ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CAO BẰNG --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 343/2010/QĐ-UBND	Cao Bằng, ngày 16 tháng 3 năm 2010

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TỈNH CAO BẰNG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CAO BẰNG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

Căn cứ Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng 6 năm 2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh và cấp huyện;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định công tác quản lý văn thư và lưu trữ tỉnh Cao Bằng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 2701/2005/QĐ-UBND ngày 21 tháng 10 năm 2005 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng.

Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; các tổ chức chính trị - xã hội; tổ chức xã hội; tổ chức xã hội - nghề nghiệp; các tổ chức kinh tế; các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Lý Hải Hầu

 

QUY ĐỊNH

CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TỈNH CAO BẰNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 343/2010/QĐ-UBND ngày 16 tháng 3 năm 2010 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Cao Bằng)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1. Quy định này được áp dụng với các Sở, ban, ngành; Uỷ ban nhân dân các huyện, thị; các tổ chức chính trị - xã hội; tổ chức xã hội; tổ chức xã hội - nghề nghiệp; các tổ chức kinh tế; các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân; Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn trong phạm vi toàn tỉnh (gọi chung là các cơ quan, tổ chức).

2. Đối tượng điều chỉnh của Quy định này là công tác quản lý văn thư và lưu trữ

a) Công tác văn thư gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư.

b) Công tác lưu trữ gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy định này những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau

1. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức;

“Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau;

4. “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chớnh;

5. “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;

6. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định;

7. “Danh mục hồ sơ” là bản kê những hồ sơ mà cơ quan, tổ chức có ghi thời hạn bảo quản, danh mục hồ sơ được lập từng năm vào dịp cuối năm để sử dụng cho năm tới;

8. “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;

9. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

10. “Tài liệu văn thư” là văn bản, tài liệu khác được hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của cơ quan, tổ chức.

11. “Lưu trữ hiện hành” là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.

12. “Lưu trữ lịch sử” là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác.

13. “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ” là việc thực hiện các biện pháp sao chụp, bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ chuyên dụng riêng biệt tách rời bản chính, bản gốc đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm nhằm bảo vệ an toàn tài liệu đó.

Điều 3. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ

1. Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc chấp hành các chế độ, quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ; hướng dẫn kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh và Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

2. Trung tâm Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm trực tiếp quản lý kho lưu trữ; tiếp nhận tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh; thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ; phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

3. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn trong phạm vi quyền hạn và nhiệm vụ được giao có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước và của Uỷ ban nhân dân tỉnh.

4. Lưu trữ huyện quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của huyện; tổ chức chỉnh lý, phân loại, lập mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

5. Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm thực hiện Quy định này và các quy định khác của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 4. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư và lưu trữ cơ quan

1. Các cơ quan, tổ chức căn cứ vào khối lượng công việc cần có bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ (nhiệm vụ cụ thể quy định tại chương II và chương III của Quy định này).

2. Phòng Nội vụ các huyện tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện và Lưu trữ huyện.

Điều 5. Cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ

Cán bộ làm công tác văn thư và lưu trữ trong cơ quan, tổ chức phải được đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước; có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 6. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ

Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị có trách nhiệm bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách được giao hàng năm để cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị chuyên dùng, văn phòng phẩm, ứng dụng khoa học công nghệ phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 7. Công tác văn thư và lưu trữ liên quan đến bảo vệ bí mật Nhà nước

Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ liên quan đến bảo vệ bí mật Nhà nước trong cơ quan, tổ chức phải thực hiện nghiêm quy định của Pháp luật Bảo vệ bí mật Nhà nước.

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 8. Hình thức văn bản

1. Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03 tháng 6 năm 2008 và Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004.

a) Hội đồng nhân dân các cấp ban hành Nghị quyết để thi hành văn bản pháp luật của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên;

b) Uỷ ban nhân dân các cấp ban hành Quyết định và Chỉ thị để thi hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc Hội, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên; Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp.

2. Văn bản hành chính tất cả các cơ quan, tổ chức đều được ban hành gồm: Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) quy chế, quy định, thông báo, thông cáo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận, giấy xác nhận, phiếu gửi, phiếu chuyển....

Điều 9. Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

a) Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:

- Quốc hiệu;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số, ký hiệu của văn bản;

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

- Nội dung văn bản;

- Chức vụ, họ tờn và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, tổ chức;

- Nơi nhận;

- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).

b) Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a của khoản này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Telex, số Fax.

c) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định.

2. Thể thức văn bản chuyên ngành

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành thực hiện theo quy định của Bộ chuyên ngành.

3. Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xó hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chớnh trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.

4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế.

Điều 10. Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03 tháng 6 năm 2008 và Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004.

2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau

a) Căn cứ tính chất, nội dung văn bản cần soạn thảo, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.

b) Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản; trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan. Những văn bản có tính chất quan trọng, phức tạp xét thấy cần thiết thì tham khảo ý kiến của các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan trước khi trình duyệt.

