QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA VỤ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

BỘ TRƯỞNG BỘ THƯƠNG MẠI

Căn cứ Nghị định số 29/2004/NĐ-CP ngày 16 tháng 01 năm 2004 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Thương mại;
Căn cứ Quyết định số 1595/2004/QĐ-BTM ngày 2 tháng 11 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Thương mại quy định chức năng, nhiệm vụ của các Vụ, Thanh tra, Văn phòng Bộ;
Căn cứ Quyết định số 0983/2006/QĐ-BTM ngày 07 tháng 6 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Thương mại ban hành Quy chế làm việc của Bộ Thương mại;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng và Vụ trưởng Vụ Thương mại điện tử,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế làm việc của Vụ Thương mại điện tử.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ trưởng Vụ Thương mại điện tử và cán bộ, công chức của Vụ Thương mại điện tử chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

LÀM VIỆC CỦA VỤ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1569/QĐ-BTM ngày 29 tháng 09 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Thương mại)

Chương 1

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Trách nhiệm trong công tác

Cán bộ, công chức của Vụ Thương mại điện tử có trách nhiệm:

1. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của cán bộ, công chức được quy định tại Pháp lệnh Cán bộ, Công chức ban hành ngày 26/2/1998 và Quy chế làm việc của Bộ ban hành kèm theo Quyết định số 0983/2006/QĐ-BTM ngày 07 tháng 6 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Thương mại.

2. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thi hành nhiệm vụ, công vụ của mình; lãnh đạo Vụ còn phải chịu trách nhiệm đối với việc thi hành nhiệm vụ của cán bộ, công chức thuộc quyền quản lý.

3. Chấp hành đúng chính sách, pháp luật, kỷ luật lao động; có tinh thần chủ động, hợp tác với tập thể hoặc cá nhân có liên quan; tuân thủ nguyên tắc tập trung dân chủ, đề cao trách nhiệm cá nhân; trong chỉ đạo và điều hành thực hiện theo chế độ thủ trưởng.

Điều 2. Trách nhiệm và quyền hạn của Lãnh đạo Vụ

1. Vụ trưởng thống nhất lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành các hoạt động của Vụ theo nguyên tắc tập trung dân chủ và chế độ thủ trưởng; chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về quản lý hoạt động của Vụ.

2. Tuỳ theo yêu cầu công tác, Vụ trưởng phân công cho mỗi Phó Vụ trưởng phụ trách một số lĩnh vực công tác. Khi vắng mặt, Vụ trưởng uỷ quyền cho một Phó Vụ trưởng điều hành công việc của Vụ.

3. Vụ trưởng quyết định cuối cùng những vấn đề đã được tập thể Lãnh đạo Vụ thảo luận, hoặc những vấn đề đã phân công cho Phó Vụ trưởng phụ trách nhưng còn có ý kiến khác nhau.

4. Phó Vụ trưởng giúp Vụ trưởng phụ trách và điều hành một số lĩnh vực công tác theo phân công công việc trong lãnh đạo Vụ; quyết định và chịu trách nhiệm trước Vụ trưởng về lĩnh vực công tác được phân công; những việc vượt quá thẩm quyền thì báo cáo Vụ trưởng quyết định.

5. Vụ trưởng ký các tờ trình, công văn gửi Lãnh đạo Bộ, các đơn vị trong Bộ, các cơ quan ngoài Bộ có nội dung liên quan đến những vấn đề lớn của Vụ, công tác tổ chức, nhân sự. Các Phó Vụ trưởng được Vụ trưởng ủy quyền ký các tờ trình, công văn thuộc phạm vi chuyên môn mình phụ trách và các vấn đề về hành chính, nghiên cứu khoa học.

6. Vụ trưởng vắng mặt tại cơ quan từ 2 ngày làm việc trở lên phải báo cáo Thứ trưởng phụ trách bằng văn bản và thông báo cho Chánh Văn phòng Bộ. Vụ trưởng đi công tác nước ngoài phải có tờ trình (kèm theo chương trình công tác cụ thể) trình Bộ trưởng phê duyệt. Vụ trưởng đi công tác trong nước từ 3 ngày trở xuống phải có tờ trình (kèm theo chương trình công tác cụ thể) trình Thứ trưởng phụ trách phê duyệt.

