ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 113/TTr-STP ngày 27 tháng 10 năm 2014,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

PHỐI HỢP CÔNG BỐ, NIÊM YẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH VÀ BÁO CÁO VIỆC THỰC HIỆN KIỂM SOÁT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3515 /QĐ-UBND ngày 06 tháng 11 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này điều chỉnh và áp dụng các hoạt động liên quan đến việc thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính (TTHC) trên địa bàn tỉnh Quảng Nam, gồm:

a) Trách nhiệm của các Sở, Ban ngành trong việc trình công bố, niêm yết các TTHC đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, công bố;

b) Trách nhiệm thực hiện chế độ cáo cáo việc thực hiện kiểm soát TTHC theo quy định tại Thông tư số 05/2014/TT-BTP ngày 07/02/2014 của Bộ Tư pháp về hướng dẫn công bố, niêm yết thủ tục hành chính và báo cáo về tình hình, kết quả thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính (Thông tư số 05/2014/TT-BTP của Bộ Tư pháp).

2. Quy chế này không điều chỉnh và áp dụng đối với:

a) Thủ tục hành chính trong nội bộ của từng cơ quan nhà nước, giữa các cơ quan nhà nước với nhau không liên quan đến việc giải quyết TTHC cho cá nhân, tổ chức.

b) Thủ tục xử lý vi phạm hành chính; thủ tục thanh tra và thủ tục hành chính có nội dung bí mật nhà nước.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Áp dụng đối với các Sở, Ban, ngành; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố (gọi chung là UBND cấp huyện); Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (gọi chung là UBND cấp xã); các tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động công bố, niêm yết thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh.

Điều 3. Nguyên tắc phối hợp

1. Bảo đảm sự phối hợp thường xuyên, chặt chẽ, kịp thời giữa Sở Tư pháp và các Sở, Ban, ngành, UBND cấp huyện, UBND cấp xã trong việc kiểm soát và công bố, niêm yết TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của các cấp chính quyền trên địa bàn tỉnh, đảm bảo đúng thời gian, tiến độ, nội dung, trình tự thực hiện; hạn chế tình trạng sơ sài, kéo dài thời gian so với quy định.

2. Đảm bảo tính công khai minh bạch, liên tục, kịp thời, chính xác trong việc công bố, niêm yết TTHC. Phát huy tính chủ động, tích cực và đề cao trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc kiểm soát, công bố, niêm yết TTHC.

3. Việc phối hợp được thực hiện trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị và tuân thủ các quy trình theo quy định của pháp luật về nguyên tắc, trình tự, thủ tục công bố, niêm yết TTHC.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Mục 1. CÔNG BỐ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

Điều 4. Thẩm quyền công bố thủ tục hành chính

Chủ tịch Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh ban hành Quyết định công bố thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh; của các Sở, Ban, ngành; của UBND cấp huyện; UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.

Điều 5. Trách nhiệm thực hiện công bố thủ tục hành chính

Các Sở, Ban ngành thuộc UBND tỉnh có trách nhiệm tham mưu dự thảo Quyết định và nội dung công bố của Chủ tịch UBND tỉnh, gửi Sở Tư pháp kiểm soát hình thức, nội dung, chất lượng trước khi trình Chủ tịch UBND tỉnh theo quy định tại Điều 7, Thông tư số 05/2014/TT-BTP của Bộ Tư pháp.

Điều 6. Hình thức và nội dung Quyết định công bố thủ tục hành chính của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

Hình thức và nội dung Quyết định công bố TTHC của Chủ tịch UBND tỉnh thực hiện theo quy định tại Điều 3, Thông tư số 05/2014/TT-BTP của Bộ Tư pháp.

1. Đối với việc công bố TTHC mới ban hành, sửa đổi, bổ sung, thay thế:

- Quyết định công bố (thực hiện theo Mẫu Quyết định công bố thủ tục hành chính của Chủ tịch UBND tỉnh tại Phụ lục I, Mục II, kèm theo Thông tư số 05/2014/TT-BTP của Bộ Tư pháp).

- Danh mục TTHC mới ban hành, sửa đổi, bổ sung, thay thế (thực hiện theo Mẫu tại Phụ lục I, Mục II, Phần I - Danh mục thủ tục hành chính, kèm theo Thông tư số 05/2014/TT-BTP của Bộ Tư pháp).

