BỘ TÀI CHÍNH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 2222/QĐ-BTC	Hà Nội, ngày 27 tháng 10 năm 2017

 

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC CÁC HỘI NGHỊ, CUỘC HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN BỘ TÀI CHÍNH

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ Nghị định số 138/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 10 năm 2016 của Chính phủ ban hành Quy chế làm việc của Chính phủ;

Căn cứ Nghị định số 87/2017/NĐ-CP ngày 26 tháng 7 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 6 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ Tài chính,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức các hội nghị, cuộc họp trong hoạt động của cơ quan Bộ Tài chính.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Thủ trưởng các đơn vị, công chức, viên chức, người lao động thuộc Bộ Tài chính và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Lãnh đạo Bộ; - Các đơn vị thuộc Bộ; - VPĐU, CĐ, TN; - Lưu: VT, VP.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Đỗ Hoàng Anh Tuấn

 

QUY CHẾ

TỔ CHỨC CÁC HỘI NGHỊ, CUỘC HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN BỘ TÀI CHÍNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2222/QĐ-BTC ngày 27 tháng 10 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

- Quy định này điều chỉnh việc tổ chức các hội nghị, cuộc họp trong hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Tài chính.

- Các cuộc họp Ban cán sự Đảng Bộ Tài chính, họp quốc tế, hội thảo khoa học, tọa đàm khoa học không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này.

2. Đối tượng áp dụng

Toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của Bộ Tài chính.

Điều 2. Phân loại các cuộc họp

1. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

- Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để Bộ trưởng, Thứ trưởng nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền.

- Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới.

- Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án.

- Họp giao ban là cuộc họp của Bộ trưởng, Thứ trưởng, Thủ trưởng đơn vị để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác, trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên.

- Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành.

- Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan.

- Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề là cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng.

- Người chủ trì cuộc họp là người có thẩm quyền điều hành cuộc họp, đưa ra ý kiến kết luận cuộc họp.

- Người tham dự cuộc họp là người được triệu tập, người được mời họp hoặc người đại diện cho cơ quan, đơn vị được mời họp hoặc người được ủy quyền đi dự cuộc họp.

2. Các hội nghị

- Hội nghị toàn quốc sơ kết, tổng kết, triển khai nhiệm vụ tài chính - ngân sách sách;

- Các hội nghị sơ kết, tổng kết, tập huấn chuyên đề theo lĩnh vực của Bộ, của các đơn vị thuộc Bộ;

- Các hội nghị khác theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ Tài chính.

Điều 3. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp

1. Bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ; giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không chuyên công việc thuộc thẩm quyền lên cấp trên giải quyết.

2. Chỉ tiến hành họp khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ và Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác.

3. Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt của Lãnh đạo Bộ và Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ.

4. Theo chương trình kế hoạch; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương.

5. Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý.

6. Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của cơ quan Bộ và từng đơn vị thuộc Bộ.

7. Nghiêm cấm việc kết hợp tổ chức cuộc họp với tham quan, nghỉ mát hoặc dùng hình thức họp để tổ chức vui chơi, giải trí cho công chức, viên chức, người lao động.

Điều 4. Các biện pháp để giảm bớt số lượng và nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp

1. Đẩy mạnh ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành (trao đổi thông tin trên mạng); tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp để giảm bớt và nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp (sử dụng văn bản điện tử, họp trực tuyến).

2. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng, tuần bảo đảm khoa học, hợp lý, khả thi, phù hợp với yêu cầu quản lý, điều hành góp phần tích cực tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính.

Chương II

CHẾ ĐỘ HỌP

Điều 5. Thành phần tham dự cuộc họp

1. Căn cứ tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu tập cuộc họp quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả.

2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được mời tham dự cuộc họp phải cử người tham dự đúng thành phần, có đủ thẩm quyền đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

3. Đơn vị hoặc cá nhân được mời dự họp có trách nhiệm thông báo trước cho đơn vị chủ trì tổ chức họp về việc không tham dự cuộc họp và lý do không tham dự.

4. Thư ký giúp việc Lãnh đạo Bộ và Lãnh đạo Văn phòng Bộ được tham dự các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì, trừ những cuộc họp có nội dung mật phải được sự đồng ý của người chủ trì.

