QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ HIỆN HÀNH ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SƠN LA GIAI ĐOẠN 2015 – 2017

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SƠN LA

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 311/TTr-SNV ngày 30 tháng 7 năm 2014,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Đề án “Nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Sơn La giai đoạn 2015 - 2017” (có Đề án kèm theo).

Điều 2. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các sở, ban, ngành thuộc Đề án, Kho bạc Nhà nước tỉnh, Chi cục Trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký./.

ĐỀ ÁN

NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ HIỆN HÀNH ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SƠN LA GIAI ĐOẠN 2015 - 2017
(Phê duyệt kèm theo Quyết định số 2116/QĐ-UBND ngày 13 tháng 8 năm 2014 của Chủ tịch UBND tỉnh Sơn La)

Phần I

SỰ CẦN THIẾT VÀ CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

I. SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

1. Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thư, giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả khi cần, nhanh chóng tìm được các văn bản.

Đối với cơ quan, tổ chức việc lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, quản lý chặt chẽ tài liệu. Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ. Chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ giao nộp vào lưu trữ cơ quan cũng như giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Hồ sơ được lập khoa học góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức và tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, chính xác, từ đó từng bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Như vậy, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có vị trí quan trọng trong công tác văn thư cũng như trong công tác lưu trữ, là sự kết thúc của công tác văn thư và là tiền đề của công tác lưu trữ, là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ. Trong đó những hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ của hoạt động cơ quan, tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu quả công việc của cơ quan và mỗi cán bộ công chức.

Lập hồ sơ tốt sẽ giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước và cơ quan, hạn chế được các văn bản, giấy tờ vô dụng hoặc bỏ sót những tài liệu quý hiếm.

Làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt và lâu dài. Đây chính là cơ sở, tiền đề giúp những người làm công tác lưu trữ làm tốt các khâu nghiệp vụ chuyên môn của mình như xác định giá trị tài liệu, phân loại, thống kê tài liệu…, xây dựng được một cách nề nếp, khoa học trong công tác văn thư tránh tình trạng nộp tài liệu bó gói vào lưu trữ và tài liệu để tồn đọng, tích đống.

2. Ý nghĩa việc lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu, hồ sơ hiện hành

Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là nhiệm vụ bắt buộc của mỗi công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc. Từ Thủ trưởng cơ quan đến chuyên viên chuyên môn nghiệp vụ, các nhân viên văn thư hành chính..., đều phải lập hồ sơ công việc của mình làm. Do đó, chính người giải quyết công việc cần phải lập hồ sơ công việc, bởi vì chỉ có người giải quyết công việc mới hiểu rõ và phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình hình thành giải quyết và kết thúc công việc cụ thể. Việc lập hồ sơ công việc là nhiệm vụ của tất cả công chức, viên chức chứ không phải là nhiệm vụ riêng của nhân viên văn thư và lưu trữ. Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị do chưa hiểu hết vị trí và tác dụng của việc lập hồ sơ nên chưa quan tâm chỉ đạo công chức, viên chức cơ quan, đơn vị lập hồ sơ công việc; cũng như việc bàn giao công việc, hồ sơ khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác khác theo quy định nên gây rất nhiều khó khăn cho những người kế nhiệm và lưu trữ cơ quan. Do vậy, Thủ trưởng cơ quan cần quan tâm chỉ đạo cho công chức, viên chức cơ quan, đơn vị mình lập hồ sơ công việc theo quy định để quản lý công việc của mình và bàn giao công việc được thuận lợi. Khi giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành, người làm công tác lưu trữ có nhiệm vụ hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định đưa vào bảo quản.

Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, viên chức. Bởi lẽ, một cơ quan, tổ chức trong quá trình giải quyết và sau khi giải quyết công việc các loại văn bản giấy tờ nếu được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc sẽ giúp cho các cán bộ và Thủ trưởng cơ quan khi tìm kiếm tài liệu đảm bảo được nhanh chóng, thuận tiện, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng, của cơ quan nói chung.

Giúp cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ, tài liệu được chặt chẽ. Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng cơ quan, các đơn vị tổ chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình, phân loại được hồ sơ theo từng vấn đề, đồng thời phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ quan và Nhà nước.

Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Bởi vì, thực chất của việc lập hồ sơ chính là bước đầu phân loại và xác định được giá trị của tài liệu. Trên cơ sở đó, người làm văn thư dễ dàng lựa chọn những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh. Nếu hồ sơ được lập ở văn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khó khăn, phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu ..., do đó nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ, có thể đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu của cơ quan.

Do đó, việc xây dựng Đề án nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Sơn La giai đoạn 2015 - 2017 là rất cần thiết.

Đề án này sẽ góp phần vào việc thúc đẩy sự chuyển biến tích cực, quan điểm nhận thức đúng đắn về công tác văn thư lưu trữ của các cấp, các ngành, các cơ quan, tổ chức và các cán bộ, công chức, viên chức tham gia vào hoạt động công tác văn thư. Đồng thời sẽ tạo sự đồng thuận trong việc nâng cao và phát huy giá trị của tài liệu, lưu trữ theo tinh thần của Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và các văn bản quy định của Nhà nước về công tác Văn thư, lưu trữ.

II. CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

- Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư;

- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

- Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư - Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và ủy ban nhân dân các cấp;

- Thông tư số 139/TT-BTC ngày 21 tháng 9 năm 2010 của Bộ Tài chính Quy định việc lập dự toán, quản lý và sử dụng kinh phí từ ngân sách nhà nước dành cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức.

- Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06 tháng 7 năm 2010 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ tổ chức các cuộc hội nghị đối với cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

-Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

- Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04 tháng 04 năm 2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Quyết định số 16/2010/QĐ-UBND ngày 10 tháng 12 năm 2010 của UBND tỉnh Sơn La về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ Sơn La;

- Chỉ thị số 15/CT-UBND ngày 27 tháng 9 năm 2013 của UBND tỉnh về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

- Hướng dẫn số 733/HD-SNV ngày 01 tháng 10 năm 2013 của Sở Nội vụ tỉnh Sơn La về việc hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Phần II

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ HIỆN HÀNH Ở CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SƠN LA HIỆN NAY

I. KHÁT QUÁT CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ HIỆN HÀNH

1. Nội dung công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu gồm các công việc liên tiếp nhau của ba giai đoạn: Quản lý tài liệu (văn bản), lập và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; Quản lý tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan; Giai đoạn Lưu trữ lịch sử.

- Yêu cầu của lập hồ sơ:

+ Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức; đúng công việc mà cá nhân được giao đảm nhiệm.

Bởi vì, văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị gồm nhiều loại: Loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra; loại do cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp gửi đến.

Mục đích mỗi loại văn bản, tài liệu cũng khác nhau: Loại để thi hành; loại để giải quyết; loại để chỉ đạo, hướng dẫn; loại để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo… Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập thành hồ sơ, nhằm phục vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau.

Những loại văn bản, tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết thì không cần lập hồ sơ. Mục 4 Điều 23 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định: "Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó". Theo quy định tại Điều 9 Luật Lưu trữ trách nhiệm lập hồ sơ được quy định như sau: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao”.

+ Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.

Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự việc, một con người cụ thể. Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc hoặc một con người.

+ Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị có nhiều giá trị khác nhau: Loại có giá trị vĩnh viễn; loại có giá trị lâu dài; loại có giá trị tạm thời; loại chỉ có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải quyết xong công việc là hết giá trị. Vì vậy, khi lập hồ sơ phải lựa chọn những loại văn bản, tài liệu có giá trị để đưa vào hồ sơ, những văn bản, tài liệu đã hết giá trị cần loại ra để xét hủy. Đối với những văn bản, tài liệu có nhiều bản trùng nhau thì phải chọn bản chính để đưa vào lưu giữ, nếu không có bản chính thì mới lưu bản sao (phải chọn những bản giấy tốt; chữ rõ ràng về thể thức phải đúng).

Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có số lượng quá lớn (200 tờ) thì cần chia thành nhiều tập (mỗi tập được gọi là một đơn vị bảo quản). Khi phân chia thành từng tập có thể dựa vào giá trị văn bản, tài liệu trong từng đơn vị bảo quản và có giá trị tương đối đồng đều.

- Các loại hồ sơ: Có hai loại hồ sơ cơ bản:

+ Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàng ngày.