- Nội dung cụ thể của từng TTHC và các tài liệu kèm theo (nếu có) gồm: mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính (thực hiện theo Mẫu tại Phụ lục I, Mục II, phần II - Nội dung của TTHC, kèm theo Thông tư số 05/2014/TT-BTP của Bộ Tư pháp).

2. Đối với việc công bố hủy bỏ, bãi bỏ thủ tục hành chính:

- Quyết định công bố (thực hiện theo Mẫu Quyết định công bố tại Phụ lục I, Mục II, kèm theo Thông tư số 05/2014/TT-BTP của Bộ Tư pháp).

- Danh mục TTHC bị hủy bỏ, bãi bỏ (thực hiện theo Mẫu tại Phụ lục I, Mục II, Phần I - Danh mục thủ tục hành chính, kèm theo Thông tư số 05/2014/TT-BTP của Bộ Tư pháp).

Điều 7. Quy trình xây dựng, ban hành Quyết định công bố thủ tục hành chính

1. Trách nhiệm xây dựng dự thảo, kiểm soát chất lượng Quyết định công bố TTHC:

a) Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành có trách nhiệm xây dựng dự thảo trình Quyết định công bố TTHC của Chủ tịch UBND tỉnh, ban hành theo quy định tại Điều 7, Thông tư số 05/2014/TT-BTP của Bộ Tư pháp.

b) Đối với TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, UBND cấp xã thì các Sở, Ban, ngành thuộc tỉnh chủ trì dự thảo nội dung thuộc ngành, lĩnh vực mình quản lý, sau đó lấy ý kiến tham gia của UBND cấp huyện.

2. Hồ sơ dự thảo Quyết định công bố gửi Sở Tư pháp để kiểm soát chất lượng, bao gồm:

a) Văn bản đề nghị kiểm soát chất lượng dự thảo Quyết định công bố;

b) Dự thảo Tờ trình ban hành Quyết định công bố;

c) Dự thảo Quyết định công bố phải kèm theo TTHC mới ban hành, TTHC được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế, TTHC bị hủy bỏ hoặc bãi bỏ.

3. Sở Tư pháp có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi, kiểm soát về hình thức, nội dung dự thảo Quyết định công bố do các Sở, Ban, ngành thuộc tỉnh xây dựng. Trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ dự thảo Quyết định công bố, Sở Tư pháp phải có ý kiến về kiểm soát chất lượng hồ sơ dự thảo.

4. Trong thời hạn 01 (một) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản góp ý kiến của Sở Tư pháp, các Sở, Ban, ngành phải tiếp thu, giải trình và hoàn thiện dự thảo trình Chủ tịch UBND tỉnh ký ban hành Quyết định công bố.

5. Hồ sơ trình Chủ tịch UBND tỉnh ký ban hành Quyết định công bố, gồm:

a) Tờ trình ban hành Quyết định công bố;

b) Dự thảo Quyết định công bố phải kèm theo TTHC mới ban hành, TTHC được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế, TTHC bị hủy bỏ hoặc bãi bỏ.

c) Công văn kiểm soát chất lượng Quyết định công bố của Sở Tư pháp.

6. Sau 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày Chủ tịch UBND tỉnh ký ban hành Quyết định công bố, Sở Tư pháp có trách nhiệm nhập dữ liệu thủ tục hành chính và đề nghị Cục Kiểm soát thủ tục hành chính – Bộ Tư pháp mở công khai trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính.

Mục 2. NIÊM YẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

Điều 8. Phạm vi và trách nhiệm niêm yết thủ tục hành chính

1. Thủ tục hành chính đã được Chủ tịch UBND tỉnh công bố theo quy định này và Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 6 năm 2010 của Chính phủ phải được niêm yết đầy đủ, thường xuyên, rõ ràng, đúng địa chỉ, dễ tiếp cận, dễ khai thác và sử dụng.

2. Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức việc niêm yết các TTHC đã được công bố thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan mình và các đơn vị trực thuộc.

3. Chủ tịch UBND và Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn cấp huyện chịu trách nhiệm tổ chức việc niêm yết các TTHC đã được công bố thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan và đơn vị mình.