Điều 11. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt;

2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.

Điều 12. Đánh máy

Việc đánh máy văn bản phải đảm bảo những yêu cầu sau

1. Đánh máy, hoàn chỉnh văn bản đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy, hoàn chỉnh văn bản phải hỏi lại người duyệt bản thảo đó;

2. Giữ bí mật nội dung văn bản trong thực hiện đánh máy, hoàn chỉnh văn bản đúng quy định.

Điều 13. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo, hoàn chỉnh văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.

2. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân các cấp, Chánh Văn phòng các sở, ban, ngành, Trưởng phòng Hành chính cơ quan, đơn vị; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.

Điều 14. Ký văn bản

1. Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ Thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT). Các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

2. Đối với các cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể

a) Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo Điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;

- Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể ký thay (KT) người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

- Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho một số cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền (TUQ) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.

b) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL) một số loại văn bản hành chính thông thường. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

c) Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.

Điều 15. Nhân bản văn bản

Bộ phận văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện nhân bản đúng số lượng, đảm bảo thời gian và giữ bí mật theo đúng quy định.

Điều 16. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao văn bản gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục

2. Thể thức bản sao được quy định gồm tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận.

3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Quy định này có gía trị pháp lý như bản chính.

4. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại Khoản 2 Điều này chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 17. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến; giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 18. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

Điều 19. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

2. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản và phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

Điều 20. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của Thủ trưởng và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

2. Căn cứ nội dung văn bản đến, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.

3. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 21. Trình tự quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); đăng ký văn bản đi; làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi.

Điều 22. Chuyển phát văn bản đi

1. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

2. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.

Điều 23. Việc lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ công việc. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải là bản ký trực tiếp và được sắp xếp thứ tự đăng ký.

2. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt và được in bằng mực bền lâu.

Mục 3. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 24. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ.

2. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau

a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

b) Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức. Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; không được đóng dấu khống chỉ;

3. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của Văn phòng hay đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau

Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức; những văn bản do Văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu Văn phòng hay dấu của đơn vị đó.

Điều 25. Đóng dấu

1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng loại mực dấu quy định;

2. Khi đóng dấu lên chữ ký phải chùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;

3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính phải do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, chùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục;

4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

Mục 4. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Điều 26. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm

a) Mở hồ sơ;

b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Điều 27. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức

1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức

a) Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này.

b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đó đến hạn nộp lưu thỡ phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.

c) Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.

2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:

a) Tài liệu hành chính sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;

b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

c) Tài liệu xây dựng cơ bản sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;

d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.

3. Thủ tục giao nộp

Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.

Điều 28. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình.

2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ

a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới;

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình.

3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.

4. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó.

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

Điều 29. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1. Hàng năm, lưu trữ cơ quan có trách nhiệm: lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu";

2. Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập "biên bản giao nhận tài liệu".

3. "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và "Biên bản giao nhận tài liệu" được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu và lưu trữ cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.

Điều 30. Thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử

1. Trung tâm Lưu trữ tỉnh; Lưu trữ cấp huyện có thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức sau

a) Các cơ quan, tổ chức Nhà nước cùng cấp ở địa phương;

b) Các doanh nghiệp Nhà nước do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật;

c) Các tổ chức khác theo quy định của pháp luật.

d) Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện tặng cho, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ.

2. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức

a) Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định. Trường hợp cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập;

b) Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu"; giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo; vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp.

3. Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử: Lập kế hoạch thu thập tài liệu; phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa chọn tài liệu cần thu thập; hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao nộp; chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập "Biên bản giao nhận tài liệu".

"Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và "Biên bản giao nhận tài liệu" được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Lưu trữ của cơ quan, tổ chức và lưu trữ lịch sử giữ mỗi loại một bản.

4. Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh; lưu trữ cấp huyện do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp phê duyệt.

Thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp thực hiện theo hướng dẫn của Trung tâm lưu trữ tỉnh và lưu trữ cấp huyện.

5. Thời hạn giao nộp các loại tài liệu lưu trữ lịch sử:

a) Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản sau năm năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức;

b) Tài liệu phim, ảnh, mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: sau hai năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức;

c) Tài liệu của các ngành quốc phòng, Công an sau ba mươi năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức, trừ tài liệu chưa được giải mật và tài liệu còn giá trị hiện hành.

6. Quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức khác

Tài liệu lưu trữ hỡnh thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện được quản lý tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức theo quy định của Quy định này và quy định của pháp luật có liên quan.

Điều 31. Chỉnh lý tài liệu

1. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu của mình; tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được các yêu cầu sau:

a) Phân loại và lập xong hồ sơ hoàn chỉnh; xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy đối với lưu trữ lịch sử;

b) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; lập Mục lục hồ sơ, tài liệu; lập Danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy.

2. Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Điều 32. Xác định giá trị tài liệu

1. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau

a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm;

b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.

