QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ GIAI ĐOẠN 2006 - 2010

BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

Căn cứ Nghị định số 18/2003/NĐ-CP ngày 20 tháng 02 năm 2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ;
Căn cứ Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17 tháng 9 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001 - 2010;
Căn cứ Quyết định số 169/2006/QĐ-TTg ngày 12 tháng 8 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hóa công sở giai đoạn I (2003 - 2005);
Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Cải cách hành chính và Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ Văn phòng Chính phủ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt và ban hành theo Quyết định này Đề án “Xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng tại Văn phòng Chính phủ giai đoạn 2006 - 2010”.

Điều 2. Ban Chỉ đạo Cải cách hành chính Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Đề án.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Ban Chỉ đạo Cải cách hành chính Văn phòng Chính phủ, Vụ trưởng, Cục trưởng, Trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

ĐỀ ÁN

XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ GIAI ĐOẠN 2006 - 2010
(Ban hành kèm theo Quyết định số 356/2006/QĐ-TTg ngày 01 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ)

I. SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước nhằm xây dựng một quy trình xử lý công việc trong các cơ quan hành chính nhà nuớc một cách khoa học, hợp lý, tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ của cơ quan, nhằm từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung ứng dịch vụ công của các cơ quan hành chính nhà nước (Quyết định số 169/2003/QĐ-TTg ngày 12 tháng 8 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ).

Thực tế cho thấy việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001 : 2000) vào hoạt động của các cơ quan hành chính ở một số nước trong khu vực cũng như tại một số cơ quan hành chính của Việt Nam thời gian qua đã tạo bước chuyển tích cực trong hoạt động quản lý, giúp các cơ quan hành chính xây dựng được một phương pháp làm việc khoa học, loại bỏ được những thủ tục hành chính không cần thiết, rút ngắn thời gian xử lý công việc, giảm chi phí; đồng thời nâng cao năng lực, trách nhiệm, ý thức phục vụ của công chức nhà nước. Chính nhờ những tác dụng trên mà hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001 : 2000) hiện nay được xem là một trong những giải pháp cần thiết để nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước.

Văn phòng Chính phủ với tư cách là bộ máy giúp việc của Chính phủ, có mối quan hệ công tác hết sức phong phú, đa dạng đối với các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, các cơ quan trong bộ máy lập pháp, tư pháp và các đoàn thể chính trị, chính trị - xã hội, tổ chức quốc tế, cũng như với người dân và cộng đồng doanh nghiệp; sản phẩm của cán bộ, công chức Văn phòng Chính phủ phần lớn là những vấn đề liên quan đến cơ chế, chính sách, đến hoạt động chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ. Do đó, việc xây dựng các quy trình làm việc khoa học theo tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001 : 2000), sẽ giúp cho lãnh đạo Văn phòng Chính phủ và Thủ trưởng các đơn vị kiểm tra, kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao; nâng cao được chất lượng công tác và vị thế, uy tín của Văn phòng Chính phủ.

Từ những vấn đề nêu trên cho thấy, việc xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng tại Văn phòng Chính phủ là rất cần thiết, góp phần bảo đảm thực hiện mục tiêu cải cách hành chính của Văn phòng Chính phủ, nâng cao chất lượng tham mưu phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.

II. MỤC TIÊU, PHẠM VI XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

1. Mục tiêu

a) Cải tiến, nâng cao chất lượng công tác tham mưu, giúp việc cho Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ;

b) Tạo bước chuyển biến cơ bản trong quan hệ phối hợp công tác và đơn giản hóa thủ tục giải quyết công việc giữa các đơn vị trong cơ quan và giữa Văn phòng Chính phủ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác;

c) Xây dựng các quy trình xử lý công việc một cách khoa học, hợp lý hơn, tạo điều kiện để cán bộ lãnh đạo kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong phạm vi thẩm quyền quản lý của mình, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý;

d) Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ; phân định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của từng đơn vị và cá nhân;

đ) Cải tiến cách thức và phương pháp làm việc để rút ngắn thời gian xử lý công việc và giảm chi phí;

e) Tạo thuận lợi cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao;

g) Ứng dụng có hiệu quả tin học vào hoạt động của Văn phòng Chính phủ.

