QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ THỦ TỤC, TRÌNH TỰ VÀ THỜI HẠN THỰC HIỆN CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LONG AN

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LONG AN

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Đất đai ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Bộ luật Dân sự ngày 14 tháng 6 năm 2005;
Căn cứ Luật Nhà ở ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;
Căn cứ Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 356/TTr-STP ngày 15 tháng 5 năm 2009,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này quy định về thủ tục, trình tự và thời hạn thực hiện chứng thực trên địa bàn tỉnh Long An.

Điều 2. Giao Sở Tư pháp phối hợp với ngành và địa phương triển khai, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện quyết định này.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thủ trưởng các sở ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và xã, phường, thị trấn, các tổ chức, cá nhân có liên quan thi hành quyết định này.

Quyết định có hiệu lực sau 10 (mười) ngày kể từ ngày ký./.

QUY ĐỊNH

VỀ THỦ TỤC, TRÌNH TỰ VÀ THỜI HẠN THỰC HIỆN CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LONG AN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 20/2009/QĐ-UBND ngày 27/5/2009 của Ủy ban nhân dân tỉnh Long An)

Chương I.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định về thủ tục, trình tự và thời hạn thực hiện chứng thực tại Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, Phòng Tư pháp huyện, thị xã (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp huyện, Phòng Tư pháp) và tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp xã).

Điều 2. Nguyên tắc thực hiện chứng thực

1. Việc chứng thực phải tuân theo quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; quy định được chứng thực hoặc phải có chứng thực tại Luật Đất đai năm 2003, Bộ luật Dân sự năm 2005, Luật Nhà ở năm 2005 và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

2. Khi thực hiện chứng thực người thực hiện chứng thực phải khách quan, trung thực và phải chịu trách nhiệm về việc chứng thực của mình; trong trường hợp biết hoặc phải biết yêu cầu chứng thực hoặc nội dung chứng thực vi phạm điều cấm của pháp luật, trái đạo đức xã hội thì không được thực hiện chứng thực.

3. Người thực hiện chứng thực phải giữ bí mật về nội dung chứng thực và những thông tin có liên quan đến việc chứng thực.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao.

Bản chính được dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao bao gồm:

a) Bản chính cấp lần đầu;

b) Bản chính cấp lại;

c) Bản chính đăng ký lại.

2. Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính.

3. Chứng thực bản sao từ bản chính là việc Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

4. Chứng thực chữ ký là việc Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực

5. Chứng thực các hợp đồng, giao dịch là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực các hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền chứng thực của cấp mình theo quy định của Luật Đất đai năm 2003, Bộ luật Dân sự năm 2005, Luật Nhà ở năm 2005.

6. Người yêu cầu chứng thực là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc cá nhân, tổ chức nước ngoài. Nếu là tổ chức thì việc yêu cầu chứng thực được thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật hoặc theo Ủy quyền của tổ chức đó.

7. Giấy tờ tùy thân là giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu, chứng minh quân đội, chứng nhận quân nhân còn giá trị sử dụng.

8. Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân là giấy chứng nhận kết hôn; giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (trường hợp độc thân, đã ly hôn, một bên vợ hoặc chồng đã chết); giấy xác nhận hôn nhân thực tế của những cặp vợ chồng xác lập hôn nhân trước ngày 03 tháng 01 năm 1987.

9. Giấy tờ cần thiết có liên quan đến hợp đồng, giao dịch là hóa đơn, chứng từ, hợp đồng hoặc các giấy tờ có liên quan khác.

10. Giấy tờ chứng minh mối quan hệ thừa kế là giấy khai sinh; giấy chứng nhận đăng ký kết hôn; giấy xác nhận hôn nhân thực tế của những cặp vợ chồng xác lập hôn nhân trước ngày 03 tháng 01 năm 1987; giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (trường hợp độc thân, đã ly hôn, một bên vợ hoặc chồng đã chết); quyết định công nhận việc nuôi con nuôi; quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con.

11. Giấy tờ chứng minh tài sản không có người đồng quyền sở hữu, đồng quyền sử dụng là văn bản thỏa thuận phân chia tài sản vợ chồng; văn bản cam kết không đưa tài sản riêng vào tài sản chung; văn bản cho tặng tài sản hoặc hưởng di sản thừa kế riêng; giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (trường hợp độc thân, một bên vợ hoặc chồng đã chết).

