QUYẾT ĐỊNH

CỦA TỔNG CỤC HẢI QUAN SỐ 1490/2003/QĐ-TCHQ-KTTT NGÀY 18 THÁNG 11 NĂM 2003 VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH XÉT MIỄN THUẾ, HOÀN THUẾ XUẤT KHẨU, THUẾ NHẬP KHẨU ĐỐI VỚI HÀNG HÓA XUẤT KHẨU, NHẬP KHẨU

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN

Căn cứ Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu năm 1991;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu năm 1993;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số Điều của Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu năm 1998;
Căn cứ Nghị định số 54/CP ngày 28/8/1993 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu năm 1993;
Căn cứ Nghị định số 94/1998/NĐ-CP ngày 17/11/1998 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu năm 1998;
Căn cứ Nghị định số 96/2002/NĐ-CP ngày 19/11/2002 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy của Tổng cục Hải Quan;
Căn cứ Thông tư số 172/1998/TT-BTC ngày 22/12/1998 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 54/CP ngày 28/8/1993, số 94/1998/NĐ-CP ngày 17/11/1998 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và các Luật sửa đổi, bổ sung một số Điều của Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu; Thông tư số 13/2001/TT-BTC ngày 8/03/2001 của Bộ Tài chính.
Căn cứ Quyết định 140/2003/QĐ-BTC ngày 5/9/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính giao Tổng cục Hải quan quyết định miễn, giảm, hoàn thuế, chênh lệch giá đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;
Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ kiểm tra thu thuế XNK.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy trình xét miễn thuế, hoàn thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu".

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Vụ trưởng Vụ kiểm tra thu thuế XNK, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Chánh Văn phòng Tổng cục Hải Quan, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Tổng cục Hải Quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY TRÌNH

XÉT MIỄN THUẾ, HOÀN THUẾ XUẤT KHẨU, THUẾ NHẬP KHẨU ĐỐI VỚI HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1490/TCQH-QĐ-KTTT ngày 18 tháng 11 năm 2003 của Tổng cục Trưởng Tổng cục Hải Quan)

A. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Tổng cục Hải Quan xem xét miễn thuế, hoàn thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ Tài chính được quy định tại Thông tư số 172/1998/TT-BTC ngày 22/12/1998, Thông tư số 13/2001/TT-BTC ngày 8/3/2001, Thông tư số 28/TC-TCT ngày 17/7/1992 của Bộ Tài chính.

2. Tổng cục Hải quan (Vụ kiểm tra thu thuế XNK) có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, tài liệu, chứng từ và ban hành các quyết định miễn thuế, hoàn thuế. Trường hợp vượt thẩm quyền Tổng cục Hải quan báo cáo lãnh đạo Bộ Tài chính xem xét quyết định.

B. QUY TRÌNH, TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN CÓ LIÊN QUAN ĐƯỢC GIAO TIẾP NHẬN, NGHIÊN CỨU HỒ SƠ ĐẾN VIỆC XÉT MIỄN THUẾ, HOÀN THUẾ XUẤT KHẨU, THUẾ NHẬP KHẨU

1. Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ:

Trách nhiệm của Văn thư Tổng cục Hải quan:

Tất cả các hồ sơ đề nghị xem xét miễn thuế, hoàn thuế đều phải gửi, vào sổ theo dõi qua bộ phận Văn thư của Tổng cục Hải uan.

Trách nhiệm của Văn thư Vụ Kiểm tra thu thuế XNK:

Văn thư Vụ Kiểm tra thu thuế XNK sau khi tiếp nhận hồ sơ từ Văn thư Tổng cục vào sổ công văn, lập phiếu luân chuyển công văn (theo mẫu đính kèm) trình lão đạo Vụ cùng ngày hoặc ngày làm việc tiếp theo để phân công cho chuyên viên xử lý.

2. Bước 2: Phân công trách nhiệm xử lý hồ sơ:

Sau khi tiếp nhận hồ sơ công văn (hồ sơ và phiếu chuyển) từ Văn thư vụ, lãnh đạo Vụ phải định hướng xử lý công văn, phân công cho chuyên viên xử lý hồ sơ. Văn thư phải có trách nhiệm chuyển ngay trong cùng ngày hoặc ngày làm việc tiếp sau cho chuyên viên trực tiếp giải quyết.