2. Phạm vi áp dụng hệ thống

Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001 : 2000 - phiên bản soát xét lần 2 do Bộ Khoa học, Công nghệ ban hành) tập trung vào các quy trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Chính phủ theo quy định tại Nghị định số 18/2003/NĐ-CP ngày 20 tháng 02 năm 2003 của Chính phủ và các văn bản khác có liên quan.

III. NỘI DUNG CỦA VIỆC XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

Việc xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 tại Văn phòng Chính phủ, gồm các nội dung:

1. Hình thành bộ máy quản lý chất lượng và hệ thống thể chế quy định về tổ chức, hoạt động của bộ máy quản lý chất lượng tại Văn phòng Chính phủ.

2. Nghiên cứu, lựa chọn các quy trình công tác để thực hiện hệ thống quản lý chất lượng; đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về hệ thống quản lý chất lượng cho đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng Chính phủ.

3. Xây dựng các quy trình công tác đã được lựa chọn theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000.

4. Phổ biến và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng đối với những quy trình được phê duyệt.

5. Tổ chức đánh giá chất lượng nội bộ.

6. Đăng ký chất lượng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng sau khi được chứng nhận.

Việc triển khai thực hiện các nội dung nêu trên được tiến hành theo các bước dưới đây:

a) Chuẩn bị

- Phê duyệt Đề án xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng tại Văn phòng Chính phủ giai đoạn 2006 - 2010.

- Thành lập bộ máy quản lý hệ thống chất lượng tại Văn phòng Chính phủ.

Sau khi Đề án được phê duyệt, Ban Chỉ đạo Cải cách hành chính Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm chỉ đạo thực hiện Đề án (sau đây gọi tắt là Ban Chỉ đạo). Một đồng chí lãnh đạo Văn phòng Chính phủ sẽ được chỉ định là đại diện chất lượng của Văn phòng Chính phủ.

Giúp việc cho Ban Chỉ đạo có Ban Thư ký. Trưởng ban Ban Thư ký là Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, các thành viên Ban Thư ký là những cán bộ am hiểu về lĩnh vực chuyên môn công tác thuộc phạm vi thực hiện hệ thống quản lý chất lượng.

Thành lập nhóm đánh giá chất lượng nội bộ của Văn phòng Chính phủ. Trưởng nhóm là một đồng chí lãnh đạo cấp Vụ của Văn phòng Chính phủ.

- Lựa chọn, ký kết hợp đồng với tổ chức, cá nhân tư vấn về quản lý chất lượng trên cơ sở nguyên tắc lựa chọn những tổ chức, chuyên gia tư vấn am hiểu về lĩnh vực quản lý nhà nước và đã từng tham gia tư vấn triển khai thực hiện hệ thống quản lý chất lượng tại nhiều cơ quan hành chính nhà nước.

- Đánh giá thực trạng về các quy trình, quy định, quy chế làm việc, hệ thống tài liệu và hệ thống quản lý của Văn phòng Chính phủ nhằm lập kế hoạch cụ thể về đào tạo, xây dựng, chuẩn hóa các thủ tục, tài liệu cần thiết. Việc đánh giá này do Ban Chỉ đạo thực hiện trên cơ sở tham mưu của các chuyên gia tư vấn quản lý chất lượng.

- Lập kế hoạch thực hiện gồm những nội dung cơ bản: chương trình đào tạo; các lĩnh vực cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng; đơn vị áp dụng; những văn bản cần được xây dựng; cá nhân, tổ chức thực hiện; tiến độ và thời gian thực hiện.