7. Phó Vụ trưởng đi công tác trong và ngoài nước, chuyên viên đi công tác nước ngoài phải có tờ trình (kèm theo chương trình công tác cụ thể) trình Thứ trưởng phụ trách phê duyệt.

Điều 3. Trách nhiệm của chuyên viên

1. Mỗi chuyên viên đảm nhiệm một số công việc chuyên môn thường xuyên và đột xuất do lãnh đạo Vụ phân công.

2. Chuyên viên có trách nhiệm chủ động đề xuất ý kiến, xây dựng chương trình, kế hoạch để triển khai công việc được giao.

3. Chuyên viên có trách nhiệm hoàn tất mọi công việc từ khi nghiên cứu, soạn thảo văn bản đến việc theo dõi luân chuyển công văn, trình ký, lưu trữ văn bản.

4. Khi được phân công từng nhiệm vụ cụ thể, chuyên viên tự chủ động lịch trình để hoàn thành nhiệm vụ đúng hoặc trước thời hạn do đối tác hoặc Lãnh đạo Vụ yêu cầu, hoặc trong thời gian sớm nhất có thể được (nếu không có thời hạn). Những công việc đòi hỏi thời gian xử lý từ 2 tuần trở lên, cần có thông báo tiến độ cho Lãnh đạo Vụ (qua thư điện tử). Khi chưa rõ nhiệm vụ hoặc gặp khó khăn, phải báo cáo ngay với Lãnh đạo Vụ để tìm cách giải quyết.

Chương 2

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BỘ PHẬN THUỘC VỤ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

Điều 4. Ban Thương mại điện tử

1. Nhóm Chính sách chịu trách nhiệm:

- Đề xuất, soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật, các chính sách về phát triển, hỗ trợ và ứng dụng thương mại điện tử.

- Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra, giám sát việc thực hiện chính sách, pháp luật về thương mại điện tử.

- Rà soát các văn bản quy phạm pháp luật, sơ kết, tổng kết việc thực hiện chính sách, pháp luật về thương mại điện tử.

- Góp ý cho các văn bản liên quan của các cơ quan khác ban hành liên quan đến thương mại điện tử.

- Tổ chức nghiên cứu về những vấn đề khoa học liên quan đến hoạt động của Vụ.

2. Nhóm Đào tạo chịu trách nhiệm:

- Đề xuất, phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai đào tạo về thương mại điện tử trong các trường đại học, cao đẳng, dạy nghề.

- Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các khoá tập huấn, bồi dưỡng ngắn hạn về thương mại điện tử.

- Tham gia đào tạo giảng viên, báo cáo viên về thương mại điện tử, biên soạn giáo trình thương mại điện tử.

- Tổ chức các hoạt động tuyên truyền, nâng cao nhận thức cho doanh nghiệp và nhân dân về thương mại điện tử.

3. Nhóm Tiêu chuẩn chịu trách nhiệm:

- Nghiên cứu, đề xuất, xây dựng các tiêu chuẩn trao đổi dữ liệu phục vụ cho các giao dịch thương mại điện tử.

- Nghiên cứu và khuyến nghị áp dụng các công nghệ liên quan đến thương mại điện tử.

Điều 5. Ban Công nghệ thông tin

1. Nhóm Hệ thống chịu trách nhiệm:

- Phụ trách hệ thống hạ tầng mạng của cơ quan Bộ.

- Quản trị mạng của Bộ, bao gồm mạng cục bộ, kết nối với Internet, thư điện tử và đảm bảo an ninh, an toàn cho hệ thống mạng.

- Triển khai dịch vụ SMS và các phần mềm nhúng.

- Đề xuất giải pháp phát triển công nghệ, hạ tầng mạng cho Bộ và cho ngành.

