ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 1220/TTr-STP ngày 04/8/2015,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY ĐỊNH

TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT HỒ SƠ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NGHỆ AN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4568/QĐ-UBND ngày 8 tháng 10 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Quy định này được áp dụng để xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Nghệ An theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Công chứng.

Điều 2. Nguyên tắc xét duyệt hồ sơ

1. Đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, dân chủ, khách quan và đúng quy định của pháp luật.

2. Phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020 trên địa bàn tỉnh Nghệ An theo từng giai đoạn và lộ trình quy hoạch theo Quyết định số 2104/QĐ-TTg ngày 29/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ.

3. Mỗi công chứng viên chỉ được tham gia thành lập hoặc hành nghề tại 01 Văn phòng công chứng.

Chương II

TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT

Điều 3. Cơ cấu thang điểm của các tiêu chí

Việc chấm điểm hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng dựa trên 06 tiêu chí đánh giá với tổng số 100 điểm. Số điểm tối đa của từng tiêu chí cụ thể như sau:

1. Tiêu chí về công chứng viên: 36 điểm:

a) Về số lượng công chứng viên: 14 điểm;

b) Về kinh nghiệm của công chứng viên: 16 điểm;

c) Về năng lực và trình độ chuyên môn nghiệp vụ, thành tích trong công tác của công chứng viên: 06 điểm.

2. Tiêu chí về trụ sở làm việc, cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng: 34 điểm.

3. Tiêu chí về nhân viên nghiệp vụ: 14 điểm.

4. Tiêu chí về nhân viên kế toán: 05 điểm.

5. Tiêu chí về nhân viên văn thư, lưu trữ: 05 điểm.

6. Tiêu chí về tính khả thi của Đề án thành lập Văn phòng công chứng: 06 điểm.

Điều 4. Tiêu chí về Công chứng viên: tối đa 36 điểm

1. Về số lượng công chứng viên: tối đa 14 điểm

Trong hồ sơ đăng ký thành lập Văn phòng công chứng, mỗi công chứng viên tham gia hành nghề được tính 03 điểm (riêng công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng mỗi công chứng viên được cộng 02 điểm).

2. Về kinh nghiệm của Công chứng viên: tối đa 16 điểm

a) Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng là thành viên hợp danh được tính điểm như sau:

- Có thời gian công tác tại tổ chức hành nghề công chứng từ 01 năm đến dưới 02 năm: 03 điểm;

- Có thời gian công tác tại tổ chức hành nghề công chứng từ 02 năm đến dưới 04 năm: 05 điểm;

- Có thời gian công tác tại tổ chức hành nghề công chứng từ 04 năm trở lên: 05 điểm.

b) Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng, số điểm cộng của mỗi Công chứng viên được tính bằng 1/2 số điểm của mỗi Công chứng viên là thành viên hợp danh quy định tại điểm a Khoản này.

3. Về năng lực quản lý và thành tích trong công tác của công chứng viên: tối đa 06 điểm

a) Khả năng quản lý Văn phòng công chứng:

- Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng có bằng cấp hoặc giấy tờ chứng minh đã qua lớp đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về quản lý: 01 điểm;

- Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng từng có kinh nghiệm quản lý tổ chức hành nghề công chứng từ 01 năm trở lên: 01 điểm.

b) Về trình độ chuyên ngành luật:

- Công chứng viên tốt nghiệp Đại học chính quy tại nước ngoài hoặc có Bằng Thạc sỹ: 01 điểm;

- Công chứng viên là Giáo sư, Phó Giáo sư, Tiến sỹ: 02 điểm.

c) Công chứng viên thành lập, tham gia thành lập Văn phòng công chứng trong thời gian công tác pháp luật hoặc hành nghề công chứng đã từng được tặng thưởng các danh hiệu thi đua (chiến sĩ thi đua cấp bộ, ngành, tỉnh, đoàn thể trung ương; chiến sĩ thi đua toàn quốc) hoặc hình thức khen thưởng (Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, Bằng khen cấp bộ, tỉnh, đoàn thể trung ương): 01 điểm.