- Trang bị cho cán bộ, công chức của Văn phòng Chính phủ kiến thức về quản lý chất lượng, về tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000. Tuỳ theo từng loại đối tượng mà thiết kế các chương trình đào tạo, bồi dưỡng cho phù hợp.

b) Xây dựng văn bản của hệ thống quản lý chất lượng

- Lập kế hoạch xây dựng văn bản: trên cơ sở kế hoạch thực hiện và các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000, Ban Chỉ đạo với sự tham mưu của các chuyên gia tư vấn sẽ lập kế hoạch chi tiết xây dựng các văn bản cần có của hệ thống quản lý chất lượng. Trong kế hoạch phân công rõ thành viên Ban Chỉ đạo theo dõi việc soạn thảo, người soạn thảo và thời gian phải hoàn thành.

- Hướng dẫn phương pháp xây dựng hệ thống văn bản: cán bộ lãnh đạo và các cán bộ, công chức tham gia vào việc biên soạn hệ thống tài liệu sẽ được đào tạo về cách thức xây dựng hệ thống văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000.

- Xây dựng hệ thống văn bản: căn cứ kế hoạch xây dựng văn bản đã thống nhất, các chuyên gia tư vấn hướng dẫn các cán bộ liên quan trong Văn phòng Chính phủ viết từng tài liệu theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000. Trong quá trình xây dựng văn bản, cán bộ tư vấn sẽ làm việc với từng người, hướng dẫn cụ thể từng tài liệu cho tới khi có dự thảo chính thức để lấy ý kiến các đơn vị và cá nhân liên quan và trình Ban Chỉ đạo xem xét. Tài liệu nào đã được xem xét, hoàn chỉnh thì Ban Chỉ đạo sẽ trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ phê duyệt và ban hành ngay, không nhất thiết phải đợi hoàn thành tất cả tài liệu của toàn hệ thống.

c) Triển khai áp dụng

- Ban hành và phổ biến, hướng dẫn áp dụng các văn bản đã ban hành: các tài liệu đã được phê duyệt và ban hành sẽ phổ biến đến tất cả các cán bộ có liên quan trong Văn phòng Chính phủ để thực hiện. Các cán bộ chủ trì biên soạn văn bản và các chuyên gia tư vấn có trách nhiệm giúp Ban Chỉ đạo trình bày nội dung các văn bản trong quá trình triển khai áp dụng (trừ các quy trình cơ bản).

- Triển khai áp dụng ở các đơn vị: ngay sau khi được phổ biến, các Vụ, Cục, đơn vị trong Văn phòng Chính phủ được chỉ định áp dụng triển khai thực hiện theo quy định của hệ thống tài liệu, tương ứng với các hoạt động có liên quan trong hệ thống quản lý chất lượng của Văn phòng Chính phủ. Lập sổ theo dõi ở Ban Chỉ đạo và ở từng đơn vị để ghi chép tình hình thực hiện; những sai sót cần khắc phục; những bất hợp lý cần xem xét bổ sung, điều chỉnh. Các ghi chép này được cập nhật hàng tuần và báo cáo hàng tháng với Ban Chỉ đạo để xem xét, xử lý và tiến hành sửa đổi tài liệu kịp thời.

- Xem xét, cải tiến hệ thống chất lượng: sau một thời gian áp dụng, Ban Chỉ đạo và từng đơn vị rà soát, điều chỉnh các văn bản và các quyết định về phân công, trách nhiệm, quyền hạn đối với cán bộ, công chức tương thích với các quy định phải thực hiện của hệ thống quản lý chất lượng.

d) Đánh giá chất lượng nội bộ

- Đào tạo nhóm đánh giá chất lượng nội bộ: sau một thời gian thực hiện, hệ thống quản lý chất lượng cần được đánh giá nhằm: xác định hiệu quả và hiệu lực của hệ thống; tìm ra những điểm không phù hợp để sửa chữa, khắc phục lỗi. Đây là công việc phức tạp, vì vậy phải tổ chức huấn luyện kỹ cho những người tham gia công tác đánh giá chất lượng nội bộ.

