QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ SỬ DỤNG DỊCH VỤ SỨC KHOẺ SINH SẢN TỈNH NINH THUẬN

(Mã số: VNM7PG0005)

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH THUẬN

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 9 tháng 11 năm 2006 của Chính phủ về việc ban hành Quy chế sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA);

Căn cứ Quyết định số 3213/QĐ-UBND ngày 30 tháng 5 năm 2008 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc thành lập lại Ban quản lý Dự án nâng cao chất lượng và sử dụng dịch vụ sức khoẻ sinh sản tỉnh Ninh Thuận;

Xét đề nghị của Giám đốc Ban quản lý Dự án VNM7PG0005 tại Tờ trình số 14/TTr-BQLDA ngày 21 tháng 7 năm 2008 và của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 328/TTr-SNV ngày 12 tháng 8 năm 2008,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban quản lý Dự án Nâng cao chất lượng và sử dụng dịch vụ sức khoẻ sinh sản tỉnh Ninh Thuận.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 4732 /QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2006 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận.

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Ban quản lý Dự án VNM7PG0005, Giám đốc Sở Nội vụ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan căn cứ Quyết định thi hành./.

QUY CHẾ

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN “NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ SỬ DỤNG DỊCH VỤ SỨC KHOẺ SINH SẢN TỈNH NINH THUẬN ”

(Mã số: VNM7PG0005)

(Ban hành kèm theo Quyết định số 4848 /QĐ-UBND ngày 18 tháng 8 năm 2008 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Ban quản lý Dự án “Nâng cao chất lượng và sử dụng dịch vụ sức khoẻ sinh sản tỉnh Ninh Thuận” (gọi tắt là Ban quản lý Dự án) là cơ quan đại diện cho Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận (gọi tắt là Chủ dự án), có chức năng giúp Chủ dự án quản lý và điều hành toàn bộ các hoạt động dự án “Nâng cao chất lượng và sử dụng dịch vụ sức khoẻ sinh sản tỉnh Ninh Thuận” thuộc Chương trình quốc gia 7, hợp tác giữa Chính phủ Việt Nam với Quỹ Dân số Liên hiệp quốc (UNFPA) giai đoạn 2006 - 2010.

Điều 2. Ban quản lý Dự án chịu sự quản lý trực tiếp và toàn diện của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận.

2.1. Ban quản lý Dự án có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng để giao dịch; có văn phòng dự án đặt tại trụ sở Chi cục Dân số - Kế hoạch hoá gia đình tỉnh Ninh Thuận.

2.2. Kinh phí hoạt động của Ban quản lý Dự án từ nguồn vốn đối ứng của ngân sách tỉnh. Kinh phí hoạt động của văn phòng dự án từ nguồn vốn đối ứng của ngân sách tỉnh và vốn tài trợ của UNFPA.

Điều 3. Ban quản lý Dự án hoạt động theo Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 9 tháng 11 năm 2006 của Chính phủ về việc ban hành quy chế và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA);

Chương II

NHIỆM VỤ CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

Điều 4. Nhiệm vụ chung của Ban quản lý Dự án

4.1. Đại diện cho Ủy ban nhân dân tỉnh tham gia các quan hệ pháp luật với các cơ quan quản lý Nhà nước, tổ chức UNFPA, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, các ban, ngành, đoàn thể, các doanh nghiệp, các cá nhân và các tổ chức khác trong và ngoài nước trong phạm vi được Ủy ban nhân dân tỉnh ủy quyền và chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh và trước pháp luật về các hành vi của mình;

4.2. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc chỉ đạo, điều hành và quản lý dự án, theo dõi, giám sát việc thực hiện dự án theo kế hoạch hoạt động và ngân sách đã được phê duyệt;

4.3. Là đầu mối phối hợp với các cơ quan điều phối ODA của Chính phủ và Văn phòng UNFPA giải quyết các vấn đề phát sinh của dự án trong quá trình thực hiện. Phối hợp với Văn phòng UNFPA trong việc xây dựng các kế hoạch hằng năm, hằng quý; tổ chức triển khai việc thực hiện kế hoạch, điều hành kịp thời, sử dụng hiệu quả các nguồn lực của dự án, nhằm góp phần đạt được kết quả đầu ra của Chương trình quốc gia 7 cũng như làm cơ sở kiểm điểm việc thực hiện dự án;

