QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, CẬP NHẬT, CHUYỂN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN; SOẠN THẢO, TRÌNH DUYỆT, BAN HÀNH VĂN BẢN ĐI TRÊN MẠNG TIN HỌC Ở CÁC SỞ, BAN, NGÀNH, UBND CÁC HUYỆN, THỊ XÃ.

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

- Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;

- Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Căn cứ Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 04/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

- Căn cứ Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg ngày 25/7/2001 của Chính phủ phê duyệt Đề án tin học hóa quản lý hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2005;

- Xét đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh Bến Tre,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định về Quy trình tiếp nhận, cập nhật, chuyển xử lý văn bản đến; soạn thảo, trình duyệt và ban hành văn bản đi trên mạng tin học tại các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã”;

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2005;

Chánh Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quyết định này; tổ chức sơ kết, rút kinh nghiệm và đề xuất sửa đổi, bổ sung khi cần thiết;

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các sở, Trưởng các ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

VỀ QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, CẬP NHẬT, CHUYỂN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN; SOẠN THẢO, TRÌNH DUYỆT VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN ĐI TRÊN MẠNG TIN HỌC TẠI CÁC SỞ, BAN, NGÀNH, UBND CÁC HUYỆN, THỊ XÃ.
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1912/2005/QĐ-UBND ngày 08 tháng 6 năm 2005 của Ủy ban nhân dân tỉnh)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng áp dụng:

Quy định này được áp dụng đối với các sở, ban, ngành cấp tỉnh (sau đây gọi chung là ngành), UBND các huyện, thị xã (sau đây gọi chung là huyện) đã xây dựng và đưa vào hoạt động mạng LAN và kết nối vào mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh.

Điều 2. Thống nhất từ ngữ:

- “Văn bản đến” trong Quy định này được hiểu là tất cả các loại quyết định, chỉ thị, tờ trình, công văn, báo cáo, hồ sơ trình giải quyết công việc, tài liệu, bản fax, đơn thư... gửi đến các ngành, huyện.

- "Hồ sơ trình giải quyết công việc" là một bộ các văn bản, tài liệu của tổ chức hoặc công dân trình lãnh đạo ngành, huyện giải quyết theo thẩm quyền như: Hồ sơ đề nghị phê duyệt dự án, Hồ sơ xin cấp đăng ký kinh doanh, Hồ sơ xin thuê đất, Hồ sơ xin cải chính hộ tịch...

- “Văn bản đi” được hiểu là tất cả các loại quyết định, chỉ thị, tờ trình, báo cáo, công văn, hồ sơ, tài liệu... do ngành, huyện ban hành để thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo thẩm quyền.

- "Địa chỉ công" là địa chỉ trên mạng của ngành, huyện dùng để gửi văn bản đi và tiếp nhận văn bản đến, do Giám đốc ngành, Chủ tịch UBND huyện lựa chọn và đăng ký với Văn phòng UBND tỉnh để thông báo cho các ngành, huyện, đơn vị liên quan biết.

Điều 3. Nguyên tắc tiếp nhận và ban hành văn bản:

- Văn bản đi, văn bản đến phải được tổ chức tiếp nhận và gửi đi theo cơ chế “một cửa” tại Phòng Hành chính Tổng hợp của các ngành hoặc Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện.

- Tất cả các văn bản đi, văn bản đến phải được thực hiện đầy đủ các thủ tục theo quy định của pháp luật về công tác văn thư và cập nhật lên mạng LAN của ngành, huyện để theo dõi, quản lý và phục vụ cho việc khai thác, sử dụng thông tin được thuận lợi.

Chương II

TIẾP NHẬN, CẬP NHẬT, CHUYỂN VĂN BẢN ĐẾN LÊN MẠNG LAN

Điều 4. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:

1- Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào cũng đều phải tập trung tại Phòng Hành chính Tổng hợp của ngành hoặc Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện (văn thư hoặc “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả”) để làm thủ tục tiếp nhận, kiểm tra, đăng ký văn bản. Những văn bản đến không được đăng ký tại Phòng Hành chính tổng hợp hoặc Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2- Phòng Hành chính Tổng hợp hoặc Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện có trách nhiệm cập nhật vào mạng LAN của ngành, huyện những thông tin như sau:

- Đối với văn bản đến gửi qua mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh: nhập số văn bản đến, ngày nhận được văn bản và tên người có trách nhiệm phân phối giải quyết văn bản đến (thông tin về số, ký hiệu, cơ quan ban hành, trích yếu văn bản (nếu có), ngày ký văn bản, người ký văn bản sẽ do phần mềm theo dõi văn bản đi, văn bản đến tự động cập nhật).