2. Nhóm Công nghệ chịu trách nhiệm:

- Triển khai công nghệ cho trang thông tin điện tử (MOT) và trang thông tin nội bộ (eMOT) của Bộ.

- Triển khai dịch vụ công trực tuyến, bao gồm cả chứng nhận xuất xứ điện tử, giấy phép cho chi nhánh thương nhân nước ngoài, quản lý văn phòng đại diện.

- Trực tiếp quản lý hệ thống cấp phát và quản lý chữ ký số (MOT-CA), hệ thống visa dệt may điện tử đi Hoa Kỳ (Elvis).

- Chủ trì triển khai một số phần mềm quản lý khác.

- Đào tạo, kiểm tra việc sử dụng các phần mềm quản lý của các công chức thuộc Bộ.

3. Nhóm Thông tin chịu trách nhiệm:

- Tổ chức hệ thống thông tin của Bộ và của ngành.

- Trực tiếp quản lý, biên tập và xúc tiến việc cung cấp thông tin cho MOT và eMOT.

- Đề xuất và xây dựng các quy chế liên quan đến công tác thông tin của Bộ.

Điều 6. Ban Tổng hợp

Nhóm Hợp tác chịu trách nhiệm:

- Đề xuất chính sách hợp tác về thương mại điện tử với các nước và các tổ chức quốc tế.

- Thực hiện chức năng đầu mối tham gia các hoạt động hợp tác quốc tế về thương mại điện tử, chủ trì đăng cai các hội nghị về thương mại điện tử.

- Hợp tác với các Bộ ngành, địa phương trong nước để đẩy mạnh ứng dụng thương mại điện tử.

Chương 3

TÁC PHONG LÀM VIỆC

Điều 7. Làm việc tại cơ quan

1. Tất cả cán bộ, công chức có trách nhiệm chấp hành kỷ luật lao động: tuân thủ nghiêm túc giờ làm việc, đảm bảo thời gian quy định, nghỉ phép theo chế độ hoặc nghỉ việc riêng phải xin phép. Vụ trưởng nghỉ phép phải báo cáo Lãnh đạo Bộ và thông báo cho các Phó Vụ trưởng biết.

2. Không gây mất trật tự, mất vệ sinh trong cơ quan.

3. Không tiếp khách nước ngoài tại phòng làm việc. Giao tiếp với khách về công việc cần trao đổi nhanh gọn, lịch sự, không gây phiền hà, sách nhiễu, gây cản trở công việc của khách.

Chương 4

QUY TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VĂN

Điều 8. Công văn đến

1. Công văn đến là các loại văn bản, tài liệu, giấy tờ, thư từ, sách báo, v.v... do các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân từ ngoài Vụ gửi đến.

2. Hàng ngày, trước 8:00 và 13:30 cán bộ văn thư có trách nhiệm lấy công văn đến tại Phòng Văn thư và Phòng Tổng hợp. Trong những trường hợp cần xử lý gấp, cán bộ văn thư có trách nhiệm lấy công văn đến tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày theo chỉ đạo của Lãnh đạo Vụ.

3. Kiểm tra sơ bộ và phân loại công văn:

- Loại phải vào Sổ theo dõi công văn đến: Tất cả công văn từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài cơ quan Bộ Thương mại, công văn nội bộ do các đơn vị trong Bộ gửi đến Vụ. Đối với các phong bì đề tên Vụ Thương mại điện tử, không có dấu mật, cán bộ văn thư bóc phong bì trước khi vào Sổ.

- Loại không cần vào Sổ theo dõi công văn đến: tất cả thư riêng không phải gửi cho Vụ, sách báo, tạp chí, bản tin.

- Công văn mật: Mọi công văn, tài liệu mật từ bất cứ từ nguồn nào gửi đến đều phải vào Sổ theo dõi công văn mật. Nếu công văn mật gửi trong phong bì, cán bộ văn thư không được bóc phong bì đối với công văn có dấu Mật, cán bộ văn thư không được bóc phong bì mà phải chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết. Cán bộ văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng kỳ hạn những công văn, tài liệu mật có đóng dấu thu hồi. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu và xoá sổ.

