QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ PHỐI HỢP CUNG CẤP, XÂY DỰNG, QUẢN LÝ, KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU LÝ LỊCH TƯ PHÁP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH PHÚC

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Lý lịch tư pháp ngày 17/6/2009;

Căn cứ Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngay 23/11/2010 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật lý lịch tư pháp;

Sau khi thống nhất nội dung với Chánh án Tòa án nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc;

Theo đề nghị của Sở Tư pháp tại Tờ trình số 486/TTr-STP ngày 06/10/2011 Về việc đề nghị ban hành Quy chế phối hợp cung cấp, xây dựng, quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế phối hợp cung cấp, xây dựng, quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký ban hành.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, Giám đốc Công an tỉnh; Cục trưởng Cục thi hành án dân sự tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành, thị và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan căn cứ Quyết định thi hành./.

QUY CHẾ

PHỐI HỢP CUNG CẤP, XÂY DỰNG, QUẢN LÝ, KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU LÝ LỊCH TƯ PHÁP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH PHÚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 43/2011/QĐ-UBND ngày 11/11/2011 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định trách nhiệm và phạm vi phối hợp giữa Sở Tư pháp với Công an tỉnh, Tòa án nhân dân (Tòa án nhân dân tỉnh; Tòa án nhân dân các huyện, thành, thị), Cơ quan Thi hành án dân sự (Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục Thi hành án dân sự các huyện, thành, thị), UBND cấp huyện và các cơ quan, tổ chức khác có liên quan trong việc cung cấp, xây dựng, quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp (LLTP) trên địa bàn tỉnh.

2. Thông tin lý lịch tư pháp bao gồm thông tin lý lịch tư pháp về án tích và thông tin lý lịch tư pháp về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã được quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 2 Luật Lý lịch tư pháp.

Điều 2. Nguyên tắc phối hợp

1. Việc phối hợp dựa trên quy định pháp luật, bảo đảm nguyên tắc phát huy tính chủ động, trách nhiệm và hỗ trợ lẫn nhau trên cơ sở thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng cơ quan, đơn vị.

2. Trong quá trình triển khai thực hiện, tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về cung cấp thông tin liên quan đến cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, bảo đảm chính xác, kịp thời, đầy đủ, đồng bộ.

Điều 3. Nội dung phối hợp

Trao đổi, cung cấp, xây dựng, quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp về án tích và thông tin lý lịch tư pháp về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã giữa các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Chương II

TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN PHỐI HỢP CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Điều 4. Trách nhiệm chung

Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu về dân cư, hộ tịch, hộ khẩu, chứng minh nhân dân và các cơ sở dữ liệu khác có trách nhiệm phối hợp, cung cấp thông tin cần thiết theo yêu cầu của Sở Tư pháp về nhân thân của người bị kết án, người bị cấm đảm nhiệm, chức vụ, thành lập quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp của tỉnh theo quy định pháp luật.

Thông tin lý lịch tư pháp phải được cung cấp, tiếp nhận, cập nhật, xử lý đầy đủ, chính xác theo đúng trình tự, thủ tục của Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Điều 5. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Tiếp nhận đầy đủ, kịp thời thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan, tổ chức cung cấp; xây dựng, quản lý, khai thác và bảo vệ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp của tỉnh theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp, các văn bản hướng dẫn thi hành và Quy chế này.

2. Thực hiện cung cấp lý lịch tư pháp và thông tin bổ sung cho Trung tâm LLTP quốc gia và Sở Tư pháp khác theo quy định; cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1, Phiếu lý lịch tư pháp số 2 theo yêu cầu của các cá nhân, cơ quan, tổ chức đúng quy trình, thủ tục được quy định tại Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Thời hạn cấp Phiếu lý lịch tư pháp được quy định tại Điều 48 Luật Lý lịch tư pháp và Điều 25 Nghị định 111/2011/NĐ-CP: 10 ngày (tính theo ngày làm việc). Trong trường hợp do hồ sơ lý lịch tư pháp phức tạp, cần phải xác minh nhiều nơi (Bộ Công an, ở các tỉnh, thành phố khác hoặc ở nước ngoài) hoặc xác minh trường hợp đương nhiên xóa án tích thì thời hạn có thể kéo dài 20 ngày. Trường hợp khẩn cấp đối với cấp phiếu lý lịch tư pháp số 2 theo yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng thì thời hạn không quá 24 giờ, kể từ khi nhận được yêu cầu.

