QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN, KIỆN TOÀN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ, GIAI ĐOẠN 2008 - 2020

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẦN THƠ

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 thàng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Công chứng ngày 29 tháng 11 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp và Giám đốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Đề án quy hoạch phát triển, kiện toàn tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Cần Thơ, giai đoạn 2008 - 2020 đã được Sở Tư pháp ban hành tại Đề án số 657/ĐA-STP ngày 22 tháng 8 năm 2008.

(Đính kèm Đề án số 657/ĐA-STP ngày 22 tháng 8 năm 2008)

Điều 2. Giao Giám đốc Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện các công tác có liên quan đến việc quy hoạch phát triển, kiện toàn tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Cần Thơ, giai đoạn 2008 - 2020 đúng quy định hiện hành.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Tư pháp, Giám đốc Sở Tài chính, Ủy ban nhân dân quận, huyện, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này kể từ ngày ký./.

ĐỀ ÁN

VỀ VIỆC QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN, KIỆN TOÀN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ GIAI ĐOẠN: 2008 - 2020

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ SỰ CẦN THIẾT QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN, KIỆN TOÀN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ:

1. Cơ sở pháp lý:

- Luật Công chứng ngày 29 tháng 11 năm 2006;

- Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 04/01/2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng.

2. Sự cần thiết quy hoạch phát triển, kiện toàn tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Cần Thơ:

2.1. Tình hình kinh tế xã hội thành phố Cần Thơ:

Thành phố Cần Thơ là thành phố trực thuộc Trung ương với diện tích tự nhiên là 140. 091, 36 ha và dân số là 1.151.557 người, gồm 08 quận, huyện, 76 xã, phường, thị trấn, 583 ấp, khu vực.

Thành phố Cần Thơ có vị trí địa lý thuận lợi, nằm giữa khu vực đồng bằng sông Cửu Long, được xem là trung tâm kinh tế, văn hóa, và có vị trí quan trọng về an ninh, chính trị của khu vực, là động lực giúp vùng đồng bằng sông Cửu Long phát triển. Dự kiến trong thời gian tới, thành phố Cần Thơ sẽ đạt tiêu chuẩn và được công nhận đô thị loại I, trở thành thành phố công nghiệp, có nhiều tiềm năng phát triển các hoạt động đầu tư, kinh doanh, thương mại, …

2.2. Tình hình tổ chức hoạt động công chứng:

2.2.1. Tình hình chung:

Hệ thống công chứng ở nước ta được chính thức thành lập kể từ khi Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 45/HĐBT ngày 27 tháng 2 năm 1991 về Công chứng nhà nước. Từ đó đến nay, hoạt động công chứng đã thể hiện vai trò quan trọng trong đời sống kinh tế, xã hội của đất nước, góp phần thúc đẩy sự phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

Tuy nhiên, trong quá trình phát triển, công chứng nước ta cũng đã bộc lộ những hạn chế, bất cập cả về mặt tổ chức và hoạt động làm ảnh hưởng đến các hoạt động giao lưu dân sự, kinh tế của xã hội, hạn chế sự phát triển của nền kinh tế thị trường cũng như sự hội nhập của nền kinh tế đó với thế giới, hạn chế hiệu quả quản lý của Nhà nước.

Chính vì vậy, Luật Công chứng ngày 29 tháng 11 năm 2006 nhằm điều chỉnh một cách toàn diện và đồng bộ lĩnh vực công chứng, trên cơ sở thể chế hoá đầy đủ chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước ta về cải cách hành chính và cải cách tư pháp đối với những nội dung liên quan đến hoạt động công chứng; quán triệt và vận dụng một cách phù hợp các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước ta về xã hội hóa hoạt động công chứng trên cơ sở tham khảo kinh nghiệm của các nước ngoài, đồng thời có kế thừa, bám sát thực tiễn củaViệt Nam.

2.2.2. Tình hình tổ chức và hoạt động công chứng của thành phố Cần Thơ:

Hiện thành phố Cần Thơ có 02 Phòng Công chứng (Phòng Công chứng số 1 và Phòng Công chứng số 2) và 01 Văn phòng Công chứng (Văn phòng Công chứng 24h) do Ủy ban nhân dân thành phố quyết định thành lập, có trụ sở tại quận Ninh Kiều, thành phố Cần Thơ.

