QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU VỀ VI BẰNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NAM

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2019;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 08/2020/NĐ-CP ngày 08/01/2020 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại;

Căn cứ Thông tư 05/2020/TT-BTP ngày 28/8/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 08/2020/NĐ-CP ngày 08/01/2020 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 12/TTr-STP ngày 09/02/2022.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu về vi bằng trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, các Văn phòng Thừa phát lại trên địa bàn tỉnh, các tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU VỀ VI BẰNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số      /QĐ-UBND ngày      /02/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu về vi bằng trên địa bàn tỉnh Quảng Nam; quyền, nghĩa vụ của các tổ chức, cá nhân có liên quan.

2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng đối với Sở Tư pháp, các Văn phòng Thừa phát lại trên địa bàn tỉnh Quảng Nam và các tổ chức, cá nhân có liên quan khác.

Điều 2. Thông tin chung về Cơ sở dữ liệu về vi bằng

1. Phần mềm Cơ sở dữ liệu về vi bằng tỉnh Quảng Nam được xây dựng và triển khai có chức năng hỗ trợ các Văn phòng Thừa phát lại trên địa bàn tỉnh trong việc cập nhật vi bằng vào Cơ sở dữ liệu theo quy định tại Khoản 1, Điều 30, Thông tư số 05/2020/TT-BTP ngày 28/8/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 08/2020//NĐ-CP ngày 08/01/2020 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại.

2. Địa chỉ truy cập Phần mềm: https://vibang.sotuphapqnam.gov.vn.

3. Phần mềm được triển khai trên mạng Internet, sử dụng máy tính có kết nối mạng, truy cập bằng các trình duyệt Internet thông dụng và đăng nhập bằng tài khoản hợp lệ để sử dụng.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Cơ sở dữ liệu về vi bằng là hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử bao gồm các thông tin ghi nhận sự kiện, hành vi do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, lập theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

2. Người quản trị hệ thống Cơ sở dữ liệu về vi bằng là công chức Phòng chuyên môn thuộc Sở Tư pháp được Giám đốc Sở Tư pháp giao thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về thừa phát lại để thực hiện việc quản trị, vận hành phần mềm Cơ sở dữ liệu về vi bằng.

3. Tài khoản là những thông tin nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào Cơ sở dữ liệu về vi bằng gồm tên người dùng và mật khẩu.

Điều 4. Nguyên tắc quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu về vi bằng

1. Cơ sở dữ liệu về vi bằng phải bảo đảm an toàn, bảo mật, thuận tiện trong quá trình quản lý, sử dụng và có khả năng kết nối với các Văn phòng Thừa phát lại trên địa bàn tỉnh.

2. Bảo đảm quyền của các tổ chức, cá nhân được tiếp cận, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu về vi bằng phù hợp với quy định của pháp luật.

3. Việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu về vi bằng phải bảo đảm đầy đủ, chính xác và kịp thời.

Điều 5. Cấp tài khoản người dùng

1. Mỗi Văn phòng Thừa phát lại trên địa bàn tỉnh sử dụng phần mềm Cơ sở dữ liệu về vi bằng được cấp 01 tài khoản riêng để truy cập, sử dụng Cơ sở dữ liệu về vi bằng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của tổ chức mình theo quy định của pháp luật.

2. Phòng chuyên môn thuộc Sở Tư pháp được cấp tài khoản để duyệt nội dung vi bằng do các Văn phòng Thừa phát lại cập nhật trên Cơ sở dữ liệu về vi bằng theo quy định tại Khoản 4, Điều 39, Nghị định số 08/2020/NĐ-CP ngày 08/01/2020 của Chính phủ để theo dõi, quản lý việc lập vi bằng.

3. Tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu về vi bằng đã được cấp sẽ bị khóa trong các trường hợp Văn phòng Thừa phát lại bị giải thể, tạm ngừng hoạt động, chấm dứt hoạt động, hợp nhất, sáp nhập và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

4. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu về vi bằng có trách nhiệm bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về quản lý, sử dụng đối với tài khoản được cấp theo quy định của pháp luật.

5. Sở Tư pháp có trách nhiệm quản lý, cấp hoặc khóa tài khoản của các Văn phòng Thừa phát lại trong Cơ sở dữ liệu về vi bằng theo quy định của Quy chế này.

Điều 6. Những hành vi bị nghiêm cấm

1. Cấp tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu về vi bằng cho tổ chức, cá nhân không thuộc đối tượng được cấp tài khoản sử dụng Cơ sở dữ liệu về vi bằng theo quy định.

2. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu về vi bằng bằng tài khoản của người khác hoặc cho người khác sử dụng tài khoản của mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu khi chưa được sự đồng ý của người có thẩm quyền; tiết lộ tài khoản sử dụng Cơ sở dữ liệu của đơn vị, Văn phòng Thừa phát lại cho người không có thẩm quyền.

