QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC QUY ĐỊNH VỊ TRÍ VIỆC LÀM VÀ BIÊN CHẾ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ THUỘC SỞ NỘI VỤ.

Căn cứ Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 của Chính phủ quy định về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức; Thông tư số 05/2013/TT-BNV ngày 25/6/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 của Chính phủ;

Căn cứ Quyết định số 03/2009/QĐ-UBND ngày 09/01/2009 của UBND tỉnh Hòa Bình, ban hành Quy định vị trí chức năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ Hòa Bình;

Căn cứ Quyết định số 19/2009/QĐ-UBND ngày 28/4/2009 của UBND tỉnh Hòa Bình, ban hành quy định phân cấp quản lý tổ chức bộ máy, biên chế và cán bộ công chức viên chức tỉnh Hòa Bình;

Căn cứ Quyết định số 331/QĐ-UBND ngày 09/3/2011 của UBND tỉnh về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ; Quyết định số 285/QĐ-UBND ngày 18/3/2014 của UBND tỉnh về việc sửa đổi bổ sung Khoản 2, Mục III, Điều 2 Quyết định số 331/QĐ-UBND ngày 09/3/2011 của UBND tỉnh; Quyết định số 529/QĐ-SNV ngày 07/7/2011 của Giám đốc Sở Nội vụ về cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ các phòng chuyên môn thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ;

Xét đề nghị của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Quy định về vị trí việc làm và biên chế công chức, viên chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ, trực thuộc Sở Nội vụ, như sau:

1. CHI CỤC TRƯỞNG. Có trình độ tốt nghiệp đại học trở lên và có khả năng, năng lực thực tiễn, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao; được đào tạo một trong các ngành Văn thư Lưu trữ, Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hành chính, Luật; có đủ tiêu chuẩn, điều kiện đối với cán bộ lãnh đạo quản lý cấp trưởng phòng và tương đương thuộc Sở theo quy định của tỉnh Hòa Bình và Bộ Nội vụ;

Chi cục trưởng là công chức lãnh đạo quản lý đứng đầu Chi cục, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ trên cơ sở chức năng nhiệm vụ được quy định tại Quyết định số 331/QĐ-UBND ngày 09/3/2011 của UBND tỉnh. Có nhiệm vụ cụ thể như sau:

1.1. Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh để lãnh đạo, chỉ đạo và quản lý về lĩnh vực văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh;

1.2. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình đề án, dự án về lĩnh vực văn thư lưu trữ trình cấp có thẩm quyền ban hành; Đề xuất lãnh đạo Sở hoặc chủ động tổ chức triển khai thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

1.3. Xây dựng kế hoạch công tác hàng tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, hàng năm của Chi cục báo cáo Giám đốc Sở Nội vụ;

1.4. Xây dựng Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử của tỉnh để Giám đốc Sở trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành theo quy định;

1.5. Xây dựng văn bản trình các cơ quan có thẩm quyền ban hành hướng dẫn các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh, xây dựng và ban hành Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định;

1.6. Nghiên cứu đề xuất với Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, về các biện pháp, giải pháp để đổi mới, nâng cao chất lượng quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ của tỉnh;

1.7. Tổ chức xây dựng các văn bản của Sở Nội vụ hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan đơn vị trong tỉnh triển khai thực hiện các văn bản pháp quy của các cơ quan Trung ương, của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về lĩnh vực văn thư lưu trữ;

1.8. Tổ chức thu tài liệu có giá trị lịch sử từ các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ tỉnh theo quy định;

1.9. Tổ chức thẩm định "Danh mục hồ sơ tài liệu hết giá trị" bảo quản tại lưu trữ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

1.10. Thẩm định "Danh mục hồ sơ tài liệu hết giá trị" của các cơ quan đơn vị được giao theo dõi, phụ trách trước khi tiêu hủy;

1.11. Tổ chức kiểm tra các cơ quan đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư lưu trữ; Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư lưu trữ;

1.12. Tổ chức thực hiện các chế độ nghiệp vụ bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác tài liệu tại kho lưu trữ tỉnh; ký chứng thực tài liệu lưu trữ theo quy định của Pháp luật;

1.13. Tổ chức sơ kết, tổng kết, thống kê xây dựng báo cáo định kỳ tháng quý, năm và báo cáo đột xuất về công tác văn thư lưu trữ với Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo quy định;

