ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG TRỊ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 2863/QĐ-UBND	Quảng Trị, ngày 23 tháng 10 năm 2017

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH ĐỀ ÁN GIẢI QUYẾT TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG TỈNH QUẢNG TRỊ, GIAI ĐOẠN 2018 - 2022

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG TRỊ

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/201 3 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Quyết định số 1425/QĐ-UBND ngày 24/6/2016 của UBND tỉnh Quảng Trị ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Trị;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số: 249/TTr-SNV ngày 15/8/2017 và thẩm định của Giám đốc Sở Tài chính tại Công văn số: 2746/STC- HCSN ngày 21/9/2017,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng tỉnh Quảng Trị, giai đoạn 2018-2022, với những nội dung chủ yếu sau:

1. Tên đề án: "Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng tỉnh Quảng Trị, giai đoạn 2018-2022".

2. Cơ quan thực hiện

- Cơ quan chủ quản: Sở Nội vụ tỉnh Quảng Trị.

- Đơn vị chủ trì thực hiện: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Trị.

- Cơ quan phối hợp: 25 cơ quan, đơn vị trong phạm vi Đề án.

3. Mục tiêu Đề án

- Giải quyết cơ bản tình trạng tài liệu chưa được tổ chức sắp xếp, phân loại khoa học, xác định giá trị tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị trên cơ sở lập ra một trật tự mới trong việc quản lý tài liệu lưu trữ, bắt đầu bằng việc hướng dẫn thực hiện một cách nghiêm túc, bắt buộc công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ hiện hành ở các cơ quan hàng năm theo đúng quy định của pháp luật;

- Thu thập, chỉnh lý 1.798 mét giá tài liệu từ năm 2010 trở về trước của 25 Sở, ngành tương đương và các cơ quan có chức năng quản lý nhà nước thuộc Sở, ngành.

- Thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm hạn chế nguy cơ hủy hoại, kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ.

- Lựa chọn, giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản Vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử để phục vụ khai thác, sử dụng phục vụ hoạt động các cơ quan, tổ chức và công dân trên địa bàn tỉnh;

- Lập danh mục các loại tài liệu: tài liệu có các mức độ mật, tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu quý, hiếm nhằm quản lý khoa học tài liệu và bảo đảm bí mật nhà nước;

- Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

- Từng bước xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê tra cứu, số hóa tài liệu Lưu trữ để quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng các phông lưu trữ tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

4. Nhiệm vụ đề án

a) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê và sắp xếp khoa học, bảo quản an toàn và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện đúng theo quy định tại công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

b) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài thời gian sử dụng đối với các phông tài liệu có giá trị lớn, có tần số khai thác sử dụng cao... đang có nguy cơ xuống cấp.

5. Lộ trình thực hiện

Số TT	Năm	Khối lượng thực hiện (mét)	Đơn vị thực hiện
01	2018	333	Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng, Chi cục Quản lý thị trường
02	2019	368	Thanh tra tỉnh, Sở Giao thông Vận tải, Sở Thông tin Truyền thông, Sở Tư pháp, Ban quản lý Khu kinh tế tỉnh
03	2020	387	Sở Y tế, Sở Tài nguyên và Môi trường, Chi cục Bảo vệ môi trường, Sở Giáo dục và Đào tạo, Hội Chữ thập đỏ tỉnh
04	2021	341	Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Ban Dân tộc tỉnh, Ban Thi đua - Khen thưởng tỉnh
05	2022	369	Sở Công thương, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Khoa học và Công nghệ, Hội Văn học và Nghệ thuật tỉnh, Chi cục Phát triển Nông thôn tỉnh
	Tổng cộng	1.798

6. Giải pháp thực hiện:

6.1. Các Sở, ngành: Có trách nhiệm quan tâm, sắp xếp và bố trí nguồn kinh phí thường xuyên hoặc huy động các nguồn hợp pháp khác (nếu có) để hàng năm thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, tránh tình trạng trông chờ vào ngân sách dẫn tới chậm tiến độ thực hiện Đề án.

Xác định trọng tâm, trọng điểm để thực hiện chỉnh lý nhằm giảm thiểu khối lượng tài liệu tồn đọng, tiết kiệm ngân sách và tạo điều kiện để bảo quản tốt nhất tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử. Bố trí kinh phí để mua sắm trang thiết bị, sửa chữa nâng cấp phòng kho để bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ;

6.2. Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tiếp nhận những hồ sơ, tài liệu đã được phân loại sơ bộ, đồng thời tổ chức lao động có chuyên môn nghiệp vụ đạt yêu cầu về chất lượng và kỹ thuật, phối hợp với các cơ quan, tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ mà cán bộ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức không thể thực hiện được để chỉnh lý khoa học tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước.

Hàng năm chỉ đạo việc kiểm tra chọn lựa những tài liệu có giá trị giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.