- Lập chương trình đánh giá: việc đánh giá chất lượng nội bộ cần được tiến hành theo kế hoạch được định trước, Ban Chỉ đạo cần xây dựng chương trình đánh giá lần thứ nhất sau từ 3 đến 4 tháng kể từ thời điểm Văn phòng Chính phủ đưa vào triển khai áp dụng hệ tiêu chuẩn. Việc đánh giá chất lượng nội bộ có thể nhiều lần, mỗi lần đánh giá cách nhau khoảng 3 đến 4 tháng (trừ những lần đột xuất) cho tới khi Văn phòng Chính phủ tự xác nhận hệ thống quản lý chất lượng đã được thực hiện trong thực tế, đưa lại hiệu lực và hiệu quả rõ rệt, không còn sai sót lớn. Trong chương trình đánh giá cần quy định cụ thể thời gian, chỉ định chuyên gia phụ trách đánh giá, tổ chức Đoàn đánh giá với nguyên tắc người đánh giá chỉ được tham gia đánh giá những công việc không thuộc nhiệm vụ, trách nhiệm của mình.

- Lập báo cáo đánh giá chất lượng nội bộ: người đánh giá phải xem xét, đánh giá chất lượng các hoạt động và kết quả đạt được để đối chiếu với các yêu cầu, mục tiêu đã đề ra. Việc đánh giá căn cứ vào thực trạng tình hình, vào những vấn đề quan trọng hoặc đang có sự không phù hợp cần giải quyết. Kết thúc mỗi đợt đánh giá, Đoàn đánh giá phải có Báo cáo đánh giá chất lượng nội bộ. Báo cáo đánh giá cần tiến hành viết ngay trong quá trình đánh giá. Những sai sót, những điểm không phù hợp được ghi trong báo cáo đánh giá và có sự xác nhận của bên được đánh giá. Báo cáo đánh giá phải bảo đảm các thông tin mang tính thực tế, chính xác, dễ hiểu và cần phải xác định được các biện pháp khắc phục những sai sót, bất cập đã được chỉ ra trong báo cáo.

- Kết quả của các cuộc đánh giá được lãnh đạo Văn phòng Chính phủ xem xét để điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung các văn bản của hệ thống quản lý chất lượng cho phù hợp nhằm cải tiến hệ thống chất lượng, bảo đảm hệ thống luôn phù hợp với yêu cầu, mục tiêu đã đặt ra.

- Thực hiện hành động khắc phục và phòng ngừa sai sót nhằm liên tục hoàn thiện hệ thống chất lượng, đồng thời áp dụng các biện pháp nhằm ngăn ngừa, loại bỏ các nguyên nhân có thể dẫn tới các sai lỗi tiềm ẩn. Đây là một yêu cầu cơ bản của quá trình cải tiến thường xuyên hệ thống quản lý chất lượng.

đ) Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng

- Lựa chọn cơ quan đánh giá độc lập: sau khi tiến hành đánh giá nội bộ, nếu tự nhận hệ thống quản lý chất lượng đã đạt tiêu chuẩn, Văn phòng Chính phủ lựa chọn cơ quan đánh giá độc lập đánh giá, kết luật về mặt kỹ thuật. Do Văn phòng Chính phủ là một cơ quan hành chính nhà nước có hoạt động mang tính đặc thù, liên quan trực tiếp đến chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ nên việc lựa chọn cơ quan đánh giá độc lập phải được cân nhắc kỹ.

- Đánh giá sơ bộ: sau khi đã chọn cơ quan đánh giá độc lập, Văn phòng Chính phủ yêu cầu cơ quan này đánh giá sơ bộ về việc hệ thống quản lý chất lượng đã sẵn sàng cho việc đánh giá chính thức hay chưa. Mọi sai sót, bất cập hay những điều cần chú ý được phát hiện trong quá trình đánh giá sơ bộ sẽ được thông báo để Văn phòng Chính phủ tiến hành khắc phục ngay. Sau khi khắc phục xong những khiếm khuyết, cơ quan đánh giá độc lập mới tiến hành đánh giá chính thức.