Nếu do trường hợp phức tạp, điều kiện khách quan khác mà việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp không đúng thời hạn theo quy định, Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo hoặc trả lời bằng văn bản cho cá nhân, cơ quan, tổ chức được biết và phải nêu rõ lý do chưa thể cấp Phiếu lý lịch tư pháp đúng thời hạn theo yêu cầu.

3. Thực hiện việc thống kê, báo cáo định kỳ 6 tháng và hàng năm về Bộ Tư pháp và Ủy ban nhân dân tỉnh tình hình quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.

Điều 6. Trách nhiệm của Công an tỉnh

1. Đối với thông tin có trước ngày 01/7/2010

Công an tỉnh có trách nhiệm tra cứu thông tin LLTP về án tích cấp phiếu lý lịch tư pháp, cung cấp thông tin để Sở Tư pháp lập cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp như quy định tại Điều 24 Nghị định 111/2010/NĐ-CP.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đề nghị cung cấp tình trạng tiền án công dân (để cấp Phiếu lý lịch tư pháp) của Sở Tư pháp, Công an tỉnh thực hiện tra cứu thông tin về tình trạng án tích của đương sự và gửi cho Sở Tư pháp kết quả tra cứu. Trường hợp phải tra cứu thông tin trong hệ thống hồ sơ, tàng thư của Bộ Công an thì thời hạn không quá 09 ngày làm việc.

2. Đối với thông tin có từ ngày 01/7/2010 trở đi (gọi chung là từ ngày 01/7/2010).

Khi Sở Tư pháp có yêu cầu tra cứu, thông tin lý lịch tư pháp. Công an tỉnh trả lời Sở Tư pháp trong thời hạn từ 1-7 ngày, đối với những yêu cầu đúng thủ tục, có thông tin rõ ràng. Chậm nhất 30 ngày đối với các yêu cầu cần phải xác minh theo quy định pháp lệnh lưu trữ quốc gia, Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước và các quy định về bí mật công tác của ngành Công an.

Điều 7. Trách nhiệm của Tòa án

1. Thực hiện cấp Quyết định xóa án tích; Giấy chứng nhận đương nhiên xóa án tích theo thẩm quyền. Bản sao bản án đối với những vụ án có hình phạt bổ sung là hình phạt cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã.

2. Cung cấp thông tin LLTP cho Sở Tư pháp theo quy định Điều 16 Luật LLTP và các văn bản hướng dẫn thi hành:

a) Đối với thông tin có trước ngày 01/7/2010

Trường hợp sau khi đã tra cứu thông tin lý lịch tư pháp về án tích tại cơ quan Công an mà vẫn chưa đủ căn cứ để kết luận hoặc nội dung về tình trạng án tích của đương sự có điểm chưa rõ ràng, đầy đủ thì Sở Tư pháp liên hệ với Tòa án đã xét xử sơ thẩm vụ án liên quan đến đương sự để tra cứu hồ sơ lưu. Tòa án đã xét xử sơ thẩm có trách nhiệm hỗ trợ Sở Tư pháp xác minh, tra cứu hồ sơ án lưu. Thời hạn tra cứu hồ sơ án lưu tại Tòa án không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được công văn yêu cầu tra cứu của Sở Tư pháp.

Trường hợp Sở Tư pháp xét thấy cần thiết và chủ động liên hệ với Tòa án đã xét xử sơ thẩm vụ án để yêu cầu cung cấp trích lục bản án làm căn cứ lập lý lịch tư pháp thì Tòa án có nhiệm vụ gửi trích lục bản án đó cho Sở Tư pháp trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được công văn yêu cầu của Sở Tư pháp.

Trường hợp cần xác định các thông tin về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã để cấp Phiếu lý lịch tư pháp, Sở Tư pháp liên hệ với Tòa án đã giải quyết yêu cầu tuyên bố phá sản để tra cứu thông tin. Thời hạn tra cứu thông tin không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được công văn yêu cầu tra cứu thông tin của Sở Tư pháp.

b) Đối với thông tin có từ ngày 01/7/2010

Tòa án nhân dân tỉnh và Tòa án nhân dân cấp huyện có trách nhiệm cung cấp thông tin lý lịch tư pháp về án tích và thông tin lý lịch tư pháp về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã cho Sở Tư pháp đầy đủ, chính xác, đúng trình tự, thủ tục theo quy định tại Điều 16 và Điều 37 Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành. Thời hạn gửi các trích lục bản án, quyết định, giấy chứng nhận là trong 10 ngày, kể từ ngày bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật hoặc kể từ ngày nhận được bản án, quyết định hoặc kể từ ngày cấp giấy chứng nhận.

c) Đối với việc bổ sung, đính chính thông tin lý lịch tư pháp

Tòa án nhân dân tỉnh và Tòa án nhân dân cấp huyện có trách nhiệm bổ sung, đính chính thông tin lý lịch tư pháp cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị bổ sung, đính chính.