7. Kinh phí thực hiện

a) Tổng kinh phí: 6.540.000 ngàn đồng (Sáu tỷ, năm trăm bốn mươi triệu đồng chẵn), trong đó:

- Năm 2018: 1.282.000 ngàn đồng;

- Năm 2019: 1.295.000 ngàn đồng;

- Năm 2020: 1.410.000 ngàn đồng;

- Năm 2021: 1.242.000 ngàn đồng;

- Năm 2022: 1.311.000 ngàn đồng.

b) Nguồn kinh phí: Ngân sách địa phương được phân bổ hàng năm theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước.

Điều 2. Tổ chức thực hiện

1. Thủ trưởng các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử phối hợp Chi cục Văn thư - Lưu trữ trong việc lập kế hoạch chỉnh lý hoàn chỉnh dứt điểm số tài liệu tồn đọng từ lúc hình thành đến năm 2010 sẽ thực hiện theo thời gian đã phân chia của Đề án (từ 2018 - 2022).

2. Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch cụ thể, phối hợp với các cơ quan để thực hiện Đề án, chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn nghiệp vụ cho các cơ quan, đơn vị thực hiện phân loại sơ bộ; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ thực hiện chỉnh lý tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước.

3. Các cơ quan, tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình có trách nhiệm phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện Đề án này.

4. Sở Tài chính chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ xem xét thẩm định bố trí kinh phí thực hiện Đề án theo đúng quy định.

5. Việc thanh quyết toán chỉ được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật có liên quan.

Điều 3. Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Tài chính, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

 

Nơi nhận: - Như Điều 3; - TT HĐND tỉnh: - CT, PCT UBND tỉnh; -Các PVP UBND tỉnh; - Chi cục VTLT tỉnh; -Lưu: VT, TMTHNC.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nguyễn Đức Chính

 

ĐỀ ÁN

GIẢI QUYẾT TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG TỈNH QUẢNG TRỊ, GIAI ĐOẠN 2018 - 2022
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2863/QĐ-UBND ngày 23/10/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Trị)

MỞ ĐẦU

Công tác Lưu trữ ra đời do sự đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Từ khi thành lập đến nay, công tác lưu trữ luôn được coi là một mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý nhà nước, đồng thời là một trong những mặt hoạt động của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội. Ngày nay, do những yêu cầu mới của đất nước, công tác lưu trữ ngày càng có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội.

Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, cung cấp kịp thời thông tin cho hoạt động quản lý sẽ góp phần bảo đảm cho hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ là phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống. Từ đó kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính ở nước ta hiện nay.

"Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa". Để bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu Lưu trữ quốc gia, nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội và mọi công dân đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia. Với tầm quan trọng và giá trị đặc biệt đó, tài liệu lưu trữ phải được lựa chọn, sắp xếp và bảo quản theo quy định của pháp luật, Tài liệu lưu trữ phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội của địa phương, tài liệu lưu trữ của các cơ quan đã đang và sẽ góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói chung, cũng như việc phát triển về mọi mặt kinh tế xã hội của tỉnh nhà nói riêng. Chúng không chỉ là bằng chứng không gì thay thế về quá trình hoạt động của cơ quan quyền lực nhà nước, cơ quan chính quyền và các cơ quan chuyên môn của tỉnh, phản ánh trung thực từng thời kỳ lịch sử quan trọng trong bảo vệ và xây dựng tỉnh Quảng Trị từ khi tỉnh nhà được lập lại cho đến thời kỳ đổi mới và hội nhập, mà còn là di sản của Quốc gia, của dân tộc, chính vì giá trị vô giá đó, thế hệ chúng ta phải trân trọng và giữ gìn.

Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng là cơ sở để thực hiện số hóa tài liệu Lưu trữ lịch sử, đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác lưu trữ của tỉnh nhà.

Phần I

THỰC TRẠNG, CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

I. THỰC TRẠNG

1. Thực trạng công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ:

Công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với việc bảo quản, lưu trữ tài liệu, văn bản trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, an ninh, quốc phòng và văn hóa xã hội của đất nước. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Quảng Trị: Thời gian qua UBND tỉnh ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nhằm quản lý thống nhất về mặt chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư, Lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Công tác văn thư, lưu trữ có nhiều chuyển biến tích cực như các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh đã quan tâm đến việc bố trí cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ làm công tác lưu trữ; chủ động bố trí phòng, kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ; hàng năm nhiều cơ quan đơn vị đã triển khai chỉnh lý tài liệu, phân loại, xác định giá trị... phục vụ tốt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu trong cơ quan, tổ chức và yêu cầu của xã hội.