- Đánh giá chính thức: sau khi đánh giá sơ bộ, nếu cơ quan đánh giá độc lập xét thấy hệ thống quản lý chất lượng đã sẵn sàng thì tiến hành đánh giá chính thức. Việc đánh giá chính thức được tiến hành sau đánh giá sơ bộ khoảng 2 tuần. Nội dung đánh giá chính thức gồm đánh giá hệ thống văn bản và đánh giá áp dụng nhằm xem xét sự phù hợp của hệ thống tài liệu so với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000; xác định các quy định của hệ thống quản lý chất lượng có được tuân thủ hay không. Trong quá trình đánh giá chính thức nếu còn phát hiện sai sót thì Văn phòng Chính phủ phải có biện pháp khắc phục để thỏa mãn mọi yêu cầu trong một thời gian xác định.

- Hoàn thiện hồ sơ: căn cứ theo kết quả đánh giá của cơ quan đánh giá độc lập, Văn phòng Chính phủ hoàn thiện hồ sơ, gửi cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xét, cấp giấy chứng nhận.

Việc duy trì hệ thống quản lý chất lượng là việc làm thường xuyên. Do đó, sau khi Văn phòng Chính phủ được cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn, tổ chức chứng nhận sẽ: tiến hành đánh giá giám sát định kỳ (thông thường 01 năm/lần) để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng này vẫn tiếp tục hoạt động có hiệu quả, phù hợp với những yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000. Ngoài ra, tổ chức chứng nhận có thể đánh giá đột xuất nếu có bằng chứng chứng tỏ hệ thống quản lý chất lượng không còn phù hợp với những yêu cầu của tiêu chuẩn đang áp dụng hoặc không được áp dụng có hiệu quả; sau chu kỳ 03 năm, tổ chức chức nhận sẽ tiến hành đánh giá lại toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng để cấp lại giấy chứng nhận.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Kế hoạch thực hiện chia làm ba giai đoạn:

a) Giai đoạn 1: từ tháng 3 năm 2006 đến tháng 12 năm 2006.

- Phê duyệt Đề án.

- Quyết định cử đại diện lãnh đạo về chất lượng của Văn phòng Chính phủ; thành lập Ban Thư ký; phê duyệt quy chế làm việc của Ban Chỉ đạo thực hiện Đề án; phê duyệt các quy trình xử lý công việc; thành lập nhóm đánh giá chất lượng nội bộ.

- Ban Chỉ đạo:

+ Xây dựng quy chế hoạt động của Ban Chỉ đạo thực hiện Đề án, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm phê duyệt.

+ Xây dựng sổ tay chất lượng trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ phê duyệt.

+ Lựa chọn, ký kết hợp đồng với tổ chức, cá nhân tư vấn về quản lý chất lượng.

+ Tổ chức các lớp đào tạo về tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 cho các đối tượng và nhóm đánh giá nội bộ.

+ Đánh giá thực trạng về các quy trình, quy định, quy chế làm việc, hệ thống tài liệu và hệ thống quản lý tại Văn phòng Chính phủ.

+ Xác định lĩnh vực cấp thiết để áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000.

Giai đoạn này chỉ tập trung vào 4 lĩnh vực quan trọng ảnh hưởng tới hoạt động của toàn bộ cơ quan Văn phòng Chính phủ. Riêng Cục Quản trị - Tài vụ và Cục Hành chính - Quản trị II, ngoài 4 lĩnh vực nêu trên có thể xem xét để áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 vào một số lĩnh vực khác cho phù hợp với đặc thù chức năng, nhiệm vụ của 2 đơn vị này.

+ Chỉ đạo nghiên cứu, xây dựng quy trình xử lý công việc trên các lĩnh vực đã được lựa chọn và cho ý kiến trước khi trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm phê duyệt.

+ Chỉ đạo triển khai thực hiện các quy trình xử lý công việc đã được phê duyệt.

+ Tổ chức đánh giá nội bộ.

