QUYẾT ĐỊNH

QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÁC PHÒNG VÀ ĐẠI DIỆN VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH THUỘC VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN

Căn cứ Nghị định số 36/2015/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2015 của Chính phủ quy định tiêu chí thành lập Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; tổ chức, nhiệm vụ và hoạt động của Hải quan các cấp;

Căn cứ Quyết định số 65/QĐ-TTg ngày 17 tháng 12 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 1066/QĐ-BTC ngày 16 tháng 5 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng thuộc Tổng cục Hải quan;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Tổng cục Hải quan và Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Phòng và Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại thành phố Hồ Chí Minh thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1269/QĐ-TCHQ ngày 16/6/2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Phòng và Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại thành phố Hồ Chí Minh thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan.

Điều 3. Chánh Văn phòng Tổng cục Hải quan, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ và Cục trưởng Cục Tài vụ - Quản trị chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÁC PHÒNG VÀ ĐẠI DIỆN VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH THUỘC VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2386/QĐ-TCHQ ngày 28/7/2016 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan)

A. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN

I. Phòng Tổng hợp

Phòng Tổng hợp giúp Chánh Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu giúp việc Lãnh đạo Tổng cục trong công tác chỉ đạo, điều phối, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan thực hiện quy chế làm việc, các chương trình, kế hoạch công tác của Tổng cục.

Phòng Tổng hợp có các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau:

1. Xây dựng kế hoạch hoạt động hàng tháng, quý, năm của Tổng cục Hải quan.

2. Xây dựng, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp báo cáo đánh giá tình hình thực hiện quy chế làm việc, chương trình, kế hoạch công tác, chế độ thông tin báo cáo của các đơn vị trong toàn ngành Hải quan.

3. Đầu mối quan hệ công tác giữa Tổng cục Hải quan với Lãnh đạo Bộ Tài chính, các đơn vị thuộc Bộ Tài chính và các cơ quan bên ngoài Tổng cục.

4. Theo dõi, tổng hợp đánh giá tình hình thực hiện các Nghị quyết, chương trình hành động của Chính phủ, Bộ Tài chính và Tổng cục Hải quan.

5. Giúp các Phó Tổng cục trưởng lập kế hoạch công tác hàng tuần, theo dõi công việc, tổng hợp, phân tích, báo cáo tuần trình Tổng cục trưởng chỉ đạo.

6. Phối hợp với các đơn vị thuộc Tổng cục tham mưu cho Lãnh đạo Tổng cục giải quyết, xử lý các công việc cụ thể liên quan đến nghiệp vụ hải quan.

7. Tổng hợp thông tin, báo cáo ngày phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Tổng cục.

8. Thực hiện quản lý các đường dây nóng của ngành theo quy định.

9. Tham mưu, quản lý cơ chế trực ban tại Phòng Giám sát hải quan trực tuyến thuộc Cục Điều tra chống buôn lậu, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Tổng cục.

10. Theo dõi, đôn đốc các đơn vị trong toàn Ngành thực hiện các quyết định, chỉ thị, kết luận của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Tổng cục về các nội dung liên quan đến ngành Hải quan.

11. Là đầu mối tổng hợp, báo cáo, chủ trì tổ chức sơ kết, tổng kết tình hình công tác định kỳ và đột xuất của Tổng cục Hải quan; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, cung cấp tài liệu phục vụ các cuộc họp của Lãnh đạo Tổng cục và khi có yêu cầu.

12. Nghiên cứu, tham gia ý kiến đối với dự thảo hoặc bổ sung, sửa đổi văn bản pháp quy, quy chế, quy trình nghiệp vụ, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ; đề xuất những vấn đề liên quan đến cơ chế điều hành, phạm vi hoạt động nghiệp vụ cần giao cho các đơn vị nghiên cứu, xây dựng trình Tổng cục Hải quan.

13. Xây dựng và tổ chức triển khai kế hoạch công tác tuyên truyền của ngành Hải quan; tổng hợp tình hình thông tin báo chí phản ánh về hoạt động hải quan, báo cáo Lãnh đạo Bộ Tài chính, lãnh đạo Tổng cục Hải quan chỉ đạo, xử lý kịp thời.

14. Xây dựng, duy trì và phát triển hoạt động của bảo tàng truyền thống Tổng cục Hải quan.

15. Tổ chức thực hiện việc áp dụng và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng phù hợp theo tiêu chuẩn Việt Nam trong ngành Hải quan.

16. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính trong lĩnh vực hải quan; hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sau khi được các cấp có thẩm quyền phê duyệt.

17. Thực hiện tiếp nhận hồ sơ, rà soát thẩm định về nội dung, thể thức các văn bản do các đơn vị thuộc Tổng cục Hải quan soạn thảo trước khi trình Lãnh đạo Tổng cục Hải quan phê duyệt hoặc ký ban hành.

18. Quản lý công chức, tài sản, tài liệu của Phòng theo quy định.

19. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Tổng cục và Chánh Văn phòng Tổng cục giao.

II. Phòng Hành chính

Phòng Hành chính có chức năng tham mưu giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong toàn ngành và tại cơ quan Tổng cục; thực hiện công tác thông tin cơ yếu cho các đơn vị trong ngành Hải quan.

Phòng Hành chính có các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau:

1. Về công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàn ngành Hải quan.

a) Tham mưu xây dựng trình Tổng cục trưởng ban hành và hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định, chương trình kế hoạch về công tác văn thư, lưu trữ, các quy định về giữ gìn bí mật thông tin, tài liệu liên quan đến chức năng quản lý nhà nước của Tổng cục Hải quan theo quy định của nhà nước và pháp luật;

b) Nghiên cứu, đề xuất cải tiến quản lý về công tác văn thư, lưu trữ;

c) Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư, lưu trữ trong toàn Ngành;

d) Đề xuất nội dung và phối hợp tổ chức tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ;

e) Phối hợp in ấn và theo dõi các các loại tài liệu, ấn chỉ thuộc phạm vi văn thư, lưu trữ của ngành Hải quan.

2. Về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Tổng cục Hải quan.

a) Thực hiện tiếp nhận, làm thủ tục xử lý văn bản đến Tổng cục Hải quan và chuyển các đơn vị giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ;

b) Kiểm tra thẩm quyền ký, thể thức, kỹ thuật trình bày và thực hiện thủ tục phát hành văn bản do Tổng cục Hải quan ban hành theo quy định; sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản đi;

c) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu văn bản trên mạng nội bộ của Tổng cục Hải quan;

d) Bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác được giao theo quy định của pháp luật; cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công chức, viên chức;

e) Chuyển, nhận các loại hồ sơ, tài liệu Tổng cục Hải quan trình Bộ Tài chính và làm thủ tục phát hành các văn bản do Tổng cục Hải quan soạn thảo trình Lãnh đạo Bộ Tài chính ký, đóng dấu Bộ; chuyển các văn bản, tài liệu đến các tổ chức, cá nhân theo chỉ đạo của Lãnh đạo cấp trên;

f) Hướng dẫn công chức, viên chức trong cơ quan lập hồ sơ công việc tại đơn vị và giao nộp vào lưu trữ cơ quan;

g) Thu thập hồ sơ, tài liệu vào cơ quan lưu trữ cơ quan để phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu theo quy định;

h) Thực hiện các thủ tục nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ lịch sử; tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của nhà nước và pháp luật.

3. Công tác thông tin cơ yếu

a) Tham mưu, giúp Chánh Văn phòng xây dựng hệ thống tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra về nghiệp vụ, đề xuất trang bị và sử dụng có hiệu quả các loại tài sản, thiết bị kỹ thuật cơ yếu cho các đơn vị trong ngành Hải quan theo yêu cầu nhiệm vụ;

b) Tổ chức thực hiện mã - dịch, chuyển - nhận các loại điện mật, tuyệt mật, tối mật và các loại văn bản, tài liệu yêu cầu mức độ khẩn giữa Tổng cục Hải quan với các đơn vị trong ngành Hải quan đảm bảo bí mật, chính xác, kịp thời theo quy định của pháp luật.

4. Đầu mối tiếp nhận yêu cầu và điều phối hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại cơ quan Tổng cục Hải quan.

5. Tổ chức thực hiện công tác tổ chức cán bộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng cho công chức, người lao động thuộc Văn phòng Tổng cục theo phân cấp.

8. Quản lý công chức, người lao động, tài sản, tài liệu của Phòng theo quy định.

9. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng Tổng cục giao.