1.14. Quản lý điều hành, phân công nhiệm vụ, đôn đốc kiểm tra kết quả thực hiện chương trình kế hoạch công tác của Chi cục đối với các phòng chuyên môn thuộc Chi cục Văn thư Lưu trữ;

1.15. Theo dõi phụ trách công tác văn thư lưu trữ các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh, thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ tỉnh;

1.16. Trực tiếp phụ trách phòng quản lý văn thư lưu trữ và là chủ tài khoản của Chi cục;

1.17. Đánh giá, nhận xét, phân loại kết quả công tác hàng tháng, cả năm đối với từng công chức viên chức của Chi cục báo cáo Giám đốc Sở Nội vụ;

1.18. Kiểm soát các văn bản của công chức, viên chức thuộc quyền soạn thảo trước khi trình Giám đốc sở ký ban hành;

1.19. Ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Chi cục Văn thư Lưu trữ;

1.20. Quản lý tài chính, tài sản theo quy định hiện hành; triển khai thực hiện một số dịch vụ công của nhiệm vụ lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao.

2. PHÓ CHI CỤC TRƯỞNG. Có trình độ tốt nghiệp đại học trở lên thuộc một trong các chuyên ngành Văn thư Lưu trữ; Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hành chính, Luật; có đủ điều kiện đối với cán bộ lãnh đạo quản lý cấp phòng và tương đương thuộc Sở theo quy định của Tỉnh; Có khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Có nhiệm vụ tham mưu giúp Chi cục trưởng thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể sau:

2.1. Tham gia xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân tỉnh để lãnh đạo, chỉ đạo và quản lý về lĩnh vực văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh;

2.2. Xây dựng kế hoạch kiểm tra, đôn đốc các cơ quan đơn vị thực hiện các chế độ quy định về công tác văn thư lưu trữ; báo cáo lãnh đạo Sở tổ chức triển khai thực hiện sau khi được lãnh đạo Sở ban hành;

2.3. Xây dựng văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ chuyên môn; về công tác thi đua khen thưởng trong lĩnh vực văn thư lưu trữ trình lãnh đạo Sở; tổ chức thực hiện sau khi được lãnh đạo Sở ban hành;

2.4. Đề xuất các biện pháp cải tiến lề lối, phương pháp làm việc nhằm nâng cao chất lượng công việc của Chi cục Văn thư Lưu trữ;

2.5. Thẩm định "Danh mục hồ sơ tài liệu hết giá trị" bảo quản tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu trước khi tiêu hủy đối với các cơ quan, đơn vị được giao phụ trách;

2.6. Xây dựng kế hoạch trình cấp có thẩm quyền phê duyệt thu nộp tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu đến hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định;

2.7. Tổ chức triển lãm, công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định;

2.8. Tổng hợp, xây dựng báo cáo tháng, quý, năm về lĩnh vực thực hiện nhiệm vụ được giao, báo cáo Chi cục trưởng tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Sở;

2.9. Theo dõi phụ trách công tác văn thư lưu trữ các Sở ban ngành thuộc UBND tỉnh;

2.10. Trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động của Chi cục khi Chi cục trưởng đi vắng và được Chi cục trưởng giao;

2.11. Thực hiện việc tự đánh giá, phân loại công chức hàng tháng và hàng năm theo quy định;

2.12. Trực tiếp phụ trách Phòng Nghiệp vụ Kho lưu trữ chuyên dụng;

2.13. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Sở Nội vụ và Chi cục trưởng phân công.

PHÒNG QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ

3. TRƯỞNG PHÒNG. Có trình độ tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành Văn thư Lưu trữ; Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hành chính; Có khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Chi cục về các nhiệm vụ cụ thể sau:

3.1. Xây dựng kế hoạch của Phòng hàng tuần, tháng; năm, báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ tuần, tháng, năm với lãnh đạo Chi cục;

3.2. Xây dựng các văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đề xuất Chi cục trưởng ban hành; tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền ban hành trình cấp có thẩm quyền ban hành;

3.3. Xây dựng kế hoạch, chương trình nội dung bồi dưỡng, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ văn thư lưu trữ đối với cán bộ nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại các cơ quan đơn vị trong tỉnh;

