn ra phải thực hiện đúng theo Nghị định 24-CP ngày 24/3/1995 của Chính phủ và Nghị định 76/CP ngày 06/11/1995 của Chính phủ về việc bổ sung một số điều của Nghị định 24/CP ngày 24/3/1995, và Quyết định số 957/1997/QÐ-TTg ngày 11/11/1997 của Thủ tướng Chính phủ cải tiến một số thủ tục về xuất cảnh, các quy định khác của Nhà nước và các quy định sau đây của Bộ Thuỷ sản :

1. Căn cứ vào chương trình và kế hoạch đã được Bộ trưởng duyệt, Vụ Hợp tác Quốc tế có trách nhiệm làm đầu mối phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức thực hiện.

2. Trên cơ sở đề nghị của Thủ trưởng các đơn vị và tham khảo ý kiến của Vụ Hợp tác Quốc tế, Vụ Tổ chức Cán bộ - Lao động đề cử và lập danh sách nhân sự trình Bộ trưởng phê duyệt, ra quyết định.

3. Cán bộ được cử đi nước ngoài phải đảm bảo các tiêu chuẩn đã được quy định trong quyết định số 37 QÐ/TW ngày 7/1/1988 và các quy định hiện hành của Ðảng và Nhà nước.

4. Các cán bộ hoặc các đơn vị được cử người ra nước ngoài công tác, học tập, tham quan khảo sát phải lập chương trình của chuyến công tác bao gồm mục đích, nhiệm vụ, lịch trình và địa điểm của chuyến công tác để thông qua Thủ trưởng đơn vị mình và báo cáo với Vụ Hợp tác Quốc tế.

Trong thời gian công tác, học tập, tham quan khảo sát ... ở nước ngoài phải thực hiện đúng kế hoạch, chương trình, thời gian và địa điểm đã được duyệt, có trách nhiệm giữ gìn bí mật quốc gia, tuân thủ pháp luật của nước sở tại. Trong trường hợp có những yêu cầu ngoài chương trình kế hoạch đã được duyệt phải kịp thời báo caó xin ý kiến Bộ trưởng hoặc Ðại sứ Việt Nam tại nước sở tại.

5. Căn cứ vào danh mục những tài liệu có liên quan đến bí mật nhà nước và bí mật của ngành đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng quản lý việc sử dụng tài liệu mang ra nước ngoài của các cán bộ thuộc đơn vị mình được cử đi công tác nước ngoài.

6. Khi kết thúc đợt công tác, học tập, tham quan, khảo sát ... ở nước ngoài, chậm nhất 10 ngày sau khi về nước, các cán bộ thuộc diện quản lý trực tiếp của Bộ phải nộp lại hộ chiếu cho Vụ Tổ chức Cán bộ - Lao động để quản lý theo quy định của Nhà nước; các trưởng đoàn, các cá nhân phải làm báo cáo kết quả kèm theo các kiến nghị, đề xuất về chuyến công tác trình Bộ trưởng và gửi Vụ Hợp tác Quốc tế, Vụ Tổ chức Cán bộ Lao động và các đơn vị trực tiếp quản lý.

6.1 Nội dung báo cáo gồm 3 phần :

- Ðối chiếu với chương trình kế hoạch đã được duyệt trước khi đi để đánh giá kết quả chuyến đi, các kiến nghị và đề xuất, kèm theo các văn bản thoả thuận, ghi nhớ hoặc hợp đồng ký kết với nước ngoài (nếu có).

- Nhật ký chuyến đi có ghi rõ thời gian, địa điểm, nội dung trao đổi, tên các tổ chức, họ tên và chức vụ người nước ngoài mà đoàn đã làm việc.

- Những vấn đề phát sinh, những vấn đề khác có liên quan đến chuyến đi công tác (nếu có).

6.2 Các tài liệu hội nghị, hội thảo và những tài liệu kinh tế, khoa học công nghệ do các cá nhân đi công tác nước ngoài thu thập được phải gửi về Trung tâm Thông tin Khoa học Kỹ thuật và Kinh tế Thuỷ sản để đưa vào thư viện làm tài liệu chung của ngành.