Điều 5. Tiêu chí về trụ sở Văn phòng công chứng: tối đa 34 điểm

1. Về vị trí dự kiến đặt trụ sở: tối đa 09 điểm

a) Có khoảng cách từ 3km trở lên so với Văn phòng công chứng gần nhất: tối đa 06 điểm;

b) Thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn: tối đa 09 điểm.

2. Về diện tích trụ sở: tối đa 25 điểm

a) Tổng diện tích sử dụng của trụ sở:

- Diện tích từ 60 m² đến dưới 80 m²: 04 điểm;

- Diện tích từ 80 m² đến dưới 100 m²: 06 điểm;

- Diện tích từ 100 m² đến dưới 150 m²: 08 điểm;

- Diện tích từ 150 m² trở lên: 10 điểm.

b) Diện tích sử dụng đáp ứng các yêu cầu tối thiểu như sau được tính tối đa 10 điểm:

- Trưởng Văn phòng và công chứng viên: 10-12m²/người;

- Nhân viên pháp lý và các chức danh tương đương: 8-10m²/người;

- Nhân viên thực hành nghiệp vụ kỹ thuật: 6-8m²/người;

- Nhân viên làm công tác phục vụ: 5-6m²/người;

- Bố trí Phòng tiếp người yêu cầu công chứng: 5 đến 6m²;

- Bố trí diện tích giữ xe phù hợp từ 12 m² trở lên.

c) Kho lưu trữ:

- Có diện tích dưới 10 m²: 01 điểm;

- Có diện tích từ 10 m² đến dưới 15 m²: 02 điểm;

- Có diện tích từ 15 m² trở lên: 05 điểm.

Điều 6. Tiêu chí về nhân viên nghiệp vụ: tối đa 14 điểm

1. Mỗi nhân viên nghiệp vụ được tính 01 điểm.

2. Mỗi nhân viên nghiệp vụ được cộng thêm điểm nếu thuộc các trường hợp sau đây:

a) Có thời gian làm công tác pháp luật từ 01 năm đến dưới 03 năm: 01 điểm;

b) Có thời gian làm công tác pháp luật từ 03 năm trở lên: 02 điểm;

c) Đã có Chứng chỉ tốt nghiệp khóa bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng: 02 điểm.

3. Trường hợp nhân viên nghiệp vụ đã có thời gian công tác tại các tổ chức hành nghề công chứng (có xác nhận), ngoài số điểm quy định tại điểm a, b, c khoản này: 02 điểm.

Điều 7. Tiêu chí về nhân viên kế toán: tối đa 05 điểm

1. Văn phòng công chứng có nhân viên làm kế toán: 01 điểm.

2. Nhân viên kế toán có bằng cao đẳng chuyên ngành kế toán trở lên: 01 điểm.

3. Nhân viên kế toán có thời gian công tác kế toán:

a) Từ 01 năm đến dưới 03 năm: 01 điểm;

b) Từ 03 năm trở lên: 02 điểm.

Điều 8. Tiêu chí về nhân viên văn thư, lưu trữ: tối đa 05 điểm

1. Văn phòng công chứng có nhân viên làm văn thư, lưu trữ: 01 điểm.

2. Nhân viên văn thư, lưu trữ có bằng từ Trung cấp trở lên chuyên ngành văn thư, lưu trữ: 01 điểm.

3. Nhân viên văn thư, lưu trữ có thời gian công tác văn thư hoặc lưu trữ:

a) Từ 01 năm đến dưới 03 năm: 01 điểm;

b) Từ 03 năm trở lên: 02 điểm.

Điều 9. Tiêu chí về tính khả thi của Đề án thành lập Văn phòng công chứng: tối đa 06 điểm

1. Đề án xác định được thời gian, tiến độ thực hiện các dự kiến về tổ chức bộ máy, nhân sự và cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng: 02 điểm.

2. Đề án xác định được tiến độ và các biện pháp, hình thức đưa Văn phòng công chứng đi vào hoạt động: 02 điểm.