4. Sau khi vào sổ, cán bộ văn thư trình tất cả công văn đến cho Vụ trưởng (hoặc Phó Vụ trưởng do Vụ trưởng chỉ định khi vắng mặt) xem xét, cho ý kiến chỉ đạo. Đối với các tờ trình, công văn đi do các Phó Vụ trưởng ký, cán bộ văn thư trình bản lưu cho Vụ trưởng xem trước khi lưu.

5. Ngay sau khi có ý kiến chỉ đạo của Vụ trưởng, cán bộ văn thư nhận lại, cập nhật vào Sổ công văn, sau đó chuyển cho các cán bộ trong Vụ có trách nhiệm giải quyết. Nếu là công văn có dấu chỉ mức độ Khẩn phải chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết chậm nhất 30 phút (trong giờ hành chính) và 1 giờ (ngoài giờ hành chính). Các công văn khác cũng phải chuyển ngay trong vòng 4 tiếng làm việc. Cán bộ văn thư phải giao công văn đúng cho người có trách nhiệm giải quyết, không nhờ người khác nhận hộ. Không để người không có trách nhiệm xem công văn, tài liệu của người khác.

 6. Tất cả các cán bộ của Vụ phải xem xét và giải quyết nhanh chóng các công văn đến thuộc phần việc của mình. Nếu công việc có liên quan đến cán bộ, đơn vị khác thì phải khẩn trương phối hợp giải quyết. Những việc vượt quá quyền hạn, quan trọng phải đề xuất ý kiến giải quyết và chỉ được thực hiện khi Lãnh đạo Vụ thông qua.

7. Định kỳ 3 tháng một lần, cán bộ văn thư báo cáo việc giải quyết công văn của các cán bộ, các Phòng cho Lãnh đạo Vụ.

Điều 9. Công văn đi

1. Công văn đi là các loại văn bản, tài liệu, tờ trình, giấy tờ, thư từ, v.v... từ Vụ gửi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài Bộ.

2. Đối với những văn bản do Lãnh đạo Bộ ký, đóng dấu và phải xin số của Phòng Hành chính Bộ, tất cả cán bộ phải soạn văn bản cẩn thận trước khi trình Lãnh đạo Vụ xem xét, trong đó đảm bảo đúng thể thức văn bản, cách trình bày và thẩm quyền ký ban hành.

3. Các công văn gửi các đơn vị trong và ngoài Bộ, do Lãnh đạo Bộ hoặc Lãnh đạo Vụ ký, có đóng dấu hoặc không đóng dấu cơ quan Bộ Thương mại, các công văn gửi các đơn vị trong Bộ do lãnh đạo Vụ ký đều phải được lưu tại văn thư và ghi vào Sổ theo dõi công văn đi.

4. Sau khi nhận được văn bản do Lãnh đạo Bộ ký, cán bộ văn thư nhanh chóng xin số, đóng dấu và gửi công văn đi tại Phòng Hành chính Bộ.

5. Đối với những công văn nội bộ do Lãnh đạo Vụ ký gửi các đơn vị trong Bộ, tờ trình Lãnh đạo Bộ không cần xin dấu và số, cán bộ văn thư gửi đến các nơi nhận tương ứng.

6. Trong trường hợp cần xử lý gấp, cán bộ soạn thảo văn bản có thể trực tiếp thực hiện các bước trên, nhưng sau đó phải thông báo lại cho cán bộ văn thư và gửi bản lưu cho cán bộ văn thư.

7. Cán bộ văn thư vào sổ theo dõi công văn đi đối với các loại tờ trình Lãnh đạo Bộ, công văn của Bộ do Vụ soạn thảo trình Lãnh đạo Bộ ký, công văn của Bộ do Lãnh đạo Vụ ký, công văn nội bộ của Vụ gửi các đơn vị trong Bộ.

