QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BAN TỈNH CAO BẰNG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CAO BẰNG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ tại Tờ trình số 657/TTr-SNgV ngày 21 tháng 10 năm 2015; ý kiến thẩm định của Sở Tư pháp tại Báo cáo thẩm định số 109/BCTĐ-STP ngày 05 tháng 10 năm 2015; Báo cáo số 752/BC-SNgV ngày 17 tháng 11 năm 2015 của Sở Ngoại vụ tiếp thu ý kiến của các thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh về dự thảo Quy chế tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Cao Bằng,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Cao Bằng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Ngoại vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. 

QUY CHẾ

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CAO BẰNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 37/2015/QĐ-UBND ngày 30 tháng 11 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này là hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài, được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên địa bàn tỉnh Cao Bằng hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất một đầu cầu thuộc địa bàn tỉnh Cao Bằng, bao gồm:

1. Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài (sau đây gọi tắt là tổ chức nước ngoài) tổ chức.

2. Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức Việt Nam phối hợp với tổ chức nước ngoài tổ chức có hoặc không có sự tài trợ của tổ chức nước ngoài.

Họp báo quốc tế không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này.

Điều 2. Đối tượng điều chỉnh

1. Các cơ quan, tổ chức trong và ngoài tỉnh Cao Bằng: Các sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; các đoàn thể quần chúng, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp; các doanh nghiệp.

2. Các tổ chức nước ngoài đã được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cho phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.

Chương II

QUY ĐỊNH CHI TIẾT VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CAO BẰNG

Điều 3. Thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép các đối tượng thuộc Khoản 1 và Khoản 2, Điều 2 của Quy chế này tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Cao Bằng.

2. Hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao, thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế; hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến các vấn đề chính trị, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, nhân quyền, biên giới lãnh thổ hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước phải được sự cho phép của Thủ tướng Chính phủ trước khi tổ chức.

Điều 4. Hồ sơ và quy trình xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Cơ quan, tổ chức Việt Nam, tổ chức nước ngoài khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phải thực hiện theo quy trình sau:

1. Gửi đầy đủ 02 bộ hồ sơ tới Sở Ngoại vụ tỉnh Cao Bằng thẩm định ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

2. Hồ sơ đề nghị cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế bao gồm:

2.1. Văn bản đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (Tờ trình đối với cơ quan, tổ chức trong tỉnh Cao Bằng; Công văn đề nghị đối với cơ quan, tổ chức ngoài tỉnh Cao Bằng, các tổ chức nước ngoài), kèm theo đề án hoặc kế hoạch tổ chức.

Văn bản đề nghị, đề án hoặc kế hoạch cần nêu rõ:

a) Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội nghị, hội thảo;

b) Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);

c) Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp hội nghị, hội thảo trực tuyến);

d) Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo;

đ) Thành phần tham gia tổ chức: Cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);

e) Thành phần tham dự: số lượng, cơ cấu, chức danh, chức vụ thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài;

g) Nguồn kinh phí.

2.2. Tài liệu về nội dung hội nghị, hội thảo: Tài liệu cụ thể sẽ được trình bày trong hội nghị, hội thảo bao gồm: tham luận, tập gấp, tờ rơi (nếu có); tài liệu giới thiệu về đối tác... Tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt.

2.3. Ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương liên quan (nếu có).

2.4. Bản phô tô hộ chiếu, thị thực của người nước ngoài tham gia hội nghị, hội thảo.

2.5. Đối với các tổ chức phi chính phủ nước ngoài, hồ sơ phải có bản sao Giấy phép lập Văn phòng đại diện/Văn phòng dự án/Giấy phép hoạt động của tổ chức tại Việt Nam và Quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc Bộ, ngành liên quan phê duyệt chương trình/dự án.

2.6. Đối với các đơn vị là doanh nghiệp, hồ sơ phải có bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và các giấy tờ khác có liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo.

3. Thời hạn giải quyết:

3.1. Sở Ngoại vụ tiến hành lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan đến hội nghị, hội thảo quốc tế trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

3.2. Các cơ quan, đơn vị, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản lấy ý kiến của Sở Ngoại vụ.

3.3. Trong thời gian 03 ngày làm việc sau khi nhận được ý kiến từ các cơ quan, đơn vị, địa phương liên quan, Sở Ngoại vụ thẩm định trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

3.4. Ủy ban nhân dân tỉnh trả lời bằng văn bản cho các cơ quan, tổ chức trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ trình của Sở Ngoại vụ.

