Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp;

Ủy ban nhân dân ban hành Quyết định ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG, CHIA SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH LONG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 37/2026/QĐ-UBND ngày 29 tháng 4 năm 2026 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.

2. Đối tượng áp dụng

a) Các cơ quan: Sở Tư pháp; Sở Khoa học và Công nghệ; Sở Tài chính; Sở Nông nghiệp và Môi trường; Sở Xây dựng; Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Công an tỉnh; Tòa án nhân dân tỉnh; Viện kiểm sát nhân dân tỉnh; Thi hành án dân sự tỉnh; Thuế tỉnh Vĩnh Long;

b) Hội Công chứng viên tỉnh, các Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh;

c) Ủy ban nhân dân các xã, phường (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã);

d) Đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực của tỉnh;

đ) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc quản lý, khai thác, sử dụng và chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực (sau đây gọi là Cơ sở dữ liệu) là tập hợp các thông tin hoặc dữ liệu có cấu trúc, được tổ chức lưu trữ và quản lý dưới dạng điện tử trên hệ thống máy tính, gồm các thông tin, dữ liệu có liên quan trong hoạt động công chứng, chứng thực, cụ thể: thông tin về nguồn gốc tài sản; tình trạng giao dịch của tài sản; các thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro trong hoạt động công chứng, chứng thực; thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng thực; văn bản công chứng, chứng thực và tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng, chứng thực theo quy định pháp luật về công chứng, chứng thực; truy cập thông qua địa chỉ: https://congchungchungthuc.vinhlong.gov.vn

2. Thông tin về biện pháp ngăn chặn là thông tin bằng văn bản hoặc bằng dữ liệu điện tử do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật ban hành yêu cầu không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng, chứng thực giao dịch đối với tài sản của cá nhân, tổ chức hoặc đối với cá nhân, tổ chức trong việc tham gia giao dịch.

3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin bằng văn bản hoặc bằng dữ liệu điện tử do chính cơ quan, tổ chức đã có yêu cầu ngăn chặn trước đây phát hành văn bản hủy bỏ việc ngăn chặn đó hoặc của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền yêu cầu trong trường hợp pháp luật có quy định.

4. Thông tin cảnh báo rủi ro là thông tin thu thập từ hoạt động công chứng, chứng thực hoặc thu thập từ nguồn hợp pháp khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu, khi thực hiện công chứng, chứng thực có thể dẫn đến nguy cơ mất an toàn cho giao dịch được công chứng, chứng thực; có ý nghĩa cảnh báo cho công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực giao dịch xem xét, xác minh trước khi giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực.

5. Thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng thực là thông tin cơ bản của giao dịch đã được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực, được thể hiện bằng văn bản hoặc bằng dữ liệu điện tử theo quy định của pháp luật và được các Tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

6. Giấy chứng nhận đối với tài sản là bất động sản bao gồm các loại giấy tờ sau: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.

7. Quản lý Cơ sở dữ liệu là việc cơ quan nhà nước được giao nhiệm vụ quản lý các cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản cập nhật, khai thác, sử dụng các thông tin trong Cơ sở dữ liệu để thực hiện nhiệm vụ công chứng, chứng thực hoặc phục vụ cho công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định và quản lý đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu trong quá trình vận hành Cơ sở dữ liệu.

8. Khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu là việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan được cấp tài khoản để khai thác, sử dụng các thông tin trong Cơ sở dữ liệu để phục vụ cho công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định.

9. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ Cơ sở dữ liệu được cấp để truy cập vào Cơ sở dữ liệu, gồm tên đăng nhập và mật khẩu.

10. Người quản trị là người được giao nhiệm vụ quản lý Cơ sở dữ liệu.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ Cơ sở dữ liệu

1. Việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ Cơ sở dữ liệu phù hợp phạm vi, trách nhiệm của từng cơ quan, tổ chức quy định tại Quy chế này và văn bản pháp luật có liên quan.

2. Tuân thủ các quy định của pháp luật về an toàn thông tin, an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu cá nhân.

3. Bảo đảm quyền của các tổ chức, cá nhân có liên quan được tiếp cận, khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

4. Việc cập nhật, tra cứu, khai thác thông tin được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã thiết kế sẵn trong Cơ sở dữ liệu.