4. Chủ tịch UBND cấp xã chịu trách nhiệm tổ chức việc niêm yết các TTHC đã được công bố thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan mình.

5. Cơ quan, tổ chức được cơ quan hành chính nhà nước hoặc người có thẩm quyền ủy quyền thực hiện dịch vụ công liên quan đến TTHC chịu trách nhiệm niêm yết các TTHC được ủy quyền giải quyết.

Điều 9. Yêu cầu của việc niêm yết thủ tục hành chính

1. Việc niêm yết TTHC phải được thực hiện kịp thời, đảm bảo TTHC được niêm yết đúng ngày Quyết định công bố có hiệu lực thi hành; không niêm yết các TTHC đã hết hiệu lực thi hành.

2. Việc niêm yết TTHC phải bảo đảm chính xác, rõ ràng, đầy đủ các TTHC và bộ phận tạo thành TTHC theo Quyết định công bố, tạo thuận lợi tối đa cho tổ chức, cá nhân tiếp cận tìm hiểu và thực hiện TTHC; bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, đồng thời có cơ sở, điều kiện để thực hiện quyền giám sát quá trình tiếp nhận, giải quyết TTHC của cán bộ, công chức nhà nước.

3. Trường hợp các TTHC được niêm yết có mẫu đơn, mẫu tờ khai thì các mẫu đơn, mẫu tờ khai phải được đính kèm ngay sau TTHC; bản giấy TTHC được niêm yết phải bảo đảm không bị hư hỏng, rách nát.

Điều 10. Hình thức niêm yết thủ tục hành chính

1. Niêm yết TTHC tại trụ sở cơ quan, đơn vị trực tiếp tiếp nhận, giải quyết TTHC là yêu cầu bắt buộc theo các hình thức sau:

a) Niêm yết TTHC trên bảng theo một hoặc nhiều loại sau đây: Bảng gắn trên tường, bảng trụ xoay, bảng di động... phù hợp với điều kiện cụ thể của cơ quan thực hiện niêm yết. Vị trí đặt bảng phải thích hợp, không quá cao hoặc quá thấp để dễ đọc, dễ tiếp cận. Nơi đặt bảng phải có khoảng trống đủ rộng, vệ sinh, thoáng mát, ngăn nắp để người đọc có thể tìm hiểu, trao đổi, ghi chép. Không sử dụng kính, lưới thép hoặc cửa có khóa để che chắn bảng niêm yết thủ tục hành chính.

b) Bảng niêm yết TTHC có kích thước thích hợp, đảm bảo niêm yết đầy đủ các TTHC theo từng lĩnh vực và nội dung hướng dẫn về quyền phản ánh, kiến nghị và tiếp nhận phản ánh, kiến nghị (theo Mẫu số 01, 02, 03, 04 Phụ lục II kèm theo Thông tư 05/2014/TT-BTP của Bộ Tư pháp).

c) Thủ tục hành chính gắn trên Bảng niêm yết được chia thành tập theo từng lĩnh vực, kết cấu như sau:

- Danh mục TTHC theo lĩnh vực được ghi rõ tên TTHC và số thứ tự tương ứng của từng TTHC (theo Mẫu số 02, Phụ lục II kèm theo Thông tư 05/2014/TT-BTP)

- Nội dung của từng TTHC (theo Mẫu số 03, Phụ lục II kèm theo Thông tư 05/2014/TT-BTP) được in một mặt trên trang giấy tối thiểu là khổ A4, kèm theo mẫu đơn, mẫu tờ khai (nếu có). Phông chữ sử dụng để trình bày là phông chữ tiếng Việt Unicode (Times New Roman), cỡ chữ tối thiểu là 14 theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6009:2001.

2. Các Sở, Ban, ngành thuộc tỉnh; UBND cấp huyện, cấp xã tùy điều kiện cụ thể, được khuyến khích sử dụng các hình thức phù hợp khác, như: Tập hợp các TTHC theo lĩnh vực để đóng thành quyển đặt tại nơi tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính hoặc tại nơi sinh hoạt cộng đồng của các thôn, bản, tổ dân phố hoặc các địa điểm sinh hoạt công cộng khác; khuyến khích sử dụng máy tính có kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính tại địa chỉ http://csdl.thutuchanhchinh.vn.

