QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH KHAI THÁC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI PHÒNG VĂN THƯ - LƯU TRỮ THUỘC VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ và Ủy ban nhân dân;

Căn cứ quyết định số 1036/QĐ-UB ngày 14 tháng 4 năm 2005 của Ủy ban nhân tỉnh Bến Tre về việc thành lập Phòng Văn thư – Lưu trữ;

Theo đề nghị của Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay ban hành kèm theo Quyết định nầy Quy định khai thác tài liệu tại Phòng Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre.

Điều 2. Các Ông (Bà) Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, các tổ chức và cá nhân có nhu cầu khai thác tài liệu tại Phòng Văn thư – Lưu trữ có trách nhiệm thi hành quyết định này./.

QUY ĐỊNH

KHAI THÁC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI PHÒNG VĂN THƯ – LƯU TRỮ VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẾN TRE
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 2833/2005/QĐ-UBND ngày 24/8 /2005 của Ủy ban nhân dân tỉnh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh.

Quy định nầy quy định chi tiết về việc khai thác tài liệu lưu trữ tại Phòng Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (gọi tắt là Phòng Văn thư – Lưu trữ); được áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có nhu cầu đến khai thác tài liệu lưu trữ tại Phòng Văn thư – Lưu trữ .

Điều 2. Thành phần tài liệu lưu trữ tại Phòng Văn thư – Lưu trữ:

Tài liệu của Ban chấp hành Trung ương Đảng, Quốc hội, Hội đồng Nhà nước, Chính phủ, các Bộ và cơ quan ngang Bộ, Tỉnh ủy, các Ban Đảng, các Sở, Ngành, huyện - thị,… liên quan đến quản lý điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh;

Tài liệu của Ủy ban nhân tỉnh, Ban cán sự Đảng Ủy ban nhân dân tỉnh được hình thành trong quá trình quản lý, điều hành về chính trị, kinh tế, văn hoá, giáo dục, xã hội của tỉnh.

Tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND tỉnh ;

Tài liệu về tổ chức, hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh,

Tài liệu về tổ chức, hoạt động của Hội đồng thi đua khen thưởng tỉnh.

Chương II

KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 3. Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Phòng Văn thư – Lưu trữ để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của mình theo quy định của pháp luật.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định nầy.

Điều 4. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu tại Phòng Văn thư – Lưu trữ.

1. Trưởng Phòng Văn thư – Lưu trữ cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Phòng Văn thư – Lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước .

2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước tại Phòng Văn thư – Lưu trữ .

Điều 5. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

1. Đối với tổ chức, cá nhân ngoài Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:

1.1. Người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiện hành tại Phòng Văn thư - Lưu trữ vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu có xác nhận của địa phương nơi cư trú; trường hợp nghiên cứu chuyên đề, ngoài đơn xin sử dụng tài liệu lưu trữ phải có đề cương nghiên cứu.

1.2. Người xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ gián tiếp hoặc từ xa vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú.

2. Đối với tổ chức, cá nhân trong Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:

2.1. Cán bộ, viên chức trong cơ quan đến khai thác tài liệu trong phạm vi công việc mình được lãnh đạo phân công theo dõi , thì thực hiện theo hướng dẫn của cán bộ phục vụ khai thác.

2.2. Cán bộ, viên chức trong cơ quan đến khai thác tài liệu không thuộc phạm vi công việc mình được lãnh đạo phân công theo dõi, thì cán bộ phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ phải xin ý kiến của Chánh hoặc Phó Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Các tổ chức, cá nhân trong và ngoài Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh khi đến khai thác tài liệu lưu trữ phải thực hiện đúng các yêu cầu do cán bộ phục vụ khai thác hướng dẫn:

3.1. Lập phiếu yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ;

3.2. Nếu nghiên cứu tài liệu tại chỗ phải thực hiện đúng các quy định sau:

3.2.1. Nghiên cứu tài liệu đúng nơi quy định.

3.2.2. Không được gạch xoá, đánh dấu, thay đổi vị trí ban đầu của tài liệu lưu trữ .

3.3.3 Không gây ồn ào, mất trật tự nơi nghiên cứu tài liệu lưu trữ .

3.3.4. Thực hiện đúng các quy định về phòng cháy, chữa cháy (không được hút thuốc, mang chất dễ cháy… vào nơi phòng đọc).

3.3.5. Nếu phát hiện người khai thác tài liệu có dấu hiệu vi phạm các quy định về khai thác tài liệu thì ngưng ngay việc khai thác và báo cáo cho Chánh Văn phòng xem xét xử lý.

Điều 6. Sao tài liệu lưu trữ.

1. Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định tại Điều 4 của quy định này thì cho phép sao chụp tài liệu.

2. Việc sao tài liệu lưu trữ phải do Phòng Tổ chức – Hành chính trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện.

Chương III

QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 7. Trách nhiệm của cán bộ phục vụ khai thác:

1. Hướng dẫn cho người có yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ thực hiện đúng quy định này.

2. Tuyệt đối không cho phép mang tài liệu lưu trữ ra khỏi cơ quan, nếu trường hợp cá biệt phải có ý kiến của Chánh Văn phòng.

3. Thái độ phục vụ của cán bộ phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ phải vui vẻ, hướng dẫn cho người có yêu cầu khai thác tài liệu thực hiện đúng quy định.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 8. Hiệu lực thi hành

Quy định nầy có hiệu lực từ ngày ký.

Điều 9. Trách nhiệm thi hành

1. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo Phòng Văn thư – Lưu trữ tổ chức thực hiện đúng quy định nầy;

2. Trong quá trình thực hiện có gì khó khăn, vướng mắc báo cáo về Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo kịp thời ./.