Tuy nhiên, việc bố trí cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu về số lượng, yếu về chuyên môn, đặc biệt là cán bộ lưu trữ chuyên trách; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức, đa số cán bộ chuyên môn chưa lập được hồ sơ công việc do mình theo dõi phụ trách. Từ đó công tác lưu trữ chưa được thực hiện theo quy định và tài liệu lưu trữ ngày càng tích đống.

Thực trạng tài liệu lưu trữ: Công tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh trước năm 2010 còn nhiều yếu kém. Tài liệu lưu trữ của nhiều cơ quan, tổ chức trong tình trạng bó gói, đóng cặp; không có phương tiện bảo quản; để rải rác tại các phòng làm việc, kho tạm, nhà xe, nhà kho, hành lang, cầu thang; chưa chỉnh lý và nộp vào lưu trữ đúng quy định. Vì vậy, nhiều tài liệu bị mối xông, mục nát ẩm mốc, nhàu nát, tình trạng vật lý xuống cấp trầm trọng. Nguyên nhân do các các cơ quan, tổ chức thiếu công chức, viên chức lưu trữ chuyên trách và chưa có kinh nghiệm xử lý khối lượng tài liệu lớn; cơ quan không có kinh phí tổ chức chỉnh lý (vì nguồn kinh phí thường xuyên cho hoạt động của cơ quan không thể giải quyết được). Theo số lượng khảo sát 111/365 cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu, số lượng tài liệu tồn đọng còn rất lớn (hơn 7.000 mét giá).

- Thời gian qua, UBND tỉnh và một số cơ quan đơn vị đã quan tâm cấp kinh phí tổ chức chỉnh lý tài liệu để nộp vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh như: Văn phòng HĐND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Giao thông vận tải, Sở Tài chính, Sở Nội vụ, Ban Thi đua - Khen thưởng tỉnh, Sở Xây dựng, Đài Phát thanh - Truyền hình tỉnh, Sở Nông nghiệp và PTNT, Trung tâm Phát triển Quỹ đất tỉnh... các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn cũng đã bố trí kinh phí cho công tác Lưu trữ tốt như Cục thuế tỉnh, Kho bạc Nhà nước tỉnh, Cục Hải quan Quảng Trị...Tuy nhiên, nguồn kinh phí còn quá hạn hẹp so với khối lượng tài liệu đang tồn đọng.

2. Đánh giá thực trạng:

- Tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh Quảng Trị chủ yếu được hình thành từ sau ngày tỉnh nhà được lập lại tháng 7 năm 1989, một số huyện tài liệu có từ sau 1956 như Vĩnh Linh (1956); Hướng Hóa (1980), Triệu Phong (1986), Sở Giáo dục và Đào tạo (1979),.. Qua gần 30 năm xây dựng đổi mới và hội nhập, tỉnh Quảng Trị đã đạt được nhiều thành tựu to lớn, cùng bắt nhịp với sự phát triển chung của toàn xã hội trên nhiều lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hoá xã hội, khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin, công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp..., tất cả đã được ghi lại đầy đủ nhất trong tài liệu lưu trữ, đó là bằng chứng thật không gì có thể thay thế được và càng không thể mua được bằng tiền khi tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc bị mất đi. Để lưu giữ cho muôn đời sau tìm về cội nguồn, biết được công sức, trí tuệ của người đi trước.

- Phần lớn các cơ quan chưa quan tâm đến công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ nên việc chỉ đạo công chức, viên chức chuyên môn lập và nộp lưu hồ sơ công việc được phân công phụ trách chưa triệt để. Việc bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở hầu hết các Sở, Ban ngành còn kiêm nhiệm nhiều việc (văn thư, lễ tân, phục vụ, thủ quỹ...), yếu về chuyên môn, đặc biệt là lưu trữ chuyên trách càng thiếu chỉ tiêu biên chế, Từ đó, công tác lưu trữ không thực hiện theo quy định nên tài liệu lưu trữ ngày càng tồn đọng nhiều thêm. Tài liệu được hình thành từ năm 1956-1990 đã bị ố vàng, nấm mốc nhiều tài liệu bị rách, giòn, mục, mờ chữ hoặc mất chữ. Hầu như toàn bộ tài liệu giấy đã bị oxy hoá ở mức cao, bị hủy hoại từng phần và có nguy cơ hủy hoại hàng loạt, khối tài liệu này đã xuống cấp. Kho bảo quản tài liệu chỉ là kho tạm, chật hẹp, ẩm thấp, không có đủ các trang thiết bị bảo quản tối thiểu. Ngoài ra các cơ quan chưa bố trí kinh phí, nhân lực nên các công việc xử lý nghiệp vụ mới chỉ thực hiện ở mức độ rất hạn chế, một số ít tài liệu được phân loại, sắp xếp sơ bộ và công cụ tra cứu chủ yếu là sổ đăng ký văn bản, còn lại trong tình trạng lẫn lộn, về cơ bản chưa được chỉnh lý, xác định giá trị và chưa có các công cụ thống kê tra cứu cần thiết theo yêu cầu của công tác lưu trữ;

- Tại cấp huyện có cán bộ lưu trữ chuyên trách nên đã chỉnh lý được một phần, giảm thiểu tài liệu tồn đọng như: Thành phố Đông Hà, huyện Hải Lăng, Đakrông. Tuy nhiên, phần lớn các huyện chưa chỉnh lý, thu tài liệu về Lưu trữ huyện như: Gio Linh, Vĩnh Linh, Triệu Phong, Hướng Hóa,...