- Đối với văn bản gửi bằng giấy: nhập đầy đủ thông tin về số, ký hiệu, cơ quan ban hành, trích yếu văn bản (nếu có), ngày ký văn bản, người ký văn bản, số văn bản đến, ngày nhận được văn bản và tên người có trách nhiệm phân phối giải quyết văn bản đến

3- Đối với các loại hồ sơ trình giải quyết công việc của tổ chức, công dân chuyển thẳng cho cá nhân, bộ phân chuyên môn xử lý (không qua Lãnh đạo cơ quan), ngoài những thông tin như quy định tại điểm 2 Điều này, nhập thêm thông tin về cá nhân, bộ phận chuyên môn xử lý, ngày phải xử lý xong theo quy định của pháp luật hoặc ngành, huyện.

Điều 5. Tiếp nhận văn bản trên mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh:

Giám đốc ngành, Chủ tịch UBND huyện phân công một cán bộ thuộc Phòng Hành chính Tổng hợp hoặc Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện quản lý địa chỉ công của ngành, huyện để thực hiện việc gửi, tiếp nhận văn bản trên mạng và phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc này. Người được giao trách nhiệm quản lý địa chỉ công, trong mỗi ngày làm việc, ít nhất 2 lần vào lúc 10 giờ sáng và 16 giờ chiều phải kiểm tra địa chỉ công của cơ quan để tiếp nhận văn bản của các đơn vị khác gửi đến (nếu có) và báo cáo kịp thời với Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp, hoặc Chánh Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện.

Điều 6. Trình, chuyển giao văn bản đến trên mạng LAN:

- Văn bản đến phải được trình kịp thời (đối với văn bản gửi bằng giấy) hoặc truyền đến địa chỉ trên mạng (đối với văn bản gửi qua mạng) cho Lãnh đạo ngành, huyện hoặc người được Lãnh đạo ngành, huyện phân công phân phối giải quyết văn bản đến. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình hoặc truyền ngay sau khi hoàn thành các thủ tục đăng ký.

- Căn cứ vào nội dung văn bản, người phân phối giải quyết văn bản đến giao cho cá nhân, bộ phận chuyên môn xử lý nhưng phải qua Phòng Hành chính tổng hợp hoặc Văn phòng HĐND và UBND huyện, không được giao trực tiếp cho bộ phận, cá nhân chuyên môn. Phòng Hành chính Tổng hợp hoặc Văn phòng HĐND và UBND huyện có trách nhiệm nhập vào mạng LAN tên bộ phận, cá nhân xử lý văn bản đến, ngày phải xử lý xong theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của ngành, huyện và truyền đến địa chỉ trên mạng (đối với văn bản gửi qua mạng) hoặc chuyển (đối với văn bản bằng giấy) cho cá nhân, bộ phận chuyên môn xử lý.

Chương III

SOẠN THẢO, TRÌNH DUYỆT VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TRÊN MẠNG LAN VÀ MẠNG TIN HỌC DIỆN RỘNG CỦA UBND TỈNH

Điều 7. Soạn thảo, trình duyệt văn bản trên mạng LAN:

1- Cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo cho phù hợp và theo đúng trình tự, thủ tục do pháp luật quy định trong các văn bản pháp quy.

2- Bản thảo văn bản phải được soạn trên máy vi tính, gửi đến địa chỉ trên mạng cho những người cần xin ý kiến; gửi cho Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp hoặc Chánh văn phòng HĐND và UBND huyện (hoặc người được giao nhiệm vụ thẩm tra văn bản trước khi phát hành) trước khi trình người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Những người được hỏi ý kiến có trách nhiệm tham gia ý kiến trên bản điện tử (phần mềm tin học cung cấp công cụ cho việc này) và gửi trở lại về địa chỉ trên mạng của người soạn thảo. Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp, Chánh Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện hoặc người được giao trách nhiệm phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Sau khi nghiên cứu các ý kiến tham gia, hoàn chỉnh lại bản dự thảo, cán bộ soạn thảo văn bản gửi bản thảo cuối cùng đến địa chỉ trên mạng của người có thẩm quyền ký văn bản.

