ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG NAI

QUY ĐỊNH

VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND TỈNH ĐỒNG NAI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 42/2006/QĐ-UBND ngày 22/5/2006 của UBND tỉnh Đồng Nai).

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Vị trí chức năng

Văn phòng Ủy ban nhân dân (sau đây viết tắt là Văn phòng UBND) tỉnh Đồng Nai là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của UBND tỉnh Đồng Nai.

Văn phòng UBND tỉnh có chức năng tổ chức các hoạt động chung của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và tham mưu giúp UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trong công việc chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính Nhà nước ở địa phương, giúp Chủ tịch UBND tỉnh tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động của các Sở, Ban, ngành, UBND các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa để thực hiện chương trình kế hoạch công tác của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh; xây dựng, quản lý và thực hiện đúng quy chế làm việc, chương trình và kế hoạch công tác của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.

Điều 2. Địa vị pháp lý

Văn phòng UBND tỉnh chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng Chính phủ.

Văn phòng UBND tỉnh có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước tỉnh Đồng Nai.

Trụ sở Văn phòng UBND tỉnh đặt tại Trụ sở Khối Nhà nước, số 02 đường Nguyễn Văn Trị, phường Thanh Bình, thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai.

Chương II

NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN

Điều 3. Nhiệm vụ

1. Xây dựng và trình UBND tỉnh chương trình, kế hoạch công tác tuần, hàng tháng, hàng quý, sáu tháng, cả năm và quy chế làm việc của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các Sở, Ban, ngành, UBND các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh sau khi được phê duyệt theo quy định của pháp luật.

2. Phối hợp các Sở, Ban, ngành, UBND các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh trong việc lựa chọn những vấn đề về chủ trương, chính sách, pháp luật, cơ chế quản lý quan trọng để giao cho các Sở, Ban, ngành, UBND các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa, cơ quan liên quan nghiên cứu trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh; tiếp nhận, thẩm tra tính hợp hiến, hợp pháp và tính phù hợp với cơ chế, chính sách trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định đối với các nhiệm vụ thường xuyên do các Sở, Ban, ngành, UBND các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa trình thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh.

3. Giúp Chủ tịch UBND tỉnh thực hiện nhiệm vụ điều hòa, phối hợp chương trình, kế hoạch công tác của các Sở, Ban, ngành, UBND các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa trong quá trình triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh. Ban hành các văn bản thông báo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của Chủ tịch UBND tỉnh.

4. Tổ chức và phục vụ các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của UBND tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh với các Sở, Ban, ngành của tỉnh, UBND các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa, các tổ chức chính trị - xã hội và chính quyền địa phương, bao gồm: chuẩn bị nội dung, lịch trình, điều kiện vật chất và quản lý hồ sơ, ghi biên bản, soạn thảo các văn bản chỉ đạo thực hiện ý kiến kết luận của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh.

5. Tổ chức nghiên cứu, soạn thảo các đề án, dự án được Chủ tịch UBND tỉnh giao, trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định theo thẩm quyền.

6. Giúp UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh đôn đốc các Sở, Ban, ngành, UBND các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa trong việc soạn thảo, chuẩn bị các đề án, dự án được phân công và dự thảo văn bản kèm theo. Chịu trách nhiệm thẩm tra về quy trình, hồ sơ thủ tục hành chính; tính hợp hiến, hợp pháp, sự phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước và sự phù hợp với chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh, phân tích, tổng hợp, có ý kiến đánh giá độc lập về nội dung của đề án, dự án và chỉnh lý lần cuối các dự thảo văn bản kèm theo đề án, dự án trước khi trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định.

Lập chương trình xây dựng Quyết định, Chỉ thị của UBND tỉnh để trình UBND tỉnh quyết định tại phiên họp tháng 01 hàng năm.

7. Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh do các Sở, Ban, ngành, UBND các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.

8. Tổ chức triển khai thực hiện các quyết định, chỉ thị của UBND tỉnh; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên. Giúp UBND tỉnh phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các Sở, Ban, ngành, UBND các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa.