3.4. Thực hiện kế hoạch kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị địa phương trên địa bàn tỉnh; tổng hợp kết quả các cuộc kiểm tra báo cáo và đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh, trực tiếp theo dõi, phụ trách công tác văn thư lưu trữ các huyện Lương Sơn, Kỳ Sơn, Đà Bắc, Cao Phong và thành phố Hòa Bình;

3.5. Thẩm định "Danh mục hồ sơ tài liệu hết giá trị" bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh trước khi tiêu hủy, đối với các đơn vị được giao theo dõi phụ trách;

3.6. Kiểm soát nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày các văn bản soạn thảo do cán bộ chuyên viên trong phòng, trước khi trình Chi cục trưởng ban hành;

3.7. Nghiên cứu và đề xuất việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ;

3.8. Tham mưu đề xuất ý kiến trong việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

3.9. Thống kê, tổng hợp báo cáo tháng, quý, 6 tháng và hàng năm về công tác văn thư lưu trữ thuộc chức năng nhiệm vụ của Phòng được giao;

3.10. Đề xuất các biện pháp cải tiến lề lối, phương pháp làm việc nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả công việc của Phòng và của Chi cục Văn thư Lưu trữ;

3.11. Thực hiện tự đánh giá, phân loại công chức hàng tháng, năm theo quy định;

3.12. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo Chi cục giao.

4. PHÓ TRƯỞNG PHÒNG. Có trình độ tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành Văn thư Lưu trữ, Lưu trữ học và Quản trị văn phòng; Lịch sử học, được bồi dưỡng kiến thức về quản lý hành chính nhà nước ngạch chuyên viên trở lên; Có khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, tham mưu giúp Trưởng phòng các nhiệm vụ, cụ thể sau:

4.1. Xây dựng các văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác lưu trữ, trình cấp có thẩm quyền ban hành;

4.2. Tổng hợp tình hình tổ chức cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ tại các cơ quan đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh;

4.3. Triển khai thực hiện chương trình kế hoạch công tác văn thư lưu trữ sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Xây dựng báo cáo thống kê, tổng hợp tháng, quý, 6 tháng và hàng năm về công tác văn thư lưu trữ đối với các cơ quan đơn vị được giao phụ trách;

4.4. Thẩm định "Danh mục hồ sơ tài liệu hết giá trị" bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh, trước khi tiêu hủy đối với các cơ quan đơn vị được giao theo dõi phụ trách;

4.5. Tham gia kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư tại các ngành, các cấp trong tỉnh. Trực tiếp theo dõi, phụ trách công tác văn thư lưu trữ các huyện Tân Lạc, Lạc Sơn, Mai Châu;

4.6. Đề xuất các biện pháp cải tiến lề lối, phương pháp làm việc nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả công việc của Phòng và của Chi cục Văn thư Lưu trữ;

4.7. Thực hiện tự đánh giá, phân loại công chức hàng tháng, năm theo quy định;

4.8. Quản lý, điều hành hoạt động của Phòng khi trưởng phòng đi vắng và được trưởng phòng giao;

4.9. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Lãnh đạo Chi cục và trưởng phòng giao.

5. CHUYÊN VIÊN: Có trình độ tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ, Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hành chính. Có khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, tham mưu giúp lãnh đạo Phòng và thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể sau:

5.1. Xây dựng các văn bản quy định, hướng dẫn về soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư trình cấp có thẩm quyền ban hành và triển khai thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền ban hành;

5.2. Xây dựng các văn bản quy định chế độ thu thập tài liệu, bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ tại các kho lưu trữ lịch sử và kho lưu trữ cơ quan đơn vị trình cấp có thẩm quyền ban hành và triển khai thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền ban hành;

5.3. Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về thu thập, chỉnh lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu tại lưu trữ các cơ quan địa phương trong tỉnh. Trực tiếp phụ trách, theo dõi về lĩnh vực văn thư lưu trữ các huyện Kim Bôi, Yên Thủy, Lạch Thủy;

5.4. Thẩm định "Danh mục hồ sơ tài liệu hết giá trị" bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh, trước khi tiêu hủy đối với các cơ quan đơn vị được giao phụ trách;

5.5. Xây dựng báo cáo thống kê tổng hợp hàng năm về công tác văn thư, công tác lưu trữ thuộc phạm vi theo được phân công;

5.6. Tham gia nghiên cứu và đề xuất việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ;

5.7. Đề xuất các biện pháp cải tiến lề lối, phương pháp làm việc nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả công việc của Phòng và của Chi cục Văn thư Lưu trữ;

5.8. Thực hiện tự đánh giá, phân loại công chức hàng tháng, năm theo quy định;

5.9. Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo Phòng và lãnh đạo Chi cục giao.