Điều 6. Thời gian họp

1. Không quá 1/2 ngày đối với các cuộc họp chuyên môn, tham mưu, tư vấn.

2. Không quá 01 ngày đối với họp sơ kết 6 tháng, tổng kết chuyên đề, tổng kết công tác năm của ngành.

3. Các cuộc họp khác, căn cứ vào tính chất và nội dung để bố trí thời gian hợp lý, nhưng không quá 02 ngày.

Điều 7. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp

1. Chỉ đạo chuẩn bị nội dung để tổ chức cuộc họp theo chủ trương, kế hoạch đã được duyệt.

2. Quyết định không tiến hành cuộc họp do tài liệu phục vụ cuộc họp chuẩn bị không đầy đủ, nội dung không bảo đảm chất lượng hoặc thành phần tham dự cuộc họp không đúng với yêu cầu.

3. Tổ chức cuộc họp đảm bảo mục tiêu, chất lượng, hiệu quả

a) Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung và chương trình làm việc ngay khi bắt đầu cuộc họp;

b) Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra và điều hành kỷ luật cuộc họp đi đúng trọng tâm và đảm bảo thời gian họp;

c) Kết luận nội dung cuộc họp. Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng, cụ thể thời hạn giải quyết công việc.

4. Người chủ trì cuộc họp theo sự phân công hoặc được ủy quyền chịu trách nhiệm về nội dung, chương trình và tổ chức cuộc họp, báo cáo kết quả với người đã phân công, ủy quyền. Người được phân công hoặc nhận ủy quyền chủ trì cuộc họp không được phân công hoặc ủy quyền tiếp cho người khác chủ trì cuộc họp khi chưa có sự đồng ý của người phân công, ủy quyền đầu tiên.

5. Người chủ trì cuộc họp có trách nhiệm phân công việc chuẩn bị nội dung họp và gửi đến các thành viên tham gia dự họp trước ít nhất 03 ngày diễn ra cuộc họp (trừ trường hợp các cuộc họp phát sinh đột xuất); sau khi kết thúc cuộc họp, trường hợp có biên bản, thông báo kết luận cuộc họp thì phải chỉ đạo, phân công việc gửi thông báo kết quả cuộc họp đến cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan để biết, thực hiện và phối hợp thực hiện.

Điều 8. Trách nhiệm của người tham dự họp

1. Nghiên cứu tài liệu của cuộc họp và chuẩn bị ý kiến phát biểu trước khi đến dự cuộc họp.

2. Tham dự cuộc họp đúng giờ. Trường hợp tham dự họp chậm thời gian so với yêu cầu, về trước thời gian kết thúc cuộc họp hoặc vắng mặt không tham gia họp vì lý do đột xuất thì phải được sự đồng ý của người chủ trì cuộc họp.

3. Trình bày ngắn gọn ý kiến tại cuộc họp, đi thẳng vào nội dung vấn đề và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép.

4. Sử dụng văn bản, tài liệu được đơn vị chủ trì tổ chức họp cung cấp tại cuộc họp theo đúng chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

5. Không cung cấp thông tin, nội dung cuộc họp, tài liệu cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân không có thẩm quyền hoặc không trực tiếp thực hiện công việc liên quan đến cuộc họp.

6. Trong khi dự họp, không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc không có liên quan đến nội dung cuộc họp. Không gọi hoặc nghe điện thoại trong khi diễn ra cuộc họp.

7. Báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về nội dung, kết quả cuộc họp trong trường hợp được cử đi dự họp.

Điều 9. Bố trí sử dụng phòng họp tại Trụ sở cơ quan Bộ

1. Trên cơ sở Lịch công tác của Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ có trách nhiệm bố trí thời gian họp, Cục Kế hoạch - Tài chính có trách nhiệm sắp xếp phòng họp. Căn cứ vào tính chất, tầm quan trọng của cuộc họp, số lượng đại biểu, khả năng phòng họp, khả năng phục vụ, bảo đảm hợp lý theo thứ tự ưu tiên như sau:

a) Các cuộc họp do Bộ trưởng chủ trì;

b) Các cuộc họp do Thứ trưởng chủ trì;

c) Các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ ủy quyền cho Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ chủ trì.

2. Đối với các cuộc họp quy định tại điểm c khoản 1 Điều này, đơn vị chủ trì có trách nhiệm đăng ký phòng họp với Cục Kế hoạch - Tài chính chậm nhất từ 01 đến 02 ngày trước khi diễn ra cuộc họp, trừ trường hợp có cuộc họp khẩn cấp theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ.