3. Bước 3: Xét xem, đề xuất xử lý hồ sơ:

Cán bộ được phân công nhiệm vụ giải quyết hồ sơ xét miễn thuế, hoàn thuế phải có trách nhiệm:

a. Kiểm tra thủ tục hồ sơ miễn, hoàn thuế theo quy định tại các văn bản về thuế XNK hiện hành, kiểm tra tính đầy đủ, tính pháp lý của hồ sơ theo quy định (tại phụ lục I và II);

- Đối với hàng nhập khẩu phục vụ cho mục đích an ninh, quốc phòng nhưng nằm trong dự án thuộc nguồn vốn đầu tư tập trung của Ngân sách Nhà nước thì phải lấy thêm ý kiến tham gia của Vụ Đầu tư, Vụ Ngân sách Nhà nước (Bộ Tài chính).

- Theo quy định tại điểm 1, mục II phần D Thông tư số 172/1998/TT-BTC ngày 22/12/1998 của Bộ Tài chính trong hồ sơ gửi xin miễn thuế nhập khẩu phải có hợp đồng uỷ thác nhập khẩu (nếu là hàng nhập khẩu uỷ thác). Tuy nhiên có một số trường hợp hai bên không ký hợp đồng uỷ thác nhập khẩu mà ký hợp đồng kinh tế. Trong trường hợp này nếu hàng được cung cấp theo kết quả đấu thầu, giá cung cấp theo hợp đồng là giá nhập khẩu theo hợp đồng ngoại thương ghi trên tờ khai Hải quan thì cũng xử lý như hàng uỷ thác nhập khẩu.

- Các đơn vị, cá nhân có liên quan được giao tiếp nhận, nghiên cứu hồ sơ tài liệu liên quan đến xét miễn thuế phải giữ gìn và bảo quản theo chế độ mật.

4. Bước 4: Thẩm tra việc đề xuất giải quyết miễn thuế, hoàn thuế:

Trước khi trình lãnh đạo Tổng cục ký quyết định miễn thuế, hoàn thuế:

a. Trách nhiệm của lãnh đạo Vụ Kiểm tra Thu thuế XNK

Kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ và nội dung đề xuất miễn thuế, hoàn thuế của chuyên viên.

- Yêu cầu chuyên viên giải trình các vấn đề chưa rõ còn vướng mắc (nếu có)

- Định hướng giải quyết những vấn đề vướng mắc vượt quá thẩm quyền để đề xuất lên lãnh đạo Tổng cục phương án xử lý cụ thể.

- Duyệt, ký "nháy" các dự thảo văn bản miễn, hoàn thuế do chuyên viên soạn thảo.

- Thời gian tối đa không quá 2 (hai) ngày làm việc kể từ ngày chuyên viên trình lãnh đạo Vụ.

b. Trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng Tổng cục Hải quan:

Sau khi lãnh đạo Vụ kiểm tra thu thuế XNK thẩm định ký trình dự thảo văn bản miễn thuế, hoàn thuế thì toàn bộ hồ sơ phải chuyển cho Văn phòng Tổng cục để kiểm tra về thể thức văn bản. Nếu phát hiện các vấn đề vướng mắc thì lãnh đạo Văn phòng Tổng cục trao đổi với Vụ Kiểm tra thu thuế XNK giải thích trước khi trình lãnh đạo Tổng cục. Nếu ý kiến của hai bên khác nhau thì báo cáo lãnh đạo Tổng cục quyết định.

Thời gian tối đa không quá 2 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ của Vụ Kiểm tra thu thuế XNK chuyển.

5. Bước 5: Ký quyết định và giải quyết vướng mắc:

- Lãnh đạo Tổng cục xem xét, ký quyết định miễn thuế, hoàn thuế. Trong trường hợp vượt thẩm quyền giải quyết, lãnh đạo Tổng cục Hải quan phải có trách nhiệm báo cáo và đề xuất phương án giải quyết lãnh đạo Bộ.

Thời gian Lãnh đạo Tổng cục xem xét, ký duyệt không quá 2 (hai) ngày làm việc.

- Trường hợp lãnh đạo Bộ có ý kiến chỉ đạo khác thì trong vòng 3 (ba) ngày làm việc kể từ ngày có ý kiến của lãnh đạo Bộ phải hoàn thành việc giải quyết theo yêu cầu của lãnh đạo Bộ.

