QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC HỒ SƠ NGHIỆP VỤ CỦA NGÀNH KIỂM SÁT NHÂN DÂN

VIỆN TRƯỞNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO

Căn cứ Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân năm 2014;

Căn cứ Nghị quyết số 951/NQ-UBTVQH13 ngày 28/5/2015 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về việc phê chuẩn Quyết định của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao về bộ máy làm việc của Viện kiểm sát nhân dân tối cao;

Căn cứ Quyết định số 410/QĐ-VKSTC-V15 ngày 26/6/2015 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao về việc quy định nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị thuộc bộ máy làm việc của Viện kiểm sát nhân dân tối cao;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định chế độ công tác hồ sơ nghiệp vụ của ngành Kiểm sát nhân dân.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Viện trưởng Viện kiểm sát quân sự Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC HỒ SƠ NGHIỆP VỤ NGÀNH KIỂM SÁT NHÂN DÂN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 190/QĐ-VKSTC ngày 06/4/2016 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Khái niệm hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát và công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

1. Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát là tập hợp thông tin, tài liệu phản ánh về công tác thực hành quyền công tố, kiểm sát hoạt động tư pháp và các hoạt động khác thuộc chức trách, nhiệm vụ của Ngành, được lập, đăng ký, quản lý, sắp xếp theo quy định thống nhất của ngành Kiểm sát nhân dân.

2. Công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát là các hoạt động thu thập, đăng ký, lưu trữ, khai thác thông tin, tài liệu phản ánh tình hình, kết quả công tác của ngành Kiểm sát nhân dân.

Điều 2. Nguyên tắc trong công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao, các đơn vị và công chức, viên chức khi thực hiện các hoạt động nghiệp vụ phải thu thập thông tin, tài liệu và tiến hành lập, đăng ký, quản lý, sử dụng các loại hồ sơ, biểu mẫu, sổ theo quy định của pháp luật và của ngành Kiểm sát nhân dân.

2. Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát phải được quản lý, sử dụng và bảo vệ tuyệt đối an toàn, bí mật từ khi thu thập tài liệu cho đến khi tiêu hủy theo đúng quy định của pháp luật và của ngành Kiểm sát nhân dân.

3. Nghiêm cấm các đơn vị và công chức, viên chức tự ý lập, làm sai lệch hoặc sử dụng hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát vào các mục đích khác không đúng quy định của pháp luật và của ngành Kiểm sát nhân dân.

Chương II

CÔNG TÁC HỒ SƠ NGHIỆP VỤ KIỂM SÁT

Điều 3. Các loại hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

1. Hồ sơ thực hành quyền công tố, kiểm sát việc giải quyết tố giác, tin báo về tội phạm và kiến nghị khởi tố: Tích lũy tài liệu trong quá trình thực hành quyền công tố, kiểm sát việc giải quyết tố giác, tin báo về tội phạm và kiến nghị khởi tố. Ký hiệu: TB.

2. Hồ sơ thực hành quyền công tố, kiểm sát điều tra, truy tố án hình sự: Tích lũy tài liệu trong quá trình thực hành quyền công tố, kiểm sát điều tra, truy tố mỗi vụ án hình sự. Ký hiệu: HS.

3. Hồ sơ thực hành quyền công tố, kiểm sát việc xét xử vụ án hình sự: Tích lũy tài liệu trong quá trình thực hành quyền công tố, kiểm sát xét xử mỗi vụ án hình sự. Ký hiệu: XS đối với xét xử sơ thẩm; XP đối với xét xử phúc thẩm; XG đối với xét xử giám đốc thẩm, XT đối với xét xử tái thẩm.

4. Hồ sơ kiểm sát việc tạm giữ, tạm giam: Tích lũy tài liệu trong quá trình kiểm sát việc tạm giữ, tạm giam. Ký hiệu: TG.

5. Hồ sơ kiểm sát thi hành án hình sự: Tích lũy tài liệu trong quá trình kiểm sát thi hành án hình sự. Ký hiệu: TH.

6. Hồ sơ kiểm sát đặc xá: Tích lũy tài liệu trong quá trình kiểm sát đặc xá. Ký hiệu: ĐX

7. Hồ sơ kiểm sát thi hành án dân sự: Tích lũy tài liệu trong quá trình kiểm sát thi hành án dân sự. Ký hiệu: TD.

8. Hồ sơ kiểm sát việc giải quyết các vụ, việc dân sự, hôn nhân và gia đình: Tích lũy tài liệu trong quá trình kiểm sát việc giải quyết các vụ, việc dân sự, hôn nhân và gia đình. Ký hiệu: DS đối với giai đoạn sơ thẩm; DP đối với giai đoạn phúc thẩm; DG đối với giai đoạn giám đốc thẩm; DT đối với giai đoạn tái thẩm.