9. Theo ủy quyền của Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh chủ trì các cuộc họp làm việc với lãnh đạo các Sở, Ban, ngành, cơ quan thuộc tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa và các cơ quan, tổ chức liên quan khác để thống nhất ý kiến về việc giải quyết các vấn đề liên ngành và các vấn đề mà các cơ quan chức năng còn có ý kiến khác nhau, trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định.

10. Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan chuyên môn trình UBND tỉnh ban hành tiêu chuẩn chức danh Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng các Sở; Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng HĐND&UBND các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa.

11. Phối hợp cơ quan chức năng trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền các quy định về thủ tục hành chính trong xử lý công việc và về quản lý công văn giấy tờ trong các cơ quan hành chính Nhà nước.

Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn phòng đối với các Văn phòng Sở, Ban, ngành, cơ quan thuộc tỉnh, Văn phòng UBND các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa.

12. Tổ chức việc cung cấp thông tin điều hành để phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh theo quy định của pháp luật; quản lý và duy trì hoạt động liên tục mạng tin học của Văn phòng trong chương trình tin học hóa chung của Chính phủ và của tỉnh.

Định kỳ thông tin cho Thủ trưởng các cơ quan thuộc tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa và các cơ quan Đảng, Nhà nước tình hình chung về kinh tế - xã hội của tỉnh; hoạt động quản lý Nhà nước của UBND tỉnh và hoạt động chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh; thông tin cho báo chí về những hoạt động chủ yếu và những quyết định quan trọng của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, những sự kiện kinh tế, chính trị - xã hội nổi bật, những sự việc mà dư luận quan tâm ở địa phương.

13. Giúp UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh thực hiện các quy chế phối hợp công tác với Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy, Thường trực HĐND tỉnh, Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh Đồng Nai, UBMTTQ tỉnh Đồng Nai, các đoàn thể nhân dân cấp tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân và các cơ quan, tổ chức của Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.

14. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng UBND tỉnh.

15. Thực hiện việc công bố các văn bản quy phạm pháp luật trên Công báo tỉnh, trực tiếp quản lý việc xuất bản và phát hành Công báo tỉnh theo quy định của pháp luật; quản lý trang thông tin UBND tỉnh phát trên mạng Internet.

16. Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh. Quản lý bộ máy tổ chức, biên chế cán bộ, công chức và tài sản, trang thiết bị kỹ thuật, các dự án, công tác nghiên cứu khoa học được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý theo quy định của UBND tỉnh.

17. Trình UBND tỉnh quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND tỉnh.

18. Trình UBND tỉnh chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND tỉnh.

19. Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND tỉnh theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND tỉnh.

20. Chủ trì, phối hợp các đơn vị trong Trụ sở Khối Nhà nước thực hiện công tác quản lý để hoạt động của trụ sở đạt tiêu chuẩn là cơ quan văn minh, sạch đẹp, an toàn.

21. Thực hiện việc quản lý các lĩnh vực công tác và những nhiệm vụ khác do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao.

Điều 4. Quyền hạn

1. Văn phòng UBND tỉnh được cử công chức tham dự các cuộc họp bàn về công tác, hội nghị sơ kết, tổng kết công tác của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh.

2. Được đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương cung cấp thông tin, tư liệu, số liệu cần thiết theo yêu cầu của UBND tỉnh, của Chủ tịch UBND tỉnh.

3. Được tham gia ý kiến với các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh trong việc chuẩn bị xây dựng đề án, dự án kinh tế - xã hội phù hợp với chương trình hoạt động của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.

Chương III

CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY

Điều 4. Cơ cấu tổ chức

1. Lãnh đạo Văn phòng

- Văn phòng UBND tỉnh có Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng.

- Chánh - Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh do Chủ tịch UBND tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật.

- Chánh Văn phòng UBND tỉnh là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng; đồng thời là chủ tài khoản cơ quan Văn phòng UBND tỉnh.

- Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh được Chánh Văn phòng phân công theo từng khối công việc và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách.