2. Lưu trữ các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng trình cấp có thẩm quyền ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức trên cơ sở bằng thời hạn bảo quản mẫu của lưu trữ cấp trên.

Điều 33. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan

1. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, các cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Thủ trưởng cơ quan, tổ chức về việc quyết định Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; Danh mục tài liệu hết giá trị.

2. Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm

a) Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện và người đứng đầu đối với cơ quan, tổ chức khác: Chủ tịch Hội đồng;

b) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên

c) Đại diện của Lưu trữ cơ quan, tổ chức : Ủy viên

3. Hội đồng làm việc theo phương thức sau đây

a) Từng thành viên trong Hội đồng xem xét Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; Danh mục tài liệu hết giá trị; đối với Danh mục tài liệu hết giá trị, cần kiểm tra thực tế tài liệu;

b) Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số;

c) Thông qua biên bản, trình Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quyết định.

Điều 34. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

1. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu huỷ được quy định như sau:

a) Lưu trữ tỉnh thẩm tra tài liệu của lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện và của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh;

b) Lưu trữ huyện thẩm tra tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện và của xã;

c) Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp trên thẩm tra tài liệu của các đơn vị trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử.

2. Thẩm quyền quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

a) Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại lưu trữ tỉnh;

b) Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ tỉnh;

c) Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại lưu trữ huyện sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ tỉnh;

d) Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình sau khi cú ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ huyện;

e) Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của xó sau khi cú ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ huyện;

g) Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp.

3. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

a) Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền; khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin trong tài liệu;

b) Việc tiêu hủy tài liệu phải được lập thành biên bản có xác nhận của người thực hiện việc tiêu hủy và cơ quan, tổ chức có tài liệu; hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị tiêu hủy trong thời gian ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tiêu hủy tài liệu;

c) Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải đảm bảo đúng quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Mục 2. THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN

Điều 35. Thống kê tài liệu lưu trữ

1. Đối tượng thống kê tài liệu lưu trữ bao gồm thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12.

2. Việc gửi báo cáo thống kê lưu trữ: Uỷ ban nhân dân cấp xã, các phòng, ban và cơ quan, tổ chức thuộc huyện gửi báo cáo về Phòng Nội vụ các huyện, thị; các cơ quan, tổ chức khác thuộc tỉnh gửi báo cáo về Sở Nội vụ; Sở Nội vụ tổng hợp và báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

3. Các cơ quan, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo thống kê theo mẫu và thời hạn theo quy định của Bộ Nội vụ và của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Điều 36. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ;

2. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định sau đây về bảo quản tài liệu lưu trữ

a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy; nổ; phòng chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

b) Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ; thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu.

c) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng;

d) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.

Mục 3. TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 37. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Đối tượng được phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ:

a) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ các huyện để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của mình theo quy định của pháp luật.

b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có tài liệu và các quy định của pháp luật có liên quan.

c) Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải trả phí khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật.

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử:

a) Người đến khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ lịch sử vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu và có Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài); trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có thêm đề cương nghiên cứu.

b) Người xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ gián tiếp hoặc từ xa vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú.

3. Thẩm quyền cho phộp khai thác tài liệu lưu trữ và mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài

a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ lịch sử của địa phương mình; cho phép mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rói bảo quản tại Lưu trữ tỉnh.

b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ lịch sử của địa phương mình; cho phép mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại Lưu trữ huyện.

c) Giám đốc Trung tâm lưu trữ cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm lưu trữ tỉnh, trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.

d) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức khác cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình; cho phép mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rói của cơ quan, tổ chức. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Điều 38. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Tổ chức phòng đọc để độc giả nghiên cứu tài liệu tại phòng đọc;

2. Cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ.

a) Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cho phép sao tài liệu lưu trữ;

b) Việc sao tài liệu lưu trữ phải có cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ thực hiện.

3. Công bố tài liệu lưu trữ

Việc tổ chức công bố tài liệu lưu trữ phải đảm bảo thực hiện đúng quy định của pháp luật

a) Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện cho phép công bố tài liệu được sử dụng rộng rãi bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện;

b) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức cho phép công bố tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi của cơ quan, tổ chức.

Điều 39. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải có các loại sổ sách để theo dõi, quản lý như: Sổ đăng ký độc giả, sổ cho mượn tài liệu lưu trữ.

Chương IV

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO

Điều 40. Khen thưởng

Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư và lưu trữ sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật.

Điều 41. Xử lý vi phạm

Người nào vi phạm quy định này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Điều 42. Khiếu nại, tố cáo

1. Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 43. Các sở, ban, ngành, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp; tổ chức kinh tế; các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân; Uỷ ban nhân dân các huyện, thị; Uỷ ban nhân dân các xã, phường, thị trấn căn cứ vào quy định này xây dựng quy chế hoặc quy định chi tiết về công tác văn thư và lưu trữ cho phù hợp với phạm vi đơn vị mình, ngành mình quản lý./.