Chương III

QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỌP

Điều 10. Duyệt chủ trương (ngoài các cuộc họp định kỳ)

1. Bộ trưởng quyết định chủ trương các cuộc họp sau:

- Hội nghị toàn ngành (trường hợp phải xin ý kiến của Thủ tướng Chính phủ thì thực hiện theo quy định, Quy chế làm việc của Chính phủ).

- Các cuộc họp do Bộ trưởng chủ trì.

2. Thứ trưởng quyết định chủ trương các cuộc họp thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, gồm: Giao ban khối; Họp, làm việc tại các đơn vị, địa phương; Hội nghị chuyên đề, tập huấn; Họp chuyên đề theo yêu cầu công việc; Các cuộc họp khác để giải quyết công việc do Thứ trưởng chủ trì.

3. Thủ trưởng các đơn vị quyết định các cuộc họp do Lãnh đạo đơn vị chủ trì để giải quyết các công việc chuyên môn và các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Điều 11. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp

1. Các đơn vị thuộc Bộ có nhiệm vụ

a) Xây dựng Kế hoạch tổ chức các cuộc họp liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị theo quy định tại Quy chế này, tổng hợp vào Kế hoạch công tác năm của đơn vị, trình Lãnh đạo Bộ phụ trách phê duyệt.

b) Hàng tháng, hàng tuần, trên cơ sở kế hoạch, lịch công tác của Lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng các đơn vị đề xuất dự kiến kế hoạch tổ chức các cuộc họp có tính chất quan trọng do Lãnh đạo Bộ chủ trì, tổng hợp chung vào báo cáo chương trình công tác tháng, tuần của đơn vị, gửi Văn phòng Bộ tổng hợp, trình Lãnh đạo Bộ xem xét, phê duyệt để tổ chức họp.

c) Đối với cuộc họp đột xuất và cuộc họp phát sinh ngoài kế hoạch chung, đơn vị chủ trì chủ động tổ chức họp theo thẩm quyền, nhiệm vụ được giao; trường hợp cuộc họp cần Lãnh đạo Bộ chủ trì, đơn vị chủ trì chủ động thông tin phối hợp với Văn phòng Bộ để báo cáo Lãnh đạo Bộ.

2. Văn phòng Bộ có nhiệm vụ

a) Có ý kiến về sự cần thiết tổ chức họp do các đơn vị đề xuất, trình Lãnh đạo Bộ quyết định;

b) Tổng hợp, xây dựng dự kiến kế hoạch tổ chức họp hàng tháng, hàng tuần vào Lịch công tác tháng, Lịch công tác tuần, báo cáo Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định;

c) Đề xuất việc lồng ghép, kết hợp các cuộc họp có thể ghép chung về nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm trình Lãnh đạo Bộ quyết định;

d) Công bố dự kiến Lịch công tác tháng, Lịch công tác tuần của Lãnh đạo Bộ (trừ các cuộc họp mật) trên Chương trình Quản lý văn bản điều hành EdocTC của Bộ để các đơn vị theo dõi, thực hiện.

3. Nội dung dự kiến kế hoạch tổ chức họp gồm:

- Mục đích, yêu cầu.

- Hình thức tổ chức cuộc họp (tập trung, trực tuyến).

- Người chủ trì.

- Thành phần, số lượng đại biểu.

- Thời gian, địa điểm.

- Tính chất của cuộc họp (công khai, kín), có hay không cho phép cung cấp thông tin cho báo chí về nội dung cuộc họp; xác định chỉ dẫn về phạm vi lưu hành của văn bản, tài liệu cung cấp tại cuộc họp.

- Phân công chuẩn bị và tổ chức cuộc họp (tài liệu, dự trù công tác hành chính, hậu cần phục vụ cuộc họp...).

Điều 12. Chuẩn bị tài liệu họp

1. Tài liệu liên quan đến nội dung họp phải được chuẩn bị trước theo đúng yêu cầu và tiến độ đề ra, trong đó nêu rõ những nội dung cần trao đổi, tham khảo ý kiến hoặc xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ tại cuộc họp. Đối với những tài liệu trình bày trực tiếp tại cuộc họp dài hơn 15 trang giấy loại A4 thì ngoài bản chính phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung để trình bày tại cuộc họp.