2. Các khối

a. Khối chuyên viên nghiên cứu

- Phòng Văn hóa - Xã hội;

- Phòng Nội chính - Tiếp dân;

- Phòng Tổng hợp;

- Phòng Công - Nông nghiệp;

- Phòng Kinh tế.

Khối chuyên viên nghiên cứu làm việc trực tiếp với Chánh - Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh và Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh khi có yêu cầu.

b. Khối Hành chính

- Phòng Hành chính - Tổ chức;

- Phòng Quản trị - Tài vụ.

c. Đơn vị sự nghiệp

- Trung tâm Tin học;

- Trung tâm Lưu trữ;

- Trung tâm Công báo.

Mỗi phòng có 1 Trưởng phòng và từ 1 - 2 Phó Trưởng phòng. Mỗi Trung tâm có 1 Giám đốc và từ 1 - 2 Phó Giám đốc. Nhiệm vụ quyền hạn cụ thể và biên chế từng phòng, Trung tâm do Chánh Văn phòng UBND tỉnh quy định.

Biên chế của Văn phòng UBND tỉnh do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định trong tổng số biên chế hành chính của tỉnh.

Chương IV

MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC VÀ LỀ LỐI LÀM VIỆC

Điều 5. Về mối quan hệ công tác

Văn phòng UBND tỉnh chủ động quan hệ phối hợp với các Văn phòng Chính phủ, Tỉnh ủy, HĐND tỉnh, Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh Đồng Nai, Liên đoàn Lao động tỉnh, UBMTTQ Việt Nam tỉnh Đồng Nai, các Ban Đảng, tỉnh bạn, các Sở ngành và địa phương trong việc xây dựng chương trình, nội dung làm việc của UBND tỉnh với Chính phủ, Thường trực Tỉnh ủy, Thường trực HĐND, Liên đoàn Lao động tỉnh và UBMTTQ Việt Nam tỉnh Đồng Nai, lãnh đạo các Sở, ngành, địa phương, tỉnh bạn nhằm phối hợp công tác, bàn, xử lý những vấn đề quan trọng của tỉnh và giải quyết các công việc theo thẩm quyền, trách nhiệm của từng cơ quan.

Điều 6. -Văn phòng UBND tỉnh quan hệ với các cơ quan, đơn vị trong tỉnh, HĐND và UBND các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa để phối hợp công tác, tổ chức các cuộc họp với các bộ phận Văn phòng của cơ quan HĐND và UBND các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa trao đổi kinh nghiệm về chuyên môn, nghiệp vụ.

- Văn phòng UBND tỉnh quan hệ với các Sở, Ban, ngành (đoàn thể), UBND các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa, các đơn vị sự nghiệp, các đơn vị sản xuất kinh doanh để nắm tình hình, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chủ trương, nhiệm vụ, các nghị quyết, quyết định của UBND tỉnh, ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh. Đồng thời cung cấp cho các cơ quan nói trên các văn bản của Trung ương, của tỉnh theo sự chỉ đạo của UBND tỉnh.

Điều 7. Quan hệ với Văn phòng Chính phủ

- Văn phòng UBND tỉnh thực hiện sự hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn phòng của Văn phòng Chính phủ và phối hợp với Văn phòng Chính phủ trong công tác thông tin, chế độ báo cáo công tác của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh lên Chính phủ đúng thời gian quy định.

- Thu thập, đánh giá công tác để góp ý kiến với Văn phòng Chính phủ trên các mặt công tác có liên quan đến Văn phòng, cải tiến tổ chức và quy trình làm việc của công tác Văn phòng.

Điều 8. Lề lối làm việc của Văn phòng UBND tỉnh

1. Hàng tuần vào sáng ngày thứ hai giao ban chung trong Văn phòng UBND tỉnh do Chánh Văn phòng chủ trì để triển khai công việc đầu tuần. Ngày thứ năm hàng tuần, các Phó Chánh Văn phòng phụ trách theo các lĩnh vực tổ chức họp các chuyên viên thuộc phòng để kiểm điểm công tác tuần qua, đề xuất với Chánh Văn phòng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh các công việc còn tồn tại, việc tuần tới cần giải quyết, đồng thời trao đổi những thông tin có liên quan đến trách nhiệm phối hợp của từng bộ phận, từng cán bộ gửi cho Chánh Văn phòng trong buổi chiều thứ sáu để phục vụ giao ban sáng thứ hai.

2. Hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm các cán bộ, công chức của Văn phòng phụ trách từng công việc theo lĩnh vực được phân công báo cáo kết quả công tác của mình cho lãnh đạo phụ trách phòng và người phụ trách bộ phận tổng hợp chung của Văn phòng để tổng hợp báo cáo với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh.

3. Tất cả bản thảo, dự thảo các văn bản do công chức Văn phòng, các Sở, Ban, ngành, các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa soạn thảo đều phải thông qua Chánh - Phó Chánh Văn phòng phụ trách theo phạm vi được phân công. Khi có chữ ký tắt của Chánh - Phó Chánh Văn phòng mới được trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký, phát hành và triển khai thực hiện.

4. Các chuyên viên Văn phòng được phân công theo dõi lĩnh vực nào thì làm việc với Chánh - Phó Chánh Văn phòng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực đó. Các chuyên viên phải trình và xin ý kiến xử lý của Chánh - Phó Chánh Văn phòng. Nếu Chánh - Phó Chánh Văn phòng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực đó vắng mà công việc cần phải xử lý gấp cho kịp thời gian thì trình Chánh - Phó Chánh Văn phòng, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch khác giải quyết nhưng phải báo cáo lại kết quả giải quyết cho Chánh - Phó Chánh Văn phòng, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực đó biết.

Tất cả những chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh cho chuyên viên, khi thực hiện chuyên viên đều phải báo cáo lại Chánh - Phó Chánh Văn phòng phụ trách phòng để nắm.

5. Chuyên viên phải trình bày nội dung, ý kiến đề xuất của mình bằng phiếu nghiên cứu đề xuất, báo cáo lãnh đạo Văn phòng xem xét để trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh xử lý, sau đó có trách nhiệm cụ thể hóa ý kiến chỉ đạo thành các loại văn bản thích hợp báo cáo Chánh - Phó Chánh Văn phòng phụ trách thông qua mới được trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký để phát hành.

6. Chuyên viên theo dõi một hay nhiều lĩnh vực khi gặp vấn đề có liên quan đến lĩnh vực khác thì phải chủ động có sự phối hợp, trao đổi thống nhất giữa các chuyên viên với nhau trước khi trình Chánh - Phó Chánh Văn phòng, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh quyết định. Nếu các ý kiến chưa thống nhất thì phải trình tất cả các ý kiến đó.

7. Chuyên viên Văn phòng phối hợp với các Sở, Ban, ngành, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa thống nhất dự thảo các chương trình, đề án, quyết định đảm bảo đúng quy chế làm việc của UBND tỉnh trước khi trình Chánh - Phó Chánh Văn phòng trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh.

8. Chuyên viên được phân công theo dõi các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa phải có kế hoạch đi cơ sở để nắm bắt tình hình, chủ động trong việc chuẩn bị nội dung và tham gia phục vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh đi công tác tại địa phương do mình phụ trách.

9. Chuyên viên phải xác lập hồ sơ lưu trữ theo từng lĩnh vực của mình phụ trách, sau 1 năm phải chuyển hồ sơ đến Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

10. Tất cả các cuộc họp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh thuộc lĩnh vực nào, chuyên viên được phân công theo dõi phải chuẩn bị nội dung, dự thảo trình ký phát hành giấy mời họp và làm thư ký cuộc họp. Sau cuộc họp dự thảo văn bản kết luận theo chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh chủ trì cuộc họp (chậm nhất là 4 ngày kể từ ngày họp phải có văn bản kết luận được phát hành).

- Riêng các phiên họp giữa Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh với các thành viên UBND tỉnh do Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh làm thư ký.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 9. Chánh Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm phối hợp với Giám đốc Sở Nội vụ tổ chức triển khai thực hiện Quy định này.

Việc sửa đổi, bổ sung Quy định này do UBND tỉnh xem xét, quyết định theo đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp và Giám đốc Sở Nội vụ.