* PHÒNG NGHIỆP VỤ - KHO LƯU TRỮ CHUYÊN DỤNG

6. TRƯỞNG PHÒNG: Có trình độ tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành Văn thư Lưu trữ, Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Lịch sử học. Chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng về việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của Phòng, và một số nhiệm vụ cụ thể sau:

6.1. Xây dựng kế hoạch của Phòng hàng tuần, tháng; năm, báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ với lãnh đạo Chi cục;

6.2. Xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu hiện có trong kho lưu trữ lịch sử; tài liệu thu về từ các nguồn nộp lưu trình Chi cục trưởng phê duyệt;

6.3. Xây dựng các văn bản hướng dẫn trong quy trình chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ và hệ thống hóa hồ sơ theo phương án chỉnh lý;

6.4. Xây dựng kế hoạch bảo quản an toàn tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định;

6.5. Xây dựng các quy chế, chế độ, nội quy quy định về bố trí tài liệu trong kho, vệ sinh kho và tài liệu, mở kho ra vào kho, phòng gian bảo mật, phòng cháy chữa cháy, phòng chống côn trùng ẩm mốc đối với tài liệu lưu trữ;

6.6. Thực hiện công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh, tham gia triển lãm tài liệu theo quy định;

6.7. Tổ chức thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ lịch sử tỉnh;

6.8. Tổ chức công việc tu bổ, phục chế, lập phông bảo hiểm đối với tài liệu vĩnh viễn có nguy cơ bị hư hỏng;

6.9. Phối hợp với phòng quản lý, xây dựng kế hoạch, tổ chức hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để giao nộp vào kho lưu trữ lịch sử của tỉnh;

6.10. Chuẩn bị kho, tổ chức thu thập hồ sơ tài liệu của các cơ quan đơn vị thuộc nguồn nộp lưu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định;

6.11. Tổ chức rà soát, xác định lại giá trị tài liệu, loại ra tài liệu hết giá trị bảo quản lập hồ sơ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt tiêu hủy;

6.12. Sưu tầm tài liệu quý hiếm bổ sung vào kho lưu trữ tỉnh;

6.13. Đề xuất các biện pháp cải tiến lề lối, phương pháp làm việc nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả công việc của Phòng và của Chi cục Văn thư Lưu trữ;

6.14. Thực hiện tự đánh giá, phân loại viên chức hàng tháng, năm theo quy định;

6.15. Tổ chức nhận xét đánh giá viên chức thuộc quyền hàng tháng, năm báo cáo Chi cục Trưởng theo quy định;

6.16. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo Chi cục phân công.

7. PHÓ TRƯỞNG PHÒNG: Có trình độ tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành Văn thư Lưu trữ; Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Lịch sử học. Giúp trưởng phòng tổ chức thực hiện chức năng nhiệm vụ của Phòng và thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể, như sau:

7.1. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh;

7.2. Lập hồ sơ đề nghị chứng thực, sao, trích sao của độc giả trình Chi cục trưởng phê duyệt;

7.3. Xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ;

7.4. Tổng hợp số liệu và hồ sơ trình cấp có thẩm quyền công bố tài liệu hiện có trong kho với công chúng theo quy định;

7.5. Tham gia xây dựng kế hoạch thu thập, chỉnh lý và bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ lịch sử tỉnh và tổ chức thực hiện các kế hoạch đó;

7.6. Tổ chức bảo vệ, bảo quản, thống kê danh mục hồ sơ tài liệu lưu trữ trong kho Lưu trữ lịch sử theo quy định;

7.7. Tham gia công việc chỉnh lý tài liệu theo kế hoạch và thực hiện quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị được loại ra trong quá trình chỉnh lý và rà soát;

7.8. Tham gia tổ chức sắp xếp khoa học các phông tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ;

7.9. Định kỳ báo cáo thống kê tài liệu trong kho lưu trữ, tình hình tổ chức khai thác tài liệu để tổng hợp báo cáo với cấp trên theo quy định;

7.10. Đề xuất các biện pháp cải tiến lề lối, phương pháp làm việc nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả công việc của Phòng và của Chi cục Văn thư Lưu trữ;

7.11. Thực hiện tự đánh giá, phân loại viên chức hàng tháng, năm theo quy định;

7.12. Quản lý, điều hành công việc của phòng khi trưởng phòng đi vắng và được Trưởng phòng giao. Tham gia một số công việc khác khi được trưởng phòng và lãnh đạo Chi cục giao.