Điều 11. Trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc niêm yết thủ tục hành chính

1. Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành; Chủ tịch UBND cấp huyện; Chủ tịch UBND cấp xã chịu trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra việc niêm yết công khai thủ tục hành chính tại cơ quan, đơn vị, địa phương.

2. Sở Tư pháp chịu trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện niêm yết TTHC tại các cơ quan, đơn vị, địa phương có nhiệm vụ trực tiếp tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính.

Chương III

CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THỰC HIỆN KIỂM SOÁT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

Điều 12. Chế độ báo cáo

1. Báo cáo định kỳ 06 tháng; báo cáo 01 năm lần một và báo cáo 01 năm chính thức, hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Chủ tịch UBND tỉnh, như sau:

a) Các Sở, Ban, ngành gửi báo cáo về Sở Tư pháp để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.

b) UBND cấp xã gửi báo cáo về UBND cấp huyện để tổng hợp gửi Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo UBNBD tỉnh.

2. Sở Tư pháp tổng hợp tình hình, kết quả công bố, niêm yết TTHC tại các Sở, Ban, ngành và UBND cấp huyện trên địa bàn tỉnh theo định kỳ hoặc đột xuất trình Ủy ban nhân dân tỉnh báo cáo Thủ tướng Chính phủ và Bộ Tư pháp.

Điều 13. Nội dung báo cáo việc thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính

Báo cáo việc thực hiện kiểm soát TTHC phải mô tả kết quả đã làm được, những việc chưa làm được; những tồn tại, hạn chế, khó khăn, vướng mắc và nguyên nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm soát TTHC; những đề xuất, kiến nghị và các nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện trong kỳ báo cáo tới.

Nội dung báo cáo thực hiện theo quy định tại Điều 13 Thông tư số 05/2014/TT-BTP của Bộ Tư pháp. Nội dung cơ bản gồm:

1. Tình hình, kết quả đánh giá tác động về thủ tục hành chính.

2. Tình hình, kết quả tham gia ý kiến về thủ tục hành chính quy định trong dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật.

3. Tình hình, kết quả tham gia thẩm định về thủ tục hành chính quy định trong dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật.

4. Tình hình, kết quả công bố, công khai và nhập dữ liệu thủ tục hành chính vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính.

5. Tình hình, kết quả rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính (nếu có).

6. Tình hình, kết quả giải quyết thủ tục hành chính, trong đó nêu rõ việc khen thưởng, xử lý cán bộ, công chức vi phạm quy định về kiểm soát thực hiện thủ tục hành chính (nếu có).

7. Tình hình, kết quả tiếp nhận và xử lý phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính.

8. Tình hình, kết quả nghiên cứu, đề xuất sáng kiến cải cách thủ tục hành chính (nếu có).

9. Tình hình, kết quả công tác truyền thông hỗ trợ hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính.

Điều 14. Trách nhiệm của các cơ quan, cá nhân trong việc thực hiện báo cáo

1. Các Sở, Ban, ngành, UBND cấp huyện và UBND cấp xã báo cáo theo nội dung tại các biểu mẫu số 06a/BTP/KSTT/KTTH; 07a/BTP/KSTT/KTTH tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư số 05/2014/TT-BTP của Bộ Tư pháp và tình hình, kết quả thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính theo Đề cương báo cáo tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư số 05/2014/TT-BTP của Bộ Tư pháp.

2. Phòng Tư pháp tham mưu UBND cấp huyện tổng hợp báo cáo của các đơn vị chuyên môn và báo cáo của UBND cấp xã trên địa bàn huyện theo nội dung quy định tại các biểu mẫu số 06a/BTP/KSTT/KTTH; 07b/BTP/KSTT/KTTH và 07g/BTP/KSTT/KTTH tại Phụ lục III và tổng hợp về tình hình, kết quả thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính theo Đề cương báo cáo tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư số 05/2014/TT-BTP của Bộ Tư pháp.