6. Bước 6: Triển khai lưu hành văn bản và lưu trữ hồ sơ:

a. Văn bản sau khi đóng dấu thì chuyên viên giải quyết phải có trách nhiệm chuyển đến văn thư của Tổng cục Hải quan để lưu hành; chuyên viên giải quyết lưu giữ công văn gốc và không được tự ý phát hành văn bản ra ngoài địa chỉ nơi nhận (kể cả bản sao).

Văn bản sau khi được phát hành, chuyên viên giải quyết phải kiểm tra lại hồ sơ đảm bảo hồ sơ lưu tại Vụ Kiểm tra Thu thuế XNK có đầy đủ các tài liệu, nếu thiếu tài liệu nào thì phải thu đủ; cho vào túi, cặp hồ sơ; thực hiện lưu trữ riêng các hồ sơ. Việc lưu trữ phải theo thứ tự thời gian, trường hợp hồ sơ thất lạc chuyên viên quản lý phải báo cáo ngay với cấp trên để tìm biện pháp xử lý và chịu trách nhiệm về việc thất lạc.

b. Văn thư Tổng cục Hải quan là bộ phận có trách nhiệm phát hành văn bản theo quy định, đúng địa chỉ nơi gửi, không được phép nhờ chuyển hộ. Trường hợp doanh nghiệp đến nhận văn bản trực tiếp thì người nhận phải có giấy giới thiệu của cơ quan và chứng minh thư, người nhận phải ký "đã nhận" vào sổ công văn của Tổng cục Hải quan.

7. Bước 7: Chế độ báo cáo, tổng hợp:

Chậm nhất đến ngày 15 của tháng đầu quý và ngày 30 tháng 1 hàng năm Vụ Kiểm tra thu thuế XNK xử lý tổng hợp các quyết định miễn thuế, hoàn thuế và số thuế giải quyết miễn thuế, hoàn thuế hàng quý và hàng năm báo cáo lãnh đạo Tổng cục Hải quan và lãnh đạo Bộ Tài chính, các đơn vị có liên quan thuộc Bộ Tài chính (Vụ Ngân sách Nhà nước, Vụ I...).

PHỤ LỤC 1

CÁC HỒ SƠ PHẢI NỘP ĐỂ XEM XÉT GIẢI QUYẾT MIỄN THUẾ:

1. Hàng nhập khẩu chuyên dùng phục vụ trực tiếp cho an ninh, quốc phòng:

- Công văn đề nghị xét miễn thuế của lãnh đạo Bộ chủ quản (bản chính).

- Danh mục cụ thể về số lượng, chủng loại hàng nhập khẩu chuyên dùng cho an ninh quốc phòng do lãnh đạo Bộ chủ quản phê duyệt đã được đăng ký và thống nhất với Bộ Tài chính từ đầu năm (chậm nhất đến 31/3 hàng năm Bộ chủ quản phải đăng ký kế hoạch nhập khẩu).

- Tờ khai hải quan hàng hoá nhập khẩu (đã thanh khoản và tính thuế)

- Giấy phép nhập khẩu do Bộ Thương mại cấp (nếu có).

- Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu (nếu là hàng nhập khẩu uỷ thác).

2. Hàng nhập khẩu chuyên dùng phục vụ trực tiếp cho nghiên cứu khoa học:

- Công văn đề nghị xét miễn thuế của đơn vị thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học (bản chính).

- Hồ sơ đề tài nghiên cứu khoa học gồm:

+ Quyết định phê duyệt đề tài cấp Bộ hoặc cấp nhà nước.

+ Danh mục hàng hoá cần nhập khẩu để thực hiện đề tài do cấp phê duyệt đề tài duyệt.

- Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu (đã thanh khoản và tính thuế).

- Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu (nếu là hàng nhập khẩu uỷ thác).

3. Hàng nhập khẩu chuyên dùng phục vụ cho giáo dục, đào tạo

- Công văn đề nghị xét miễn thuế của đơn vị thực hiện công tác giáo dục, đào tạo (bản chính).

- Quyết định phê duyệt dự án đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác giáo dục, đào tạo của Bộ chủ quản.

- Danh mục trang thiết bị thuộc dự án do Bộ chủ quản phê duyệt.

- Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu (đã thanh khoản và tính thuế).

- Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu (nếu là hàng nhập khẩu uỷ thác).

4. Đối với hàng là quà biếu, quà tặng, hàng mẫu của các tổ chức, cá nhân người nước ngoài cho các tổ chức Việt Nam; của các tổ chức Việt Nam cho các tổ chức, cá nhân người nước ngoài.

4.1. Hàng là quà biếu, quà tặng:

- Công văn đề nghị xét miễn thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu (bản chính).