2. Thủ trưởng đơn vị chủ trì nội dung họp có trách nhiệm chỉ đạo công tác chuẩn bị tài liệu liên quan đến nội dung họp.

3. Đối với các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì, tài liệu họp phải trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt trước khi diễn ra cuộc họp 03 ngày làm việc; trường hợp phát sinh các cuộc họp đột xuất thì trình Lãnh đạo Bộ nội dung họp theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ chủ trì họp.

Điều 13. Giấy mời họp, công văn mời họp

1. Đơn vị chủ trì tổ chức họp dự thảo công văn, giấy mời gồm những nội dung sau:

a) Cơ quan, đơn vị, người được mời tham dự họp;

b) Nội dung cuộc họp;

c) Người chủ trì cuộc họp;

d) Thời gian, địa điểm họp;

đ) Đầu mối liên hệ thông tin về cuộc họp.

e) Các nội dung khác (nếu có) như: thành phần dự họp; yêu cầu đối với tổ chức, cá nhân dự họp.

2. Thẩm quyền ký giấy mời họp, công văn mời họp:

a) Đối với các cuộc họp, hội nghị do Lãnh đạo Bộ chủ trì, Lãnh đạo Văn phòng ký Giấy mời họp.

b) Đối với các cuộc họp, hội nghị do Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ chủ trì, Lãnh đạo đơn vị ký Giấy mời họp.

c) Đối với cuộc họp mời cấp Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và tương đương trở lên do Lãnh đạo Bộ ký Giấy mời họp.

3. Gửi công văn, giấy mời họp: Đơn vị chủ trì tổ chức họp phối hợp với Văn phòng Bộ gửi giấy mời, công văn triệu tập trước ngày họp ít nhất 03 ngày làm việc. Đối với cuộc họp mà thành phần dự họp là đại biểu trên phạm vi vùng, miền, cả nước thì công văn, giấy mời phải được gửi trước ngày họp ít nhất 05 ngày làm việc. Trường hợp có hội nghị, cuộc họp gấp, đơn vị chủ trì có thể thực hiện việc gửi công văn, giấy mời họp thông qua các hình thức khác như gọi điện thoại, fax, gửi thư điện tử,...

Điều 14. Phân công chuẩn bị và phục vụ họp

1. Cục Kế hoạch - Tài chính có nhiệm vụ:

- Bố trí phòng họp, trang trí, khánh tiết, chuẩn bị phương tiện, thiết bị phục vụ họp; bố trí nhân viên lễ tân phục vụ các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì.

- Đảm bảo công tác an ninh, trật tự, phòng chống cháy nổ theo đúng quy định.

- Hướng dẫn đại biểu đỗ xe đúng nơi quy định.

- Phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức họp để đảm bảo an ninh trật tự bên ngoài phòng họp và bên trong phòng họp khi được yêu cầu.

- Chuẩn bị công tác y tế khi được yêu cầu.

- Chuẩn bị công tác khác liên quan đến cuộc họp khi được yêu cầu.

2. Đơn vị chủ trì tổ chức họp có nhiệm vụ:

- Phối hợp với Văn phòng Bộ, Cục Kế hoạch - Tài chính để chuẩn bị các nội dung theo kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Chuẩn bị kinh phí họp theo kế hoạch, dự toán được duyệt.

- In tài liệu họp (đối với các đơn vị, các chương trình, dự án có kinh phí riêng).

- Tổ chức đón, tiếp đại biểu, ghi danh, phát tài liệu. Trước thời gian diễn ra cuộc họp 30 phút, đơn vị chủ trì tổ chức họp bố trí người trực đón, tiếp đại biểu tham dự.

- Tổng hợp danh sách đại biểu, báo cáo người chủ trì cuộc họp.

- Phối hợp với Cục Kế hoạch - Tài chính để đảm bảo an ninh, trật tự bên trong phòng họp khi được yêu cầu.

- Theo dõi toàn bộ thời gian diễn ra cuộc họp, dự thảo thông báo kết luận cuộc họp của người chủ trì.