8. VIÊN CHỨC: Có trình độ tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ, có nhiệm vụ như sau:

8.1. Quản lý phòng đọc và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu;

8.2. Thực hiện các quy định về việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ khi có nhu cầu;

8.3. Thực hiện công việc sao chụp cấp bản sao, bản chứng thực khi có yêu cầu của độc giả;

8.4. Kiểm tra, bảo quản và quản lý các hệ thống sổ mục lục danh mục hồ sơ tài liệu lưu trữ của tỉnh;

8.5. Tiếp nhận tài liệu từ kho để phục vụ độc giả khai thác đồng thời bàn giao trả lại kho đúng quy định;

8.6. Lập sổ theo dõi và báo cáo định kỳ số liệu độc giả tới khai thác tài liệu chứng thực tài liệu, thu nộp phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ;

8.7. Tham gia nhập cơ sở dữ liệu tài liệu trong kho lưu trữ vào máy tính theo chương trình số hóa tài liệu lưu trữ;

8.8. Lựa chọn tài liệu tham gia triển lãm, công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ của tỉnh theo quy định;

8.9. Thực hiện nhiệm vụ Hành chính - Quản trị văn thư lưu trữ của Chi cục;

8.10. Thực hiện tự đánh giá, phân loại viên chức hàng tháng, năm theo quy định;

8.11. Tham gia một số nhiệm vụ khác khi được Lãnh đạo Chi cục, lãnh đạo phòng phân công.

9. VIÊN CHỨC: Có trình độ tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành Công nghệ thông tin, văn thư, lưu trữ. Có nhiệm vụ cụ thể như sau:

9.1. Quản lý các trang thiết bị và vận hành các máy móc chuyên dùng phục vụ cho việc bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ như: Máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, máy hủy tài liệu, máy Scan, máy sao, ghi băng đĩa từ...;

9.2. Chịu trách nhiệm về kỹ thuật xử lý các sự cố về phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ và hệ thống máy tính của Chi cục;

9.3. Trực tiếp Scan văn bản trong quy trình số hóa tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ lịch sử tỉnh;

9.4. Tiếp nhận băng đĩa từ trong kho thực hiện sao in chỉnh sửa băng đĩa từ lưu trữ tài liệu điện tử;

9.5. Thực hiện các công việc của nội dung chỉnh lý tài liệu lưu trữ điện tử, băng từ đĩa từ, như phân loại tài liệu, lập hồ sơ, và biên mục phiếu tin, lập mục lục, viết các báo cáo thuyết minh tài liệu loại; thực hiện tiêu hủy tài liệu điện tử, phim ảnh hết giá trị theo quy định;

9.6. Tham gia công việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ trên nền giấy theo kế hoạch;

9.7. Tham gia nhập cơ sở dữ liệu tài liệu của kho lưu trữ vào máy tính theo chương trình số hóa tài liệu lưu trữ;

9.8. Thực hiện tự đánh giá, phân loại viên chức hàng tháng, năm theo quy định;

9.9. Tham gia các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo Phòng và lãnh đạo Chi cục giao;

10. VIÊN CHỨC: Có trình độ tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ. Có nhiệm vụ:

10.1. Trực tiếp quản lý kho lưu trữ tài liệu giấy số 1, số 2 và số 3; thực hiện các chế độ vệ sinh, sắp xếp bố trí tài liệu trong kho theo đúng quy trình nghiệp vụ về lưu trữ;

10.2. Thực hiện kế hoạch thu thập tài liệu từ các nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ, lập sổ theo dõi thống kê tài liệu lưu trữ theo quy định;

10.3. Xuất tài liệu lưu trữ trong kho bàn giao cho bộ phận phòng đọc phục vụ độc giả và kiểm tra tài liệu nhận lại từ phòng đọc chuyển vào kho lưu trữ theo đúng thủ tục quy định;

10.4. Thực hiện rà soát tài liệu, xác định lại giá trị tài liệu các phông tài liệu trong kho lưu trữ, lập danh mục tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy;