4.4. Chịu trách nhiệm điều phối và giám sát các hoạt động của các cơ quan thực hiện dự án; phối hợp với các nhà tài trợ khác trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận trong khuôn khổ dự án, tránh trùng lắp, lãng phí;

4.5. Trực tiếp tổ chức thực hiện các hoạt động theo kế hoạch đã được phê duyệt, quản lý nguồn lực, thực hiện giải ngân trên cơ sở kinh phí đã được phân bổ cho dự án;

4.6. Chấp hành nghiêm chế độ báo cáo, kế toán, thống kê; các thể chế tài chính; kiểm toán theo quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam và quy định của Chương trình quốc gia 7.

Chương III

TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

Điều 5. Tổ chức của Ban quản lý Dự án bao gồm:

5.1. Ban quản lý Dự án gồm có: Giám đốc do Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh kiêm nhiệm, hai Phó Giám đốc và các thành viên theo Quyết định số 3213/QĐ-UBND ngày 30 tháng 5 năm 2008 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận và làm việc theo chế độ kiêm nhiệm.

5.2. Các cơ quan cùng tham gia: Sở Y tế, Hội liên hiệp Phụ nữ tỉnh, Tỉnh Đoàn thanh niên, Hội Nông dân, Sở Giáo dục và Đào tạo, Đài Phát thanh và Truyền hình, Báo Ninh Thuận, Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam tỉnh.

5.3. Văn phòng dự án gồm:

- 3 cán bộ chuyên trách (1 quản đốc, 1 trợ lý hành chính kiêm phiên dịch, 01 kế toán) được tuyển dụng theo quy định của Chương trình quốc gia 7;

- 2 nhân viên hợp đồng (1 văn thư kiêm thủ quỹ và thủ kho, 1 lái xe); các cán bộ kiêm nhiệm do Giám đốc Sở Y tế phân công: 3 cán bộ kiêm nhiệm, thời gian 50% (thuộc phòng Kế hoạch - Tài chính và Nghiệp vụ Y của Sở Y tế ).

Điều 6. Nhiệm vụ và quyền hạn của thành viên Ban quản lý Dự án.

6.1. Giám đốc Ban quản lý Dự án chịu trách nhiệm quản lý toàn diện mọi hoạt động của dự án. Thay mặt Ủy ban nhân dân tỉnh ký kết cùng Văn phòng UNFPA tại Việt Nam về kế hoạch hoạt động từng năm của dự án. Giám đốc Ban quản lý Dự án là chủ tài khoản dự án.

6.2. Phó Giám đốc thường trực Ban quản lý Dự án (Giám đốc Sở Y tế) được Giám đốc Ban quản lý Dự án ủy quyền thay mặt Giám đốc điều hành công việc thường xuyên của dự án và Văn phòng dự án; thay thế Giám đốc Ban quản lý Dự án khi được ủy quyền trong các lĩnh vực khác.

- Giúp Giám đốc Ban quản lý Dự án trong công tác tổ chức, chỉ đạo thực hiện và giám sát các hoạt động chuyên môn, đào tạo, tiếp nhận và sử dụng trang thiết bị có liên quan đến ngành Y tế trong khuôn khổ của dự án;

- Trực tiếp chỉ đạo, giám sát mục tiêu ngắn hạn 1, các nhóm hoạt động 1 và 2 trong Đề cương dự án;

- Là đầu mối phối hợp giữa Ban quản lý Dự án với các Sở, cơ quan, đoàn thể và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố trong khuôn khổ dự án;

- Là đầu mối phối hợp các chương trình, dự án về Dân số - Kế hoạch hoá gia đình triển khai trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận.

6.3. Phó Giám đốc Ban quản lý Dự án (Phó Giám đốc Sở Y tế phụ trách công tác dân số - kế hoạch hoá gia đình) được Giám đốc Ban quản lý Dự án giao nhiệm vụ giúp Giám đốc trong công tác tổ chức, chỉ đạo thực hiện và giám sát các hoạt động chuyên môn, đào tạo, tiếp nhận và sử dụng trang thiết bị liên quan đến ngành dân số - kế hoạch hoá gia đình trong khuôn khổ của dự án.