3. Đề án dự kiến được các giải pháp để giải quyết các vấn đề khác liên quan đến hoạt động của Văn phòng: 02 điểm, cụ thể:

- Thể thức thông qua các quyết định của Văn phòng công chứng, nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ: 0,5 điểm;

- Căn cứ và phương pháp xác định thù lao, tiền lương và thưởng cho Công chứng viên, người lao động trong Văn phòng công chứng: 0,5 điểm;

- Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh: 0,5 điểm;

- Các trường hợp chấm dứt hoạt động, trình tự chấm dứt hoạt động và thủ tục thanh lý tài sản của Văn phòng công chứng: 0,5 điểm.

Chương III

CÁCH THỨC XÉT DUYỆT HỒ SƠ

Điều 10. Tổ xét duyệt

1. Giao Sở Tư pháp thực hiện việc tiếp nhận các hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng của công chứng viên. Giám đốc Sở Tư pháp ban hành Quyết định thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng và Quy chế làm việc của Tổ xét duyệt.

Trong thời hạn 12 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Tổ Xét duyệt có trách nhiệm kiểm tra và chấm điểm hồ sơ, tham mưu cho Giám đốc Sở Tư pháp trình UBND tỉnh cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo trình tự của pháp luật về công chứng và pháp luật có liên quan.

Trong quá trình kiểm tra, xét duyệt và chấm điểm hồ sơ nếu xét thấy cần thiết, Tổ xét duyệt đề nghị Giám đốc Sở Tư pháp tiến hành xác minh tính xác thực của hồ sơ.

2. Nguyên tắc làm việc của Tổ xét duyệt:

Các thành viên của Tổ xét duyệt làm việc độc lập, căn cứ vào các tiêu chí quy định tại chương II của Quy định này để xét duyệt, chấm điểm các hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

Điều 11. Cách thức chấm điểm

1. Điểm của từng hồ sơ được tính bằng điểm trung bình cộng của các thành viên tham gia chấm điểm.

2. Việc xét duyệt và chấm điểm hồ sơ phải được lập thành biên bản và có chữ ký của các thành viên Tổ xét duyệt.

3. Hồ sơ được đề nghị xét chọn phải đạt từ 50 điểm trở lên và có số điểm cao nhất trong số hồ sơ xin thành lập trong 1 đơn vị quy hoạch (huyện, thị xã, thành phố). Trường hợp có nhiều hồ sơ có số điểm bằng nhau, thì hồ sơ đề nghị xét chọn sẽ theo các thứ tự ưu tiên sau đây:

a) Hồ sơ có số điểm tiêu chí Công chứng viên cao hơn;

b) Hồ sơ có số điểm tiêu chí nhân viên nghiệp vụ cao hơn;

c) Hồ sơ có số điểm tiêu chí về trụ sở cao hơn.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Khiếu nại, tố cáo

1. Người nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền khiếu nại về việc từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng khi có căn cứ cho rằng việc từ chối đó là không đúng quy định pháp luật.

2. Tổ chức, cá nhân có quyền tố cáo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về các hành vi vi phạm pháp luật và Quy định này.

3. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Điều 13. Trách nhiệm của công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ và nộp kèm theo các giấy tờ chứng minh về những nội dung trình bày trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng của công chứng viên.

Điều 14. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Tổ chức triển khai thực hiện Quy định này.

2. Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các nội dung đã cam kết trong hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng. Đề nghị UBND tỉnh thu hồi Quyết định cho phép thành lập hoặc không cấp Giấy đăng ký hoạt động trong trường hợp phát hiện Văn phòng công chứng không thực hiện đúng các nội dung đã cam kết trong hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng.

3. Trong quá trình triển khai thực hiện Quy định này, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc phát sinh theo phản ánh của các tổ chức, cá nhân kịp thời tổng hợp báo cáo UBND tỉnh để xem xét việc sửa đổi, bổ sung theo quy định của pháp luật./.