- Giấy phép nhập khẩu (nếu là hàng nhập khẩu cần phải có giấy phép theo quy định).

- Thông báo hay quyết định thoả thuận biếu, tặng hàng của chủ hàng.

- Hồ sơ liên quan đến việc xuất nhập khẩu lô hàng là hàng quà biếu, tặng

Đối với hàng hoá của các tổ chức, cá nhân nước ngoài được phép tạm nhập vào Việt Nam để dự hội chợ triển lãm nhưng không tái xuất mà xin phép để làm quà biếu, quà tặng lưu niệm cho các tổ chức Việt Nam được thực hiện như trên.

4.2. Đối với hàng mẫu:

- Công văn đề nghị xét thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu (bản chính)

- Giấy thông báo hoặc thoả thuận gửi hàng.

- Giấy phép nhập khẩu (nếu là hàng nhập khẩu yêu cầu phải có giấy phép theo quy định)

- Hồ sơ liên quan đến việc nhập khẩu, xuất khẩu lô hàng.

5. Quy định về văn bản.

Các văn bản nêu ở mục 1, 2, 3, 4 trên đây ngoài những văn bản phải nộp bản chính thì các hồ sơ, tài liệu khác nếu nộp bản phô tô phải có "dấu sao y bản chính" của cơ quan công chứng hay chính các đơn vị xin miễn thuế hay của các đơn vị nhập khẩu (nếu uỷ thác nhập khẩu).

PHỤ LỤC 2

CÁC HỒ SƠ PHẢI NỘP KHI XEM XÉT GIẢI QUYẾT HOÀN THUẾ HOẶC KHÔNG THU THUẾ:

1. Đối với việc hoàn thuế nhập khẩu của các đối tượng đầu tư nước ngoài tại Việt Nam (quy định tại b, điểm 1, mục III phần thứ hai Thông tư số 13/2001/TT-BTC ngày 8/3/2001)

Thủ tục hồ sơ đề nghị hoàn thuế nhập khẩu bao gồm:

- Công văn đề nghị hoàn thuế của doanh nghiệp trong đó có tính toán và ghi rõ tiền thuế nhập khẩu nguyên liệu được hoàn (bản chính).

- Định mức tiêu hao vật tư, nguyên liệu để sản xuất sản phẩm.

- Tờ khai Hải quan nhập khẩu và biên lai nộp thuế nhập khẩu của vật tư, nguyên liệu sử dụng để sản xuất sản phẩm.

- Hợp đồng bán sản phẩm của doanh nghiệp cho doanh nghiệp khác trong đó ghi rõ sản phẩm đó được sử dụng để sản xuất hàng xuất khẩu.

- Hoá đơn bán hàng của doanh nghiệp cho doanh nghiệp khác sản xuất hàng xuất khẩu.

- Tờ khai Hải quan xuất hàng của doanh nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu đã được Hải quan cửa khẩu xác nhận hàng đã thực xuất khẩu (Bản sao công chứng).

- Bản kê khai của doanh nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu về số lượng, giá trị bán thành phẩm do doanh nghiệp sản xuất đã được sử dụng để sản xuất hàng hoá đã xuất khẩu. Giám đốc doanh nghiệp sản xuất hàng hóa xuất khẩu phải chịu trách nhiệm về bản kê khai này.

2. Đối với việc hoàn thuế hàng đã xuất khẩu nhưng vì lý do nào đó buộc phải nhập khẩu trở lại Việt Nam.

Hồ sơ xét hoàn thuế xuất khẩu đã nộp và không phải nộp thuế nhập khẩu gồm:

- Công văn đề nghị xét hoàn thuế xuất khẩu và không phải nộp thuế nhập khẩu, trong đó nêu rõ lý do phải nhập khẩu trở lại Việt Nam (bản chính).

- Thông báo của khách hàng nước ngoài hoặc thỏa thuận với khách hàng nước ngoài về việc nhận lại hàng, có nêu rõ lý do, số lượng hàng trả lại.

- Tờ khai Hải quan hàng xuất khẩu, hợp đồng mua bán ngoại thương ký với nước ngoài, hoá đơn bán hàng cho phía chủ hàng nước ngoài.

- Biên lai nộp thuế.

- Tờ khai Hải quan hàng nhập khẩu trở lại, có ghi rõ số hàng này trước đây đã được xuất khẩu theo tờ khai Hải quan hàng xuất khẩu nào và kết quả kiểm hoá cụ thể của Hải quan cửa khẩu, xác nhận là hàng nhập khẩu trở lại Việt Nam.

- Hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu (nếu là hàng xuất nhập khẩu uỷ thác).

3. Đối với việc hoàn thuế hàng nhập khẩu nhưng vì lý do nào đó buộc phải tái xuất ra nước ngoài (xuất trả lại chủ hàng nước ngoài hoặc tái xuất sang nước thứ ba)

b. Kiểm tra tính chính xác của hồ sơ: Kiểm tra các số liệu liên quan đến số thuế XNK được xét miễn; kiểm tra tính đồng bộ, hợp lý của các tài liệu trong bộ hồ sơ.

c. Kiểm tra đối chiếu các điều kiện được xét miễn, hoàn thuế theo quy định của pháp luật.

d. Dự thảo tờ trình đề xuất hướng giải quyết để lãnh đạo vụ kiểm tra thu thuế XNK xem xét; dự thảo quyết định miễn thuế, hoàn thuế xuất khẩu, nhập khẩu (hoặc không thu thuế trong trường hợp nêu tại điểm 2 và 3 phụ lục II).

Thời gian giải quyết công việc của bước này tối đa không quá 3 (ba) ngày làm việc.

e. Trường hợp hồ sơ chưa đủ theo quy định hay không thuộc diện xét miễn thuế, hoàn thuế thì trong vòng 2 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ chuyên viên thụ lý hồ sơ phải dự thảo xong công văn yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc công văn trả lời không giải quyết, trình lãnh đạo vụ xử lý.

Riêng đối với việc xử lý miễn thuế hàng an ninh, quốc phòng được xử lý như sau:

a. Hàng năm, sau khi có ý kiến Chính phủ, Bộ Quốc phòng và Bộ Công an gửi bản đăng ký kế hoạch nhập khẩu theo số lượng, chủng loại hàng nhập khẩu chuyên dùng để Bộ Tài chính theo dõi và ra quyết định miễn thuế nhập khẩu. Tổng cục Hải quan tiếp nhận bản đăng ký kế hoạch nhập khẩu từ Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, khi nhận được bản đăng ký lãnh đạo Tổng cục giao cho Vụ kiểm tra thu thuế XNK quản lý theo chế độ mật, Tổng cục Hải quan gửi xin ý kiến trao đổi với Vụ I (Bộ Tài chính) về dự toán cấp phát kinh phí của năm kế hoạch và danh mục nhập khẩu đăng ký của Bộ Quốc phòng, Bộ Công an.

b. Trong quá trình xử lý hồ sơ cụ thể chuyên viên có trách nhiệm sau đây:

- Đối chiếu mặt hàng nhập khẩu ghi trên tờ khai nhập khẩu với mặt hàng ghi trong tờ hợp đồng ngoại thương và hợp đồng uỷ thác nhập khẩu (nếu có).

- Đối chiếu trị giá hợp đồng ngoại thương với trị giá hợp đồng ghi trên tờ khai nhập khẩu (nếu trường hợp nhập khẩu cả lô hàng, trường hợp nhập khẩu hàng về từng lần phải có bảng kê theo dõi trừ lùi và có xác nhận của cơ quan Hải quan).

- Kiểm tra thời hạn doanh nghiệp mở tờ khai nằm trong thời hạn cho phép nhập khẩu của Bộ Thương mại (giấy phép nhập khẩu).

- Đối với hàng nhập khẩu phục vụ cho mục đích an ninh, quốc phòng nếu được nhập khẩu trong năm kế hoạch (nằm trong kế hoạch nhập khẩu do Bộ Quốc phòng, Bộ Công an ký từ đầu năm với Bộ Tài chính) sau khi có quyết định miễn thuế nhập khẩu thì phải theo dõi trừ lùi vào kế hoạch nhập khẩu.

- Đối với hàng nhập khẩu phục vụ cho mục đích an ninh, quốc phòng thuộc kế hoạch nhập khẩu của năm trước nhưng năm sau mới tiến hành nhập khẩu thì khi tiếp nhận hồ sơ phải thực hiện theo các bước sau:

+ Gửi xin ý kiến tham gia của Vụ I (Bộ Tài chính);

+ Trình lãnh đạo tổng cục (hoặc lãnh đạo bộ) nêu rõ ý kiến tham gia cụ thể của Vụ I và quan điểm xử lý hồ sơ.