9. Hồ sơ kiểm sát việc giải quyết các vụ án hành chính, vụ việc kinh doanh, thương mại, lao động và những việc khác theo quy định của pháp luật: Tích lũy tài liệu trong quá trình kiểm sát việc giải quyết các vụ án hành chính, vụ việc kinh doanh, thương mại, lao động và những việc khác theo quy định của pháp luật. Ký hiệu: HC đối với án hành chính; HM đối với án thương mại; HL đối với án lao động; HK đối với việc khác theo quy định của pháp luật; HX đối với việc áp dụng biện pháp xử lý hành chính tại Tòa án nhân dân.

10. Hồ sơ kiểm sát và giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo trong hoạt động tư pháp: Tích lũy tài liệu trong quá trình kiểm sát và giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo trong hoạt động tư pháp. Ký hiệu: KN đối với đơn khiếu nại; KC đối với đơn tố cáo.

11. Hồ sơ điều tra vụ án hình sự: Tích lũy tài liệu trong quá trình điều tra vụ án hình sự của Cơ quan điều tra VKSND tối cao. Ký hiệu: ĐT;

12. Hồ sơ tương trợ tư pháp hình sự: Tích lũy tài liệu về quá trình thực hiện việc tương trợ tư pháp về hình sự. Ký hiệu: TP;

13. Hồ sơ về vụ án tạm đình chỉ: Tích lũy toàn bộ về quá trình điều tra, truy tố, xét xử vụ án tạm đình chỉ. Ký hiệu: TĐ trong giai đoạn điều tra, CT trong giai đoạn truy tố, CX trong giai đoạn xét xử;

14. Hồ sơ vụ án đình chỉ: Tích lũy toàn bộ về quá trình điều tra, truy tố, xét xử vụ án, có quyết định đình chỉ điều tra. Ký hiệu: ĐC trong giai đoạn điều tra, ĐĐ trong giai đoạn truy tố, ĐF trong giai đoạn xét xử.

15. Hồ sơ giải quyết đơn yêu cầu bồi thường: Tích lũy tài liệu trong quá trình giải quyết đơn yêu cầu bồi thường. Ký hiệu: BT.

16. Hồ sơ kiểm tra: Tích lũy tài liệu trong quá trình kiểm tra. Ký hiệu: KT.

17. Hồ sơ thanh tra: Tích lũy tài liệu trong quá trình thanh tra. Ký hiệu: TT.

18. Hồ sơ thanh quyết toán: Tích lũy tài liệu trong quá trình sử dụng ngân sách nhà nước của Ngành hoặc một cấp kiểm sát. Ký hiệu: QT.

19. Hồ sơ chuyên đề nghiệp vụ: Tích lũy tài liệu về quá trình tổ chức, thực hiện hoặc theo dõi, chỉ đạo Viện kiểm sát cấp dưới về một chuyên đề, một lĩnh vực công tác nghiệp vụ, một kế hoạch công tác. Ký hiệu: CĐ.

Điều 4. Lập hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

1. Thủ trưởng các đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao và các quy định về công tác nghiệp vụ để quyết định việc lập các loại hồ sơ tại Điều 3 của Chế độ công tác này.

2. Công chức, viên chức được thủ trưởng các đơn vị giao nhiệm vụ lập các loại hồ sơ tại Điều 3 có trách nhiệm:

a) Thu thập tài liệu để làm căn cứ lập hồ sơ;

b) Soạn thảo và trình ký quyết định lập hồ sơ;

c) Ghi trích yếu trên bìa hồ sơ (tên vụ án, vụ việc, thời gian xảy ra ...);

3. Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát được lập thống nhất, khoa học và phản ánh đầy đủ, chính xác các thông tin hoạt động nghiệp vụ kiểm sát.