- Trực tiếp chỉ đạo, giám sát mục tiêu ngắn hạn 2 và 3, các nhóm hoạt động 3, 4 và 5 trong Đề cương dự án ;

6.4. Nhiệm vụ của các thành viên Ban quản lý Dự án. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của từng ngành có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

- Chỉ đạo công tác xây dựng kế hoạch thực hiện dự án của ngành (theo kế hoạch toàn bộ dự án và kế hoạch hoạt động từng năm).

- Hỗ trợ công tác phối hợp với các Sở, ngành, huyện, thành phố trong công tác kế hoạch, công tác tài chính, kiểm toán, công tác tuyên truyền vận động, truyền thông chuyển đổi hành vi trong cộng đồng.

- Giám sát các hoạt động thực hiện dự án thuộc ngành mình thực hiện và các cơ quan, đơn vị khác thuộc lĩnh vực quản lý của ngành; tham gia các chuyến giám sát, đánh giá thực địa.

Đồng thời các thành viên còn có các nhiệm vụ cụ thể sau đây:

6.4.1. Phó Giám đốc Sở Tài chính, thành viên: có nhiệm vụ chỉ đạo và giám sát các hoạt động của dự án:

- Xây dựng kế hoạch tài chính hằng năm, hằng quý.

- Các chế độ quản lý về tài chính, kế toán, thống kê, giải ngân, kiểm toán, …

- Việc đấu thầu mua sắm đồ dùng, vật tư, trang thiết bị, phương tiện làm việc.

- Là đầu mối quan hệ giữa Ban quản lý Dự án với Sở Tài chính đáp ứng nguồn vốn đối ứng trong khuôn khổ Dự án.

6.4.2. Phó Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư, thành viên: có nhiệm vụ chỉ đạo và giám sát các hoạt động của Dự án:

- Xây dựng kế hoạch hoạt động và tiến độ thực hiện kế hoạch năm, quý.

- Là đầu mối quan hệ giữa Ban quản lý Dự án với Sở Kế hoạch và Đầu tư bổ sung nguồn vốn đối ứng theo mục tiêu ngắn hạn về việc cải tạo, nâng cấp cơ sở vật chất một số Trạm Y tế vùng miền núi đặc biệt khó khăn.

6.4.3. Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành viên: có nhiệm vụ chỉ đạo và giám sát thực hiện:

- Tiến độ thực hiện kế hoạch hoạt động của Dự án theo đúng nội dung đề cương và kế hoạch hằng năm đã được ký kết giữa Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng UNFPA.

- Là đầu mối giúp Ban quản lý Dự án quan hệ với các cơ quan điều phối của Chính phủ trong khuôn khổ dự án.

6.4.4. Phó Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, thành viên: có nhiệm vụ chỉ đạo và giám sát các hoạt động của dự án:

- Công tác thông tin, truyền thông, quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng (báo, đài, loa phát thanh, truyền thanh, …) bao gồm nội dung, hình thức thực hiện.Trực tiếp tổ chức hoạt động và giám sát hoạt động truyền thông qua loa truyền thanh tại thôn, xã trong khuôn khổ dự án.

- Đề xuất với Giám đốc dự án các hình thức thông tin, truyền thông phù hợp với thực tế địa phương (tôn giáo, dân tộc, …)

6.4.5. Phó Giám đốc Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch: có nhiệm vụ chỉ đạo và giám sát các hoạt động của dự án:

- Công tác quảng cáo trực quan, panô, áp phích ngoài trời.

- Trực tiếp tổ chức các hoạt động văn hoá, văn nghệ, bao gồm sáng tác, biểu diễn văn nghệ, chiếu phim, … tại các thôn, xã trong khuôn khổ Dự án.

6.4.6. Giám đốc Trung tâm Chăm sóc sức khoẻ sinh sản, thành viên: có nhiệm vụ chỉ đạo và giám sát thực hiện dự án:

- Công tác cung cấp và sử dụng dịch vụ kỹ thuật chăm sóc sức khoẻ sinh sản và kế hoạch hoá gia đình.

- Lồng ghép và phối hợp với các chương trình, dự án triển khai tại tỉnh Ninh Thuận thuộc lĩnh vực chăm sóc sức khoẻ sinh sản.