3. Không cập nhật hoặc cập nhật thông tin về vi bằng không kịp thời, đầy đủ, chính xác hoặc có hành vi ngăn cản việc cập nhật thông tin về vi bằng vào Cơ sở dữ liệu.

4. Sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin của cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác trong quá trình lập vi bằng hoặc trong quá trình quản lý, cập nhật và sử dụng Cơ sở dữ liệu về vi bằng.

5. Những hành vi vi phạm pháp luật khác theo quy định của pháp luật.

Chương II

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU VỀ VI BẰNG

Điều 7. Cơ sở dữ liệu về vi bằng

Cơ sở dữ liệu về vi bằng tỉnh Quảng Nam phải có các thông tin theo quy định tại Khoản 1, Điều 31, Thông tư số 05/2020/TT-BTP ngày 28/8/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp. Cụ thể:

1. Tên Văn phòng Thừa phát lại; họ, tên Thừa phát lại lập vi bằng;

2. Họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng; họ, tên người tham gia khác (nếu có);

3. Địa điểm, thời gian lập vi bằng; nội dung chính của sự kiện, hành vi được ghi nhận;

4. Thời gian cập nhật, duyệt nội dung cập nhật vi bằng, tài liệu chứng minh (nếu có) trên Cơ sở dữ liệu;

5. Bản sao điện tử vi bằng, tài liệu chứng minh (nếu có);

6. Thông tin về việc vi bằng, tài liệu chứng minh vi phạm theo quy định của Nghị định số 08/2020/NĐ-CP ngày 08/01/2020 của Chính phủ và biện pháp xử lý, khắc phục (nếu có).

Điều 8. Quy trình cập nhật vào Cơ sở dữ liệu về vi bằng

1. Cập nhật vi bằng

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc lập vi bằng, Văn phòng Thừa phát lại cập nhật vi bằng, tài liệu chứng minh (nếu có) vào Cơ sở dữ liệu về vi bằng theo quy định của pháp luật.

2. Duyệt nội dung cập nhật trên Cơ sở dữ liệu

Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày Văn phòng Thừa phát lại cập nhật vi bằng vào Cơ sở dữ liệu, công chức Phòng chuyên môn thuộc Sở Tư pháp duyệt nội dung cập nhật trên Cơ sở dữ liệu về vi bằng tỉnh Quảng Nam.

3. Sửa lỗi kỹ thuật vi bằng: thực hiện theo quy định tại Điều 41, Nghị định số 08/2020/NĐ-CP ngày 08/01/2020 của Chính phủ.

Việc sửa lỗi kỹ thuật vi bằng trên Cơ sở dữ liệu về vi bằng được thực hiện bằng cách Văn phòng Thừa phát lại đã lập vi bằng đó bổ sung thông tin cần chỉnh sửa vào vi bằng đã được lập và cập nhật trên Cơ sở dữ liệu để Sở Tư pháp theo dõi, quản lý vi bằng trên Cơ sở dữ liệu về vi bằng tỉnh Quảng Nam theo quy định của pháp luật.

Điều 9. Nhập thông tin nội dung chính của sự kiện, hành vi được ghi nhận vào Cơ sở dữ liệu về vi bằng

1. Văn phòng Thừa phát lại phải cập nhật thông tin, nội dung chính, hành vi được ghi nhận lên Cơ sở dữ liệu về vi bằng. Trường hợp cập nhật thông tin không chính xác, không đầy đủ, không kịp thời dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì Văn phòng Thừa phát lại phải liên đới chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật.

2. Các trường thông tin cơ bản khi lập mới vi bằng có gắn dấu * trong Cơ sở dữ liệu bắt buộc cập nhật.

3. Các Văn phòng Thừa phát lại chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin trong vi bằng do mình cập nhật trên Cơ sở dữ liệu. Trường hợp có sai sót trong quá trình cập nhật, người nhập vi bằng phải kịp thời bổ sung nội dung sửa chữa sai sót đó tại vi bằng đã cập nhật trên Cơ sở dữ liệu.

4. Số lượng vi bằng đã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu là cơ sở để Sở Tư pháp theo dõi, quản lý, thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ 6 tháng, hằng năm theo quy định.

Điều 10. Lưu trữ thông tin vi bằng trên Cơ sở dữ liệu

1. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu vi bằng được lưu trữ ở dạng văn bản, hồ sơ giấy và số hóa.

2. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu về vi bằng được lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống, đảm bảo khoa học, dễ tìm, dễ bảo quản và phải được bảo vệ an toàn tại Sở Tư pháp, các Văn phòng Thừa phát lại theo quy định của pháp luật.

3. Vi bằng được lưu trữ tại các Văn phòng Thừa phát lại và Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật về lưu trữ như đối với văn bản công chứng.

4. Việc sao lưu Cơ sở dữ liệu về vi bằng phải được thực hiện thường xuyên, định kỳ, theo đúng hướng dẫn của đơn vị cung cấp Phần mềm và theo quy định của Quy chế này.

