ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 46/TT-STP ngày 14/9/2011,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY ĐỊNH

TẠM THỜI VỀ VIỆC XÉT ƯU TIÊN HỒ SƠ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3092/QĐ-UBND, ngày 30/9/2011 của Ủy ban nhân tỉnh)

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Mục đích ban hành

Nhằm đảm bảo sự công bằng, khách quan trong việc ưu tiên lựa chọn những hồ sơ đăng ký thành lập Văn phòng Công chứng có chất lượng, hiệu quả, phục vụ tổ chức và công dân tốt nhất.

2. Phạm vi đối tượng điều chỉnh

Thực hiện áp dụng trong trường hợp Đề án quy hoạch đã được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt có số Văn phòng công chứng ít hơn so với số lượng Hồ sơ đăng ký xin thành lập Văn phòng Công chứng trên cùng một địa bàn.

II. NHỮNG NGUYÊN TẮC LỰA CHỌN ƯU TIÊN

- Hồ sơ đề án thành lập Văn phòng công chứng phải được công chứng viên gửi đến Sở Tư pháp trước ngày Sở Tư pháp ra quyết định thông báo thành lập Tổ công tác kiểm tra và xét duyệt hồ sơ Đề án (kể cả việc thay đổi mới Đề án).

- Hồ sơ Đề án được cho phép thành lập Văn phòng Công chứng phải có tổng số điểm cao nhất và hạ thấp dần theo thứ tự cho đến khi hết chỉ tiêu số lượng cho phép thành lập Văn phòng Công chứng theo Đề án đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

- Kiểm tra, đánh giá để ưu tiên lựa chọn hồ sơ thành lập Văn Phòng Công chứng đảm bảo trên nguyên tắc công bằng, khách quan và do Giám đốc Sở Tư pháp thành lập Tổ kiểm tra đánh giá và lựa chọn hồ sơ ưu tiên, Tổ kiểm tra có từ 04 người trở lên, có kinh nghiệm công tác và hiểu biết về pháp luật, nhất là pháp luật về công chứng.

- Việc xét ưu tiên Hồ sơ được thực hiện theo phương pháp tính điểm quy định tại mục III của Quy định này. Tổ trưởng Tổ công tác phải tổ chức cho thành viên nghiên cứu hồ sơ Đề án; kiểm tra thực địa Văn phòng công chứng dự kiến thành lập, trên cơ sở đó để tính điểm và đề xuất lựa chọn những Đề án có chất lượng tốt nhất; đề xuất của Tổ kiểm tra phải được lập thành văn bản và có đủ chữ ký của các thành viên.

- Trên cơ sở kết quả kiểm tra và đánh giá của Tổ công tác, Giám đốc Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra trước khi đề nghị Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định cho phép thành lập.

III. TIÊU CHÍ VÀ ĐIỂM CÁC TIÊU CHÍ

1. Tiêu chí về Tổ chức nhân sự:

a. Tiêu chí về công chứng viên:

- Hồ sơ đăng ký thành lập Văn phòng công chứng có 01 (một) công chứng viên:

+ Trường hợp công chứng viên có hộ khẩu và thường trú tại địa bàn tỉnh Quảng Ninh: 10 điểm;

+ Trường hợp công chứng viên không có hộ khẩu thường trú tại tỉnh Quảng Ninh (ở tỉnh khác): 05 điểm;

- Hồ sơ đăng ký thành lập Văn phòng công chứng hoạt động theo loại hình Công ty hợp danh:

+ Trường hợp công chứng viên có hộ khẩu và thường trú tại địa bàn tỉnh Quảng Ninh: Có hai công chứng viên: 20 điểm; có ba công chứng viên: 30 điểm; có từ bốn công chứng viên trở lên được cộng thêm: 05 điểm.

+ Trường hợp công chứng viên không có hộ khẩu thường trú tại tỉnh Quảng Ninh (ở tỉnh khác): Mỗi công chứng viên thuộc diện này sẽ bị giảm trừ đi ½ số điểm so với công chứng viên có hộ khẩu và thường trú tại tỉnh Quảng Ninh.

- Hồ sơ đăng ký thành lập Văn phòng Công chứng có công chứng viên đã từng được bổ nhiệm chức danh tư pháp và giữ chức danh đó từ đủ 05 năm đến dưới 10 năm: 01 điểm; giữ chức danh đó từ đủ 10 năm trở lên: 02 điểm; có thời gian hoạt động nghề công chứng từ đủ 01 năm trở lên: 02 điểm;

Những công chứng viên đã bị xử lý kỷ luật dưới mọi hình thức trong thời hạn 03 năm tính đến ngày nộp hồ sơ sẽ không được tính điểm.

b. Tiêu chí về Thư ký nghiệp vụ:

- Mỗi thư ký nghiệp vụ được tính: 03 điểm;