3. Sở Tư pháp tham mưu UBND tỉnh tổng hợp báo cáo của các Sở, Ban ngành, UBND cấp huyện và báo cáo của đơn vị mình theo nội dung tại các biểu mẫu số 01b/BTP/KSTT/KTTH, 02b/BTP/KSTT/KTTH, 03c/BTP/KSTT/KTTH, 04b/BTP/KSTT/KTTH, 05b/BTP/KSTT/KTTH (nếu có), 06b/BTP/KSTT/KTTH, 07đ/BTP/KSTT/KTTH và 07g/BTP/KSTT/KTTH tại Phụ lục III và tổng hợp việc thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính theo Đề cương báo cáo tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư số 05/2014/TT-BTP của Bộ Tư pháp.

Điều 15. Hình thức và cách thức gửi báo cáo

Báo cáo việc thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính được thực hiện bằng hình thức văn bản giấy và văn bản điện tử, cụ thể như sau:

1. Báo cáo bằng văn bản giấy phải có chữ ký, đóng dấu xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo; được gửi theo đường bưu điện, fax hoặc gửi trực tiếp.

2. Báo cáo bằng văn bản điện tử là các tệp tin có thể chỉnh sửa, tái sử dụng (word, excel); các tệp tin PDF được lưu trữ dưới hình thức quét (scan) từ bản gốc.

Trường hợp báo cáo được gửi bằng văn bản điện tử dưới dạng word, excel, cơ quan gửi báo cáo phải kèm theo báo cáo dưới hình thức tệp tin PDF để so sánh, đối chiếu, bảo đảm tính chính xác của thông tin báo cáo.

Điều 16. Thời hạn báo cáo theo định kỳ

1. Thời điểm chốt số liệu báo cáo định kỳ 6 tháng và báo cáo định kỳ 01 năm thực hiện như sau:

a) UBND cấp xã gửi báo cáo đến UBND cấp huyện để tổng hợp:

- Báo cáo tổng hợp 6 tháng: gửi chậm nhất trước ngày 05 tháng 5 hàng năm.

- Báo cáo tổng hợp năm lần một: gửi chậm nhất trước ngày 05 tháng 11 hàng năm.

- Báo cáo tổng hợp năm chính thức: gửi chậm nhất trước ngày 15 tháng 01 của năm sau năm báo cáo.

b) UBND cấp huyện và các Sở, Ban, ngành gửi báo cáo đến Sở Tư pháp để tổng hợp:

- Báo cáo tổng hợp 6 tháng: gửi chậm nhất trước ngày 10 tháng 5 hàng năm.

- Báo cáo tổng hợp năm lần một: gửi chậm nhất trước ngày 10 tháng 11 hàng năm.

- Báo cáo tổng hợp năm chính thức: gửi chậm nhất trước ngày 22 tháng 01 của năm sau năm báo cáo.

c) Sở Tư pháp có trách nhiệm tổng hợp báo cáo của các Sở, Ban, ngành, UBND cấp huyện trình Chủ tịch UBND tỉnh ký phát hành báo cáo gửi Bộ Tư pháp (Cục Kiểm soát thủ tục hành chính):

- Báo cáo tổng hợp 06 tháng: gửi chậm nhất trước ngày 02 tháng 6 hàng năm.

- Báo cáo tổng hợp năm lần một: gửi chậm nhất trước ngày 02 tháng 12 hàng năm.

- Báo cáo tổng hợp năm chính thức: gửi chậm nhất trước ngày 15 tháng 3 của năm sau năm báo cáo.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 17. Trách nhiệm của các Sở, Ban, ngành và UBND cấp huyện;

1. Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành chịu trách nhiệm trình công bố, niêm yết TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết, TTHC liên quan đến ngành, lĩnh vực phụ trách và chế độ báo cáo theo đúng quy định tại Thông tư số 05/2014/TT-BTP ngày 07 tháng 02 năm 2014 của Bộ Tư pháp và các quy định của Quy chế này.

2. Chủ tịch UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp xã chịu trách nhiệm về nội dung, chất lượng việc niêm yết TTHC và chế độ báo cáo theo quy định của Quy chế này.

3. Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các Sở, Ban, ngành và UBND các cấp tham mưu giúp UBND tỉnh chỉ đạo thực hiện việc công bố, niêm yết TTHC và chế độ báo cáo công tác kiểm soát TTHC trên địa bàn tỉnh theo quy định hiện hành./.