- Tham gia cùng các Phó Giám đốc Ban quản lý Dự án chỉ đạo và giám sát các mục tiêu và các nhóm hoạt động thuộc khuôn khổ dự án.

6.4.7. Thư ký có nhiệm vụ:

- Ghi chép biên bản và soạn thảo thông báo nội dung các cuộc họp của Ban quản lý Dự án;

- Ghi chép biên bản các cuộc họp hoặc làm việc giữa Ban quản lý Dự án với các cơ quan khác.

- Phối hợp với Văn phòng dự án: tổng hợp các hoạt động của dự án, phản ảnh cho Ban quản lý Dự án tiến độ thực hiện dự án và chuẩn bị nội dung cho các kỳ họp của Ban quản lý Dự án.

Điều 7. Nhiệm vụ chủ yếu của nhân viên Văn phòng dự án.

7.1. Quản đốc Dự án làm việc chuyên trách tại Văn phòng giúp Ban quản lý Dự án thực hiện các hoạt động dự án trong suốt quá trình thực hiện dự án, trách nhiệm và nhiệm vụ cụ thể như sau:

- Giúp Giám đốc Ban quản lý Dự án trong công tác quản lý tác nghiệp dự án nhằm thực hiện có hiệu quả dự án.

- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Ban quản lý Dự án công tác quản lý tác nghiệp dự án theo đúng văn kiện dự án và các chính sách, thủ tục về quản lý, thực hiện dự án do Chính phủ và UNFPA cũng như Ủy ban nhân dân tỉnh quy định góp phần bảo đảm hoàn thành các mục tiêu, các đầu ra và các hoạt động dự án.

- Thực hiện hằng ngày công tác quản lý hành chính được phân công trong quá trình thực hiện dự án.

- Xây dựng kế hoạch hoạt động theo từng thời kỳ quy định của dự án để trình Giám đốc Ban quản lý Dự án xem xét quyết định.

- Thực hiện ủy quyền của Giám đốc Ban quản lý Dự án làm việc với UNFPA, các cơ quan điều hành quốc tế khác (nếu có) trong việc xây dựng và phối hợp kế hoạch hoạt động giữa các phần điều hành khác nhau nhằm đạt được kết quả và mục tiêu dự án.

- Xây dựng các báo cáo hoạt động dự án thường kỳ và đột xuất để trình Giám đốc Ban quản lý Dự án xem xét quyết định.

- Giúp Giám đốc Ban quản lý Dự án trong việc hỗ trợ, quản lý và giám sát các hoạt động của dự án và hoạt động của các nhân viên khác trong Văn phòng Dự án.

- Thực hiện sự ủy quyền của Giám đốc Ban quản lý Dự án liên hệ với các cơ quan quản lý ở Trung ương, Văn phòng UNFPA và các các đơn vị, tổ chức đoàn thể, các tổ chức phi chính phủ tại địa phương để thực hiện có hiệu quả dự án.

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi Giám đốc Ban quản lý Dự án yêu cầu.

7.2. Trợ lý kiêm phiên dịch làm việc chuyên trách tại Văn phòng giúp Ban quản lý Dự án thực hiện các hoạt động dự án trong suốt quá trình thực hiện dự án, nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể được quy định trong quyết định giao nhiệm vụ của Giám đốc Ban quản lý Dự án.

7.3. Kế toán dự án làm việc chuyên trách tại Văn phòng giúp Ban quản lý Dự án thực hiện đầy đủ các thủ tục tài chính của Chính phủ và UNFPA cũng như hỗ trợ các công việc hành chính khác của dự án, nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể được quy định trong quyết định giao nhiệm vụ của Giám đốc Ban quản lý Dự án

7.4. Các cán bộ kiêm nhiệm dự án do Giám đốc Sở Y tế phân công có trách nhiệm hỗ trợ thực hiện chức năng của Văn phòng dự án, nhiệm vụ cụ thể do Giám đốc Ban quản lý Dự án phân công trên cơ sở đề xuất của Quản đốc Dự án theo yêu cầu công việc thực tế.

7.5. Các nhân viên khác do Giám đốc Ban quản lý Dự án phân công cụ thể.

Chương IV

MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC

Điều 8. Với Ủy ban nhân dân tỉnh.