Điều 4. Giá trị của văn bản chứng thực

1. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính.

2. Chữ ký, điểm chỉ được chứng thực theo quy định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó hoặc đã điểm chỉ, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký hoặc điểm chỉ về nội dung của giấy tờ, văn bản.

Điều 5. Địa điểm chứng thực

1. Việc chứng thực phải được thực hiện tại trụ sở cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực.

2. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực phải bố trí nơi tiếp người yêu cầu chứng thực thuận lợi, văn minh và lịch sự.

3. Tại trụ sở cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực phải niêm yết lịch làm việc, quy chế tiếp dân, thẩm quyền, trình tự, thủ tục, thời hạn chứng thực và lệ phí chứng thực.

Điều 6. Lệ phí chứng thực

Việc thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí chứng thực áp dụng theo:

- Quyết định số 77/2008/QĐ-UBND ngày 25/12/2008 của Ủy ban nhân dân tỉnh Long An về việc ban hành mức thu, tỷ lệ nộp và trích để lại cho đơn vị thu lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực trên địa bàn tỉnh Long An;

- Thông tư Liên tịch số 93/2001/TTLT/ BTC-BTP ngày 21/11/2001 của liên Bộ Tài chính - Bộ Tư pháp hướng dẫn chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí, lệ phí công chứng, chứng thực ( theo Biểu mức thu lệ phí chứng thực - Phụ lục số 2).

Chương II.

THẨM QUYỀN CHỨNG THỰC, QUYỀN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA NGƯỜI CHỨNG THỰC, NGƯỜI YÊU CẦU CHỨNG THỰC

Điều 7. Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã

1. Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt là chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng Việt hoặc các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, kể cả văn bản có xen một số từ bằng tiếng nước ngoài như ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài.

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, kể cả văn bản có xen một số từ bằng tiếng nước ngoài như ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài.

2. Chứng thực các hợp đồng, giao dịch theo quy định tại Luật Đất đai năm 2003, Bộ luật Dân sự năm 2005, Luật Nhà ở năm 2005, bao gồm:

a) Chứng thực hợp đồng hợp tác của Tổ hợp tác theo quy định tại khoản 1 Điều 111 Bộ luật Dân sự năm 2005;

b) Chứng thực di chúc theo quy định tại Điều 657, 658 Bộ luật Dân sự năm 2005;

c) Chứng thực hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 126 Luật Đất đai năm 2003;

d) Chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 127 Luật Đất đai năm 2003;

đ) Chứng thực hợp đồng thuê quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 128 Luật Đất đai năm 2003;

e) Chứng thực văn bản cam kết tặng cho hoặc hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài theo quy định tại khoản 1 Điều 129 Luật Đất đai năm 2003;

g) Chứng thực hợp đồng thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 130 Luật Đất đai năm 2003;

h) Chứng thực hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 131 Luật Đất đai năm 2003.

i) Chứng thực hợp đồng về nhà ở tại nông thôn theo quy định tại khoản 3 Điều 93 Luật Nhà ở năm 2005

3. Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực các việc theo quy định tại khoản 1, 2 Điều này và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Điều 8. Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện

1. Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền ký chứng thực hợp đồng về nhà ở tại đô thị theo quy định tại khoản 3 Điều 93 Luật Nhà ở năm 2005.

2. Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chứng thực theo quy định tại khoản 1 Điều này và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp huyện.

Điều 9. Thẩm quyền chứng thực của Phòng Tư pháp

1. Phòng Tư pháp cấp huyện có thẩm quyền

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài là chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ văn bản chỉ bằng tiếng nước ngoài hoặc chủ yếu bằng tiếng nước ngoài có xen một số từ bằng tiếng Việt như văn bằng, chứng chỉ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp cho người Việt Nam trong đó có ghi tên người Việt Nam bằng tiếng Việt.

b) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ như văn bằng, chứng chỉ, các giấy tờ trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài.

c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài;

2. Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng thực các việc theo quy định tại khoản 1 Điều này và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

Điều 10. Quyền và nghĩa vụ của người thực hiện chứng thực

1. Thực hiện việc chứng thực thuộc thẩm quyền chứng thực của cơ quan mình.

2. Thực hiện việc chứng thực một cách trung thực, khách quan, chính xác; chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.

