Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ;

Ủy ban nhân dân ban hành Quyết định quy định đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng.

PHỤ LỤC

ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT CỦA DỊCH VỤ LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CAO BẰNG
 (Ban hành kèm theo Quyết định số 36/2025/2025/QĐ-UBND ngày 28 tháng 8 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng)

I. CÁC DỊCH VỤ LƯU TRỮ

1. Dịch vụ chỉnh lý tài liệu nền giấy.

2. Dịch vụ tạo lập cơ sở dữ liệu, chuẩn hóa, chuyển đổi và số hóa tài liệu lưu trữ.

II. ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT CỦA CÁC DỊCH VỤ LƯU TRỮ

1. Dịch vụ chỉnh lý tài liệu nền giấy

1.1. Chỉnh lý tài liệu nền giấy là hoạt động xử lý, sắp xếp lại khối tài liệu hành chính trên nền giấy đã hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, nhằm bảo đảm tài liệu được phân loại, lập hồ sơ khoa học, dễ tra cứu, bảo quản lâu dài và phục vụ tốt cho công tác quản lý, tra cứu, và lưu trữ.

1.2. Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật

a) Việc chỉnh lý tài liệu nền giấy thực hiện đối với các nhóm tài liệu cơ bản:

- Tài liệu hành chính của cơ quan, tổ chức, gồm: Tài liệu của Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh; Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện; Sở, ban, ngành và tương đương; Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân cấp xã; Chi cục và các tổ chức tương đương chi cục; Đơn vị sự nghiệp công lập.

- Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, gồm: Tài liệu công trình xây dựng; Hồ sơ Bảo hiểm xã hội, vụ án, bệnh án, nhân sự, chương trình đề tài nghiên cứu khoa học...; Tài liệu nghiệp vụ kế toán, hải quan, kho bạc, ngân hàng,...

b) Chi phí chỉnh lý bao gồm: chi phí về nhân công, chi phí máy móc, thiết bị, chi phí công cụ dụng cụ, vật tư văn phòng phẩm, chi phí tiêu hao năng lượng.

c) Quy trình chỉnh lý

- Đối với tài liệu nền giấy gồm 21 bước: (1) Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu; (2) Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý; (3) Vệ sinh sơ bộ tài liệu; (4) Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; (5) Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại; (6) Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn lập hồ sơ; (7) Viết các trường thông tin vào phiếu tin; (8) Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin; (9) Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại; (10) Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin; (11) Biên mục hồ sơ; (12) Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ; (13) Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ; (14) Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ; (15) Đưa hồ sơ vào hộp (cặp); (16) Viết/in và dán nhãn hộp (cặp); (17) Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá; (18) Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu; (19) Lập mục lục hồ sơ; (20) Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại; (21) Kết thúc chỉnh lý.

- Đối với tài liệu nền giấy xây dựng cơ sở dữ liệu gồm 23 bước: (1) Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu; (2) Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý; (3) Vệ sinh sơ bộ tài liệu; (4) Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; (5) Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại; (6) Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn lập hồ sơ; (7) Viết các trường thông tin vào phiếu tin; (8) Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin; (9) Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại; (10) Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin; (11) Biên mục hồ sơ; (12) Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ; (13) Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ; (14) Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ; (15) Đưa hồ sơ vào hộp (cặp); (16) Viết/in và dán nhãn hộp (cặp); (17) Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá; (18) Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu; (19) Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu; (20) Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin; (21) Lập mục lục hồ sơ; (22) Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại; (23) Kết thúc chỉnh lý.

d) Yêu cầu kỹ thuật đối với chỉnh lý: đáp ứng được các tiêu chí, tiêu chuẩn chất lượng chỉnh lý tài liệu nền giấy theo quy định của pháp luật; bảo đảm đúng nghiệp vụ lưu trữ; không làm hư hỏng, mất mát tài liệu; tài liệu, hồ sơ sau chỉnh lý phải đảm bảo tra cứu thuận lợi.

Bảng 01: Loại tài liệu cụ thể

2. Dịch vụ tạo lập cơ sở dữ liệu, chuẩn hóa, chuyển đổi và số hóa tài liệu lưu trữ.

2.1. Tạo lập cơ sở dữ liệu, chuẩn hóa, chuyển đổi và số hóa tài liệu lưu trữ là quá trình thu thập, chuyển đổi các tài liệu/dữ liệu gốc sang các đơn vị dữ liệu số để lưu trữ dưới dạng điện tử và nhập các thông tin cần thiết vào cơ sở dữ liệu theo thiết kế, yêu cầu của các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

2.2. Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật

a) Dịch vụ tạo lập cơ sở dữ liệu chuẩn hóa, chuyển đổi và số hóa tài liệu là một lĩnh vực đặc thù, đòi hỏi sự phối hợp giữa chuyên môn lưu trữ học, công nghệ thông tin, kỹ thuật xử lý dữ liệu và quản lý hệ thống thông tin.

b) Chi phí để thực hiện dịch vụ gồm: chi phí về lao động, chi phí về máy móc, thiết bị, chi phí về vật tư, văn phòng phẩm.

c) Quy trình thực hiện chuẩn hóa, chuyển đổi, số hóa tài liệu lưu trữ:

- Đối với tài liệu chưa biên mục phiếu tin và chưa số hóa, gồm các bước: (1) Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu để tạo lập cơ sở dữ liệu; (2) Xây dựng dữ liệu đặc tả; (3) Nhập phiếu tin; (4) Số hóa tài liệu; (5) Kiểm tra sản phẩm; (6) Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm.

- Đối với tài liệu đã biên mục phiếu tin và chưa số hóa, gồm các bước: (1) Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu để tạo lập cơ sở dữ liệu; (2) Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu (3) Số hóa tài liệu; (4) Kiểm tra sản phẩm; (5) Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm.

- Đối với tài liệu đã biên mục phiếu tin và số hóa, gồm các bước: (1) Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu; (2) Kiểm tra sản phẩm; (3) Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm.

d) Trong quá trình thực hiện cần bảo đảm an toàn tài liệu, không ảnh hưởng đến hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ gốc; không làm xáo trộn trật tự sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ; tài liệu lưu trữ số hóa được bảo quản an toàn trong Hệ thống và sẵn sàng phục vụ nhu cầu sử dụng; bảo đảm an toàn thông tin mạng; bảo vệ, bảo mật dữ liệu số hóa theo quy định.

Bảng 02: Từng loại tài liệu cụ thể