Điều 5. Đăng ký Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

1. Phân công, phân cấp đăng ký.

a) Ở Viện kiểm sát nhân dân tối cao: Các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao đăng ký tại Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;

b) Ở Viện kiểm sát quân sự trung ương: Các đơn vị thuộc Viện kiểm sát quân sự trung ương đăng ký tại Văn phòng Viện kiểm sát quân sự trung ương. Các đơn vị Viện kiểm sát quân sự khác đăng ký tại bộ phận Văn phòng của đơn vị mình;

c) Ở Viện kiểm sát nhân dân cấp cao: Các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân cấp cao đăng ký tại Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao;

d) Ở Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh: Các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh đăng ký tại Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh;

e) Ở Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện: Các bộ phận thuộc Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện đăng ký tại bộ phận làm công tác văn phòng của Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện.

2. Phương pháp đăng ký

Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát đăng ký theo loại, mỗi hồ sơ (gồm một hay nhiều tập) có số đăng ký riêng và đăng ký theo phương pháp thủ công hoặc điện tử.

3. Thời gian đăng ký

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định lập hồ sơ, các loại hồ sơ nghiệp vụ quy định tại Điều 3 phải đăng ký.

4. Thủ tục đăng ký

Sau khi hoàn thành các công việc quy định tại khoản 2, điều 4 quy định này, công chức, viên chức mang hồ sơ đến phòng lưu trữ hoặc Văn phòng, bộ phận làm công tác Văn phòng của đơn vị mình để vào sổ theo dõi, đăng ký hồ sơ, lấy số. Cán bộ làm công tác lưu trữ trực tiếp viết ký hiệu, số hồ sơ lên bìa hồ sơ.

Điều 6. Công tác quản lý, sử dụng khai thác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

1. Quản lý hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát.

a) Viện trưởng VKSND cấp huyện, trưởng phòng VKSND cấp tỉnh, Viện trưởng các Viện nghiệp vụ thuộc Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, trưởng phòng các đơn vị thuộc VKSND tối cao có trách nhiệm nắm vững tình hình, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát của đơn vị mình.

Khi đơn vị giải thể, sáp nhập hoặc chia tách thì thủ trưởng đơn vị phải thông báo cho bộ phận quản lý hồ sơ nghiệp vụ của Viện kiểm sát cấp trên trực tiếp về kế hoạch nộp lưu, đăng ký lại hoặc chia tách hồ sơ cho phù hợp với tổ chức mới.

Công chức, viên chức được giao lập, quản lý hồ sơ có trách nhiệm thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu nhằm bảo đảm cho hồ sơ phản ánh đầy đủ, khách quan tình hình, kết quả công tác theo chế độ bảo mật, không để lộ, lọt thông tin, thất lạc, hư hỏng.

Trường hợp bị mất, thất lạc, hư hỏng, lộ, lọt thông tin, tài liệu phải báo ngay cho Thủ trưởng đơn vị biết để báo cáo lên cấp trên trực tiếp. Thủ trưởng đơn vị phải có kế hoạch tổ chức truy tìm, có biện pháp khắc phục hậu quả, xác định trách nhiệm cá nhân và có hình thức xử lý theo đúng quy định của pháp luật.

b) Bàn giao hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

Công chức, viên chức khi thay đổi nhiệm vụ, chuyển công tác, nghỉ chế độ... hoặc khi có quyết định của cấp lãnh đạo có thẩm quyền phải bàn giao hồ sơ theo quy định.

Biên bản bàn giao phải có xác nhận của lãnh đạo đơn vị và lập thành 03 bản: 01 bản lưu trong hồ sơ, 01 bản gửi bộ phận quản lý hồ sơ nghiệp vụ nơi đăng ký, 01 bản lưu lại đơn vị. Trường hợp người giao nhận và người nhận trong cùng một đơn vị thì biên bản bàn giao lập thành 02 bản: 01 bản lưu trong hồ sơ; 01 bản giao bộ phận quản lý hồ sơ nghiệp vụ nơi đăng ký.

Khi tiếp nhận hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát của đơn vị khác nơi đăng ký thì phải đăng ký lại như hồ sơ mới.

2. Sử dụng, khai thác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

a) Chỉ được sử dụng, khai thác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát trong công tác của ngành Kiểm sát nhân dân theo đúng quy định của pháp luật.

b) Khi sử dụng hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát phải chấp hành đúng các quy định của pháp luật và của ngành KSND.

c) Chỉ được sao trích hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát khi được sự đồng ý bằng văn bản của thủ trưởng đơn vị đang quản lý hồ sơ.