10.5. Thực hiện các công việc bồi nền, tu bổ phục chế tài liệu, lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng báo cáo Trưởng phòng và Chi cục trưởng theo định kỳ;

10.6. Tham gia các nội dung công việc chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ theo kế hoạch và thực hiện quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị được loại ra trong quá trình chỉnh lý;

10.7. Tham gia nhập cơ sở dữ liệu tài liệu trong kho lưu trữ vào máy tính theo chương trình số hóa tài liệu lưu trữ;

10.8. Thực hiện tự đánh giá, phân loại viên chức hàng tháng, năm theo quy định;

10.9. Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Lãnh đạo phòng, Lãnh đạo Chi cục phân công.

11. VIÊN CHỨC: Có trình độ tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ. Có nhiệm vụ cụ thể sau:

11.1. Quản lý kho tài liệu lưu trữ số 4, số 5 và số 6; thực hiện các chế độ vệ sinh, sắp xếp bố trí tài liệu trong kho theo đúng quy trình nghiệp vụ về lưu trữ;

11.2. Thực hiện thu thập tài liệu từ các nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ, lập sổ theo dõi thống kê tài liệu lưu trữ theo quy định;

11.3. Xuất tài liệu lưu trữ trong kho bàn giao cho bộ phận phòng đọc phục vụ độc giả và kiểm tra tài liệu nhận lại từ phòng đọc chuyển vào kho lưu trữ theo đúng thủ tục quy định;

11.4. Thực hiện rà soát tài liệu, xác định lại giá trị tài liệu các phông tài liệu trong kho lưu trữ, lập danh mục tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy;

11.5. Thực hiện các công việc bồi nền, tu bổ phục chế tài liệu, lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng báo cáo Trưởng phòng và Chi cục trưởng theo định kỳ;

11.6. Thực hiện các nội dung công tác thu thập tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu, chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ như: Phân loại tài liệu, lập hồ sơ, viết bìa và biên mục phiếu tin, lập mục lục tra cứu, viết các báo cáo thuyết minh tài liệu loại;

11.7. Tham gia xử lý tài liệu loại;

11.8. Tham gia nhập cơ sở dữ liệu tài liệu của kho lưu trữ vào máy tính theo chương trình số hóa tài liệu lưu trữ;

11.9. Thực hiện tự đánh giá, phân loại viên chức hàng tháng, năm theo quy định;

11.10. Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Lãnh đạo phòng, Lãnh đạo Chi cục phân công.

12. VIÊN CHỨC: Có trình độ tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ. Có nhiệm vụ:

12.1. Quản lý kho tài liệu phim ảnh băng đĩa từ; thực hiện các chế độ vệ sinh bảo quản an toàn đối với phim ảnh băng đĩa lưu trữ tài liệu điện tử;

12.2. Đề xuất công tác tu bổ, phục chế đối với những tài liệu phim ảnh băng đĩa từ có nguy cơ bị hư hỏng;

12.3. Làm thủ tục xuất kho bàn giao cho bộ phận phục chế và tiếp nhận nhập kho đảm bảo đúng quy định;

12.4. Thống kê, báo cáo định kỳ với Trưởng phòng, Chi cục tình hình số lượng chất lượng băng đĩa từ;

12.5. Tham gia thực hiện kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

12.6. Tham gia các nội dung công việc chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ khi được lãnh đạo phân công, như: Phân loại tài liệu, lập hồ sơ, viết bìa và biên mục phiếu tin, lập mục lục tra cứu, viết các báo cáo thuyết minh tài liệu loại;

12.7. Rà soát xác định lại giá trị tài liệu, loại ra tài liệu điện tử, phim ảnh hết giá trị để tiêu hủy theo quy định;

12.8. Tham gia xử lý tài liệu loại theo quy định;

12.9. Thực hiện tự đánh giá, phân loại viên chức hàng tháng, năm theo quy định;

12.10. Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Lãnh đạo phòng, Lãnh đạo Chi cục phân công.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày văn bản được ban hành. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư Lưu trữ bố trí công chức viên chức theo vị trí việc làm nêu trên, trình lãnh đạo sở phê duyệt.

Điều 3. Chánh Văn phòng Sở Nội vụ, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư Lưu trữ, các Phòng chuyên môn và công chức, viên chức thuộc Chi cục Văn thư Lưu trữ chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.