- Tại cấp xã hầu như tài liệu chưa được chỉnh lý, còn bó gói, cặp tạm, tủ tạm, công tác chỉnh lý tài liệu chưa được quan tâm, chưa thu thập, bảo quản thống nhất.

Nhìn chung, tình trạng vật lý cũng như tình trạng xử lý nghiệp vụ của phần lớn tài liệu hiện bảo quản tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ. Thực trạng đó đã không những gây khó khăn lớn đối với công tác quản lý và phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của xã hội mà còn dẫn tới nguy cơ tài liệu lưu trữ bị hủy hoại hoàn toàn. Trước thực trạng này nếu không được sự quan tâm đầu tư kịp thời của các cấp, các ngành thì chỉ trong một thời gian không xa di sản quý giá có một không hai này sẽ bị hủy hoại thì đến lúc đó dù được đầu tư thoả đáng cũng không phục hồi được.

3. Nguyên nhân:

- Tài liệu hình thành với thời gian tồn tại khá dài, những nguyên nhân tác động trực tiếp ảnh hưởng như: môi trường khí hậu, các loại côn trùng phá hoại, điều kiện bảo quản không đáp ứng yêu cầu, phần lớn tài liệu đã bị xuống cấp, một bộ phận đáng kể đã và đang bị hư hỏng ở mức độ khác nhau, tài liệu lưu trữ được ghi bằng những phương pháp ghi tin rất khác nhau như viết tay, đánh máy, in Ronéo, hình ảnh, ghi âm…, với các chất liệu ghi tin như mực viết, chì, giấy carbon, mực in... và lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau như giấy, phim ảnh, băng và đĩa từ... trong đó giấy là phương tiện chủ yếu. Đồng thời giấy được sử dụng để làm tài liệu cũng rất đa dạng, phong phú về chủng loại như giấy làm từ rơm rạ, bã mía, giấy pơ-luya, giấy can ... và rất khác nhau về chất lượng.

- Ngoài những nguyên nhân khách quan do lịch sử để lại, trong nhiều năm qua, đa số các cơ quan xây dựng mới không quan tâm bố trí xây dựng kho bảo quản, tài liệu Lưu trữ hoặc bảo quản ở những kho tạm hoặc phòng làm việc, chật hẹp, ẩm thấp, không có đầy đủ các trang thiết bị bảo quản tối thiểu (cặp, hộp, kệ giá).

- Biên chế văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm nên công tác lưu trữ phần lớn bỏ ngỏ. Việc xử lý các bước nghiệp vụ đối với tài liệu tồn đọng chưa thực hiện được.

- Tình trạng vật lý cũng như xử lý nghiệp vụ chuyên môn phần lớn chưa đạt yêu cầu về nghiệp vụ chuyên ngành mà còn dẫn tới nguy cơ tiềm ẩn là nhiêu tài liệu lưu trữ sẽ bị thất lạc, mất mát, hủy hoại hoàn toàn.

- Do khó khăn về cơ sở vật chất, nguồn kinh phí, nhân lực và một phần do nhận thức của một số lãnh đạo, công chức, viên chức về vai trò của công tác Lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng.

Để khắc phục những tồn tại trên, đưa công tác lưu trữ của tỉnh ngày càng đi vào nền nếp, góp phần bảo quản an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Sở Nội vụ đã chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức đi khảo sát 111 cơ quan, đơn vị tiêu biểu trên tổng số 356 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.

II. SỰ CẦN THIẾT

Trước yêu cầu cấp bách của Công tác lưu trữ, ngày 02/3/2007 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, nhằm giữ gìn, bảo vệ và phát huy giá trị di sản quý giá của dân tộc cho thế hệ sau, trong đó ghi rõ “Đến năm 2010, các ngành các cấp phải giải quyết xong cơ bản tình trạng tài liệu hiện đang còn tồn đọng trong kho lưu trữ chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ...”. Ngày 28/5/2007 UBND tỉnh Quảng Trị ban hành Công văn số 1247/UBND-LT về việc triển khai thực hiện Chỉ thị 05/2005/CT-TTg, trong đó chỉ đạo: “Trình UBND tỉnh phê duyệt đề án giải quyết tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý tại các Sở, Ban ngành cấp tỉnh để thực hiện, đến năm 2010 phải giải quyết xong tài liệu tồn đọng...”; Ngày 23/6/2015 UBND tỉnh ban hành Chỉ thị số 09/CT-UBND về Tăng cường giải quyết tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Quảng Trị, trong đó yêu cầu Sở Nội vụ: “Chủ trì xây dựng hoàn thiện Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2015-2020; phối hợp với Sở Tài chính lập dự toán kinh phí trình UBND tỉnh xem xét giải quyết nhằm chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng và nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh”.