Phòng Công chứng số 1 và Phòng Công chứng số 2 là đơn vị sự nghiệp có thu, có con dấu và tài khoản riêng, trực thuộc Sở Tư pháp.

Văn Phòng Công chứng 24h do 01 Công chứng viên thành lập, tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân (UBND thành phố cho phép thành lập ngày 03/4/2008 và Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động ngày 22/05/2008).

Trong những năm qua, hoạt động của hai Phòng Công chứng đã góp phần quan trọng trong đời sống kinh tế, xã hội của thành phố, góp phần thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước. Bên cạnh, công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch dân sự tại các Ủy ban nhân dân quận, huyện, xã, phường cũng được triển khai thực hiện tốt, ngày càng gia tăng về số lượng cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, góp phần giảm tải lượng giao dịch tại các Phòng Công chứng.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, hoạt động công chứng từng lúc, từng nơi còn bộc lộ những hạn chế nhất định về tổ chức lẫn chất lượng phục vụ. Hiện nay, với số lượng 02 Phòng Công chứng và 01 Văn phòng Công chứng, đều có trụ sở đặt tại quận Ninh Kiều, chưa thể phục vụ hết nhu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn thành phố, đặc biệt trong điều kiện ngày càng gia tăng về số lượng và yêu cầu ngày càng cao về chất lượng phục vụ như hiện nay (năm 2007, lượng giao dịch dân sự các loại tại hai Phòng Công chứng bình quân tăng 10,2% so với cùng kỳ năm 2006, trong khi lượng giao dịch dân sự các loại tại các quận, huyện, xã, phường tăng 395,6% so với cùng kỳ năm 2006).

Nhằm thực hiện mục tiêu đổi mới hình thức tổ chức công chứng theo hướng từng bước xã hội hoá nhằm phát huy những tiềm năng to lớn của xã hội vào phát triển hệ thống công chứng mang tính chất là tổ chức dịch vụ công, phục vụ một cách thuận tiện cho các nhu cầu công chứng của nhân dân; thực hiện xây dựng quan hệ dịch vụ bình đẳng giữa công chứng viên và người yêu cầu công chứng; minh bạch hóa, đơn giản hóa trình tự, thủ tục công chứng, phát huy tính chủ động, tích cực của công chứng viên trong quá trình tác nghiệp, loại bỏ lối làm việc bàn giấy quan liêu, cửa quyền của công chứng viên; tạo động lực cạnh tranh lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng nhằm nâng cao chất lượng phục vụ trong điều kiện hội nhập; đồng thời, để giảm tải lượng chứng thực tại các quận, huyện, xã, phường, thị trấn trong tình hình cán bộ tư pháp tại các quận, huyện, xã, phường, thị trấn thiếu về số lượng, hạn chế về trình độ, chuyên môn như hiện nay, thì việc phát triển loại hình Văn phòng Công chứng là một nhu cầu cấp thiết, là phù hợp với thông lệ quốc tế về công chứng. Hơn nữa, vấn đề từng bước xã hội hóa công chứng đã được thể hiện ở Nghị quyết số 08/NQ-TW ngày 02/01/2002 của Bộ Chính trị về một số nhiệm vụ trọng tâm của công tác tư pháp trong thời gian tới và được khẳng định một cách mạnh mẽ, rõ ràng hơn trong nghị quyết số 49/NQ-TW ngày 02/06/2005 của Bộ Chính trị về Chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020.

Song, hoạt động của Văn phòng Công chứng cũng như của công chứng viên làm việc tại Văn phòng công chứng phải được đặt dưới sự quản lý, giám sát của cơ quan nhà nước, trực tiếp là Sở Tư pháp và Ủy ban nhân dân thành phố. Bởi vì, công chứng viên làm việc tại Văn phòng Công chứng cũng do Bộ Trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm theo các tiêu chuẩn Luật Công chứng quy định, được Nhà nước giao nhiệm vụ, văn bản công chứng do công chứng viên của Văn phòng công chứng thực hiện có giá trị pháp lý như văn bản công chứng do công chứng viên của Phòng công chứng thực hiện.