3. Khi cần thiết giải thích cho người yêu cầu chứng thực hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc chứng thực.

4. Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết cho việc xác minh tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản được yêu cầu chứng thực.

5. Lập biên bản tạm giữ giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo; phối hợp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc xử lý các trường hợp sử dụng giấy tờ giả mạo.

6. Khi tiếp và làm việc trực tiếp với tổ chức, cá nhân tại trụ sở phải đeo thẻ công chức; thể hiện tinh thần, ý thức phục vụ nhân dân trong thực thi công vụ; không được cửa quyền, hách dịch, sách nhiễu, gây khó khăn cho tổ chức, cá nhân có yêu cầu chứng thực; không tự đặt ra những thủ tục, giấy tờ; không thu lệ phí trái với quy định của pháp luật về chứng thực;

7. Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Điều 11. Quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực

1. Người yêu cầu chứng thực là cá nhân, thì phải có năng lực hành vi dân sự phù hợp theo quy định của pháp luật; nếu là tổ chức, thì người yêu cầu chứng thực phải là người đại diện theo pháp luật hoặc theo ủy quyền của tổ chức đó.

2. Có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực thực hiện yêu cầu chứng thực hợp pháp của mình; trong trường hợp bị từ chối chứng thực, người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực giải thích rõ lý do, nếu không đồng ý với lý do đó thì có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

3. Phải xuất trình đủ các giấy tờ cần thiết liên quan đến việc chứng thực và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của giấy tờ đó; trong trường hợp yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch, thì người yêu cầu chứng thực còn phải bảo đảm sự trung thực của mình trong việc giao kết hợp đồng, xác lập giao dịch, không được lừa dối.

4. Phải nộp lệ phí theo quy định của pháp luật.

Điều 12. Những trường hợp từ chối chứng thực

1. Người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính không được thực hiện chứng thực trong các trường hợp sau đây:

a) Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo;

b) Bản chính đã bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;

c) Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng theo quy định của pháp luật;

d) Đơn, thư và các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận, chứng thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;

đ) Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao.

2. Người thực hiện chứng thực các hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký không được thực hiện chứng thực trong các trường hợp sau đây:

a) Việc không thuộc thẩm quyền chứng thực của cơ quan mình;

b) Nội dung yêu cầu chứng thực vi phạm điều cấm của pháp luật, trái đạo đức xã hội;

c) Việc chứng thực liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha, mẹ đẻ; cha, mẹ vợ hoặc cha, mẹ chồng; cha, mẹ nuôi; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông bà nội, ông bà ngoại; anh chị em ruột; anh chị em vợ hoặc chồng; anh chị em nuôi; cháu là con của con trai, con gái, con nuôi;

d) Có văn bản yêu cầu tạm dừng việc chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

đ) Việc liên quan đến yêu cầu chứng thực đang có tranh chấp;

e) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

3. Trong trường hợp từ chối, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu chứng thực; nếu việc chứng thực không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình, thì hướng dẫn đến cơ quan khác có thẩm quyền.

Chương III.

THỦ TỤC, TRÌNH TỰ VÀ THỜI HẠN CHỨNG THỰC

Điều 13. Thủ tục hồ sơ, trình tự, thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch

1. Thủ tục hồ sơ

a) Người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch, tuỳ từng loại hợp đồng, giao dịch cụ thể mà phải nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực gồm các giấy tờ sau đây:

- Phiếu yêu cầu chứng thực (theo mẫu);

- Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

- Bản sao giấy tờ tùy thân;

- Bản sao giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân;

b) Ngoài các loại giấy tờ nêu tại điểm a khoản 1 Điều này, tùy theo nội dung và đối tượng của hợp đồng, giao dịch, người yêu cầu chứng thực còn phải nộp thêm các giấy tờ sau đây:

- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng;

- Bản sao giấy tờ chứng minh tài sản liên quan hợp đồng, giao dịch là tài sản không có người đồng quyền sở hữu, người đồng quyền sử dụng;

- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

- Bản sao giấy tờ chứng minh quyền hạn của người đại diện (nếu là tổ chức);

c) Khi nộp bản sao thì người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính để đối chiếu trừ trường hợp bản sao đã được chứng thực.

