QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT QUY HOẠCH NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH QUẢNG NAM ĐẾN NĂM 2020

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;

Căn cứ Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt quy hoạch ngành Văn thư-Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Quảng Nam đến năm 2020, với những nội dung chủ yếu sau:

1. Quan điểm, mục tiêu xây dựng đề án

a) Quan điểm

Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ nhằm thực hiện thành công các mục tiêu của chiến lược phát triển ngành Nội vụ, có tầm nhìn, lộ trình thích hợp theo yêu cầu phát triển của từng giai đoạn, phù hợp với tình hình thực tế của địa phương, đáp ứng yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ, khoa học công nghệ về công tác văn thư, lưu trữ.

b) Mục tiêu

- Mục tiêu tổng quát

+ Quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh; bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ cho sự phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội.

+ Định hướng sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ đến năm 2020 nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan quản lý Nhà nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển đúng định hướng của tỉnh, góp phần thực hiện thành công chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh trong những năm tiếp theo.

+ Tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, thống nhất để quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; làm căn cứ cho các cơ quan, tổ chức trong bộ máy Nhà nước chủ động xây dựng kế hoạch hàng năm và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt các Dự án đầu tư phát triển về lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

- Mục tiêu cụ thể

+ Hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn nghiệp vụ để quản lý công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu về công tác cải cách hành chính và phù hợp với nhiệm vụ trong tình hình mới.

+ Hoàn thiện hệ thống tổ chức bộ máy, bố trí công chức làm công tác văn thư, lưu trữ từ tỉnh đến cơ sở để thực hiện chức năng quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

+ Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đủ tiêu chuẩn, được đào tạo, bố trí đúng chuyên ngành, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đáp ứng các yêu cầu của ngành trong thời kỳ đổi mới.

+ Xây dựng hệ thống cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.

+ Nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.

2. Dự báo về tài liệu lưu trữ và một số chỉ tiêu về công tác văn thư, lưu trữ

a) Về tài liệu lưu trữ

- Lưu trữ lịch sử tỉnh: Dự kiến đến năm 2020 sẽ có khoảng 5.009,5 mét tài liệu được thu về từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (5.009,5 mét tài liệu này được tính từ 30% của tổng số mét tài liệu của Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ cấp huyện, thành phố).

Như vậy, đến năm 2020, Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh dự kiến sẽ chứa khoảng 5.409,5 mét tài liệu (bao gồm 400 mét tài liệu hiện đang có tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh và 5.009,5 tài liệu dự kiến thu về).

Việc bố trí Kho Lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh để tiếp nhận khối lượng tài liệu nói trên cần phải được chú trọng.

- Lưu trữ cơ quan (tài liệu lưu trữ tại các Sở, Ban, ngành): Dự kiến tài liệu của các Sở, Ban, ngành được thống kê đến năm 2020 khoảng 12.321,4 mét (bao gồm số mét tài liệu từ năm 2012 trở về trước), mỗi cơ quan sẽ hình thành khoảng 15 mét tài liệu/1 năm.

- Lưu trữ huyện, thành phố: Dự kiến tài liệu của các huyện, thành phố được thống kê đến năm 2020 khoảng 4.376,9 mét (bao gồm số mét tài liệu từ năm 2012 trở về trước), mỗi địa phương sẽ hình thành khoảng 20 mét tài liệu/1 năm.

- Lưu trữ cấp xã: Tài liệu tại cấp xã từ nay đến năm 2020 có khoảng 8.540 mét, được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định, mỗi xã sẽ hình thành khoảng 5 mét tài liệu/1 năm.

b) Một số chỉ tiêu về công tác văn thư, lưu trữ

- Về công tác văn thư

Từ nay đến năm 2020, đảm bảo đạt một số chỉ tiêu cơ bản:

+ 100% các cơ quan, đơn vị, địa phương ban hành đầy đủ các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ: Quy chế văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan, Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu…

+ 100% các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến theo đúng quy định.

+ 100% các Sở, Ban, ngành; 80% các huyện, thành phố ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản đi, văn bản đến nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.

+ 100% các cơ quan, đơn vị, địa phương triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử (Email) phục vụ cho việc trao đổi thông tin nội bộ đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả.

+ 100% cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc đối với tài liệu giấy.