Do đó, thực hiện Chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020 và mục tiêu xã hội hóa hoạt động công chứng, nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, đồng thời, đảm bảo công tác quản lý nhà nước được chặt chẽ, thì việc phát triển tổ chức hành nghề công chứng phải được thực hiện trên cơ sở quy hoạch chung của Ủy ban nhân dân thành phố.

Tuy nhiên, việc quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng chỉ mang tính định hướng, trong từng điều kiện cụ thể, cần thiết sẽ điều chỉnh, bổ sung Đề án trên cơ sở các dự báo thay đổi về tình hình kinh tế xã hội; lượng giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại; địa giới hành chính, địa bàn dân cư, mật độ dân số...

II. NỘI DUNG QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN, KIỆN TOÀN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG:

Trên cở sở diện tích tự nhiên; dân số; địa bàn dân cư; địa bàn tập trung các tổ chức tài chính-ngân hàng, các tổ chức hành nghề luật sư; điều kiện phát triển kinh tế xã hội; nhu cầu về công chứng, chứng thực của tổ chức, công dân tại các quận huyện (theo phụ lục đính kèm), các tổ chức hành nghề công chứng được kiện toàn và quy hoạch phát triển trên địa bàn thành phố Cần Thơ như sau:

1. Phòng Công chứng:

Hiện nay, thành phố Cần Thơ có 02 Phòng Công chứng do Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ quyết định thành lập:

- Phòng Công chứng số 1 thành phố Cần Thơ (có trụ sở tại số 1A, đường Trần Khánh Dư, phường Xuân Khánh, quận Ninh Kiều, thành phố Cần Thơ), gồm 11 viên chức và 04 hợp đồng lao động, trong đó có 03 công chứng viên.

- Phòng Công Chứng số 2 thành phố Cần Thơ (có trụ sở tại số 12B, đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa, phường Tân An, quận Ninh Kiều, thành phố Cần Thơ), gồm 09 viên chức và 02 hợp đồng lao động, trong đó có 02 công chứng viên.

* Từ năm 2008 đến năm 2010, bổ nhiệm thêm 01 công chứng viên cho Phòng Công chứng số 1 và 01 công chứng viên cho Phòng Công chứng số 2.

* Từ năm 2008 đến năm 2015, thành lập thêm 01 Phòng công chứng tại huyện Thốt Nốt và 01 Phòng công chứng tại huyện Cờ Đỏ, để phục vụ yêu cầu công chứng của tổ chức, công dân, cụ thể như sau:

1.1. Tên gọi:

Phòng Công chứng số 3 và Phòng Công chứng số 4 thành phố Cần Thơ.

1.2. Tư cách pháp nhân:

Phòng Công chứng số 3 và Phòng Công chứng số 4 là đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí, trực thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng (Được kinh phí nhà nước đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động trong 01 năm đầu sau khi thành lập và đi vào hoạt động).

1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức:

1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:

- Tuân thủ nguyên tắc hành nghề công chứng theo quy định tại Luật Công chứng;

- Công chứng các hợp đồng, giao dịch theo quy định tại Luật Công chứng;

- Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng, nội quy tiếp người đến yêu cầu công chứng tại trụ sở Phòng công chứng;

- Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước;

- Chấp hành các quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê;

- Chấp hành các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra;

- Bồi thường thiệt hại do lỗi mà công chứng viên của Phòng Công chứng gây ra cho người yêu cầu công chứng;

- Lưu trữ hồ sơ công chứng;

- Hợp đồng lao động làm việc tại Phòng công chứng;

- Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác;

- Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật có liên quan.

1.3.2. Cơ cấu tổ chức:

- Nhân sự: mỗi Phòng công chứng có 06 viên chức và 02 hợp đồng lao động, được bố trí theo các chức danh sau:

+ 02 công chứng viên;

+ 02 chuyên viên nghiệp vụ;

+ 01 kế toán, 01 thủ quỹ kiêm văn thư lưu trữ;

+ 01 nhân viên bảo vệ, 01 nhân viên phục vụ.

