QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUI ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ CỦA CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH TỈNH KON TUM

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM

- Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND công bố ngày 10/12/2003;

- Căn cứ Quyết định số:112/2001/QĐ-TTg, ngày 25/7/2001 của Thủ tưởng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án Tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2005;

- Căn cứ Quyết định số 426/QĐ-UB, ngày 27/6/2002 của UBND tỉnh Kon Tum về việc phê duyệt Đề án tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước tỉnh KonTum giai đoạn 2001-2005;

- Căn cứ Công văn số 309/CV-BĐH112, ngày 13/9/2004 của Ban Điều hành Đề án 112 Chính phủ về việc quy định sử dụng hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Kon tum;

Theo đề nghị của Chánh văn phòng UBND tỉnh Kon tum tại Tờ trình số: 178/TTr-VP, ngày 10 tháng 6 năm 2005 về việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật của UBND tỉnh;

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Qui định việc quản lý, sử dụng hệ thống thư tín điện tử của các tổ chức, cá nhân trong các cơ quan hành chính trong tỉnh tham gia các hệ thống mạng Kontumnet, CPNet và InterNet .

Điều 2. Các ông: Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các Ban, Ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và các đơn vị, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

QUY ĐỊNH

VỀ VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ CỦA CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH TỈNH KON TUM
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 25/2005/QĐ-UBND, ngày 17 tháng 6 năm 2005 của UBND tỉnh Kon tum)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Kon tum là thành phần của hệ thống thông tin điện tử tỉnh Kon tum; là thành phần cơ bản của Trung tâm Tích hợp dữ liệu được xây dựng trong chương trình Tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2005 (Đề án 112) của tỉnh Kon tum, là công cụ để cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh sử dụng để trao đổi thông tin dưới dạng thư tín điện tử thông qua mạng tin học diện rộng UBND tỉnh (KontumNet), phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng nhiệm vụ được phân công.

Điều 2. Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức quản lý khai thác sử dụng Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Kon tum; chịu trách nhiệm về quản trị kỹ thuật hệ thống thư tín điện tử và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thụng tin điện tử của tỉnh Kon tum.

Điều 3. Quy định này áp dụng cho tất cả các cơ quan, đơn vị và cá nhân tham gia sử dụng và khai thác Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Kon tum.

Chương II

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 4. Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của tỉnh gồm: Trung tâm Tích hợp dữ liệu, hệ thống mạng LAN của các Sở, Ban, Ngành; của UBND các huyện, thị xã thuộc tỉnh.

Hệ thống thư tín điện tử được đặt tên duy nhất trong tỉnh có dạng: ten_sd@KONTUM.GOV.VN (Trong đó: ten_sd: Là tên hộp thư của đơn vị, hộp thư của cá nhân) và được chia làm các loại:

- Hộp thư cá nhân: Dành cho cán bộ, công chức của tỉnh.

- Hộp thư của đơn vị (hộp thư công): Hộp thư của đơn vị được quy định đánh tên theo hướng dẫn tại Công văn số 309/CV-BĐH112, ngày 13/9/2004 của Ban Điều hành Đề án 112 Chính phủ về quy định địa chỉ IP và tên miền của mạng tin học Chính phủ.

Mọi cá nhân, tổ chức khi đăng ký sử dụng hộp thư tín điện tử của tỉnh được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu của tỉnh - gọi là Danh bạ điện tử của tỉnh.

Chương III

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 5. Trách nhiệm của các đơn vị tham gia quản lý thư điện tử của tỉnh Kon tum.

1. Văn phòng UBND tỉnh:

- Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý kỹ thuật Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Kon tum và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, cá nhân khai thác, sử dụng đúng quy trình, đúng mục đích.

- Có quyền và chịu trách nhiệm quản lý Danh bạ điện tử của tỉnh, cho phép đăng nhập, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư thuộc hệ thống thư tín điện tử của tỉnh; cập nhật các thông tin thay đổi vào Danh bạ điện tử của tỉnh. Cụ thể:

+ Cấp cho từng cán bộ, công chức viên chức của các cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh địa chỉ thư tín điện tử và mật khẩu sử dụng để khai thác thư điện tử. Cập nhật các thông tin vào hệ thống thư điện tử của tỉnh khi nhận được quyết định của các cấp có thẩm quyền.

+ Quản trị Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh, bảo đảm cho Hệ thống hoạt động thông suốt, liên tục.

+ Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các cơ quan, đơn vị, của mỗi cán bộ, công chức viên chức trong các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh.

+ Xoá bỏ thư rác và các thư điệntử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác nghiệp vụ chuyên môn.

+ Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học đối với Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.

+ Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin.

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức viên chức của các cơ quan, đơn vị trong tỉnh về khai thác sử dụng Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Kon tum.

- Căn cứ kế hoạch hàng năm lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và phát triển Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh để trình UBND tỉnh Kon tum phê duyệt.