- Về công tác lưu trữ

Đến năm 2020 tài liệu được thu thập vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành luật, cụ thể:

+ 100% tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản trong kho lưu trữ chuyên dụng;

+ Trên 80% tài liệu tại Sở, Ban, ngành được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và lập Danh mục hồ sơ của tài liệu sau khi được chỉnh lý;

+ Trên 80% tài liệu tại các huyện, thành phố được chỉnh lý hoàn chỉnh, xây dựng công cụ tra tìm hợp lý và bảo quản, bảo vệ tài liệu trong kho theo đúng quy định của Nhà nước;

+ Xây dựng các công cụ tra tìm tài liệu truyền thống và xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu bằng điện tử;

+ Tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh: Từ nay đến năm 2020, kho Lưu trữ lịch sử tỉnh sẽ tiếp nhận khoảng 5009,5 mét tài liệu từ Lưu trữ của các Sở, Ban, ngành và Lưu trữ huyện, thành phố. Công tác thu thập tài liệu vào kho Lưu trữ lịch sử được thực hiện thường xuyên; bước đầu thực hiện việc số hóa tài liệu lưu trữ.

+ 100% Sở, Ban, ngành và huyện, thành phố có kho Lưu trữ hiện hành và trang bị phần mềm quản lý lưu trữ; 70% xã, phường, thị trấn có kho lưu trữ; thực hiện việc thu thập hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành.

+ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ; xây dựng hệ thống phần mềm để quản lý hồ sơ tài liệu và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao.

3. Quy hoạch cụ thể

a) Về tổ chức bộ máy

Xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy đủ điều kiện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh.

- Cấp tỉnh:

+ Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ: Kiện toàn cơ cấu tổ chức hiện có của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, đảm bảo thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh.

+ Đối với các Sở, Ban, ngành: Kiện toàn bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng (Phòng Hành chính-Tổ chức) đảm bảo thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị.

- Cấp huyện:

+ Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố bố trí công chức chuyên trách quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ thuộc Phòng Nội vụ.

+ Các Phòng, Ban, đơn vị thuộc huyện bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với tổ chức, hoạt động của đơn vị

- Cấp xã: Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.

b) Nhân sự

Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ chuyên nghiệp, có đạo đức, phẩm chất tốt, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, cơ cấu hợp lý, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và trình độ chính trị đáp ứng yêu cầu phát triển của ngành.

- Về số lượng:

+ Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ:

Chi cục Văn thư – Lưu trữ: Đảm bảo biên chế hoạt động từ 10 (mười) đến 12 (mười hai) người.

Ủy ban nhân dân cấp huyện: Bố trí 01 (một) công chức chuyên trách thuộc Phòng Nội vụ thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ.

+ Văn thư:

Đối với các Sở, Ban, ngành: Bố trí 01 (một) công chức chuyên trách làm công tác văn thư, hạn chế kiêm nhiệm để đảm bảo thực hiện công việc.

Đối với Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố: Bố trí từ 01 (một) đến 02 (hai) công chức làm công tác văn thư.

Đối với các Phòng, Ban chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố: Bố trí 01 (một) công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư.

Đối với xã, phường, thị trấn: Bố trí 01 (một) công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.

+ Lưu trữ:

Kho Lưu trữ chuyên dụng (trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh): Dự kiến đến 2020, đảm bảo biên chế hoạt động từ 12 (mười hai) đến 15 (mười lăm) người phục vụ công tác quản lý, tổ chức sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh và thực hiện một số nhiệm vụ dịch vụ công về lưu trữ.

Đối với các Sở, Ban, ngành: Bố trí 01 (một) công chức làm công tác lưu trữ chuyên trách.

Đối với Lưu trữ huyện, thành phố: Bố trí từ 01 (một) đến 02 (hai) công chức chuyên trách làm công tác lưu trữ.

Các cơ quan, đơn vị, địa phương có khối lượng tài liệu ít có thể bố trí 01 công chức, viên chức văn thư kiêm lưu trữ.

- Về chuyên môn, nghiệp vụ:

+ Công chức tham mưu, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cấp tỉnh, cấp huyện phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định (Tốt nghiệp đại học trở lên, có chuyên môn, nghiệp vụ chuyên ngành văn thư, lưu trữ hoặc các chuyên ngành về hành chính, văn phòng và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc).

+ Người làm công tác văn thư, lưu trữ phải có trình độ từ trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ trở lên, nếu tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng hoặc đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; có trình độ về tin học, ngoại ngữ theo quy định chung và những kiến thức khác phù hợp với công việc.