- Tổ chức, bộ máy:

+ Lãnh đạo phòng;

+ Công chứng viên;

+ Bộ phận nghiệp vụ (đồng thời, tiếp nhận và trả kết quả);

+ Bộ phận hành chính.

1.3.3. Cơ sở, vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc: được nhà nước trang bị đủ theo tiêu chuẩn, định mức quy định tại Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 của Thủ tướng Chính phủ và tình hình thực tế tại đơn vị, đảm bảo các điều kiện chủ yếu sau:

- Có trụ sở với địa chỉ cụ thể và bảo đảm về diện tích làm việc, trang thiết bị làm việc cho công chứng viên, nhân viên;

- Bố trí nơi tiếp người yêu cầu công chứng thoáng mát, lịch sự, diện tích phòng làm việc của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tối thiểu là 40m2, trong đó bố trí 50% diện tích là nơi ngồi chờ của tổ chức, công dân;

- Bố trí nơi lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định pháp luật.

2. Văn phòng công chứng:

Có hai loại hình Văn phòng công chứng:

- Văn phòng công chứng do 01 công chứng viên thành lập;

- Văn phòng công chứng do 02 công chứng viên trở lên thành lập.

Hiện nay, thành phố Cần Thơ có 01 Văn phòng công chứng do 01 công chứng viên thành lập: Văn phòng Công chứng 24h, có trụ sở tại số 383B, đường Nguyễn Văn Cừ, phường An Hòa, quận Ninh Kiều, thành phố Cần Thơ.

Dự kiến từ năm 2008 đến năm 2020, phát triển thêm 18 Văn phòng công chứng, như sau:

- Quận Ninh Kiều: thành lập thêm 03 Văn phòng công chứng, đặt trong phạm vi 10 phường còn lại (Cái Khế, Thới Bình, An Nghiệp, An Cư, An Hội, An Lạc, An Phú, Hưng Lợi, An Bình, An Khánh), đảm bảo 02 tổ chức hành nghề công chứng không cùng một phường.

- Quận Bình Thủy: thành lập 03 Văn phòng công chứng, đảm bảo 02 Văn phòng công chứng không cùng một phường.

- Quận Ô Môn: thành lập 02 Văn phòng công chứng, đảm bảo 02 Văn phòng công chứng không cùng một phường.

- Quận Cái Răng: thành lập 02 Văn phòng công chứng, đảm bảo 02 Văn phòng công chứng không cùng một phường.

- Huyện Phong Điền: thành lập 02 Văn phòng công chứng, đảm bảo 02 Văn phòng công chứng không cùng một thị trấn, xã.

- Huyện Cờ Đỏ: thành lập 01 Văn phòng công chứng, đảm bảo 02 tổ chức hành nghề công chứng không cùng một thị trấn, xã.

- Huyện Thốt Nốt: thành lập 01 Văn phòng công chứng, đảm bảo 02 tổ chức hành nghề công chứng không cùng một thị trấn, xã.

- Huyện Vĩnh Thạnh: thành lập 02 Văn phòng công chứng, đảm bảo 02 Văn phòng công chứng không cùng một thị trấn, xã.

* Dự kiến đến năm 2020, thành phố có thêm 02 đơn vị cấp huyện: mỗi đơn vị thành lập 01 Văn phòng công chứng.

2.1. Tên gọi:

Tên gọi của Văn phòng công chứng do công chứng viên lựa chọn nhưng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng”, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

2.2. Tư cách pháp nhân:

- Văn phòng Công chứng do 01 công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân. Văn phòng công chứng do 02 công chứng viên trở lên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh.