Xác định tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nhất là việc bảo quản, lưu giữ, phát huy giá trị tài liệu đối với cơ quan, tổ chức, ngày 07/9/2017 Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 35/CT-TTg về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử, trong đó yêu cầu các Bộ, ngành, chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố có trách nhiệm chỉ đạo việc giải quyết tài liệu tồn đọng: “Chậm nhất đến hết năm 2021, các ngành, các cấp giải quyết dứt điểm tài liệu được hình thành từ năm 2015 trở về trước đang bó gói, tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức"

Triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg, ngày 28/9/2017 UBND tỉnh đã ban hành văn bản số 4821/UBND-NC về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg, yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện nhiệm vụ trọng tâm : “Đến năm 2021, phải giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu từ 2015 trở về trước đang tồn đọng, tích động tại các cơ quan, đơn vị. Đồng thời bố trí kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu theo quy định... nhằm phục vụ khai thác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”.

Thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nội vụ, hiện nay các tỉnh đã xây dựng đề án giải quyết tài liệu tồn đọng và triển khai thực hiện có hiệu quả, tỉnh Quảng Trị trong những năm gần đây đã cấp kinh phí cho các đơn vị để tổ chức chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tuy nhiên so với thực tế tài liệu còn nhiều (hơn 7.000 mét giá). Đề án là một trong những giải pháp đồng bộ nhằm tiến tới số hóa tài liệu lưu trữ.

Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng tỉnh Quảng Trị sẽ giúp cho việc bảo toàn nguyên vẹn, thống nhất tài liệu lưu trữ, tránh được tài liệu bị phân tán, xé lẻ, tạo điều kiện cho việc xây dựng công cụ tra cứu khoa học, thống nhất.

Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu: Tài liệu được thu thập thường xuyên, đầy đủ có chất lượng, đảm bảo sự tin cậy đối với người khai thác sử dụng.

Công tác chỉnh lý tài liệu có vai trò quan trọng trong công tác tổ chức khoa học tài liệu của cơ quan, đơn vị, mang tính khoa học và thực tiễn sâu sắc, thể hiện qua việc phân loại, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ thống kê, tra tìm...

Để hạn chế các nguy cơ hư hỏng, mất mát tài liệu, khắc phục những tồn tại hiện nay trong công tác lưu trữ, khối lượng tài liệu tồn đọng của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh cần được chỉnh lý, sắp xếp khoa học, đầu tư trang thiết bị bảo quản, xây dựng công cụ tra cứu nhằm hướng tới mục đích của công tác lưu trữ là việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội, của quốc gia thông qua việc khai thác các thông tin có trong tài liệu lưu trữ.

Đứng trước tình hình tài liệu tồn đọng ở các cơ quan, tổ chức như tình trạng đã nêu trên Sở Nội vụ xây dựng Đề án "Giải quyết tài liệu tồn đọng" nhằm giải quyết tình trạng tài liệu tồn đọng, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả các tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

Việc xây dựng Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống là hết sức cần thiết, để có thể bố trí đủ nguồn ngân sách cho công tác giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của tỉnh, cần phải được sự quan tâm thực sự của lãnh đạo các cấp, có như vậy mới có thể lựa chọn những tài liệu có giá trị thuộc thành phần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử để bảo quản, tạo điều kiện thuận lợi để khai thác, sử dụng và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ cho quá trình điều hành, quản lý của các cơ quan được hiệu quả, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của địa phương

III. CƠ SỞ PHÁP LÝ:

1. Các văn bản của Trung ương:

- Luật Lưu trữ năm 2011;

- Nghị định số 01/2012/NĐ-CP ngày của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

- Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;

- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

- Thông tư số 17/20I4/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử các cấp;

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.