- Mỗi thư ký nghiệp vụ không có bằng đại học luật: 02 điểm; mỗi thư ký có bằng đại học luật (một trong các chuyên ngành luật): 05 điểm. Nhưng số thư ký được tính điểm không quá 05 thư ký;

- Mỗi thư ký nghiệp vụ có thời gian làm công tác pháp luật từ 05 năm trở lên hoặc đã từng được bổ nhiệm các chức danh tư pháp hoặc có thời gian công tác nghiệp vụ công chứng từ đủ một năm trở lên hoặc đã có chứng chỉ tốt nghiệp khoá bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng sẽ được cộng thêm: 01 điểm; nhưng tổng số điểm cộng thêm tối đa không quá: 05 điểm;

Những thư ký nghiệp vụ đã bị xử lý kỷ luật dưới mọi hình thức trong thời hạn 03 năm tính đến ngày nộp hồ sơ sẽ không được tính điểm.

c. Tiêu chí về nhân sự làm kế toán:

- Văn phòng có nhân viên làm kế toán: 03 điểm;

- Nhân viên có bằng đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành kế toán sẽ được cộng thêm tối đa 02 điểm;

d. Tiêu chí về nhân sự làm nhiệm vụ công nghệ thông tin:

- Văn phòng có nhân viên công nghệ thông tin: 03 điểm;

- Nhân viên có bằng đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành công nghệ thông tin sẽ được cộng thêm tối đa 02 điểm;

đ. Tiêu chí về nhân sự làm nhiệm vụ lưu trữ:

- Văn phòng công chứng có nhân viên làm công tác lưu trữ: 03 điểm;.

- Nhân viên có bằng đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành lưu trữ sẽ được cộng thêm tối đa 02 điểm;

* Đối với tất cả các trường hợp nhân sự nêu ở trên (từ công chứng viên đến nhân viên làm nhiệm vụ lưu trữ):

Không được tính điểm khi trong nội dung đề án thành lập văn phòng công chứng không có tài liệu phản ánh: Họ và tên, tuổi, nơi cư trú, bằng đào tạo về trình độ chuyên môn, quyết định bổ nhiệm các chức danh tư pháp hoặc đã có thời gian làm nghiệp vụ công chứng.

2. Tiêu chí về xây dựng quy trình nghiệp vụ và quy trình lưu trữ:

- Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật: 10 điểm;

- Xây dựng quy trình nghiệp vụ lưu trữ chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật: 05 điểm;

3. Tiêu chí về trụ sở Văn phòng công chứng dự kiến trong đề án:

+ Văn phòng Công chứng có trụ sở sử dụng ổn định từ đủ 03 năm: 05 điểm; trường hợp sử dụng nhiều thời gian hơn thì cứ tăng 01 năm được cộng thêm 01 điểm, nhưng số điểm cộng thêm tối đa không quá 05 điểm.

+ Văn phòng Công chứng có diện tích sàn một tầng tối thiểu rộng từ đủ 50 m², đảm bảo bố trí phòng cho khách hàng ngồi chờ, phòng công chứng viên, nhân viên giúp việc: 10 điểm; nếu rộng hơn thì cứ tăng thêm 10 m2 được cộng thêm 01 điểm, nhưng tối đa điểm cộng thêm không quá 05 điểm.

4. Tiêu chí an toàn giao thông, phòng chống cháy nổ:

- Văn phòng Công chứng có hoặc gần nơi gửi phương tiện xe gắn máy, ôtô (cự ly không quá 50 mét):

+ Diện tích gửi phương tiện rộng đến 20 m²: 02 điểm;

+ Diện tích gửi phương tiện rộng đến 30 m²: 03 điểm;

+ Diện tích gửi phương tiện rộng từ trên 30 m² trở lên: 04 điểm;

- Nơi gửi xe không ở các khu vực dễ gây ách tắc hoặc cản trở giao thông: 03 điểm;

- Văn phòng Công chứng có trang bị phòng chống cháy nổ theo quy định của luật phòng cháy chữa cháy: 05 điểm.

5. Tiêu chí về công nghệ thông tin:

+ Văn phòng Công chứng có ứng dụng phần mềm Master: 05 điểm; có Website riêng: 02 điểm; có ứng dụng phần mềm ngăn chặn rủi ro trong hoạt động công chứng: 05 điểm;

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Uỷ ban nhân dân tỉnh giao Sở Tư pháp chịu trách nhiệm kiểm tra và đánh giá Hồ sơ đề án thành lập Văn phòng công chứng; kiểm tra thực địa nơi dự kiến đặt Văn phòng công chứng trong Đề án; tính điểm, xét ưu tiên và trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật.

Trong quá trình tổ chức thực hiện Quy định tạm thời này, nếu có quy định của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền sẽ được sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ theo quy định của pháp luật./.