Loại hồ sơ này được lập trên cơ sở tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về các vấn đề nghiệp vụ, các chế độ chính sách được sao chụp lại. Các văn bản này được bộ phận công tác, các cán bộ, chuyên viên chuyên môn tập hợp không chỉ của một năm mà thường là văn bản của nhiều năm. Khác với hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc không cần lập hoàn chỉnh mà chỉ cần sắp xếp vào một tờ bìa, ghi tiêu đề hồ sơ vắn tắt, lập một bản mục lục văn bản, thống kê văn bản theo thứ tự thời gian ban hành của văn bản.

Hồ sơ nguyên tắc do các đơn vị (các bộ phận) hoặc cá nhân chuyên môn trong cơ quan lập ra và được giữ lại ở để tra cứu hàng ngày, không phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định như hồ sơ công việc. Hàng năm, khi có văn bản mới phải bổ sung thêm vào hồ sơ; nếu có văn bản nào hết hiệu lực thi hành phải đưa ra và thay thế bằng văn bản mới có hiệu lực.

+ Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả..., hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thường hình thành các loại hồ sơ sau:

+ Hồ sơ sự việc: Là tập văn bản có liên quan với nhau về một sự việc nhất định.

+ Hồ sơ vấn đề: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề nhất định.

+ Hồ sơ nhân sự: Được lập ở đơn vị phụ trách công tác tổ chức, cán bộ nhằm phục vụ cho việc quản lý và sử dụng cán bộ của cơ quan, tổ chức.

+ Hồ sơ văn bản lưu: Là tập lưu bản gốc văn bản đi của cơ quan, tổ chức được sắp xếp theo tên loại văn bản và thời hạn ban hành.

+ Các hồ sơ chuyên môn, kỹ thuật khác như: Hồ sơ công trình, hồ sơ bệnh án, hồ sơ thiết kế thi công…

2. Quy trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

2.1. Lập Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.

a) Tác dụng của Danh mục hồ sơ

- Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ.

- Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học.

- Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.

b) Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

Các căn cứ chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan tổ chức; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn vị và của mỗi cá nhân; Danh mục hồ sơ của những năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có).

c) Nội dung lập Danh mục hồ sơ

- Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

+ Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Căn cứ tình hình thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện. Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức. Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.

+ Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ.

+ Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ: đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức là các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị; đối với khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động.

+ Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ.

- Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập

+ Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ. Đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị.

+ Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.

d) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

- Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức (nếu có).

đ) Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

- Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã.

- Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập.

- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ.

- Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01.

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.

e) Tổ chức lập Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:

- Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.

- Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.

2.2. Các bước lập hồ sơ

- Bước 1: Mở hồ sơ

Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.

Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ).

Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì, khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực.

Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức, viên chức cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình.

- Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Sau khi mở hồ sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.

Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo…, bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ.

- Bước 3: Kết thúc hồ sơ (hoàn thiện hồ sơ)

Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ; xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ; sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ nhằm cố định trật tự các văn bản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng; giúp cho việc theo dõi, giải quyết công việc hàng ngày cũng như việc tra cứu, sử dụng khi cần thiết sau này được thuận tiện.

2.3. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu

- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.

- Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:

+ Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.

+ Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.

+ Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì).

+ Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.

- Thủ tục nộp lưu: Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”. Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.

II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SƠN LA HIỆN NAY

Trong thời gian qua, kết quả hoạt động quản lý nhà nước về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đối với các sở, ban ngành, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đã nhận thức rõ hơn, đầy đủ hơn về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Do vậy, các cơ quan, tổ chức đã quan tâm nhiều đến công tác này từ việc ban hành danh mục hồ sơ, bố trí công chức, viên chức có nghiệp vụ hướng dẫn lập hồ sơ, đôn đốc, kiểm tra giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Từ đó tạo ra trách nhiệm và nhận thức của mỗi công chức, viên chức đối với việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, từng bước nghiên cứu phương pháp và nội dung công tác lập hồ sơ để thực hiện đạt hiệu quả.

Tuy nhiên, qua kiểm tra và khảo sát thực tế tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ nói chung và các sở, ban ngành nói riêng tình trạng số lượng tài liệu để tồn đọng, tích đống tại các phòng, ban, đơn vị khá lớn. Đại đa số các công chức, viên chức vẫn chưa hình thành được thói quen lập hồ sơ về công việc được phân công, theo dõi giải quyết, chưa giao nộp đúng hạn những hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan. Trong các báo cáo của các cơ quan, tổ chức và thực tế kiểm tra việc lập Danh mục hồ sơ và tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ công việc tại các cơ quan, tổ chức còn rất hạn chế, chưa đi vào nề nếp và đúng quy định của pháp luật.