2. Các văn bản của tỉnh:

- Công văn số 1247/UBND-LT ngày 28/5/2007 của UBND tỉnh Quảng Trị về việc triển khai thực hiện Chỉ thị 05 của Thủ tướng Chính phủ;

- Quyết định số 1425/QĐ-UBND ngày 24/6/2016 của UBND tỉnh về việc Ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Quyết định 1042/QĐ-UB ngày 14/6/2013 của UBND tỉnh Quảng Trị ban hành danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ tỉnh;

- Chỉ thị 07/CT-UBND ngày 20/5/2014 của UBND tỉnh về tăng cường quản lý nhà nước về công tác văn thư, Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Quảng Trị;

- Chỉ thị 09/CT-UBND ngày 23/6/2015 UBND tỉnh về tăng cường giải quyết tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Quảng Trị;

- Kế hoạch số 460/KH-UBND ngày 16/02/2017 của UBND tỉnh Quảng Trị về công tác văn thư, lưu trữ năm 2017;

- Công văn số 4821/UBND-NC ngày 28/9/2017 của UBND tỉnh Quảng Trị về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ

Phần II

NỘI DUNG ĐỀ ÁN

I. MỤC TIÊU:

1. Mục tiêu chung: Giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng giai đoạn từ năm 1986 - 2010 của các Sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức trong tỉnh là việc làm hết sức cần thiết nhằm bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, nhằm nâng cao vai trò trách nhiệm của cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội và mọi công dân đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu Lưu trữ quốc gia phục vụ cho công tác xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng và nhu cầu của nhân dân trên địa bàn tỉnh.

2. Mục tiêu cụ thể:

- Giải quyết cơ bản tình trạng tài liệu chưa được tổ chức sắp xếp, phân loại khoa học, xác định giá trị tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị trên cơ sở lập ra một trật tự mới trong việc quản lý tài liệu lưu trữ, bắt đầu bằng việc hướng dẫn thực hiện một cách nghiêm túc, bắt buộc công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ hiện hành ở các cơ quan hàng năm theo đúng quy định của pháp luật;

- Thu thập, chỉnh lý 1.798 mét tài liệu từ năm 2010 trở về trước của 25 Sở, ngành tương đương, các hội và các cơ quan có chức năng quản lý nhà nước thuộc Sở, ngành.

- Thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm hạn chế nguy cơ hủy hoại, kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ.

- Lựa chọn, giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử để phục vụ khai thác, sử dụng phục vụ hoạt động các cơ quan, tổ chức và công dân trên địa bàn tỉnh;

- Lập danh mục các loại tài liệu: tài liệu có các mức độ mật, tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu quý, hiếm nhằm quản lý khoa học tài liệu và bảo đảm bí mật nhà nước;

- Trang bị một số thiết bị cần thiết bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;

- Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

- Từng bước xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê tra cứu, số hóa tài liệu lưu trữ để quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng các phông lưu trữ tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

3. Khối lượng, phạm vi của Đề án:

3.1. Khối lượng:

Thực hiện kế hoạch khảo sát tại văn bản số 205/KH-SNV ngày 06/06/2013 của Sở Nội vụ về khảo sát tài liệu tồn đọng các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Trị; Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã khảo sát 111 cơ quan đơn vị, trên tổng số 365 cơ quan thuộc nguồn nộp lưu. Kết quả thống kê 7.256 mét giá (phụ lục 01). Sau khi chọn lọc đã loại những cơ quan đơn vị có dưới 10 mét giá; những cơ quan, đơn vị trực thuộc Trung ương; các đơn vị sự nghiệp. Đối với các Sở, ban ngành thuộc UBND tỉnh không đưa vào đề án vì từ năm 2011 đến nay các ngành tự bố trí kinh phí thường xuyên để xử lý hoặc UBND tỉnh đã cấp kinh phí hàng năm để giải quyết tài liệu tồn đọng như Văn phòng UBND tỉnh, Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Đài Phát thanh - Truyền hình, Chi cục Văn thư - Lưu trữ.... Giai đoạn 2018-2022 thực hiện 25 cơ quan, tổ chức; số lượng tài liệu 1.798 mét giá. Cụ thể từng nhóm cơ quan, đơn vị như sau (phụ lục 02):

- Nhóm 1: Gồm 18 Sở, ngành thuộc tỉnh: - Nhóm 2: Gồm 07 đơn vị thuộc Sở và tổ chức khác:

1.561 mét giá    237 mét giá

3.2. Phạm vi của Đề án

a) Phạm vi: Các Sở ngành và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu có số lượng tài liệu từ 10 mét giá trở lên.

b) Thời gian:

- Thời gian thực hiện Đề án: từ năm 2018 đến năm 2022

- Thời gian của tài liệu: Giới hạn thời gian của tài liệu là từ khi thành lập cơ quan, đơn vị đến năm 2010

3.3. Cơ quan thực hiện

- Cơ quan chủ trì: Chi cục Văn thư - Lưu trữ chủ trì thực hiện.

- Cơ quan phối hợp: Các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Đề án.