3- Người có thẩm quyền ký văn bản bổ sung, sửa chữa trực tiếp vào bản dự thảo (nếu cần), sau đó in một bản để ký. Trường hợp phải bổ sung, sửa chữa nhiều hoặc làm lại thì yêu cầu cán bộ soạn thảo thực hiện (phần mềm tin học cung cấp công cụ cho việc này).

Điều 8. Ban hành và gửi văn bản trên mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh:

1- Văn bản, sau khi được người có thẩm quyền ký được gửi về Phòng Hành chính Tổng hợp hoặc Văn phòng HĐND và UBND huyện (cả bản giấy và tệp văn bản) để làm các thủ tục văn thư.

2- Phòng Hành chính Tổng hợp hoặc Văn phòng HĐND và UBND huyện kiểm tra thể thức văn bản lần cuối cùng; nhập thông tin quản lý văn bản đi (số, ký hiệu, trích yếu (nếu có), người chủ trì soạn thảo, ngày ký, người ký văn bản, tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản.

3- Phòng Hành chính Tổng hợp hoặc Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện lưu và chuyển phát văn bản đi theo quy định của pháp luật về công tác văn thư; đồng thời gửi đến địa chỉ trên mạng cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản để thông tin nhanh (nếu có địa chỉ trên mạng), sau đó gửi theo đường công văn.

4- Văn bản của ngành, huyện phải gửi đến địa chỉ công của cơ quan nhận văn bản từ địa chỉ công của cơ quan mình. Những văn bản gửi từ những địa chỉ khác của cơ quan gửi văn bản hoặc đến địa chỉ khác của cơ quan nhận văn bản chỉ có giá trị tham khảo, các đơn vị nhận văn bản không có trách nhiệm xử lý hoặc thực hiện. Người được giao quản lý địa chỉ công của ngành, huyện phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc gửi văn bản của ngành, huyện trên mạng.

Điều 9. Những văn bản chỉ gửi qua mạng máy tính:

- Văn bản gửi nội bộ trong ngành, cơ quan UBND huyện: giấy mời họp, lịch công tác, các loại báo cáo, công văn, thông báo, văn bản sao lục;

- Văn bản cấp dưới gửi lên cấp trên bao gồm: các báo cáo tháng, báo cáo tuần, báo cáo nhanh, báo cáo đột xuất, lịch công tác;

- Văn bản cấp trên gửi cho cấp dưới bao gồm: văn bản sao lục, giấy mời họp, thông báo, công văn đôn đốc, nhắc nhở.

- Công văn chỉ đạo.

- Những văn bản gửi cho cơ quan khác để biết.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10. Trách nhiệm của Giám đốc ngành, Chủ tịch UBND cấp huyện:

1- Trên cơ sở Quy định này, quy định chi tiết về quy trình tiếp nhận, chuyển giao, xử lý văn bản đến, soạn thảo, trình duyệt và ban hành văn bản đi trên mạng của ngành, huyện;

2- Chủ động tổ chức đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng kiến thức tin học cho Lãnh đạo, cán bộ, công chức của ngành, huyện;

3- Củng cố bộ phận quản trị mạng; tổ chức triển khai, bảo trì và khai thác có hiệu quả Mạng LAN của ngành, huyện và mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh.

Điều 11. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng UBND tỉnh:

1- Chỉ đạo Trung tâm tin học của Văn phòng UBND tỉnh hướng dẫn các ngành, huyện thực hiện việc cập nhật, theo dõi văn bản đi, văn bản đến trên mạng tin học; đảm bảo việc truyền nhận thông tin thông suốt trên mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh.

2- Chỉ đạo kiểm tra, đôn đốc các ngành, huyện thực hiện nghiêm túc Quy định này, định kỳ báo cáo kết quả thực hiện với Chủ tịch UBND tỉnh./.