2. Trình tự

Người yêu cầu chứng thực tuyên bố nội dung của hợp đồng, giao dịch trước người thực hiện chứng thực. Người thực hiện chứng thực phải ghi chép lại đầy đủ nội dung mà người yêu cầu chứng thực đã tuyên bố; nếu nội dung tuyên bố không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì thực hiện việc chứng thực.

3. Thời hạn:

a) Việc chứng thực được thực hiện trong ngày nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau 15 giờ của ngày thì việc chứng thực được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp hợp đồng, giao dịch có tình tiết phức tạp thì thời hạn chứng thực không quá 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ;

b) Trường hợp hiện trạng sử dụng đất biến động so với nội dung ghi trong giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có dấu hiệu bị sửa chữa hoặc giả mạo thì Ủy ban nhân dân cấp xã gửi phiếu yêu cầu đến Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất để yêu cầu cung cấp thông tin về thửa đất. Thời gian cung cấp thông tin về thửa đất của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất không tính vào thời hạn chứng thực.

Điều 14. Chứng thực di chúc

1. Người yêu cầu chứng thực di chúc

a) Người lập di chúc phải tự mình yêu cầu chứng thực di chúc; không ủy quyền cho người khác yêu cầu chứng thực di chúc.

b) Trong trường hợp tính mạng người lập di chúc bị đe dọa thì người yêu cầu chứng thực không phải xuất trình đầy đủ các giấy tờ quy định tại khoản 2 Điều này, nhưng phải ghi rõ trong văn bản chứng thực.

c) Di chúc đã được chứng thực nhưng sau đó người lập di chúc muốn sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể yêu cầu chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc hủy bỏ di chúc đã được chứng thực.

2. Thủ tục hồ sơ

Người yêu cầu chứng thực nộp 01 bộ hồ sơ, gồm các giấy tờ sau đây:

a) Phiếu yêu cầu chứng thực (theo mẫu);

b) Di chúc yêu cầu chứng thực;

c) Bản sao giấy tờ tùy thân của cá nhân;

d) Bản sao các giấy tờ có liên quan đến nội dung yêu cầu chứng thực.

3. Trình tự

Người yêu cầu chứng thực tuyên bố nội dung của di chúc trước người thực hiện chứng thực. Người thực hiện chứng thực phải ghi chép lại đầy đủ nội dung mà người yêu cầu chứng thực đã tuyên bố; nếu nội dung tuyên bố không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì thực hiện chứng thực di chúc.

4. Thời hạn

Việc chứng thực được thực hiện trong ngày nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau 15 giờ của ngày thì việc chứng thực được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo.

Điều 15. Chứng thực bản sao từ bản chính

1. Thủ tục hồ sơ

Người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

a) Bản chính;

b) Bản sao cần chứng thực (không hạn chế số lượng).

2. Trình tự

a) Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra tính hợp pháp của bản chính, nếu phát hiện bản chính có dấu hiệu giả mạo thì đề nghị người yêu cầu chứng thực chứng minh; nếu không chứng minh được thì từ chối chứng thực.

b) Người thực hiện chứng thực đối chiếu bản sao với bản chính, nếu bản sao đúng với bản chính thì chứng thực. Khi chứng thực bản sao từ bản chính người thực hiện chứng thực phải ghi rõ “chứng thực bản sao đúng với bản chính", ngày, tháng, năm chứng thực, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực. Trang đầu tiên của bản sao phải được ghi rõ chữ "BẢN SAO" vào chỗ trống phía trên bên phải, nếu bản sao có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

3. Thời hạn

Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó; trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn thì việc chứng thực có thể được hẹn lại để chứng thực sau nhưng không quá 2 ngày làm việc.

Điều 16. Chứng thực chữ ký của cá nhân 

1. Thủ tục hồ sơ

Cá nhân yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác;

- Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký vào đó.

2. Trình tự

- Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.