Kết thúc giai đoạn 1, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại Văn phòng Chính phủ cần đạt được kết quả sau đây: bộ máy thực hiện Đề án đi vào hoạt động; các cán bộ, công chức phải hiểu và nắm rõ được các kiến thức về ISO 9001 : 2000; xây dựng, phê duyệt các quy trình giải quyết công việc đối với các lĩnh vực đã được lựa chọn; tổ chức triển khai thực hiện các quy trình đã được phê duyệt; tiến hành đánh giá nội bộ ít nhất 1 lần.

b) Giai đoạn 2: từ tháng 01 năm 2007 đến tháng 06 năm 2008.

- Mở rộng thực hiện một số lĩnh vực quan trọng khác của Văn phòng Chính phủ.

- Các đơn vị trong Văn phòng Chính phủ sẽ lựa chọn phạm vi xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng đối với 3 hoặc 4 lĩnh vực quan trọng, cấp thiết thuộc nhiệm vụ chính của đơn vị mình, trình Ban Chỉ đạo xem xét, quyết định; tổ chức xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị mình.

- Ban Chỉ đạo:

+ Chỉ đạo việc nghiên cứu, xây dựng quy trình xử lý công việc trên các lĩnh vực đã được lựa chọn và cho ý kiến trước khi trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm phê duyệt.

+ Chỉ đạo triển khai thực hiện các quy trình xử lý công việc đã được phê duyệt.

+ Tổ chức đánh giá nội bộ.

+ Đăng ký chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng cho phạm vi công việc đã được lựa chọn ở giai đoạn 1 và một số công việc đã được mở rộng ở giai đoạn 2.

+ Chuẩn bị cho đánh giá chính thức đối với các quy trình đã triển khai ở giai đoạn 1 và một số công việc đã được mở rộng ở giai đoạn 2.

+ Hoàn thiện hồ sơ để xin cấp chứng nhận cho phạm vi công việc đã được lựa chọn ở giai đoạn 1 và một số công việc đã được mở rộng ở giai đoạn 2.

Kết thúc giai đoạn 2, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại Văn phòng Chính phủ cần đạt được kết quả sau đây: được cấp chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 đối với phạm vi công việc đã được lựa chọn ở giai đoạn 1 và một số công việc đã được mở rộng ở giai đoạn 2; xây dựng, phê duyệt các quy trình giải quyết công việc đã được lựa chọn ở giai đoạn 2; tổ chức triển khai thực hiện các quy trình đã được phê duyệt; tiến hành đánh giá nội bộ đối với các quy trình xử lý công việc đã được lựa chọn ở giai đoạn 2 ít nhất 1 lần.

c) Giai đoạn 3: từ tháng 7 năm 2008 đến tháng 12 năm 2010.

Các đơn vị trong Văn phòng Chính phủ lựa chọn thứ tự các lĩnh vực còn lại của đơn vị mình theo mức độ cần thiết phải chấn chỉnh hoạt động quản lý, trình Ban Chỉ đạo xem xét, quyết định; tổ chức xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị mình.

- Ban Chỉ đạo:

+ Chỉ đạo việc nghiên cứu, xây dựng quy trình xử lý công việc trên các lĩnh vực đã được lựa chọn và cho ý kiến trước khi trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm phê duyệt.

+ Chỉ đạo triển khai thực hiện các quy trình xử lý công việc đã được phê duyệt.

+ Tổ chức đánh giá nội bộ.

+ Đăng ký chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng cho phạm vị công việc đã được lựa chọn ở giai đoạn 2 và các công việc đã được mở rộng ở giai đoạn 3.

+ Chuẩn bị cho đánh giá chính thức đối với các quy trình đã triển khai ở giai đoạn 2 và các công việc đã được mở rộng ở giai đoạn 3.

+ Hoàn thiện hồ sơ để xin cấp chứng cho phạm vi công việc đã được lựa chọn ở giai đoạn 2 và các công việc đã được mở rộng ở giai đoạn 3.