- Văn phòng công chứng có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức:

2.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:

- Tuân thủ nguyên tắc hành nghề công chứng theo quy định tại Luật Công chứng;

- Công chứng các hợp đồng, giao dịch theo quy định tại Luật Công chứng;

- Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng, nội quy tiếp người đến yêu cầu công chứng tại trụ sở Văn phòng công chứng;

- Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước;

- Chấp hành các quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê;

- Chấp hành các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra;

- Bồi thường thiệt hại do lỗi mà công chứng viên của Văn phòng Công chứng gây ra cho người yêu cầu công chứng;

- Lưu trữ hồ sơ công chứng;

- Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của Văn phòng công chứng;

- Hợp đồng lao động làm việc tại văn phòng công chứng;

- Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác;

- Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật có liên quan.

2.3.2. Cơ cấu tổ chức:

* Đối với Văn phòng công chứng do 01 công chứng viên thành lập, được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân:

- Nhân sự: mỗi Văn phòng công chứng gồm có Trưởng Văn phòng là công chứng viên thành lập, các công chứng viên và nhân viên làm việc cho Văn phòng công chứng do Trưởng Văn phòng công chứng thuê, với tối thiểu là 08 nhân sự, như sau:

+ Tối thiểu 01 Công chứng viên;

+ Tối thiểu 03 chuyên viên pháp lý (có trình độ đại học Luật);

+ 01 kế toán (có trình độ đại học tài chính kế toán);

+ 01 thủ quỹ;

+ 01 văn thư lưu trữ;

+ 01 nhân viên bảo vệ.

- Tổ chức, bộ máy:

+ Trưởng Văn phòng;

+ Bộ phận nghiệp vụ (gồm công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động, nếu có, và chuyên viên pháp lý);

+ Bộ phận hành chính.

* Đối với Văn phòng công chứng do 02 công chứng viên trở lên thành lập, được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh:

- Nhân sự: mỗi Văn phòng công chứng gồm có các công chứng viên thành lập (là thành viên hợp danh); các thành viên góp vốn; các công chứng viên và nhân viên làm việc do Văn phòng công chứng thuê, với tối thiểu là 09 nhân sự, như sau:

+ Tối thiểu 02 công chứng viên;

+ Tối thiểu 03 chuyên viên pháp lý (có trình độ đại học Luật);

+ 01 kế toán (có trình độ đại học tài chính kế toán);

+ 01 thủ quỹ;

+ 01 văn thư lưu trữ;

+ 01 nhân viên bảo vệ.

- Tổ chức, bộ máy:

+ Trưởng Văn phòng công chứng (là công chứng viên được bầu ra từ các thành viên hợp danh);

+ Thành viên hợp danh (tối thiểu là 01 công chứng viên);

+ Thành viên góp vốn (nếu có);

+ Bộ phận nghiệp vụ (gồm công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động, nếu có, và chuyên viên pháp lý);

+ Bộ phận hành chính.

2.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị và phương tiện làm việc: do Văn phòng công chứng tự trang bị, được nêu cụ thể trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng, đảm bảo các điều kiện thiết yếu sau:

- Có trụ sở với địa chỉ cụ thể và bảo đảm về diện tích làm việc cho công chứng viên, nhân viên;

- Bố trí nơi tiếp người yêu cầu công chứng thoáng mát, lịch sự, diện tích phòng làm việc của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tối thiểu là 40m2, trong đó bố trí 50% diện tích là nơi ngồi chờ của tổ chức, công dân;

- Trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện làm việc như: bàn, ghế làm việc, ghế ngồi chờ dành cho công dân, quạt, máy vi tính, điện thoại, máy photocopy, tủ hoặc kệ lưu trữ hồ sơ, ...

- Bố trí nơi lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định pháp luật.

* Trường hợp công chứng viên dùng nhà riêng của mình làm trụ sở thì phải có giấy tờ chứng minh quyền ở hữu nhà và sử dụng đất nơi đặt trụ sở.

* Trường hợp trụ sở là nhà thuê, mượn thì ngoài việc phải đáp ứng các yêu cầu theo quy định trên, phải ký hợp đồng thuê, mượn nhà có thời gian tối thiểu là ba năm kể từ ngày làm thủ tục đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.

III. TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN:

- Năm 2008: Sở Tư pháp xây dựng Đề án, họp lấy ý kiến các cơ quan có liên quan và phối hợp Sở Nội vụ trình UBND thành phố phê duyệt.