+ Người làm công tác lưu trữ chuyên trách hay kiêm nhiệm được hưởng chế độ, quyền lợi, phụ cấp ngành nghề đặc thù và chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.

c) Hệ thống cơ sở vật chất

Hàng năm, các cơ quan, đơn vị, địa phương chủ động xây dựng kế hoạch, lập dự trù kinh phí và bố trí kinh phí đảm bảo cho hoạt động quản lý Nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ, bao gồm các nội dung:

- Xây dựng, bố trí Kho lưu trữ:

+ Từ nay đến năm 2016, Sở Nội vụ phối hợp các ngành chức năng tiến hành xây dựng mới Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh theo Đề án đã được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

+ Đối với Sở, Ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, cần bố trí kho lưu trữ bảo quản tài liệu lưu trữ hiện hành; kho lưu trữ nằm trong trụ sở làm việc cơ quan và phải đảm bảo đáp ứng yêu cầu kỹ thuật bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

+ Đối với huyện, thành phố, cần đầu tư, xây dựng hoặc nâng cấp kho lưu trữ, trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu của các phòng, ban chuyên môn, đáp ứng tốt việc thu tài liệu về Lưu trữ huyện, thành phố và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp về Lưu trữ lịch sử theo quy định.

+ Từ nay đến năm 2020: Các xã, phường, thị trấn phải bố trí kho lưu trữ với diện tích tối thiểu là 20m2 để bảo quản tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn (theo hướng dẫn tại Điểm b, Khoản 3, Phần III, Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho Lưu trữ chuyên dụng).

- Mua sắm thiết bị, phương tiện thực hiện các biện pháp kỹ thuật tiên tiến để bảo quản tài liệu và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, cụ thể như máy vi tính nối mạng diện rộng, máy scan tài liệu…

- Thu thập, sưu tầm tài liệu.

- Chỉnh lý tài liệu.

- Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm và số hóa tài liệu lưu trữ.

- Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ.

- Các hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ.

4. Giải pháp thực hiện

a) Đổi mới công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ

- Cụ thể hóa các văn bản của Trung ương để chỉ đạo, triển khai cho phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương.

- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ, đổi mới phương pháp quản lý, nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý.

- Tăng cường phối hợp giữa các ngành, các cấp, các địa phương, cơ quan, tổ chức đề ra biện pháp cụ thể để thực hiện quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ của tỉnh đạt hiệu quả.

- Đổi mới các chính sách, cơ chế để phát triển lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đặc biệt chú trọng các chính sách về đãi ngộ đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ.

b) Nâng cao nhận thức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong việc phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh

- Tuyên truyền, phổ biến rộng rãi về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ, làm cho các cấp, các ngành, các tổ chức, cá nhân nhận thức được vai trò của công tác văn thư, lưu trữ; việc bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ của toàn xã hội và phải có trách nhiệm trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu lưu trữ đảm bảo an toàn, hiệu quả.

- Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức văn thư, lưu trữ bằng nhiều hình thức phù hợp, đưa nội dung công tác văn thư, lưu trữ vào chương trình đào tạo, bồi dưỡng trong hệ thống các trường chuyên nghiệp và các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng các cấp.

c) Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội của tỉnh.

d) Bố trí kinh phí hàng năm đảm bảo cơ sở vật chất cho phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ.

đ) Đẩy mạnh xã hội hóa các hoạt động dịch vụ lưu trữ.

5. Tổ chức thực hiện

a) Các Sở, Ban, ngành và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố

- Theo dõi, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị, địa phương. Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, chú trọng đến công tác lập hồ sơ công việc và các nhiệm vụ khác của ngành như: Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, xác định giá trị tài liệu và chỉnh lý tài liệu, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử đúng quy định.

- Xây dựng kế hoạch 5 năm, hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh và tình hình thực tế tại địa phương, đơn vị.

- Xây dựng dự toán và bố trí kinh phí hàng năm cho hoạt động văn thư, lưu trữ. b) Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư: Phối hợp trình cấp có thẩm quyền cân đối, bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ hàng năm để thực hiện các nội dung của Đề án Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

c) Sở Nội vụ

- Là cơ quan thường trực, chủ trì giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức thực hiện Quy hoạch đã được phê duyệt; tuyên truyền, phổ biến Quy hoạch phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ; xây dựng kế hoạch 5 năm và hàng năm để thực hiện Quy hoạch này; xây dựng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt các đề án, dự án đảm bảo nhu cầu về cơ sở vật chất phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ theo các nội dung của Quy hoạch.

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh; định kỳ tổng hợp tình hình thực hiện các nội dung của Quy hoạch, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng Sở, Ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố, các cơ quan, đơn vị có liên quan và Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ Quảng Nam chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.