- Đối với các cuộc họp đột xuất mà trong thành phần có cơ quan, đơn vị bên ngoài trụ sở cơ quan Bộ và các cơ quan thông tấn, báo chí để đưa tin về nội dung họp thì đơn vị chủ trì tổ chức họp có trách nhiệm phối hợp, thông báo với Cục Kế hoạch - Tài chính, Văn phòng Bộ để tạo điều kiện thuận lợi cho việc hướng dẫn các đại biểu khi đến tham dự họp tại Trụ sở cơ quan Bộ.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công.

Điều 15. Biên bản cuộc họp và thông báo kết luận cuộc họp

1. Biên bản cuộc họp

a) Việc ghi nội dung diễn biến của cuộc họp thành biên bản cuộc họp được thực hiện theo chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp. Biên bản cuộc họp do đơn vị chủ trì cuộc họp soạn thảo; phải được ghi đầy đủ, chính xác, có chữ ký xác nhận của người chủ trì cuộc họp và được lưu trữ theo đúng quy định. Thời hạn hoàn thành biên bản chậm nhất là 02 ngày làm việc kể từ thời điểm kết thúc cuộc họp.

b) Biên bản cuộc họp gồm những nội dung chính sau đây:

- Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp;

- Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp;

- Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp;

- Kết luận của người chủ trì.

2. Thông báo kết luận cuộc họp

a) Đối với những cuộc họp được Lãnh đạo Bộ chỉ đạo ban hành thông báo ý kiến kết luận, trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ thời điểm kết thúc cuộc họp, đơn vị chủ trì tổ chức họp có trách nhiệm gửi dự thảo văn bản thông báo kết luận cuộc họp lấy ý kiến Văn phòng Bộ và các đơn vị thuộc Bộ tham dự cuộc họp trước khi trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt dự thảo (trường hợp gửi lấy ý kiến tham gia vào dự thảo thông báo kết luận cuộc họp đối với các cơ quan, tổ chức ngoài Bộ Tài chính phải được sự đồng ý của người chủ trì họp).

b) Chậm nhất sau 07 ngày diễn ra cuộc họp, đơn vị chủ trì họp hoàn thành dự thảo và trình Bộ ban hành văn bản thông báo ý kiến kết luận cuộc họp. Đối với trường hợp cần ban hành Thông báo kết luận gấp thì thực hiện theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ.

c) Theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền, Thông báo kết luận cuộc họp được đăng tải trên Chương trình EdocTC, Trang Điện tử của Bộ Tài chính (trừ trường hợp nội dung kết luận mật hoặc có tính chất nhạy cảm).

d) Thông báo kết luận cuộc họp không thay thế cho việc ra văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt để giải quyết các vấn đề liên quan được quyết định tại cuộc họp.

Điều 16. Triển khai theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện văn bản kết luận cuộc họp

1. Các đơn vị có trách nhiệm tổ chức triển khai và thực hiện đầy đủ những nội dung đã được kết luận tại cuộc họp.

2. Văn phòng Bộ

- Cập nhật nội dung thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo Bộ tại các cuộc họp lên Chương trình quản lý văn bản điều hành EdocTC.

- Có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các nội dung phân công tại Thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo Bộ.

- Định kỳ hàng tháng, quý, Văn phòng Bộ tổng hợp việc thực hiện Thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo Bộ tại các cuộc họp, báo cáo tại Cuộc họp giao ban Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ.

Điều 17. Thay đổi, hoãn họp, hủy bỏ cuộc họp

1. Người chủ trì cuộc họp quyết định việc hoãn họp, thay đổi về thời gian, địa điểm, nội dung, chương trình họp hoặc hủy bỏ cuộc họp.

2. Khi có quyết định thay đổi, hoãn họp, hủy bỏ cuộc họp, đơn vị chủ trì tổ chức họp có trách nhiệm thông báo tới cơ quan, đơn vị, người được mời dự họp ngay khi có quyết định thay đổi, hoãn họp, hủy bỏ cuộc họp bằng một trong các hình thức: điện thoại, thư điện tử, fax hoặc gửi thông báo bằng văn bản giấy.

Điều 18. Công tác thông tin, truyền thông về cuộc họp

1. Tùy thuộc vào quy mô, nội dung, mức độ ảnh hưởng đối với xã hội của từng cuộc họp, đơn vị chủ trì tổ chức họp phối hợp với Văn phòng Bộ đề xuất các hình thức, nội dung thông tin, truyền thông trình Lãnh đạo Bộ quyết định.