+ Tổng kết thực hiện Đề án.

Kết thúc giai đoạn 3, cần đạt được kết quả sau: hệ thống quản lý chất lượng Văn phòng Chính phủ được cấp chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000; đội ngũ cán bộ, công chức nắm vững và thực hiện tốt các quy trình tác nghiệp liên quan đến phạm vi công việc của mình.

2. Kinh phí thực hiện Đề án.

Kinh phí thực hiện đề án do ngân sách nhà nước bảo đảm từ nguồn kinh phí cho công tác cải cách hành chính của Văn phòng Chính phủ và có thể huy động sự hỗ trợ của các dự án cải cách hành chính của trong và ngoài Văn phòng Chính phủ.

Kinh phí được bố trí bảo đảm cho các hoạt động sau đây:

- Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực về hệ thống quản lý chất lượng.

- Xây dựng sổ tay chất lượng.

- Xây dựng hệ thống các quy trình chất lượng cụ thể.

- Sơ kết, tổng kết việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

- Quản lý điều hành Đề án (hỗ trợ cho hoạt động của Ban Chỉ đạo, Ban Thư ký và nhóm đánh giá nội bộ; nghiệm thu kết quả và xây dựng, hoàn chỉnh các báo cáo đánh giá).

- Tuyên truyền, in ấn, phát hành tài liệu.

- Đăng ký cấp giấy chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000.

- Hội thảo, tọa đàm khoa học.

- Ký kết hợp đồng đào tạo, bồi dưỡng; thuê chuyên gia tư vấn về quản lý chất lượng.

- Mua sắm trang thiết bị phục vụ cho việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000.

- Chi phí khác (nếu có).

3. Phân công thực hiện.

a) Ban Chỉ đạo Cải cách hành chính Văn phòng Chính phủ - Ban Chỉ đạo thực hiện Đề án có các nhiệm vụ cụ thể sau đây:

- Giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm chỉ đạo việc triển khai thực hiện Đề án xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng tại Văn phòng Chính phủ giai đoạn 2006 - 2010 theo đúng nội dung của Đề án sau khi được phê duyệt.

- Bảo đảm sự lồng ghép các hoạt động của Đề án với Đề án tin học hóa quản lý hành chính của Văn phòng Chính phủ.

- Định kỳ báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm về tình hình triển khai thực hiện Đề án.

- Theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trong Văn phòng Chính phủ trong việc triển khai thực hiện Đề án.

b) Vụ Tổ chức cán bộ là đơn vị thường trực của Ban Chỉ đạo, có các nhiệm vụ cụ thể sau đây:

- Giúp Ban Chỉ đạo tổ chức triển khai thực hiện Đề án sau khi đã được phê duyệt.

- Trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ra Quyết định cử đại diện lãnh đạo về chất lượng của Văn phòng Chính phủ, thành lập Ban Thư ký Đề án, thành lập nhóm đánh giá chất lượng nội bộ.

- Chủ trì, phối hợp với Cục Quản trị - Tài vụ xây dựng dự toán kinh phí bảo đảm cho việc thực hiện Đề án, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm xem xét, quyết định.

- Huy động cán bộ, công chức trong và ngoài Văn phòng Chính phủ tham gia các hoạt động triển khai thực hiện Đề án.

- Xây dựng các báo cáo của Ban Chỉ đạo về tình hình triển khai thực hiện Đề án.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ và Trưởng ban Ban Chỉ đạo.

c) Cục Quản trị - Tài vụ:

- Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ xây dựng dự toán kinh phí bảo đảm cho việc thực hiện Đề án.

- Bố trí kinh phí bảo đảm thực hiện, sau khi đã được phê duyệt.

d) Các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc:

- Thực hiện việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị mình theo chỉ đạo của Ban Chỉ đạo.

- Cử cán bộ, công chức tham gia các hoạt động của Đề án theo yêu cầu của Ban Chỉ đạo.

- Báo cáo Ban Chỉ đạo tình hình triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị./.