2. Các Sở, Ban, Ngành cấp tỉnh; Các huyện, thị xã:

Khi có thay đổi thông tin về cá nhân, tổ chức tham gia hệ thống thư tín điện tử của tỉnh phải có văn bản đề nghị Văn phòng UBND tỉnh cập nhật kịp thời vào Danh bạ điện tử của tỉnh.

Điều 6. Cấp mới và quản lý thư tín điện tử:

1. Đối với trường hợp công chức tuyển mới: Sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ mới, Thủ trưởng cơ quan chủ quản phải có văn bản đề xuất cấp mới hộp thư điện tử cho cán bộ, công chức; Văn phòng UBND tỉnh tổ chức tạo lập hộp thư mới cho cán bộ đó để tham gia hệ thống thư điện tử.

2. Đối với trường hợp công chức thay đổi vị trí công tác: Sau khi có quyết định thay đổi vị trí của cán bộ, công chức, Thủ trưởng cơ quan tiếp nhận phải có văn bản đề xuất Văn phòng UBND tỉnh tổ chức cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh để đảm bảo tính thống nhất quản lý người sử dụng trong hệ thống thông tin của tỉnh.

3. Đối với trường hợp công chức chuyển công tác ra ngoài tỉnh Kon tum hoặc nghỉ hưu: Sau khi có quyết định cho công chức nghỉ hưu hoặc chuyển công tác ra ngoài tỉnh Kon tum, Thủ trưởng cơ quan quản lý công chức đó phải có văn bản thông báo với Văn phòng UBND tỉnh để Văn phòng UBND tỉnh tổ chức cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh và loại hộp thư điện tử của công chức này ra khỏi hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.

Điều 7. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư cá nhân:

Các cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh khi tham gia sử dụng và khai thác hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Kon tum có trách nhiệm :

1. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân.

2. Sử dụng đúng quy trình và mục đích của Hệ thống thư tín điện tử tỉnh Kon tum. Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bí mật thư tín, chịu trách nhiệm về thông tin của mình gửi lên mạng.

3. Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.

4. Nghiêm cấm việc cung cấp, để lộ mật khẩu sử dụng thư tín điện tử cho người không thuộc trách nhiệm và phạm vi sử dụng thư điện tử trên hệ thống thư tín điện tử của tỉnh. Tự bảo quản mật khẩu để đảm bảo an toàn cho hộp thư đã đăng ký. Trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan, Văn phòng UBND tỉnh để được đổi lại mật khẩu mới.

5. Nghiêm cấm sử dụng hệ thống thư tín điện tử để gửi, nhận các nội dung thông tin trái với các quy định tại Điều 1 của Qui định này. Không được sử dụng các kỹ thuật tin học để phát tán virus tin học thông qua địa chỉ sử dụng của mình trên hệ thống thư tín điện tử tỉnh Kon tum.

6. Khi phát hiện những thư điện tử không đúng mục đích, thư điện tử có Virus, thư rác phải xóa bỏ và báo cáo Thủ trưởng cơ quan, Văn phòng UBND tỉnh để phối hợp xử lý.

7. Khi phát hiện có lỗi hoặc gặp sự cố về hệ thống thư tín điện tử phải báo cho Quản trị mạng Văn phòng UBND tỉnh để khôi phục, sửa chữa.

Điều 8. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư đơn vị:

- Hộp thư của đơn vị là hộp thư đặc biệt để đơn vị trao đổi công tác của cơ quan.

- Hộp thư của đơn vị do Thủ trưởng đơn vị (Giám đốc, Thủ trưởng các ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã) quản lý.

- Khi thay đổi Thủ trưởng đơn vị, phải bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu có trong hộp thư của đơn vị cho Thủ trưởng đơn vị mới.

- Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư của đơn vị thì Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được Thủ trưởng đơn vị uỷ quyền) phải có trách nhiệm xử lý và tổ chức thực hiện.

Thủ trưởng đơn vị ban hành qui chế sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư của đơn vị và phải coi đó như là phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng đơn vị.

Điều 9. Các đơn vị hành chính cấp sở, huyện không tự tổ chức hệ thống thư tín điện tử riêng. Cụ thể:

- Không sử dụng các hộp thư có nhận dạng khác ( như yahoo, hotmail,..) để trao đổi công việc trên mạng KontumNet, CPNet.

- Không tự tổ chức mạng riêng với địa chỉ IP riêng và tên miền (Domain) riêng

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các Ban, Ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và thủ trưởng các đơn vị tham gia vào hệ thống thư tín điện tử tỉnh Kon tum có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quy định trên trong đơn vị mình quản lý. Đơn vị, cá nhân nào vi phạm quy định này phải chịu trách nhiệm theo quy định của Pháp luật hiện hành.

Điều 11. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần phải điều chỉnh, bổ sung yêu cầu các đơn vị gửi về UBND tỉnh (qua Văn phòng UBND tỉnh) để xem xét, quyết định./.