Điều 11. Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin đối với Cơ sở dữ liệu về vi bằng

1. Cơ sở dữ liệu về vi bằng được quản lý vận hành đảm bảo an toàn thông tin theo quy định của Luật An toàn thông tin mạng và Nghị định số 85/2016/NĐ- CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ.

2. Sở Tư pháp có trách nhiệm phối hợp với đơn vị vận hành hệ thống Cơ sở dữ liệu về vi bằng thực hiện kiểm tra, đánh giá an toàn thông tin, bố trí các điều kiện để đảm bảo an toàn thông tin cho hệ thống Cơ sở dữ liệu về vi bằng.

Điều 12. Chi phí quản lý, vận hành và sử dụng Cơ sở dữ liệu về vi bằng

Các Văn phòng Thừa phát lại phải thanh toán chi phí quản lý Cơ sở dữ liệu về vi bằng (nếu có) theo quy định của pháp luật.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai, thực hiện việc quản lý Cơ sở dữ liệu về vi bằng theo quy định của pháp luật và Quy chế này.

2. Chủ trì, phối hợp với các tổ chức, cá nhân có liên quan để vận hành, sử dụng, khai thác hiệu quả Cơ sở dữ liệu về vi bằng; phối hợp với đơn vị cung cấp Phần mềm thực hiện lưu trữ thông tin dữ liệu về vi bằng, sao lưu dữ liệu định kỳ theo đúng quy định.

3. Chỉ đạo bộ phận chuyên môn thực hiện việc duyệt nội dung vi bằng do các Văn phòng Thừa phát lại cập nhật trên Cơ sở dữ liệu theo quy định tại Khoản 1, Điều 30, Thông tư số 05/2020/TT-BTP ngày 28/8/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp; cung cấp thông tin trên Cơ sở dữ liệu về vi bằng phục vụ cho công tác giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc lập vi bằng và nhu cầu cung cấp thông tin khác phù hợp với quy định của pháp luật.

4. Quản lý và vận hành Cơ sở dữ liệu về vi bằng tỉnh Quảng Nam đảm bảo thông suốt, hiệu quả.

5. Đôn đốc, theo dõi tình hình thực hiện Quy chế này; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết.

Điều 14. Trách nhiệm của đơn vị cung cấp Phần mềm

1. Quản lý hạ tầng máy chủ, duy trì, chủ động sao lưu dữ liệu định kỳ, an toàn, an ninh thông tin, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, liên tục phục vụ cho hoạt động khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu về vi bằng.

2. Phối hợp với Sở Tư pháp, các đơn vị và cá nhân có liên quan khai thác, sử dụng, quản lý, xử lý tốt cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý vi bằng.

Điều 15. Trách nhiệm của các Văn phòng Thừa phát lại

1. Các Văn phòng Thừa phát lại trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm tham gia vào Cơ sở dữ liệu về vi bằng; cập nhật đầy đủ các thông tin về vi bằng do Thừa phát lại của tổ chức mình lập; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, chính xác, trung thực, đầy đủ những thông tin về vi bằng và các tài liệu chứng minh (nếu có) đã cập nhật trên Cơ sở dữ liệu.

2. Trưởng Văn phòng Thừa phát lại có trách nhiệm:

a) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu về vi bằng đảm bảo an toàn, theo đúng quy định.

b) Tổ chức quản lý, phân công Thừa phát lại hoặc nhân viên thực hiện việc cập nhập thông tin về vi bằng trên Cơ sở dữ liệu; lưu trữ dữ liệu về vi bằng, sao lưu dữ liệu định kỳ theo quy định.

c) Tổ chức quản lý việc khai thác, sử dụng các tính năng của Phần mềm được phân quyền phục vụ cho việc quản lý hoạt động lập vi bằng tại tổ chức mình.

d) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc cập nhập, chỉnh sửa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu về vi bằng của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của thông tin cập nhật vào Cơ sở dữ liệu về vi bằng.

đ) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi thay đổi người cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu về vi bằng của tổ chức mình.

e) Cử Thừa phát lại, nhân viên của tổ chức mình tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp tổ chức.

g) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu về vi bằng.

3. Thừa phát lại, nhân viên Văn phòng Thừa phát lại được phân công cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu về vi bằng có trách nhiệm:

a) Cập nhật thông tin, sửa chữa thông tin đã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu về vi bằng; chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của thông tin đã cập nhật.

b) Tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu về vi bằng khi được phân công;

c) Thực hiện các biện pháp quản lý, kỹ thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và bảo đảm an toàn, bí mật thông tin.

Điều 16. Xử lý vi phạm

Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 17. Điều khoản thi hành

Giao Sở Tư pháp theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn và chủ trì tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu phát sinh vướng mắc, đề nghị các tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Sở Tư pháp để tổng hợp, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp./.