Nhiều Danh mục hồ sơ được ban hành chưa bao quát hết đề mục các nhóm hồ sơ cần lập, chưa xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Trong thực tế, ở những cơ quan, tổ chức đã ban hành Danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ thường do nhân viên văn thư, lưu trữ trực tiếp làm và hướng dẫn, chuyên viên không thể độc lập thực hiện việc lập hồ sơ. Đối với những cơ quan chưa ban hành được Danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ không theo đúng nội dung và phương pháp lập hồ sơ đã quy định. Hiện nay, có nhiều cơ quan, tổ chức coi việc lưu hồ sơ trình ký là đã lập hồ sơ công việc và quản lý được hồ sơ. Đây chính là văn bản, tài liệu tồn đọng, tích đống để lại gánh nặng cho lưu trữ phải xử lý. Quan niệm chung của các cơ quan, tổ chức vẫn cho rằng việc xây dựng Danh mục hồ sơ là công việc hết sức khó khăn, không thể hình dung trước được những hồ sơ gì sẽ được lập trong năm.

Tình trạng không lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được yêu cầu vẫn còn diễn ra khá phổ biến. Việc hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra lập hồ sơ theo danh mục còn gặp nhiều khó khăn vì đôi khi không nhận được sự hợp tác tích cực từ công chức, viên chức trực tiếp theo dõi giải quyết công việc do mình đảm nhiệm.

Đa số cơ quan, tổ chức đã thực hiện giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo quy định, tuy nhiên vẫn còn một số cơ quan thực hiện chưa nghiêm túc, không đúng theo quy định của nhà nước. Các tập lưu ở văn thư (kể cả tập lưu văn bản đến và tập lưu hồ sơ trình ký) được nộp lưu sớm hơn quy định (thường 6 tháng, có khi 3 tháng đã nộp vào lưu trữ cơ quan); trong khi các hồ sơ, tài liệu ở của các phòng, ban, đơn vị sau 2 đến 3 năm mới nộp để tồn đọng dưới dạng tích đống, bó gói.

III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CÁO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ HIỆN HÀNH

Xuất phát từ thực trạng công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và để tiếp tục thực hiện Chỉ thị số 15/CT-UBND ngày 27 tháng 9 năm 2013 về việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và các quy định tại Điều 9, 10, 11 và 12 của Luật Lưu trữ, cơ quan quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ đề xuất một số giải pháp khắc phục trong thời gian tới như sau:

1. Nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Không ngừng thông tin, tuyên truyền bằng các hình thức Hội nghị, Hội thảo, chuyên đề hoặc mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Trước hết cần tập trung, phổ biến Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Đồng thời đưa công tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên và quy định là một tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm của cán bộ, công chức, viên chức tại tất cả các cơ quan, tổ chức hàng năm (đây là một biện pháp để cải thiện dần tình trạng tài liệu bị chất đống tại các cơ quan, tổ chức).

2. Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được quy định cụ thể thông qua các văn bản của Nhà nước. Đặc biệt Chỉ thị số 15/CT-UBND ngày 27 tháng 9 năm 2013 của UBND tỉnh về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và Hướng dẫn số 733/HD-SNV ngày 01 tháng 10 năm 2013 của Sở Nội vụ tỉnh Sơn La về việc hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là cơ sở pháp lý quan trọng đòi hỏi các cơ quan, tổ chức cũng như công chức, viên chức trong phạm vi toàn tỉnh phải thực hiện trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc.

Đồng thời là căn cứ để các cơ quan có chức năng tổ chức kiểm tra, hướng dẫn về việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập, thời hạn nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo các quy định hiện hành của Nhà nước.

3. Kiện toàn tổ chức và biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức

Bởi lẽ, nội dung công tác văn thư được tổ chức thực hiện ở nhiều bộ phận trong cơ quan. Bộ phận văn thư chuyên trách thường đảm nhận các công việc như: Tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản; bảo quản và sử dụng con dấu. Các công việc khác như soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ, tổ chức công văn lưu và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp. Bộ phận lưu trữ thực hiện thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan. Như vậy, việc kiện toàn tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ chuyên trách cần phải được quan tâm sao cho phù hợp với những nội dung công việc như trên.

4. Nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

Tiến hành rà soát lại số lượng, chất lượng và vị trí việc làm của đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách cần được thực hiện trên cơ sở tiêu chuẩn chức danh văn thư, lưu trữ đã được quy định các văn bản của Bộ Nội vụ. Các cấp, các ngành chú trọng việc xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm cộng tác văn thư, lưu trữ chuyên trách.

5. Tăng cường cơ sở vật chất cho văn thư, lưu trữ

Trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ…, theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư, lưu trữ; bố trí phòng kho lưu trữ có đủ điều kiện các trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài liệu an toàn và dễ dàng tra cứu sử dụng; hàng năm dành một khoản kinh phí phù hợp đầu tư cho công tác chỉnh lý, sắp xếp tài liệu; giải quyết đầy đủ chế độ về phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho cán bộ lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm (sự quan tâm, động viên về tinh thần và nâng cao đời sống sẽ góp phần tạo điều kiện để những cán bộ lưu trữ thêm yêu nghề và gắn bó lâu dài với công tác lưu trữ).

6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

Hiện nay hầu hết các cơ quan, tổ chức mới chỉ ứng dụng máy tính vào việc soạn thảo văn bản và một số cơ quan, tổ chức bước đầu đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến. Trong khi đó, khả năng ứng dụng của công nghệ thông tin vào việc xử lý văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ trong công tác văn thư, quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ chưa được khai thác tối đa để vừa tạo điều kiện quản lý được thông tin phục vụ cho quản lý vừa tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản ngày càng gia tăng để nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả công việc.

7. Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ

Để cán bộ văn thư, lưu trữ yên tâm gắn bó với nghề nghiệp là phải có chính sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ cụ thể như: Chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, chế độ độc hại, nguy hiểm của ngành Lưu trữ, chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với người làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại và chế độ trang bị bảo hộ lao động là hết sức cần thiết.

Để những giải pháp nêu trên đi vào thực tiễn rất cần sự đồng thuận, chia sẻ kịp thời của các cấp, các ngành, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh; sự chung tay, góp sức và sự đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, không xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những người làm văn thư, lưu trữ để công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh ngày càng có vị trí xứng đáng và phát huy được tầm quan trọng vốn có: Bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác của mỗi cơ quan, tổ chức. Đồng thời nâng cao công tác cải cách hành chính Nhà nước trong thời kỳ Công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước.

IV. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ ÁN

- Đề án có hiệu quả ứng dụng vào thực tiễn rất cao. Góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, giải quyết được tình trạng tài liệu để tồn đọng, tích đống, giúp cho việc quản lý, khai thác tài liệu được nhanh chóng và hiệu quả.

- Đề án là cơ sở quan trọng để nêu cao việc xác định vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng đối với các cấp, các ngành và đặc biệt đội ngũ công chức, viên chức trong hệ thống các cơ quan quản lý Nhà nước.

- Hạn chế những vướng mắc đồng thời nhằm thực hiện nghiêm Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các văn bản Luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của công tác Văn thư, lưu trữ.

- Giúp cho công chức, viên chức trong cơ quan nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản hình thành khi giải quyết công việc, tránh được tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu. Giúp cho cơ quan chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học.

- Việc lập hồ sơ giúp cho công chức, viên chức mới tiếp xúc công việc, khi tiến hành thực hiện công việc sẽ hiểu được cần phải xây dựng những văn bản nào hoặc các bước triển khai công việc mà không cần phải có người hướng dẫn.

- Công tác lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, phân loại văn bản, công văn, giấy tờ trong cơ quan một cách khoa học, hợp lý, quản lý hồ sơ cơ quan được chặt chẽ, lưu giữ những hồ sơ cần thiết, có giá trị, tránh việc lập hồ sơ trùng lặp hoặc công việc quan trọng nhưng không được lập thành hồ sơ.

- Lập hồ sơ tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ cơ quan; đồng thời là điều kiện tốt để giao nộp vào lưu trữ lịch sử đối với những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn.

- Giảm tối đa chi phí dịch vụ cho việc chỉnh lý tài liệu để đưa vào lưu trữ.