2. Căn cứ vào nội dung thông tin, truyền thông, Văn phòng Bộ xây dựng phương án thực hiện và phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai thực hiện các nội dung thông tin, truyền thông được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

3. Văn phòng Bộ làm đầu mối cung cấp các thông tin, nội dung thông tin, truyền thông; phối hợp với Cục Tin học và Thống kê tài chính để đăng tải các nội dung thông tin, truyền thông trên Cổng thông tin điện tử/Trang Điện tử của Bộ; phối hợp với các cơ quan thông tấn, báo chí để kịp đưa tin vào các thời điểm thích hợp trước, trong và sau cuộc họp.

Chương IV

HỌP TRỰC TUYẾN

Điều 19. Trách nhiệm của các đơn vị trong việc tổ chức họp trực tuyến

Ngoài việc tuân thủ những quy định về trách nhiệm của các đơn vị liên quan trong việc tổ chức các cuộc họp nói chung thì đối với việc tổ chức họp trực tuyến, các đơn vị có trách nhiệm như sau:

1. Đơn vị chủ trì tổ chức họp

a) Chuẩn bị tài liệu phục vụ cuộc họp và gửi đơn vị đầu mối (đơn vị được phân công chủ trì) ở các điểm cầu họp trực tuyến trước 03 ngày làm việc dự kiến diễn ra cuộc họp;

b) Rà soát, kiểm tra thành phần dự họp và họ, tên, chức danh người chủ trì tại các điểm cầu;

c) Phối hợp với Cục Kế hoạch - Tài chính, Cục Tin học và Thống kê tài chính, Kho bạc Nhà nước hoặc các cơ quan liên quan để chuẩn bị các yêu cầu về lắp đặt thiết bị, các điều kiện truyền phát;

d) Phối hợp với Cục Tin học và Thống kê tài chính, Kho bạc Nhà nước và đơn vị đầu mối tại các điểm cầu trong công tác chuẩn bị, phục vụ cuộc họp ở các điểm cầu;

đ) Khi thay đổi lịch họp, hoãn họp trực tuyến, đơn vị chủ trì họp phải thông báo trước ít nhất 03 ngày làm việc cho Cục Tin học và Thống kê tài chính, Kho bạc Nhà nước, Văn phòng Bộ và các đơn vị khác có liên quan để kịp thời triển khai thực hiện.

e) Thực hiện các nhiệm vụ khác do người chủ trì cuộc họp phân công.

2. Cục Tin học và Thống kê tài chính

a) Có trách nhiệm phối hợp với Cục Kế hoạch - Tài chính, Kho bạc Nhà nước, Văn phòng Bộ và nhà cung cấp dịch vụ đảm bảo yêu cầu kỹ thuật điểm cầu đặt tại trụ sở cơ quan Bộ Tài chính;

b) Cử cán bộ vận hành kỹ thuật trong thời gian diễn ra họp trực tuyến.

3. Kho bạc Nhà nước

a) Phối hợp với Cục Kế hoạch - Tài chính, Văn phòng Bộ và nhà cung cấp dịch vụ đảm bảo yêu cầu kỹ thuật tại tất cả các điểm cầu (trừ điểm cầu tại trụ sở cơ quan Bộ Tài chính);

b) Cử cán bộ vận hành kỹ thuật trong thời gian diễn ra họp trực tuyến.

4. Cục Kế hoạch - Tài chính

Phối hợp với Kho bạc Nhà nước, Văn phòng Bộ và nhà cung cấp dịch vụ đảm bảo công tác hậu cần tại điểm cầu trụ sở cơ quan Bộ Tài chính.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 20. Tổ chức thực hiện

1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm quán triệt, phổ biến và tổ chức thực hiện Quy chế này trong phạm vi đơn vị mình.

2. Vụ trưởng Vụ Thi đua - Khen thưởng có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng Bộ đánh giá, bình xét thi đua khen thưởng hàng năm của các đơn vị trên cơ sở theo dõi, đánh giá kết quả tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao tại các Thông báo kết luận cuộc họp và công tác thực hiện Quy chế này.

3. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị thuộc Bộ trong việc thực hiện Quy chế này, kịp thời báo cáo Lãnh đạo Bộ những vấn đề vướng mắc phát sinh; trường hợp cần thiết, đề xuất Lãnh đạo Bộ sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp./.