III. Phòng Tài vụ - Quản trị

Phòng Tài vụ - Quản trị có chức năng tham mưu giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác tài vụ, quản trị và kế toán đơn vị dự toán cấp 3; công tác an ninh, trật tự nội vụ và an toàn cơ quan.

Phòng Tài vụ - Quản trị có các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau:

1. Công tác tài vụ và kế toán đơn vị dự toán cấp 3.

Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác tài vụ và kế toán đơn vị sử dụng ngân sách của cơ quan Tổng cục theo đúng quy định của Luật Ngân sách, Luật Kế toán và Luật Đấu thầu, bao gồm:

a) Lập dự toán chi ngân sách hàng năm và đột xuất của cơ quan Tổng cục. Đảm bảo đầy đủ, kịp thời các nguồn kinh phí để chi tiêu, phục vụ hoạt động công sở của cơ quan Tổng cục Hải quan;

b) Kiểm tra, giám sát việc sử dụng và chi tiêu kinh phí đảm bảo công khai, đúng nguyên tắc, chế độ quản lý tài chính của Nhà nước và của Ngành;

c) Thực hiện chế độ kế toán thống kê; quản lý kinh phí và tài sản của cơ quan Tổng cục Hải quan theo chế độ hiện hành;

d) Kiểm tra trình tự, thủ tục về tài chính đối với việc mua sắm vật tư thiết bị và các khoản chi khác. Theo dõi đầy đủ, chính xác các khoản công nợ, vật tư tài sản trong phạm vi được giao;

e) Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ kế toán của đơn vị dự toán trực thuộc được Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt;

f) Lập và gửi các loại báo cáo tài chính định kỳ, đột xuất và quản lý hồ sơ chứng từ kế toán của đơn vị theo quy định;

g) Phối hợp thực hiện chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và các chế độ đãi ngộ khác liên quan theo quy định của Nhà nước.

2. Nghiên cứu xây dựng các quy định về hội họp, giao ban, khánh tiết và hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện trong Ngành đảm bảo thống nhất với chủ trương cải cách hành chính trong cơ quan nhà nước.

3. Giúp Chánh Văn phòng tổ chức thực hiện công tác quản lý vận hành, quản trị trụ sở và đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc tại cơ quan Tổng cục Hải quan; quản lý cơ sở vật chất, tài sản công thuộc cơ quan Tổng cục, bao gồm:

a) Tổ chức thực hiện công tác quản lý, vận hành tòa nhà trụ sở cơ quan Tổng cục Hải quan theo phân công của Lãnh đạo Tổng cục;

b) Lập kế hoạch và tổ chức quản lý quỹ nhà, đất được giao; thực hiện việc xây dựng, sửa chữa, cải tạo nhà làm việc theo kế hoạch được duyệt;

c) Tổ chức thực hiện công tác đấu thầu, mua sắm, thuê dịch vụ theo chế độ quy định; quản lý, cấp phát và kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản, vật tư, trang thiết bị, trang chế phục của các đơn vị hưởng lương tại Văn phòng Tổng cục Hải quan;

d) Quản lý và sử dụng các phương tiện đi lại (ô tô, xe máy) của cơ quan đáp ứng yêu cầu công tác của Lãnh đạo Tổng cục và các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục Hải quan;

e) Quản lý việc sử dụng mạng điện thoại của cơ quan Tổng cục đảm bảo liên lạc hiệu quả, thông suốt;

f) Đảm bảo hậu cần, khánh tiết phục vụ các hội nghị, hội thảo, các cuộc họp và phòng làm việc của Lãnh đạo Tổng cục, lãnh đạo các Vụ, Cục và đơn vị tương đương; đảm bảo cảnh quan, môi trường làm việc tại trụ sở cơ quan Tổng cục Hải quan;

g) Thực hiện công tác chăm sóc sức khỏe ban đầu và tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho cán bộ, công chức, người lao động; thực hiện phòng chống dịch bệnh trong cơ quan Tổng cục Hải quan;

h) Tổ chức hoạt động bếp ăn cơ quan phục vụ cơm trưa cán bộ, công chức, người lao động và các hội nghị, cuộc họp ... của cơ quan Tổng cục Hải quan.