Phần III

PHƯƠNG ÁN THỰC HIỆN

I. MỤC TIÊU VÀ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN

1. Mục tiêu

Triển khai nghiêm túc và có hiệu quả tinh thần Chỉ thị số 15/CT-UBND ngày 27 tháng 9 năm 2013 của UBND tỉnh về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Tài liệu từ năm 2013 đến 2014 của 18 cơ quan, tổ chức phải lập Danh mục hồ sơ và đưa vào lưu trữ hiện hành theo đúng quy định của Luật.

Từ năm 2016, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ Lịch sử tỉnh đặc biệt là các cơ quan chuyên môn tham mưu cho UBND tỉnh (18 sở, ngành) thực hiện thống nhất công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành. Đồng thời phân loại hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn để giao nộp về Lưu trữ Lịch sử.

2. Tiến độ thực hiện

Trên cơ sở Đề án được phê duyệt, thời gian thực hiện đề án trong 03 năm (từ năm 2015 đến năm 2017). Chi cục Văn thư, lưu trữ tiến hành triển khai đồng bộ 18 sở, ngành. Cụ thể:

- Năm 2015: Triển khai hướng dẫn, thực hiện lập hồ sơ hiện hành cho các cơ quan, tổ chức đối với nguồn tài liệu từ năm 2013 đến năm 2014.

- Năm 2016: Triển khai hướng dẫn, thực hiện lập hồ sơ hiện hành cho các cơ quan, tổ chức đối với nguồn tài liệu năm 2015.

- Năm 2017: Triển khai hướng dẫn, thực hiện lập hồ sơ hiện hành cho các cơ quan, tổ chức đối với nguồn tài liệu năm 2016.

II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

Hàng năm tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ đến từng cơ sở về công tác văn thư, lưu trữ, chú trọng công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử trên địa bàn tỉnh.

Trước hết, trong 03 năm (từ năm 2015 đến năm 2017) tích cực triển khai đối với 18 sở, ngành là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh.

Trên cơ sở Đề án được phê duyệt giao cho Chi cục Văn thư, lưu trữ:

- Xây dựng dự toán hàng năm trình các cơ quan chức năng xem xét, thẩm định cấp vào dự toán ngân sách phục vụ cho công tác chuyên môn.

- Xây dựng kế hoạch để hướng dẫn các cơ quan, tổ chức quy trình các bước lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ hiện hành.

- Trực tiếp hướng dẫn và tham gia xây dựng Danh mục hồ sơ, thành phần hồ sơ lập và nộp lưu hiện hành tại các cơ quan, tổ chức (18 sở, ngành).

- Giải quyết dứt điểm khối tài liệu năm 2013 - 2014 của 18 sở, ngành đưa vào lưu trữ hiện hành.

2. Sở Tài chính

- Căn cứ việc xây dựng dự toán thu - chi của Chi cục Văn thư, lưu trữ hàng năm, tham mưu, đề xuất trình cấp có thẩm quyền bố trí nguồn ngân sách Nhà nước đảm bảo cho hoạt động thường xuyên.

- Hướng dẫn việc thực hiện nguồn kinh phí đã cấp đảm bảo theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước.

3. Các cơ quan, tổ chức thuộc Đề án (18 cơ quan, tổ chức)

- Phối hợp với Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ triển khai thực hiện Đề án theo Kế hoạch.

- Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị trực thuộc tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.

- Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao có trách nhiệm:

+ Chủ động xây dựng và trình Thủ trưởng cơ quan, tổ chức ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.

+ Tổ chức tiếp nhận và quản lý hồ sơ của các phòng, ban, đơn vị sau khi công việc giải quyết xong.

+ Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

+ Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu

+ Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

4. Chi cục Văn thư - Lưu trữ

- Tham mưu cho Sở Nội vụ trình UBND tỉnh xây dựng kế hoạch triển khai trong việc thực hiện Đề án khi được phê duyệt đúng tiến độ .

- Chịu trách nhiệm triển khai, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các bước trong quy trình lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu, hồ sơ tại lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức thuộc Đề án.

- Xây dựng Dự toán vào ngân sách thu - chi hàng năm của Chi cục và sử dụng đúng mục đích. Thanh quyết toán với cơ quan tài chính theo quy định của Nhà nước.

- Có báo cáo tiến trình tình hình triển khai thực hiện của Đề án với các cơ quan có thẩm quyền./.

Trên đây là đề án Nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Sơn La giai đoạn 2015 - 2017. Yêu cầu các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm triển khai thực hiện đảm bảo theo đúng quy định hiện hành./.