7. Ðơn vị, cá nhân nào không thực hiện đúng quy định trên, Bộ sẽ không giải quyết chuyến đi nước ngoài tiếp theo của đơn vị và cá nhân đó, đồng thời phải bị xử lý kỷ luật hành chính theo quy định hiện hành.

Điều 5. Mời đoàn nước ngoài vào Việt Nam

Phải thực hiện theo chương trình được duyệt và chấp hành theo Nghị định số 24 CP ngày 24/3/1995 của Chính phủ. Các đơn vị và cá nhân không được tự mời các đoàn nước ngoài vào thăm Việt Nam khi chưa được Bộ trưởng phê duyệt.

1. Vụ Hợp tác Quốc tế có trách nhiệm liên hệ và làm thủ tục mời các đoàn nước ngoài vào Việt Nam và đề nghị Bộ Công An cấp thị thực nhập cảnh (Visa) theo quy định hiện hành của Nhà nước.

2. Văn phòng Bộ phối hợp với Vụ Hợp tác Quốc tế chịu trách nhiệm về công tác lễ tân đối ngoại để phục vụ các đoàn do Bộ trưởng mời như : tổ chức đón tiếp, bố trí phương tiện đi lại; liên hệ địa điểm ăn, ở và làm việc; chiêu đãi; đón tiếp, quà tặng, đưa tiễn khách và các công việc liên quan đến lễ tân.

3. Giám đốc các dự án có nguồn kinh phí từ phía nước ngoài thuộc Bộ Thuỷ sản quản lý phải triển khai kịp thời và chịu trách nhiệm về các thủ tục đoàn vào làm việc cho dự án, chuẩn bị đón tiếp, lập chương trình kế hoạch làm việc và các hoạt động khác và phải thông qua Văn phòng Bộ, Vụ Hợp tác Quốc tế và Vụ Tổ chức Cán bộ và Lao động để quản lý.

Điều 6. Việc tiếp khách nước ngoài của Bộ trưởng, Thứ trưởng và Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ.

1. Ðối với các cuộc tiếp khách nước ngoài cần được Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng tiếp, Vụ Hợp tác Quốc tế phải có tờ trình gửi Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng nêu rõ các thông tin về đối tacs, nội dung công việc và mục tiêu cần đạt được.

2. Văn phòng Bộ, Vụ Hợp tác Quốc tế căn cứ chương trình kế hoạch đã được duyệt, phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức để Bộ trưởng, Thứ trưởng tiếp và làm việc với khách.

Vụ Hợp tác Quốc tế cử cán bộ cùng làm việc và ghi chép nội dung. Văn phòng Bộ cử người theo dõi và làm thông báo kết quả làm việc (nếu cần).

3. Trường hợp khách nước ngoài đến gặp để giao dịch và trao đổi các vấn đề có tính chất sự vụ. Vụ Hợp tác Quốc tế cử cán bộ làm việc với khách, ghi chép đầy đủ nội dung, báo cáo Bộ trưởng và chịu trách nhiệm thông báo tại buổi giao ban hàng tuần của Cơ quan Bộ.

4. Trường hợp khách nước ngoài yêu cầu gặp đột xuất Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng, Vụ Hợp tác Quốc tế có trách nhiệm ghi nhận, kịp thời báo cáo xin ý kiến và trả lời khách.

5. Trường hợp Thủ trưởng các đơn vị cần tiếp khách nước ngoài theo chương trình đã được Bộ trưởng duyệt tại cơ quan Bộ, phải thông báo trước với Vụ Hợp tác Quốc tế và Văn phòn Bộ để lên chương trình, bố trí địa điểm và cử cán bộ cùng tham gia tiếp (nếu cần).

6. Trong khi tiếp khách và làm việc với nước ngoài, các đơn vị phải cử người có trách nhiệm, hiểu biết sâu những nội dung định làm việc với khách, phải ghi chép đầy đủ : thời gian, thành phần tham dự, nội dung trao đổi ... Những nội dung quan trọng và có liên quan đến phạm vi trách nhiệm của nhiều đơn vị nằm ngoài nội dung đã chuẩn bị thì người tiếp chỉ được phép ghi nhận, hẹn và được phép trả lời sau khi đã trình và xin chỉ thị của Bộ trưởng.