III. NHỮNG NỘI DUNG CHÍNH VÀ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

Việc phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản an toàn và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ triển khai thực hiện còn rất hạn chế. Lý do cơ bản là phần lớn tài liệu các cơ quan, tổ chức đang quản lý ở dưới dạng bó, gói lẫn lộn, nhiều về khối lượng, phong phú về nội dung, đa dạng về thể loại. Muốn quản lý được chặt chẽ tài liệu và sử dụng có hiệu quả thì khối tài liệu đó phải được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê và sắp xếp khoa học theo các nội dung sau:

1. Những nội dung chính

a) Khối lượng công việc:

Khối lượng tài liệu cần chỉnh lý hoàn chỉnh 1.798 mét giá, gồm khối tài liệu hành chính của các Sở, ngành tiêu biểu thuộc khối nghiên cứu tổng hợp (trừ các Sở, ngành từ 2010 đến nay đã được UBND tỉnh bố trí kinh phí hàng năm), tài liệu XDCB, tài liệu chuyên ngành của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh (các Chi cục và tương đương có chức năng quản lý nhà nước), hiện đang bảo quản tại phòng, kho lưu trữ cơ quan.

b) Yêu cầu:

Thực hiện theo quy trình nghiệp vụ theo Thông tư 03/2010/TT-BNV; Thông tư 12/2010/TT-BNV và hướng dẫn tại văn bản số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 và các văn bản có liên quan.

- Trong quá trình thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu không làm ảnh hưởng đến các hoạt động chung của các cơ quan, tổ chức.

- Khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc tập trung thống nhất, không xé lẻ phông lưu trữ; tra cứu, khai thác tài liệu lưu trữ nhanh chóng, chính xác.

- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:

+ Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;

+ Được xác định thời hạn bảo quản;

+ Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá;

+ Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.

- Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn bằng các thiết bị chuyên dụng, có hộp (cặp) theo tiêu chuẩn ngành, có mục lục hồ sơ.

- Tất cả các tài liệu sau khi chỉnh lý được đưa vào bảo quản an toàn trong kho lưu trữ theo quy định để quản lý, khai thác sử dụng phục vụ cho nhu cầu của các cơ quan, tổ chức và công dân.

- Đối với tài liệu hết giá trị (thực hiện theo hướng dẫn số 879/VTLTNN- NVTW ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).

2. Lộ trình

Thời gian thực hiện Đề án: 5 năm bắt đầu từ năm 2018 đến năm 2022.

Sau khi đề án được phê duyệt, Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch cụ thể để thực hiện theo lộ trình từ 2018 - 2022 (phụ lục số 03)

a) Năm 2018 gồm:

+ Số cơ quan được chỉnh lý: 05 cơ quan.

+ Số tài liệu cần chỉnh lý: 333 mét giá.

+ Kinh phí dự kiến: 1.282.000.000 đồng (Một tỷ, hai trăm tám mươi hai triệu đồng).

b) Năm 2019 gồm:

+ Số cơ quan được chỉnh lý: 05 cơ quan.

+ Số tài liệu cần chỉnh lý: 368 mét giá.

+ Kinh phí dự kiến: 1.295.000.000 đồng (Một tỷ, hai trăm chín mươi lăm triệu đồng).

c) Năm 2020 gồm:

+ Số cơ quan được chỉnh lý: 05 cơ quan.

+ Số tài liệu cần chỉnh lý: 387 mét giá.

+ Kinh phí dự kiến: 1.410.000.000 đồng (Một tỷ, bốn trăm mười triệu đồng).

d) Năm 2021 gồm:

+ Số cơ quan được chỉnh lý: 05 cơ quan.

+ Số tài liệu cần chỉnh lý: 341 mét giá.

+ Kinh phí dự kiến: 1.242.000.000 đồng (Một tỷ, hai trăm bốn mươi hai triệu đồng).

đ) Năm 2022 gồm:

+ Số cơ quan được chỉnh lý: 05 cơ quan.

+ Số tài liệu cần chỉnh lý: 369 mét giá.

+ Kinh phí dự kiến: 1.311.000.000 đồng (Một tỷ, ba trăm mười một triệu đồng).

3. Giải pháp:

3.1. Các Sở, ngành: Với quan điểm xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại là hết sức cần thiết, đề nghị các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quan tâm, sắp xếp và bố trí nguồn kinh phí thường xuyên hoặc huy động các nguồn hợp pháp khác (nếu có) để hàng năm thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, tránh tình trạng trông chờ vào ngân sách dẫn tới chậm tiến độ thực hiện Đề án.

3.2. Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tiếp nhận những hồ sơ, tài liệu đã được phân loại sơ bộ, đồng thời tổ chức lao động có chuyên môn nghiệp vụ đạt yêu cầu về chất lượng và kỹ thuật, phối hợp với các cơ quan, tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ mà cán bộ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức không thể thực hiện được để chỉnh lý khoa học tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước.

Sau khi kết thúc Đề án, trên cơ sở đánh giá hiệu quả của giai đoạn 1, UBND tỉnh sẽ xem xét và quyết định việc thực hiện đối với các cơ quan, tổ chức và các huyện, thị xã, thành phố và giai đoạn tiếp theo.