Điều 7. Kết thúc hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

Thủ trưởng đơn vị Viện kiểm sát nhân dân có thẩm quyền quyết định lập hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát thì có quyền ra quyết định kết thúc hồ sơ.

Khi kết thúc các loại hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát quy định tại Điều 3 thì công chức, viên chức quản lý hồ sơ phải thực hiện các thủ tục:

a) Đánh số thứ tự các tài liệu có trong hồ sơ từ 01 đến hết;

b) Thống kê tài liệu có trong hồ sơ;

c) Định thời hạn bảo quản hồ sơ;

d) Soạn thảo và trình ký quyết định kết thúc hồ sơ;

e) Nộp lưu tại bộ phận lưu trữ.

Điều 8. Phân công, phân cấp lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

Hồ sơ do đơn vị nào lập hoặc nhận bàn giao thì do đơn vị đó lưu trữ

Tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao: hồ sơ của các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao nộp lưu tại Phòng Lưu trữ, Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;

Tại Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh và Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện hồ sơ nộp lưu tại Văn phòng hoặc bộ phận làm công tác văn phòng của các đơn vị đó.

Tại Viện kiểm sát quân sự các cấp: nộp lưu tại đơn vị hoặc bộ phận làm công tác văn phòng.

Điều 9. Lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát được tổ chức lưu trữ theo phông, khối và loại hồ sơ.

Điều 10. Bảo vệ, bảo mật hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát phải được nghiên cứu, khai thác và bảo quản, bảo vệ, bảo mật tuyệt đối an toàn. Những hồ sơ, tài liệu có nguy cơ bị hỏng phải được phục chế kịp thời theo quy định.

Điều 11. Hủy hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát hết thời hạn bảo quản và không còn giá trị sử dụng thực hiện theo quy định của Luật lưu trữ và Quy chế về công tác lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 12. Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị Viện kiểm sát nhân dân các cấp, Viện kiểm sát quân sự các cấp và công chức, viên chức ngành Kiểm sát nhân dân

1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát quân sự trung ương, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện có trách nhiệm tổ chức thực hiện nghiêm túc hồ sơ nghiệp vụ Kiểm sát.

Định kỳ 06 tháng phải kiểm tra, đánh giá tình hình, kết quả công tác hồ sơ của đơn vị, Viện kiểm sát cấp mình; hằng năm, phải kiểm tra tổng thể và báo cáo công tác hồ sơ nghiệp vụ.

2. Khi đánh giá kết quả công tác, nhận xét, đánh giá cán bộ, bổ nhiệm, xét danh hiệu thi đua, nâng lương phải căn cứ việc chấp hành chế độ công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát là một tiêu chuẩn để xem xét, quyết định.

Điều 13. Trách nhiệm của bộ phận quản lý hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

1. Tham mưu giúp Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác hồ sơ nghiệp vụ Kiểm sát. Định kỳ hoặc đột xuất tiến hành kiểm tra, hướng dẫn công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát của các đơn vị, địa phương.

2. Phối hợp chặt chẽ với bộ phận theo dõi, quản lý án của đơn vị để tham mưu cho Thủ trưởng đơn vị về công tác giải quyết án;

3. Sơ kết, tổng kết, nghiên cứu đề xuất sửa đổi, bổ sung công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát cho phù hợp với yêu cầu công tác của Ngành.

4. Đề xuất và thống nhất quản lý về chương trình nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin, tổ chức khai thác hệ thống hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát.

5. Phối hợp với các đơn vị liên quan, đề xuất lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân các cấp chuẩn hóa các loại biểu mẫu, sổ sách, dự trù kinh phí tổ chức in, mua sắm cấp phát biểu mẫu.

Điều 14. Khen thưởng - kỷ luật

Thủ trưởng các đơn vị và công chức, viên chức ngành Kiểm sát nhân dân phải chấp hành nghiêm túc các quy định Chế độ công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát. Đơn vị và công chức, viên chức có thành tích xuất sắc được khen thưởng, nếu vi pham tùy theo tính chất, mức độ phải bị xử lý, kỷ luật theo quy định của pháp luật và ngành Kiểm sát nhân dân.

Điều 15. Trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra

Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị, Viện kiểm sát các cấp thực hiện nghiêm túc Chế độ công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát và định kỳ tổ chức sơ kết, tổng kết báo cáo lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tối cao./.