- Năm 2008 (sau khi UBND thành phố phê duyệt Đề án) đến 2010: tiếp tục củng cố Phòng Công chứng số 1 và Phòng Công chứng số 2, tăng cường quản lý Văn phòng Công chứng 24h tại quận Ninh Kiều; thành lập thêm 01 Phòng Công chứng tại huyện Thốt Nốt và 02 Văn phòng Công chứng tại các quận, huyện có đủ điều kiện.

- Năm 2010 đến 2015: tiếp tục củng cố, quản lý các Phòng Công chứng và Văn phòng chứng đã được thành lập, đi vào hoạt động; thành lập thêm 01 Phòng Công chứng tại huyện Cờ Đỏ và 07 Văn phòng Công chứng tại các quận, huyện có đủ điều kiện.

- Năm 2015 đến 2020: thành lập thêm 07 Văn phòng Công chứng, đảm bảo mỗi quận, huyện (Ninh Kiều, Bình Thủy, Cái răng, Ô Môn, Phong Điền, Thốt Nốt, Cờ Đỏ, Vĩnh Thạnh) đều có ít nhất 02 tổ chức hành nghề công chứng. Tăng cường công tác quản lý, kiện toàn các Phòng Công chứng và Văn phòng chứng đã được thành lập và đi vào hoạt động.

* Dự kiến đến năm 2020, thành phố có thêm 02 đơn vị cấp huyện: mỗi đơn vị thành lập 01 Văn phòng công chứng.

IV. GIẢI PHÁP THỰC HIỆN:

1. Sở Tư pháp tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng bằng nhiều hình thức phong phú, phù hợp và hiệu quả để các tổ chức, cá nhân có yêu cầu công chứng biết, hiểu rõ về loại hình hoạt động của Văn phòng công chứng; đồng thời, để các cá nhân đủ điều kiện, tiêu chuẩn thành lập Văn phòng Công chứng, đặc biệt là những đối tượng được miễn đào tạo nghề công chứng biết và tham gia thành lập Văn phòng công chứng.

2. Đề nghị Bộ Tư pháp tăng cường mở các khóa đào tạo nghề công chứng cho các tỉnh khu vực đồng bằng Sông Cửu long tại thành phố Cần Thơ.

3. Đề nghị Bộ Tư pháp sớm hoàn thiện các thể chế về công chứng, đặc biệt sớm ban hành quy chế tập sự hành nghề công chứng, quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

4. Đề nghị Bộ tài chính và Bộ Tư pháp sớm ban hành Thông tư hướng dẫn mức thu phí công chứng và quản lý, sử dụng phí công chứng.

5. Sở Tư pháp tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố trong việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình trao đổi thông tin giữa các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố.

V. MỐI QUAN HỆ VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

1. Mối quan hệ:

- Uỷ ban nhân dân thành phố và Sở Tư pháp thành phố quản lý nhà nước đối với các Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.

- Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ đối với các Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.

- Các Phòng công chứng và Văn phòng công chứng phối hợp, trao đổi với nhau trong quá trình tác nghiệp.

2. Tổ chức thực hiện:

- Sở Tư pháp phối hợp với Sở Nội vụ xác định nhu cầu công việc, căn cứ vào tình hình thực tế để trình Ủy ban nhân dân thành phố thành lập Phòng công chứng, và phối hợp với Sở Tài chính, trên cơ sở tổ chức bộ máy, biên chế và chức năng, nhiệm vụ có kế hoạch trình Ủy ban nhân dân thành phố cấp kinh phí hoạt động và trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc hợp lý.

- Sở Tư pháp tham mưu tốt Ủy ban nhân dân thành phố trong việc thành lập Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; tổ chức tốt việc cấp, thu hồi giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng; tổ chức tốt việc hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ công chứng và thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo của tổ chức, công dân...; tổng hợp tình hình và thống kê về công chứng, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố và Bộ Tư pháp.

- Các tổ chức hành nghề công chứng xây dựng cơ chế phối hợp với các cơ quan nhà nước có liên quan, tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình tác nghiệp.