- Người thực hiện chứng thực phải ghi rõ ngày, tháng, năm chứng thực; địa điểm chứng thực; số giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu chứng thực, ngày cấp, nơi cấp; chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; sau đó ký và ghi rõ họ, tên và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực.

Điều 17. Chứng thực chữ ký của người dịch

1. Người dịch phải là người thông thạo tiếng nước ngoài cần dịch, là người có một trong các tiêu chuẩn sau:

a) Người dịch có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch;

b) Người dịch có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên tại nước ngoài đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch.

2. Người dịch phải cam đoan và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

3. Việc chứng thực chữ ký của người dịch được thực hiện theo thủ tục và trình tự chứng thực chữ ký được quy định tại Điều 16 của quy định này. Đối với người dịch là cộng tác viên của cơ quan chứng thực thì phải đăng ký chữ ký mẫu và người dịch không phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.

4. Trang đầu tiên của bản dịch phải được ghi rõ chữ "BẢN DỊCH” vào chỗ trống phía trên bên phải. Nếu bản dịch có từ hai trang trở lên thì phải đánh số trang theo thứ tự và phải đóng dấu giáp lai giữa các tờ. Bản dịch phải được đính kèm với bản sao của giấy tờ cần dịch.

Điều 18. Thời hạn chứng thực chữ ký của cá nhân và người dịch

Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó; trường hợp cần phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thực thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không được quá 3 ngày làm việc.

Điều 19. Chứng thực điểm chỉ

1. Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký thì việc chứng thực chữ ký được thay thế bằng việc chứng thực điểm chỉ.

2. Khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, người thực hiện chứng thực đọc toàn văn văn bản mà người yêu cầu chứng thực sẽ điểm chỉ để người này xác định nội dung văn bản và quyết định việc điểm chỉ.

3. Khi điểm chỉ, người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón tay khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón tay nào, của bàn tay nào.

4. Thủ tục, trình tự, lời chứng và thời hạn chứng thực điểm chỉ được thực hiện như quy định về thủ tục, trình tự, lời chứng và thời hạn chứng thực chữ ký cá nhân được quy định tại Điều 16 và Điều 17 của quy định này.

Chương IV.

LƯU TRỮ SỔ CHỨNG THỰC VÀ HỒ SƠ CHỨNG THỰC

Điều 20. Lưu trữ sổ chứng thực và hồ sơ chứng thực

1. Mỗi việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký do cơ quan có thẩm quyền thực hiện đều phải ghi vào sổ và lưu trữ tại cơ quan đó. Sổ chứng thực phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại cơ quan có thẩm quyền chứng thực;

2. Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan chứng thực phải lưu một bản sao để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết. Thời hạn lưu trữ bản sao tối thiểu là 2 năm. Khi hết hạn lưu trữ, việc tiêu hủy bản sao được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

3. Hồ sơ lưu trữ chứng thực hợp đồng, giao dịch bao gồm phiếu yêu cầu; bản chính văn bản chứng thực kèm theo bản chụp các giấy tờ mà người yêu cầu chứng thực đã xuất trình, các giấy tờ liên quan khác (nếu có).

4. Cơ quan thẩm quyền chứng thực phải thực hiện các biện pháp an toàn, phòng chống cháy, nổ, ẩm ướt, mối, mọt đối với sổ sách, giấy tờ được lưu trữ.

5. Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ chứng thực phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử liên quan đến việc đã chứng thực thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản chứng thực và các giấy tờ khác có liên quan.

Chương V.

XỬ LÝ VI PHẠM, ĐIỀU KHOẢN SỬA ĐỔI, BỔ SUNG

Điều 21. Xử lý vi phạm

1. Trong khi thi hành nhiệm vụ, quyền hạn về chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, người thực hiện nhiệm vụ do thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc cố ý làm trái các quy định của quy định này và các văn bản quy phạm pháp luật khác thì tuỳ theo mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

2. Người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký có hành vi sửa chữa giấy tờ, sử dụng giấy tờ giả mạo thì tùy mức độ vi phạm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

3. Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình trong bản dịch mà dịch sai gây thiệt hại cho người khác thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Điều 22. Điều khoản về sửa đổi, bổ sung

Việc sửa đổi, bổ sung, thay thế quy định này do Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp./.