Đối với các nội dung hội nghị, hội thảo vượt thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh đồng thời gửi báo cáo Bộ Ngoại giao và các cơ quan liên quan để xin ý kiến trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị.

Điều 5. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Nộp đầy đủ hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo đúng thời hạn quy định tại Khoản 1 và Khoản 2, Điều 4 của Quy chế này.

2. Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.

3. Tiến hành hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình, đề án hoặc kế hoạch đã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt. Đối với các cơ quan, tổ chức Việt Nam, phải thực hiện đúng các quy định hiện hành về chi tiêu, thanh quyết toán tài chính.

4. Gửi báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo cho Ủy ban nhân dân tỉnh và Sở Ngoại vụ trong thời hạn 10 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo.

5. Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế tổ chức trên địa bàn tỉnh Cao Bằng đã được các cơ quan Trung ương cho phép, các cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo có trách nhiệm thông báo bằng văn bản đến Ủy ban nhân dân tỉnh và Sở Ngoại vụ chậm nhất là 07 ngày trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo.

Điều 6. Trách nhiệm quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Cao Bằng

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thống nhất quản lý nhà nước trên phạm vi toàn tỉnh và giao cho Sở Ngoại vụ là cơ quan đầu mối tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý đối với hội nghị, hội thảo quốc tế diễn ra trên địa bàn tỉnh.

2. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm:

2.1. Tiếp nhận, thẩm định hồ sơ, nội dung và đề án hoặc kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

2.2. Yêu cầu cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.

2.3. Lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan đến nội dung tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

2.4. Trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét toàn bộ hồ sơ của cơ quan, đơn vị đề nghị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

2.5. Kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định về thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.

2.6. Định kỳ hàng năm tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh trước ngày 25/12 để gửi Bộ Ngoại giao theo quy định tại Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg.

2.7. Nếu phát hiện dấu hiệu vi phạm các quy định của Quy chế này, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh để chỉ đạo xử lý vi phạm.

3. Công an tỉnh có trách nhiệm:

3.1. Tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về những vấn đề có liên quan đến an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội trong hội nghị, hội thảo quốc tế.

3.2. Đảm bảo công tác an ninh trong quá trình diễn ra hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh.

3.3. Hướng dẫn, quản lý việc thực hiện các quy định của nhà nước về xuất cảnh, nhập cảnh và lưu trú trên địa bàn tỉnh đối với đại biểu là người nước ngoài đến tham dự hoặc tham gia tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại tỉnh.

3.4. Phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan có liên quan:

a) Giải quyết các nội dung có liên quan thuộc chức năng, nhiệm vụ của ngành trong quá trình xem xét, cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh.

b) Kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

4. Trách nhiệm của các cơ quan liên quan:

Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố có trách nhiệm:

4.1. Có ý kiến trả lời bằng văn bản khi nhận được văn bản lấy ý kiến của Sở Ngoại vụ và chuyển cho Sở Ngoại vụ theo quy định tại Điểm 3.2, Khoản 3, Điều 4 của Quy chế này.

4.2. Phối hợp với Sở Ngoại vụ quản lý hội nghị, hội thảo đã được phép tổ chức đối với nội dung thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước của đơn vị; kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định về thông tin và tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.

4.3. Nếu phát hiện việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có dấu hiệu vi phạm pháp luật và các quy định của Quy chế này, các đơn vị thông báo và phối hợp với Sở Ngoại vụ báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh để chỉ đạo xử lý vi phạm.

4.4. Báo cáo tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước của đơn vị, địa phương mình gửi Sở Ngoại vụ trước ngày 15/12 hàng năm để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 7. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này được đề nghị xét, khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua khen thưởng.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm các quy định của Quy chế này, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 8. Tổ chức thực hiện

1. Sở Ngoại vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan tổ chức hướng dẫn, triển khai thực hiện và theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Ngoại giao.

2. Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu có vướng mắc phát sinh, các cơ quan, đơn vị, tổ chức phản ánh về Sở Ngoại vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.