Điều 8. Trách nhiệm của cơ quan Thi hành án dân sự

1. Thực hiện cung cấp đầy đủ, kịp thời các nội dung theo quy định tại Khoản 11, Điều 15, Điều 20 Luật Lý lịch tư pháp.

a) Đối với thông tin có trước ngày 01/7/2010

Người bị Tòa án kết án trước ngày 01/7/2010 nhưng quá trình thi hành bản án đó vẫn tiếp tục được thực hiện đến sau ngày này thì sau khi nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp, các cơ quan Thi hành án dân sự trong tỉnh có trách nhiệm gửi các quyết định, giấy xác nhận, văn bản thông báo có liên quan đến quá trình thi hành bản án đó cho Sở Tư pháp. Thời hạn gửi cho Sở Tư pháp trong 10 ngày, kể từ ngày ra quyết định, cấp giấy xác nhận hoặc văn bản thông báo.

b) Đối với thông tin có từ ngày 01/7/2010

Các cơ quan Thi hành án dân sự trong tỉnh có trách nhiệm cung cấp thông tin lý lịch tư pháp đối với các quyết định thi hành hình phạt phạt tiền, tịch thu tài sản, án phí và các nghĩa vụ dân sự khác (trong bản án hình sự) của người bị kết án; quyết định đình chỉ thi hành án; giấy xác nhận kết quả thi hành án; văn bản thông báo kết thúc thi hành án trong trường hợp người bị kết án đã thực hiện xong nghĩa vụ của mình cho Sở Tư pháp đầy đủ, chính xác, đúng trình tự, thủ tục theo quy định tại Điều 20 Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành để Sở Tư pháp lập cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Thời hạn gửi cho Sở Tư pháp trong 10 ngày, kể từ ngày ra quyết định, cấp giấy xác nhận hoặc kể từ ngày người bị kết án đã thực hiện xong nghĩa vụ thi hành án.

c) Đối với việc bổ sung, đính chính thông tin lý lịch tư pháp

Cục thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục thi hành án dân sự cấp huyện có trách nhiệm bổ sung, đính chính thông tin lý lịch tư pháp cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị bổ sung, đính chính.

Điều 9. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức khác

Các cơ quan, tổ chức khác có trách nhiệm cung cấp các thông tin khác có liên quan đến việc xây dựng cơ sở dữ liệu LLTP

1. Đối với thông tin có trước ngày 01/7/2010

Người bị Tòa án kết án trước ngày 01/7/2010 nhưng quá trình thi hành bản án đó vẫn tiếp tục được thực hiện sau ngày này khi nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp, các cơ quan, tổ chức khác có trách nhiệm gửi giấy chứng nhận có liên quan đến quá trình thi hành án đó cho Sở Tư pháp. Thời hạn gửi cho Sở Tư pháp trong 10 ngày, kể từ ngày cấp giấy chứng nhận.

Các quyết định, giấy xác nhận, văn bản thông báo, giấy chứng nhận có liên quan đến quá trình thi hành án được gửi về Sở Tư pháp phải là bản chính hoặc bản sao y bản chính, có đóng dấu đỏ.

2. Đối với thông tin có từ ngày 01/7/2010

Cơ quan, tổ chức khác có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đã chấp hành xong hình phạt cải tạo không giam giữ, phạt tù cho hưởng án treo và các hình phạt bổ sung có nhiệm vụ gửi giấy chứng nhận cho Sở Tư pháp đầy đủ, chính xác, đúng trình tự, thủ tục theo quy định tại Điều 21 Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành để lập cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Thời hạn gửi là trong 10 ngày, kể từ ngày cấp giấy chứng nhận.

3. Đối với việc bổ sung, đính chính thông tin lý lịch tư pháp

Cơ quan, tổ chức khác có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đã chấp hành xong hình phạt cải tạo không giam giữ, phạt tù cho hưởng án treo và các hình phạt bổ sung có trách nhiệm bổ sung, đính chính thông tin lý lịch tư pháp cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị bổ sung, đính chính.

Điều 10. Trách nhiệm cơ quan đăng ký hộ tịch cấp huyện

1. Cơ quan đăng ký hộ tịch khi ban hành quyết định cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên có trách nhiệm gửi bản chính hoặc bản sao quyết định đó cho Sở Tư pháp.