8. Các Sổ theo dõi công văn đến, công văn đi, công văn mật được sử dụng dưới hình thức điện tử.

Điều 10. Lưu công văn

1. Tất cả bản gốc công văn đến và đi, tờ trình có ý kiến của Lãnh đạo Bộ phải được lưu tại văn thư, trừ các văn bản quy phạm pháp luật, thông báo, tài liệu chỉ lưu hành trong phạm vi hẹp.

2. Trường hợp cần thiết, cán bộ xử lý chỉ lưu giữ bản sao của công văn đến hoặc làm thêm bản chính của công văn đi.

3. Đối với những công văn giải quyết sự vụ, cán bộ xử lý có thể tạm thời giữ bản gốc công văn, nhưng sau khi xử lý xong phải gửi bản gốc lại cho cán bộ văn thư lưu.

Chương 5

SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 11. Lãnh đạo Vụ giao việc cho cán bộ

1. Các cán bộ trong Vụ có trách nhiệm thực hiện mệnh lệnh, ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Vụ gửi qua thư điện tử.

2. Hàng ngày trước 8:00 và 14:00, các cán bộ cần truy cập vào mạng nội bộ eMOT, mục "Lịch của đơn vị" để theo dõi việc phân công nhiệm vụ.

Điều 12. Quản lý hộp thư điện tử chung của Vụ

1. Chỉ cán bộ phụ trách nhóm Thông tin và những cán bộ khác do Lãnh đạo Vụ chỉ định mới có quyền đọc thư trong hộp thư điện tử của Vụ tại địa chỉ bitec@mot.gov.vn. Việc trả lời hoặc chuyển tiếp thư chỉ tập trung vào cán bộ phụ trách nhóm Thông tin.

2. Cán bộ phụ trách nhóm Thông tin cần báo cáo Lãnh đạo Vụ những thư cần sự chỉ đạo của Lãnh đạo Vụ để xử lý. Hàng tháng phải sao lưu thư gửi đến và gửi đi vào các thiết bị lưu trữ (đĩa CD, đĩa cứng ngoài), trừ những thư không liên quan đến công việc. Thời hạn lưu giữ các thư này là 12 tháng.

3. Tất cả các cán bộ của Vụ sử dụng địa chỉ thư điện tử cá nhân của mình trong công việc. Trường hợp cần sử dụng hộp thư điện tử chung của Vụ để gửi thư mới, cần xin ý kiến Lãnh đạo Vụ.

4. Nghiêm cấm sử dụng hệ thống thư điện tử để gửi, chuyển tiếp các thông tin có nội dung ảnh hưởng đến an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội, thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Chương 6

CÁC VẤN ĐỀ KHÁC

Điều 13. Chế độ báo cáo công việc

Vào ngày 20 hàng tháng, cán bộ làm công tác tổng hợp hoạt động của cả Vụ có trách nhiệm phối hợp với các cán bộ phụ trách các Phòng chuyên môn để làm báo cáo công tác của tháng gửi Văn phòng Bộ.

Điều 14. Lập kế hoạch công tác

Cuối mỗi quý, năm, căn cứ kế hoạch công tác của Vụ, Lãnh đạo Vụ và toàn thể cán bộ Vụ xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho quý, năm sau.

Điều 15. Công tác nghiên cứu

1. Tất cả cán bộ trong Vụ cần tăng cường công tác nghiên cứu, tự bồi dưỡng kiến thức để nâng cao trình độ. Khuyến khích việc đưa ra các ý tưởng, phát hiện mới về những vấn đề liên quan đến chính sách và công nghệ.

2. Các kết quả nghiên cứu được thông báo rộng rãi trong Vụ để chia sẻ kinh nghiệm, giúp đỡ nhau cùng trang bị kiến thức.

Chương 7

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 16. Trách nhiệm thi hành

Tất cả cán bộ, công chức của Vụ Thương mại điện tử có trách nhiệm thi hành Quy chế làm việc này. Các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện không tự giải quyết được thì các cán bộ, chuyên viên báo cáo Lãnh đạo Vụ xem xét giải quyết.