5. Các hoạt động quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này là hoạt động hỗ trợ liên quan đến nghiệp vụ công chứng, chứng thực; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người yêu cầu công chứng, chứng thực.

6. Việc sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu không loại trừ trách nhiệm theo quy định của pháp luật đối với công chứng viên, người thực hiện chứng thực và tổ chức, cá nhân yêu cầu công chứng, chứng thực.

Điều 4. Các hành vi nghiêm cấm

1. Tiết lộ thông tin, để người khác sử dụng tài khoản của mình truy cập vào Cơ sở dữ liệu hoặc sử dụng tài khoản của người khác để truy cập vào Cơ sở dữ liệu.

2. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu trái quy định, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu, thay đổi quy trình quản lý, khai thác, sử dụng và chia sẻ hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hay thông tin có trong Cơ sở dữ liệu.

3. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu để thực hiện các công việc không được giao; sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực của cơ quan, tổ chức mình hoặc hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.

4. Những hành vi vi phạm khác theo quy định của pháp luật.

Điều 5. Sao lưu

Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ và các cơ quan, tổ chức có liên quan thực hiện sao lưu dữ liệu, mã nguồn hệ thống, máy chủ, định kỳ 01 tháng/lần đối với Cơ sở dữ liệu đang cài đặt vận hành tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu của tỉnh theo quy định của pháp luật hiện hành.

Chương II

QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU

Điều 6. Cấp, cấp lại, khóa tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu

1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu, gồm:

a) Sở Tư pháp;

b) Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Thuế tỉnh Vĩnh Long, Thi hành án dân sự tỉnh, Công an tỉnh, Sở Nông nghiệp và Môi trường, Sở Xây dựng, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;

c) Ủy ban nhân dân cấp xã;

d) Các Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh;

đ) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan khi có yêu cầu để phục vụ cho việc cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ thông tin trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về tài khoản được cấp để truy cập vào Cơ sở dữ liệu; người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm phân công cá nhân thuộc cơ quan, tổ chức mình cập nhật kịp thời, đầy đủ các thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro và thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu.

3. Tài khoản truy cập Cơ sở dữ liệu đã được cấp sẽ bị khóa, tạm dừng hoạt động hoặc thay đổi trong các trường hợp sau:

a) Cá nhân làm việc tại cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản bị chấm dứt hợp đồng lao động, chuyển công tác, nghỉ hưu, nghỉ việc, chết;

b) Tổ chức hành nghề công chứng đã chuyển đổi, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động; Tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã cố ý không thực hiện kịp thời, đầy đủ, chính xác việc nhập thông tin giao dịch đã công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu;

c) Cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản vi phạm các hành vi nghiêm cấm được quy định tại Điều 4 Quy chế này và quy định khác có liên quan;

d) Theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được cấp quyền truy cập vào Cơ sở dữ liệu.

4. Phạm vi khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu của các tài khoản cấp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị theo quy định của pháp luật và quy định tại Quy chế này.

5. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu của hoạt động công chứng, chứng thực và công tác quản lý nhà nước để tổ chức việc cấp tài khoản theo quy định của Quy chế này.

Điều 7. Yêu cầu đối với việc cập nhật thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro và thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng thực trên Cơ sở dữ liệu

1. Yêu cầu đối với việc cập nhật thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro và thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng thực trên Cơ sở dữ liệu:

a) Dữ liệu cập nhật vào Cơ sở dữ liệu phải được thể hiện bằng tiếng Việt, sử dụng bộ ký tự và mã hóa theo quy định hiện hành; các tệp tin đính kèm trên Cơ sở dữ liệu phải được quét vi rút bởi phần mềm có bản quyền, đảm bảo an toàn thông tin;

b) Các trường thông tin có gắn dấu “*” bắt buộc phải nhập thông tin;

c) Trường hợp cập nhật không kịp thời, không đầy đủ, không chính xác dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan phải liên đới chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp bất khả kháng hoặc do trở ngại khách quan;

d) Mọi sự thay đổi thông tin phải được cập nhật kịp thời, chính xác lên Cơ sở dữ liệu.

2. Thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro và thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng thực được cập nhật trên Cơ sở dữ liệu gồm các nội dung cơ bản sau:

a) Thông tin về nhân thân: Họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; địa chỉ cư trú; số thẻ căn cước công dân hoặc số thẻ căn cước hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ khác để xác định nhân thân của người yêu cầu công chứng, người yêu cầu chứng thực theo quy định của pháp luật;

b) Thông tin về tổ chức: Tên gọi tổ chức; địa chỉ hoạt động; mã số doanh nghiệp; mã số thuế; số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập và người đại diện (nếu có);

c) Thông tin về tài sản là bất động sản: Địa chỉ thửa đất; số phát hành, mã quản lý, số vào sổ, nơi cấp, ngày tháng năm cấp của Giấy chứng nhận đối với tài sản là bất động sản; số thửa đất; số tờ bản đồ; diện tích, mục đích sử dụng đất theo đúng nội dung thể hiện trên Giấy chứng nhận đối với tài sản là bất động sản và các nội dung khác có liên quan;

d) Thông tin về tài sản là động sản có đăng ký và tài sản khác gồm: Số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ (seri), ngày tháng năm cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có);

đ) Thông tin về giao dịch: Tên loại giao dịch; số công chứng, số chứng thực; ngày tháng năm công chứng, chứng thực và các thông tin khác có liên quan;

e) Các thông tin khác có liên quan.

Điều 8. Cập nhật, quản lý thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro vào Cơ sở dữ liệu

1. Các thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu, bao gồm:

a) Văn bản về việc áp dụng, thay đổi, hủy bỏ biện pháp khẩn cấp tạm thời, biện pháp cưỡng chế liên quan đến tài sản bị hạn chế hoặc cấm dịch chuyển quyền về tài sản;

b) Văn bản về việc ngăn chặn giao dịch đối với các trường hợp giả mạo người, giả mạo giấy tờ, lừa đảo chiếm đoạt tài sản và các vụ việc ngăn chặn khác;

c) Văn bản về việc áp dụng biện pháp tạm dừng, chấm dứt việc tạm dừng đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng tài sản; kê biên, giải tỏa kê biên tài sản thi hành án;

d) Văn bản về việc hủy, thu hồi, mất các loại giấy tờ chứng nhận quyền tài sản đối với tài sản là bất động sản, động sản có đăng ký;

đ) Văn bản về việc thụ lý đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai của cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết tranh chấp đất đai theo quy định của pháp luật về đất đai và các quy định pháp luật khác có liên quan;

e) Thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro khác theo khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 2 Quy chế này do các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành theo quy định của pháp luật.

2. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân quy định tại khoản 1 Điều 6 Quy chế này được cấp tài khoản có trách nhiệm cập nhật các thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro vào Cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này và chịu trách nhiệm đối với các thông tin đã cập nhật đó, cụ thể:

a) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân quy định tại điểm b, điểm c, điểm đ khoản 1 Điều 6 Quy chế này được cấp tài khoản sử dụng có trách nhiệm tự mình cập nhật và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện cập nhật vào Cơ sở dữ liệu ngay khi có các thông tin theo quy định tại khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 2 Quy chế này và khoản 1 Điều này theo chức năng, nhiệm vụ được giao phù hợp với quy định của pháp luật;

b) Sở Tư pháp tiếp nhận và cập nhật trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận các thông tin theo quy định tại khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 2 Quy chế này và khoản 1 Điều này do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác trong và ngoài tỉnh có thẩm quyền ban hành, trừ các cơ quan theo điểm a khoản 2 Điều này;

c) Trong trường hợp Cơ sở dữ liệu đang gặp sự cố dẫn đến việc không thể cập nhật thông tin theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 2 Điều này thì các cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu ngay sau khi sự cố được khắc phục.

3. Các thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro có trước ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành thì các Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, người thực hiện chứng thực có trách nhiệm theo dõi để phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực; trừ những thông tin từ các Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực của tỉnh Trà Vinh (cũ), tỉnh Bến Tre (cũ) và tỉnh Vĩnh Long (cũ) đã được đồng bộ lên Cơ sở dữ liệu vận hành theo Quy chế này.

4. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân quy định tại khoản 1 Điều 6 Quy chế này khi nhận được văn bản cung cấp thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin nhưng khi tra cứu trên Cơ sở dữ liệu chưa thấy các thông tin này phải chủ động báo ngay cho cơ quan ban hành văn bản cung cấp thông tin đó hoặc Sở Tư pháp để đối chiếu, cập nhật thông tin kịp thời lên Cơ sở dữ liệu.

5. Khi có các thông tin liên quan đến việc công chứng, chứng thực giao dịch như: giả mạo người, giả mạo giấy tờ để thực hiện giao dịch, lừa đảo tài sản; hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt ủy quyền liên quan đến tài sản; bỏ sót người thừa kế và các thông tin khác có liên quan thì các cơ quan, các Tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã cần phối hợp chia sẻ thông tin đến các cơ quan có liên quan để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

6. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý của thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro thì các cơ quan, tổ chức kịp thời thông tin về Sở Tư pháp để kiến nghị cơ quan, người có thẩm quyền xử lý theo quy định.

Điều 9. Cập nhật thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu

1. Các Tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm cập nhật thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu ngay sau khi các giao dịch đã được công chứng, chứng thực tại đơn vị mình theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực.

2. Trong trường hợp Cơ sở dữ liệu đang gặp sự cố dẫn đến việc không thể cập nhật thông tin theo quy định tại khoản 1 Điều này thì các Tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu ngay sau khi sự cố được khắc phục.

Điều 10. Chỉnh sửa các thông tin đã cập nhật trên Cơ sở dữ liệu

1. Việc chỉnh sửa các thông tin đã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu chỉ được thực hiện đối với trường hợp sai sót về kỹ thuật trong quá trình cập nhật thông tin.

2. Trường hợp sai sót được phát hiện trong quá trình cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu nhưng chưa được đăng tải đồng bộ trên Cơ sở dữ liệu thì người thực hiện cập nhật phải chủ động cập nhật, chỉnh sửa cho chính xác.

3. Trường hợp sai sót đối với thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro được phát hiện sau khi thông tin đã được đồng bộ lên Cơ sở dữ liệu thì người phát hiện sai sót phải thông báo cho Sở Tư pháp để kiểm tra, xử lý việc chỉnh sửa sai sót.

4. Trường hợp sai sót đối với thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng thực được phát hiện sau khi thông tin đã được đồng bộ lên Cơ sở dữ liệu thì các Tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm chỉnh sửa ngay sau khi phát hiện và chịu trách nhiệm đối với việc chỉnh sửa đó.

Điều 11. Tra cứu các thông tin trên Cơ sở dữ liệu

1. Trước khi ký công chứng, chứng thực giao dịch thì các Tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm trực tiếp tra cứu các thông tin trên Cơ sở dữ liệu để kiểm tra về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản, các thông tin về biện pháp ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro và các thông tin khác có liên quan đến giao dịch. Kết quả tra cứu là nguồn thông tin để công chứng viên, người thực hiện chứng thực kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng, chứng thực giao dịch.

2. Việc tra cứu thông tin được thực hiện trực tiếp trên Cơ sở dữ liệu và theo quy tắc tra cứu được quy định trong tài liệu kỹ thuật, tài liệu hướng dẫn, tập huấn khi sử dụng Cơ sở dữ liệu.

3. Người thực hiện tra cứu thông tin phải tuân thủ quy tắc tra cứu đã được hướng dẫn và chịu trách nhiệm trong trường hợp thực hiện không đúng quy tắc tra cứu.

Điều 12. Khai thác và sử dụng các thông tin trên Cơ sở dữ liệu

1. Các Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc đăng ký cấp tài khoản sử dụng Cơ sở dữ liệu khi đề nghị cấp giấy đăng ký hoạt động. Các Tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt động mà chưa đăng ký cấp tài khoản sử dụng Cơ sở dữ liệu thì đăng ký bổ sung.

2. Các Tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ được phép khai thác, sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu để phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực; thực hiện thống kê, báo cáo tình hình công chứng, chứng thực định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của cơ quan nhà nước và các thống kê, báo cáo khác có liên quan.

3. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được Sở Tư pháp cấp tài khoản quy định tại khoản 1 Điều 6 Quy chế này khai thác, sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.

4. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu được Sở Tư pháp cung cấp theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phục vụ công tác điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án, thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm.

5. Việc phân công cá nhân quản lý, khai thác, sử dụng tài khoản truy cập và thông tin trong Cơ sở dữ liệu ở mỗi cơ quan, tổ chức do người đứng đầu của cơ quan, tổ chức đó quyết định và chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật và Quy chế này.

6. Việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phải đúng mục đích, yêu cầu nhiệm vụ được cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền giao, không sử dụng vào những mục đích trái pháp luật.

7. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.

8. Thông tin về giao dịch đã công chứng, chứng thực được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 06 tháng, hàng năm.

Điều 13. Chi phí khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu

1. Các cơ quan được cấp tài khoản theo quy định tại điểm a, điểm b, điểm c khoản 1 Điều 6 Quy chế này và các cơ quan nhà nước khác được cấp tài khoản (nếu có) được miễn chi phí khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.

2. Các Tổ chức hành nghề công chứng phải trả các chi phí dịch vụ liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu. Việc thu, nộp, quản lý, sử dụng chi phí thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

Chương III

NÂNG CẤP, PHÁT TRIỂN, VẬN HÀNH, KẾT NỐI VÀ CHIA SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU

Điều 14. Nâng cấp và phát triển Cơ sở dữ liệu

1. Cơ sở dữ liệu phải được thường xuyên nghiên cứu để nâng cấp đảm bảo đáp ứng yêu cầu phát triển công nghệ, nâng cao hiệu quả và đáp ứng yêu cầu về thực hiện thủ tục công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực.

2. Cơ sở dữ liệu được phát triển để thực hiện công chứng điện tử.

Điều 15. Vận hành Cơ sở dữ liệu

Đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm tiếp nhận thông tin từ người dùng, phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để hướng dẫn sử dụng hoặc đưa ra giải pháp, khắc phục nhằm tối ưu hóa hoạt động của Cơ sở dữ liệu. Trong trường hợp vượt phạm vi giải quyết thì báo cáo Sở Tư pháp để phối hợp xử lý hoặc trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.

Điều 16. Kết nối và chia sẻ Cơ sở dữ liệu

Kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu của địa phương với Cơ sở dữ liệu công chứng của Bộ Tư pháp, cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương và các cơ sở dữ liệu khác phải theo quy định của pháp luật hiện hành về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước, về dữ liệu và giao dịch điện tử, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật được quy định.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 17. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Tổ chức triển khai, thực hiện các nội dung theo quy định của Quy chế này và quy định khác của pháp luật có liên quan; tham mưu việc sửa đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết.

2. Chủ trì, phối hợp với đơn vị có liên quan tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.

3. Chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, các cơ quan, tổ chức có liên quan đảm bảo an toàn thông tin trong quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu; thực hiện sao lưu, lưu trữ dữ liệu định kỳ theo quy định.

4. Phối hợp với các cơ quan có liên quan để thực hiện kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu với các Cơ sở dữ liệu về dân cư, hộ tịch, thuế, đăng ký đất đai, nhà ở, doanh nghiệp và cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật hiện hành.

5. Cung cấp thông tin thuộc Cơ sở dữ liệu để phục VII công tác điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án, thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm theo quy định.

Điều 18. Trách nhiệm của các cơ quan có liên quan

1. Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp Sở Tư pháp và các cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan thực hiện:

a) Kết nối, khai thác, vận hành và sử dụng Cơ sở dữ liệu đảm bảo đường truyền thông suốt, liên tục, hiệu quả;

b) Chia sẻ Cơ sở dữ liệu với các Cơ sở dữ liệu khác theo quy định pháp luật;

c) Sao lưu, lưu trữ thông tin theo quy định tại Điều 5 Quy chế này; xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị xử lý tổ chức, cá nhân vi phạm trong việc sử dụng Cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh theo Quy chế này và quy định của pháp luật.

2. Sở Tài chính

Căn cứ vào khả năng tài chính cân đối ngân sách nhà nước, tổng hợp đề xuất của Sở Tư pháp tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí thường xuyên để duy trì, vận hành Cơ sở dữ liệu theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và phân cấp ngân sách nhà nước.

3. Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Thi hành án dân sự tỉnh, Thuế tỉnh Vĩnh Long, Công an tỉnh, Sở Nông nghiệp và Môi trường, Sở Xây dựng, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ quan khác có liên quan:

a) Có trách nhiệm tổ chức thực hiện các nội dung theo Quy chế này tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc; chịu trách nhiệm đối với các nội dung do đơn vị cập nhật trên Cơ sở dữ liệu, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị;

b) Phối hợp với Sở Tư pháp và cơ quan, tổ chức có liên quan trong việc thực hiện kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu với các Cơ sở dữ liệu của ngành, lĩnh vực theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 19. Trách nhiệm của Hội Công chứng viên tỉnh

1. Tổ chức triển khai, hướng dẫn, giám sát hội viên thực hiện Quy chế này.

2. Chủ trì, phối hợp với các Tổ chức hành nghề công chứng triển khai đồng bộ, thống nhất Cơ sở dữ liệu trên địa bàn tỉnh.

3. Phối hợp Sở Tư pháp, các đơn vị có liên quan tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu cho các Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.

4. Tăng cường kiểm tra, giám sát, có biện pháp xử lý theo thẩm quyền hoặc thông báo cho cơ quan có thẩm quyền đối với công chứng viên, Tổ chức hành nghề công chứng có các hành vi không cập nhật thông tin hoặc cập nhật thông tin không kịp thời, trung thực, đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu hoặc có hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.

Điều 20. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã

1. Tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này; chịu trách nhiệm quản lý, bảo mật, sử dụng tài khoản được cấp; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, quên mật khẩu, tên tài khoản hoặc bị khóa để hướng dẫn.

2. Cử người thực hiện chứng thực, cá nhân có liên quan tham gia đầy đủ các lớp bồi dưỡng, tập huấn, hướng dẫn khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.

3. Quản lý và chịu trách nhiệm việc cập nhật, khai thác, sử dụng, tra cứu và chia sẻ thông tin trên Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này và quy định khác của pháp luật có liên quan.

4. Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu.

Điều 21. Trách nhiệm của các Tổ chức hành nghề công chứng

1. Tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này; sử dụng đồng bộ, thống nhất Cơ sở dữ liệu. Đối với các giao dịch đã được công chứng trước đây đang lưu trữ tại Tổ chức hành nghề công chứng phải có trách nhiệm cập nhật vào Cơ sở dữ liệu trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày Quy chế này có hiệu lực.

2. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết để sử dụng Cơ sở dữ liệu;

b) Quản lý và chịu trách nhiệm việc cập nhật, khai thác, sử dụng, tra cứu và chia sẻ thông tin trên Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này và quy định khác của pháp luật có liên quan;

c) Chịu trách nhiệm quản lý, bảo mật, sử dụng tài khoản được cấp; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật;

d) Cử công chứng viên, thư ký nghiệp vụ tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu;

đ) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu.

Điều 22. Trách nhiệm của đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu

1. Kịp thời khắc phục các sự cố phát sinh liên quan đến Cơ sở dữ liệu ngay sau khi phát hiện có sự cố hoặc được thông báo có sự cố.

2. Phối hợp Sở Tư pháp, các đơn vị có liên quan thực hiện việc lưu trữ, sao lưu dữ liệu đầy đủ, kịp thời; chịu trách nhiệm duy trì và bảo mật thông tin trên Cơ sở dữ liệu; thường xuyên kiểm tra Cơ sở dữ liệu để đáp ứng yêu cầu cập nhật, quản lý, khai thác, sử dụng, chia sẻ.

3. Phối hợp Sở Tư pháp, các đơn vị có liên quan tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hỗ trợ, hướng dẫn cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu và xử lý các vấn đề khác khi có phát sinh theo Quy chế này.

Điều 23. Xử lý vi phạm và trách nhiệm bồi thường

Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà xử lý vi phạm và có trách nhiệm bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật.

Điều 24. Điều khoản thi hành

Giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Hội Công chứng viên tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện, có khó khăn, vướng mắc, Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh để xem xét, quyết định việc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.