Điều 7. Việc quản lý các chuyên gia, các cán bộ của ngành hoạt động tại cơ quan đại diện của Bộ và các văn phòng đại diện của đơn vị trực thuộc Bộ ở nước ngoài cũng như các chuyên gia và cán bộ tham gia trong các tổ chức quốc tế và các công ty nước ngoài.

1. Vụ Tổ chức Cán bộ và Lao động chủ trì cùng Vụ Hợp tác Quốc tế căn cứ các quy định hiện hành của Nhà nước để tham mưu cho Bộ trưởng trong việc xét duyệt và đề nghị lập Văn phòng đại diện của các tổ chức của ngành ở nước ngoài hoặc cử đại diện tham gia các tổ chức quốc tế trong và ngoài nước.

2. Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc quản lý hoạt động của các chuyên gia và các tổ chức này.

Điều 8. Việc cung cấp tài liệu, số liệu, mẫu vật cho nước ngoài :

1. Khi trao đổi và cung cấp các số liệu, tài liệu do phía nước ngoài yêu cầu phải trình duyệt theo quy định hiện hành, trừ các số liệu, tài liệu đã được công khai qua các hội thảo Quốc tế và đã được đăng tải trên các phương tiện thông tin đại chúng.

2. Các số liệu tổng hợp, các số liệu chuyên sâu trong từng lĩnh vực của ngành cần cho công tác đối ngoại sẽ do các Vụ, Cục chức năng của Bộ soạn thảo và cung cấp theo chỉ thị của Bộ trưởng.

Điều 9. Về công tác văn thư đối ngoại.

1. Văn phòng Bộ đảm nhiệm việc chuyển các công văn tài liệu, điện tín và thư tín đối ngoại theo các địa chỉ trong nước hoặc ở nước ngoài đã được xác định do Vụ Hợp tác Quốc tế chuẩn bị.

2. Các tài liệu, thư tín, điện tín bằng tiếng nước ngoài gửi theo địa chỉ Bộ trưởng, các Thứ trưởng, Văn phòng vào sổ theo dõi và chuyển bản chính cho Vụ Hợp tác Quốc tế để nghiên cứu đề xuất ý kiến trình Bộ trưởng, Thứ trưởng.

3. Khi giao nhận mọi văn bản bằng tiếng nước ngoài giữa Văn phòng Bộ và các đơn vị phải ghi rõ ngày, giờ nhận và họ tên, chữ ký của người nhận.

4. Việc liên hệ bằng điện thoại với người nước ngoài phải qua các máy đã được đăng ký.

5. Các thư công tác và công hàm bằng tiếng nước ngoài do Bộ trưởng, Thứ trưởng ký phải soạn thảo bằng tiếng Việt, trình Bộ trưởng, Thứ trưởng duyệt trước khi dịch sang tiếng nước ngoài và phải được thể hiện trên mẫu in sẵn có tiêu đề bằng tiếng nước ngoài do Văn phòng Bộ quy định. Các loại văn bản này phải được gửi bản chính bằng con đường thư tín, trường hợp cần có thông tin nhanh có thể gửi bổ sung bằng fax.

6. Khi được Bộ trưởng uỷ quyền, Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế và Thủ trưởng các đơn vị khác được phép ký các văn bản đối ngoại bằng tiếng nước ngoài. Khi có nhu cầu cần thiết phải đóng dấu của Bộ vào văn bản bằng tiến nước ngoài, Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế đề nghị và Văn phòng Bộ xem xét giải quyết theo quy định hiện hành.

Điều 10. Công tác bảo vệ và thông tin tuyên truyền đối ngoại.

1. Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm công tác bảo vệ khi có khách nước ngoài đến làm việc tại Bộ theo sụ đăng ký của Vụ Hợp tác Quốc tế.

2. Văn phòng Bộ có trách nhiệm chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan để tổ chức thông tin và tuyên truyền đối ngoại.

Điều 11. Tổ chức thực hiện

Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế và Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ - Lao động có trách nhiệm phối hợp với thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ hướng dẫn, tổ chức chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này và định kỳ báo cáo Bộ trưởng.