Ngoài quy định về định kỳ báo cáo thực hiện dự án, phải thường xuyên xin ý kiến chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh để giải quyết kịp thời những khó khăn, vướng mắc.

Điều 9. Với Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; các Sở, ban, ngành, đoàn thể trong tỉnh, Ban quản lý Dự án có nhiệm vụ:

- Thay mặt Ủy ban nhân dân tỉnh k‎‎ý kết hợp đồng trách nhiệm, cam kết thực hiện dự án;

- Phối hợp chặt chẽ với Sở Y tế, các Sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị, đoàn thể trong việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo, giám sát các hoạt động thực hiện dự án; cung cấp các thông tin, số liệu liên quan đến hoạt động của dự án, tiến độ thực hiện dự án;

- Thường xuyên có mối quan hệ chặt chẽ với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư trong nghiệp vụ quản lý, điều hành Dự án;

- Phối hợp chặt chẽ với Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố trong quản lý, điều hành và giám sát thực hiện dự án tại huyện, thành phố;

- Văn phòng dự án có mối quan hệ hợp tác mật thiết với Sở Y tế trong công tác hành chính và sử dụng nguồn vốn đối ứng.

Chương V

CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC, BÁO CÁO VÀ CÁC QUY ĐỊNH KHÁC

Điều 10. Chế độ làm việc, hội họp

10.1. Cán bộ, nhân viên Văn phòng dự án làm việc theo thời gian biểu của cơ quan hành chính Nhà nước.

Trường hợp đột xuất hoặc theo yêu cầu công việc có thể làm việc ngoài giờ hành chính.

10.2. Các thành viên Ban quản lý Dự án làm việc theo chế độ kiêm nhiệm, bảo đảm thực hiện phần việc của dự án liên quan đến ngành, lĩnh vực của mình, hằng quý có nhận xét và báo cáo kết quả tham gia trong các hoạt động dự án.

10.3. Ban quản lý Dự án định kỳ mỗi quý họp 1 lần hoặc khi có yêu cầu đột xuất (Văn phòng Dự án sẽ có giấy mời họp).

- Họp sơ kết 6 tháng đầu năm vào tháng 7.

- Họp tổng kết năm vào tháng 12 hằng năm hoặc tháng đầu của năm sau.

10.4. Phó Giám đốc thường trực cùng Phó Giám đốc Ban quản lý Dự án họp giao ban với Văn phòng Dự án, Giám đốc Trung tâm Chăm sóc sức khoẻ sinh sản và các cán bộ kiêm nhiệm của Sở Y tế, thư ký Dự án vào sáng thứ hai hàng tuần (từ 7 giờ 30 đến 8 giờ 30).

10.5. Chế độ báo cáo:

- Báo cáo thường kỳ: hằng tháng Văn phòng dự án tổng hợp báo cáo tiến độ, kết quả thực hiện kế hoạch; đề xuất những vấn đề Ban quản lý Dự án cần giải quyết để đảm bảo thực hiện kế hoạch.

- Báo cáo định kỳ: hằng quý, hằng năm Văn phòng dự án lập báo cáo tổng hợp tiến độ thực hiện, kết quả thực hiện kế hoạch, đánh giá các hoạt động gửi về Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Văn phòng UNFPA.

- Báo cáo đột xuất: khi có tình hình đột xuất hoặc vượt quá khả năng Ban quản lý Dự án có nhiệm vụ gửi báo cáo đột xuất cho Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng UNFPA.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 11. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.

- Tất cả các thành viên trong Ban quản lý Dự án, các thành viên Văn phòng dự án và các cán bộ kiêm nhiệm có trách nhiệm nghiêm chỉnh thi hành.

- Các tổ chức, cơ quan Nhà nước, đoàn thể liên quan có nhiệm vụ phối hợp thực hiện.

- Các tổ chức, cá nhân tham gia thực hiện dự án, quản lý điều hành dự án có thành tích xuất sắc sẽ được xét khen thưởng theo quy định hiện hành của Ủy ban nhân dân tỉnh; tổ chức, cá nhân vi phạm sẽ bị xử lý theo pháp luật.

- Trong quá trình thực hiện, nếu có những phát sinh hoặc bất hợp lý sẽ được bổ sung, sửa đổi cho phù hợp./.