2. Thời hạn gửi quyết định trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày ban hành quyết định.

Điều 11. Trách nhiệm phối hợp trong việc thực hiện thủ tục đương nhiên được xóa án tích cho người đã bị kết án

1. Trách nhiệm xác minh việc đương nhiên được xóa án tích cho người đã bị kết án

a) Trong trường hợp người bị kết án đã có đủ thời gian để đương nhiên được xóa án tích theo quy định của Bộ luật Hình sự, nhưng chưa nhận được Giấy chứng nhận đương nhiên xóa án tích của Tòa án thì Sở Tư pháp tiến hành xác minh về việc người đó có bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử trong thời gian có án tích hay không hoặc đề nghị cơ quan Tòa án cấp Giấy chứng nhận đương nhiên xóa án tích theo thẩm quyền.

b) Việc xác minh được thực hiện như sau:

Sở Tư pháp gửi văn bản yêu cầu xác minh hoặc trực tiếp xác minh tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), cơ quan, tổ chức nơi người bị kết án cư trú, làm việc sau khi chấp hành xong bản án.

Trong quá trình xác minh tại Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức nếu thấy cần thiết, Sở Tư pháp thực hiện xác minh tại cơ quan tiến hành tố tụng có liên quan về việc người bị kết án đang bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử hay không.

2. Trách nhiệm cung cấp thông tin về người đã bị kết án đương nhiên được xóa án tích theo quy định Bộ luật Hình sự

a) Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức nơi người bị kết án cư trú, làm việc sau khi chấp hành xong bản án có trách nhiệm cung cấp thông tin xác minh theo yêu cầu của Sở Tư pháp, để Sở Tư pháp cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.

b) Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đề nghị xác minh của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức nơi người bị kết án cư trú, làm việc sau khi chấp hành xong bản án có trách nhiệm cung cấp kết quả xác minh theo quy định tại khoản 1 Điều 11 của Quy chế này cho Sở Tư pháp.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Phối hợp rà soát việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp giữa Sở Tư pháp và Tòa án nhân dân các cấp

1. Tòa án nhân dân các cấp thực hiện cung cấp thông tin LLTP, thông tin xóa án tích theo quy định Điều 16 Luật LLTP và Điều 7, Điều 12 Quy chế này.

Đối với thông tin án tích, cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp hợp tác xã từ ngày 01/7/2010 đến ngày Quyết định này có hiệu lực pháp luật mà chưa cung cấp cho Sở Tư pháp thì Tòa án nhân dân các cấp có trách nhiệm tổng hợp gửi về Sở Tư pháp trong thời hạn 20 ngày làm việc, tính từ ngày Quyết định này có hiệu lực thi hành.

2. Định kỳ hàng quý Sở Tư pháp liên hệ với Tòa án nhân dân tỉnh và Tòa án nhân dân cấp huyện: Đối chiếu các bản án, quyết định hình sự, Xóa án tích, việc cấm cá nhân đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã do Tòa án nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân cấp huyện đã tuyên và bản án đã có hiệu lực pháp luật để bảo đảm việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp được chính xác và không bị bỏ sót hoặc chậm trễ.

Điều 13. Hình thức phối hợp cung cấp thông tin lý lịch tư pháp

1. Sở Tư pháp chuyển hồ sơ xác minh cấp Phiếu Lý lịch tư pháp đến Công an tỉnh. Công an tỉnh tiến hành xác minh và gửi văn bản trả lời Sở Tư pháp.

2. Tòa án, cơ quan Thi hành án dân sự các cấp trong tỉnh và các cơ quan, tổ chức khác thì việc giao nhận hồ sơ, xác minh được thực hiện trực tiếp hoặc thông qua đường bưu điện, mạng internet, mạng máy tính.

Điều 14. Khen thưởng và xử lý vi phạm

Các đơn vị, tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc tổ chức thực hiện Quy chế này thì được xem xét, đề nghị khen thưởng; những đơn vị, tổ chức, cá nhân không thực hiện nghiêm thì tùy theo mức độ vi phạm mà có hình thức xử lý theo quy định hiện hành.

Điều 15. Tổ chức thực hiện

1. Các cơ quan, tổ chức theo trách nhiệm được phân công, tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này và các văn bản pháp luật có liên quan trong cơ quan, đơn vị mình.

2. Giao Sở Tư pháp thực hiện việc thống kê, báo cáo định kỳ 6 tháng và hàng năm về Bộ Tư pháp và Ủy ban nhân dân tỉnh tình hình quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.

3. Trong công tác phối hợp có vướng mắc giữa các cơ quan phối hợp thì Sở Tư pháp kịp thời báo cáo UBND tỉnh bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với thực tế và quy định của pháp luật hiện hành./.