IV. KINH PHÍ THỰC HIỆN

1. Kinh phí, định mức

- Định mức chi phí nhân công chỉnh lý tài liệu: Áp dụng theo Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010; Thông tư 03/2010/TT-BNV 26/11/2010 của Bộ Nội vụ, các văn bản có quy định liên quan và căn cứ khối lượng tài liệu thực tế của đơn vị vị mình, các cơ quan, đơn vị xây dựng định mức nhân công, văn phòng phẩm cụ thể để phục vụ công tác chỉnh lý tài liệu hợp lý.

- Đơn giá vật tư, văn phòng phẩm được tính theo đơn giá thị trường tại thời điểm thực hiện chỉnh lý tài liệu (Phụ lục 04).

Ngoài ra các cơ quan đơn vị cần bố trí phòng, kho lưu trữ, đáp ứng đủ diện tích và các tiêu chuẩn để bảo quản khối tài liệu sau khi chỉnh lý; đầu tư mua sắm trang thiết bị bảo quản theo tiêu chuẩn của ngành như: Giá đựng tài liệu, máy hút ẩm, máy điều hòa nhiệt độ, bình chữa cháy, hệ thống quạt thông gió...

2. Tổng dự toán: 6.540.000.000 đồng (Sáu tỷ, năm trăm bốn mươi triệu đồng).

3. Nguồn kinh phí thực hiện Đề án:

Ngân sách địa phương cấp hàng năm qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh (Sở Nội vụ).

Hàng năm, căn cứ Đề án đã được UBND tỉnh phê duyệt, Sở Nội vụ ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện theo lộ trình, đảm bảo tiến độ đề ra; Sở Tài chính căn cứ kế hoạch, thẩm định cấp kinh phí. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh thông báo và phối hợp với các cơ quan, đơn vị thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng theo kế hoạch.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Tài chính: Căn cứ hồ sơ triển khai thực hiện việc chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức, thẩm định trình UBND tỉnh xem xét, quyết định cấp kinh phí ngân sách tỉnh theo quy định; thẩm định kinh phí đảm bảo triển khai Đề án; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện đúng mục đích và thanh quyết toán đúng quy định hiện hành.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm rà soát, kiểm tra số liệu thực tế đã thực hiện sơ bộ, lập kế hoạch cụ thể cho từng năm theo Đề án đã được phê duyệt. Theo dõi, định kỳ báo cáo tiến độ, chất lượng thực hiện Đề án cho UBND tỉnh.

3. Đối với các Sở, ngành, tổ chức trong phạm vi Đề án:

- Rà soát, thống kê số lượng tài liệu tồn đọng của cơ quan, đơn vị, thực hiện các bước đơn giản, phân loại sơ bộ, loại những tài liệu hết giá trị, trùng thừa, tài liệu tham khảo, giảm thiểu kinh phí đến mức thấp nhất, sau khi hoàn thành, báo cáo thống kê Sở Nội vụ để lập Kế hoạch cụ thể chỉnh lý từng năm theo Đề án.

- Phối hợp với Sở Nội vụ tổ chức lập kế hoạch cụ thể hàng năm để chỉnh lý dứt điểm số tài liệu tồn đọng của đơn vị mình theo Đề án của Ủy ban nhân dân tỉnh. Từ nay đến 2022 phải giải quyết xong tình trạng tài liệu tồn đọng chưa được sắp xếp chỉnh lý trong nhiều năm qua tại các cơ quan, tổ chức trong Đề án.

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu nhằm lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị, thời hạn bảo quản vĩnh viễn để nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Phần III

KẾT LUẬN

Hiện nay, các cơ quan, tổ chức trong tỉnh đang bảo quản một khối lượng lớn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động mà chưa được sắp xếp, chỉnh lý, nhất là các huyện, thành phố, thị xã. Khối tài liệu này có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa xã hội, giáo dục, khoa học... và đang ở tình trạng tích đống, có dấu hiệu mối mọt, hư hỏng, mục nát nếu không được quan tâm xử lý, UBND tỉnh đề nghị lãnh đạo các ngành, các cấp:

1. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao ý thức đối với từng cán bộ, công chức, viên chức và những người làm công tác Lưu trữ về Luật Lưu trữ và các văn bản quy định về công tác lưu trữ. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

2. Quan tâm đầu tư kinh phí cho công tác chỉnh lý tài liệu và xây dựng nâng cấp Kho lưu trữ của cơ quan nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

3. Đối với các cơ quan, đơn vị có khối lượng tài liệu dưới 10 mét, các đơn vị sự nghiệp trong tỉnh và các Sở ngành có tài liệu từ 2010 trở đi, các Ban Quản lý Dự án, các huyện, thành phố, thị xã; các cơ quan thuộc Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh, các đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp nhà nước ưu tiên bố trí kinh phí để chỉnh lý khối tài liệu còn tồn đọng, đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.