+ Trình dự thảo quyết định miễn thuế nhập khẩu.

Hồ sơ được xét hoàn lại thuế nhập khẩu và không phải nộp thuế xuất khẩu gồm:

- Công văn đề nghị xét hoàn thuế nhập khẩu và không phải nộp thuế xuất khẩu trong đó nêu rõ lý do xuất trả lại cho chủ hàng nước ngoài hoặc tái xuất sang nước thứ ba (ghi rõ số lượng, chủng loại... hàng tái xuất) (bản chính);

- Hợp đồng mua hàng ký với nước ngoài; hoá đơn bán hàng của phía nước ngoài;

- Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu được cơ quan hải quan kiểm hoá có ghi rõ số lượng, chất lượng, chủng loại hàng nhập khẩu;

- Biên lai nộp thuế;

- Văn bản thoả thuận trả lại hàng cho phía nước ngoài có ghi rõ lý do hoặc hợp đồng bán hàng cho phía nước ngoài trong đó có ghi rõ số lượng, chất lượng và chủng loại, xuất xứ hàng...;

- Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu có xác nhận thực xuất của hải quan cửa khẩu, trong đó ghi rõ số lượng, chất lượng, chủng loại hàng xuất khẩu và hàng xuất khẩu là theo tờ khai hải quan hàng nhập khẩu nào;

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho hoặc hoá đơn bán hàng của hàng xuất khẩu;

- Hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu (nếu là hàng xuất nhập khẩu uỷ thác);

Trường hợp hàng nhập khẩu không phù hợp với hợp đồng thì phải có kết quả giám định hàng hoá của cơ quan có chức năng giám định Nhà nước.

4. Quy định về văn bản

- Các văn bản nêu ở mục 1, 2, 3 trên đây ngoài những văn bản phải nộp bản chính, bản sao công chứng thì các hồ sơ, tài liệu khác nếu nộp bản phô tô, phải có "dấu sao y bản chính" của cơ quan công chứng hay của chính các đơn vị xin hoàn thuế hay của các đơn vị nhập khẩu (nếu uỷ thác xuất khẩu).

- Trường hợp hàng xuất khẩu nhưng phải nhập khẩu trở lại (điểm 2) hoặc nhập khẩu nhưng phải tái xuất khẩu (điểm 3) còn trong thời hạn nộp thuế xuất khẩu hoặc thuế nhập khẩu theo quy định của pháp luật thì không phải nộp thuế xuất khẩu tương ứng với số hàng thực tế nhập khẩu trở lại hoặc thuế nhập khẩu tương ứng với số hàng tái xuất. Hồ sơ không thu thuế giống hồ sơ hoàn thuế (Riêng biên lai nộp thuế được thay bằng thông báo thuế của cơ quan Hải quan)

PHIẾU LUÂN CHUYỂN HỒ SƠ

(Ban hành kèm theo Quyết định số 1490/TCQH-QĐ-KTTT
ngày 18 tháng 11 năm 2003 của Tổng cục Hải quan)

- Công văn xin miễn, hoàn thuế số:........... ngày..... tháng..... năm 200...

- Nơi gửi công văn:.........................................................................................

- Nội dung công văn:.....................................................................................

.......................................................................................................................

- Ngày công văn đến Tổng cục Hải quan (theo dấu văn thư Tổng cục):

.......................................

- Ngày văn thư vụ KTTT - XNK nhận công văn từ văn thư Tổng cục:

- Ngày văn thư vụ KTTT - XNK trình lãnh đạo Vụ:

- Ngày Lãnh đạo Vụ trả lại công văn cho văn thư Vụ:

- Ngày chuyên viên nhận hồ sơ:....................................................................

- Ngày chuyên viên trình hồ sơ cho lãnh đạo Vụ:........................................

- Ngày chuyển hồ sơ cho Văn phòng Tổng cục:...........................................

- Ngày Văn phòng Tổng cục chuyển hồ sơ cho Lãnh đạo Tổng cục:...........

- Ngày lãnh đạo Tổng cục trả hồ sơ:..............................................................

- Ngày trình Lãnh đạo Bộ (nếu có):................................................................

- Ngày Lãnh đạo Bộ trả lại hồ sơ:..................................................................

- Ngày cho số công văn đi và số công văn đến:.............................................

- Người ký văn bản đi:..................................................................................

- Người soạn thảo văn bản:...........................................................................

- Ngày đưa vào lưu trữ:.................................................................................