4. Tổ chức thực hiện công tác an ninh, trật tự nội vụ và an toàn cơ quan:

a) Giữ gìn an ninh, trật tự nội vụ cơ quan Tổng cục và cơ sở, nhà đất được giao quản lý đảm bảo chặt chẽ, an toàn theo đúng quy định của pháp luật;

b) Tham mưu xây dựng các quy định, đôn đốc và phối hợp với các đơn vị thực hiện kiểm tra việc chấp hành kỷ cương, kỷ luật hành chính tại cơ quan Tổng cục Hải quan;

c) Chủ trì tổ chức triển khai công tác phòng cháy chữa cháy và cứu hộ cứu nạn, công tác dân quân tự vệ, phòng chống bão lụt và giảm nhẹ thiên tai tại cơ quan Tổng cục Hải quan.

5. Quản lý công chức, người lao động, tài sản, tài liệu của Phòng theo quy định.

6. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng Tổng cục giao.

IV. Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại thành phố Hồ Chí Minh (sau đây gọi tắt là Đại diện Văn phòng)

Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại thành phố Hồ Chí Minh có chức năng giúp Chánh Văn phòng Tổng cục tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ của Văn phòng Tổng cục tại thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh phía Nam.

Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại thành phố Hồ Chí Minh có các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau:

1. Triển khai thực hiện cụ thể kế hoạch tổ chức và phục vụ các hội nghị, hội thảo của Tổng cục tại khu vực phía Nam.

2. Đảm bảo các phương tiện, công tác hậu cần và các điều kiện cần thiết theo quy định để phục vụ Lãnh đạo Tổng cục, các đơn vị thuộc Tổng cục và các đoàn khách của Tổng cục Hải quan khi đi công tác, tổ chức hội nghị, hội thảo tại các tỉnh, thành phố phía Nam.

3. Đầu mối giúp Chánh Văn phòng Tổng cục giữ mối liên hệ công tác; tiếp nhận và truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục với các đơn vị phía Nam theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tổng cục.

4. Phối hợp với phòng Tổng hợp theo dõi, đôn đốc thực hiện các kế hoạch, chương trình công tác đối với các đơn vị trong ngành Hải quan tại khu vực phía Nam, báo cáo đề xuất kịp thời các nội dung công tác liên quan với Chánh Văn phòng Tổng cục.

5. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ đơn vị kế toán theo phê duyệt của Tổng cục Hải quan.

6. Xây dựng, báo cáo Chánh Văn phòng kế hoạch và triển khai thực hiện các kế hoạch công tác liên quan trong việc mua sắm trang bị cho công sở.

7. Quản lý cơ sở vật chất, đảm bảo điều kiện và phương tiện làm việc, đảm bảo an ninh, an toàn, công tác phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt của cơ quan Tổng cục tại thành phố Hồ Chí Minh;

8. Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, in ấn sao chụp tài liệu; bảo quản và sử dụng con dấu của Tổng cục theo quy định của pháp luật; cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công chức, viên chức cơ quan Tổng cục Hải quan tại thành phố Hồ Chí Minh.

9. Quản lý công chức, người lao động, tài sản, tài liệu của phòng theo quy định.

10. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng Tổng cục giao.

B. CƠ CẤU TỔ CHỨC

1. Các Phòng thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan có Trưởng phòng và một số Phó Trưởng phòng.

Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Phòng.

Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công phụ trách.

2. Đại diện Văn phòng có Trưởng Đại diện là Phó Chánh Văn phòng Tổng cục Hải quan và một số cán bộ cấp Phòng giúp việc Trưởng Đại diện.

3. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh lãnh đạo Phòng, Đại diện Văn phòng thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý cán bộ của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

4. Biên chế của các Phòng, Đại diện Văn phòng thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan do Chánh Văn phòng Tổng cục Hải quan quyết định trong tổng số biên chế được giao.

5. Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại thành phố Hồ Chí Minh có con dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước để hoạt động theo quy định của pháp luật.

C. MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC

Mối quan hệ công tác của các Phòng và Đại diện Văn phòng thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan:

1. Chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của Chánh Văn phòng.

2. Đối với các Phòng, Đại diện Văn phòng thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan là mối quan hệ ngang cấp trên nguyên tắc trao đổi, phối hợp công tác để thực hiện nhiệm vụ được giao.

3. Đối với các đơn vị trong và ngoài ngành Hải quan là quan hệ phối hợp công tác theo sự chỉ đạo và ủy quyền của Chánh Văn phòng Tổng cục Hải quan./.